simplificando a estrutura administrativa -...

Seminár io :S impl i f i cando a Es t ru tu ra

Admin is t ra t i vaPalest rante : E l i ssa Costa e Equ ipe

2Seminário: Simplificando a Estrutura Administrativa

©Todos os direitos reservados à Igreja Batista Central de Fortaleza.Reprodução permitida para uso exclusivo em sua igreja.

EPL 2012 - Encontro para Pastores e Líderes

Editorial: Elissa Costa e EquipeProjeto Gráfico: Criativa

Diagramação: Diego ChavesRevisão: Nayane Niedja

Igreja Batista Central de [email protected]


ADMINISTRAÇÃO DE UMA IGREJA DE PEQUENOS REBANHOS: SIMPLIFICANDO A ESTRUTURA ADMINISTRATIVA

Administração é um dom espiritual que se encaixa perfeitamente em uma igreja focada em relacionamentos. Seja no pequeno, no grande grupo ou ainda nas relações com a sociedade ao redor, nenhuma comunidade pode descuidar das normas e procedimentos administrativos que regem recursos financeiros, processos organizacionais e, prioritaria-mente, pessoas.

BREVE HISTÓRICO

Desde 2007 a estrutura administrativa da Igreja Batista Central de Fortaleza vem sendo consolidada. Ao longo de um ano e meio foram realizadas avaliações e diagnósticos, to-madas algumas medidas de ajustes, como revisão de contratos e de espaços físicos e, em seguida, constituída a equipe de gestão sobre três pilares: Financeiro, Pessoal e Logístico.

Naquele momento, os processos administrativos de gestão pessoal, financeira e logística atingiram uma expressão de alta relevância, frente à demanda por uma estrutura capaz de dar suporte a tudo que vivenciávamos como igreja. Foi preciso despender muita energia a fim de acertar o ritmo e preparar a equipe de gestão para desempenhar, com ex-celência, seu papel.

O momento seguinte foi caracterizado pela consolidação de cada um dos três pilares, que se organizaram internamente, estabeleceram seus procedimentos e estreitaram o rela-cionamento de suporte às redes de relacionamento e à liderança.

Atualmente, diante da visão de sermos uma igreja em Pequenos Grupos e de focarmos em relacionamentos, mais do que em programas, nossa equipe administrativa passou por novas mudanças, que simplificaram a estrutura. Na prática, as equipes de Gestão de Pes-soas, Financeira e Logística, tiveram suas atribuições redimensionadas, tornando a equipe mais interdisciplinar e mais enxuta.

De fato, o Senhor continua nos conduzindo por caminhos de transformações e mudan-ças. Como servos de Cristo e guardiões da boa mordomia, estamos sensíveis ao mover do Espírito, em Sua igreja, e prontos para o realinhamento de nossas estratégias organizacio-nais de acordo com a visão que Deus tem dado à nossa liderança.

Assim, o desejo da comunidade de se redescobrir fora de suas quatro paredes e re-criar programas, ministérios e estratégias, que contemplem a preciosidade das relações interpessoais, a partir da liderança, para todo o rebanho, tem nos desafiado a direcionar os diversos recursos ao fortalecimento das redes de relacionamento.

O QUE É ADMINISTRAÇÃO NA IGREJA? Estas questões são eventualmente suscitadas ao se pensar em introduzir e aplicar, na

igreja, práticas administrativas e gerenciais utilizadas em organizações seculares.


Há quem acredite que administração, gerência, processos, controle, orçamento, eficiên-cia, eficácia, gestão, entre outros conceitos, não devem fazer parte do cotidiano das comu-nidades evangélicas. Termos como estes seriam, neste sentido, inerentes à administração empresarial do mundo e não se aplicariam ao universo espiritual.

MAS ATÉ QUE PONTO AS TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS E OS CONCEITOS GERENCIAIS UTILIZADOS EM ORGANIZAÇÕES SECULARES DEVEM SER UTI-LIZADOS NA IGREJA?

“Mas ponham à prova todas as coisas e fiquem com o que é bom” (1Ts 5.21).Em alguns momentos, o administrador pode se deparar com o questionamento de que

suas ações estão transformando a igreja em uma empresa. Certamente este não é o obje-tivo, mas não deixe de ouvir as pessoas com bastante atenção e tratar minuciosamente tal tipo de receio.

É natural, em processos de mudança e implantação de novas ações, que haja resistên-cia e até algum desconforto, principalmente para os mais apegados à velha maneira de faz-er as coisas. Por esta razão, é muito importante informar, antecipadamente e com clareza, cada novo passo administrativo. Tal iniciativa minimizará o nível de resistência as mudan-ças.

Administração não é uma opção e, sim, uma necessidade para igrejas que crescem, continuamente. É indispensável uma boa administração na vida do povo de Deus, tanto que foi Ele mesmo que previu, tanto no Antigo quanto no Novo Testamento, ser uma iniciativa que não deveria ser menosprezada.

“Você e o seu povo ficarão esgotados, pois essa tarefa lhe é pesada demais. Você não pode executá-la sozinho. Mas escolha dentre todo o povo homens capazes, tementes a Deus, dignos de confiança e inimigos de ganho desonesto. Estabeleça-os como chefes de mil, de cem, de cinquenta e de dez” (Ex 18.18,21).

“Qual de vocês, se quiser construir uma torre, primeiro não se assenta e calcula o preço, para ver se tem dinheiro suficiente para completá-la?” (Lc 14.28).

“(...) Não é certo negligenciarmos o ministério da palavra de Deus, a fim de servir as mesas. Irmãos escolham entre vocês sete homens de bom testemunho, cheios do Espírito e sabedoria. Passaremos a eles essa tarefa e nos dedicaremos à oração e ao ministério da palavra” (At 6.2-4).

AS DIMENSÕES DA IGREJA

Devemos compreender a igreja como tendo duas dimensões: espiritual e estrutural. A dimensão espiritual está relacionada com a igreja enquanto organismo, enquanto Corpo de Cristo (At 2.42-47); já a dimensão estrutural diz respeito à igreja enquanto organização, sua estrutura física, seus recursos, etc. (At 6.1-7).

Assim, na dimensão espiritual da igreja, salvação, edificação, mutualidade, adoração,


mordomia, serviço, entre outros, são frutos da ação do Espírito Santo de Deus.Este organismo, igreja, Corpo vivo de Cristo, pode estabelecer uma necessidade por

constituir uma estrutura organizacional para servir de apoio aos seus propósitos. A boa mordomia desta estrutura organizacional, representada pelos processos, ativi-

dades, rotinas, pessoas e recursos materiais e financeiros, são o foco da Administração. A igreja enquanto organismo carece de uma liderança espiritual que tem como prin-

cipal objetivo o pastoreio; a igreja enquanto organização necessita de uma administração capaz de liberar a liderança pastoral do trabalho operacional e zelar pela boa mordomia de todos os recursos.

Parece pretensioso dizer que a administração é responsável pelo suporte a todas as redes de pastoreio e as iniciativas ministeriais, no entanto, a operacionalização da visão da igreja passa pelo gerenciamento de todos os processos.

Como vimos, um dos aspectos mais importantes nesse contexto é que a liderança pastoral seja desonerada das questões gerenciais e possa concentrar seus esforços no pastoreio da congregação e no alinhamento da visão.

Atualmente, na IBC, enfatizamos a gestão a partir de duas grandes áreas: Gestão de Pessoas e Gestão Financeira.

POLÍTICAS DE GESTÃO

1. GESTÃO DE PESSOAS

O alvo da Gestão de Pessoas é posicionar a pessoa certa, no local certo e garantir as condições para o perfeito desempenho de suas funções.

No mundo empresarial, a importância do departamento de RH está diretamente asso-ciada ao tamanho da organização. Na igreja, a gestão intencional quanto ao desenvolvim-ento e capacitação de funcionários deve ocorrer independentemente de seu tamanho.

Enquanto a organização do mundo dos negócios busca, antes de qualquer coisa, resul-tados traduzidos em lucros financeiros, as igrejas têm nas pessoas, sua vocação.

Se para as organizações empresariais a falência representa o fim mais trágico, no cam-po espiritual, onde atuam as igrejas, a diferença pode estar entre a vida eterna e a morte eterna.

Assim, ter cada membro do corpo de funcionários da igreja trabalhando no mais alto grau de eficiência é uma questão estratégica para a excelência do cumprimento da missão de levar pessoas a Cristo.

Embora reconheçamos que a literatura sobre as técnicas de gestão de pessoas seja vasta e fácil de ser encontrada, queremos destacar apenas alguns aspectos que consid-eramos relevantes:


PROCESSO DE ADMISSÃODescrevemos a seguir como se dá nosso processo de admissão:

1. O Líder do ministério identifica uma demanda de serviço e, juntamente com sua equipe, reavalia as funções para definir se, de fato, esta demanda não pode ser su-prida pela própria equipe. Nesta ocasião o líder precisa dispor da descrição de cargos de cada membro da equipe, ou seja, de cada função e do organograma identificando a hierarquia e as respectivas áreas de competência;

2. O líder cria uma esttratégia para levantar voluntários para suprir esta nova neces-sidade;

3. O líder avalia junto a Gestão de Pessoas a real necessidade de um profissional;

4. O líder preenche a Ficha de Descrição do Cargo;

5. O Setor Pessoal identifica se a ficha está coerente com a política funcional (plano de cargos e salários) e com a realidade financeira. Neste estágio o processo pode ser interrompido ou continuado.

6. Define-se um salário e encaminha-se ao Setor Financeiro a informação para aprova-ção. Neste estágio o setor financeiro pode barrar o processo ou sequenciá-lo;

7. Caso haja disponibilidade financeira, o Setor Pessoal busca a aprovação final dos pastores;

8. Em seguida, o Setor Pessoal dá um retorno formal dos pareceres ao Líder solici-tante;

9. Inicia-se o Processo Seletivo com divulgação da vaga, inicialmente via Intranet e, depois, nos veículos de comunicação; no processo seletivo todas as pessoas que enviaram currículo são chamadas para seleção. A primeira etapa, geralmente é feita pela pessoa responsável pelo RH, juntamente com outra pessoa da administração, depois de ser instruída de quais aspectos ela precisa avaliar para vaga disponível. Na segunda etapa, geralmente chamamos os 3 ou 5 melhores candidatos para ter uma conversa individual com a pessoa responsável pelo RH e o líder da área que solicitou a vaga.

10. Identificada a pessoa após o processo seletivo, no que diz respeito à membresia e pequeno grupo, leva-se ao conhecimento dos pastores, os quais têm liberdade para aprovar ou não o(a) candidato(a).

11. Finalmente, se estabelece a data de admissão, com a respectiva entrega de docu-mentação e se dá início ao contrato de experiência.


FÉRIASA Administração e o Setor Pessoal não têm autonomia para autorizar férias de ministros,

cabendo ao Setor Pessoal manter a planilha de previsão de suas férias atualizada para ser avaliada regularmente pelos pastores, antecipadamente ao benefício de algum ministro.

O Setor Pessoal, após manifestação formal dos pastores, procede normalmente, inclu-sive comunicando o fato aos demais componentes da equipe.

Como regra geral não há substituição de funcionário de férias, exceto quando estrita-mente necessário. Decisão desta natureza deverá ser tomada em conjunto pela adminis-tração e pelo líder do respectivo ministério, nunca por decisão unilateral de qualquer das partes.

O funcionário precisa informar a saída com antecedência mínima de 30 dias, bem como e quem será responsável por suas atividades durante a ausência.

Tanto funcionários quanto ministros devem gozar seus 30 dias de férias, dentro do mes-mo ano em que se completa o respectivo período. As exceções devem ser avaliadas, caso a caso, pela administração e pelos pastores.

O funcionário ou o ministro, quando no seu período de férias, deve permanecer total-mente desligado de suas atribuições e este benefício não deve ser fracionado e nem ven-dido.

Para finalizar o processo, é preciso conferir o período, criar no sistema, realizar o paga-mento dois dias úteis antes do início do benefício e explicar valores ao funcionário para assinatura do respectivo documento.

ROTINA DO SETOR PESSOALAtualmente, toda a rotina de departamento pessoal é feita por uma empresa terceiriza-

da. Sendo que a pessoa responsável pela área de pessoal recebe todas as solicitações e agenda para a realização ser feita pela empresa responsável.

2. GESTÃO FINANCEIRA

| ALVO |Registrar e controlar o fluxo de receitas e despesas gerando informações sobre as

disponibilidades da instituição para tomadas de decisão, pois, na medida em que a igreja cresce, crescem a estrutura física e o montante de recursos necessários para mantê-la. Portanto, as despesas com pessoal, manutenção predial e serviços de energia elétrica,

telefonia, segurança, entre outros, exigem uma criteriosa gestão das finanças.

A equipe de Gestão Financeira está dividida em Coordenação e Informações Gerenci-ais, Tesouraria e Compras:


2.1. COORDENAÇÃO E INFORMAÇÕES GERENCIAIS– Emissão de relatórios;– Controle orçamentário geral;– Supervisão geral.

2.2. TESOURARIA– Atendimento aos ministérios/redes em relação aos pagamentos e recebimentos;– Lançamentos de despesas e receitas em sistema de informação financeiro;– Conciliação de contas.

Visando um correto registro do movimento financeiro da instituição, podemos listar cinco pontos básicos:

1º) COMPROVAÇÃO DE RECEITAS E DESPESAS POR MEIO DE DOCUMENTAÇÃO IDÔNEA

O setor financeiro deve prezar pela transparência nas informações exigindo sempre que qualquer receita ou despesa da instituição seja registrada por meio de recibos e notas fiscais.

Nota Fiscal: Documento que comprova qual a mercadoria comprada/serviço contratado;Recibo: Documento que dá quitação do pagamento.De posse da documentação adequada passamos para o segundo ponto, o registro da

informação em sistema (ou planilha) de controle.

2º) REGISTRO DA INFORMAÇÃOCom a documentação em mãos, o setor financeiro se encarrega de registrar, no sistema

de controle financeiro (ou planilha de controle), a devida receita ou despesa, de acordo com seu Plano de Contas e seus Centros de Resultados, tomando o cuidado de manter um histórico fiel à realidade.

Nesta ocasião é importante lembrar que o registro correto das informações resguarda a memória do lançamento que se tornará a base para elaboração de análises gerenciais.

Algumas definições:Plano de Contas Financeiro: É o conjunto de contas criado para atender às neces-

sidades de registro de fatos administrativos. Este plano demonstrará “o que” foi gasto ou recebido e deve ser criado antecipadamente ao uso de tais contas.

Na elaboração do Plano de Contas de sua igreja, se possível peça auxílio ao seu conta-dor para que haja coerência entre o Plano de Contas Financeiro e o Contábil.

Centros de Resultado: Identificamos como Centro de Resultado o ministério ou rede que realizou a receita ou despesa, o qual determinará “quem” foi o responsável. Neste caso, também se faz necessário o alinhamento com a contabilidade.


É EXIGÊNCIA LEGAL QUE A IGREJA TENHA UMA CONTABILIDADE REGULARIZADA!

O correto registro de receitas e despesas e a transparência nos procedimentos internos são fundamentais para o bom desempenho das atividades do setor financeiro.

Sistema de Controle Financeiro: É a ferramenta que permitirá o controle seguro das informações. Na escolha de um sistema de gestão financeira é preciso saber que o ama-dorismo pode custar caro, por isto, é essencial dimensionar a relação custo/benefício da ferramenta, tendo em mente alguns pontos importantes:

– Mobilidade na construção de relatórios;– Rapidez na geração de relatórios;– Possibilidade de exportação de informações para planilhas Excel;– Possibilidade futura de integração entre os sistemas Financeiro, Contábil e Pessoal;– Atendimento satisfatório da equipe de suporte da empresa fornecedora do sistema.

3º) ACOMPANHAMENTO DO FLUXO DE CAIXA Podemos considerar, de maneira simplificada, que o acompanhamento do Fluxo de

Caixa é o controle de pagamentos e recebimentos agendados para um determinado perío-do.

Consideramos o Fluxo de Caixa, igualmente, como a principal ferramenta de gestão financeira da igreja, por meio do qual identificamos se há disponibilidade de recursos em um determinado período.

Em relação às despesas para compor um Fluxo de Caixa periódico (diário, semanal, quinzenal) deve-se considerar:

1. Todas as contas fixas da igreja com seus devidos vencimentos e periodicidades;

2. Eventuais valores variáveis, que devem, de acordo com o orçamento, ter um fundo de reserva que cubram tais despesas num determinado período;

3. Todas as receitas, que sugerimos considerar a previsão de entradas conforme o historicamente ocorrido, já que não há definição de receitas fixas, tendo em vista estas entradas serem fruto de dízimos e ofertas voluntárias.

4º) CONTROLE ORÇAMENTÁRIO O equilíbrio orçamentário é indispensável à eficaz administração, garantindo a prem-

issa básica de não assumir despesas além do histórico de receitas da igreja. A sábia construção do orçamento, uma questão de planejamento, é a expressão das

receitas e despesas da igreja relativas a um período de execução determinado, que pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual. O orçamento demonstrará os objetivos e as me-tas na forma materializada de um plano financeiro.

De maneira prática, alinhada à visão da igreja, a equipe de gestão financeira estabel-


ecerá um valor específico para cada Centro de Resultado, ação que denominamos “meta orçamentária”. Esta meta pode ser estabelecida com base no histórico de despesas e re-ceitas de cada Centro de Resultado, levando em consideração despesas fixas e variáveis.

Ainda neste item, sugerimos estabelecer um percentual para cada categoria de despesa em relação à receita, por exemplo:

– Despesas ADMINISTRATIVAS: correspondente a 20% da receita média mensal;– Despesas MINISTERIAIS: correspondente a 20% da receita média mensal;– Despesas PESSOAL*: correspondente a 50% da receita média mensal;– RESERVAS E INVESTIMENTOS: correspondente a 10% da receita média mensal.*Ministros, funcionários e estagiários.

IMPORTANTE: Para identificação de despesas fixas, é aconselhável manter uma planilha de controle de contratos e uma pasta, em arquivo, com suas respectivas cópias impressas.

A implantação de um orçamento na igreja, muito mais do que a determinação de valores, é a prática e ministração do valor mordomia em relação aos recursos que o Senhor confia à Sua igreja. A comunicação e a transparência com as diversas áreas são importantes para que o orçamento funcione.

SUGESTÃO: Depois de estabelecidas as metas orçamentárias, envie mensalmente um relatório para cada ministério/rede com o resumo de suas despesas e receitas para auxiliar no controle de gastos, conscientizar da destinação que têm dado aos recursos e, por fim, para que se sintam responsáveis e agentes neste controle.

5º) INVESTIMENTOSSão os gastos que a igreja realiza na compra de bens que não vão ser totalmente con-

sumidos ou utilizados num determinado período ou exercício; são recursos destinados à melhoria da estrutura da igreja e/ou à compra de máquinas, veículos e equipamentos; é uma questão de necessidade e, que por meio de uma boa administração orçamentária e de fluxo de caixa, torna possível destinar recursos para a concretização de tal finalidade, potencializando as atividades de rotina e auxiliando na melhoria do serviço prestado.

SUGESTÃO: Em caso de investimentos classificados contabilmente como Imobiliza-dos, recomendamos que seja aberta uma pasta de controle com as cópias das respectivas Notas Fiscais para controle patrimonial da contabilidade.

Algumas premissas básicas:– FECHAMENTO DIÁRIO DE CAIXADeve ser feito com conferência entre o valor em caixa e em planilha de controle;


– VALES Liberação somente para funcionários mediante assinatura de recibo identificando a

despesa a ser realizada e determinando a data da prestação de contas;

– DÍZIMOS E OFERTASÉ importante que as contagens de dízimos e ofertas sejam realizadas sempre por duas

ou mais pessoas, que contam os valores e assinam os recibos em conjunto.

2.3. COMPRAS| ALVO |

Obter no mercado fornecedor materiais que atendam as necessidades do requisitante/instituição, assegurando a entrega do material certo, na hora certa e ao preço certo. Re-

fletindo acima de tudo o cuidado com os recursos que Deus confiou a Sua Igreja.

Como uma forma de simplificar a estrutura administrativa da Igreja, decidimos por agregar a área de Compras ao setor Financeiro, que se torna então responsável por essa função.

Com o intuito de assegurar a entrega de materiais certos, na hora certa e ao preço certo, a área de Compras segue um procedimento estabelecido que chamamos de “Processo de Compras”, e que possui os seguintes passos básicos:

1º Requisitante: Identifica a necessidade de compra;2º Requisitante: Averigua a disponibilidade financeira de acordo com sua verba mensal;3º Requisitante: Comunica a necessidade de compra ao Comprador;4º Comprador: Realiza as cotações de preços (no mínimo 03) e compra o material;5º Comprador: Entrega o material ao Requisitante e envia documentação financeira (NF´s, boletos) à tesouraria.

IMPORTANTE: O comprador deve ter ciência que para compra de certos itens ele precisará da ajuda de técnicos das respectivas áreas (exemplo: equipamentos de som, informática, multimídia), pois a compra desses materiais exigirá conhecimento técnico específico.

Atualmente existem sistemas de informação que são verdadeiros aliados na condução do processo de compras, tornando-o automatizado e on-line. No entanto, ferramentas sim-ples como formulários em planilha e comunicação via e-mail entre o Requisitante e o Com-prador podem ser facilmente utilizadas para implantação do Processo de Compras.

Hoje, na IBC temos basicamente três Tipos de Compras:


2.3.1. COMPRA MENSAL

SOLICITAÇÃO[Através do sistema], todos os ministérios/redes têm como prazo até o dia 20 de todo

mês para fechar sua solicitação de compras para que tenhamos tempo hábil para cotar e entregar até o quinto dia útil do mês seguinte.

Em seguida, essa solicitação passa por uma avaliação do Comprador, que tem autono-mia para negar algum item que não tenha sido bem especificado ou que haja em “estoque”.

Ao negar um item, aparece uma tela para que o comprador informe o motivo da nega-tiva.

COTAÇÃOForam criados três grupos básicos de matérias no intuito de facilitar as cotações: Mate-

riais de escritório, materiais de limpeza/higiene e itens diversos. As cotações dos materiais de escritório, limpeza/higiene acontecem por telefone e/ou

e-mail, no entanto, no caso da compra de itens diversos de pequeno valor, as cotações são feitas in loco, ou seja, no próprio centro comercial da cidade, tendo como base os melhores fornecedores conhecidos.

Ao longo da caminhada, temos alimentado uma planilha de contatos simples, onde te-mos estreitado laços para boas negociações.

DISTRIBUIÇÃO DOS MATERIAISAtravés da visualização do status de seu pedido, cada Requisitante saberá o momento

de vir buscar seus materiais, até mesmo, quando eles são disponibilizados antes da data limite para entrega. Na entrega, cada item deve ser protocolado.

2.3.2. COMPRA AVULSAAcontece quando o Requisitante por algum motivo não consegue cumprir o prazo da

compra mensal ou precisa adquirir algo que surgiu de última hora em uma situação emer-gencial. Neste caso o Requisitante (pessoa responsável pelo pedido do ministério/rede) deve estar ciente que ele é a responsável pela aquisição podendo consultar a disponibili-dade do comprador para efetuar a compra.

2.3.3. COMPRA PARA INVESTIMENTOTrata-se das compras de bens e equipamentos que compõem o Ativo da Instituição.

Por serem aquisições de valor financeiro mais elevado, ocorrem por meio de ação conjunta entre Administração/Comprador, onde a administração pede cotações do item requerido e avalia o mais apropriado para a necessidade.


ANOTAÇÕES:

Rua Tibúrcio Frota, 1530Dionísio Torres – Fortaleza-Ceará – 60.130-301Fone: 85 3444.3644 – Fax: 85 [email protected] – www.ibc.org.br

EPL 2012Marque na sua agenda:Dias 6 a 8 de junho de 2012.Antecipe sua presença!

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