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1 MANUAL - SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES DIRETOR DE CLUBE MDA MINISTÉRIO DE DESBRAVADORES E AVENTUREIROS DIVISÃO SUL-AMERICANA Versão 11.9.7

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1 MANUAL - SISTEMA DEGERENCIAMENTO DE CLUBESDIRETOR DE CLUBE MDA MINISTRIO DE DESBRAVADORES E AVENTUREIROSDIVISO SUL-AMERICANA Verso 11.9.7 2 1 - LOGIN6 2 - ATUALIZAO CADASTRO7 3 SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES (SGC)7 4 - Mdulo CONTATOS10 C104 - Sub-Mdulo Contatos10 5 - MduloFERRAMENTAS10 C083 - Sub-Mdulo Newsletter10 6 Mdulo GERENCIAL14 C093 Sub-Mdulo Aniversariantes14 7 - Mdulo INSCRIES14 7.1 Inscries em eventos com pagamento antecipado14 C017 Sub-mdulo Pagamentos15 C014 - Sub-Mdulo Inscrio17 7.2 Inscries em Eventos com pr-inscrio19 C014 - Sub-Mdulo Inscrio19 7.3 Seguro Excruso23 C014 - Sub-Mdulo Inscrio23 8 - Mdulo PATRIMNIO26 C111 - Sub-Mdulo Emprstimo26 C109 - Sub-Mdulo Patrimnio28 9 Mdulo RELATRIOS31 C091 Sub-Mdulo Relatrio On-Line31 10 Mdulo Secretria33 C121 - Sub-Mdulo Agenda33 C012 Sub-Mdulo Classes36 C108 Sub-Mdulo Documentos38 C011 Sub-Mdulo Especialidades41 C007 Sub-Mdulo Membros43 C020 Sub-Mdulo Membros-Unidades47 C008 Sub-Mdulo Transferncia48 C021 Sub-Mdulo Unidades50 11 Seguro Anual52 3 C132 Sub-Mdulo Seguro anual52 12 Mdulo Tesouraria55 C078 Sub-Mdulo A Pagar55 C079 Sub-Mdulo A Receber57 C080 Sub-Mdulo Balancete60 13 Mdulo EXTRAS61 13.1 Sub-Mdulo Alterar minha senha61 13.2 Sub-Mdulo Alterar meu cadastro61 13.3 Sub-Mdulo Dados do meu clube62 13.4 Sub-Mdulo Fornecedores oficiais62 13.5 Sub-Mdulo Pgina Inicial63 13.6 Sub-Mdulo Sair do sistema63 14 Equipe de Suporte64 4 Apresentao EsteoSISTEMADEGERENCIAMENTODECLUBESdaDivisoSul-AmericanadaIgrejaAdventistadoStimoDia,umaferramentaon-line exclusivamente para os clubes de Desbravadores e Aventureiros. Oprojetocomeou em2006comointutodefacilitaroregistoon-lineparao CampordeDesbravadores.Inicialmente,otrabalhoparaoprojetofoiatravs deumaequipedevoluntriosdirigidospeloanalistaRodrigoDiasDorval,um regional da Associao do Mato Groso do Sul - UCOB. Em 2007, propuseram-se outrosvoluntriosdaAssociaoSulMatoGrosense-UCOBparaampliaro projeto,comasideiasdenovaspossibilidadesparaosclubesde Desbravadores, como gerenciamentode unidades, gerenciamentode classes e especialidades. Desde2009,aentoMissoSergipe-Alagoas-UNEBtambmimplementoua ferramenta,econtratouRDORVALSOLUESTECNOLGICASparadarapoio e continuar com o desenvolvimento do ento projeto voluntrio, transformando numprodutocomercial.Nessemesmoano,adotou-separatodaaUnio NordesteBrasileira,paracumprircomtodososcamposdaUnio,demaneira integrada.Nesteano,estaferramentaabre-separaoutrossegmentosdo MinistriodeDesbravadoreseAventureiros,eexpande-secompletamente comoinstrumentodegerenciamento,eamelhoradasferramentasparaa inscrioon-line,apossibilidadedopagamentoecartodecrdito,almdos relatrios de membros. Em2010,aUnio Centro-OesteBrasileiracomeouautilizaraferramentaem todoseuterritrio,esefizeramvriasmudanas,jqueatessemomento tinha desenvolvido sua prpria ferramenta. A Unio compreendeu que poderiam colaborar, passar todo o cdigo fonte e o conhecimento destes sistemas locais para a equipe de desenvolvimento e para o SISTEMA DEGERENCIAMENTO DE CLUBES, uma ferramenta que se utilizou anteriormente s na UNEB.A ferramenta cresce, e desde 2012, a UNOB, USEB e UNB passam a fazer parte doprojecto.Em2013,aUSBune-seaogrupo,etambmcolaborano desenvolvimento de novas caractersticas, a partir de um sistema desenvolvido internamente dentro de seu territrio no sul de Brasil. Em2014,aferramentape-seaprovaduranteasinscriesdoIVCampor Sul-AmericanoemBarretos-SP,eapsoevento,adaptou-secomoa ferramentaoficialdoMinistriodeDesbravadoreseAventureirosdaDiviso Sul-Americana,comsuaimplantaodefinitivafinalemoutrospasesdaSul-Amrica que fazem parte de seu territrio. 5 SeudesenvolvimentodesdeoprincpioestemPHPeobancodedados MySQL,eagoracontacomumaequipedeprogramadoreseanalistas especializados, que conhecem a realidade da obra destes ministrios da IASD. Quantoaosuporte,aferramentabaseia-senaassistnciaatravsdee-mails, suporteon-lineechatparaosusurios,almdeumacentraltelefnica,eos telefonesinternos(*VOIP)comocontatodiretocomasUnies,Associaese Misses. Alm disso, a equipe oferece um manual completo e detalhado, e um banco de dados de perguntas e respostas. O pessoal de apoio e desenvolvimento adota a polticade responder a tudo por gravidade de erro, com os prazos para a resoluo de erros e caractersticas. Em constante evoluo, medida que l este manual, est a preparar-se uma novaversodoSISTEMADEGERENCIAMENTODECLUBES,bemcomouma verso atualizada de cada manual. E as vantagens deste projeto no s isso: 1OGerenciamentodeinformao,decontedosegerenciamentoda configuraorealiza-semedianteoprprioCampo,seesttreinado adequadamente, tem plena liberdade de utilizar a ferramenta para administrar seus clubes; 2-Ferramentademelhoracontnua,atravsdesugestesdetodosos envolvidos,e aprovadas pela Diviso Sul-Americana; 3 Disponibilidade da equipe de treinamento, para capacitar ao pessoal in-loco (secretrias, departamentais, regionais e diretores); 4-ManutenoemonitoramentoconstantedoSISTEMADEGERENCIAMENTO DE CLUBES, bem como o Backup, disponibilidade, segurana e rendimento. Seja muito bem-vindo esta ferramenta que lhe pode dar a possibilidade de ter um controle total de seu Clube de Desbravador ou Aventureiro. 6 1 - LOGIN Esta a tela de entrada do Sistema de Gerenciamento de Clubes. Seu Login Onde voc digitar o nome de Usuario.Ex: joana.silva Sua Senha - Deve ter no mnimo 06 dgitos, so apenas nmeros. Ex:853476. Lembramos que para maior segurana dos dados as senhas so criptografagas e NO podem ser sequencial (123456) e nem comear com o nmero zero (0). A senha e o Login sero fornecidos por sua Associao/Misso. Perdeu sua senha? Quando esquecer sua senha, utilize este link (destaque vermelho) para receber no seu e-mail um link para redefinir sua senha. 7 2 - ATUALIZAO CADASTRO Esta tela para atualizao do cadastro, ela ser aberta apenas no seu primeiro acesso,paraquetodososseusdadossejamcompletos,sendoqueapso primeiro acesso no ser visualizado essa tela aps o login, e sim, a tela inicial do Sistema de Gerenciamento de Clubes.Seu acesso ser disponibilizado pela secretaria de sua Associao/Misso. 3 SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES (SGC) 8 Na tela inicial, na parte superior do lado esquerdo voc visualiza seus dados e doladodireitoasopesdeIncio(quevoltapginainicialtodavezque solicitado) e Sair (que encerra o seu acesso intranet). AoladoesquerdoosMduloseaomeioasmensagensqueestaroemsua Caixadeentrada,entreelespodeconteravisosimportantesdoseucampo, por isso a importncia de ler sua caixa de mensagens com regularidade. Ainda ver as questes do Frum e as opes de suporte por Chat (bonequinho), E-mail(Help-desk),osManuaiseasPerguntasFrequentes(FAQ.).Emais abaixoestoosprincipaisdownloadsdisponibilizadosporseucampolocal, Unio ou Diviso. ParaparticipardoFrum,bastaclicaremNovoTpicoparacriarumanova questo. Lembrando que o Frum NO uma ferramenta para suporte, uma ferramentaparainteraoentrevoceosdemaisdiretores,regionais, secretrias de todas as Associaes/Misso da Diviso Sul-Americana. Assim que clicar em Novo Tpico aparecer a seguinte mensagem - Antes de criar um tpico, utilize a busca por assunto, somente se no encontrar, abra um novo! : Clique em OK e faa a busca do assunto que voc queira interagir no Frum: SeabuscaresultaremSemRegistrosentovocpodercriarumnovo tpico,clicandoemNovoTpico,casocontrrio,interajanotpicoque aparecer se estiver relacionado ao seu assunto. Ateno s informaes na hora de criar sua questo: 9 NoltimomduloExtrasjiraparecerossub-mdulosqueso:Alterar minha senha; Alterar meu cadastro; Dados Gerais; Pagina Inicial; FornecedoresOficiaiseSairdosistema.Cujasfunessoas seguintes: ATERAR MINHA SENHA Como o prprio nome sugere, serve para alterar a sua senha. ATERAR MEU CADASTRO Tambm como o prprio nome sugere, serve para alterar qualquer dado de seu cadastro. DADOSDOMEUCLUBESoasinformaesemgeraldoseuclube.Onde constamdadoscomo:logodoclube,endereo,histricoeinformaes adicionais. FORNECEDORESOFICIAISSoasinformaesdecontatodetodosos fornecedores oficiais da Diviso. PAGINAINICIALEssaopoexibiratelainicialmostrandoosavisos importantes. SAIR DO SISTEMA Encerra seu acesso intranet. Ao entrar em contato com a sua Unio, voc receber seus login e senha, e os devidos acessos customizados em seu login. 10 4 - Mdulo CONTATOSC104 - Sub-Mdulo Contatos Nestesub-mdulovocteracessoatodososdiretorescadastradosemtoda Diviso Sul Americana! Naprimeiratela,comopadro,apareceroscontatosdediretoresdesua Associao/Misso.Parapesquisardiretoresdeoutroscampos,selecioneo campo e a funo que deseja pesquisar, e clique em Buscar: 5 - MduloFERRAMENTASC083 - Sub-Mdulo Newsletter Para o envio de Newsletter necessrio que voc crie uma ou vrias listas, sendo que um e-mail pode ser enviado para ilimitadas listas. Comopadro,assimqueclicarnosub-mdulo,apareceraseguinte mensagem: Leia atentamente e clique em Ok. 11 Para envio de e-mails clique em Criar Lista: Voc pode filtrar as opes Por unidade, Por funo ( possvel selecionar todos)ePornomeeclicaremFiltrardados,oresultadodapesquisa aparecer na lista abaixo. O sistema busca todos os membros que possuem e-mail cadastrados (por isso a importancia dos cadastros de membros serem o mais completos possvel), aps realizar a filtragem clique em Incluir lista: Aguarde a mensagem de confirmao e clique em Fechar: 12 Notequealistacriadaaparecernatelaprincipaldomdulo.Apstodoesse processo clique em Enviar e-mails: Aparecer a tela para configurao e personalizao do seu e-mail: Preencha o ttulo do e-mail, escreva sua mensagem e escolha a opo se deseja ou no receber a confirmao de leitura. O mais interessante desta ferramenta que tem como voc personalizar os e-mails que sero enviados para cada pessoa com os dados dela! Para isso, voc deveusarashastags,quechamamosdecamposdemesclagem.Observeo exemplo abaixo de como utilizar corretamente esses campos: Quandoomembroreceberessamensagem,nolugardaspalavrascom hastagselevaireceberainformaocontidanela,Ouseja,vaivisualizara mensagemassim:OlUsuriodeTeste!Estamosfelizesportervoccomo diretor do nosso clube Clube de Teste. 13 IMPORTANTE!Observequenoscamposdemesclagemnosousados acentuaes e nem pontuaes junto com a palavra.Exemplo:#me#! -> Errado; #me#-> Errado; #mae#? -> Errado; #mae# -> Certo. Aps o preenchimento do ttulo e da configurao do e-mail, selecione a opo se deseja, ou no, receber uma confirmao de leitura: Lembrando que se clicar em Receber confirmao de leitura cada pessoa que ler o e-mail, ser enviado outro e-mail de retorno pra voc! Por fim,clique emEnviar e aguardeat que ele tenha disparado todos os e-mails(nosaiadatelaenquantoamensagemaofinalaparecer,comona imagem abaixo): Posteriormentevocpodeconsultartodasasmensagensenviadas,eos destinatriosdecadamensagemclicandonobotoHistriconatelainicial deste sub-mdulo. 14 6 Mdulo GERENCIAL C093 Sub-Mdulo Aniversariantes Nesterelatriohocontroledeaniversariantesconformeoscadastrosdoseu Clube. Atravsdasopesdefiltragempossvelvisualizaralistagemporms,e exportar esses dados como quiser. Basta selecionar o ms que deseja pesquisar e clicar em Filtrar Dados. 7 - Mdulo INSCRIES NestemdulodeINSCRIESpossivelinscreveroClubeparaoseventos cadastradospelaDiviso,UnioouCampoLocal.FiqueATENTOquanto questodasdataslimitesdepagamentoseinscries,poisapsasdatas,o sistema bloqueia automaticamente o acesso ao evento. Temosduaspossibilidadesdeinscries:compagamentoantecipadoou porpr-inscrio.Ainstituioorganizadoradoeventoquemdefinequal tipodeinscriousarparaoeventoeavisaosdiretorespararealizaremas inscries. Vamos ensinar agora, como fazer inscrio em qualquer tipo de evento: 7.1 Inscries em eventos com pagamento antecipadoEm eventos com pagamento antecipado, antes de cadastrar os participantes do evento, deve ser realizado o pagamento no sub-mdulo Pagamento 15 C017 Sub-mdulo Pagamentos Acesse INSCRIES -> C017 Pagamentos: Depois clique no icone de Pagamento. AparecerumaoutratelasendoquevocdeveclicarnobotoGerarPagto (ladodireitonosuperiordatela),Observequecasojtenhageradoum pagamento anteriormente o seu pagamento estar disponivel para visualizao.

Depoisdeclicarnessaopo,abrirumatelaparavocgeraroBoleto(ouo recibonocasodeoutrasformasdepagamento)doevento.Nestatelavoc podercolocaraquantidadedepessoasquedesejaminscrevernoevento preenchendo o campo de Quantidade de pessoas que desejam inscrever e ento clicar na opo >> Salvar. 16 Automaticamente o Sistema ir gerar o Boleto (ou recibo, caso seja outro tipo depagamento)parapagamentodasinscries,norodapdatelatemboto para impresso do Boleto Bancario. Observaes importantes sobre pagamentos: 1.Se a forma de pagamento for via BOLETO fique atento quanto o banco da Instituioorganizadoradoevento.SeobancodaInstituiofor Bradesco,oboletodeversairdobancoBradesco;Seobancoda 17 InstituiofordobancoHSBC,deversairoboletodobancoHSBC. Qualquerdiferena,aAssociao/Missodevesercontatadacom urgncia! 2.SeaformadepagamentoforviaBOLETOverifiqueoscampos Agncia/Cdigobeneficirioquecontmainformaodaagnciae conta da Instituio organizadora do evento. 3.Nopossivelgerarumnovoboleto(pagamento)enquantooanterior no estiver quitado. 4.Spossivelinscreverosnomessearespectivaquantidadede pagamentos estiver quitada (exceto em casos de gratuidade). 5.Se o boleto vencer e no for pago, a possibilidade de novos pagamentos ficarbloqueada,sendonecessrioentraremcontatocomasua Associao/Misso para o desbloqueio. 6.Qualqueradulteraodeboletosser punidacomrigor,eas respectivas inscriespagas seroinvalidadas esemdireitoadevoluodedinheiro (osistemamonitorapagamentosforadospadresestabelecidosdo evento, como data de vencimento e valores). C014 - Sub-Mdulo Inscrio Depois daconfirmao de pagamento(voc receber uma confirmao no seu e-mail)vocdeveentrarnovamentenoSistemadeGerenciamentodeClubes para inscrever os participantes. Para realizar a inscrio voc deve ir em INSCRIES -> C014 Inscrio: Apareceralistadeeventosdisponveis.Noladodireitoaparecerumcone localizado na coluna Inscries no lado direito na linha do evento. ApsclicaremInscriesatelaMEMBROSINSCRITOSNOEVENTOser abertaebastarapenasousurioclicarnaopo+INSCREVEReabriruma janela pop-up para o cadastro do participante. 18 NaTeladeINSCRIODEEVENTOSvocselecionaemMembro(nomeda pessoa que ir participar do evento) e o Tipo de Inscrio (se ela isenta ou pagante). Lembrando que os membros devero estar cadastrados no sistema pelo mdulo SECRETARIA -> C007 Membros (item 10 deste manual). Quandoinserirumparticipantenoevento,fiqueatentosregrasdeidades, isenesecargos,poistudoissoosistemavalidanoatodocadastro.Outro detalhearespeitodadatadenascimento,quedeveestarcorretamente cadastrada para o processo funcionar corretamente. Aps selecionar o membro e o tipo de inscrio clique em Inscrever. Aguarde a confirmao da seguinte mensagem: 19 Apsconcluirainscrioaquantidadedepessoasquevocpagou,sficar tranquilo. Aqui os membros de seu clube estaro inscritos. IMPORTANTE!Poderserfeitaasalteraesnosnomesatadatalimitede atualizaes cadastrais do evento, configurada pela Instituio organizadora do evento.Atestadatapossvelexcluirumapessoaeincluiroutranolugar. Funcionalidades como alterar os dados de membros ou excluir membros ficam bloqueadas em caso de membros que estejam inscritos em eventos ativos, se deseja alterar fazer alteraes em um membro, preciso primeiro exclui-lo do evento. 7.2 Inscries em Eventos com pr-inscrio Em eventos com pr-inscrio, primeiro voc ter que cadastrar os nomes das pessoas que voc deseja levar, s ento, poder gerar o pagamento. C014 - Sub-Mdulo Inscrio Para realizar a inscrio voc deve ir em INSCRIES -> C014 Inscrio: Aparecer a lista de eventos disponiveis. No lado direito aparecer a quantidade de inscritos no evento, para cadastrar basta apenas clicar no cone localizado na coluna Inscries : ApsclicaremInscriesatelaMEMBROSINSCRITOSNOEVENTOser aberta e bastar apenas o usurio clicar na opo Inscrever e abrir uma janela pop-up para o cadastro do participante. 20 Na Tela de INSCRIO DE EVENTOS voc seleciona o Membro (nome da pessoa que ir participar do evento) e clique em Inscrever: Lembrando que os membros devero estar cadastrados no sistema pelo mdulo SECRETARIA -> C007 Membros (item 10 deste manual). Quandoinserirumparticipantenoevento,fiqueatentosregrasdeidades, isenesecargos,poistudoissoosistemavalidanoatodocadastro.Outro detalhearespeitodadatadenascimento,quedeveestarcorretamente cadastrada para o processo funcionar corretamente. Aps a inscrio, aguarde a confirmao da seguinte mensagem: 21 Voc far esse processo at que seja preenchida todas as vagas que seu clube deseja levar ou que recebeu. Entoagora,vocirfinalizaregeraropagamento.Paraisto,bastaclicarna opo de Finalizar na tela principal de inscrio de membros: Vai abrir o resumo de inscritos com a opo de Gerar para gerar o pagamento: 22 Ento, abrir o modo de pagamento. Se for por boleto, aparecer o boleto, que tambm estar disponvel no sub-mdulo pagamentos para gerar segunda via at o vencimento. Agora s pagar o boleto que os inscritos estaro confirmados no evento! IMPORTANTE! S ser computado as vagas para seu clube se o pagamento foi realizado e confirmado no sistema!Poderserfeitaasalteraesnosnomesatadatalimitedeatualizaes cadastrais do evento, configurada pela Instituio organizadora do evento. At estadatapossveltrocarumapessoaecolocaroutranolugar. Funcionalidades como alterar os dados de membros ou excluir membros ficam bloqueadas em caso de membros que estejam inscritos em eventos ativos, sedesejafazeralteraesemummembro,precisoprimeiro,troc-lodo evento. Observaes importantes sobre pagamentos: 1.Se a forma de pagamento for via BOLETO fique atento quanto o banco da Instituioorganizadoradoevento.SeobancodaInstituiofor Bradesco,oboletodeversairdobancoBradesco;Seobancoda InstituiofordobancoHSBC,deversairoboletodobancoHSBC. Qualquerdiferena,aAssociao/Missodevesercontatadacom urgncia! 2.SeaformadepagamentoforviaBOLETOverifiqueoscampos Agncia/Cdigobeneficirioquecontmainformaodaagnciae conta da Instituio organizadora do evento. 3.Nopossivelgerarumnovoboleto(pagamento)enquantooanterior no estiver quitado. 4.S ser confirmada as vagas para o clube se o pagamento estiver quitado e confirmado pelo sistema (exceto em casos de gratuidade). 23 5.Seoboletovencerenoforpago,apossibilidadedenovasinscries ficarbloqueada,sendonecessrioentraremcontatocomasua Associao/Misso para o desbloqueio. 6.Qualqueradulteraodeboletosser punidacomrigor,easrespectivas inscriespagas seroinvalidadas esemdireitoadevoluodedinheiro (osistemamonitorapagamentosforadospadresestabelecidosdo evento, como data de vencimento e valores). 7.3 Seguro Excruso No sistema existe a possibilidade de adiquirir o seguro excurso para o evento. BastaaInstituioOrganizadoradoeventoconfiguraroseguroexcursono sistema.Comisso,noatodeinscreverosnomesdosmembrosquevoao evento, abrir a tela de incluir o seguro excurso para os membros que no so aceitos no seguro anual. AinstruoseguinteserveapenasparaeventoscomPagamento Antecipado (item 7.1 deste manual). Em eventos com pr-inscrio o valor do seguro excurso vir embutido no valor da inscrio. C014 - Sub-Mdulo Inscrio Para realizar a inscrio voc deve ir em INSCRIES -> C014 Inscrio: Aparecer a lista de eventos disponiveis. No lado direito aparecer a quantidade de inscritos no evento, para cadastrar basta apenas clicar no cone localizado na coluna Inscries : ApsclicaremInscriesatelaMEMBROSINSCRITOSNOEVENTOser aberta e bastar apenas o usurio clicar na opo Inscrever e abrir uma janela pop-up para o cadastro do participante. 24 Na Tela de INSCRIO DE EVENTOS voc ver a opo de Efetuar seguro excurso para os membros que no entram no seguro anual: Aoclicarparaefetuaroseguroexcursoapareceraopoparaselecionaro membro e o boto Inscrever: Aguarde a mensagem de confirmao: 25 Inscrevaosnomesatapareceramensagemdequenohmaismembros disponveis para fazer o seguro excurso: Aparecer a tela para confirmao da compra do seguro excurso. Confirme os dados e clique em Gerar: Sergeradooboleto,ououtrotipodepagamento,quefoiconfiguradopela Instituio Organizadora do evento: 26 *IMPORTANTE!EssepagamentoAPENASparaoseguroExcurso!NO inclui o pagamento do seguro anual e nem as inscries para o evento. Aps realizar o seguro excurso dos membros que no tem cobertura no seguro anual, o nome deles aparecer na listagem para fazer a inscrio no evento: 8 - Mdulo PATRIMNIO C111 - Sub-Mdulo Emprstimo Nestesub-mdulodeemprstimosvocpodecadastrarosbensdoseuClube que foram emprestados. E assim, ir aparecer todos os seus bens emprestados comonomedapessoaquepegou,adataquepegou,adataprevistapara entrega,easopesdeentregueenodevolvidoparavocclicarassimque chegar a data prevista para entrega. 27 Para realizar um emprstimo muito simples, basta ir na opo Emprestar (ao lado direito na parte de cima da tela): Na tela de cadastro de emprstimo, selecione o item que foi previamente cadastrado no sub-mdulo C109 - Patrimnio (Ex: Bandeira Nacional Brasileira), no campo emprestado em selecione a data pelo qual o objeto foi emprestado, no campo devolver em selecione a data de devoluo, em observaes preencha para qual ou quem foi esse emprestado esse objeto eclique em Salvar: Depoisdecadastradonateladegerenciamentodeemprstimosvocpode visualizaradescriodoquefoiemprestadotambmadatadeemprstimoe devoluo podendo ver os dados do objeto emprestado: 28 Se o objeto de emprstimo j tiver sido devolvido com antecedncia voc pode realizaradevoluodeleclicandonasetaazuldoreferidoobjeto(nacoluna devolvido). Se acaso o objeto no foi devolvido no prazo clicar no x vermelho. C109 - Sub-Mdulo PatrimnioNestesub-mdulodecontroledepatrimniovocpodecadastrarosbensdo seu Clube. Para cadastrar simples, basta ir naopoNovo (ao lado direito napartede cima da tela). ApsclicaremNovoabrirumatelapracadastrodoitem,bastaapenas preencher todos os campos e clicar em Salvar. 29 Aps salvar aparecer a opo para incluir uma imagem do item: Lembrando que a imagem tem que ter dimenso 500 x 500 pixels. Clique em Inserir foto e abrir uma janela, clique em Selecionar Arquivo: Selecione a foto e clique em Enviar Foto: Aguarde o carregamento completo da imagem e clique em Salvar: Por fim, clique na opo Fechar para voltar ao item cadastrado: Confirme as alteraes clicando em Salvar: 30 Cadaitemcadastrado,pode-severas funcionalidadesparaVer, Alterar e Excluir(quesignificainativaropatrimnio)almdasopesparafiltragem dos itens ativos e inativos. Aoexcluirumpatrimnio,solicitadoquevocjustifiqueomotivo,eele SEMPREficarnohistricodoclubecomoumiteminativo,juntamentecoma descrio do motivo. Descreva o motivo pelo qual est excluindo o patrimnio e clique em Salvar: 31 9 Mdulo RELATRIOSC091 Sub-Mdulo Relatrio On-Line NoSistemadeGerenciamentodeClubesvoctemaopodevisualizare preenchertodososrelatriosdoseuCampolocal,lembrandoquesomenteos relatrios que estiverem dentro do prazo podero ser preenchidos. Os relatrios que estiverem fora do prazo sero apenas visualizados. Para preencher ou visualizar basta encontrar na listagem de relatrios a opo de que deseja e clicar no cone da coluna Preencher. Aps clicar na opo Preencher uma janela pop-up ser aberta, e voc poder preencher seu relatrio conforme a resposta adequada. 32 Aps clicar na resposta desejada aparecer outra tela para confirmao de sua resposta,comasobservaes(casonecessrio)easopesadicionaisquea Associao/Misso cadastrou. Coloque as opes adicionais (caso haja) e clique em Confirmar: IMPORTANTE! Quando se trata de arquivo, o sistema aceita apenas os formatos: doc, docx, xls, xlsx, pdf, ppt, pptx, jpg, jpeg e zip. E o arquivo tem que ser menor que 2MB de tamanho. Aps o preenchimento, voc pode visualizar o relatrio preenchido na opo Preenchidos: 33 ConformeasregrasestabelecidasemsuaAssociao/Misso,osrequisitos preenchidos por voc podero ser validados pelo seu regional, es ento seus pontos sero devidamente computados. 10 Mdulo Secretria Este Mdulo o corao de toda o Sistema de Gerenciamento de Clubes, no hcomoiniciarousodaferramentasemantesalimentarosdadosdos membros e dados clubes dentro de seus sub-mdulos. A grande vantagem de poder consultar os dados dos membros a qualquer momento, alm de exportar as informaes cadastradas e ainda poder cadastrar, alterar, excluir e filtrar os membros ativos e inativos. Em todo o Sistema, onde houver listagem de usurios com a opo Ver ser possvelvisualizarDadosCompletosdecadastro,almdaFichaMdica,do histricodeEspecialidades,Classes,Eventos,Transferncias(sehouver), Acessos e Histrico de clubes, cargos e unidades. C121 - Sub-Mdulo Agenda A partir de agora voc tem a disposio o sub-mdulo Agenda para cadastrar oseventoseatividadesdoseuclube.Almdepermitirocontroledessa agenda,omdulopermitecadastrarumlembreteemcadaitem,paraser enviado na data desejada no e-mail cadastrado. 34 Voc pode pesquisarpelo ms e ano que deseja visualizar e clicar emBuscar paraapareceroseventos,almdapossibilidadedevisualizaroCalendrio Completo: ParacadastrarumitemnaAgenda,selecioneoMs,oAnoefaaaBusca. Depois selecione o dia desejado: Preencha as opes e clique em Salvar: 35 A parte mais interessante desse mdulo que voc pode receber um lembrete destadataquevocestcadastrando!BastaselecionaraopoDeseja receber um e-mail de lembrete desta atividade? . Ao selecionar a opo, automaticamenteabriroscamposparaconfigurarolembretecomadata,e-mail e texto do alerta: Aps preencher todos os campos desejados, clique em Salvar. Aparecer a data em sua agenda: 36 C012 Sub-Mdulo Classes Acessando esse mdulo, voc poder visualizar as classes de cada membro. Para isso, basta clica na opo Ver no cadastro do membro e assim, acessar todo histrico do membro. Todas as reas possuem classes disponveis. importante ressaltar que voc NO consegue cadastrar classes pra SI MESMO paraisso,vocdeverpediraoseucampolocalouparaoseuregional.Alm disso, somente o campo local pode cadastrar as classes de liderana. ClicandonobotoRelatriosaoladodobotoNovo,essebotoexibeo relatriodecadaclasse,aquantidadedemembrosealistacompletade membros que possuem esses itens em seus perfis: 37 Paracadastrarumanovaclassesimples,cliqueemNovonatelade gerenciamento de classes: Abrirumatelaparapreenchimento,bastapreenchertodososcampose Salvar.possveltambm,cadastrarumadeterminadaclasseparavrios membros, clicandona opo Clique aqui destacado emalaranjado, abaixodo campo de classe. Abrir uma nova tela para que voc possa selecionar a quantidade de membros a realizar a classe, selecione-os, preencha os campos Instrutor e Concluso, e clique em Salvar. Pronto! Classe cadastrada para vrios membros! 38 C108 Sub-Mdulo Documentos Neste sub-mdulo possvel criar modelos de cartas, documentos, autorizaes e outros tipos de documentos que seu Clube necessita. Para cadastrar um documento clique em Novo. Ao abrir o Cadastro de Documentos, digite e formate o texto como desejar. Mas ateno! Evite copiar e colar textos do Word ou direto da Internet por exemplo, devidodiferenasdeformataopodehaverconflitosenosairomodelodo jeito que deseja. Paracadastrarummodelodedocumento,hduasopes:Maladiretae Restrito. 39 Maladireta=Permitecriarumdocumentoparacadamembrocadastradono seu clube (membros cadastrados no mdulo Secretaria -> C007 Membros), como autorizaes de sada, entrada, reunies, etc...Restrito=Sevocodeixarcomorestritoapenasvocirvisualizaro documento. O seu regional e seu campo NO visualizaro. Se acaso quiser que o seu documento seja visto pela secretria e pelo regional, essa opo no deve ser selecionada. Vamos aos exemplos! Paracadastrarumdocumentoparatodososmembros(estilomaladireta) selecione a opo Mala direta. Em seguida use as palavras-modelo que iniciam eterminamcomhastagsparainserirosdadosdosmembroscadastradose ativos do seu clube: 40 Observequenousamosletrasmaisculas,acentosoupontuaesjuntocom as hastags. Por tanto:#Responsvel#, -> ERRADO #responsvel# -> ERRADO #responsavel#!-> ERRADO #responsavel# -> CERTO!Aps a configurao basta clicar em Salvar. Aparecer a tela com o id e nome do documento, o autor, a opo gerar, se o documentorestritoouno,esedinmicoouno,asopesalterare excluir. Para gerar o documento, clique em Gerar: Serfeitoodownloaddodocumentonoseucomputador,dependendodo navegadorquevocusa(GoogleChrome,MozilaFirefox,InternetExplorer, Safari, etc.), ir exibir uma janela para confirmar o download: Aoabrirodocumento,observequeasopesondehaviahastagsforam substitudas pelas informaes do membro: Esairumafolhaparacadamembrodoclubecadastradonosistema,no mdulo Secretaria -> C007 Membros. 41 C011 Sub-Mdulo Especialidades Acessandoessemdulo,vocpodervisualizarasespecialidadesdecada membro. Para isso, basta clica na opo Ver no cadastro do membro e assim, acessar todo histrico do membro. Todas as reas possuem especialidades disponveis. importante ressaltar que voc NO consegue cadastrar especialidades pra SI MESMO para isso, voc dever pedir ao seu campo local. Alm disso, somente o campo local pode cadastrar as especialidades avanadas. ClicandonobotoRelatriosaoladodobotoNovo,essebotoexibeo relatrio de cada especialidade, a quantidade de membros e a lista completa de membros que possuem esses itens em seus perfis: 42 Paracadastrarumanovaespecialidadesimples!CliqueemNovonatelade gerenciamento de Especialidades: Abrirumatelaparapreenchimento,bastapreenchertodososcampose Salvar.possveltambm,cadastrarumadeterminadaespecialidadepara vriosmembros,clicandonaopoCliqueaquidestacadoemalaranjado, abaixo do campo de especialidade. Abrir uma nova tela para que voc possa selecionar a quantidade de membros arealizaraespecialidade,selecione-os,preenchaoscamposInstrutore Concluso, e clique em Salvar. Pronto! Especialidade cadastrada para vrios membros! 43 C007 Sub-Mdulo Membros Este sub-mdulo o corao do mdulo Secretaria. Nele possvel cadastrar membros,inativar/reativarmembros,incluirfichamdica,retirarrelatriose alterar qualquer dado cadastral do membro. Casovocsejadiretorousecretriodeumclubequejexistianosistema, sempre, antes de cadastrar um membro, verifique se ele j tem cadastro como inativo.Paraissoutilizeosfiltrosdebusca,pesquisepeloStatus Desabilitados e clique em Filtrar Dados: Apareceronomedosmembrosinativosemvermelho.Paraativarcliqueno cone de certo chamado Inativar: VocaindapodeselecionarmaisdeummembroeclicarnobotoHabilitar selecionadosouDesativarselecionados.Aparecerumamensagemde confirmao. Leia atentamente e clique em Ok: 44 ParacadastrarumNOVOmembrocliquenaopoNovo,nateladeListade Membros ativos: Em seguida abrir uma tela para Cadastro de Usurio do Clube, preencha todos os campos com bastante ateno. 45 ObservequeseomembrodoclubeaindanopossuiCPF,poderdeixaro campo vazio, pois no um campo obrigatrio. importantequepreenchaoscamposondeconstame-mailetelefonedos responsveisparaumpossvelcontato.Cadastreasinformaesecliquena opo Salvar. Aps o cadastro do membro, a ficha mdica deve ser devidamente preenchida: Comessafuncionalidadedisponvel,possvelqueemalgunseventosdesua Associao/Misso(oueventosdeUnioouDiviso)exijamestesdados atualizados como pr-requisitos de inscrio de eventos. A ficha mdica fica sempre agregada e visvel ao perfil do membro, permitindo aconsultarpidadeformafcil.Edestacadoemvermelho,semprealtima atualizao que foi realizada na ficha mdica.Voc deve ter ateno ao preencher a ficha mdica, poisalgumas questes s seronecessriaspreencherse omembroteveaqueletipodedoena.Apso preenchimentodetodososdados,vocdeveconfirmaraveracidadedas informaes e clicar em Confirmar: 46 Pronto! Cadastrado completo! Voctambmtemaopodeinserirfotonocadastrodomembro,desdeque seja no formato JPG. Para isto, clique em Ver no cadastro do membro: Abrir uma janela com todos os dados do usurio e a opo para Enviar Foto: Uma vez selecionada a foto e enviada, a opo de recortar a rea da foto ser apresentada: Clique emqualquer parte dafoto (lado esquerdo) e umquadrado ir aparecer (serpossvelvisualizaroresultado).CliqueemSalvareporfim,cliqueem Fechar. 47 C020 Sub-Mdulo Membros-Unidades OsDesbravadoreseAventureirostrabalhamcomaideiadeunidades.Neste sub-mdulo possvel gerenciar e alocar cada membro em uma unidade: LembrandoqueasUNIDADESdevemestarpreviamentecadastradasnosub-mdulo C021 - Unidades. Para cadastrar um membro numa unidade basta clicar em Novo. Aparecerumatelaondevocdeveselecionaromembroeaunidadeaqual pertence. Por fim, clique em Salvar. 48 Quandoomembrosairdeumaunidadeeforparaoutraunidadedomesmo clube,sernecessrioapagaromembrodaunidadeantigaeinclu-lona unidade nova.Paraapagarummembrodeumaunidade,bastaclicarnaopoExcluir(X vermelho). C008 Sub-Mdulo Transferncia Neste sub-mdulo possvel transferir e receber membros de outros clubes de qualquer clube da Diviso Sul-Americana. Para fazer a transferncia clique na opo Transferir: 49 Abrirumanovatelacomosnomesdosmembros.Selecioneomembroque ser transferido. Selecione a opo Campo (Associao/Misso) para onde ele vai, selecionando o campo ser habilitado a opo Clube destino e coloque o motivo da transferncia. Aps preencher clique em Salvar. Pronto! Membro transferido!AsolicitaoficarpendenteemMembrosenviadosatqueooutroclube aceite a transferncia: Enquanto o outro clube no aceitar, voc tem a opo de visualizar ocadastro domembro,peloconeVer.Eainda,temaopodeexcluiratransferncia pelo cone Cancelar.Assim que o outro clube aceitar o membro, essas opes sero desabilitadas de seu clube. 50 C021 Sub-Mdulo Unidades Aunidadesusadasnosub-mduloC020-Membros-Unidadesso cadastradas neste sub-mdulo: Para cadastrar uma unidade clique em Novo (lado direito na parte superior da tela):

Dentreasopesdocadastro,esto:Nome,HistricodaunidadeeExtras (brado,significadodonomeeetc.),masapenasonomedaunidadeum campo obrigatrio de preenchimento, depois de preencher clique em Salvar. 51 Pronto! Unidade cadastrada!VocvisualizarasunidadescadastradasdentrodoseuClube,comos respectivos nmeros de membros dentro da unidade e com as opes de alterar e excluir unidades. 52 11 Seguro Anual C132 Sub-Mdulo Seguro anual Nestesub-mdulovocpodercontrataroseguroanualdosmembrosdeseu clube durante o ano inteiro! Para contratar o seguro, basta clicar em Novo: Selecionar o plano e clicar em Avanar: Apareceratelacomostermosdoseguro,asinformaesadicionaiseos membros habilitados para contratar o seguro. Confira os nomes dos membros e clique em Finalizar para gerar a remessa e finalizar o seguro: 53 IMPORTANTE!SeomembroquevoccadastrounomduloSecretaria-> C007Membros noestiveraptoparaoseguro, elevaiaparecernessatela em Vermelho: Primeiro, verifique se a idade do membro est compatvel com a funo, pois o sistema valida a funo conforme a idade. As idades que cada membro deve ter voc pode verificar no Manual Administrativo da Diviso Sul Americana. Se a idade condiz com a funo, conforme informado no Manual Administrativo, verifiqueseafunoaceitapeloSeguroanual,poisexistealgumasfunes que o seguro no cobre.Atualmente as funes que NO tem cobertura no SEGURO ANUAL so: ClubedeDesbravadores:asfunesdeApoio,Pais,Crianasde0a9 anos, Pastor Distrital e Famlia Pastoral no tem direito; ClubedeAventureiros:asfunesdeApoio,Crianasde0a2anos, Crianasde3a5anos,Crianasde10a15anos,PastorDistritale Famlia Pastoral no tem direito; Lembrandoqueestaroassegurados,comoSeguroANUAL,apenasosnomes inscritos no sub-mdulo C132 - Seguro Anual. A partir do momento em que o nome includo o membro estar assegurado.Masateno!Nestesub-mduloNOsergeradonenhumboletoenenhuma ordemdepagamento!OpagamentodessesegurocadaAssociao/Misso decidir a maneira que ser cobrado dos clubes. Por tanto, realize o seguro no sub-mduloC132SeguroAnualeentreemcontatocomsua Associao/Misso para realizar o pagamento. Se o seu clube j tem algum seguroencerrado (seguro encerrado so aqueles emqueaDivisojenviouodbitosUnies,seoseusegurodizno encerradoounofaturadofiquetranquiloqueosmembrosesto assegurados,faltaapenasenviarodbito).Portanto,seoclubetemseguro finalizado, existe a possibilidade de retirar membros que no fazem mais parte doseuclubeeincluiralgumqueentrounocluberecentemente,senoh 54 ningum para colocar no lugar, aquela vaga fica disponvel para o clube, sendo possvel incluir outra pessoa o momento em que desejar. Para isso pode clicar em Excluir no nome do membro: Depois clicar em Incluir Assegurado: E colocar o nome do novo membro e clicar em Salvar: Fiqueatentoaosnossoscomunicadosenviadospelosistema!Poisnesses comunicadospoderohaverinformaesadicionaisrelacionadasaoSeguro! Essescomunicadosestarosemprenapginainicial,noespaoMensagens para voc. Clique no link que informa a quantidade de mensagens que existe em sua caixa de Mensagens: E depois clique em Ler o aviso: 55 12 Mdulo Tesouraria NestemduloousuriopodecontrolarocaixadoseuClube,atravsdo cadastrodecontasapagareareceber.Estemdulopodeseramplamente usadoparagerenciarmensalidades,excurses,acampamentos,gastose doaes,etc...Obalanceteexibeosdadosdereceitasedespesasdeforma diferenciada,almdosaldoesaldoacumulado(saldoanterioraoperodo exibido). C078 Sub-Mdulo A Pagar Contas a pagar so todas as despesas do seu Clube que foram pagas, ou esto em aberto. Para cadastrar uma nova conta, clique em Novo: Abrir a tela onde necessrio preencher as informaes da conta: Conta: Tipo de Conta a pagar; Membro: caso queira vincular esse item a um membro; Data de vencimento;Data de pagamento (se ainda no foi pago, deixe em branco);Descrio: Descrio do item a ser pago;Valor;E observao.Aps preencher todos os campos clique em Salvar: 56 Secasoexistiralgumtipodecontaapagarparacadastrarparavrios membros, como reembolso, por exemplo. Abaixo da opo Membro existe um link destacado em amarelo. Esta a opo para cadastrar uma conta vinculada vrios membros. Basta clicar em Clique aqui: Abriratelaparacadastrodacontacomasmesmasopes,pormcoma opo a mais de selecionar mais de um membro para aquela conta: Basta preencher todas as informaes e clicar em Salvar. 57 Apsocadastro,vocvisualizarascontasapagarcomasopesStatus; Descrio;Membro(setivervinculadaaalgummembro);Vencidoem; Pago em; Valor; Ver; Alterar e Excluir. Voc pode selecionar vrias contas e marca-las como pagas, todas de uma vez. Basta selecionar as contas e clicar no boto Marcar como Pago: Lembrando que a data de pagamento ser vinculada ao dia em que se marcou como pago, por tanto, o dia de hoje. Voc ainda pode selecionar vrias contas e exclu-las, todas de uma vez. Basta selecionar as contas e clicar no boto Excluir selecionados: Lembrando que sero excludas imediatamente e o valor no constar mais em sua Tesouraria! C079 Sub-Mdulo A Receber ContasarecebersotodasasreceitasdoseuClubequeforamrecebidas (mensalidades, doaes, etc.), ou esto em aberto. 58 Para cadastrar uma nova conta, clique em Novo: Abrir a tela onde necessrio preencher as informaes da conta: Conta: Tipo de Conta a receber; Membro: caso queira vincular esse item a um membro; Data de vencimento;Data de pagamento (se ainda no foi pago, deixe em branco);Descrio: Descrio do item a ser pago;Valor;E observao.Aps preencher todos os campos clique em Salvar: Secasoexistiralgumtipodecontaareceberparacadastrarparavrios membros, como mensalidades, por exemplo. Abaixo da opo Membro existe umlinkdestacadoemamarelo.Estaaopoparacadastrarumaconta vinculada vrios membros. Basta clicar em Clique aqui: Abriratelaparacadastrodacontacomasmesmasopes,pormcoma opo a mais de selecionar mais de um membro para aquela conta: 59 Basta preencher todas as informaes e clicar em Salvar. Aps o cadastro, voc visualizar as contas a receber com as opes Status; Descrio;Membro(setivervinculadaaalgummembro);Vencidoem; Pago em; Valor; Ver; Alterar e Excluir. Voc pode selecionar vrias contas e marca-las como pagas, todas de uma vez. Basta selecionar as contas e clicar no boto Marcar como Pago: Lembrando que a data de pagamento ser vinculada ao dia em que se marcou como pago, por tanto, o dia de hoje. Voc ainda pode selecionar vrias contas e exclu-las, todas de uma vez. Basta selecionar as contas e clicar no boto Excluir selecionados: 60 Lembrando que sero excludas imediatamente e o valor no constar mais em sua Tesouraria! C080 Sub-Mdulo Balancete ComtodasascontasAPagareARecebercadastradascorretamente, possvelterumbalanodasfinanasdeseuClubeprontinhodeforma organizada. No Balancete aparecero todas as contas pagas na coluna despesas e recebidas nacolunareceita,excetoaquelasqueaindaestoforadoperodode vencimento ou que no foram pagas. Neste Balancete tambm o usurio pode visualizar na coluna ver o tipo de conta paga ou recebida pelo Clube e ainda saber o saldo acumulado (saldo anterior ao perodo pesquisado), saldo do perodo e saldo, alm de filtrar (ao lado esquerdo napartesuperiordatela)osdadosdetodasascontaspagasetambm recebidas dentro de um determinado perodo. 61 13 Mdulo EXTRAS 13.1 Sub-Mdulo Alterar minha senha Altera somente sua senha. Coloque a nova senha e clique em Salvar: 13.2 Sub-Mdulo Alterar meu cadastro Altera somente seu cadastro. Altere os dados necessrios e clique em Salvar: 62 13.3 Sub-Mdulo Dados do meu clube So os dados gerais do seu clube. Se precisar, atualize os dados do clube e clique em Salvar: 13.4 Sub-Mdulo Fornecedores oficiais So os dados dos fornecedores oficiais da Diviso. 63 13.5 Sub-Mdulo Pgina Inicial Volta pgina inicial. 13.6 Sub-Mdulo Sair do sistema Sai da intranet. 64 14 Equipe de Suporte Av. Eduardo Elias Zahran 374 - Sala 02 Campo Grande, MS | CEP 79050-000 Canais de atendimento:Telefone 1: (67) 3211-6006 Telefone 2: (67) 3204-0007 Celular 1: (67) 8161-4192 VIVO Celular 2: (67) 9940-4516 - VIVO Voip 1: (*5) 0201578 Voip 2: (*5) 0652509 [email protected] www.rdorval.com ATENDIMENTO E SUPORTE Las Jara Gasparetto Analista de Suporte e Atendimento DESENVOLVIMENTO Uines FreireRenan Maldonado Analistas de Sistemas e Desenvolvimento ADMINISTRAO E TREINAMENTO Rodrigo Dias Dorval Analista de Sistemas