setembro 2006 controle interno tÉcnica ou atitude?

SETEMBRO2006

CONTROLE INTERNO

TÉCNICA OU ATITUDE?

Definição de Controle Interno

Multiplicidade de processos realizados pelo Conselho de Administração, Diretoria Executiva, Gerência, Chefia e todos os demais Colaboradores, visando (1) proporcionar adequado grau de segurança para a consecução dos objetivos de eficácia, eficiência e lucratividade das operações, (2) alto grau de confiança das informações gerenciais e contábeis e (3) estrito cumprimento do ordenamento jurídico e regras internas

Em suma: série de ações que definem como as atividades devem ser desenvolvidas e controladas

Premissas Básicas

Nenhuma atividade econômica pode sobreviver sem uma definição de parâmetros, de regras, de controles e de normas de funcionamento (Procedimentos e Controles)

Nenhum conjunto de parâmetros, regras, controles e normas é auto-suficiente; é preciso que existam meios e procedimentos para verificar se eles estão sendo seguidos (Monitoramento)

Faz-se necessário estabelecer um adequado Sistema de Controle Interno (Procedimentos + Monitoramento)

Antes X AgoraDE PARA

Controle é burocracia,entrave, fiscalização eaumento de custo. Não agregavalor

Controle é fator produtor deresultados positivos e dediminuição de ineficiências eprejuízos

Baixo grau de Controle Interno- margem de lucro abaixo damédia do setor

Adequado grau de Controle - margem de lucro acima damédia do setor; volatilidademenor das ações

Facultativo – de acordo com aconveniência e cultura internade cada Empresa

Obrigatório – imposto porregras internacionais, acordosmultilaterais entre países, porleis, regulamentos e políticasinternas

O segredo é a alma do negócio A transparência é a alma do

negócio

Objetivos do Controle Interno

Garantir o efetivo gerenciamento dos riscos internos e externos

Propiciar gestão efetiva das operações

Permitir precisão e integridade do registro das transações

Proporcionar demonstração financeira veraz

Prevenir movimentações não autorizadas ou não previstas

Assegurar a observância da política, do padrão e das regras estipuladas

Controle Interno e cada um de nós

Uma empresa, como entidade abstrata, por si só, não tem condições de estabelecer um Sistema de Controle Interno. Portanto:

o dever de fazê-lo cabe às pessoas que nela trabalham

criar, manter e, acima de tudo, seguir o Controle Interno, é obrigação individual de cada pessoa que nela trabalha

Responsáveis peloControle Interno

Todos e cada um dos gestores de uma empresa são responsáveis pela identificação da necessidade, pelo desenvolvimento, pela implantação, pela manutenção e pelo monitoramento contínuo do Controle Interno

Todos e cada um dos auditores internos de uma empresa são responsáveis pela revisão periódica e sistemática do Controle Interno, pelo oferecimento de sugestões para sua melhoria e pela indicação de eventuais desvios de seu cumprimento

Circular SUSEP 249,de 20/02/04

Aspectos Gerais

ObjetivoDeterminou a implantação e implementação de Sistema de Controles Internos efetivos e consistentes nas seguradoras

EssênciaNão definiu como implantar, porém estabeleceu os conceitos a seguir. Responsabiliza os Diretores. Impõe redução de limites para quem não cumprir

Circular 249Detalhamento

1. Definir as atividades e o seus níveis de controle2. Segregar funções3. Estabelecer os níveis de autoridade e autorização4. Estabelecer os objetivos dos mecanismos de controle5. Verificar a adoção e o cumprimento dos procedimentos6. Avaliar continuamente os riscos7. Acompanhar a política de conformidade8. Implantar política de prevenção contra fraudes9. Implantar política de subscrição de riscos10. Promover cultura interna com elevados padrões éticos11. Tornar os controles internos acessíveis aos funcionários e

enfatizar para eles a sua importância

Nossa hipotéticaseguradora

FLORÃOSegurosGerais

FLORÃOVida e

Previdência

GRUPOSEGURADOR

FLORÃO

Administradoresenvolvidos

FINANÇAS 2Délio S. Aires

MARKETINGMarlos Silvério

José PurezaADMINISTRAÇÃO

Zoé Di ZeuFINANÇASPaulo Orssi Raimundo O. Breve

AUDITORIAValmir Prato

O&M

PRESIDENTECefalópode Silva

NORMAS

Providênciaspreliminares

Após análise dos Administradores envolvidos

1. Contratação de consultoria2. Orações para que o prazo de implantação seja adiado3. Participação em palestras e treinamentos a respeito

O que disseramos consultores

Quanto aos conceitos

1. Padrão COSO2. Forte dependência da Gestão de Riscos3. Necessidade de formalizar políticas, procedimentos e controles


De onde veio o COSO

The Comitee of Sponsoring Organizations

Dedicado à melhoria da transparência das demonstrações financeiras através da ética e da efetividade do Controle Interno. Patrocinadores:

American Institute of Certified Public Accounts American Accounting Association Financial Executives International The Institute of Internal Auditors Institute of Management Accountants


Controle Interno segundo o COSO

“Processo desenvolvido para garantir, com razoável certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa no que tange à eficiência e efetividade operacional, confiança nos registros contábeis e financeiros e conformidade com regras externas e internas”

Definição anterior: “adequado grau de segurança”


MONITORAMENTO PERIÓDICO


ATIVIDADESDE

CONTROLE

AMBIENTE DE CONTROLE

CO

MU

NIC

AÇ

ÃO

&

DIV

UL

GA

ÇÃ

O


ESTABELECIMENTODE

RISCOSDE

GESTÃO

OBJETIVOS

Elementos do COSO

1º Elemento do COSO

Estabelecimento de Objetivos

Se refere à formalização periódica dos objetivos estratégicos, com base nos quais devem ser identificados, avaliados e gestionados os riscos, ou seja, as ameaças externas e internas que se contrapõem à consecução dos objetivos


2º, 3º e 4º Elementos do COSO

Identificação, Avaliação e Resposta aos Riscos (Gestão de Riscos)

Risco = probabilidade de perda ou incerteza associada a um negócio ou atividade

sempre presente em uma atividade empresarial (ameaça)

há que identificar e analisar a probabilidade de ocorrência (freqüência), a importância relativa (impacto) e o grau de controle (monitoramento) dos fatores de risco inerentes aos negócios ou atividades


Gestão de Riscos na Circular 249

Art. 2º - Inciso IV – É responsabilidade da diretoria avaliar continuamente os diversos tipos de riscos associados às atividades da sociedade ou entidade

Art. 3º - Inciso IV - Os controles internos não poderão deixar de prever os meios de identificação e avaliação dos fatores internos e externos que possam afetar ou contribuir adversamente para a realização dos objetivos da sociedade ou entidade



Atividades de Controle

Permitem redução ou, pelo menos, administração adequada dos riscos. Podem ser:

de prevenção - normatização, responsabilidades, alçadas, autorizações, segurança física e lógica, segregação de funções

de detecção - conciliações, revisões, controles de qualidade


Atividades de Controle de Prevenção na Circular 249

Art. 2º - Incisos I, II, V, VI e VII – É responsabilidade da diretoria definir as atividades e os níveis de controle, estabelecer os objetivos dos mecanismos de controle e seus procedimentos, implementar a política de conformidade e implantar as políticas de prevenção de fraudes e subscrição de riscos



Art. 3º - Incisos I e VI – Os controles internos não poderão deixar de prever a definição de responsabilidades dentro da sociedade ou entidade e a definição dos níveis hierárquicos e das respectivas responsabilidades em relação ao conteúdo das informações



Art. 3º - Incisos II e III - Os controles internos não poderão deixar de prever a segregação das atividades atribuídas aos integrantes da sociedade ou entidade e meios de monitoramento de forma a identificar potenciais áreas de conflitos


Atividades de Controle de Detecção na Circular 249

Art. 3º - Incisos VII e VIII – Os controles internos não poderão deixar de prever a existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informação mantidos em meio eletrônico ou não e o acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a avaliar se os objetivos estão sendo alcançados e se os limites estabelecidos, as leis e os regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos



Comunicação & Divulgação

Fluxo de informações, vertical e horizontal, sobre Controle Interno. Engloba:

planos, políticas e normas

ambiente de controle

riscos

atividades de controle


Comunicação & Divulgação na Circular 249

Art. 3º - Inciso V - Os controles internos não poderão deixar de prever a existência de canais de comunicação que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente nível de atuação, o acesso às informações consideradas relevantes para o desempenho de suas tarefas e responsabilidades



Ambiente de Controle

Refere-se à consciência sobre Controle Interno, englobando:

Responsabilidade Obediência Competência técnica Compromisso ético Postura dos Administradores e Colaboradores


Ambiente de Controle na Circular 249

Art. 5º - É de incumbência da diretoria a promoção de elevados padrões éticos e de integridade e de cultura organizacional que demonstre e enfatize, a todos os funcionários, a importância dos controles internos e o papel de cada um no processo



Monitoramento

Seguimento da qualidade do Controle Interno ao longo do tempo. Formas:

contínua - através das atividades de controle implementadas pelos gestores

periódica – mediante os trabalhos de Auditoria


Monitoramento na Circular 249

Art. 2º - Inciso V – É responsabilidade da Diretoria acompanhar e implementar a política de conformidade dos procedimentos, com base na legislação aplicável, revendo-a semestralmente

Art. 3º - Inciso VIII – Parágrafos 1º, 2º e 4º - Os controles internos devem ser periodicamente revisados, devendo a atividade de auditoria interna fazer parte do sistema de controle interno. O acompanhamento deve ser objeto de relatórios com periodicidade mínima de seis meses

O que fizeramos consultores

Formalização de procedimentos e controles

Elaboraram Manuais de Procedimentos e Controles Internos, descritivos e fluxogramados, e Manuais de Organização, seguindo uma estrutura de processos e sub processos

1. Descrição das atividades, procedimentos e controles2. Definição dos níveis hierárquicos e responsabilidades3. Segregação de funções entre atividades4. Aderência total às regras externas e internas5. Indicação dos meios de monitoramento


Definição de responsabilidades

Elaboraram uma Política de Alçadas e Autorizações

1. Aquisição de bens e serviços2. Subscrição3. Indenização de sinistros


Gestão de Riscos

Convenceram os Administradores a comprar e implantar um sistema de Gestão de Riscos de um de seus parceiros

1. Identificação e cadastramento dos fatores de risco2. Mensuração da probabilidade, importância e grau de controle3. Cálculo estatístico das três variáveis4. Geração de mapas de risco e planos de ação


Gestão de Riscos

Identificação dos procesos e sub processos (emissão, sinistro, desenvolvimento de sistemas, RH, etc.)

Identificação dos fatores de risco

Separação dos fatores por tipo de risco (mercado, atuarial, liquidez, crédito, etc.)

Atribuição de pesos aos fatores

Identificação dos gestores envolvidos


Gestão de Riscos

Quantificação da Probabilidade, da Importância e do Grau de Controle

Muito Baixo Baixo Médio Alto Muito Alto


Gestão de Riscos

Geração dos Mapas de Risco (Processo, sub processo, tipo de risco, etc.)

Tratamento estatístico Intervenção do Gestor de Riscos Geração de planos de ação para mitigar riscos Indicação de prioridades de auditoria interna


Gestão de Riscos


Prevenção de fraudes

Elaboraram uma Política de Prevenção Contra Fraudes

1. Identificação2. Comunicação3. Apuração4. Tratamento


Padrões éticos

Elaboraram um Código de Ética

1. Comportamento pessoal2. Comportamento profissional3. Confidencialidade


Avaliação periódica e sistemática

Assessoraram a Auditoria Interna para a inclusão, em seus planejamentos, de revisões sistemáticas da qualidade e efetividade do Sistema de Controle Interno e da verificação do cumprimento das regras externas e internas


REF. ASSUNTOResolução CNSP 115 de06/10/04

Obrigatório certificar os funcionários easemelhados envolvidos com controlesinternos

Resolução CNSP 118 de22/11/04

Obrigatório constituir Comitê de Auditoria(Conselheiros externos) para (...) envolver aAlta Administração na efetividade doscontroles internos (...) disseminação decultura interna voltada para controles.

Circular SUSEP280 de30/12/04

Relatórios semestrais sobre a qualidade docontrole interno e cumprimento de normas

externas e internas. Pelo menos: subscrição,

emissão, regulação de sinistros / concessão

de benefícios, tesouraria, investimentos,

processo jurídico, qualidade e independência

da auditoria interna


REF. ASSUNTOResolução CNSP 126 de05/05/05

Sanções administrativas às Seguradoras eseus Administradores que não implantaremcontroles internos


Determina que as seguradoras enviem àSUSEP seu plano anual de negocios.Possibilita supervisões “personalizadas”


Sistema de controle interno específico para aprevenção da lavagem de dinheiro (gestãodos riscos, atividades de controle, ambiente,comunicação, monitoramento)

Como estamos apóso que foi feito?

Lindo!Supimpa!

Fantástico!Divino!

Maravilhoso!Beleza!

Estamos tranqüilos com relação ao nosso Sistema de Controles Internos! Cumprimos a 249 e demais regulamentos! Já fizemos tudo!

Será?

Elaboramos planos estratégicos Avaliamos continuamente os riscos Definimos as atividades e o seus níveis de controle Segregamos as funções Estabelecemos os níveis de autoridade e autorização Estabelecemos os objetivos dos mecanismos de

controle Verificamos a adoção e o cumprimento dos

procedimentos Acompanhamos a política de conformidade Implantamos política de prevenção contra fraudes Implantamos política de subscrição de riscos

Setembro de 2006…

Grave ocorrência no seguro rural

A FLORÃO teve de indenizar um sinistro de responsabilidade civil por fuga de animal.

“Uma vaca com febre aftosa, de propriedade do segurado, fugiu para o pasto da fazenda ao lado e contaminou cerca de 580 vacas do fazendeiro vizinho. Todas tiveram de ser sacrificadas e seus restos mortais foram enterrados em uma vala.”

Efeitos da ocorrência

Maior indenização da história do seguro rural (prejuízo financeiro)

Ampla repercussão negativa do caso na mídia nacional e internacional (prejuízo de imagem)

Diminuição no volume de exportação de carne bovina (prejuízo à economia nacional) Superintendência interveio e lavrou quantidade recorde de autos de infração

O que disse o Presidente

Não sei de nada

É uma conspiração das elites; trata-se de “urucubaca”

A culpa é do segurado

Nas outras seguradoras também acontece

Nas administrações anteriores era pior

Desde Cabral, ninguém fez mais pelo Controle Interno do que eu

Vamos apurar, doa a quem doer

O que a apuração revelou

Aspectos da política de subscrição não foram seguidos

Os limites de autorização não foram observados; a emissão da apólice foi autorizada com uma senha “emprestada”

Os terceiros contratados para avaliar a operação não tinham a competência técnica adequada e eram parentes do Superintendente de Subscrição. Foram pagos por vias pouco ortodoxas

As vistorias periódicas não foram feitas por contingenciamento de verbas

O que a apuração revelou

Quem negociou a proposta autorizou a emissão

Quem analisou o sinistro autorizou a liquidação

Recomendação de auditoria para segregar funções não foi implantada

Posição gerencial de coberturas importantes sem resseguro não estava sendo analisada

O mapa de riscos indicava, indevidamente, fatores de risco com probabilidade e importância médias grau de controle médio

As desculpas…

O segurado prometeu que cuidaria bem do rebanho e das instalações da fazenda. Era cliente antigo, de confiança…

A política de subscrição não era conhecida

Por excesso de trabalho é comum “emprestar” a senha

É requinte de zelo não contratar parentes; afinal eles são da família… O pagamento fora dos padrões trouxe economia

Para quê vistorias periódicas e resseguro? Fazia 20 anos que não tínhamos um sinistro por fuga de animal…

As desculpas…

Segregação de funções é academicismo

O meu papel é produzir e não controlar; não examino os relatórios de exceção

Auditoria é “um pé”

Operar o sistema de gestão de riscos é “um porre”; por isso, coloco tudo com probabilidade e importância média, senão vou ter que gerar planos de ação para implementar medidas para os riscos calculados como importantes

E o Controle Interno?

A volta da consultoria

Revisão nada errado do ponto de vista técnico

Por que não deu certo?

CONCLUSÃO: faltou ATITUDE!

E o Controle Interno?

A volta da consultoria

Onde está essa tal de ATITUDE?

Nos comprometimentos esquecidos:

Promover cultura interna com elevados padrões éticos

Tornar os controles internos acessíveis aos funcionários e enfatizar para eles a sua importância

Lições

Somente um Controle Interno tecnicamente perfeito e um sistema de Gestão de Riscos caro e sofisticado não garantem a adequada administração dos riscos

Ninguém pode ser efetivo nos negócios sem uma ATITUDE adequada

O que fazer paragerar ATITUDE

Curso massificado sobre Controles Internos

Processo de divulgação e conscientização

Atualização e fortalecimento da Auditoria Interna

Estabelecimento de política para induzir a implementação de melhorias

Intransigência com Administradores, Gestores e Colaboradores que não tenham ATITUDE adequada

O que fazer paragerar ATITUDE

Contratar um Psicólogo

Inconsciente é o conjunto de conteúdos não presentes no campo atual da Consciência, que só podem aflorar depois de superadas certas resistências. A pessoa tem a tendência de transferir para outrem o que lhe incomoda, lhe ameaça ou não lhe dá prazer (processo de introjeção do consciente).

Ressalva importante!

O exemplo ilustrativo utilizado nesta exposição é fruto da ficção.

Qualquer semelhança dos nomes imaginários aqui utilizados com nomes de pessoas vivas, mortas-vivas ou mortas, bem como das situações inventadas com fatos reais, terá sido mera coincidência.

FIM




ATIVIDADESDE

CONTROLE


CO

MU

NIC

AÇ

ÃO

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DIV

UL

GA

ÇÃ

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ESTABELECIMENTODE

RISCOSDE

GESTÃO

OBJETIVOS

setembro 2006 controle interno tÉcnica ou atitude?

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