Universidade Federal do Pampa

Relações Públicas – Ênfase em produção cultural

Planejamento e organização de Eventos – Profa. Elisa Lübeck Terra

Acadêmicas: Bruna Karina Gonçalves

Damaris Ignácio Silva

Ivana Cavalcante Saraiva

Roteiro Básico de

Planejamento de Eventos

Roteiro básico

O roteiro de um evento deve abranger desde seu planejamento até seus relatório final.

Para ficar mais fácil a sua construção, o mesmo pode ser dividido em 4 partes.

1 Parte - Planejamento

O planejamento deve ser feito de preferência por escrito e constantemente atualizado, para que todos os trabalhos possam ser acompanhados pelos organizadores, colaboradores, patrocinadores e contratantes.

1 Parte - Planejamento

• Identificação: dados do contratante;

• Tipo: a primeira coisa que deve ser definida é o que vai ser feito, qual o tipo de evento que se pretende organizar, se será uma festa, palestra, seminário, congresso, concurso, competição, torneio, etc.;

• Tema: a escolha da temática é necessária para que se consiga atrair a atenção e influenciar na decisão de participação do Público Alvo;

1 Parte - Planejamento

• Denominação: a escolha de um bom nome para o evento colabora para o seu sucesso;

• Objetivo: deve ser definido claramente o que se pretende atingir com a realização do evento;

• Justificativa: a definição da justificativa é necessária para que se possa entender o por que se fazer o evento, ou seja, entender melhor as razões da realização do evento;

1 Parte - Planejamento

• Público-alvo: a definição do Público Alvo do evento é de vital importância para o sucesso do empreendimento, pois irá direcionar a forma que será feita a sua divulgação, ou seja, é necessário identificar, qualificar, quantificar, localizar todos a serem envolvidos;

• Programação : a elaboração do programa do evento consiste em se determinar as atividades que serão desenvolvidas, com seus respectivos horários de início e término;

1 Parte - Planejamento

• Local e datas: a escolha do local que vai abrigar o evento é fundamental para seu sucesso;

• Parceiros: A definição de quem poderá ser parceiro ou possíveis patrocinadores delimita os contatos iniciais a serem realizados, tanto em busca de recursos financeiros e divulgação, quanto em relação aos convidados que irão abrilhantar o evento;

1 Parte - Planejamento

• Detalhamento: o detalhamento consiste em esmiuçar cada atividade citada;

• Divulgação: esta é a parte de maior importância para sucesso de um evento;

• Materiais: devem ser definidos os materiais a serem utilizados ou distribuídos no evento:

1 Parte - Planejamento

• Apoio: devem ser definidos os serviços de apoio que serão necessários ao evento;

2 Parte - Preparação

• Aprovação dos produtos e serviços para fornecimento dos insumos necessários;

• Coleta de propostas e levantamento de custos;

• Contatar parceiros e patrocinadores para obtenção dos recursos necessários;

3 Parte - Execução

• Convidar/confirmar palestrantes, autoridades e convidados;

• Contratar Decoração;

• Contratar Divulgação;

• Captação das inscrições e confirmações de presença.

3 Parte - Execução

• Contratação dos produtos e serviços necessários;

• Contratação e reserva do espaço físico, onde se realizará o evento;

• Confirmação com os fornecedores, um a um, ao aproximar-se da data do evento;

3 Parte - Execução

• Acompanhamento da montagem, superação dos imprevistos (falta de pontos de energia elétrica, pontos com disponibilidade inferior a necessária, etc.).

4 Parte - Relatório

É nesse momento que será mensurado quais foram os resultados do evento, eles podem ser: financeiros, nível de satisfação do público, etc.;

No relatório deve conter todos os dados do evento, assim como modelos de peças gráficas utilizadas, recebidos de fornecedores, pesquisa de opinião, etc., e deve terminar com as considerações finais sobre o evento.

Colocando

em prática!

• A sala será dividia em dois grupos;

• Cada um estará organizando um diferente evento;

• Em uma caixa localizada no centro da sala estão os itens necessários para a montagem do roteiro de cada evento;

• Só pode ser pega uma peça por vez;

• E só um membro de cada grupo por vez, pode se dirigir a caixa;

Obrigada pela

atenção!