Administração de MateriaisAutoria: Osmar de Jesus Martins

Tema 08Gestão de Compras

Tema 08Gestão de Compras

Autoria: Osmar de Jesus Martins

Como citar esse documento:MARTINS, Osmar de Jesus. Administração de Materiais: Gestão de Compra. Caderno de Atividades. Anhanguera Publicações: Valinhos, 2014.

Índice

© 2014 Anhanguera Educacional. Proibida a reprodução final ou parcial por qualquer meio de impressão, em forma idêntica, resumida ou modificada em língua portuguesa ou qualquer outro idioma.

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Pág. 11Pág. 10ACOMPANHENAWEB

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Este Caderno de Atividades foi elaborado com base no livro: Administração de Materiais: princípios, conceitos e gestão, do autor Marco Aurélio Pereira Dias, Editora Atlas, 6ª edição, Livro-Texto 360.

Conteúdos

Nesta aula, você estudará:

• Ser um gestor de compras representa controlar todo gasto com a aquisição de materiais e serviços de uma empresa. Existem técnicas e metodologias adequadas para a execução de uma atribuição tão importante e complexa.

• A negociação não é algo instintivo, mas uma técnica apoiada em dados e fatos, informações importantes que os bons negociadores utilizam para obter o que necessitam.

• Para se gerir uma área de compras, é necessária a administração de orçamentos complexos, envolvendo especificaçõesclaraseporvezesextensas.

• A responsabilidade do gestor de compras nas empresas é grande e, por isso, é uma carreira seletiva, com exigências cadavezmaioresparaosprofissionaisqueaabraçam.

Habilidades

Aofinal,vocêdeverásercapazderesponderasseguintesquestões:

• Quais são as principais atividades de compras?

• Quais são as variáveis de custos nas compras?

• Quais são as necessidades de compras emergenciais?

• Quais são as condições de compra?

CONVITEÀLEITURA

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Gestão de Compras

Os processos de compras do ponto de vista empresarial têm o objetivo de prover materiais e serviços na hora certa, na quantidade certa, ao melhor preço e melhor qualidade.

Para isso, é necessário que alguns processos e atividades sejam executados, conforme a seguir:

• Emissão de solicitação de compras pelo requisitante do material/serviço (SC).

• Avaliação criteriosa da necessidade do material, inclusive se não está em estoque.

• Emissão de pedido de oferta (PO).

• Envio do PO para uma lista curta de fornecedores.

• Recebimento dos PO.

• Emissão da concorrência de compras (CDC).

• Avaliação das condições comerciais.

• Aprovação da melhor condição pela área solicitante.

• Emissão do pedido de compras (PC).

• Acompanhamento da entrega.

• Liberação do pagamento.

PORDENTRODOTEMA

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Estude alguma delas:

Solicitação de Compras (SC)

É o documento que é emitido no momento em que uma área necessita de um material ou serviço. Ele deve conter a descrição do produto ou serviço, a quantidade necessária, a aplicação e a data em que o material ou serviço deverá estar disponível.

A Tabela 8.1 mostra um exemplo deste tipo de planilha.

Tabela 8.1: Planilha de solicitação de compras.

Empresa Solicitação para compra de material Nº 212121Data

Comprar Código Unid. Descrição do material Consumo mensal

Saldo atual

OBS: p/ compra

10 01 0001 Kg Acucar refinado 10 2 1 pacote5 02 0001 UN Agenda 3 1

100 02 0002 UN Folha formato A4 20000 2550 resma

A avaliação da solicitação de compras deve levar em conta aspectos como saldo dos produtos em estoque, data da necessidade de entrega e quantidade solicitada. Esses pontos são críticos e determinarão se a área de compras iniciará o processo de cotação.

PORDENTRODOTEMA

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Pedido de Oferta (PO)

Após a compra estar aprovada, inicia-se o processo de cotação de preços, através da solicitação de orçamentos aos fornecedores. Um documento chamado Pedido de Oferta (PO) é emitido e enviado para os fornecedores habilitados a fornecer a categoria solicitada. A Figura 8.1 mostra um exemplo de formulário de PO.

D&M SYSTEMS LTDA R xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, xxx São Paulo – SP – 08xx0-xx0 Fone / Fax xxxx-4x2x

PEDIDO DE OFERTA

Fornec PROXXX Fax No XXXX-8X4X Para Sr. XXXXX XXXXX – vendas Email De OSMAR DE JESUS MARTINS Nossa

Ref. POPRODEC01_00.DOC

Solicitamos sua melhor oferta para os itens abaixo especificados:

ITEM DENOMINAÇÃO DEMANDA PRÇ NEGOC. DNP2003 ANODIZAÇÃO DE TUBO PARA MESA 8 PÇS R$60,00/LOTE

Em sua oferta obrigatoriamente devem constar:

Preço unitário Condição de Pagamento Despesa Financeira Lead Time Material Prazo para Amostras Lote Mínimo Entrega (CIF/FOB) Impostos

Aguardamos seu retorno até o dia 13/03/2000. (DIMENSÕES: 720x100x50mm). Atenciosamente

OSMAR DE JESUS MARTINS D&M SYSTEMS

Figura 8.1: Exemplo de formulário de PO.

PORDENTRODOTEMA

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Concorrência de Compras (CDC)

Com o recebimento de todas as propostas dos fornecedores, inicia-se o processo de comparação das ofertas, que levaemcontaváriosaspectos,entreelespreço,despesasfinanceiras, frete,custosde investimento, impostos,embalagem, entre outros. A Figura 8.2 mostra um exemplo de CDC.

Concorrência de CompraNº Data: Comprador Página

Arq. Cadeiras 01 29-abr-11 OSMAR 1 / 1

g gCódigo do Ítemg gDenominação do Ítem

g gFornecedor xxxxxxxx xxxxxxxx xxxx xxxx xxxxx xxxxxg gQuantidade anual ou p/ PCF PCF 147 147 147 147 147 147g gÍndice de avaliação do fornecedor:

g gSe não for avaliado: justificativa:

g gPreço unitário do fornecedor, em moeda local, FOB origem:

g gMoeda do país do fornecedor:

g gParidade desta moeda para 1,00 USD: 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000g gFator de nacionalização (Fretes,

II, IPI, seguros, despesas 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00g gParidade de USD para 1,00 R$: 2,3500 2,3500 2,3500 2,3500 2,3500 2,3500g gAlíquota de ICMS incidente: (%) 0 0 0 0 0 0g gPreço com ICMS: (R$) 522,46 431,57 502,46 205,82 256,30 410,00g gInvestimento anual estimado: =

Quantidade anual x custo líquido(R$) 76.801,03 63.441,38 73.861,62 30.255,69 37.676,10 60.270,00

G Custo líquido: (R$) 522,46 431,57 502,46 205,82 256,30 410,00G Condições de pagamento: (em dias) SINAL/14 D.D.L. 50%sinal / 50% entrega50%sinal / 50% 10 D.D.L. 40%SINAL/30/60 D.D.L. 30%sinal/40%entrega/30%28d.d.l.

G Nível econômico: - M. D. O. (DD/MM/AA) 01-abr-02 01-abr-02 01-abr-02 01-mar-02 01-abr-02 01-abr-02G - Matéria-prima: (DD/MM/AA) 31-mar-02 31-mar-02 31-mar-02 28-fev-02 31-mar-02 31-mar-02G - D. G. F. (DD/MM/AA) 31-mar-02 31-mar-02 31-mar-02 28-fev-02 31-mar-02 31-mar-02G Vigência: (DD/MM/AA) 17-abr-02 09-abr-02 09-abr-02 01-mar-02 09-abr-02 15-abr-02G Prazo de amostra: (DD/MM/AA) Ok Ok Ok Ok Ok OkG Prazo de entrega de lote: (DD/MM/AA) 23-mai-02 23-mai-02 23-mai-02 23-mai-02 23-mai-02 23-mai-02G Termos de entrega (FOB, CIF): C.I.F C.I.F C.I.F C.I.F C.I.F C.I.FG Semana de entrega: N/C N/C N/C N/C N/C N/CG Lead Time: 30 30 30 30 30 30G Lote mínimo: N/C N/C N/C N/C N/C N/C

G Despesa financeira: (%) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00G Capacidade mensal de produção: N/C N/C N/C N/C N/C N/C

G Embalagem: PRÓPRIA PRÓPRIA PRÓPRIA PRÓPRIA PRÓPRIA PRÓPRIAG Referência do preço (RP, fax, etc.) Orc 2593 Orc 201/04/02 Orc S/N Orc SP0702/02 Orc

117/ES/021/00823/02 Orc 201/04/02

G Data da referência (DD/MM/AA) 17-abr-02 09-abr-02 09-abr-02 01-mar-02 09-abr-02 15-abr-02

G DIFERENCIAL 0% -17% -4% -61% -51% -22%G - Custo sem ICMS: (R$) 522,46 431,57 502,46 205,82 256,30 410,00G - Nível econômico: (DD/MM/AA) 01-abr-02 01-abr-02 01-abr-02 01-mar-02 01-abr-02 01-abr-02G

G INVESTIMENTOS 0% 0% 0% 0% 0% 0%G - Custo sem ICMS: (R$) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00G - Nível econômico: (DD/MM/AA)

G

Observaçõesj j Estamos realizando a compra de cadeiras para a nova sede HABj j Os produtos foram analisados em instalações de outras empresas, bem como em amostras enviadas para nossa sede.

Os produtos XXXX estão muito abaixo das necessidades da nossa nova sede.j j Os produtos ofertados foram analisados, do ponto de vista técnico e ergonômico (ver tabela anexa)j j Os produtos XXXXXX, além de possuir a preferência do estúdio XXXX, são os que possuem a melhor ergonomia.j j Foram envolvidos técnicos da XXXXXXX, que trabalham no projeto PHOENIX para auxiliar na condução da análise.j j Estes produtos também estão no estudo de mercado moveleiro está está sendo conduzido pelo projeto PHOENIX.j j

Comprador Gerência de Compras Data / visto 29-abr-11 Data / visto

29-abr-11

CADEIRA PARA STAFF

Figura 8.2: Exemplo de CDC.

PORDENTRODOTEMA

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Pedido de Compras

Após a comparação de todas as condições de compra e a decisão de qual atenderá às necessidades, emite-se o Pedido de Compras (PC).

O PC deve conter todas as informações sobre o produto ou serviço que será adquirido, sendo elas, descrição detalhada, quantidade, data de entrega, condição de entrega, preço, impostos, garantia e mais todas as instruções de entrega de forma a facilitar a ação de entrega/recebimento, bem como todo procedimento de inspeção e liberação de pagamento.

A Figura 8.3 mostra um modelo de formulário de PC.PEDIDO DE COMPRA Nº cdc 0002_2010Data :

POUSADA PORTAL XXXXXX LTDA FORNECEDOR : MXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Endereço xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

CNPJ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx CNPJ xxxxxxxxxxI.E. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx I.E. xxxxxxxxxxxxxx

ContatoCondição de pagamento ato, 30, 60, 90, 120 diasEntrega CIF 18-out-10

QTD CÓDIGO COD. FABR. DESCRIÇÃO Entrega

DiasGarantia

(anos) Pr Unit c/ Impostos R$ Preço Total R$

2 LS-04 LIQUIDIFICADOR INUSTRIAL LS-04 SIEMSEN 2 1 R$ 554,99 R$ 1.109,98

2 TA-02 LIQUIDIFICADOR INUSTRIAL ALTA ROTAÇÃO TA-02 SIEMSEN 2 1 R$ 504,44 R$ 1.008,88

2 EXB ESPREMEDOR DE SUCOS EXB SIEMSEN 2 1 R$ 251,71 R$ 503,42

1 SIRE SUPER CUTTER FILIZOLA 2 1 R$ 1.061,46 R$ 1.061,46

2 PGA BEBEDOURO LIBELL 2 1 R$ 556,46 R$ 1.112,92

1 CL 390 CILINDRO DE MASSAS G-PANIZ 2 1 R$ 2.547,31 R$ 2.547,31

1 DESCONTO 2 1 R$ (43,97) R$ (43,97)

TOTAL

DADOS PARA FATURAMENTO, ENTREGA E COBRANÇA POUSADA PORTAL XXXXXX LTDAxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxCNPJ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx03.951.812/0001-00I.E. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Em sua nota fiscal deve obrigatoriamente conter o número deste pedido, bem como o código do item.

Deve-se obrigatoriamente ser enviado o aviso de embarque, devidamente sinalizado com o Nr. da nota fiscal e data de entrega.Para entregas fora do horário comercial, deve-se obrigatoriamente haver solicitação por escrito c/ pelo menos 24 horas de antecedência.Em caso de dúvidas entrar em contato com Luiz no telefone 0xx xxxx xxxx ou email zzzz@xxxxxxxxxxxxx.com.br

___________________ ___________________Compras Gerente Geral

Observações:

A nota somente será considerada apta para pagamento após conferência do material entregue, estando este em conformidade de especificação e quantidades solicitadas. Não haverá recebimento parcial de lote.

29/jul/10

7.300,00R$

xxxxxxxxxx

Figura 8.3: Modelo de Formulário de PC.

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Você deve entender, caro aluno, que mesmo se uma empresa tiver um sistema integrado de compras, não fará suas comprasdamelhorformasenãofizerumaanálisecríticaadequadadetodoprocessolevandoemcontatodacomunicaçãotrocada com seus fornecedores e stakeholders internos.

Também deve manter indicadores de desempenho das operações de compras atualizados. Itens como entregas, devoluções, quantidade de pedidos emitidos e nível de estoque, são KPI que devem ser medidos constantemente.

A Figura 8.4 ilustra um exemplo de KPI medidos em uma área de compras.

PERFORMANCE DE MAIO

0

1

2

3

4

5

6ENTREGAS

BUDGET

DEVOLUÇÕES

CRÍTICOS

CRONOGRAMA DE CATEGORAIS

IDF

ESTOQUE

VOLUME DE PEDIDOS

PERFORMANCE DE MAIO

BUDGET

Figura 8.4: Exemplo de KPI – área de compras.

PORDENTRODOTEMA

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Guia de Compras.

• Neste link são disponibilizadas planilhas em Excel para a área de compras.

Disponível em: <http://www.guiadecompra.com/excel/planilhas-de-excel.php>. Acesso em: 24 jun. 2014.

Sebrae-SC.

• No artigo do Jornal DCI – Diário do Comércio e Indústria, são apresentadas as vantagens de seorganizarascompraseoquantoascomprasinfluenciamasvendasdasempresas.

Disponível em: <http://www.sebrae-sc.com.br/newart/mostrar_materia.asp?cd_noticia=10478>. Acesso em: 24 jun. 2014.

ACOMPANHENAWEB

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Questão 1

(Instituto Cidades/IPT – 2008 – Comprador) Assinale a opção que possui a sequência correta de etapas de negociação:

a) Planejamento, abertura, apresentação, exploração, avaliação e controle.

b)Abertura,exploração,avaliação,controle,açãofinalepreparação.

c)Clarificação,planejamento,confrontação,avaliaçãoecontrole.

d)Preparação,abertura,exploração,apresentação,clarificação,açãofinal,controleeavaliação.

e)Preparação,fechamento,exploração,apresentação,clarificação,açãoinicial,controleeavaliação.

Questão 2

Qualaordemdeemissãodedocumentosemumprocessodecompras?

Questão 3

Qual a importância dos processos de compras? Explique.

Instruções:Agora, chegou a sua vez de exercitar seu aprendizado. A seguir, você encontrará algumas questões de múltipla escolha e dissertativas. Leia cuidadosamente os enunciados e atente-se para o que está sendo pedido.

AGORAÉASUAVEZ

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Questão 4

(COSEAC/UFF – 2008 – Comprador Técnico) Segundo a Lei Federal 8.666/93, as compras, sempre que possível, deverão:

I. Submeter-se às condições de aquisição e pagamento semelhantes às do setor privado.

II. Balizar-se pelos preços praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

III. Sersupervisionadasporumtécnicoemcontabilidadecomregistronoórgãoprofissionalcompetente.

IV. Ser feitas, preferencialmente, de órgãos públicos.

V. Atenderaoprincípiodapadronização,queimponhacompatibilidadedeespecificaçõestécnicasededesempenho,observadas,quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecida.

Estãocorretasasafirmações:

a) I, II e V.

b) I, III e V.

c) I, II, III, IV e V.

d) II, III e IV.

e) II, III e V.

AGORAÉASUAVEZ

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AGORAÉASUAVEZ

Questão 5

(VUNESP/ IPT – 2011 – Comprador) Todos os valores, preços e custos utilizados nas licitações terão como expressão monetária a moeda corrente nacional, ressalvado o disposto no Art. 42 dessa Lei, devendo cada unidade da Administração, no pagamento das obrigações relativas ao fornecimento de bens, locações, realização de obras e prestação de serviços, obedecer, para cada fonte diferenciada de recursos, a estrita ordem cronológica das datas de suas exigibilidades, salvo:

a) Noscasosemquefortecnicamentejustificávelou,ainda,quandoofornecimentodetaismateriaiseserviçosforfeitosoboregime de administração contratada, previsto e discriminado no ato convocatório.b) Pormotivodeinteressepúblico,devidamentejustificadoapósojulgamento.c) Quando presentes relevantes razões de interesse público e mediante prévia justificativa da autoridade competente,devidamentepublicada.d) Emrazãodefatossupervenientesousóconhecidosapósojulgamento.e) Seposiçãoindividualdivergenteestiverdevidamentefundamentadaeregistradaematalavradanareuniãoemquetiversidotomada a decisão.

Questão 6

Um sistema integrado de compras resolve os problemas de aquisição de materiais e serviços?

Questão 7

(COSEAC/UFF – 2008 – Comprador Técnico) As funções básicas da Administração de Materiais são:a) Contabilidade,compras,recursoshumanosedistribuiçãodomaterial.b) Licitação,auditoriaelogística.c) Arranjo físico, inventário físico, compras e armazenamento.d) Compras,armazenagem,controledeestoquesedistribuiçãodomaterial.e) Contratos,licitações,auditoriaseestoques.

Questão 8

Comovocêpodedefinirotermo“padronização”?

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Questão 9

(COSEAC/UFF – 2008 – Comprador Técnico) Ao se elaborar e gerenciar um contrato de compra e venda, alguns termos são co-mumenteutilizados.Relacioneaterminologiaàsuadefinição,segundoaCâmaradeComércioInternacional(termosconhecidoscomo Incoterms).

TERMO SIGNIFICADO

FOB 1) O vendedor assume todos os

custos anteriores ao embarque

internacional, bem como a

contratação do frete internacional,

para transportar a mercadoria até o

porto de destino indicado.

EXW 2) O vendedor contrata o frete pelo

transporte da mercadoria até o local

designado.

CFR 3) O exportador encerra sua

participação no negócio quando

acondiciona a mercadoria na

embalagem de transporte (caixa,

saco, etc.) e a disponibiliza, no

prazo estabelecido, no seu próprio

estabelecimento.

CPT 4) a responsabilidade do vendedor,

sobre a mercadoria, vai até o

momento da transposição da

amurada do navio (ship's rail), no

porto de embarque.

A alternativa que apresenta a sequência que relaciona corretamente as duas colunas é:

a) 1, 4, 3, 2.

b) 2, 3, 1, 4.

c) 3, 1, 2, 4.

d) 4, 2, 3, 1.

e) 4, 3, 1, 2.

AGORAÉASUAVEZ

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Questão 10

Preço e custo podem ser melhor analisados em um processo de compras organizado? Explique.

AGORAÉASUAVEZ

A partir das atividades propostas, espera-se que você tenha compreendido o tema Gestão de Compras, baseado no Capítulo 5 do Livro-Texto.

Oobjetivoéque,aofinaldaleituradoscapítulos,dobreveresumoedaresoluçãodasquestõesaquiapresentadas,vocêtenha compreendido a importância do papel da operação de estoques, seja ela feita em pequenos almoxarifados, seja em grandes centros de distribuição. A contribuição que uma boa gestão de estoques faz à cadeia de valor das empresas égrande,poisdeladependecomotodoprodutofinaloumatéria-primaestásendomanuseadodentrodaempresa,fatorimportante na qualidade dos serviços e produtos.

FINALIZANDO

ARNOLD, J. R. T. Administração de Materiais. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2001.

BAILY, P.; FARMER, D. ; JESSOP, D. ; JONES, D. Compras, princípios e administração. 8. ed. São Paulo: Atlas, 1999.

BALLOU, H. R. Logística Empresarial. 1. ed. São Paulo: Atlas, 1993.

CHRISTOPHER, M. Logística e Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos – estratégias para a redução de custos e melhoria de serviços. 1. ed. São Paulo: Pioneira, 1999.

DIAS, M. A. P. Administração de Materiais, Princípios, Conceitos e gestão. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2010.

REFERÊNCIAS

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KAPLAN, R. S.; NORTON, D. Mapas Estratégicos. 1. ed. São Paulo: Campus, 2004.

PETRINI, Maira. Incorporando a gestão da sustentabilidade aos sistemas de inteligência de negócio. 2006. 157 f. Tese (Doutorado em Administração de Empresas) – Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas, São Paulo.

URY, W.; FISHER, R.; PATTON, B. Como chegar ao sim. 2. ed. Rio de Janeiro: Imago, 2001.

GABARITOQuestão 1

Resposta: Alternativa D.

Questão 2

Resposta:

- Emissão de solicitação de compras pelo requisitante do material/serviço (SC).

- Avaliação criteriosa da necessidade do material, inclusive se não está em estoque.

- Emissão de pedido de oferta (PO).

- Envio do PO para uma lista curta de fornecedores.

- Recebimento dos PO.

- Emissão da concorrência de compras (CDC).

- Avaliação das condições comerciais.

- Aprovação da melhor condição pela área solicitante.

REFERÊNCIAS

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GABARITO- Emissão do pedido de compras (PC).

- Acompanhamento da entrega.

- Liberação do pagamento.

Questão 3

Resposta: Solicitação de Compras (SC), Pedido de Oferta (PO), Concorrência de Compras (CDC), Pedido de Compras (PC).

Questão 4

Resposta: Alternativa A.

Questão 5

Resposta: Alternativa C.

Questão 6

Resposta: Um sistema integrado de compras pode organizar os processos e procedimentos de compras, que devem ter seus registros auditados constantemente. Porém, sem uma disciplina operacional, não irão impedir abusos e desperdícios. Os KPI de compras podem ajudar a organizar e a disciplinar o processo de aquisição de materiais e serviços.

Questão 7

Resposta: Alternativa D.

Questão 8

Resposta: Açãopelaqualempresasajustamseusprocessos,especificaçõeseprocedimentosdeformaadarcontinui-dade e repetibilidade aos seus produtos e serviços, economizando recursos através de ganhos de escala e aumentando aconfiabilidadedeseusprodutos.Issotrazumaimagemdeseriedadeepreocupaçãocomseusclientes,quepodemser,assim,fidelizados.

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Questão 9

Resposta: Alternativa E.

Questão 10

Resposta: Enquanto custo leva em conta a composição dos insumos, mão de obra e despesas gerais de processo, o preço leva em conta a marca, a credibilidade e mesmo a inovação que tal produto ou serviço possa estar trazendo ao mercado, que pode resultar em certo grau de exclusividade.

Emumprocessoorganizadodecompras,ficarámaisclaroo impactodevariáveiscomoimpostos, frete, inovaçãoeferramentas, que estão inseridos no preço do produto.

GABARITO