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MANUAL DE PROCEDIMENTOS
1ª Edição Janeiro /2017
SUMÁRIO 1 Introdução ...............................................................................................................................................Pág. 2
2 Perfis de acesso...................................... .................................................................................................Pág. 3
3 Usuário interno…………………………………………..............................................................................................Pág.4
4 Usuário externo ......................................................................................................................................Pág. 5
4.1 Solicitação de vistas………………………………………………………………………………………………………………….……….Pág.5
4.2 Boleĕm de serviço eletrônico …..…………………………………………………………………………………………………….…Pág.6
5 Níveis de acesso à informação…………………………………………………………………………………………………………..Pág.7
5.1 Processos restritos ............................................................................................................................... Pág.7
5.2 Processos sigilosos ................................................................................................................................Pág.8
5.3 Hipóteses legais ...................................................................................................................................Pág.9
6 Recepção de documentos ……………………..…………..…………………......................................................... .Pág.11
6.1 Transferência de documentos ………………………………………...…………………….……………………………………..Pág. 13
7 Produção, numeração e registro.........................................................................................................Pág. 14
8 Tramitação……………………………………………………………………………………………………………………………………..Pág. 16
9 Arquivamento…………………………………………………………………………………………………………..…………………….Pág. 17
10 Sobrestamento, relacionamento e anexação……………………………………………………………………….…….….Pág. 18
11 Cancelamento e exclusão……………………………………………………………………………………………………………...Pág. 19
12 Prazos…………………………………………………………………………………………………………………………………………...Pág. 20
13 Assinatura eletrônica……………………………………………………………………………………………………………………..Pág. 21
14 Classificação por assuntos………………………………………………………………………………………………………………Pág. 22
15 Padronização de processos…………………………………………………………………………………………………………….Pág. 26
16 Migração de processos……………………………………………………………………………………………………………………Pág.33
16.1 Conhecer o processo de trabalho……………………………………………………….………………………………………..Pág. 33
16.2 Solicitar migração de processo……………………………………………………………………………………………………..Pág.41
17 Digitalização…………………………………….……………………..……………………………………..………………………………Pág.42
17.1 Tipos de processos nas unidades setoriais…………………...………………………………………………………………Pág.43
17.2 Critérios para digitalizar…………………………………………...…………….……………………………………………………Pág.43
17.3 Digitalização de processos pelas unidades…………..….…………………………………………………….…...……….Pág.45
17.4 Termo de Encerramento de Processo Físico‐digitalizado…………………………………………………..………… Pág.46
17.5 Digitalização de documentos pelas unidades……………………………………………………………………………….Pág.47
17.6 Central de Digitalização……………………………………………………………………………….………………………………Pág.48
17.7 Mulĕfuncional Samsung …………………………………………………………………………………………………………..…Pág.49
17.8 PDF Split And Merge…..…………..……………………………………………...…………………………………………………..Pág.50
17.9 Aplicaĕvos para celular………………………………………………………………………………………………………………..Pág. 51
18 Referências…………………………………………………………………………………………………………………………………….Pág. 52
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1 INTRODUÇÃO
Surpresa ‐ Negação ‐ Raiva ‐ Boicote ‐ Ceĕcismo ‐ Experimentação ‐ Realismo ‐ Aceitação ‐ Oĕmismo ‐ Proaĕvidade ‐ Compromeĕmento. Essa sequência de palavras representa a curva de aprendizagem de um projeto de gestão da mudança como o ANS Digital. Nosso percurso começa em 2014, com um estudo prévio sobre Teletrabalho, que aponta na direção do Sistema Eletrônico de Informações, o SEI . No ano seguinte, a Diretoria de Gestão inicia os preparaĕvos para a adoção do sistema eletrônico, aprovando o Acordo de Cooperação Técnica entre ANS e Ministério do Planejamento (MPOG), assinado digitalmente pelo SEI. Desde então, a estratégia de implantação na Agência ocorre em fases, em ondas. Começa com processos‐piloto na Diretoria de Gestão e depois chega às demais diretorias por meio dos administradores setoriais, agentes de mulĕplicação fundamentais no projeto ANS Digital. Em paralelo, vários setores da organização são remodelados, como processos, protocolo e arquivo, além das áreas envolvidas diretamente com o SEI, como a capacitação e a tecnologia da informação. O presente Manual de Procedimentos faz parte dessas ações, ajudando a guiar a organização na direção da mudança. Ele mostra “o como fazer”. Baseado nas práĕcas de implantação do SEI na Prefeitura de São Paulo, Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), Ministério da Cultura, Ministério do Planejamento, entre outros órgãos, o Manual de Procedimentos da ANS está estruturado em capítulos curtos para facilitar o acesso rápido a informações de tramitação, classificação, arquivamento, digitalização, entre outras. A equipe de implantação do ANS Digital deseja uma boa leitura e, principalmente, uma excelente práĕca a todos os servidores e colaboradores!
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2 PERFIS DE ACESSO
Os perfis de acesso ao SEI‐ANS são: Administrador Geral Responsável por criar, parametrizar, cadastrar, permissionar, com o apoio das Unidades envolvidas: I. as unidades administraĕvas; II. os usuários internos; III. os ĕpos de processos; IV. os ĕpos de documentos; V. as classificações por assuntos (classificação arquivísĕca); VI. as hipóteses legais de classificação de sigilo de informações; e VII. demais funções de gerenciamento do Sistema. Administrador Setorial Representante das unidades responsável por:
I. Manter atualizados os dados cadastrais e assinaturas da unidade; II. Cadastrar e‐mails e grupos de e‐mails insĕtucionais da unidade; III. Gerenciar os contatos da unidade; IV. Ajudar os usuários a digitalizar os processos corretamente; V. Idenĕficar quem precisará usar token e solicitar ao setor responsável; VI. Levantar ĕpos processuais e documentais; VII. Definir modelos de documentos internos e externos, formulários e textos‐padrão,
encaminhando‐os para a área de gestão documental; VIII. Auxiliar na migração dos processos εsicos para o SEI; IX. Apoiar a criação de bases de conhecimento; X. Cadastrar o usuário externo para acesso aos processos da unidade; XI. Instruir o usuário externo no peĕcionamento eletrônico.
Básico Desĕnado aos usuários que executem aĕvidades de criação, instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos. Colaborador Os usuários colaboradores poderão cadastrar e tramitar processos, bem como gerar documentos, mas não poderão assinar, cancelar, mover e excluir documentos no âmbito do SEI. Os perfis de acesso poderão ser criados ou alterados pelo Administrador Geral, a qualquer tempo, em conformidade com as necessidades da ANS, desde que as solicitações estejam devidamente fundamentadas pela unidade solicitante.
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ATENÇÃO: O Administrador Geral e os Administradores setoriais são nomeados por Portaria e tem a responsabilidade de guardar a confidencialidade das informações a que ĕverem acesso durante sua aĕvidade no SEI.
3 USUÁRIO INTERNO
Deverá ser atribuído perfil de acesso Básico a servidor, empregado público e estagiário em exercício na ANS, que necessite uĕlizar o SEI‐ANS para realizar suas aĕvidades profissionais e executar suas atribuições legais. O perfil de acesso Básico também será atribuído ao prestador de serviço terceirizado com atribuição contratual de elaborar relatórios técnicos para aĕvidades específicas.
Deverá ser atribuído perfil de acesso Colaborador a menor aprendiz ou prestador de serviço terceirizado da ANS, que necessite uĕlizar o SEI‐ANS para realizar suas aĕvidades e executar suas atribuições legais. Para acessar o SEI‐ANS, o usuário interno credenciado deverá acessar o endereço hĥps://sei.ans.gov.br/, informando no campo correspondente o mesmo login e a mesma senha uĕlizados na rede da ANS. A alteração de lotação do usuário interno implicará no ajuste de sua vinculação à unidade administraĕva no SEI‐ANS, cabendo à unidade de desĕno solicitar a vinculação e à unidade de lotação anterior solicitar a exclusão. Esta solicitação atualmente é feita via OTRS , à área de gestão 1
documental, na função SEI “Permissionamento de usuário”. Da mesma forma, o usuário interno deverá ser descredenciado do seu perfil de acesso caso haja alteração de exercício para outro órgão, desligamento do servidor ou colaborador. O credenciamento do usuário interno poderá ser realizado em mais de uma unidade, desde que o ĕtular da unidade autorize e solicite a inclusão, também à área de gestão documental através do OTRS.
São responsabilidades dos usuários Internos:
I ‐ manter o sigilo da senha, pessoal e intransferível, não cabendo, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido; II ‐ consultar diariamente o SEI‐ANS, a fim de verificar o recebimento de processos eletrônicos; III ‐ não divulgar as informações a que ĕver acesso em função de seu credenciamento no SEI‐ANS .
1 Disponível em: http://otrs2/otrs/customer.pl
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4 USUÁRIO EXTERNO
O Cadastro de usuário externo será desĕnado a pessoas εsicas interessadas que parĕcipam de processo administraĕvo junto à ANS, independente de vinculação à determinada pessoa jurídica. À medida em que for disponibilizado formulário eletrônico na internet para cadastramento do usuário externo, as seguintes ações serão possíveis:
I ‐ encaminhar requerimentos, inĕmações, peĕções e documentos; II ‐ receber oεcios e noĕficações; III ‐ solicitar vistas a processos públicos; IV ‐ assinar contratos, convênios, termos, acordos, entre outros instrumentos da ANS.
O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e será realizado pelo Administrador Setorial. Excepcionalmente, enquanto não apreciada a solicitação de credenciamento, o usuário externo poderá encaminhar documentos em meio εsico. O Administrador Setorial poderá solicitar documentação complementar para efeĕvação do cadastro. O resultado da análise da documentação será informado pelo Administrador Setorial ao usuário externo por mensagem eletrônica. A autorização para o credenciamento de usuário externo será indeferida nos casos de descumprimento de prazos ou de não atendimento às exigências de apresentação de documentação. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI‐ANS, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do SEI‐ANS, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais. 4.1 Solicitação de vistas As solicitações de vistas a processos serão dirigidas aos Administradores Setoriais nas diretorias, por meio eletrônico. As disponibilizações de acesso devem obedecer à legislação perĕnente ao acesso à informação, bem como às disposições da Políĕca de Segurança da Informação e Comunicações da ANS. Atendidos os requisitos formais, o Administrador Setorial encaminhará o pedido de vistas para análise do setor competente. Qualquer pessoa poderá solicitar vistas aos processos eletrônicos classificados como públicos. Nos casos em que o solicitante não possuir endereço eletrônico, o Administrador Setorial deverá assegurar a vista mediante impressão e disponibilização dos documentos solicitados.
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Poderão ser enviados por e‐mail arquivos de até 10 megabytes uĕlizando ferramenta interna de envio de correspondência eletrônica do SEI. É vedado conceder acesso externo, para fins de vistas a processo, por prazo superior a 10 dias corridos.
Atenção: O cidadão pode visualizar o trâmite dos processos públicos da ANS, acessando o endereço hĥps://protocolointegrado.gov.br/ Após disponibilização do módulo de pesquisa pública, os processos eletrônicos poderão ser pesquisados e seu teor consultados diretamente no SEI com acesso à íntegra dos documentos públicos.
4.2 Boletim de Serviço Eletrônico
O Boleĕm de Serviço Eletrônico é o veículo oficial de publicação dos documentos gerados no SEI.
O Boleĕm de Serviço Eletrônico irá coexisĕr com o atual Boleĕm de Serviço até 8 de outubro de 2017, 2
data em que todas as unidades deverão produzir, tramitar e receber documentos e processos eletrônicos no SEI‐ANS.
O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa ou com o resumo do documento.
Documentos gerados no SEI que exigirem publicação no Diário Oficial da União (DOU) devem ser publicados no Boleĕm de Serviço Eletrônico somente após confirmação de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios a Seção, Página e Data do DOU correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em página única e própria do SEI.
Para reĕficação ou republicação diante de incorreção no teor da publicação original de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio da funcionalidade de publicação relacionada.
Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.
Somente ĕpos de documentos parametrizados no SEI como publicáveis podem ser publicados por meio de seus veículos de publicação.
2 O Boletim de Serviço está disponível na comunidade da Intrans, em http://intranet/groups/boletimdeservicos/
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A página de publicação oficial do SEI é pública e aberta para acesso pela Internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio.
5 NÍVEIS DE ACESSO À INFORMAÇÃO
É uma caracterísĕca de todos os processos e documentos da administração pública. Conforme a Lei de Acesso à Informação (Lei Federal nº 12.527 de 2011), eles podem ser públicos, restritos ou sigilosos. Todo documento ou processo criado ou inserido no SEI‐ANS deverá, obrigatoriamente, ser classificado em um desses três níveis de acesso. Os processos e documentos classificados como públicos poderão ser visualizados por todos os usuários internos, sendo permiĕdo o acesso externo mediante solicitação de vista processual. Um documento restrito ou sigiloso só pode ser acessado pelas unidades que o criaram ou pelas quais ele já passou durante sua tramitação, em virtude da restrição. Entretanto, para determinar que um processo ou documento seja restrito ou sigiloso, é necessário fundamentar essa restrição com base em legislação que assim o determine. 5.1 Processos Restritos Será classificado como restrito aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou, mediante indicação no campo correspondente, o acesso a:
I ‐ Documentos preparatórios; II ‐ Documentos que contenham informações pessoais; III ‐ Documentos que contenham outras hipóteses legais de restrição de acesso, tais como sigilo fiscal, bancário e industrial, com exceção das informações elencadas no Art. 23 da Lei nº 12.527/2011.
Podem ser considerados documentos preparatórios, aqueles documentos que subsidiem atos que ainda não foram assinados pela autoridade competente. A restrição temporária de acesso ao documento preparatório é prevista no art. 20 do Decreto nº 7.724/2012 e aplica‐se somente até o momento em que haja uma posição final sobre o assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato que aquele documento ou processo subsidiou. A restrição de acesso a documento preparatório será temporária e findará logo que haja posicionamento definiĕvo sobre o objeto do documento ou processo, ou até que seja editado o ato subsidiado pelo documento ou processo restrito, o qual deverá ter sua classificação de acesso alterada de restrito para público pela unidade detentora.
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Logo, quando expirar a causa da restrição deve ser alterada a classificação do processo ou documento de restrito para público. Documentos que contenham informações pessoais são aqueles que trazem informações de determinada pessoa idenĕficada ou idenĕficável. A restrição de acesso a documentos que contenham informações pessoais respeita o disposto no art. 55 do Decreto nº 7.724/2012, que garante proteção às informações pessoais relaĕvas à inĕmidade, vida privada, honra e imagem que estejam na posse dos órgãos e enĕdades. Nesse caso, as informações são restritas aos agentes públicos legalmente autorizados e à própria pessoa. A análise quanto à existência de informações pessoais deve ser feita diante de um caso concreto. Entretanto, seguem alguns exemplos de informações pessoais a ėtulo de ilustração:
I. Dados relaĕvos a documentos de idenĕficação pessoal (RG, CPF, Título de Eleitor, Documento de Reserva etc.);
II. Informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares; III. Informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa; IV. Informações sobre alimentados, dependentes ou pensões; V. Endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa; VI. Número de telefone ou endereço eletrônico de determinada pessoa; VII. Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais;
opiniões políĕcas, filiação sindical, parĕdária ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou políĕco.
Cabe destacar que a inclusão de um documento restrito em um processo público torna aquele processo restrito, mas é possível acompanhar o trâmite de processos restritos. Só não será possível que todas as pessoas tenham acesso absoluto ao teor dos documentos constantes daquele processo.
5.2 Processos sigilosos Será classificado como sigiloso em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, à qual é atribuído grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto , na definição do nível de acesso no SEI, o documento ou processo com informação submeĕda temporariamente à restrição de acesso público. O acesso a documento ou processo classificado como sigiloso será limitado aos usuários para os quais foi atribuída a permissão específica de acesso, mediante respecĕva senha.
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Poderão ser classificados com o nível de acesso “Sigiloso” do SEI‐ANS documentos cujo acesso deve ser limitado a pessoas a quem a informação se referir e a agentes públicos legalmente credenciados. Cada processo sigiloso terá seu rol de usuários credenciados. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos da ANS estabelecer os 3
procedimentos a serem seguidos para os documentos sigilosos referidos acima. 5.3 Hipóteses legais de restrição de acesso à informação Já existem diversas hipóteses legais de restrição ao nível de acesso à informação no SEI. Elas estão apresentadas no quadro a seguir. Caso o processo a ser inserido no SEI tenha informação restrita com base em hipótese legal que não conste nessa relação, indique quais hipóteses devem ser cadastradas no sistema.
Nível de restrição
Hipótese
Base legal
Restrito Controle Interno Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001 Restrito Documento Preparatório Art. 7º, § 3º, da Lei nº 12.527/2011 Restrito Informação Pessoal Art. 31 da Lei nº 12.527/2011 Restrito Invesĕgação de Responsabilidade de Servidor Art. 150 da Lei nº 8.112/1990 Restrito Sigilo Contábil Art. 1.190 da Lei nº 10.406/2002 Restrito Sigilo Empresarial Art. 169 da Lei nº 11.101/2005
Restrito
Sigilo Fiscal Art. 198, caput, da Lei nº 5.172/1966
Sigiloso Comprometer Aĕvidades de Inteligência Art. 23, VIII, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Elevado Risco à Estabilidade Econômica do País Art. 23, IV, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Elevado Risco à Estabilidade Financeira do País Art. 23, IV, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Elevado Risco à Estabilidade Monetária do País Art. 23, IV, da Lei nº 12.527/2011
Sigiloso Informações Sigilosas de Organismos Internacionais _
Art. 23, II, da Lei nº 12.527/2011
Sigiloso Informações Sigilosas de outros Estados Art. 23, II, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Prejuízo a Planos Estratégicos das Forças Armadas Art. 23, V, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Prejuízo às Negociações Internacionais do País Art. 23, II, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Prejuízo às Relações Internacionais do País Art. 23, II, da Lei nº 12.527/2011
Sigiloso Prejuízo Operações Estratégicas das Forças Armadas _
Art. 23, V, da Lei nº 12.527/2011
Sigiloso Prejuízo/Risco a Áreas de Interesse Nacional Art. 23, VI, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Prejuízo/Risco a Projetos de Pesquisa Cienėfica Art. 23, VI, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Prejuízo/Risco a Projetos de Pesquisa Tecnológica Art. 23, VI, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Prejuízo/Risco a Sistemas de Interesse Nacional Art. 23, VI, da Lei nº 12.527/2011
3 A regulamentação da Lei de Acesso à Informação na ANS é feita pela Presidência da Agência.
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Sigiloso Prejuízo/Risco ao Desenvolvimento Cienėfico Art. 23, VI, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Prejuízo/Risco ao Desenvolvimento Tecnológico Art. 23, VI, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Defesa Nacional Art. 23, I, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Integridade do Território Nacional Art. 23, I, da Lei nº 12.527/2011
Sigiloso Risco a Operações Estratégicas das Forças
Armadas _
Art. 23, V, da Lei nº 12.527/2011
Sigiloso Risco a Planos Estratégicos das Forças Armadas Art. 23, V, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Saúde da População Art. 23, III, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Segurança da População Art. 23, III, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Segurança de Alta Autoridade Estrangeira Art. 23, VII, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Segurança de Alta Autoridade Nacional Art. 23, VII, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Segurança de Insĕtuições Estrangeiras Art. 23, VII, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Segurança de Insĕtuições Nacionais Art. 23, VII, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Soberania Nacional Art. 23, I, da Lei nº 12.527/2011 Sigiloso Risco à Vida da População Art. 23, III, da Lei nº 12.527/2011
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6 RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS
As correspondências, os processos administraĕvos e os documentos em geral de origem externa à ANS, recebidos pelo Protocolo Central de forma presencial serão digitalizados, registrados e distribuídos eletronicamente pelo SEI. O Protocolo fará a transferência de documentos no SEI por meio do processo “Gestão Documental: Transferência de Documentos” . O material recebido pelo Protocolo que for desĕnado a processos εsicos já abertos, serão tramitados e distribuídos fisicamente. As unidades desĕnatárias dos documentos transferidos pelo Protocolo verificarão no SEI‐ANS se já existe processo cadastrado para inserir o documento digitalizado. Caso contrário, a unidade iniciará novo processo para inserção do documento. O Protocolo enviará a documentação εsica digitalizada ao Arquivo Central, quando exisĕr determinação legal para arquivamento, cumprindo os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade da ANS. Os documentos deverão ser registrados no SEI‐ANS no prazo máximo de vinte e quatro horas contados do recebimento, salvo quando este ocorrer às sextas‐feiras, véspera de feriados ou pontos facultaĕvos. Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização poderá ser efetuada em até cinco dias úteis, desde que devidamente jusĕficado pela Unidade responsável.
A digitalização deverá ser realizada obrigatoriamente mediante a uĕlização da funcionalidade Reconhecimento Ópĕco de Caracteres – OCR, em boa qualidade e legibilidade, conforme informações detalhadas no capítulo 17 .
O Protocolo fará o cadastro dos documentos restritos, tais como documentos pessoais idenĕficados, em memorando ou outro ĕpo de documento, enviando‐os em meio εsico sem digitalização. Caso o envelope tenha a finalidade de comprovar a data de postagem ou contenha endereço atualizado do remetente poderá ser incluído e digitalizado no processo eletrônico. O registro de documento externo digitalizado para o SEI‐ANS, deverá ser acompanhado da conferência da integridade, com a finalidade de registrar se foi apresentado documento original, cópia autenĕcada em cartório, cópia autenĕcada administraĕvamente ou cópia simples. Essa conferência deverá ser informada no SEI‐ANS no campo “Tipo de Conferência (para documentos digitalizados)”.
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Os documentos resultantes da digitalização de originais ou de cópia autenĕcada em cartório serão considerados cópia autenĕcada administraĕvamente, sendo que os decorrentes de cópia simples conĕnuarão tendo valor de cópia simples. O controle do documento εsico original será por meio da aposição de carimbo próprio e assinatura do servidor responsável pela digitalização, na primeira página do documento. O carimbo deverá conter as seguintes informações: documentos digitalizados, data, nome do servidor e matrícula. É importante observar a necessidade legal de se conservar ou não o documento εsico original, evitando gerar custos desnecessários com a guarda documental destes documentos. Conforme condições de operacionalização do Protocolo, os documentos recebidos em meio εsico que necessitam ser digitalizados poderão:
I – ser digitalizados imediatamente e devolvidos ao interessado; II ‐ ser recebidos em papel para posterior digitalização, considerando que os documentos recebidos em papel que sejam originais ou cópias autenĕcadas em cartório, poderão ser devolvidos ao interessado quando do envio de resposta ou manĕdos sob guarda do Arquivo Central da ANS.
Na medida do possível, os processos administraĕvos que forem digitalizados, que contenham volumes deverão ter a estrutura original manĕda na digitalização, compondo, cada volume, um arquivo eletrônico, sendo que o número único de protocolo, número do volume e o intervalo de folhas deve constar no campo “Número/Nome na Árvore”. Exemplo: 03710.00001/2012‐01 Vol. 1 fls. 001 a 100. O número SEI‐ANS e a classificação arquivísĕca atribuída pelo sistema devem ser anotados a lápis, no canto superior direito do documento εsico ou da capa do processo. É importante acompanhar a lei que permite a destruição de originais, caso aprovada em definiĕvo. 4
4 Aprovado projeto que permite destruição do original de documento digitalizado: http://www12.senado.leg.br/noticias/materias/2016/12/07/aprovadoprojetoquepermitedestruicaodooriginaldedocumentodigitalizado
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6.1 Transferência de documentos entre protocolo e unidades
I . Protocolo recebe documento externo e digitaliza; II. O documento é inserido no processo “Gestão Documental: Transferência de Documentos” da respecĕva unidade; III . A unidade verifica se existe processo iniciado para o documento; IV. Se exisĕr o processo associado, a unidade move diretamente o documento para esse processo; V. Se não exisĕr, a unidade inicia um novo processo para mover o documento; VI. Esse processo de transferência permanecerá obrigatoriamente aberto no protocolo e na unidade de desĕno, devendo ficar em acompanhamento especial , evitando que se perca. Atenção: As diretorias que optarem por centralizar o recebimento dos documentos por meio das diretorias‐adjuntas, deverão informar essa opção ao protocolo geral, ficando responsáveis pela distribuição dos documentos nas unidades internas.
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7 PRODUÇÃO, NUMERAÇÃO E REGISTRO
O uso do meio eletrônico para a realização de processo administraĕvo deverá estar implementado no prazo de dois anos, contado da data de publicação do Decreto 8359 de 8/10/2015, em todos os órgãos e as enĕdades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Dessa forma, até 8 de outubro de 2017, todas as unidades deverão produzir, tramitar e receber documentos e processos no SEI‐ANS. O processo eletrônico inicia‐se com a sua autuação no SEI‐ANS. Todos os documentos produzidos ou inseridos no SEI‐ANS consĕtuem um processo eletrônico, sendo seus registros de responsabilidade exclusiva dos usuários. Os processos eletrônicos produzidos no SEI‐ANS receberão um Número Único de Protocolo (NUP) automáĕco quando se tratar de um novo processo. O NUP será informado manualmente quando se tratar de documento ou processo digitalizado já existente em meio εsico. Os processos εsicos digitalizados poderão seguir com uma parte digitalizada e outra parte nato‐digital. O cadastro desses processos no SEI‐ANS deverá ter o número de protocolo original informado, incluindo a data de autuação ou criação original constante dos mesmos. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos, na forma estabelecida neste Manual de Procedimentos, serão considerados originais para todos os efeitos legais. Para a abertura de um processo eletrônico no SEI‐ANS, deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento documental, mediante o preenchimento dos campos próprios do Sistema, observados os seguintes requisitos:
I ‐ escolher adequadamente o ĕpo de processo, que poderá ser alterado, em caso de incorreção, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto; II ‐ descrever a especificação de forma objeĕva, clara e ortograficamente correta; e III ‐ informar o(s) interessado(s) no processo, verificando antes se cada um destes já encontra‐ se no rol disponível no Sistema, caso em que deverá ser selecionado e não inserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros na base de dados do SEI‐ANS.
As pessoas εsicas devem ser registradas com o nome completo, sem abreviação, seguido do Cadastro de Pessoa Física (CPF), se houver, entre parênteses, não devendo ser uĕlizados pontos ou traços.
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As pessoas jurídicas deverão ser registradas com o nome completo, sem abreviação, seguido do Cadastro de Pessoa Jurídica (CNPJ) entre parênteses, se houver, não devendo ser uĕlizados pontos ou traços. Os órgãos e enĕdades públicas e privadas, deverão ser registrados com o nome completo, sem abreviação, seguido da sigla entre parênteses, se houver, não devendo ser uĕlizados pontos ou traços. Quando houver mais de 03 (três) interessados, deverá ser uĕlizada a expressão “e outros” que não deverá ser cadastrada junto com o nome dos demais. Para complementar a descrição será possível uĕlizar o campo “Observações desta unidade”, visível para as unidades que ĕverem acesso ao processo. As informações deste campo somente poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu. Documentos resultantes da digitalização de processos em papel não podem ser reordenados na árvore de documentos do processo de modo a desfazer a sequência cronológica original da numeração de folhas. A classificação por assunto será automaĕcamente inserida conforme a escolha do ĕpo de processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada. Todos os processos eletrônicos do SEI‐ANS serão classificados com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo da ANS, para as aĕvidades‐meio e fim . 5
Na inclusão de documento, a classificação por assunto é facultaĕva, uma vez que predomina a classificação atribuída ao processo. Para o registro de documentos externos à ANS o campo “Número/Nome na Árvore” deverá ser preenchimento somente com o número do documento, não sendo permiĕdo inserir outras informações como unidade, órgão ou ano. O SEI‐ANS possui modelos de diversos documentos, sendo permiĕda novas inclusões mediante solicitação da unidade responsável ao setor responsável pela gestão documental na ANS, por meio do OTRS, no link hĥp://otrs2/otrs/customer.pl . Todo documento oficial produzido na ANS deverá ser gerado preferencialmente no editor de texto do SEI‐ ANS. Quando o documento a ser produzido exigir formatação incompaėvel com o editor de textos do SEI‐ANS, deverá ser converĕdo em formato PDF, preferencialmente, e inserido como documento externo. Há também a opção de inserir o documento pelo seu código‐fonte.
5 O Código de Classificação de Documentos de Arquivo da ANS está disponível na Comunidade Gestão Documental da Intrans.
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8 TRAMITAÇÃO
A ordenação dos documentos no processo eletrônico deve respeitar a sequência cronológica. Caso seja necessário reordenar os documentos, por solicitação da autoridade competente, deverá ser descrito na funcionalidade “Consultar andamento” ‐ “Atualizar Andamento” no SEI‐ANS. Os autos de processos eletrônicos que serão remeĕdos a outros órgãos e enĕdades públicas sem sistema compaėvel ou tramitação processual eletrônica, devem ser enviados preferencialmente em arquivo eletrônico com a extensão ĕpo “.PDF” ou impressos em papel. Os autos de processos eletrônicos impressos para envio a outros órgãos sem tramitação processual eletrônica serão expedidos pelo Protocolo Central e acompanhados da Guia de Tramitação de
Documentos Físicos gerada no SEI‐ANS com o número do processo, unidade de origem e local de desĕno, número de folhas e existência de anexos. Em caso de erro na tramitação do processo eletrônico, a área de desĕno deverá promover imediatamente o seu adequado direcionamento ou a sua devolução ao remetente. Para acompanhar as atualizações do processo, deverá ser uĕlizada, preferencialmente, a função “ Acompanhamento Especial ” optando pela manutenção do processo aberto somente em caso de trabalho colaboraĕvo entre unidades, no qual seja possível a manifestação simultânea em expedientes administraĕvos autônomos entre si. Os Blocos Internos permitem que o usuário categorize os processos da unidade de acordo com qualquer critério desejado como assunto ou prioridade para despacho, por exemplo. O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que essas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo. Como não há trâmite, é ideal para processos que são discuĕdos em reuniões. No SEI‐ANS, os processos serão concluídos pelo setor responsável e arquivados de forma eletrônica. A função “Concluir processo” poderá ser uĕlizada quando não houver mais nenhuma ação a ser tomada no âmbito da unidade.
Atenção: A tramitação de processos internos no SEI‐ANS será realizada exclusivamente por meio da função “ Enviar Processo ”. As áreas que quiserem enviar memorando ou outro documento para áreas que ainda não estão com o SEI implantado, podem enviar documento anexo via e‐mail do SEI e entrar em contato com a outra área avisando que o processo já está disponível no sistema.
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9 ARQUIVAMENTO
O encerramento do processo no SEI‐ANS ocorrerá nas seguintes situações:
I ‐ por deferimento ou indeferimento do pleito; II ‐ pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou III ‐ por decisão moĕvada de autoridade competente.
Caso o processo não seja concluído, o tempo em que permanece aberto desnecessariamente na unidade é computado como efeĕvo andamento para fins de estaėsĕca no SEI‐ANS. A reabertura de processo eletrônico concluído apenas no SEI será realizada quando houver necessidade de retomar ou dar conĕnuidade à ação administraĕva. Os processos eletrônicos serão manĕdos até que cumpram os prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo . 6
A contagem de temporalidade inicia‐se quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no sistema. A eliminação de processos eletrônicos será promovida pelo Arquivo Central da ANS e executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação arquivísĕca. Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações.
6 O Código de Classificação de Documentos de Arquivo da ANS está disponível na Comunidade Gestão Documental da Intrans.
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10 SOBRESTAMENTO, RELACIONAMENTO E ANEXAÇÃO DE PROCESSOS
O sobrestamento é a interrupção temporária formal do andamento do processo a fim de aguardar a realização de providência necessária ao prosseguimento do mesmo e deverá ser precedido de determinação formal da autoridade competente, registrada no próprio processo objeto do sobrestamento. O documento no qual consta a determinação formal e seu teor resumido devem constar do campo “moĕvo para sobrestamento” do processo no SEI‐ANS. O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsisĕr o moĕvo que o determinou ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação. O relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, com o objeĕvo de facilitar a busca e complementar informações. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que conĕnuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma. A anexação ocorrerá quando houver necessidade de unificação permanente de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos de forma conjunta. A anexação de processos somente poderá ser reverĕda pelo Administrador setorial. Uma vez anexado ao processo principal, o processo acessório deixa de ter independência, não sendo mais possível realizar nenhuma ação isolada no mesmo.
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11 EXCLUSÃO E CANCELAMENTO
Poderá ser excluído:
I ‐ documento sem assinatura; II ‐ documento assinado, ainda não visto por outra unidade, dentro de processo que não tramitou e/ou foi concluído na unidade geradora; III – processo sem documento que não tramitou para outra unidade.
Os documentos e processos excluídos deixam de ser exibidos na árvore de documentos do processo e não podem ser recuperados. Os documentos já visualizados em outras unidades poderão ser cancelados mediante jusĕficaĕva. É vedado o cancelamento de documento declarado nulo, tendo em vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual. É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas. O documento cancelado conĕnua a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém, torna‐se inacessível. Os cancelamentos e exclusões serão registrados no SEI‐ANS com os dados do responsável pela ação. Os documentos somente podem ser cancelados pela unidade que os iniciou. É vedada a exclusão e cancelamento de documentos assinados por outras unidades administraĕvas . Uma vez cancelado o documento, não é possível gerar uma cópia do mesmo.
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12 PRAZOS
Os prazos começam a correr a parĕr da data do recebimento excluindo‐se da contagem o dia do começo e incluindo‐se o do vencimento. Para efeito de contagem do prazo acima mencionado, considerar‐se‐á efetuado o recebimento da comunicação:
I ‐ no dia em que o usuário efeĕvar a consulta eletrônica ao teor da comunicação, devidamente registrada no processo; ou II ‐ nos casos em que não efetuada a consulta referida no inciso I, dez dias corridos após a data de encaminhamento da comunicação.
Considera‐se prorrogado o prazo até o primeiro dia úĕl seguinte se o vencimento cair em dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes do horário normal. Quando o ato processual ĕver que ser praĕcado em determinado prazo, por meio de peĕção eletrônica, serão considerados tempesĕvos os efeĕvados até às 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do úlĕmo dia, conforme horário oficial de Brasília. Considera‐se realizado o envio eletrônico de documentos no dia e hora do respecĕvo registro eletrônico no SEI‐ANS, conforme horário oficial de Brasília. Os processos recebidos no sistema que contenham parte εsica considerar‐se‐á recebido no momento em que a parte εsica for recebida. Processo que contenha parte εsica deverá ser acompanhado pela unidade desĕnatária, e no prazo de 48h, em caso de não recebimento da parte εsica, deverá comunicar à área remetente.
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13 ASSINATURA ELETRÔNICA
Os documentos produzidos no âmbito do SEI‐ANS terão sua autoria e integridade asseguradas mediante a uĕlização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:
I ‐ assinatura cadastrada, mediante idenĕficação de usuário e senha; ou II ‐ assinatura digital, baseada em cerĕficado digital emiĕdo no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP‐Brasil).
O uso de assinatura digital é obrigatório para atos de conteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo à ANS , adotando‐se, nos demais casos, a assinatura cadastrada mediante idenĕficação de usuário e senha. 7 A senha de acesso ao SEI‐ANS e o cerĕficado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do ĕtular sua guarda e sigilo. O disposto neste arĕgo não se aplica a situações onde seja necessário o anonimato ou que permitam idenĕficação simplificada do administrado. É vedada a assinatura de documentos no âmbito do SEI por prestador de serviço terceirizado na ANS. A autenĕcidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço da ANS na internet 8
indicado na tarja de assinatura e declaração de autenĕcidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.
7 Segundo o Decreto 8 https://www.ans.gov.br/sei/autenticidade
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14 CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTOS
O Plano de Classificação de Documentos para a Administração Pública Federal é elaborado pelo
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Esse plano permite a classificação de itens chamados de
Assuntos, e cada Assunto recebe um código numérico que reflete a hierarquia funcional do órgão,
definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos.
O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública na aĕvidade‐meio
possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 , referentes aos assuntos de
Administração Geral e a classe 900, correspondente a Assuntos Diversos. As demais classes (100 a
800) desĕnam‐se aos assuntos relaĕvos às aĕvidades‐fim da ANS.
O código de classificação da área meio é comum para todos os órgãos da administração pública
federal, já o código da área finalísĕca, cada órgão deve elaborar o instrumento, seguindo as
orientações da insĕtuição arquivísĕca competente.
Esse instrumento de trabalho é uĕlizado pelo Administrador Setorial das unidades para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido pela ANS no exercício de suas funções e
aĕvidades. Seu objeĕvo é facilitar o gerenciamento e a recuperação das informações produzidas e
arquivadas ao longo do desenvolvimento das aĕvidades da administração.
O código de assuntos da ANS é composto por:
I. Classes: Correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. O plano de
classificação pode ter 10 classes principais: 9
000 – Administração Geral
9 O Plano de Classificação da ANS possibilitou a construção da Tabela de Temporalidade, instrumento de trabalho da área de Gestão Documental que define o tempo de permanência dos processos nos arquivos setoriais e permanentes. Essa Tabela foi construída em conjunto com todos os setores da Agência.
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Nesta classe são classificados os documentos referentes às aĕvidades relacionadas a administração
interna dos órgãos públicos, que viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objeĕvos para as
quais foram criados.
100 – Planejamento e Gestão da Saúde Suplementar
Esta classe contempla os documentos referentes ao planejamento das ações e planos gerenciais das
áreas finalísĕcas da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
200 Planos de Saúde. Produtos / Beneficiários. Consumidores
Esta classe contempla os documentos referentes aos assuntos relacionados aos Planos de Saúde,
Produtos, Beneficiários e Consumidores.
300 Operadoras
Incluem‐se nesta classe os documentos referentes à uniformização das diretrizes e normas
referentes à regulação e fiscalização das operadoras.
400 Rede Assistencial
Esta classe contempla os documentos referentes ao planejamento das ações e planos gerenciais das
redes assistenciais envolvendo hospitais, consultórios, clínicas e laboratórios.
500 Fiscalização
Esta classe engloba os assuntos que asseguram o cumprimento da Lei dos Planos de Saúde e as
demais normas regulamentares, mediante a aplicação de penalidades por infrações comeĕdas pelas
operadoras, por promover ações proaĕvas de fiscalização, por induzir práĕcas corretas no mercado
e por realizar arĕculação com enĕdades e órgãos de defesa do consumidor para sua eficaz proteção.
600 Integração da Saúde Suplementar com o SUS
Nesta classe estão contemplados os assuntos relacionados às normas acerca dos procedimentos
administraĕvos εsicos e híbridos de ressarcimento ao Sistema Único de Saúde – SUS.
900 Assuntos Diversos
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Nesta classe incluem‐se documentos de caráter genérico referentes à administração geral cujos
assuntos não possuem classificação específica nas demais classes do código.
Atenção!
A classe 600, 700 e 800 estão vagas para inclusão de novos assuntos que possam surgir na ANS.
II. Subclasses: Correspondem às sub funções desempenhadas dentro do órgão. As subclasses
referentes à aĕvidade meio são:
● 010 ‐ Organização e Funcionamento
● 020 ‐ Pessoal
● 030 ‐ Material
● 040 ‐ Patrimônio
● 050 ‐ Orçamento e Finanças
● 060 ‐ Documentação e Informação
● 070 ‐ Comunicações
● 090 ‐ Outros assuntos referentes à Administração Geral
Algumas subclasses referentes à aĕvidade fim são:
● 120 ‐ Ações / Programas / Projetos
● 220 ‐ Produto
● 310 ‐ Acompanhamento econômico‐financeiro
● 410 ‐ Relacionamentos entre as operadoras e prestadores de serviços
● 510 ‐ Apuração de irregularidades
III. Grupos: Correspondem às principais aĕvidades executadas dentro da insĕtuição.
Na aĕvidade meio, a subclasse 020 – Pessoal tem como grupos as seguintes aĕvidades:
● 021 – Recrutamento e seleção
● 022 – Aperfeiçoamento e treinamento
● 023 – Quadros, tabelas e políĕca de pessoal
● 024 – Direitos, obrigações e vantagens
● 025 – Apuração de responsabilidade e ação disciplinar
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● 026 – Previdência, assistência e seguridade social
● 029 – Outros assuntos referentes à pessoal
Na aĕvidade fim, a subclasse do assunto 220 Produto possui os seguintes grupos:
● 220.1 – Registro
● 220.2 – Precificação
IV. Subgrupos: É uma divisão relacionada ao grupo com os assuntos mais específicos para
classificação.
O grupo de assunto 022 – Aperfeiçoamento e treinamento tem como subgrupos os assuntos:
● 022.11 – Promovidos pela insĕtuição
● 022.12 – Promovidos por outras insĕtuições
○ 022.121 ‐ No Brasil
○ 022.122 – No Exterior
O grupo do assunto 220 ‐ Produto tem como subgrupos:
● 220.11 – Novo registro
● 220.12 – Manutenção
● 220.13 – Alteração
● 220.14 – Cancelamento
● 220.15 – Suspensão / reaĕvação
25
15 PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS
Os ĕpos processuais no SEI estão estruturados da seguinte forma:
I. Processso da Base de Referência
São os ĕpos de processos comuns da aĕvidade meio que já vieram dentro do SEI. Esses processos estão padronizados com os seguintes descritores:
● Acompanhamento Legislaĕvo
● Arrecadação
● Gestão de Biblioteca
● Comunicação
● Contabilidade
● Convênios/ Ajustes
● Corregedoria
● Demanda Externa
● Gestão Documental
● Gestão de Contrato
● Gestão e Controle
● Finanças
● Infraestrutura
● Licitação
● Material
● Orçamento
● Ouvidoria
● Patrimônio
● Pessoal
● Planejamento Estratégico
● Segurança Insĕtucional
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ATENÇÃO!
Os descritores são palavras chaves que agrupam os processos com a mesma função, facilitando a recuperação das informações pelos usuários;
Caso a unidade setorial não encontre o descritor relacionado ao seu processo, deve entrar em contato com a equipe de gestão documental pelo OTRS no link hĥp://otrs2/otrs/customer.pl , para solicitar a inclusão de novo descritor;
É necessário que a unidade setorial associe os processos com os descritores existentes antes de solicitar um novo, para evitar duplicidade;
Os processos da aĕvidade meio devem ter o nome do descritor na frente conforme modelo abaixo:
● Arrecadação: Acompanhamento ● Contabilidade: Análise Contábil ● Comunicação: Organização de Eventos
II. Processos Finalísticos da ANS
Os processos de aĕvidade fim da ANS estão relacionados dentro do SEI com as classes principais do Plano de Classificação da ANS que correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão:
● Gestão da Saúde Suplementar
● Plano de Saúde
● Operadoras
● Rede Assistencial
● Fiscalização
● Integração com o SUS
Abaixo podemos verificar os ĕpos de processos relacionados com as classes principais do Plano de Classificação:
Gestão da Saúde Suplementar
● Audiência Pública
● Câmara de Saúde Suplementar
● Avaliação do Impacto Regulatório – AIR
● Câmara Técnica
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● Consulta Pública
● Grupo Técnico
● Programa de Promoção da Saúde e Prevenção de Riscos e Doenças
● Programa de Qualificação da Saúde Suplementar
● Programa de Avaliação e Divulgação da Qualificação de Prestadores de Serviços na Saúde
Suplementar
● Programa de Acreditação das Operadoras
● Programa de Conformidade Regulatória
● Programa Parceiros da Cidadania
● Programas Educaĕvos
● Terminologia Unificada de Saúde Suplementar ‐ TUSS
● Troca de Informação em Saúde Suplementar ‐ TISS
Plano de Saúde
● Beneficiários ‐ Atualização Cadastral
● Beneficiários ‐ Envio de Informações do SIB
● Beneficiários ‐ Garanĕa de Atendimento ‐ Acompanhamento
● Beneficiários ‐ Garanĕa de Atendimento ‐ Metodologia
● Beneficiários ‐ Garanĕa de Atendimento ‐ Monitoramento
● Carteira ‐ Alienação Compulsória
● Carteira ‐ Alienação Voluntária
● Carteira ‐ Oferta Pública
● Doença ou Lesão Pré‐existente (DLP) – Agravo
● Doença ou Lesão Pré‐existente (DLP) – Fraude
● Doença ou Lesão Pré‐existente (DLP) – Julgamento Administraĕvo
● Despesas hospitalares e Honorários Médicos ‐ Reembolso
● Despesas hospitalares e Honorários Médicos ‐ Valor Reembolsado
● Estudo de Mercado – Análise do Atendimento
● Estudo de Mercado – Análise dos Planos que influenciam a Concorrência
● Estudo de Mercado – Análise dos Preços dos Planos Privados
● Estudo de Mercado – Avaliação e Incorporação de Tecnologias em Saúde Suplementar
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● Estudo de Mercado – Incenĕvo à Comercialização de Planos
● Mecanismos de Regulação Financeiros
● Mecanismos de Regulação Assistenciais
● Portabilidade Especial
● Portabilidade Extraordinária
● Produtos ‐ Alteração de Registro
● Produtos ‐ Cancelamento de Registro
● Produtos ‐ Registro
● Produtos ‐ Reaĕvação de Registro
● Produtos ‐ Suspensão de Registro
● Reajustes ‐ Plano Individual ou Familiar
● Reajustes ‐ Plano Coleĕvo por Adesão
● Reajustes ‐ Plano Coleĕvo Empresarial
● Reajustes ‐ Plano Coleĕvo por Agrupamento de Contratos
● Reajustes ‐ Mudança de Faixa Etária ‐ Repactuação
● Reajustes ‐ Variação de Sinistralidade
● Reajustes ‐ Revisão Técnica
● Reajustes ‐ Planos Anĕgos (Termo de Compromisso)
● Reajustes ‐ Metodologia de Cálculo
Operadoras
● Acompanhamento Econômico‐Financeiro
● Adequação Econômica‐Financeira
● Administradoras – Envio de Informações
● Apuração da Responsabilidade do Agente – Diretor Técnico
● Apuração da Responsabilidade do Agente – Diretor Fiscal
● Aĕvos Garanĕdores ‐ Convênios com Enĕdades Financeiras e Centrais de Custódias
● Aĕvos Garanĕdores ‐ Convênios com Enĕdades
● Aĕvos Garanĕdores ‐ Vinculação de Imóveis
● Aĕvos Garanĕdores ‐ Títulos e Valores Mobiliários
● Atualização Cadastral
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● Autorização de Funcionamento ‐ Operadora sem Registro
● Cancelamento de Registro a Pedido
● Cancelamento de Registro Compulsório
● Diferimento de Despesas de Comercialização ‐ Análise de Metodologia
● Diferimento de Despesas de Comercialização ‐ Monitoramento de Metodologia
● Direção Fiscal ‐ Acompanhamento
● Direção Fiscal ‐ Afastamento de Dirigentes
● Direção Técnica ‐ Seleção e Capacitação de Diretor Técnico
● Envio de Informações ‐ Administradoras
● Envio de Informações ‐ Documentos de Informações Periódicas – DIOPS
● Estudo Técnico
● Inabilitação do Diretor Fiscal
● Inadimplência ‐ Análise de Preço pós‐estabelecido
● Inadimplência ‐ Monitoramento de Metodologia
● Inadimplência ‐ Administradoras ‐ Análise de Metodologia
● Inadimplência ‐ Administradoras ‐ Monitoramento de Metodologia
● Indisponibilidade de Bens ‐ Extensão
● Indisponibilidade de Bens ‐ Levantamento
● Inquérito Administraĕvo
● Liquidação Extrajudicial – Acompanhamento
● Liquidação Extrajudicial – Alienação de Bens da Massa Liquidanda
● Liquidação Extrajudicial – Contratação de Assistentes
● Liquidação Extrajudicial – Extensão
● Liquidação Extrajudicial – Impugnação de Créditos ou Quadros de Credores
● Liquidação Extrajudicial ‐ Prestação de Contas com a Massa Liquidanda com Recursos
Próprios
● Modelo Próprio – Análise da Metodologia
● Modelo Próprio – Monitoramento da Metodologia
● Provisão Técnica – PEONA
● Provisão Técnica – PESL
● Provisão Técnica – PPNG
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● Provisão Técnica – Remissão
● Transferência de Controle Societário
Rede Assistencial
● Reajuste ‐ Fator de Qualidade
● Rede Hospitalar ‐ Inclusão
● Rede Hospitalar ‐ Redimensionamento por Redução
● Rede Hospitalar ‐ Subsĕtuição
● Rede Não Hospitalar ‐ Subsĕtuição
● Rede Não Hospitalar ‐ Credenciamento
● Rede Não Hospitalar – Descredenciamento
● Contratualização entre Operadora e Rede Prestadoras
Fiscalização
● Acompanhamento do SIF
● Ajuste de Conduta
● Auto de Infração
● Representação
● Denúncias contra Operadoras
● Representação ‐ Contratualização
● Representação ‐ Envio de Informações do SIB
● Representação ‐ Qualidade Cadastral do SIB
● Representação ‐ Subsĕtuição de Rede Não hospitalar
● Representação ‐ TISS
● Denúncias e Demandas ‐ Consumidores
● Denúncias e Demandas ‐ Insĕtucionais
● Denúncias e Demandas ‐ Operadoras
● Denúncias e Demandas ‐ Prestadores de Serviços
● Programa Olho Vivo ‐ Técnico Assistencial
● Programa Olho Vivo ‐ Econômica‐Financeira
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Integração com o SUS
● Avisos de Beneficiários – ABI
● Apuração do Ressarcimento ao SUS
● Impugnação
ATENÇÃO!
Há um limite de 100 caracteres para nome de processo no SEI;
O agrupamento dos processos com o assunto do código de classificação é importante para facilitar a visualização e localização dos processos dentro do sistema;
Os processos de aĕvidade fim devem ter a classe do código de classificação + descritor específico + atividade;
A terminologia dos processos acima pode ser alterada de acordo com a necessidade das unidades produtoras, servindo apenas como um modelo padronizado para construção dos documentos dentro do sistema;
As alterações da terminologia dos ĕpos de processo ou inclusão de processos podem ser solicitadas à equipe de gestão documental pelo OTRS no link hĥp://otrs2/otrs/customer.pl .
Os processos de atividade de atividade fim devem seguir os modelos abaixo:
● Gestão da Saúde Suplementar : Programa de Promoção da Saúde e Prevenção de Riscos e
Doenças
● Plano de Saúde: Beneficiários ‐ Atualização Cadastral
● Fiscalização: Denúncias e Demandas ‐ Operadoras
● Rede Assistencial: Rede não hospitalar ‐ Subsĕtuição
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16 MIGRAÇÃO DE PROCESSOS
Uma vez que sua unidade tenha avaliado o SEI, conhecido o ambiente de treinamento e uĕlizado as
principais funções do sistema, já é possível iniciar os preparaĕvos para a migração de processos
administraĕvos ao modelo do Processo Eletrônico.
Em primeiro lugar, a unidade precisa levantar informações sobre o processo a ser migrado, o que
inclui informações sobre seu escopo, os ĕpos de documentos que fazem parte do processo, a
eventual necessidade de integração do SEI com outros sistemas de informação, o nível de acesso às
informações do processo e, sobretudo, seu fluxo de tramitação. Esses itens são detalhados a
seguir.
16.1 C onhecer o processo de trabalho
Para que a migração do processo ocorra de forma racionalizada e efetiva , é preciso definir uma
série de parâmetros. A seguir, listamos o que deve ser documentado.
a) Definição do escopo do processo
O processo de trabalho consiste num conjunto estruturado de tarefas para a produção de
determinado produto, conforme a natureza das aĕvidades envolvidas: Compras, Recursos
Humanos, Atos Normaĕvos, Orçamento e outras. Trata‐se de uma sequência de aĕvidades
logicamente relacionadas que, a parĕr de uma entrada, acrescentam algo e produzem um
resultado.
Para que o processo seja migrado ao SEI, a unidade deve ter claro qual é o seu escopo – isto é, a
definição do trabalho que é realizado para entregar o produto, serviço ou resultado.
33
O escopo do processo leva em consideração:
● a natureza da aĕvidade ( exemplo: Compras, RH, Orçamento );
● a disĕnção entre modalidades de aĕvidades com a mesma natureza ( exemplo:
Licitação: Leilão, Concurso, Tomada de Preços ); e
● eventual necessidade de detalhamento adicional por moĕvos gerenciais ( exemplo:
“Orçamento: Crédito Adicional Suplementar” e “Orçamento: Emendas
Parlamentares” – ambas são pedidos de Crédito Adicional e possuem o mesmo
tratamento legal, mas seu desenvolvimento se dá a parĕr procedimentos muito
específicos, com etapas disĕntas e, por isso, foram diferenciados).
O segundo passo da definição do escopo consiste em enquadrar o processo na Classificação
por Assuntos. 10
Considere as perguntas a seguir para determinar o escopo do processo e
sua classificação por assuntos: 1) Quais são os produtos, serviços ou resultados entregues pelo processo?
2) Qual é a natureza da aĕvidade do processo?
3) Quais são as modalidades da aĕvidade do processo?
4) Considerando o Plano de Classificação de Documentos para a Administração
Pública Federal, qual(is) é(são) o(s) assunto(s) a que o processo se refere?
5) Será necessário criar um novo assunto na tabela do sistema?
10 A classificação por assuntos está detalhada no capítulo 14.
34
b) Documentos que integram o processo
Independentemente de seu suporte ou formato, documento é toda unidade de registro de
informações. Nos processos administraĕvos em papel, as informações são
registradas em folhas de informação e documentos como Cartas, Cerĕdões, Decretos,
Portarias, Atas de Registro de Preços etc.
No SEI, não existe diferença entre folha de informação e documento: todas as unidades de
registro de informações no interior de um processo são documentos. Os documentos
internos podem ser gerados, editados e assinados no SEI ou juntados como arquivos PDF,
por exemplo, no caso dos externos.
Uma vez que não existem folhas de informação, cada documento é designado pelo ĕpo de
informação que contém, como por exemplo:
● Solicitação: uĕlizada quando se inicia um processo (quando uma unidade for
interessada);
● Requerimento: uĕlizado em peĕções de caráter individual;
● Despacho: usado para registrar decisão e encaminhamentos;
● Nota Técnica ou Parecer: empregados para análise técnica, em subsídio a tomada
de decisão pela autoridade competente.
Caso se idenĕfique a necessidade da criação de outro ĕpo de documento interno, isso deve
ser solicitado à área responsável pela gestão do sistema pelo OTRS, no link
hĥp://otrs2/otrs/customer.pl
O SEI atribui uma numeração única, sequencial e automáĕca a todos os documentos
juntados ao processo, independentemente de serem internos ou externos, e também
independentemente de qual seja o processo em que eles estejam inseridos. Essa
idenĕficação é chamada de Número SEI, único a cada documento inserido no sistema.
35
Não é possível reuĕlizar o mesmo Número SEI para documentos diferentes, mesmo que um
documento tenha sido excluído ou cancelado. Nesse caso, o próximo documento criado
pela unidade receberá a numeração imediatamente posterior, não sendo possível o
reaproveitamento do número de outro documento.
Por isso, no SEI ocorrem os chamados “pulos” de numeração: em alguns casos,
documentos que apareçam juntos num mesmo processo não possuem Números SEI
necessariamente conėguos entre si.
Documentos externos podem receber nome e numeração complementares, de livre
preenchimento pelo servidor, para facilitar sua idenĕficação na árvore do processo (por
exemplo, “Planilha PCA Compra de medicamentos ”, em que o trecho em itálico foi
informado manualmente), como no exemplo ilustrado a seguir:
36
Considere as perguntas a seguir para determinar como os documentos do
processo serão inseridos no SEI:
1) Quais são os documentos que compõem o processo?
2) Quais deles serão internos (gerados e assinados pela unidade) e quais serão externos
(juntados como arquivos anexos e não assinados)?
3) Reúna um modelo de cada documento que compõe o processo.
4) Como a unidade numera os documentos por ela produzidos hoje?
5) Será necessário criar algum novo ĕpo de documento que ainda não esteja no sistema?
Exemplo 1: Com o ĕpo de documento "Ata”, pode‐se inserir um documento de
"Ata de Registro de Preços", apenas complementando seu nome no campo
indicado. No entanto, uma "Ata", documento que serve ao registro de reuniões,
em muito difere de uma "Ata de Registro de Preços". Portanto, criou‐se o ĕpo
específico "Ata de Registro de Preços".
Exemplo 2: Ao cadastrar uma comunicação de fornecedor à Administração, ao
invés de buscar pelo ĕpo “Carta de Fornecedor”, posso uĕlizar o ĕpo “Carta” e,
no campo de complementação dos dados do documento, preencha com “de
Fornecedor”.
37
c) Mapeamento simplificado do processo
O mapeamento do fluxo do processo consiste na idenĕficação das etapas que compõem o
processo de trabalho: onde o processo começa, quais documentos ele contém, por quais
unidades ele tramita, o que cada uma delas acrescenta e onde/quando ele é concluído. A
informação mais importante é: quais documentos são incorporados ao processo, quando
e por quem?
Para migrar um processo ao SEI, não é necessário elaborar um fluxograma, mas é preciso,
ao menos, indicar (numa lista ou figura) todo o caminho que o processo percorre até
ser arquivado. Esse ĕpo de informação poderá fazer parte da Base de Conhecimento do
processo, que, por sua vez, torna o expediente administraĕvo mais eficiente e uniforme.
Considere as perguntas a seguir para produzir o mapeamento
simplificado do processo:
1) Onde o processo começa? Qual é a unidade responsável por autuar/iniciar o processo?
2) Quais documentos são incluídos em cada etapa do processo?
3) Quem são os responsáveis por produzir e incluir cada um desses documentos?
4) Qual é o caminho percorrido pelo processo?
5) Como, quando e onde o processo termina?
6) Qual unidade é responsável por encerrar o processo?
38
d) Integração com outros sistemas de informação
Sistemas de informação são todos os sistemas que geram, coletam e manipulam dados ou
informações, que posteriormente servirão a algum objeĕvo. Na ANS, há vários sistemas de
informação com objeĕvos diversos, tais como o CADOP (Sistema de Cadastro de
Operadoras), o RPS (Registro de Planos de Saúde), o SIB (Sistema de Informações de
Beneficiários) além do próprio SEI, que gera e armazena processos de trabalho e seus
documentos.
Cada processo pode estar necessariamente relacionado a um ou mais sistemas da ANS, pois
eles podem fornecer documentos obrigatórios para que determinado processo possa ser
tramitado ou mesmo iniciado. No contexto do processo em papel, por exemplo, muitos
sistemas são integrados ao SIPAR (sistema de protocolo), para buscar informações sobre
processos administraĕvos. Por isso, é preciso idenĕficar a necessidade de integração entre o
SEI e algum desses sistemas, da mesma forma que o SIPAR (sistema de protocolo) já é
integrado.
Caso uma integração seja necessária, a migração total do processo ao SEI só será possível
quando ambos os sistemas forem devidamente adaptados para essa integração. Isso pode
envolver desde ajustes simples nos sistemas, ou até mesmo o desenvolvimento de soluções
auxiliares para promover a integração, podendo impactar diretamente a viabilidade da
migração do processo ao SEI, bem como os custos financeiros para adaptação dos sistemas
e o tempo necessário para que ela ocorra.
Considere as perguntas a seguir para determinar se uma integração
entre sistemas será necessária:
1) No contexto atual, do processo em papel, existe integração do SIPAR (sistema de
protocolo) com algum outro sistema durante a tramitação desse processo? Algum sistema precisa obter alguma informação do SIPAR, ou vice‐versa, para que esse processo possa ser realizado?
2) Em caso posiĕvo, que ĕpo de informação é trocado entre esses sistemas?
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3) Em caso posiĕvo, quais sistemas estão envolvidos (exemplos: CADOP, SIB, RPS, SIF, SIAR, PERSUS)?
4) Qual é o órgão responsável pela gestão desse sistema (exemplo: GGETI, COSAP, DIRADS)?
e) Níveis de acesso à informação
A Lei Federal nº 12.527 de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, estabelece os
procedimentos que garantem o acesso dos cidadãos às informações sobre a atuação do
Estado. É direito de todos os brasileiros obter, de forma clara e por meio de linguagem
acessível, dados sobre as ações realizadas pelo Poder Público.
Considere as perguntas a seguir para determinar o nível de acesso à
informação do processo e dos documentos:
1) O processo é considerado público, restrito ou sigiloso? 2) Caso seja restrito ou sigiloso, trata‐se do processo inteiro ou de um documento em parĕcular? Caso seja um ou mais documentos, quais são eles? 3) Qual(is) é(são) a(s) hipótese(s) legal(is) que determinam a restrição de acesso a esse processo ou documento? Isso já está cadastrado no SEI? . 11
11 Consulte o capítulo 5 deste manual para saber quais hipóteses legais já estão cadastradas no sistema.
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16.2 Solicitar novo tipo de processo Uma vez que sua unidade já tenha reunido todas as informações necessárias e respondido às
perguntas indicadas na seção anterior, o próximo passo é acessar o OTRS no link
hĥp://otrs2/otrs/customer.pl e selecionar GESTÃO DOCUMENTAL / SEI / Novo Tipo de Processo .
Em seguida, você receberá uma resposta automáĕca do sistema com um formulário “.doc” para ser
preenchido e devolvido pelo próprio OTRS.
A área de de gestão documental, com base nestas informações e em parceira com a unidade, irá
criar o novo ĕpo de processo e novos ĕpos de documentos, seguindo a Classificação de Assuntos
abordada no capítulo 14.
Neste momento, é importante que todos os envolvidos no processo de trabalho da unidade tenham
realizado o curso, atualmente diposnível na modalidade a distância na plataforma Moodle e simulem a
tramitação do processo no ambiente de treinamento ‐ hĥps://ans.gov.br/sei‐ts ‐ antes de começar a operar
no ambiente de produção . 12
Estamos quase prontos para aĕngirmos o principal objeĕvo do sistema eletrônico: a gestão por
processo! Já classificamos os assuntos, padronizamos os processos e repensamos o nosso
processo de trabalho. Agora, cada Tipo de Processo vai viabilizar os relatórios de Estaėsĕcas da
Unidade e Desempenho de Processos no SEI. Isso inclui o tempo médio de cada processo no Órgão
e o tempo médio de tramitação em cada unidade. Já pensou essa possibilidade aplicada ao
teletrabalho? Bem, agora só falta digitalizar os documentos que ainda não são eletrônicos!
12 Veja no link abaixo a experiência relatando a práĕca do administrador setorial da DIOPE, Márcio Paula: hĥp://intranet/groups/sistema‐eletronico‐de‐informacao‐sei/blog/sei‐na‐diope
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17 DIGITALIZAÇÃO
A digitalização do processo εsico assegura que todos os processos abertos na organização estejam disponíveis para vistas eletrônica. Quando não se digitaliza, o trabalho de vistas e cópias do processo manual permanece.
A digitalização deve facilitar a busca, o armazenamento e o processamento da documentação, garanĕndo o mínimo de qualidade entre o arquivo digital e o documento original, considerando suas caracterísĕcas εsicas, estado de conservação e finalidade de uso do arquivo digital.
Após a digitalização, o documento deve ser submeĕdo ao OCR (Opĕcal Character Recogniĕon), tecnologia que converte as imagens digitalizadas em texto. Um documento sem OCR é igual a uma foto: não se pode selecionar o texto, copiar e, principalmente, não é possível indexá‐lo.
O texto indexado é interpretado pelo sistema, via OCR, e seu conteúdo reconhecido e armazenado. Se for necessário localizá‐lo, uĕliza‐se a pesquisa do SEI. O sistema pesquisa o banco de dados e recupera as informações que “batem” com o que foi digitado na pesquisa.
Para que documentos em formato PDF possam ter o conteúdo pesquisável ao serem inseridos no sistema e, também, para garanĕr melhor desempenho do SEI ao longo do tempo, é importante que o processo de digitalização siga certos parâmetros, como por exemplo: cor monocromáĕca, resolução de 300 dpi e reconhecimento de texto (OCR) aĕvada.
Há algumas configurações que podem não ser reproduzidas como no documento original, tais como :
I. fonte e tamanho dos caracteres; II. espaço entre os caracteres e entre as linhas; III. caracteres sublinhados, em negrito ou itálico; IV. sobrescrito/subscrito.
Por outro lado, alguns documentos são impróprios para digitalizar: I. Folhetos, revistas e jornais; II. Texto de cor clara em fundo escuro; III. Textos misturados com diagramas ou ilustrações; IV. Tabelas com células complexas, subtabelas e gráficos; V. Textos na verĕcal, fotografias e plano de fundo (background).
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Enquanto outros documentos são mais diεceis de digitalizar:
I. Caracteres manuscritos ou menores que 10 pontos; II. Caracteres desalinhados ou escritos em outros idiomas; III. Caracteres com sombras, relevo, contorno ou em fundo colorido não uniforme; IV. Caracteres sobrepostos em ilustrações e gráficos; V. Documentos com muitos caracteres em contato com sublinhas ou bordas.
Os documentos impressos em fontes muito pequenas devem ser digitalizados com resoluções maiores e o brilho deve ser ajustado adequadamente. 17.1 Tipos de processos nas unidades setoriais Os processos que estão nos arquivos setoriais são de uso corrente, ou seja, são aqueles que ainda são usados com frequência pelos usuários das unidades. Além da usabilidade, podemos ter processos encerrados e não encerrados que são consultados frequentemente. Mas para fins de digitalização, devemos conhecer a necessidade de cada processo e avaliar a real necessidade da digitalização, evitando colocar no sistema processos que não vão ser consultados, ocupando assim espaço desnecessário na rede de armazenamento. Processos físicos não encerrados São aqueles que ainda não cumpriram o trâmite para conclusão das aĕvidades, mas que serão digitalizados para o SEI, conĕnuando o fluxo processual de forma eletrônica. Processos físicos encerrados São aqueles que já cumpriram o trâmite e as aĕvidades nas unidades setoriais, podendo ser arquivados na guarda externa para cumprimento do prazo de guarda em fase intermediária. Dependendo da frequência de consulta e o prazo de guarda, esses processos poderão ser digitalizados para o SEI, facilitando a consulta pelos usuários. 17.2 Critérios para digitalizar A digitalização dos processos poderá ocorrer nas mulĕfuncionais dos corredores, nos scanners que ficarão na Procuradoria, na Gerência de Recursos Humanos, nos Núcleos da ANS e na Central de Digitalização localizada no setor responsável pela Gestão Documental. Os critérios sugeridos para uĕlização são os seguintes:
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I ‐ Digitalizar documento e/ou processo εsico de até 50 folhas nas mulĕfuncionais dos corredores;
II ‐ Unidades que não possuem scanners poderão enviar processos εsicos com 2 ou mais volumes para Central de Digitalização na área de Gestão Documental.
Os processos εsicos não encerrados terão prioridade na digitalização, visando oĕmizar os próximos fluxos dentro do sistema, evitando assim a produção de mais documentos em papel. Após a digitalização, todo o trâmite processual será em meio digital. Só deverão ser digitalizados os processos εsicos que não tenham previsão de encerramento pelo
prazo mínimo de três meses . Os processos εsicos encerrados, arquivados nas unidades setoriais serão digitalizados se houver necessidade. Será avaliada a frequência de consulta e o tempo de guarda para que estes sejam inseridos dentro SEI. Os processos εsicos encerrados que não forem digitalizados devem ser transferidos para o arquivo intermediário, seguindo as orientações do tutorial “Como fazer Transferência de Documentos” . 13
Processos com mais de um volume poderão ser digitalizados em arquivos separados, sendo um arquivo para cada volume. Cada volume deve ter a primeira imagem correspondente à sua contracapa e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas. Somente serão digitalizadas as faces das folhas que possuam conteúdo. Cada volume do processo deve ter seu próprio representante digital, correspondente às suas folhas públicas, com folha remissiva nas lacunas relaĕvas às folhas sigilosas, indicando o número da folha onde se encontra o Despacho Ordinatório de sigilo que trata do respecĕvo intervalo. Caso o processo possua mídia fisicamente juntada, o volume correspondente deve ser digitalizado com folha remissiva na folha relaĕva à mídia, referenciando‐a, sendo seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo de formato de compressão de dados sem perdas (ZIP). As folhas sigilosas não devem compor os representantes digitais dos volumes, devendo ser digitalizadas e capturados para o SEI em arquivos apartados sigilosos, separados em arquivo individual para cada conjunto de documentos sobre os quais incidir a mesma hipótese legal de sigilo e for sujeito a acesso pelo mesmo interessado. O inteiro teor do processo εsico e seus arquivos devem ser capturados para o SEI na seguinte ordem:
13 O tutorial pode ser encontrado na Comunidade “Gestão Documental”, na aba “arquivos”.
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I. arquivos PDFs da digitalização das partes públicas de cada volume do processo; II. arquivos PDFs da digitalização dos documentos apartados sigilosos; e III. arquivos de mídia porventura existentes, na sequência em que foram juntados no
processo em suporte εsico, independente da indicação do nível de acesso. Nos casos em que os processos originalmente em suporte εsico possuam apensos e cuja juntada foi realizada em caráter definiĕvo em razão de se referirem ao mesmo interessado e mesmo assunto cuja decisão recairá sobre o conjunto de processos juntados, a conversão deverá ser realizada individualmente tanto para o processo principal como para seus apensos, devendo, após a conversão, os apensos serem anexados no SEI ao processo principal. Nos casos em que a apensação dos processos originalmente em suporte εsico trate de juntada provisória, os processos devem ser converĕdos de forma individual, devendo, após a conversão, proceder o relacionamento entre os processos. Poderá haver uma seleção dos documentos mais representaĕvos do processo a critério do solicitante da digitalização, de modo a digitalizar apenas o que for importante. Caso seja necessário reabrir um processo encerrado, deve ser feita uma solicitação ao Arquivo, tal como ocorre nos casos de processos em papel. A qualquer momento o processo εsico poderá ser requisitado para a complementação da digitalização de outros documentos, a critério das unidades. 17.3 Digitalização de processos pelas unidades
I ‐ Digitalizar o processo εsico;
II – Cadastrar o processo no SEI‐ANS com o mesmo Número Único de Protocolo (NUP) do processo εsico por meio da opção “ Protocolo Informado ” e informar a data de autuação que consta no processo εsico; III ‐ Preencher os demais campos na opção “ Iniciar Processo” ;
IV ‐ Criar um documento eletrônico do ĕpo “ Termo de Encerramento de Processo
Físicodigitalizado ” o qual informa que a parĕr daquela data o processo passará a ser
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tramitado eletronicamente pelo SEI‐ANS, bem como o local onde estará arquivado o processo em papel. Não esqueça de assinar o documento interno com login e senha;
V ‐ Imprimir o “ Termo de Encerramento de Processo Físicodigitalizado ” criado no SEI e anexar na úlĕma folha do úlĕmo volume do processo εsico;
VI – Incluir no SEI‐ANS o arquivo gerado pelo disposto nos itens I, II ou III. Não esqueça de assinar o documento com token;
VII – Registrar o encerramento do processo εsico no sistema de protocolo (SIPAR), com informações de localização para consulta tanto internamente quanto externamente: “Movimentação εsica do processo encerrada no SIPAR e conĕnuada em meio eletrônico no SEI‐ANS, mantendo‐se o mesmo Número único de Processo (NUP)”;
VIII ‐ Tramitar o processo εsico no sistema de protocolo (SIPAR) para o Arquivo Central da ANS (ARQ/CENTRAL).
IX ‐ Classificar o processo εsico e anotar na capa o código com lápis; 14
X ‐ Ordenar os processos classificados e acondicioná‐los em caixa padrão arquivo;
XI ‐ Solicitar a transferência dos processos εsicos ao Arquivo Central da ANS por meio do OTRS, no link hĥp://otrs2/otrs/customer.pl
17.4 Termo de Encerramento de Processo Físicodigitalizado 15
O primeiro documento gerado no SEI, logo após a captura dos arquivos digitalizados, deve ser o “ Termo de Encerramento de Processo Físicodigitalizado ”, assinado pelo usuário interno responsável pela conversão. Neste Termo será registrada a conversão do processo em suporte εsico para eletrônico, indicando:
14 Veja informações da classificação no capítulo 14. 15O Termo de Encerramento de Processo Físicodigitalizado é obrigatório no SEI. Saiba mais em: http://www.slideshare.net/colaborativismo/seitermosobrigatrios
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I. o número do processo objeto da conversão e seu interessado; II. a informação do encerramento da tramitação do processo em suporte εsico, sendo vedada
qualquer juntada εsica de novos documentos, para, a parĕr de então, ter conĕnuidade de sua tramitação somente por meio do SEI;
III. o número da folha em que se encerrou a tramitação do processo em suporte εsico, bem como a quanĕdade de volumes e de mídias que o compõe;
IV. a informação sobre os arquivos resultantes da sua digitalização capturados no SEI, devendo constar o número de arquivos referentes aos volumes, aos apartados sigilosos e ao conteúdo das mídias;
V. a unidade responsável pela conversão; e VI. a data na qual se deu a conclusão do procedimento de conversão.
17.5 Digitalização de documentos pelas unidades
Os seguintes procedimentos devem ser realizados para conversão de documento avulso originalmente cadastrado em papel no sistema de protocolo (SIPAR):
I ‐ Digitalizar o documento em papel e o documento recebido conforme orientações gerais nesse capítulo ; II ‐ Abrir um processo no SEI‐ANS com o novo Número Único de Protocolo (NUP), por meio da opção Protocolo Automático ; III ‐ Preencher os demais campos da função “ Iniciar Processo ”; IV ‐ Incluir no processo criado no SEI‐ANS o(s) documento(s) digitalizados em papel, disposto no inciso I; V ‐ Registrar o encerramento do trâmite εsico do documento avulso no SIPAR no campo “Resumo”, no seguinte padrão: “Movimentação εsica do documento encerrada no SIPAR e conĕnuada no SEI‐ANS”; VI ‐ Os documentos εsicos digitalizados deverão ser ordenados por código de classificação e 16
acondicionados em caixa padrão arquivo, os quais deverão ser enviadas ao Arquivo Central por meio do OTRS, no link hĥp://otrs2/otrs/customer.pl
16 A classificação por assuntos está detalhada no capítulo 14.
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17.6 Central de Digitalização Os seguintes procedimentos devem ser realizados para os processos que serão enviados à Central de Digitalização:
I. Separar os processos que ainda não foram encerrados e que não tenham previsão de encerramento nos próximos três meses ;
II. Classificar todos os processos não encerrados sem prazo para encerramento nos próximos três meses , de acordo com o código de classificação da área meio ou fim , anotando à 17
lápis, o código do assunto no canto superior direito da capa do processo;
III. Solicitar a digitalização dos processos εsicos por meio do OTRS, no link hĥp://otrs2/otrs/customer.pl
IV. Tramitar todos os processos no SIPAR para o Arquivo Central ( ARQ/CENTRAL) , incluindo no campo observação do sistema que o processo foi transferido para a digitalização em determinada data, passando o fluxo do processo ser via SEI;
ATENÇÃO: Após o trâmite do processo para digitalização, este não poderá ser iniciado
no SEI pela unidade solicitante, a qual deverá aguardar o envio do processo digitalizado.
V. Colocar os processos dentro de caixa arquivo;
VI. Colocar folha de rosto na frente das caixas de acordo com modelo estabelecido pela área de gestão documental;
VII. Enviar os processos εsicos para a Central de Digitalização, localizada no 5o. andar do prédio Arcos da Lapa.
VIII. O processo digitalizado será tramitado da unidade SEI Digitalização Central para a unidade solicitante e o processo εsico será encaminhado para a empresa de guarda externa.
17 A classificação por assuntos está detalhada no capítulo 14.
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17.7 Multifuncional Samsung 18
As mulĕfuncionais Samsung digitalizam documentos na própria máquina ou enviam o arquivo a ser digitalizado para um servidor na rede, opção recomendada para evitar lenĕdão no processamento. Veja o passo‐a‐passo abaixo:
I. Verificar se o processo está devidamente autuado com carimbos e rubricas nas páginas; II. Reĕrar grampos, clips, post its, fitas adesivas, prendedores, bailarina, sujidades e mídias
eletrônicas que estejam em anexo; III. Verificar se todas as páginas estão na direção correta, corrigindo todas para a mesma
direção, evitando retrabalhos com ajustes do documento eletrônico gerado; IV. Salvar o arquivo na unidade de rede a que o usuário tem acesso (presi / dipro / diges / dipro
/ difis / audit / ppcor / proge / ouvid / etc. ); V. Caso não encontre uma unidade que tenha acesso, escolher “Rede” para salvar o
documento/processo digitalizado na pasta T:\SCANNER com OCR e sem OCR; VI. Acessar a pasta da rede onde o arquivo eletrônico referente ao documento/processo
digitalizado foi salvo temporariamente, reĕrar o arquivo e salvá‐lo em uma pasta temporária em sua unidade organizacional;
VII. Conferir se todas as páginas do documento/processo foram digitalizadas e estão legíveis.
Efetuar a correção necessária se for o caso, digitalizando as páginas que não ficaram legíveis; VIII. Efetuar o ajuste necessário ao arquivo uĕlizando a ferramenta PDF Split and Merge , 19
reĕrando páginas em branco, reĕrando páginas ilegíveis, inserindo páginas que foram digitalizadas para subsĕtuir as ilegíveis e gerar um arquivo final com o número do processo ou documento;
IX. Se o documento/processo foi digitalizado a pedido de um ente regulado ou beneficiário, o
Administrador Setorial poderá dar acesso ao documento/processo digitalizado através de acesso ao usuário externo (quando esĕver disponível) ou o administraĕvo da unidade poderá disponibilizar o arquivo eletrônico em CD para o solicitante;
X. Enviar digitalização por e‐mail de arquivos com até 8 Mb do documento/processo em pdf por e‐mail do SEI. Para isso, é preciso que a unidade organizacional possua e‐mail insĕtucional cadastrado na unidade no SEI;
XI. Reĕrar e excluir o arquivo eletrônico da pasta da rede em até 24 horas após digitalização. Caso contrário, o arquivo será apagado de forma automáĕca.
18 Veja o passo‐a‐passo ilustrado no slide abaixo com a configuração padrão da impressora: hĥp://www.slideshare.net/colaboraĕvismo/sei‐digitalizar‐processos‐na‐samsung‐mulĕxpress 19 Ver no item seguinte.
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17.8 PDF Split and Merge 20
No so├ware Split and Merge é possível unir arquivos, reordená‐los visualmente, excluir páginas em branco, parĕcionar volumes, entre outras operações. Solicite a instalação pelo OTRS, no link hĥp://otrs2/otrs/customer.pl
20 Veja o passo‐a‐passo no slide abaixo: hĥp://www.slideshare.net/colaboraĕvismo/sei‐pdf‐split‐and‐merge
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17.9 Aplicativos para celular Uma das funções mais úteis dos smartphones é poder servir como scanner para seus documentos. Dessa forma, você pode enviar a versão digitalizada com OCR por e‐mail, salvar em um serviço de nuvem ou até comparĕlhar com amigos. O processo uĕliza apenas a câmera do seu celular.
Aplicaĕvos como TinyScan e Scanboot permitem escanear diversas páginas em sequência, 21
poupando tempo em documentos longos, por exemplo. O uso é simples e direto, sendo possível uĕlizar o flash da câmera para registrar fotos mais claras ou escolher uma imagem na galeria do celular. Depois eles exibem uma série de recursos para edição, com possibilidade para rotacionar, recortar, além de escolher aplicações de brilho e cor.
.
TinyScan permite ajustar tamanho do papel e controlar níveis de contraste (Foto: Reprodução/Barbara Mannara)
21 Fonte:http://www.techtudo.com.br/listas/noticia/2015/03/confiraoscincomelhoresappsparaescaneardocumentospelocelular.html
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18 REFERÊNCIAS
Decreto 7724. Presidência da República. Disponível em: hĥp://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011‐2014/2012/decreto/d7724.htm Acesso em 13 de mar. 2017 Decreto 8359. Presidência da República. Disponível em: hĥp://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015‐2018/2015/Decreto/D8539.htm. Acesso em 15 de dez. 2016 Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico ePING. Ministério do Planejamento. Disponível em: hĥp://eping.governoeletronico.gov.br/ . Acesso em 20 de jan. 2017 Instruções para Digitalização. Ministério do Planejamento, 2015. Disponível em: hĥp://www.planejamento.gov.br/arquivos/intranet‐2/2015/sei‐1/instrucoes_digitalizacao.pdf . Acesso em: 01 ago. 2016. Instruções para o funcionamento do SEI. Ministério do Planejamento, 2015. Disponível em: hĥp://www.planejamento.gov.br/arquivos/intranet‐2/2015/sei‐1/instrucoes_uso_sei_mp_04.pdf . Acesso em 12 de ago. 2016 Lei de Acesso à informação. Disponível em: hĥp://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011‐2014/2011/lei/l12527.htm Acesso em 13 de mar. 2017 Manual de Digitalização. Ministério da Jusĕça, 2015. Disponível em: hĥp://sempapel.sdh.gov.br/wp‐content/uploads/2016/03/Manual‐de‐Digitalizacao‐de‐Processos‐ou‐Documentos‐F%C3%ADsicos.pdf . Acesso em 4 de out. 2016 Manual de procedimentos documentais do SEI. Ministério da Cultura, 2016. Disponível em: hĥp://sei.cultura.gov.br/ajuda/ManualProcedimentosDocumentaisSEI.php . Acesso em 12 de ago. 2016 Manual de Protocolo. Processo Eletrônico Nacional. Disponível em: hĥps://so├warepublico.gov.br/social/sei/manuais/manual‐do‐protocolo‐e‐arquivo/2.‐protocolo . Acesso em 12 de dez. 2016 Manual de Arquivo. Processo Eletrônico Nacional. Disponível em: hĥps://so├warepublico.gov.br/social/sei/manuais/manual‐do‐protocolo‐e‐arquivo/3.‐arquivo Acesso em 4 de nov. 2016 Orientações para Digitalização. Ministério do Planejamento, 2015. Disponível em: hĥp://www.planejamento.gov.br/secretarias/upload/arquivo/intranet/sei‐1/orient_digit_doc.pdf . Acesso em 1 de ago. 2016. Os Cinco melhores apps para escanear documentos pelo celular. Techmundo. Disponível em:
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hĥp://www.techtudo.com.br/listas/noĕcia/2015/03/confira‐os‐cinco‐melhores‐apps‐para‐escanear‐documentos‐pelo‐celular.html . Acesso em 10 de jan. de 2017. Procedimentos de protocolo. Secretaria Nacional de Direitos Humanos (SNDH). Disponível em: hĥp://sempapel.sdh.gov.br/protocolo/ . Acesso em 4 de jan. 2017 Procedimentos de Protocolo ‐ Escola Nacional de Administração Pública. Disponível em: hĥps://www.youtube.com/watch?v=FFTRKZkFR9k . Acesso em 3 de jan.de 2017. SEI: Manual de Migração de Processos. Prefeitura de São Paulo, 2015. Disponível em: hĥp://processoeletronico.prefeitura.sp.gov.br/wp‐content/uploads/2015/11/CGTIC_Migra%C3%A7%C3%A3o_27nov2015.pdf . Acesso em 10 de mai. 2016.
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