secretarias regionais dos recursos humanos e...

2 - S 30 de Dezembro de 2004INúmero 148

SECRETARIAS REGIONAIS DOS RECURSOS HUMANOSE DO TURISMO E CULTURA

Portaria n.º 225/2004

Com a publicação do Decreto Legislativo Regional n.º26/99/M, de 27 de Agosto, foram criadas as condiçõesobjectivas para que fosse avaliada, seleccionada e preservadatoda a documentação existente e produzida a nível dosserviços dos órgãos do Governo da Região Autónoma daMadeira.

Prosseguindo na necessidade de criar normativos sobre agestão de arquivos, preconiza a alínea c), do n.º 1, do artigo6.º, do citado diploma legal, a criação de tabelas de selecção,onde se consigna e sintetiza as disposições relativas àavaliação, selecção e eliminação dos documentos,designadamente a documentação dos Institutos Públicos.

No uso da competência prevista na alínea b) e c), do n.º1, do artigo 6.º, do Decreto Legislativo Regional n.º26/99/M, de 27 de Agosto, após parecer favorável do órgãode gestão dos arquivos da Região, a que se refere o n.º 1, docitado artigo 6.º, manda o Governo Regional, através doSecretário Regional dos Recursos Humanos e do SecretárioRegional do Turismo e Cultura o seguinte:

1.ºÂmbito de Aplicação

A presente Portaria é aplicável a toda a documentaçãoproduzida e recebida no âmbito das suas atribuições ecompetências pelo Instituto Regional de Emprego, adianteabreviadamente designado por IRE.

2.ºAvaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivodo IRE tem como objectivo a determinação do seuvalor, com subordinação às normas constantes doDecreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 deAgosto, para efeitos da respectiva conservaçãopermanente ou eliminação, findos os prazos deconservação administrativa.

2 - Os referidos prazos de conservação são contados apartir da data final dos processos, dos documentosintegrados em colecção, ou da constituição dosdossiers.

3.ºTabela de Selecção

1 - A atribuição dos prazos de conservaçãoadministrativa dos documentos são os que constamda tabela de selecção, Anexo I, à presente Portaria esão da responsabilidade do IRE.

2 - Cabe ao Arquivo Regional da Madeira, adeterminação do destino final da documentação, sobproposta do IRE.

3- A tabela de selecção deve ser revista e actualizada de5 em 5 anos, de modo a adequá-la às alterações daprodução documental.

4.ºRemessas para arquivo intermédio ou definitivo e

eliminação

Findos os prazos de conservação administrativa, asremessas de documentos para arquivo intermédio oudefinitivo e eliminação são efectuadas mediante ocumprimento das formalidades referidas nos artigos 9.º e11.º, respectivamente do Decreto Legislativo Regional n.º26/99/M, de 27 de Agosto e regulamentação complementar.

5.ºAcessibilidade e comunicabilidade

1 - O acesso e comunicabilidade dos arquivos dosserviços do IRE atenderá a critérios definidosinternamente em conformidade com a lei geral.

2 - Será designado internamente, por despacho doPresidente do Conselho de Administração do IRE, ofuncionário responsável pelo arquivo, ao qualcompete controlar, de acordo com o estipulado natabela de selecção anexa ao presente diploma, o fimdos prazos de conservação dos documentos eproceder à sua remessa para arquivo intermédio oudefinitivo, bem como à eliminação, conforme odestino final a dar aos mesmos, de acordo com oprevisto na tabela de selecção.

6.ºFiscalização

Compete ao Arquivo Regional da Madeira como órgão degestão dos arquivos da Região fiscalizar a execução dodisposto na presente Portaria.

7.ºVigência

1 - A presente Portaria entra em vigor no dia seguinte aoda sua publicação.

2 - A tabela de selecção dos documentos anexa àpresente Portaria aplica-se à documentação anteriorà sua vigência desde que enquadrável nas séries aliprevistas.

Secretarias Regionais dos Recursos Humanos e doTurismo e Cultura, aos 17 de Novembro de 2004.

O SE C R E T Á R I O RE G I O N A L D O S RE C U R S O S HU M A N O S,Eduardo António Brazão de Castro

O SECRETÁRIO REGIONAL DO TURISMO E CULTURA, JoãoCarlos Nunes Abreu

30 de Dezembro de 2004 S - 3INúmero 148

ANEXO I, em confonnidade com o n,· I, do ponto 3,·, da Portaria n,· 225/2004, de 17 de Novembro

Númerode

referência

ClassificaçãoSéries e subséries documentais

Área orgânico-funciona!

Prazo de conservaçllo(em anos)

Fase Faseactiva semiactiva

Destinofina! Observações

~onselho de Administração Actas das reuniões do Conselho de Administração""" "'"'''' c

2 Protocolos celebrados com outros Organismos ouInstituições,

(a)1 C (a) Após o termo devigência.

Planos e relatórios de actividades """,,,.,,,, '"'' """",,"""."""" I 4 C

4

6

Ordens de serviço ""''''''''''''''''''"."'''''''''''','''''''',,,',,,'''' .. ''',.,,'

Circulares normativas e infonnativas""", "." "".""""... ,,.,,'"

Manuais de procedimentos internos """." ".""""."""".,,,,",,.

Dossier de acreditação" """"""'''''''''''''''''''''''''''''''''''''' ."".

(b)

(b)

(b)

(b)

C

C

C

C

(b) Enquanto em vigor.

~onselho Consultivo de Emprego. Actas do Conselho Consultivo de Emprego"""."".".".""."." C

9

10

l-\uditoria........................................... Documentos de suporte a auditorias correntes""""".""."""" (c) 5

Relatórios de auditorias correntes""""."""."" """"".,,..""""

(I) E

C

(c) No caso de participaçãoao Ministério Público e/ouà Polícia Judiciária, oprazo de conservação emfase activa é de IOanos.(I) Os documentosoriginais encontram-se nosserviços auditados.

II Apoio jurldlco "................................ Súmulas infonnativas de legislação e jurisprudência""."""" 2 E

18 Processos de concessão de alvarás a empresas de trabalho 5 (g) Etemporário.

19 Credenciais/ cooperativas .. ".. "",.""."""",,,,,,.,,,,,, ... ,,,,,,.,,,,,,,, 5 (h) C

20 Registo geral do Gabinete de Apoio Juridico ...."""."" ..... ",,. 3 2 C

13 Colecção de pareceres emitidos"""""."""."""""""""..."""" 4

14 Processos graciosos (com recurso hierárquico e tutelar)"."". 5 -

IS Processos de inquérito, averiguações e disciplinares """""". 2 -

16 Processos de cobrança coerciva e contencioso (apoios (e) 2 -financeiros concedidos pelo IRE),

(h) Enquanto a cooperativanão for extinta,

(d) Até a sua publicação noJORAM ou Diário daRepública,(2) Os exemplaresoriginais encontram-se nosserviços que solicitaram osrespectivos pareceres.(3) Os exemplaresoriginais encontram-se nasreferências 136, 196, 197.

C

C

(4) E (e) Após execução fiscalou trânsito em julgado.(4) Os exemplaresoriginais encontram-se nareferência 137.

(5) E (f) Após trânsito emjulgado.(5) Os exemplaresoriginais encontram-se nosserviços que deram origemao processo.(g) Enquanto a empresaestiver constitufda.

(3) E

(2) E

Processos contenciosos, """".""."..."""....".""",,.,, .. ,,""""" (f) 2

Trabalhos preparatórios de diplomas legais",,,,,.,,,,,,,,,,,,,.,,,,,, (d)

17

12


Númerod.

referência

Classificaçlo

Área orgànico-funtionl\lSéries e subséries doc-umentais

prazo de conservaçio(em anos)

Fase FaseaclivA scmiactj vu

Destinofinal

EXPEDIENTE EARQUIVO

21 ~tAo Administrativa.................... Copiador geral de of1cios expedidos ..

Inquéritos aos funcionários e utentes .

Processos relativos a anulações de inscrições ..

Boletins de distribuição de viaturas (motoristas).................... 2

C

E

C

E

E

C

E

E

E

C (i) Enquanto semantiveremactualizadas/os.

C

E

C

E

E (j) Até actualização daportaria de gestão dedocumentos.

C (fe) Enquanto útil.

C

3

3

2

2

4

i)

k)

Registos de comunicações internas .

Livros e folhas de protocolo ..

Registos de JORAM's e de Diários da Repúblicarecebidos.

Registos de avisos de recepção e de correspondênciaavençada (CTI).

Registos diários de chamadas telefónicas ....

Recortes de imprensa ..

Registos de entrada de documentos .

Livros de rec1amações ..

Autos de eliminação de documentos ..

Circulares e pareceres de outras entidades .

Convocatórias devolvidas pelos CTI ..

Autos de entrega e guias de remessa para arquivo k)definitivo.

Folhas de recolha de dados j)

24

22

23

26

27

25

29

37

28

34

30

35

31

32

33

36

38 iGestAo de Recursos Humanos '''M. Processos individuais de funcionários..................................... I)

39 Cópias de declarações emitidas pelos serviços 2

2 C

E

(I) Enquanto o funcionãriose mantiver no activo.

40 Processos de concursos 2 3 (6) C (6) Eliminar adocumentação prevista noartigo 50.' do Decreto-Lein.' 204/98.

41 Processos de contratação de pessoal........................................ 2 3 C

42 Procedimento relativo à escolha de dirigentes.................. 2 3 c

43 Balanço social. 2 C

Assiduidade:

44 Requerimentos de férias. faltas e dispensas....... 2 E

45 Mapas/ horários de trabalho................................................ 2 c

46 Livros e folhas de assiduidade............................................ 2 E

47 Mapas de assiduidade .. 3 E

48 Mapas de férias .. 2 E


prazo de conservaçlo(em anos)

FllJe Faseacli"A SClrniacliva

Númerode

referência

49

50

51

52

53

CIll4isifiCllÇftQ

Área orgdnico-funciomllSéries e subsérics documcnlais

Listas de antiguidade........................................................... 3

Processos de eleição da Comissão Paritária............................ I

Correspondência recebida e expedida! COA e AOSE........... 2

AOSFJ boletins de inscrições e alterações 3

Processos de acidentes em serviço 5

Formação de funcionários do IRE:

2

2

Destinofinal

C

E

E

E

C

ObservllÇ<les

54 Expediente relativo a acções de formação e inquéritosaos formandos.

2 3 E

55 Mapas anuais de acções de formaÇâo e relatórios 1 C

Contratos de aquisição de bens e serviços (n) 4

56

57

58

59

60

61

62

Dossiers técnico-pedagógicos de acções de formaçãofrequentadas.

ECONOMATO E PATRIMÓNIO

~t.!ltio de Recursos Financeiros,," Aquisições:

Processos de aquisição de bens e serviços .

Requisiç{les oficiais .

Requisições internas de material .

Viaturas:

Processos de aquisição de viaturas ..

Processos de viaturas acidentadas ..

3

(m)4

3

(0)4

10

7

7

7

c

E

E

E

E

E

E

(m) Após o termo dorespectivo contrato.(n) Após o termo docontrato.

(o) Após abate da viatura.

63 Processos de reparações e manutenções............................. (o) 5 E

64

65

66

Processos de seguro automóvel .

Inventário:

Contratos de assistência técnica de equipamentosdiversos.

Processos de cedência de bens .

(o) 5

(n) 4

2

7

3

E

E

E

67

68

69

70

71

Processos relativos a contratos de arrendamento {Pj

Cadastro e inventário de bens e viaturas 3

Processos de abate de bens e viaturas 3

Fichas de inventário e amortizações................................... 3

Fichas de movimentação de bens móveis 3

2

2

2

2

c

C

C

C

E

(p) Durante a vigência docontrato.

72 Requisições, autorizações de pagamentos e facturasrelativas à aquisiÇâo de bens duradouros (cópias).

VENCIMENTOS. ABONOS EOUTROS DESCONTOS

3 2 (7) E (7) Os oflglnaLsencontram-se na referência84.

73 Declarações de rendimentos (IRS) 3 2 E

74

75

Folhas de vencimentos e outros abonos .

Boletins para alteracão de abonos e descontos ..

5

10

(I) c

C


Númerode

referência

Classificaçao

Área orgânico-funcionalSéries e subséries documentais

Prazo de conservação(em anos)

Fase Faseactiva semiaetiva

Destinofinal Observações

76

77

78

Processos de ajudas de custos 3

Cópias de boletins itinerários e propostas de deslocação 3

Processos de deslocação , .

E

(8) E

E

(8) Os originaisencontram-se na referência84.

79

80

81

82

83

Processos de atribuição de prestações familiares .

Alterações relativas asituação pessoal e profissional dosfuncionários.

CONTABILIDADE E ORÇAMENTO

Contas de gerência .

Balancetes . 3

Requisições de fundos.......................... 2

12

8

8

3

E

E

C

E

E

84 Processos de despesa . 3 2 C

8S

86

87

Orçamentos 3

Guias de receita do Estado 3

Guias de reposição e folhas de processamento manuais ... ..... 3

TESOURARIA

2 c

E

E

88

89

Folhas de caixa .

Folhas de cofre .

5

5

6

6

E

c

90

91

Mapas de amortizações 6

Documentos de receita S

C

E

92

93

94

9S

96

97

98

99

100

101

Actividades. projectos, promoçloe divulgaçlo.

Duplicados de cheques emitidos.............................................. 5

Reconciliações bancárias (q)

Organização e participaçãO em feiras, certames, seminârios, reuniões e outros eventos.

Concepção, promoção e divulgação (IRE e outrosserviços dependentes da SRRH):

Estudos e projectos relativos â produção de materialimpresso de divulgação.

Material impresso de divulgação (cartazes, brochuras,desdobrâveis e imagem corporativa).

Processos relativos à Comissão \.0 de Maio 5

Processos relativos à organização de actividades de fndoledesportiva, recreativa e cultural.

Documentos relativos a pedidos de cedência:

Pavilhão dos Trabalhadores ..

Mini-Centro de Estágio ..

Casas do Montado do Pereiro ..

10

2

4

2

6

2

2

2

E

C

C

C

A

E

C

E

E

E

(q) De acordo com asinstruções do Tribunal deContas.


Númerode

referência

Classificação

Área orgâniclrfuncionalSéries esubséries documentais

NÚCLEO DE NOVAS TECNOLOGIASSistemas de suporte:

Prazo de conservaçâo(em anos)

Fase faseactiva semiactiva

Desunofinal Observações

102

103

Reparaçao e manutenç90 do hardware e software 3

Manuais de procedimentos informáticos 5

E

C

104

105

106

107

Manuais técnicos .

Inventário do parque informático ..

Projectos informáticos .

Pareceres técnicos sobre aquisiç90 de equipamentos esuportes lógicos.

Software especifico:

(r) 5

2

3

3

A

c

C

c

(r) Após o sistema deixarde estar em exploração.

108

109

lia

Projectos informáticos.. 3

Manuais informáticos.......................................................... 5

Desenvolvimento de análises funcionais de sistemas! 3aplicações.

Web site do IRE:

C

E

c

111

112

Manuais técnicos .

Manuais informáticos .

(r) 5

(r) 5

C

C

113 Manutençoo do software (r) 5 c

114 PromoçAo do Emprego ......_........... Processos relativos a Apoios à Criaç90 do PróprioEmprego (ACPE).

115

116

Processos relativos a Apoios à Criaç90 do PróprioEmprego por Subsidiados (CPE).

Processos relativos a Iniciativas Locais de Emprego(ILE).

(s) 5

(s) 5

(s) 5

6

6

6

(9) E

(9) E

(9) E

(s) Enquanto durar a fasede acompanhamento.(9) No caso de se tratar deprograma co-financiado,eliminar 3 anos após oencerramento dorespectivo QuadroComunitário de Apoio.

117

118

119

120

121

122

123

124

Processos relativos a Apoios à Contratação (AC). (s) 5

Processos relativos a Estágios Profissionais (EP)................... I

Processos relativos ao programa Experiência de Trabalho 1para Jovens (EIJ).

Processos relativos ao Programa Ocupacional de Adultos IDesempregados (POAO).

Processos relativos ao Programa Ocupacional de ITrabalhadores Subsidiados (POTS).

Processos relativos ao Programa Ocupacional de IDesempregados (POO).

Processos relativos a Formação Complementar (FC)............. I

Processos relativos a candidaturas e pedidos de renovaçao 2de apoios a Clubes de Emprego (CE).

6

la

la

la

la

la

10

9

(9) E

(9) E

(9) E

(9) E

(9) E

(9) E

(9) E

(9) E


prazo de conservaç.lo(emano.)

F",. Faseoctiva semiaetiv8

Númerod.

referência

125

126

127

128

129

Classific.çlo

Ár•• orginico-flllcionalSéries esubsêries docwnemais

Processos relativos a candidaturas e pedidos de renovaçãode apoios a Unidades de Inserçao na Vida Activa(UNIVAS).

Processos relativos ao programa Fonnaçao e Inserção deDesempregados (FID).

Processos relativos ao Programa Fonnação e EmpregoUovens e adultos).

Processos relativos ao programa Incentivos aoDesenvolvimento Local (IDL).

Processos relativos ao Regime de Incentivos àsMicro-Empresas (RIME).

Processos relativos ao Programa Vida e Trabalho:

2

(s) 5

(3) 5

9

10

10

6

6

Destinofinal

(9) E

(9) E

(9) E

(9) E

(9) E

130

131

132

133

134

135

136

Fonnação teórica 1

Estágios profissionais........................................... 1

Apoios ao emprego .

Actas das reuniões e relatórios da Comissao de 5Acompanhamento.

Processos relativos às Empresas de Inserção........... 8

Documentaçao decorrente de desistências de candidaturas Iaos Programas de Emprego.

Processos decorrentes de indeferimentos no âmbito dosProgramas de Emprego.

lO

10

6

3

3

(9) E

(9) E

(9) E

E

(9) E

E

(10) E (10) Excepto se houverrecurso contencioso.

Circulares informativas (b)

137

138

139

140

141

142

Processos de cobrança coerciva e contencioso (apoiosfinanceiros concedidos pelo IRE).

Processos contenciosos .

Dossiers de assuntos general istas ..

Colecções de propostas, pareceres, infonnações eorientações sobre os Programas de Emprego.

Impressos e fonnulários ..

(e) 2

(f)5

(b)

(9) E

E

E

C

(II)E (II) Os exemplaresoriginais encontram-se nareferência 5.

A

143

144

Colecções de documentos do POPRAM 2

PLANO REGIONAL DE EMPREGO

Actas das reuniões da comissao de acompanhamento............ 5

3 E

C

145

146

147

Relatórios de execuçao ..

Trabalhos preparatórios .

Planos Regionais de Emprego ..

5

5

c

c

c

148

149

Documentos de suporte 5

INDICADORES DE EXECUÇÃO EGESTÃO

Estudos e relatórios de execuçao relativos a medidas deemprego.

5

E

C


Númerod.

referência

150

151

152

153

Classificaçllo

Área orgânico-funcionalSéries e subséries documentais

Relatórios de execução dos Programas enviados ao Gestorde Fundos Comunitários e ao Gestor FSE.

Documentos de gestão das medidas de emprego

Dossiers EUROSTAT .

Dossiers MISEP .

INICIATIVAS COMUNITÁRIAS

Prazo de conservaçllo(em anos)

Fase Faseactiva semiactiva

Destinofinal

C

C

E

E

ObservaçOes

154

155

156

157

158

159

160

161

Dossiers de candidaturas ..

Dossiers financeiros ..

Materiais didácticos .

Actas e relatórios de avaliação .

FINANCIAMENTOS COMUNITÁRIOS

Candidaturas a financiamentos FSE ..

COORDENAÇÃO DA ACTIVIDADE FORMATIVA

Processos de acções de formação 2

Dossiers técnico-pedagógicos.. 2

Dossiers financeiros 2

INFORMAÇÃO E ORIENTAÇÃO PROFISSIONAL

6 (9) E

6 (9) E

A

(t) 6 C (t) Se produzidas/os noâmbito de programas co-financiados, três anos apóso encerramento dorespectivo QuadroComunitário de Apoio.

(9) E

(9) E

(9) A

(9) E

162 Mercado de Emprego...................... Processos relativos a sessões de intervenção técnica .

163 Processos individuais relativos a Orientação Profissional .....

E

C

164

165

166

167

168

169

170

Programas de Orientação ProfissionaL.... (i)

Documentos informativos:

Produtos multimédia 2

Outros materiais de divulgação 2

Material de avaliação psicológica:

Testes/ matrizes (i)

Testes/ respostas .

Estudos / inquéritos:

Documentação de apoio .

Relatórios , .

MEDIDAS RELATIVAS ACOLOCAÇÃO

7

2

E

C

A

A

c

E

A

171

172

Documentação relativa à selecção e colocação no âmbitodos Programas e Medidas de Emprego.

Cartões de apresentação às entidades empregadoras(modelo C II).

5 6 C

E


Número Classificação Prazo de conservaçãode Séries esubséries documentais <em anos) Destino ObservaçOesreferência Área orgãoico·funcional Fase Fase final

activa semiactiva173 Cartões de controlo de candidatura (modelo C 7) .................. 1 I E

174 Medicina do trabalho - pareceres técnicos ............................. 1 2 E

175 Estatfsticas mensais de análise do mercado de emprego 5 5 C(mapas resumo).

176 Estatlsticas mensais de anál ise do mercado de emprego 2 2 (12) E (12) Informação(mapas: movimento ao longo do mês, transferidos, recuperável na feferênciacolocados/ ofertas satisfeitas, situação no fim do mês). 175.

177 Boletins mensais do Centro Regional de Emprego ................ 5 5 A

178 Relatórios anuais de análise e avaliação do mercado de 5 5 Aemprego.

PRESTAÇÕES DE DESEMPREGO

Colecções de notas e comunicações internas relativas a:

179 Propostas de deferimento (decorrentes de requerimen- 2 5 Etos e pedidos de reinicio de atribuição de prestaçõesde desemprego).

180 Advertências de cessação de atribuição de prestações 5 5 Ede desemprego.

181 Faltas impunfveis (sem oficio de advertência)................... 1 I E

182 Pedidos de apoio à Criação do Próprio Emprego .............. 3 3 E

Expediente com o Centro de Segurança Social da Madeirarelativo a:

183 Envio de requerimentos de prestações de desempre- 2 2 Ego e de subsidio social de desemprego.

184 Anulações de pedidos de suspensão provisória da 1 I Eatribuição de prestações de desemprego.

185 Pedidos de reinício da atribuição de prestações de 2 2 Edesemprego.

186 Suspensão da atribuição de prestações de desempre- 3 3 Ego e/ ou subsidio social de desemprego.

187 Alterações de local de residência 1 I E

188 Pedidos de confirmação da involuntariedade da 3 2 Esituação de desemprego.

Listagens mensais recebidas do Centro de SegurançaSocial da Madeira:

189 Novos beneficiários de prestações de desemprego ...... 3 3 C

190 Atribuição do subsidio social subsequente .. ................ 3 3 C

Avaliação da involuntariedade da situação dedesemprego:

191 Informações da Inspecção Regional de Trabalho ......... 5 5 E

192 Declarações de cessação de contratos de trabalho........ 5 5 E

Comissão Técnica Regional para avaliação dainvoluntariedade do desemprego:

193 Oflcios de convocatória Dara as reuniões. .................... I I E


Número ClassificaçGo Prazo de conservaçãode Séries e subséries documentais <em anos) Destino

Observ"..:lesreferência Are. orginic<>-funcional Fase Fase finalactiva semiactiva

194 Actas .................... ...................................... '" ............ " ... 3 3 C

Sistema de Verificação de Incapacidade:

195 Deliberações da Comissão de Verificação ou 5 5 EReavaliação da Incapacidade Temporária para oTrabalho.

196 Reclamações (sem outra tramitação processual) . ................. 5 5 C

197 Processos graciosos (com recurso hierárquico e tutelar) ........ 5 5 C

198 Processos contenciosos ............................................................ 5 5 C

Prestações de desemprego - requerimentos e pedidos dereinIcio:

199 Processos relativos a requerimentos de prestações 1 I Ede desemprego - cidadãos V.E.

200 Requerimentos desertos ........................... ..................... 1 1 C

201 Processos relativos a propostas de indeferimento de I 1 Crequerimentos de prestações de desemprego.

202 Processos relativos a reinlcios de prestações de 1 1 Cdesemprego.

Prestações de desemprego - cessação, renúncia, desistên-cias:

203 Processos relativos à cessação/ extinção de 5 5 Eprestações de desemprego.

204 Processos relativos a requerimentos de renúncia a 1 1 Eprestações de desemprego.

205 Processos relativos a requerimentos de desistência 1 1 Ede prestações de desemprego.

206 Processos relativos a requerimentos de pagamento de 2 2 Egarantia salarial.

207 Processos relativos à credenciação de beneficiários 5 5 Ecolocados.

Convocatórias e controlo presencial:

208 Documentação relativa ajustificação de faltas e/ ou 5 3 Eprolongamento de tempo de beneficio de prestaçãode desemprego.

209 Fichas de controlo presencial- passivo ............................. 3 3 E

210 Listagens de candidatos que apresentaram licença de 1 1 Ematernidade.

Instrumentos de controlo interno:

211 Documentação relativa à transferência de processos ........ 3 4 E

212 Listagens de candidatos a prestações de desemprego - 1 1 Erequerimentos e pedidos de reinlcios.

213 Listagens de processos em curso (que aguardam 1 1 Edecisão final).

214 Listagens de candidatos cuja prestação de desemprego 2 2 Efoi suspensa.


Abreviaturas:C – Conservação permanenteE – EliminaçãoA – AmostragemSRRH – Secretaria Regional dos Recursos HumanosCE – Comunidade EuropeiaIEFP – Instituto do Emprego e Formação Profissional

a) Após o termo de vigência;b) Enquanto em vigor;c) No caso de participação ao Ministério Público e/ou à Polícia

Judiciária, o prazo de conservação em fase activa é de 10 anos;d) Até à sua publicação no JORAM ou Diário da República;e) Após execução fiscal ou trânsito em julgado;f) trânsito em julgado;g) Enquanto a empresa estiver constituída;h) Enquanto a cooperativa não for extinta;i) Enquanto se mantiverem actualizadas/os;j) Até actualização da portaria de gestão de documentos;k) Enquanto útil;l) Enquanto o funcionário se mantiver no serviço;m) Após o termo do respectivo contrato;n) Após o termo do contrato;o) Após abate da viatura;p) Durante a vigência do contrato;q) De acordo com as orientações do Tribunal de Contas;r) Após o sistema deixar de estar em exploração;

1. Os documentos originais encontram-se nos serviços auditados;2. Os exemplares originais encontram-se nos serviços que

solicitaram os respectivos pareceres;3. Os exemplares originais encontram-se na referência 136,196,

197;4. Os exemplares originais encontram-se na referência 137;5. Os exemplares originais encontram-se nos serviços que deram

origem aos processos;6. Eliminar a documentação prevista no artigo 50.º do Decreto-Lei

n.º 204/98;7. Os originais encontram-se na referência 84;8. Os originais encontram-se na referência 84;9. No caso de se tratar de programa co-financiado, eliminar 3 anos

após o encerramento do respectivo Quadro Comunitário de A p o i o ;10. Excepto se houver recurso contencioso;11. Os exemplares originais encontram-se na referência n.º 5;12. Informação recuperável na referência 175;13. Conservar apenas os relatórios.

secretarias regionais dos recursos humanos e...

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