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Manual de Processo de Trabalho

Gerir Folha Normal de Pagamento

Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul Manual de Processos de Trabalho Gerir Folha Normal de Pagamento

1

SECRETARIA DE GESTÃO DE PESSOAL

1. OBJETIVO

Entregar folha normal de pagamento com celeridade, segurança, qualidade e atendimento eficiente.

2. DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA

LEI Nº 3.310 DE 14 DE DEZEMBRO DE 2006; LEI Nº 3.687 DE 09 DE JUNHO DE 2009; LEI Nº 3.150 DE 22 DE DEZEMBRO DE 2005; Resolução Nº 127 DE 22 DE JULHO DE 2015.

Versão: 1.0 Data de Emissão: 17/07/2017

Elaborado por: Tereza Cristina Soares Abdo da Costa;

Adriana Espindola Tolin do Amaral; Carla Christine Dias

Lima do Amaral; Rosenir da Costa e Souza

Aprovado por: Raphael Vicente Bilinski - Diretor da Secretaria de Gestão de Pessoal




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3. DESENHO DO PROCESSO

4.1 Gerir Folha Normal de Pagamento




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Descrição das Atividades

Descrição da Atividade Área Responsável Procedimento

Lançamentos de Índices Coordenadorias de Ativos e de Inativos Subprocesso – Ver página 4

Receber Documentos Coordenadorias de Ativos e de Inativos Subprocesso – Ver página 6

Importar Lançamentos Coordenadorias de Ativos e de Inativos Subprocesso – Ver página 8

Importar Lançamentos Coordenadoria de Obrigações Subprocesso – Ver página 10

Calcular folha / Estornar calculo Coordenadorias de Ativos e de Inativos Caso houver erro verificar sistema ou junto a Secretaria de Tecnologia da

Informação

Conferir folha Coordenadorias de Ativos e de Inativos Caso houver erros ajustar, estornar e calcular matrícula.

Conferir Relatórios Coordenadorias de Ativos e de Inativos Em caso de erro verificar inconsistências e ajustar

Conferir recolhimentos Coordenadoria de Obrigações Em caso de inconsistências, ajustar, estornar e calcular matrícula.

Salvar Relatórios Coordenadorias de Ativos e de Inativos Salvar e cadastrar automaticamente os relatórios da folha no SCDPA

Conferir Relatórios e solicitar

assinaturas

Coordenadorias de Ativos e de Inativos Conferir se todos os relatórios estão com valores corretos, conferir se todos os

relatórios estão no SCDPA, solicitar assinatura.

Assinatura do Diretor da Secretaria Diretor da Secretaria de Gestão de

Pessoal

Solicita no SCDPA, como pendência.




4

Assinatura da Diretora de

Departamento

Diretora do Departamento de

Remuneração de Pessoas

Solicita no SCDPA, como pendência.

Encaminhar para Secretaria de Finanças

(SCDPA)

Coordenadorias de Ativos e de Inativos Depois de assinados os relatórios, encaminhar para Coordenadoria de Obrigações

e para Secretaria de Finanças.

4.2 Subprocesso: Lançamento de Índices




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Entrar no site do IBGE e visualizar índice Coordenadorias de Ativos e de Inativos www.ibge.gov.br/home/ – no site ir em últimos resultados

Lançar índice INPC no Sistema SGP Coordenadorias de Ativos e de Inativos Sistema SGP => folha => cadastro => índice econômico => lançar o índice.

Entrar no site da Secretaria de Fazenda

Estadual e anotar índice UFERMS

Coordenadorias de Ativos e de Inativos www.sefaz.ms.gov.br/uferms/

Lançar índice UFERMS no Sistema SGP Coordenadorias de Ativos e de Inativos Sistema SGP => folha => cadastro => índice econômico. => lançar o índice.

http://www.ibge.gov.br/home/

http://www.sefaz.ms.gov.br/uferms/




6

4.3 Subprocesso: Receber documentos




7



Receber ofícios Coordenadorias de Ativos e de Inativos Clicar em “receber", analisar e imprimir, se for o caso.

Necessita cálculo?

Efetuar e conferir cálculo Coordenadorias de Ativos e de Inativos Analisar, efetuar cálculo, conferir, elaborar memorando para Finanças

Efetuar lançamentos Coordenadorias de Ativos e de Inativos Lança rubrica e valor no Sistema SGP, arquiva documento no Sistema SCDPA.

Anotar no Sistema Coordenadorias de Ativos e de Inativos Anota no Sistema SGP, lança dados de conta corrente (se for o caso), confere e

arquiva documento no SCDPA.

Responder juiz Coordenadorias de Ativos e de Inativos Elabora ofício respondendo juiz, coloca no SCDPA, confere, solicita assinatura,

envia.

Receber requerimento Coordenadorias de Ativos e de Inativos Clicar em “receber", analisar e imprimir, se for o caso.

Anotar no Sistema Coordenadorias de Ativos e de Inativos Anota no Sistema SGP, lança dados de conta corrente (se for o caso), confere e

arquiva documento no SCDPA.




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4.4 Subprocesso: Importar Lançamentos




9



Importar e conferir ATS Coordenadorias de Ativos e de Inativos Carregar os adicionais por tempo de serviço do mês anterior no Sistema SGP; copiar

em planilha Excel para conferência com a Portaria enviada por e-mail; importar

lançamentos.

Verificar se existe inconsistências?

Importar e conferir PF Coordenadorias de Ativos e de Inativos Carregar as progressões funcionais do mês anterior no Sistema SGP; copiar em

planilha Excel para conferência com a Portaria enviada por e-mail; importar

lançamentos.


Importar e conferir Adicional de

Qualificação

Coordenadorias de Ativos e de Inativos Carregar os adicionais de qualificação do mês anterior no Sistema SGP; copiar em

planilha Excel para conferência com a Portaria enviada por e-mail; importar

lançamentos.


Importar e conferir Faltas e atrasos Coordenadorias de Ativos e de Inativos Carregar as faltas e atrasos do mês equivalente no Sistema SGP; excluir as matrículas

informadas no Relatório de Faltas e atrasos; importar; lançar observação no Sistema

SGP para cada servidor e conferir com o valor calculado.





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Importar designações, dispensas,

nomeações, exonerações e

substituições

Coordenadorias de Ativos e de Inativos Importar designações, dispensas, nomeações, exonerações e substituições de um

Sistema Web para Sistema SGP e conferir (elaborar modo de conferência).





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4.5 Subprocesso: Importar Lançamentos




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Importar consignações Coordenadoria de Obrigações Baixar do site e-consig o arquivo e importar para o Sistema SGP


Importar e conferir planos de saúde Coordenadoria de Obrigações Receber arquivo via e-mail, salvar, comparar com arquivo do mês anterior e importar

para o Sistema SGP


Verificar inconsistência

Cadastro/Avaliação/Consignatárias/TI

Coordenadoria de Obrigações Solicitar junto às áreas responsáveis o ajuste necessário

Ajustar Analistas ou coordenadora Ajustar conforme a necessidade

Gerar relatório de nomeações Analistas ou coordenadora Gerar relatório de nomeações e salvar em pdf




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4. PAINEL DE GESTÃO DE MUDANÇA

Nº O que Fazer? Responsável

1 Desenvolver novas formas de conferência (atualmente por fichas financeiras) Coordenadora de Ativos e Inativos com diretora

2 Eliminar conferências de lançamentos de substituições Tereza Cristina

3 Otimizar conferência de cálculos, antes de passar para coordenadora Coordenadoras

4 Eliminar pré-conferência de planos de saúde e bancos Tereza Cristina

5 Sistema de lançamentos, na origem, via web com importação automática para a folha Secretaria de Tecnologia da Informação

6 Otimizar cálculo da folha em uma única ação em no máximo 30 min Secretaria de Tecnologia da Informação

7 Salvar e cadastrar automaticamente os relatórios da folha no SCDPA Secretaria de Tecnologia da Informação




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8 Aproveitar tecnologia/sistemas já existentes: Secretaria de Tecnologia da Informação

9 Efetuar atualizações salarias automaticamente na folha; Secretaria de Tecnologia da Informação

10 Programar e-consig para Planos de Saúde. Secretaria de Tecnologia da Informação




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5. INDICADORES

Quadro de Indicadores de Desempenho

Nome do Indicador Tempo para cálculo da folha de pagamento

Propósito Medir o tempo de cálculo da folha em uma única ação

Meta Diminuir em 50% o tempo de cálculo da Folha

Fórmula Tempo para calcular a folha em uma única ação

Frequência Mensal

Quem mede? Secretaria de Gestão de Pessoal




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Quadro de Indicadores de Desempenho

Nome do Indicador Número de erros no processamento da folha normal de pagamento

Propósito Medir a quantidade de erros durante o processamento da folha normal de pagamento

Meta Diminuir em 90% os erros da Folha de Pagamento

Fórmula Número de erros no mês

Frequência Mensal

Quem mede? Secretaria de Gestão de Pessoal




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6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

LEI N. 3.310, de 14 de dezembro de 2006. Dispõe sobre o Estatuto dos Servidores Públicos do Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do

Sul. Diário Oficial do Estado de Mato Grosso do Sul nº 6869. 15 de dezembro de 2006

LEI N. 3.687, DE 9 DE JUNHO DE 2009. Dispõe sobre o Plano de Cargos, Carreira e Remuneração do Quadro de Pessoal do Poder Judiciário do

Estado de Mato Grosso do Sul. Diário Oficial do Estado de Mato Grosso do Sul nº 7477. 10 de junho de 2009.

LEI Nº 3.150, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2005. Consolida e atualiza a Lei n° 2.207, de 29 de dezembro de 2000, que instituiu o Regime de

Previdência Social do Estado de Mato Grosso do Sul - MSPREV. Publicada no Diário Oficial nº 6.633, de 23 de dezembro de 2005.

Resolução nº 127, de 22 de julho de 2015. Dispõe sobre a consignação em folha de pagamento do servidor público do Poder Judiciário do

Estado de Mato Grosso do Sul. Diário da Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul nº 3392; 24 de julho de 2015

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