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  • 2017 Secretaria de Estado de Gesto e Recursos Humanos (Seger) Permitida a reproduo total ou parcial desta obra desde que sem fins lucrativos e citada a fonte. Secretria de Estado de Gesto e Recursos Humanos Dayse Maria Oslegher Lemos Subsecretria de Estado de Inovao na Gesto Marilia Camara de Assis Diretor presidente do Instituto de Tecnologia da Informao e Comunicao do Esprito Santo (Prodest) Renzo Oliveira Santos Colnago

    Equipe do Escritrio Central de Processos

    Ncleo Institucional: Giovana Cristina Assis de Souza Mrcio Andr Nassar Comassetto Pablo Sandin Amaral Rodrigo Del Fiume Zambon

    Ncleo Tcnico: Deivison Gomes Bergamin Jos Luiz Dolsan de Almeida

  • APRESENTAO O presente documento apresenta a Metodologia de Gesto Estratgica de Processos a ser utilizada pelos rgos/entidades do Poder Executivo do Estado do Esprito Santo. O objetivo orientar e disseminar o conhecimento sobre a Gesto por Processos, descrevendo os principais conceitos, etapas, atividades e produtos gerados, bem como fomentar a transformao organizacional por meio da otimizao dos procedimentos e mtodos utilizados no mbito do Poder Executivo Estadual. Esta metodologia foi elaborada pelo Escritrio Central de Processos do Governo do Estado (ECP) para que as organizaes da Administrao Pblica Estadual possam adotar boas prticas de gesto, visando sempre a entrega de melhores servios sociedade capixaba.

  • SUMRIO

    1. INTRODUO ........................................................................................................................ 5

    1.1 CONCEITOS BSICOS DE GESTO POR PROCESSOS .................................................... 5

    1.1.1 O que Gesto por Processos .............................................................................. 5

    1.1.2 O que um Processo ............................................................................................ 5

    1.1.3 Categoria de Processos ......................................................................................... 6

    1.1.4 Ciclo de Gesto de Processos ............................................................................... 6

    1.1.5 Hierarquia/Arquitetura de Processos .................................................................. 7

    1.2 ESCRITRIO DE PROCESSOS ......................................................................................... 9

    2. METODOLOGIA DE GESTO ESTRATGICA DE PROCESSOS .............................................. 11

    2.1 Elaborao da Cadeia de Valor .................................................................................. 11

    2.2 Priorizao dos Processos .......................................................................................... 12

    2.3 Modelagem (AS IS) ..................................................................................................... 13

    2.4 Anlise e Diagnstico ................................................................................................. 14

    2.5 Redesenho (TO BE) ..................................................................................................... 15

    2.6 Implementao ........................................................................................................... 16

    2.7 Monitoramento .......................................................................................................... 17

    3. ANEXOS ............................................................................................................................... 19

    ANEXO I Modelo Portaria Institucionalizao Escritrio de Processos ............................. 19

    ANEXO II Notao BPMN 2.0 ............................................................................................... 22

    4. GLOSSRIO .......................................................................................................................... 31

    5. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .......................................................................................... 32

  • 5

    1. INTRODUO

    1.1 CONCEITOS BSICOS DE GESTO POR PROCESSOS

    1.1.1 O que Gesto por Processos

    uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negcio, automatizados ou no, a fim de alcanar resultados consistentes e alinhados aos objetivos estratgicos da organizao. A implementao permanente da Gesto por Processos contribui para:

    Proporcionar um modelo de gesto integrado, a partir de uma viso sistmica dos processos, com foco em resultados e referenciado nas necessidades de todos os envolvidos e nas diretrizes estratgicas da instituio;

    Difuso do conhecimento institucional, com a disponibilizao de informaes sobre os processos desenvolvidos pela instituio;

    Otimizao dos recursos da instituio, sejam eles materiais, humanos ou financeiros;

    Identificao das competncias requeridas para a operacionalizao dos processos, promovendo a alocao adequada dos profissionais, segundo seus perfis;

    Orientao de eventuais propostas para a reviso da estrutura organizacional, visando a melhor operacionalizao dos processos.

    1.1.2 O que um Processo

    Segundo o Guia BPM CBOK (Corpo Comum de Conhecimento sobre BPM), processo um conjunto definido de atividades ou comportamentos executados por humanos ou mquinas para alcanar um ou mais resultados. Pode ser entendido como um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em servios/produtos (sadas). Esse conceito traz a ideia de processo como fluxo de trabalho - com insumos e produtos/servios claramente definidos e atividades que seguem uma sequncia lgica e que dependem umas das outras numa sucesso clara - denotando que os processos tm incio e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e usurios do servio pblico.

  • 6

    A partir dos conceitos acima, pode-se entender que um processo organizacional precisa:

    Ter claras as fronteiras (incio e fim) e seu objetivo;

    Ter claro aquilo que transformado na sua execuo;

    Definir como ou quando (circunstncia) uma atividade ocorre;

    Ter um resultado especfico;

    Conhecer os recursos previstos para a execuo da atividade;

    Ter gerenciabilidade, ou seja, responsvel definido e problemas conhecidos e acompanhados;

    Ter efetividade quanto s relaes com usurios e fornecedores e seus requisitos serem claramente definidos;

    Ser mensurvel, possuindo pontos de controle e medidas de eficcia/eficincia;

    Ter alterabilidade, por meio de mecanismos de feedback para melhoria; e

    Permitir o acompanhamento ao longo da execuo.

    1.1.3 Categoria de Processos Os processos organizacionais podem ser classificados em trs tipos:

    Processo Primrio: um processo interfuncional ponta a ponta que agrega valor diretamente para o cliente. Processos primrios so frequentemente referenciados como processos essenciais ou finalsticos, pois representam as atividades essenciais que uma organizao executa para cumprir sua misso.

    Processo de Suporte: existe para prover suporte a processos primrios. A

    diferena principal entre os processos primrios e os de suporte que processos de suporte entregam valor para outros processos e no diretamente para os clientes.

    Processo de Gesto: so utilizados para medir, monitorar e controlar atividades

    de processos de negcio. No agregam valor diretamente aos clientes, mas so necessrios para assegurar que a organizao opere de acordo com seus objetivos e metas de desempenho.

    1.1.4 Ciclo de Gesto de Processos

    Conforme o Guia BPM CBOK, a prtica de gerenciamento de processos de negcio pode ser caracterizada como um ciclo de vida contnuo (processo) de atividades integradas. Um ciclo de feedback sem fim para assegurar que os processos de negcio estejam alinhados com a estratgia organizacional e ao foco do cliente. Este ciclo pode ser sumarizado por meio do seguinte conjunto gradual e interativo de atividades:

  • 7

    1.1.5 Hierarquia/Arquitetura de Processos Quando se pensa em uma organizao como um todo, percebe-se que existem vrios processos, com diferentes categorias e graus de complexidade. Seguindo essa lgica de decomposio dos processos, possvel visualizar a instituio como um conjunto de processos. A ideia que existem grandes grupos de atividades que podem ser agregados em macroprocessos, que por sua vez, podem ser subdivididos e especificados em subprocessos at o nvel de atividades e tarefas. A hierarquia/arquitetura de processos corresponde estruturao dos processos da organizao em diferentes nveis, apresentando o desdobramento dos processos desde a estratgia at o nvel operacional. A estratgia estaria representada pelo conceito de Cadeia de Valor, cuja anlise permite identificar os macroprocessos que agregam valor organizao, bem como suas interfaces, para a satisfao dos clientes e cumprimento de seus objetivos e razes de existncia. Vale lembrar que a Cadeia de Valor da organizao pode ser composta tanto por macroprocessos finalsticos/primrios, quanto de suporte e gerenciais.

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    A figura abaixo demonstra a hierarquia de processos:

    A definio dos elementos da arquitetura de processos dada a seguir: Cadeia de Valor: modelo que representa a viso sistmica dos macroprocessos organizacionais, de forma a se obter uma macroviso do encadeamento destes processos e atividades. Ou seja, utilizada para uma representao do relacionamento lgico dos processos de trabalho, permitindo uma visualizao do fluxo de informaes, produtos e atividades que transitam entre vrios processos da organizao; Macroprocesso: conjunto de proce

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