Santo Antonio Joaquina Rendeiras Lagoa da ConceiçãoIgrejinha da Lagoa

UNIMED GRANDE FLORIANÓPOLIS

900 Colaboradores

UNIMED GRANDE FLORIANÓPOLIS EM NÚMEROS

1.615 Médicos Cooperados

195.000 Clientes

02 Núcleos de Atenção a Saúde (NAS)

700 Contratos Empresariais

01 Centro de Promoção da

Saúde

21 Municipios - Área de abrangência

Ilha de Florianópolis

HISTÓRIA

03

PROGRAMA MENTOR

IDEALIZAÇÃO

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No final de 2008 o departamento de Gestão de Pessoas da UGF decidiu focar na capacitação de todos os novos colaboradores. A Cooperativa já praticava o Seminário de Ingresso e o registro de treinamento interno, mas não era suficiente.

Ao chegar na empresa o novo colaborador necessita de toda uma infraestrutura para realizar seus trabalhos, como senhas, computador, explicações da cultura da empresa, organograma, regras e procedimentos, entre outros.

Tudo isso era feito de maneira não integrada, ocasionando retrabalhos, atrasos no início das atividades, erros e, principalmente, desmotivação, porque as pessoas sentiam que estavam “atrapalhando” a empresa nas suas primeiras semanas.

Além disso, não havia a garantia de que o novo colaborador efetivamente tinha o conjunto de informações necessárias para efetuar seus trabalhos.

PROGRAMA MENTOR

IDEALIZAÇÃO

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Nesse Programa a empresa recebe os novos profissionais com a importância devida, oferecendo a ele todas as ferramentas necessárias para o desenvolvimento de suas tarefas com qualidade.

Além disso, os líderes das áreas, sentem-se seguros, pois sabem que o Colaborador passou por todas as fases necessárias para executar bem suas funções.

 

Surgiu então o Programa Mentor que focou numa capacitação mais próxima do colaborador. Um programa estruturado, desenvolvido para atender as necessidades da Cooperativa e do novo colaborador, que começa antes mesmo dele ser admitido para a vaga.

PROGRAMA MENTOR

IDEALIZAÇÃO

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Um dos pontos centrais do Programa é dar ao novo colaborador o entendimento sobre o funcionamento e a importância do Sistema Unimed. Isso é feito utilizando o módulo de Educação a Distância disponibilizado pela Fundação Unimed.  

CURSO – COOPERATIVISMO E SISTEMA UNIMEDFundação Unimed / Soluções Educacionais / Educação a Distânciawww.fundacaounimed.org.br

100% dos novos colaboradores

efetuam este treinamento

na Unimed Grande Florianópolis.

100% dos novos colaboradores

efetuam este treinamento

na Unimed Grande Florianópolis.

PROGRAMA MENTOR

CONCEITO

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“PESSOA QUE ORIENTA,

ACONSELHA E APONTA

AS DIREÇÕES”Anônimo

MENTOR

PROGRAMA MENTOR

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BENEFÍCIOS

Bom para EMPRESABom para EMPRESAUniformidade de informações sobre a Cooperativa.Maior investimento em capacitação.

Bom para o GESTORBom para o GESTOR

Bom para o MENTORBom para o MENTOR

Bom para o COLABORADORBom para o COLABORADOR

Proporciona capacitação e desenvolvimento ao colaborador mentor e ganha em praticidade dentro da equipe, pois tem um facilitador para multiplicar o conhecimento.

Recicla seus conhecimentos.Desenvolve a habilidade de ensinar.

É bem recebido pela empresa. Tem um programa de capacitação exclusivo, recebendo informações importantes sobre a Cooperativa e atividades específicas.

PROGRAMA MENTOR

OBJETIVOS

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Acolher e amparar o profissional.

Repassar, de forma clara e objetiva, todas as informações necessárias

para o desenvolvimento do colaborador na empresa.

Proporcionar e difundir os padrões estruturados do sistema Unimed.

Oportunizar momentos de feedback entre Mentor e Colaborador.

Tornar claro os conceitos e as diretrizes da Unimed e desenvolver, de

forma mais consciente e competente, o trabalho.

PROGRAMA MENTOR

SISTEMÁTICA DO PROGRAMA

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Neste programa, cada novo colaborador

é acompanhado, trinta dias, por um

Mentor da área onde trabalha. O Mentor

o auxilia a entender a Cooperativa e a

iniciar suas atividades com melhor

estrutura e treinamento.

PROGRAMA MENTOR

VISÃO GERAL

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PROGRAMA MENTOR

CONSTRUÇÃO DO PROGRAMA

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Foi desenvolvido um projeto dentro da Cooperativa para elaboração do programa, onde os próprios profissionais da Unimed Grande Florianópolis foram os executores.

O projeto seguiu os passos abaixo:

Macro Fluxo Projeto Mentor

CONSTRUÇÃO DO PROGRAMA

PROGRAMA MENTOR

O QUE FOI FEITO?

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Estruturação de um Check-list

Elaboração de Material de apoio

Material de Ensinoa Distância

Divulgação do Novo Programa

Capacitação de Mentores(indicados pelo gestor imediato)

1º Capacitação - Julho/2009

2ª capacitação - Maio/2010

PROGRAMA MENTOR

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NOMEAÇÃO DO MENTOR

Cada líder indica um colaborador para ser

mentor durante um determinado período,

em média 1 ano.

Este procedimento é para que todos possam passar pelo programa e para que

a equipe consiga visualizar um colaborador referência.

NOMEAÇÃO DO MENTOR

PROGRAMA MENTOR

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QUANDO O MENTOR COMEÇA A ATUAR?

PROGRAMA MENTOR

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PROCEDIMENTOSNa abertura de uma vaga o gestor já indica o nome do mentor que irá acompanhar o novo colaborador.

Através do formulário que registra a solicitação da vaga o gestor informa o nome do mentor e o comunica que um novo colaborador irá ser admitido, neste momento ele já pode iniciar as atividades.

Para facilitar a organização do gestor e mentor, o sistema de Gestão de Pessoas dispara uma mensagem automática avisando a data de admissão do novo colaborador, desta forma, o mentor poderá recepcioná-lo no Gestão de Pessoas.

Neste box é inserido o nome do mentor e seu ramal, para que o Gestão de Pessoas possa fazer o contato após a assinatura do contrato.

PROGRAMA MENTOR

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O QUE O MENTOR DEVERÁ SEGUIR?CHECK-LIST

Com o check-list em mãos o mentor segue passo a passo as informações que deverão ser transmitidas ao colaborador.

É um guia que, além de facilitar a organização do mentor, garante que nossos novos colaboradores terão o mesmo nível de informação.Neste box o mentor repassa todos os itens de infra-

estrutura e verifica se o colaborador terá tudo o que precisa para iniciar suas atividades.

Para colaboradores portadores de deficiência a infra-estrutura é adequada para que ele possa desenvolver suas atividades sem dificuldades.

Neste box é garantido ao novo colaborador todos os acessos liberados para ele

No item “rotinas internas”, mentor e colaborador, reservam 12h de capacitação para conhecer tópicos essenciais para seu dia a dia na Cooperativa.

Este box é destinado a capacitação considerada estratégica na Cooperativa. Através destes tópicos é garantido uma uniformização de informações importantes para o negócio unimed.

É fundamental ressaltar que os tópicos ao lado orientam mentor e colaborador a busca da informação. Nos últimos dois tópicos são reservados para capacitação de Ensino à Distância e deles resultam um maior número de horas investidas em capacitação.

O espaço no verso do formulário é preenchido por cada área com as capacitações táticas e operacionais específicas da função. Neste espaço, o mentor ou colaborador que for designado registrará todas as atividades em que o colaborador foi capacitado e ao lado quantas horas foram destinadas para esta capacitação. Será garantido neste box as informações essenciais sobre a estrutura e funcionamento da área.

PROGRAMA MENTOR

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RECICLAGEM

O Programa, inaugurado em julho/09, foi tomando corpo e cinco meses após seu início, foram aplicados questionários nos colaboradores que participaram para mensurar o trabalho desenvolvido.

Você conhece o programa mentor, qual o nome dele, qual objetivo, você já viu o check-list que o mentor utiliza, entre outras foram utilizadas para que fosse possível identificar pontos de melhoria no programa e calibrar as expectativas de mentor e colaborador.

Ainda em novembro de 2009 profissionais do Gestão de Pessoas trabalhavam na finalização de um material de ensino a distância juntamente com uma empresa especializada. No início do programa o material utilizado era em power point. Posteriormente, desenvolveu-se uma plataforma de ensino a distância com a finalidade de contribuir ainda mais com o programa.

PERGUNTAS COMO:

PROGRAMA MENTOR

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INOVAÇÃO

Com a conclusão do material de Ensino a Distância os colaboradores puderam ter acesso, através de um login e Senha a todo o conteúdo do programa.

ENSINO A DISTÂNCIA

Abaixo os cursos oferecidos no Programa Mentor EaD:

CURSO – COOPERATIVISMO E SISTEMA UNIMEDFundação Unimed / Soluções Educacionais / Educação a Distânciawww.fundacaounimed.org.brEste curso é pré-requisito para o Programa Mentor EAD, cujo acesso somente é liberado após a entrega do certificado no Departamento de Gestão de Pessoas.

CURSO – PROGRAMA MENTOREducação a Distânciawww.fabrico.com.br/unimedusuário: matrículaSenha: troqueme

PROGRAMA MENTOR

20

INOVAÇÃO

Também para contribuir com a comunicação, o Departamento de Gestão de Pessoas disponibiliza através do sistema de gestão de RH, a liberação de e-mails automáticos que são direcionados ao gestor e mentor informando a data de admissão do novo colaborador. Este processo proporciona ao gestor e colaborador a organização de suas agendas, para bem receber o novo colaborador.

E-mail disparado automaticamente ao gestor e mentor

E-MAILS AUTOMÁTICOS

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

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PÁGINA DE ACESSO AO PROGRAMA

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

22

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

23

Personagens foram criados para que os novos colaboradores se sintam

acolhidos pelo mentor.

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

24

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

25O programa foi desenvolvido com som para atender portadores de deficiência visual

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

26

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

27

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

28

PROGRAMA MENTOR

TELAS EaD

29

PROGRAMA MENTOR

RESULTADOS

30

664

5998

903% de

aumento em horas

capacitação

903% de

aumento em horas

capacitação

PROGRAMA MENTOR

RESULTADOS

31Mentores Unimed Grande Florianópolis

PROGRAMA MENTOR

RESULTADOS

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Melhora na recepção do

colaborador na empresa

Maior integração do colaborador

com a Cooperativa

Aumento do entendimento do

Sistema Unimed

Conhecimento das ferramentas de

trabalho utilizadas

PROGRAMA MENTOR

RESULTADOS

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Denominação do mentor na solicitação

da vaga

Acompanhamento do colaborador com

orientação do check list

Repasse de informações importantes

Solicitação de senhas e acessos

Capacitação através de Ensino a

Distância elaborado exclusivamente para

o Programa

Curso Cooperativismo - Sistema Unimed

Registro de Treinamento interno

Seminário de Ingresso

Média de horas capacitação 5998h

ANTES

Seminário de Ingresso

Registro de treinamento (não

eram contabilizadas as horas)

Média de horas capacitação

664h

ANTESANTES DEPOISDEPOIS

PROGRAMA MENTOR

RESULTADOS

34

ANTES Todos os resultados

foram alcançados

com menos de

R$ 20.000,00 de

investimento no

desenvolvimento do

programa.

PROGRAMA MENTOR

DEPOIMENTOS

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“O programa mentor para mim trouxe muitos resultados positivos para a empresa. Ao meu ver este programa é parte fundamental do processo de formação de novos colaboradores. Uma pessoa que prepara um colaborador para assumir novas responsabilidades, cuida de seu desenvolvimento e acompanha seus progressos tornando-os capazes para seguir novos desafios.  Este programa estabelece um elo de confiança entre o colaborador e o mentor pois ele sabe que tem uma pessoa de referência na equipe. Com relação ao EAD para mim surge como uma nova perspectiva uma vez que é um programa a distância e pode ser realizado no tempo que temos disponível. Um programa de fácil entendimento, bem ilustrativo e estimula a aprendizagem. Como melhorias posso citar o formulário de check list e o email automático informando a admissão do colaborador onde propiciou melhor organização no dia a dia do nosso trabalho.”

Ana Luisa O de AbreuSupervisora Produção Médica Divisão de Produção Médica - DVPM

“Além de o novo colaborador sentir-se acolhido, o programa possibilita aos mentores a oportunidade de conhecer mais sobre a empresa. Durante um mês de acompanhamento apresentamos aos novos colaboradores como funciona a estrutura da Unimed e consecutivamente aprendemos com isso. Somos os guias, recebemos a confiança da empresa em apresentá-la e por isso temos grande responsabilidade. Mesmo após o término do acompanhamento o mentor continua sendo referência ao colaborador que ingressou na Cooperativa. O melhor é que o mentor também tem o seu mentor, o Departamento do Gestão de Pessoas nos dá o suporte, através das reuniões esclarecemos dúvidas e compartilhamos boas experiências.Como mentora, agradeço a confiança depositada em mim.”

Gretin BauerAssistente de Responsabilidade SocialEquipe de Responsabilidade Socioambiental - EQRS

PROGRAMA MENTOR

DEPOIMENTOS

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“O programa mentor agregou a integração do novo colaborador ao grupo de forma mais tranqüila e organizada, onde ao chegar a empresa o mesmo já possui uma estrutura para desenvolvimento das atividades passando por um processo de adaptação sempre acompanhado do seu mentor. Destaco também o valor motivacional para o grupo que se sente muito mais envolvido na estruturação do ambiente de trabalho para o novo colega.”

Carlos Augusto VelhoSupervisor Divisão Gestão da Rede PrestadoraDivisão de Gestão da Rede Prestadora

“O programa, acolhe, estrutura e embasa para que os colaboradores iniciem e tenham ótimo desempenho dentro da cooperativa, fornecendo conhecimento imprescindível para tal progresso. O check-list tem sua importância, pois dá foco e direção ao trabalho, evitando que as informações não deixem de ser repassadas. O EAD orienta e torna-se registro do que é repassado ao colaborador, com um modelo bem ilustrativo, tornando-o incentivador a quem o faz. O e-mail automático informando o dia da admissão do novo colaborador, facilita com que o mentor programe-se antecipadamente para receber o novo colaborador.”

Jorge Luiz TeixeiraAssistente de Produção Médica - Suporte TécnicoDivisão de Produção Médica

PROGRAMA MENTOR

DEPOIMENTOS

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“O Programa Mentor trouxe mais profissionalismo à empresa e possibilitou à área de Gestão de Pessoas evidenciar para a empresa num todo, que focar no acolhimento faz a diferença, além de criar mais um canal de comunicação com o novo colaborador. O programa além de proporcionar uma melhor recepção , oferece uma estrutura adequada  de capacitação para os primeiros dias de trabalho. Com isso foi possível  evidenciar o quanto o mentor torna-se uma referência para este novo colaborador no seu ingresso na Cooperativa.”

Andréa CapelaGerente de Gestão de PessoasDepartamento de Gestão de Pessoas

PROGRAMA MENTOR

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DIRETORIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA – DEP. GESTÃO DE PESSOAS

O desenvolvimento dos colaboradores é peça fundamental para o

crescimento da cooperativa.

Santo Antônio de Lisboa