Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores (KeyConsultas-web)

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Visite nosso site www.keyconsultasweb.com.br e conhea o processo de Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores, recomendado para atualizao de dados da base cadastral. Evite riscos fiscais e operacionais nas operaes mercantis, mantendo sua conformidade com o SPED NFe e Fiscal.

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  • 1. Autor: Eduardo Lanna Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: Portal KeyConsultas-web www.keysupport.com.br Revisado: 15/jul/2014 Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! visite: www.keyconsultasweb.com.br Portal de ServiosServios powered by

2. Exigncias SPED para uso dos campos Higienizao de dados do cadastro O sistema (validador SEFAZ) verificar a estrutura de campos obrigatrios, e a situao de alguns campos (CNPJ, IE, etc.) Campos com caracteres vlidos (sem caracteres especiais, espao duplo, espao inicial, espao final, etc) Campos numricos sem mscara de edio (ex.: CNPJ) Para cdigo de inscries (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do rgo regulador (Qde de caracteres). Cdigo do Municpio deve ser o do IBGE (dado verificado na autorizao da NFe, e na validao do SPED Fiscal) Separao de campos do endereo: logradouro, nmero, complemento, bairro, cidade,estado e CEP. Descrio de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM) www.keysupport.com.br 3. Conceito de Consulta e Saneamento Consulta de dados uma TAREFA: Tarefa inicial do Saneamento, para buscar dados em websites oficiais, em lotes ou unitariamente. Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais consultadas; No implica em tratamento dos dados de retorno. Tarefa totalmente automatizvel por sistemas terceiros. Saneamento de dados um PROCESSO: Ocorre como fase seguinte tarefa de Consulta de dados; Dados obtidos so comparados com dados da base; Ocorre tratamento e manipulao dos dados (higienizao); Processo parcialmente automatizado: anlise requerer interveno humana (tomada de deciso) pelo Contribuinte. www.keysupport.com.br 4. Bases disponveis para consultas de dados www.keysupport.com.br Receita Federal Situao do CNPJ ou CPF, e Simples. SINTEGRA Situao do CNPJ, da IE, ou do CPF de Prod. Rural. SUFRAMA - Situao cadastral do CNPJ, ou da Inscr. do Suframa. ECT Endereo pelo CEP IBAMA: Certificado de Regularidade Tcnica (CNPJ/CPF), e cadastro de reas de embargo. ANVISA - Autorizao de Funcionamento e de Atividades ANTT - Habilitao de Transportador Terrestre ANP - Habilitao de posto de combustveis Consultas realizadas nos websites oficiais por processo robotizado: SIMPLES Nacional PMSP - Situao Cadastral INSS (NIT) Nmero de Identificao do Trabalhador CRM/SP - Mdicos registrados Ministrio do Trabalho (Certificado de Aprovao de Equipamento de Proteo Individual CAEPI). SERASA, EQUIFAX, SPC Br Bases Privadas para consulta de risco de crdito, Junta Comercial, e outros dados cadastrais. Outras (consultar a viabilidade) 5. Bases Oficiais caractersticas Exemplos de Bases Oficiais: Receita Federal, Sintegra Estadual, Suframa, Simples Nacional, Anvisa, PMSP, Min. do Trabalho, INSS, etc. Caractersticas relevantes: Fornecem o status da situao cadastral (ex.: RF e Sintegra); Os dados da base so os fornecidos pelo Contribuinte no ato de seu registro na entidade oficial que o fiscaliza; A atualizao da base diria (a cada 24hrs), e a sua disponibilidade mantida pelas entidades oficiais; Arquivos do SPED para serem autorizados e validados, tem seus dados comparados com status nas bases oficiais; O Contribuinte precisa consultar a situao cadastral. www.keysupport.com.br 6. Bases Privadas Caractersticas Exemplos de Bases Privadas; SERASA, EQUIFAX, SPC BR, ou Portais de Relacionamento com Fornecedores. Caractersticas relevantes: Bases Privadas fornecem dados que complementam e enriquecem o cadastro com outras informaes; Ex.: telefone e e-mail, nome de scios, ndice de risco de crdito, inadimplncia, registro de documentos, etc. Os dados da base privada so alimentados por terceiros, como Bancos, Cartrios, Junta Comercial, Concessionrias, etc. A atualizao integral da base ocorre entre janelas de tempo que podem levar algumas semanas, ou meses. Bases Privadas no garantem sincronismo dirio com os dados existentes nas Bases Oficiais RF e SI (fator custo, e limite tcnico). www.keysupport.com.br 7. Consulta de registro na RECEITA FEDERAL www.keysupport.com.br Exemplo de consulta manual do processo de cadastro de Clientes e/ou Fornecedores no website da Receita Federal: Note que o processo de consulta exige vencer uma disputa de CAPTCHA: Nossa plataforma possui mdulo de OCR (Optical Character Recognition) prprio que interpreta os caracteres, e avana na consulta. 8. Situao cadastral prevista pela Rec. Federal IN RFB n 748 de 28/jun/2007 foi revogada em 08/fev/2010 pela IN RFN n 1005; IN RFB n 1005 de 08/fev/2010 define a situao cadastral do CNPJ em: I ativa; nica situao operacional aceitvel. II - suspensa; III - inapta; IV - baixada; V nula. www.keysupport.com.br H risco fiscal e tributrio se ocorrerem operaes com empresas nestas situaes cadastrais do CNPJ... 9. Certificados HTML da Consulta (evidncia) www.keysupport.com.br O website retorna um Certificado com os dados oficiais da consulta: Todos os dados so transformados em um arquivo para integrao nos formatos: HTML, XML, PDF, TXT, XLS, e outros. Os Certificados HTML da consulta so armazenados na base de dados Comprovante de que a empresa fez a consulta antes do fato gerador... e qual era o status do CNPJ. 10. Servio de Saneamento de Cadastro passo a passo do processo O saneamento feito por lotes de registros, e deve ser realizado periodicamente, reduzindo-se o risco fiscal. Quanto maior a janela entre saneamentos, maior o risco fiscal. Etapas do processo de Saneamento do Cadastro: Origem: Base de Dados de Clientes e Fornecedores exportada (excel ou CSV); Cliente define fontes oficiais da consulta parcial ou completa: Receita, Sintegra Estadual, SIMPLES Nac., SUFRAMA, etc. A partir das consultas obtm-se dados colhidos nas bases oficiais e um relatrio comparativo com os dados da Origem; Retorno: relatrio excel gerado pelo Portal KeyConsultas-web. Dados cadastrais oficiais so higienizados pelas regras do SPED. Requer anlise manual para gerar um arquivo de atualizao j saneado e higienizado. www.keysupport.com.br 11. Uso do Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros (servio padro) www.keysupport.com.br Consulta Bsica: Receita Federal, Sintegra, Cod.IBGE. 12. Como manter a Governana do Cadastro Aps o processo de Saneamento em lotes Incluses de novos registros (ex.: ocorre diariamente); Alterao de dados existentes pelo usurio, ou reativao de registro antigo (ex: semanalmente); Saneamento Cadastral: peridico, integral ou parcial (ex.: mensal); Validao on line em real time nas operaes dirias evitam riscos: Emisso de NFe, ou Aprovao de Pedido de Vendas Oramentos de Compras, ou Colocao de pedido a Fornecedor. www.keysupport.com.br Cadastramento Inicial Fase operacional do Cadastro: - Relacionamento comercial - Emisso de documentos Dados para o Fisco: SPED NFe / CTe EFD e ECD Qualidade dos dados do Cadastro no seu ciclo de vida 13. Opes de Governana oferecidas Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros existentes; Pr-cadastramento de registros novos; Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados. Programa usurio de um Pool de Webservices externos (infra do provedor) www.keysupport.com.br Sistema KeyConsultas-webservice Plataforma de Automao de Consultas na web; Integra-se a Sistemas Usurios externos (ERP, CRM, etc); Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor); Opcional Licenciamento de uso anual para instalar na infra da Contratante. 14. www.keysupport.com.br Solues do portflio KeyConsultas Portal KeyConsultas-web: Portal KeyCad-abreviador: Sistema KeyConsultas-webservice Programa XML report NFe 15. Servios e Produtos KeyConsultas Portal KeyConsultas-web: Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas em lotes de registros na Receita Federal, Sintegra, Simples Nac.; Mdulo de Pr-cadastramento de novos Clientes e Fornecedores: consultas mltiplas em diversos sites oficiais para obter os dados do registro. Portal KeyCad-abreviador: Sistema para padronizao de logradouros e aplicao de regras de abreviaturas parametrizveis pelo usurio, com dicionrios customizveis pelo usurio. 6.000 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razo Social e Endereos. Em breve: um webservice para tratamento de strings de dados de campos do cadastro para Sistemas externos (ERP/CRM). www.keyconsultasweb.com.br 16. Servios e Produtos KeyConsultas Sistema KeyConsultas-webservice: Plataforma de automao de consultas em sites pblicos oficias, que pesquisa dados cadastrais do CNPJ, CPF ou IE, e retorna informaes padronizadas no formato do SPED por meio de um webservice. Suporta os servios do Portal KeyConsultas-web, e pode ser integrada a qualquer Sistema ERP ou CRM do mercado. Programa XMLreportNFe: Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes desde uma pasta da rede. Roda no desktop windows. O relatrio excel que ele gera permite a anlise dos campos de dados do emissor, do destinatrio, dos itens e impostos da NFe. www.keyconsultasweb.com.br 17. Autor: Eduardo Lanna Obrigado! Entre em contato conosco. www.keysupport.com.br Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! Provedor do Sistema KeyConsultas www.keyconsultasweb.com.br www.keysupport.com.br Tel: +(11) 3382-1505 Atend. Coml. Direto: +(11) 2778-8040 contato@keyconsultasweb.com.br

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