salve-me do tempo
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Salve-me do Tempo!
4ª Edição — Outubro de 2010
Marcelo Augusto Prado Sant’Anna
SALVE-ME DO TEMPO!
4ª Edição
Outubro de 2010
São Paulo - SP
Marcelo Sant’Anna
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Sumário Prefácio do Autor .................................................................... 8
Conceitos sobre o Tempo...................................................... 10
Teste do TEMPO .................................................................. 13
Esferas de Desenvolvimento Pessoal .................................... 18
Pessoal............................................................................... 19
Familiar ............................................................................. 20
Profissional ....................................................................... 20
Financeira .......................................................................... 21
Necessidades Humanas ......................................................... 22
Fisiológicas ....................................................................... 24
Segurança .......................................................................... 25
Amor e Relacionamento ................................................... 26
Estima e Respeito .............................................................. 27
Realizar ou Auto-Realização ............................................ 28
Ferramentas de Administração do Tempo ............................ 29
1ª Ferramenta: Objetivos....................................................... 32
Clareza .............................................................................. 33
Alcance ............................................................................. 34
Data ................................................................................... 35
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2ª Ferramenta: Estratégias..................................................... 36
3ª Ferramenta: Ações ............................................................ 41
4ª Ferramenta: Priorização .................................................... 45
Valor ................................................................................. 45
Importante, Urgente e Necessário ..................................... 48
IUINNUNN....................................................................... 50
Vontade ............................................................................. 54
Impacto (Análise ABCDE) ............................................... 55
5ª Ferramenta: Bloqueio de Tempo ...................................... 57
6ª Ferramenta: Lista de Tarefas ............................................ 58
Desperdiçadores de TEMPO! ........................................... 61
7ª Ferramenta: Agenda .......................................................... 68
8ª Ferramenta: Resumos e Roteiros ...................................... 70
Roteiros ............................................................................. 71
Resumos ............................................................................ 72
9ª Ferramenta: Tecnologia e Internet .................................... 74
Regras da Tecnologia ........................................................ 75
Telefone ............................................................................ 76
Celular ou Telefone Móvel ............................................... 77
SmartPhones ..................................................................... 80
Windows Mobile ............................................................... 83
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Gerência de Tempo na Internet ......................................... 88
9ª Ferramenta: MS Outlook 2007 ....................................... 100
Emails no MS Outlook.................................................... 101
Compromissos no MS Outlook 2007 .............................. 115
Contatos no MS Outlook ................................................ 120
Tarefas no MS Outlook ................................................... 122
Sobre o Autor .................................................................. 125
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Figura 1: Esferas de Desenvolvimento Pessoal ........................ 18
Figura 2: Hierarquia das Necessidades de Maslow .................. 23
Figura 3: Objetivos ................................................................... 32
Figura 4: Estratégias ................................................................. 37
Figura 5: Efetividade................................................................. 39
Figura 6: Fasema! Fahomo! Fatodi! Fa! ................................... 41
Figura 7: Plano de Ações .......................................................... 42
Figura 8: Priorização e Vontade ............................................... 54
Figura 9: Lista de Tarefas Diárias ............................................. 59
Figura 10: Agenda Semanal ...................................................... 69
Figura 11: Celulares .................................................................. 79
Figura 12: Smartphones ............................................................ 82
Figura 13: Skype ....................................................................... 89
Figura 14: Windows Live ......................................................... 95
Figura 15: Compromissos Windows Live ................................ 98
Figura 16: Email do Outlook .................................................. 108
Figura 17: Acompanhamento de email ................................... 111
Figura 18: Priorização do Outlook .......................................... 113
Figura 19: Compromissos no Outlook .................................... 115
Figura 20: Calendário do Outlook .......................................... 118
Figura 21: Contatos no Outlook .............................................. 120
Figura 22: Tarefas no Outlook ................................................ 122
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Prefácio do Autor
“Estou sem tempo para nada! Meu dia precisaria ter umas 48
horas no mínimo... Quase nem durmo mais!”
Você já ouviu essas frases antes? Anteciparei sua resposta e
direi que sem dúvida nenhuma, e muito mais do que apenas uma
vez. Estou certo? Caso eu esteja errado, esse livro certamente
será de pouca serventia para você, mas ao contrário, se a frase é
comum em seu dia-a-dia, então ele cairá como luva para sua
vida!
E servirá tanto pessoalmente quanto profissionalmente. Os
profissionais e empresários de mais sucesso que existem usam a
chamada “administração do tempo” para serem realmente
efetivos (junção de eficácia com eficiência) e terem mais lucros
em todos os sentidos de suas vidas. Mas estranhamente, os que
mais necessitam desse tipo de conhecimento são os que menos
se interessam por ele. Perdem suas vidas correndo atrás de um
tempo que jamais retornará, nunca poderá ser armazenado,
nunca poderá ser adiantado e assim sucessivamente. “Conhecer
o tempo é coisa para físicos!” dirão essas pessoas, mas
realmente o conceito físico de tempo, apesar de maravilhoso,
tem pouca serventia em nossa vida terráquea, onde todos têm
apenas às 24 horas disponíveis do movimento de rotação da
Terra em torno de seu próprio eixo.
Assim, a utilização de cada minutinho disponível em nossos dias
é fundamental para ser saudável, ter conforto, conseguir sucesso
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e viver melhor! Nada mais. Vejo frequentemente pessoas com
grandes ganhos monetários sem tempo para gastar, e ao revés,
vejo pessoas com pouco dinheiro perdidas entre tarefas que em
nada vão ajudar a melhorar sua situação financeira. Parece até
mesmo loucura, e é mesmo... Só que isso realmente pode ser
solucionado de uma maneira relativamente simples: conhecendo
suas atitudes diárias e distribuindo-as de uma forma mais
adequada durante as horas disponíveis.
Nesse livro veremos um pouco de algumas ferramentas
realmente úteis para você se salvar do tempo, uma vez que para
pará-lo você deveria se deslocar, diariamente, à velocidade da
luz que é de 300.000 [km/s] (trezentos mil quilômetros por
segundo). Se fosse uma espaçonave em viagem para a Lua, no
segundo que você ligasse e decolasse, já estaria lá comendo
queijo!
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“Um ativista quântico...”
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Conceitos sobre o Tempo
Alguns conceitos sobre o tempo são muito importantes para que
se entenda como funciona essa coisa de administrá-lo.
1. Sempre corre do passado para o futuro, passando
instantaneamente pelo presente;
2. Só se pode viver no presente;
3. Sempre que você detesta alguma tarefa, ela dura mais;
4. Sempre que você adora alguma coisa ela dura pouco;
5. O passado nem Deus muda!
6. O futuro a Deus pertence;
7. O tempo de sair do banho e pegar o telefone é sempre
maior que o tempo do chamador desligar;
E dessa forma se pode falar sobre o tempo por muito tempo!
Muitos filósofos e físicos tentaram explicar exatamente o
conceito, mas realmente isso é pouco importante. O ser humano
mede a passagem dele através dos movimentos de nosso planeta,
que determinam todas as fases de nosso metabolismo. Temos
hora de comer, dormir, sonhar entre outras. O nosso dia terreno
tem vinte e quatro horas (24 h), nossos meses têm em média
trinta dias (30 d) e nosso ano é dividido em doze meses (12
meses) e isso é o que precisamos saber para gerenciarmos
nossas atividades diárias e nossos planejamentos de salvamento
do tempo.
Dentro das 24 h diárias nós temos que:
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a. Dormir;
b. Ir ao banheiro mais de uma vez;
c. Escovar os dentes mais de uma vez;
d. Tomar banho pelo menos uma vez;
e. Comer;
f. Beber;
g. Lavar roupa;
h. Limpar a casa;
i. Trabalhar;
j. Cuidar dos filhos;
k. Dirigir;
l. Estacionar;
m. Andar;
n. Comprar;
o. Vender;
p. Ler;
q. Procurar;
r. Namorar;
s. Acasalar;
t. Curtir;
u. Descansar;
v. Exercitar;
w. Sonhar;
x. Ver TV;
y. Jogar;
z. Pagar;
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E outras tantas coisas que fazem parte do homo sapiens que quer
dizer: humano sabido. E é somente fazendo todas que você se
sentirá feliz. Quando quaisquer delas faltar, você ficará triste.
Para fazer tantas coisas no tempo que se tem, é preciso planejar
a melhor forma de cada atividade. Por isso, teremos nas
próximas páginas um teste para ser feito, de forma a dar
prosseguimento nos ensinamentos que levarão você a ter
realmente uma vida melhor!
Depois de ler até o final, você será capaz de:
1. Deixar claros seus objetivos pessoais, familiares,
profissionais e financeiros;
2. Definir e avaliar suas reais necessidades;
3. Identificar, analisar, prevenir e eliminar desperdícios de
tempo;
4. Manter o controle de sua vida!
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Teste do TEMPO
Este teste é extremamente simples, marque entre os colchetes o
número:
1. Se nunca acontece com você
2. Se às vezes acontece com você
3. Se várias vezes acontece com você
4. Se sempre acontece com você
E depois some os pontos de todos eles.
[ ] Chego aos compromissos no horário marcado e estou sempre
preparado.
[ ] Tenho por escrito um conjunto de metas pessoais e profissionais
definidos.
[ ] As reuniões que organizo atingem seus objetivos e terminam no
horário previsto.
[ ] Utilizo produtivamente meu tempo de espera e de deslocamento.
[ ] Tenho horário certo para analisar e responder minhas
correspondências e e-mails.
[ ] Leio, mesmo que rapidamente, os principais artigos de jornais,
revistas e da internet.
[ ] Evito que informações e publicações desnecessárias cheguem até
mim.
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[ ] Sei como lidar com uma visita inoportuna quando estou concentrado
numa tarefa importante.
[ ] Consigo terminar meu trabalho sem muitas interrupções.
[ ] Planejo e controlo meus telefonemas considerando duração e
objetivo.
[ ] Reservo horários em minha agenda para receber visitas.
[ ] Consigo me isolar quando quero pensar em estratégias.
[ ] Digo às pessoas que retornarei suas ligações e cumpro isso no
mesmo dia.
[ ] Organizo minhas tarefas por ordem de prioridade.
[ ] Permito que alguém filtre as ligações que recebo.
[ ] Peço ajuda antes que aconteça uma crise.
[ ] Passo os olhos pelos memorandos assim que os recebo.
[ ] Sei quando tempo gasto diariamente com reuniões, leituras,
relatórios, visitas, telefonemas e planejamento das minhas atividades.
[ ] Mantenho minha caixa de entrada com um volume aceitável de
papéis e e-mails.
[ ] Costumo executar as tarefas com eficácia independentemente de
serem ou não do meu agrado.
[ ] Delego o máximo de trabalho possível.
[ ] Acompanho os trabalhos que deleguei.
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[ ] Incentivo a empresa para limitar os relatórios a uma folha de papel.
[ ] Avalio quem são as pessoas que devem receber as minhas
informações.
[ ] Tenho o equilíbrio entre o tempo de planejar e o de executar.
[ ] Faço uma lista de tarefas a serem realizadas em cada dia.
[ ] Planejo a minha carga horária de trabalho e não a ultrapasso.
[ ] Mantenho um bom contato pessoal com minha equipe.
[ ] Foco minha atenção nas tarefas que são prioritárias.
[ ] Estou em dia com as novidades tecnológicas que contribuem com
meu trabalho.
[ ] Organizo meus arquivos, mesa de trabalho e escritório com boa
regularidade.
[ ] Sei dizer não sem causar maiores conflitos e problemas nas minhas
relações com outras pessoas.
Some os pontos e veja o resultado na página seguinte...
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TOTAL DE PONTOS:
De 32 a 64 pontos: Você precisa aprender a usar o tempo com
mais eficácia e reduzir as horas gastas com atividades
improdutivas. Você tem problema sério em relação à
administração do tempo. No final de cada dia de trabalho,
provavelmente deve ter a sensação de que não produziu quase
nada importante. Isso vem refletindo negativamente em seu
desempenho profissional. Analise seus pontos fracos e comece
já um projeto para melhorar sua habilidade no gerenciamento do
tempo.
De 65 a 95 pontos: Você tem habilidade razoável na
administração do tempo, mas precisa melhorar se quiser
aumentar sua produtividade. Costuma ter um plano de trabalho
preestabelecido, mas nem sempre consegue executá-lo
totalmente, pois sofre muitas interrupções ou perde seu foco
com facilidade. Talvez ainda tenha dificuldade em dizer não às
tarefas sem importância. Analise seus pontos passíveis de
melhoria e os transforme em atitudes produtivas.
De 96 a 128 pontos: Parabéns! Você realmente tem talento em
administração do tempo. Seu trabalho é bem organizado e suas
tarefas são realizadas dentro dos prazos previstos.
No final do dia, você tem a sensação de dever cumprido. As
reuniões que organiza geralmente alcançam os objetivos
predefinidos. Você se sai bem no planejamento e execução de
prioridades. E, além de tudo, você valoriza o tempo.
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Repita este teste a cada 30 dias, pois isso irá fortalecer a sua
habilidade no gerenciamento do tempo e das prioridades.
Tenha seu tempo na palma de sua mão...
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Esferas de Desenvolvimento Pessoal
Figura 1: Minhas Esferas de Desenvolvimento Pessoal
Familiar
Pessoal
Profissional
Financeira
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Essas são as esferas do desenvolvimento pessoal, onde tudo
deve estar incluído em termos de planejamento estratégico de
nossas vidas e de nosso tempo
A hierarquia nesse caso depende realmente do foco de sua vida,
mas gosto de trabalhar com a de que minha família é mais
importante, depois vem o Marcelo, depois meu reconhecimento
profissional e por último meus negócios. Quero deixar claro que
a hierarquia delas é totalmente individual, e pode ser alterada
como se queira desde que todas as quatro esferas estejam
presentes. Além de depender de sua fase na vida e sua idade!
Pessoal
A esfera de desenvolvimento pessoal engloba tudo que
queremos ser perante nós mesmos. Isso inclui nosso aspecto
interno, nossas atitudes, nosso aspecto externo e quase tudo que
os outros enxergam da gente. Como disse anteriormente, tanto
faz em que ordem você a coloque, mas ela deve estar presente
em seu planejamento. Algumas experiências e pesquisas
mostram claramente que estar de mal consigo mesmo faz você
estar de mal com tudo à sua volta. Dessa forma, priorizar estar
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bem é um passo importantíssimo para que tudo nas outras
esferas seja conseguido sem traumas ou excessos1.
Familiar
Principalmente para quem tem filhos, mas em todos os casos
onde sua família é realmente importante, ter prioridade com ela
depois, ou antes, de ter consigo mesmo é o segundo passo
importantíssimo para atingir os outros níveis. Reforço que a
priorização dessas esferas depende muito do estágio de sua vida
em que você se encontra: se jovem ou maduro, se solteiro ou
casado, se namorando ou noivando, se antes ou depois dos
quarenta, se homem ou mulher e muitos outros fatores, mas
repito, sempre devem estar considerados, pois no mínimo, nós
temos ou tivemos uma mãe e um pai, até mesmo os que
deixaram de conhecer os seus.
Profissional
As formas como as pessoas te reconhecem profissionalmente
determina se você será considerado com ou sem SUCESSO!
Parece-me até bobagem comentar que a quase maioria das
pessoas consideram as de sucesso exatamente as que ganham
mais dinheiro, aparecem mais na televisão, participam de
1 (Sant'Anna, Dez Empregos para o Desemprego, 2009)
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novelas, são presença nas colunas sociais e coisas do tipo e isso
muito se faz através do desenvolvimento da esfera profissional.
Só que esse sucesso na verdade chama-se fama, pois ter sucesso
mesmo nada mais é que atingir seus objetivos.
Financeira
A esfera de desenvolvimento financeira talvez seja a mais difícil
de administrar por um simples motivo: “Gastar é sem limites,
mas ganhar para pagar o que se gastou não!” Obviamente
existem pessoas que têm dinheiro que para acabar levariam
alguns milênios, mas de qualquer forma, elas também
necessitam de seus controles. E as finanças realmente remetem a
dinheiro, que deve ser sim sempre considerado necessário, mas
nunca o mais importante. Muitas discussões filosóficas sobre a
importância ou apenas necessidade do dinheiro já foram
levantadas, mas aqui nos focaremos realmente na necessidade de
ter para poder dar, comprar e atender todas as nossas
necessidades, das mais básicas às mais elevadas.
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Necessidades Humanas
Todos os seres humanos têm necessidades, e essas foram
estudas por Abraham Maslow em sua hierarquia das
necessidades humanas, que está na próxima figura.
Maslow concluiu de seus estudos que, para que uma hierarquia
superior fosse completamente satisfeita, a anterior também
deveria estar. Da mesma forma que as esferas de
desenvolvimento pessoal, elas são interdependentes e se
misturam. Fácil perceber isso é quando temos vontade de ir ao
banheiro de repente, quase nem conseguimos pensar em outra
coisa.
Outra conclusão importante dessa relação das necessidades é
que ela é igual para todos os seres humanos e, ao contrário das
esferas de desenvolvimento pessoal, priorizar fora do sentido
baixo para cima é simplesmente desumano. Ninguém consegue
priorizar uma necessidade em detrimento de outra superior, só
inferior.
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Figura 2: Hierarquia das Necessidades de Maslow
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Fisiológicas
As necessidades fisiológicas vêm de nosso próprio organismo.
O ser humano necessita respirar, comer, beber água, evacuar,
dormir entre outras coisas. E isso é inerente a nossa espécie!
Quando qualquer uma dessas coisas falha, todo o restante fica
ruim e é por isso que regimes muito rígidos deixam pessoas de
mal humor. Doenças do estômago nos deixam mal. Ficar de
baixo d’água por longos períodos é dificílimo e coisas do tipo.
Gosto muito de frases como: “Estou sem tempo de respirar!”.
“Nem comer eu consigo mais”. “Passei a noite em claro
trabalhando” para dizer apenas que está sem tempo. Quem
realmente está dessa forma precisa ir até o final desse livro se
quiser melhorar um pouco sua qualidade de vida.
Somente com o entendimento dessas coisas e com o
planejamento é que conseguimos atingir nosso máximo de
efetividade, e isso inclui tempo reservado para tudo que é
fisiologicamente importante e necessário.
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Segurança
Nossa espécie depende muito da segurança para sobreviver.
Dentre os mamíferos, o ser humano é o que mais demora em
atingir sua maioridade que no caso chega com a primeira
menstruação da fêmea, chamada mulher. Isso ocorre entre nove
e doze anos após o nascimento ou parto. Acontece que essa
característica foi uma das grandes responsáveis por termos
evoluído ao que somos hoje, pois tivemos a proteção de nossos
pais e de nossos familiares. As chances de um recém-nascido
sobreviver sem a proteção de outros é praticamente zero, por
isso desacreditem em Tarzan. É apenas uma lenda!
Após todos esses anos de evolução e tecnologia, ainda
dependemos de uma casa, de um emprego entre outras coisas
fundamentalmente necessárias para nossa sobrevivência.
Nesse aspecto, todos os outros animais sem domesticação são
mais preparados que os humanos!
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Amor e Relacionamento
“Você tem que me amar!” dizia um pequeno dinossauro de uma
série de TV. E isso é realmente verdade! Os seres humanos são
condicionalmente egoístas e egocêntricos. Eles além de se
acharem mais importantes que os outros, querem que os outros
os achem mais importante também.
O amor realmente incondicional ocorre na grande maioria dos
pais para os filhos. Quaisquer outros sentidos são considerados
condicionais no sentido que sempre queremos alguma coisa em
troca. O ser humano é assim!
É dessa necessidade que surgem nossos desvios mais graves de
comportamento contemporâneo. Nossos relacionamentos cada
vez mais estão migrando para fora das famílias e se dirigindo
perigosamente para os negócios e o dinheiro. Essas coisas são
tratadas pela próxima hierarquia.
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Estima e Respeito
Pelo nosso egoísmo e egocentrismo, necessitamos fortemente de
sermos estimados e respeitados pelos outros. É de onde surge a
nossa necessidade de “fama”, mesmo em detrimento do sucesso.
“De que adiante eu conseguir meus objetivos se ninguém fica
sabendo?” Todos nós queremos reconhecimento pelos sucessos,
e principalmente nas esferas, profissional e familiar, essa falta é
o que mais causa frustrações nas pessoas.
Dessa hierarquia vêm às diferenças entre chefes e líderes. O
chefe impõe seu poder e o líder conquista! E conquista
exatamente pelo reconhecimento dos outros, caso contrário,
todo o grupo falha.
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Realizar ou Auto-Realização
Somente quando atingimos uma experiência de vida e temos
claros nossos objetivos, atingidos e a atingir, é que conseguimos
a fase de “realizados”.
É quando olhamos para trás e percebemos que aprendemos
realmente com nossos erros, atingimos nossos objetivos em
todas as esferas, alteramos nossos planos quando necessário e
assim em diante.
Só que aprender isso é duro. Pode crer! Necessitamos reavaliar
nossas vitórias no passo a passo de nossas vidas se queremos
realmente atingir essa hierarquia. De nada adianta ter dinheiro
sem usá-lo. De nada adianta ter filhos sem amá-los. De nada
adianta ter casa para ficarmos confinados. De nada adianta
termos reconhecimento fora de nosso ciclo mais próximo.
Auto-realizar é realmente ter sucesso definitivo!
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Ferramentas de Administração do Tempo
A partir de agora, aprenderemos as ferramentas de
administração do tempo que vão revolucionar o seu dia-a-dia. E
parece que é muito estranho o que perguntarei agora e peço que
reflita e escreva abaixo:
Quais são seus objetivos?
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Escreveu? Então vais mais uma pergunta:
Como esses objetivos se relacionam com suas esferas de
desenvolvimento pessoal?
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Já escreveu? Parabéns! Só mais uma pergunta:
Por que você escolheu esses objetivos? Pense um pouco...
Essa sim é a pergunta fundamental que vai levar você a chegar
ao topo da pirâmide das necessidades e sua auto-realização. Por
quê? Sem essa resposta, todo o restante está sem fundamento
para suportar as fases até atingir seus objetivos. Dentro de uma
empresa seria chamado de Missão, Visão e Valores. E em
nossas vidas devem ser da mesma forma. O seu sucesso em
quaisquer aspectos de sua vida dependerá sempre da resposta a
essa pergunta para todos os seus objetivos independentemente
de quantos sejam.
Tenha sempre um motivo para ter escolhido suas metas. Isso se
chama motivação e desacredite em palestras motivacionais,
livros de auto-ajuda, caso eles deixem de ensinar que o porquê
das coisas é muito mais importante que: O quê? Como?
E essa passa a ser a sua primeira ferramenta de administração do
tempo, que só você pode responder e eu nem tenho como
ensinar. Depois disso, todas as outras ferramentas serão de fácil
uso.
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1ª Ferramenta: Objetivos
Parece fácil ter objetivos e todos dizem que você os tenha para
conseguir evoluir na vida. Só que nunca te mostram como fazer
isso. Primeiro, a resposta para o objetivo é: “O que você
realmente quer?” Releia seus objetivos anteriores e veja se eles
estão de acordo com a figura abaixo.
Objetivos têm sempre três características:
Figura 3: Objetivos
•O quê?
Clareza
•Posso? É alcançável?
Alcance
•Quando?
Data para Acontecer
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Clareza
Objetivos devem ser extremamente claros, caso contrário, nos
confundiremos. A maioria das pessoas sequer consegue
responder o que quer ser, ou onde quer estar. Isso se deve ao
fato de nunca termos tempo para pensar nisso. Só que qualquer
ação sem planejamento é vã. Nunca devemos acreditar na sorte,
mesmo que ela ocorra frequentemente em nossas vidas.
Objetivo claro significa que qualquer pessoa que o leia vai
entender nunca apenas só você.
Veja exemplos de claros e obscuros:
Obscuros Claros
Eu quero ser médico! Eu quero ser médico ortopedista
especialista em medicina
desportiva, principalmente de
joelhos!
Eu quero comprar uma casa! Eu quero comprar uma casa na
minha cidade, com três quartos,
sendo todos com banheiros
individuais, com sala de jantar e
sala de estar, cozinha grande,
lavanderia, área externa de lazer
com churrasqueira!
Eu quero comprar um carro! Eu quero comprar um carro com
menos de dois anos de uso, da
marca tal e modelo tal, etc.
Só que depois disso, vem a próxima característica do objetivo!
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Alcance
De nada adianta ter claro o que você quer se está totalmente fora
de seu alcance. Objetivos que jamais serão atingidos servem
para nada. Quero deixar bem claro aqui que isso nada tem a ver
com desistir de seus sonhos, mas dou um exemplo. Digamos que
eu tenha um objetivo profissional de ser “Presidente dos Estados
Unidos da América”. Vamos analisá-lo!
Ele é um objetivo claro? Parece-me que sim, está bem descrito e
como há somente um presidente dos EUA, ele é claro.
Agora eu pergunto: ele é alcançável?
Obviamente que não! Primeiro que sou brasileiro, nascido no
Brasil e filho de brasileiros e de acordo com a constituição
daquele país, eu deveria ter nascido de pais americanos, pelo
menos um deles. Nem adianta eu me naturalizar americano que
mesmo assim, chegarei ao máximo a governador de estado
como aconteceu com o “Exterminador do Futuro”.
Para que esse objetivo estivesse ao alcance, deveriam ocorrer
profundas alterações no panorama dos EUA e uma alteração de
sua constituição seria também necessária.
Portanto, além de claro, nosso objetivo tem que estar ao nosso
alcance, senão desanimaremos nos primeiros passos.
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Data
Objetivos têm que ter data para acontecer. Ela pode até mesmo
ser postergada por outros motivos, o que faz parte da
flexibilidade em nosso planejamento, mas precisa de data.
Esse é um dos motivos que levam pessoas a falharem na
execução de seus planos. Eles estão soltos no tempo e, se você
quer fazer uma boa e efetiva administração de seu tempo, tudo
tem que ter data para acontecer. Lembre-se que sempre devemos
ter flexibilidade. Com esses três fatores, reescreva seus objetivos
usando as ferramentas de características mostradas
anteriormente, por exemplo:
“Eu vou me formar em direito, especializado em administrativo,
por uma faculdade do Vale do Paraíba até o final de 2017 e
passarei no exame da OAB até metade do ano de 2018.”
Vejam que apesar de comentar sobre final e metade, esse
objetivo tem data para acontecer. Ele é possível, pois há mais de
cinco anos entre hoje e data para a conclusão dos mesmos e será
alcançável se eu responder às próximas perguntas, que virão
com a próxima ferramenta.
Sempre se devem ter no máximo cinco objetivos para cada uma
de nossas esferas Pessoal, Familiar, Profissional e Financeira,
caso contrário vamos deixar alguma coisa para trás e isso
desanima. Nunca exagere a quantidade de seus objetivos.
Sonhar alto e bastante, pode!
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2ª Ferramenta: Estratégias
Cada objetivo seu representa claramente o que você quer, agora
deixa de responder a segunda pergunta mais importante do
planejamento e administração do tempo: Como?
Sem você desconhecer como atingirá seus objetivos eles de nada
servem, voltam apenas a ser sonhos. Novamente digo que nada
tenho contra sonhar, apenas que executar os sonhos exige
dedicação, perseverança e planejamento.
Estratégias nada mais são que metas (objetivos) menores que
farão você alcançar o maior. Elas têm as mesmas características
anteriores, mas aqui concluímos que, quanto mais fundo nós
vamos, mais barreiras surgem.
Novas perguntas devem ser respondidas à medida que
evoluímos em nosso planejamento. E você deve estar
desanimado com tanta coisa e deve pensar: “Caramba, como
isso leva tempo!” E eu digo que isso vai levar tempo agora, mas
vai salvar você da correria no futuro, sem dúvidas.
Usaremos como exemplo o objetivo já mencionado: “Eu vou me
formar em direito, especializado em administrativo, por uma
faculdade do Vale do Paraíba até o final de 2017 e passarei no
exame da OAB até metade do ano de 2018.”
Na figura temos algumas perguntas a serem respondidas pelas
estratégias.
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Figura 4: Estratégias
Clara• Como?
Possível
• Queremos?
• Podemos?
Controle
• Quanto?
• Quando?
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Como eu vou atingir o objetivo?
1. Escolher a faculdade;
a. Tem faculdade de direito no Vale do Paraíba?
2. Analisar a necessidade de dinheiro;
a. Eu tenho dinheiro para cursar?
3. Analisar a disponibilidade de tempo;
a. Tenho tempo para fazer a faculdade?
4. Prestar Vestibular;
a. Quando será e quanto custará?
Perceba que nem de longe ainda, mesmo planejando, eu tenho
certeza de atingir esse objetivo, pois posso nem passar no
vestibular apesar de ter dito sim para todas as respostas
anteriores. Isso nos leva a pensar em mais uma coisa
extremamente importante durante nossos planejamentos: os
fatores externos fora de nosso controle.
Grande parte de nossos planos falham por desconsiderarmos
esses fatores externos fora de nosso controle e só há uma forma
de corrigir isso que é ter sempre o plano B e, se necessários, os
planos C, D, E, etc. Uma forma pode ser prestar vestibular em
várias faculdades de direito do Vale do Paraíba.
Caso qualquer uma das estratégias falhe, o objetivo jamais será
atingido, ou deverá ser adiado para um momento mais propício.
E é dessa forma que devemos planejar, para podermos antecipar
os problemas. Isso se chama criar “vacinas” contra males
futuros e é por essa causa que economizamos tempo quando
fazemos nossos planos.
Marcelo Sant’Anna
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Vacina é o que chamamos de “eficaz”, pois age antes do
problema acontecer, mas é nada “eficiente” se aplicada depois.
Depois somente os “soros” podem resolver um problema que
deixou de ser evitado. E em algumas vezes, esse soro pode fazer
mal para outras partes integrantes de nossas vidas. Por isso
planejar é fundamental. Mas sempre devemos ter medicamentos
para solucionar problemas imprevistos e é o que chamamos
anteriormente de efetividade.
Figura 5: Efetividade
Eficácia
Eficiência
Efetividade
Salve-me do Tempo!
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A figura apenas mostra que nós termos os planos alternativos
criam “soros” que podem ser usados. A “vacina” já é o
planejamento.
Sem planejar estamos a entrar em um matagal cheio de cobras
sem botas adequadas! E isso é pouco inteligente...
Outra percepção que temos com relação às estratégias é que,
como objetivos ou metas menores, também têm data para
acontecer, e essas jamais poderão ser depois da data do objetivo
principal, sempre antes. Dimensionar isso é condição básica
para uma boa administração do tempo, pois de nada adianta eu
fazer o vestibular depois de 2012, pois jamais conseguirei o
objetivo principal em 2017, pois a faculdade de direito exige
cinco anos.
Assim, estratégias devem suportar as características dos
objetivos principais, de todas as nossas esferas de
desenvolvimento. E todo esse conjunto tem que trazer
benefícios para nossas vidas que são somente nossos. Que
trazem realmente valor para a gente, e valor não tem preço!
Marcelo Sant’Anna
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3ª Ferramenta: Ações
Isso é uma máxima de todos os profissionais de sucesso. Se
você nem sabe aonde quer chegar, jamais pode reclamar de onde
está! Isso se chama falta de objetivos, estratégias e
planejamento. Mas tem outra mais interessante: se você fez todo
o planejamento e deixou de agir, perdeu tempo! Como esse livro
foi criado para você administrar seu tempo, se salvar das
correrias e ter mais qualidade de vida aqui vai um segredo de
sucesso: AÇÃO!
Figura 6: Fasema! Fahomo! Fatodi! Fa!
Fazer Sempre Mais
Fazer HojeMelhor que
Ontem
FazerTodo DIA
Fazer oCorreto
Salve-me do Tempo!
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Esse é o mantra do FASEMA! FAHOMO! FATODI! FA!
Significa que cada um dos objetivos e estratégias exige que você
tome ações, e que essas sejam revistas e realimentem o
planejamento constantemente. De que adianta eu fazer um
vestibular (que é a estratégia 4) se eu nem estudar para ele?
Estudar é uma ação que eu tenho que tomar se quiser cumprir a
estratégia para atingir meu objetivo. Outro detalhe é que preciso
de tempo para estudar, pois se quiser fazer isso a dois dias do
vestibular, com certeza falharei, pois nem de longe conseguirei
ler tudo que é necessário. Assim, as ações devem ter as
seguintes características:
Figura 7: Plano de Ações
Acompanhamento
Onde? Custo?
Mensuráveis
Quanto? Quando?
Claras
Quem? Onde?
Marcelo Sant’Anna
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Os Planos Diários de Ações são aqueles desenhados para que
consigamos nossas metas e objetivos. E eu disse diários mesmo,
que dimensionarão uma ferramenta que veremos mais adiante.
Mais de 95% dos planejamentos falham por falta de um "plano
de ações" diário.
E isso mata todo seu investimento de tempo em planejar. Logo,
se você tem objetivos que nada agregam, corte! Pois tomarão
um tremendo espaço de seu tempo sem resultados efetivos para
sua vida.
Assim para as estratégias:
1. Escolher a faculdade;
a. Tem faculdade de direito no Vale do Paraíba?
2. Analisar a necessidade de dinheiro;
a. Eu tenho dinheiro para cursar?
3. Analisar a disponibilidade de tempo;
a. Tenho tempo para fazer a faculdade?
4. Prestar Vestibular;
a. Quando será e quanto custará?
O plano de ações poderia ser:
1. Marcelo, levantar faculdades até novembro de 2010.
2. Marcelo, se inscrever nos vestibulares de 2010 para
sentir o clima das provas até novembro de 2009.
3. Marcelo, procurar um pré-vestibular perto de casa até
janeiro de 2010; e assim sucessivamente!
Salve-me do Tempo!
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Até que chegue ao ponto de poder partir para o próximo ajuste
do plano, definição de novas estratégias e, até mesmo, alteração
dos objetivos.
Se um de seus objetivos pessoais é ter filhos como exemplo:
1. Filhos:
a. Próprios ou adotados?
i. Próprios
1. Arranjar Mulher não estéril
a. Fazer sexo
ii. Adotados
1. Posso adotar?
a. Como adotar?
E assim você vai fazendo sua árvore até que conclua que ter
filhos custa muito caro e desista de tudo. Entretanto, já adianto
que ter filhos é maravilhoso. E você nem liga tanto para as
despesas, que são enormes!
Já foi falado que jamais devemos ter mais do que cinco
objetivos principais por cada uma de nossas esferas Pessoais,
Familiares, Profissionais e Financeiras. E um dos motivos é que
sempre teremos mais coisas para fazer que o tempo que nos é
disponível. Você vai ter que escolher as coisas de maior valor e
as mais importantes para sua vida. E isso se chama “priorização”
que é a próxima ferramenta.
Marcelo Sant’Anna
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4ª Ferramenta: Priorização
Escolher entre ir tomar um sorvete ou ser mordido por um
cachorro louco exige pouco grau de priorização. É claro que fica
fácil priorizar o que se quer entre esses dois extremos. Mas
escolher entre seus objetivos o que é mais importante é
doloroso. Mas deve ser feito, pois caso contrário, nenhum será
atingido. Obviamente, muitas coisas que devemos fazer para a
conclusão de nossos desejos são chatas e maçantes, mas também
precisam ser feitas. Mas as coisas de valor são os porquês de
nossas vidas, mesmo tendo que ser priorizadas.
Valor
A definição de valor é extremamente subjetiva, e depende muito
de cada um individualmente. Por exemplo, se sua esfera
financeira é muito maior que sua profissional, possivelmente
você dará valor para outras coisas maiores que o
reconhecimento.
Um bom começo para dimensionar o que tem valor é um caso,
onde você é o protagonista, junto com as coisas que mais tem
valor para você. Escreva as coisas que mais tem valor para você
em uma folha de papel. Vale qualquer coisa, gente, objeto,
pensamento, etc.
Salve-me do Tempo!
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Minhas coisas de valor:
1. Primeira
2.
3.
4.
5.
6.
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Você agora é o comandante de um avião que vai partir com
todas as suas coisas de valor, e irá para um lugar muito melhor
do que onde você se encontra hoje. Durante as primeiras horas
de vôo, tudo vai bem, mas de repente você começa a perder
combustível. Em um avião, a distância que você pode percorrer
com certa quantidade de combustível vai depender do peso que
você carrega. Então, você tem que gradativamente ir diminuindo
o peso do avião para poder chegar ao destino, caso contrário,
tudo que você tem de valor vai se perder.
Qual de suas coisas de valor você jogará fora do avião primeiro?
Faça esse exercício até que sobre somente uma coisa dentro do
avião, ou seja, priorize! A última coisa que pousará com você a
salvo no destino provavelmente será a sua de maior valor.
Valor nos faz refletir sobre o que realmente é importante,
necessário, urgente, gostoso, prazeroso entre outros adjetivos em
nossa existência. E diferenciar isso é priorizar.
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Importante, Urgente e Necessário
IMPORTANTE:
Adjetivo de dois gêneros.
1. Que tem importância.
2. Que merece consideração, apreço.
3. Que importa; necessário.
Substantivo masculino.
4. O que é essencial ou mais interessa.
URGENTE
Adjetivo de dois gêneros.
1. Que urge; que deve ser feito com rapidez; premente.
2. Iminente.
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NECESSÁRIO
Adjetivo.
1. Que é essencial, que não pode faltar; indispensável,
imprescindível.
2. Que é exigido para a obtenção de determinado fim.
3. Que não pode deixar de ser; forçoso, inevitável.
4. Que deve ser feito, cumprido.
Substantivo masculino.
5. Aquilo que é necessário.
Reparem que, das três palavras, a mais abrangente é
“importante”.
As outras duas estão praticamente contidas na palavra
importante. Além de que, como vimos no exercício anterior,
tudo que tem valor para a gente é importante, independente do
que seja.
Salve-me do Tempo!
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IUINNUNN
Urgente (U) Normal (N)
Importante (I) IU
IN
Necessário (N) NU
NN
O mantra IUINNUNN deve ser repetido todos os dias para nos
lembrarmos de nosso quadro de priorização.
IU = Coisas que são importantes e urgentes!
IN = Coisas que são importantes e normais, pouco urgentes!
NU = Coisas que são pouco importantes e urgentes, mas
necessárias
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NN = Coisas que nem são urgentes ou importantes, mas que
queremos fazer, ou seja, necessárias para satisfação de nossos
desejos.
Escreva dentro de cada quadrante a priorização respondendo as
seguintes perguntas:
1ª Pergunta: Qual das coisas você fará primeiro?
2ª Pergunta: Qual das coisas você fará por último?
Pense nessas duas antes de responder a terceira pergunta:
3ª Pergunta: Qual você fará em segundo lugar?
Verifique se a resposta que você deu está de acordo com as
formas de priorização na próxima página.
Salve-me do Tempo!
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Urgente (U) Normal (N)
Importante (I) IU
1º
IN
2º
Necessário (N) NU
3º
NN
4º
Se você respondeu alguma coisa diferente disso, pense
novamente em seus valores. Coisas importantes sempre devem
ser feitas primeiro, depois vêm às necessárias e urgentes.
Essa tabela é chamada de Matriz de Priorização e é uma
ferramenta excelente para definirmos o que devemos fazer
primeiro. Sempre fazemos as coisas importantes e urgentes
prioritariamente [IU] e depois as importantes e normais [IN].
Essa sequencia se deve ao fato de que as [IN] serão em algum
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momento do tempo [IU], dessa forma, resolvê-las nos salvará
tempo no futuro para fazermos as coisas que queremos [NN].
Obviamente que toda essa priorização deve ser feita nos
planejamentos de todas as esferas, e sempre considerando a
hierarquia das necessidades. Todos nós sabemos que apesar de
nada importante, uma dor de barriga pode ser muito urgente
mesmo! Nem sonhando conseguiremos fazer outras coisas. E é
por isso que criar vacinas, como ter sempre papel higiênico no
porta-luvas do carro, ajudam demais.
Já dizia a sabedoria dos mais velhos: “Um homem prevenido
vale por dois.” Pura verdade!
Só que existe outro fator determinante dentro de nossas
priorizações. Vocês se lembram que comentei que algumas
coisas são muito chatas, mas devem ser feitas?
Essas coisas chatas têm muito a ver com nossa vontade, como
veremos.
Salve-me do Tempo!
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Vontade
Já dizia um cara muito mais inteligente que a maioria: “Se você
tiver que engolir três sapos, jamais comece pelo menor deles!”
Isso sim é sabedoria e deve ser considerada em nossa matriz
quando formos priorizar dentro de cada quadrante. Nunca
devemos ter mais do que três coisas importantes e urgentes [IU]
para fazer no mesmo dia, mas mesmo assim, uma delas terá que
ser feita prioritariamente. Comece pela mais chata com certeza.
Isso nos cria a Matriz de Priorização e Vontade:
Figura 8: Priorização e Vontade
Marcelo Sant’Anna
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E o que fazer quando todas as coisas [IU] são chatas e a gente
nem de longe quer fazer?
Nesse caso, a que deve ser feita primeiramente é aquela que, se
deixar de ser feita, vai gerar o maior prejuízo.
Como exemplo considerar a negociação de débitos em cartões
de crédito. Ninguém gosta de ser cobrado e muito menos de
negociar suas dívidas, pois além de chato nos coloca em posição
de desvantagem com quem deveria ser nosso fornecedor. Se
você tiver dívidas em dois ou três cartões de crédito que vencem
ainda no mês, e tem dinheiro para pagar um ou dois deles, deve
começar sempre a negociar pela maior dívida. Pois se deixar
para o próximo mês, com certeza terá um prejuízo maior ainda.
Impacto (Análise ABCDE)
Quando definirmos os quadrantes, devemos agora separar em
cada um deles o impacto das tarefas e ações em nossos objetivos
principais e isso significa detalhar sua priorização. Isso se
chama análise ABCDE:
A: Altíssimo Impacto
Grande importância e que podem trazer ótimos resultados
positivos.
B: Bastante Impacto
Mas menos que as “A”, mas devem ser feitas necessariamente.
Salve-me do Tempo!
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C: Controláveis em impacto
Ou seja, de baixo impacto para nossos objetivos.
D: Delegáveis.
Mesmo sendo dos tipos “A”, “B” e “C”, caso possam ser
delegadas, devem ser desde que controladas através do follow
up ou acompanhamento, principalmente as de letras “A” e “B”.
Delegar sem controle é “Delargar” e vai nos tomar um tempo
danada corrigir depois...
E: Elimináveis.
As que decididamente devem ser eliminadas. Pois, só levam
nossos preciosos segundos. Como por exemplo, fumar, falar mal
dos outros, fazer fofocas, criar factóides e coisas do gênero.
Se juntarmos agora nossos quadrantes, teremos o seguinte:
As atividades de impacto “A” e “B” devem sempre estar nos
quadrantes [IU] 1º ou [IN] 2º. Como elas podem ser delegáveis
“D” devem sempre ser controladas. Esse controle deve sempre
estar no quadrante 2º [IN].
As outras podem ser distribuídas nos quadrantes [UN] 3º e [NN]
4º sem prejuízo aos nossos objetivos principais.
Até esse momento falamos pouco sobre as ferramentas do dia-a-
dia de administração do tempo, mas daqui por diante, nosso foco
será para elas...
Marcelo Sant’Anna
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5ª Ferramenta: Bloqueio de Tempo
Vimos até agora quatro ferramentas e todas elas exigem que nós
façamos um investimento de tempo para seu planejamento. Esse
investimento de tempo chama-se Bloqueio de Tempo.
Ele nada mais é do que você ter reservado um tempo para fazer
todo seu plano que pode ser a reserva de algumas horas por dia,
pois depois dele pronto, você poderá investir apenas minutos
para revisá-lo. O mais importante é que isso exige que você
fique concentrado nele, sem interrupções. Então você deve
avisar as pessoas sobre esse horário, desligar seu telefone fixo e
celular, realmente ficar isolado. É óbvio que em uma empresa,
isso fica muito complicado durante seu expediente, mas precisa
ser pensado ou ser feito depois.
Essa ferramenta também tem que ser utilizada quando falamos
em coisas importantes e urgentes [IU] e de impactos “A” e “B”.
Elas exigem toda a nossa atenção e então devemos bloquear
nosso tempo para resolvê-las, senão os prejuízos serão grandes.
Crie uma forma clara de sinalizar outras pessoas que você está
com seu tempo bloqueado para planejar, para rever seu plano ou
para resolver coisas [IU], caso contrário, cada quebrada de
atenção custará preciosos minutos até a retomada do raciocínio e
concentração.
Salve-me do Tempo!
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6ª Ferramenta: Lista de Tarefas
Diariamente se deve montar uma lista de tarefas que devem ser
priorizadas. Para ser elaborada, ela também precisa de bloqueio
de tempo, mas muito pouco. Em quinze minutos, pela manhã, ou
no final da noite do dia anterior, ela deve ser trabalhada. Sempre
seguindo algumas regras que já aprendemos. Nunca passar de
mais de três [IU] por dia, depois as [IN] e assim sucessivamente,
além de sempre deixar espaços reservados para coisas
imprevistas.
O que são coisas imprevistas?
Trânsito, chuva, doenças, quedas, batidas de automóvel, blitz
policial e muitas outras.
Lembre-se que sempre haverá muito mais afazeres do que
tempo. Mas isso, ao invés de desanimar, deve impulsionar a
gente a usar as ferramentas. Sempre anote e evite ao máximo
tentar guardar as coisas na memória, mesmo que você seja um
gênio. Depois da invenção do papel e caneta (ou lápis, ou
computador), guardar as coisas “de cabeça” é totalmente
desnecessário além de ser altamente imprudente. Escreva!
Essa ferramenta pode ser feita até mesmo em uma folha de
papel A4 ou sulfite. Basta você pegar o papel em branco e
dobrar ao meio por três vezes sucessivas, assim, terá um diário
de tarefas de 16 dias disponível em seu bolso e dentro de sua
carteira.
Salve-me do Tempo!
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Lista
Diária
Assuntos
Ações
Priorização
IUINNUNN
Tempo
Necessário
Concluída? Por que
NÃO
Concluí?
Hoje cumpri meu plano em?
0%
> 20%
21%
> 40%
41%
> 60%
61%
> 80%
81%
> 100%
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Desperdiçadores de TEMPO!
Desperdiçadores
de Tempo
Freqüência Impacto Negativo
Sempre Muito Pouco Nunca Grande Médio Pouco Nada
Sem de metas
Sem clareza de metas
Sem priorização
Pouca priorização
Má priorização
Constante alteração de
metas
Constante alteração de
prioridade
Tudo com urgência
Administrar crises
Solucionar problemas
Sem previsão de
problemas
Pouca previsão de
problemas
Sem vacinas contra
problemas
Sem soros eficazes
Sem ferramenta correta
Sem aconselhamento
Salve-me do Tempo!
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Sem treinamento para a
tarefa
Sobrecarga de trabalho
Atrasos
Lentidão de
acompanhamento
Lentidão de Retorno
Pânico
Barulho e Ruído
Desorganização Pessoal
Duplicação de Esforços
Sem definição de
autoridade
Múltiplos chefes
Fazer ao invés de
delegar
Detalhamento
excessivo
Delegação à pessoa
errada
Falta de motivação
Trabalho em bando
Conflitos sem
administração
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Divergências
excessivas
Ficar sem mudança
Recursos
Inadequados
Pessoal destreinado
Pessoal insuficiente
Interrupções pelo
telefone
Visitas inesperadas
Visitas canceladas
Excesso de reuniões
Sem programa de
reuniões
Deixar de concluir
tarefas
Deixar de iniciar
tarefas
Distrações constantes
Perdas de
concentração
Sem padrões a seguir
Sem critérios a seguir
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Falta de
procedimentos
Excesso de
procedimentos
Erro de coordenação
Excesso de controle
Falta de controle
Muita pressão
Pouca pressão
Preocupações
Medo
Doenças
Estresse
Distrações visuais
Mau uso dos recursos
Desconhecimento de
uso
Telefonemas sem
roteiro
Longos telefonemas
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Muitos telefonemas
Caixa de email lotada
Muitos emails sem
importância
Excesso de papel
Falta de comunicação
efetiva
Muito trabalho de
burocracia
Muito tempo no
almoço
Muito tempo no
cafezinho
Muito tempo no
cigarro
Sem bloqueio de
tempo
Sem resumo de
atividades
Sem planejamento
Sem estratégia
Sem ações
Salve-me do Tempo!
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Sem agenda
Sem cronograma
mensal
Mau uso da
tecnologia
Sem uso da
tecnologia
Busca de culpados
pelos problemas
Sem buscar soluções
Ser o dono da
verdade
Sem aceitar opiniões
Criticar os outros em
excesso
Monitorar mais que
vender
Controlar mais que
ensinar
Muito tempo em
viagens
Muito tempo em
almoços
Muito tempo em
jantares
Marcelo Sant’Anna
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Muito tempo em
reuniões
Muito tempo ao
telefone
E muitos mais desperdiçadores podem ser lembrados e incluídos
nessa lista. Refaça sempre e inclua itens em sua lista. Seu tempo
livre aumentará consideravelmente.
Salve-me do Tempo!
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7ª Ferramenta: Agenda
Administrar o Tempo sem saber que dia é? Simplesmente
insano! Sem agenda fica muito difícil salvar-se do tempo.
Precisamos ter claramente onde estão as marcas de data de
nosso planejamento, datas importantes, reuniões, encontros, etc.
Até mesmo para sair de férias é interessante saber o dia que
voltaremos.
Existem variados tipos de agendas, mas as melhores são as
semanais, onde conseguimos enxergar toda a semana e a
próxima, apenas virando uma página. Além disso, essas agendas
sempre têm um planejamento anual nas páginas iniciais e
calendários mensais em impressos em cada página.
Todas as suas ações e estratégias devem estar anotadas nessa
agenda, de tal forma que você consiga antecipar possíveis
problemas. Agenda sem anotação e visualização diária serve
para nada, vira caderno. Use sua agenda e anote o máximo de
detalhes que puder de cada compromisso nela, isso vai salvar
um tempo enorme e permitirá que você invista muito mais nas
coisas que você apenas quer fazer por prazer, as [NN].
Salve-me do Tempo!
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8ª Ferramenta: Resumos e Roteiros
Você se lembra do que conversou semana passada com um
amigo sobre um encontro? Era churrasco, almoço, jantar ou
vocês se encontrariam em um bar? Vixe Maria esqueci!
Isso se deve ao fator de raramente tomarmos nota das coisas.
Sempre devemos ajudar nossa memória através do destaque
anotado de coisas chaves para o sucesso. Na linguagem
executiva se dá o nome de Fatores Chaves de Sucesso (FCS) ou
em inglês KSF (Key Success Factors).
Veremos duas formas de fazer com que isso funcione bem. Uma
delas antes e outra depois de cada compromisso agendado. Pode
até parecer exagero, mas isso vai economizar muito tempo do
seu futuro promissor.
Eles se chamam Roteiros, sempre feitos antes do compromisso e
Resumos, sempre depois. Chamamos aqui de compromisso
quaisquer atividades dentro de sua priorização, mas é
praticamente obrigatório que se use essas ferramentas nas
atividades ou compromissos importantes e urgentes [IU], pois
exigem acompanhamento constante.
Marcelo Sant’Anna
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Roteiros
Parece até mesmo um contra-senso, mas preparar-se para a
solução de coisas importantes e urgentes [IU] salva um
tremendo tempo. E essa preparação acontece através do roteiro
que se deve fazer antes de iniciarmos a tarefa ou compromisso.
Obviamente que a ferramenta serve para todos os tipos de tarefa,
mas ele é obrigatório para as [IU].
Faz-se da seguinte forma:
1. Brainstorming2 sobre o assunto
a. Coloca-se em um papel uma lista de coisas que
se consideram sobre a tarefa;
b. Podem ser importantes ou não, mas tudo que se
puder pensar sobre a tarefa deve ser escrito.
2. Escolha dos cinco principais pontos
a. De tudo que se listou sobre a tarefa, se escolhe os
cinco pontos principais;
b. Podem ser menos que cinco, mas nunca mais.
3. Priorização dos cinco pontos
a. Usa-se o IUINNUNN para priorizar do 1º ao 5º
ponto mais importante
4. Início sempre pelo 1º ponto mais importante
a. Começar pelo principal é sempre salvador de
tempo. Depois dele resolvido, os outros são
rápidos.
2 Brainstorming: tradução para o português é Tempestade de Idéias
Salve-me do Tempo!
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Resumos
Após o término de qualquer atividade, mas obrigatoriamente das
importantes e urgentes [IU] deve-se fazer um resumo de tudo
que foi falado e se deve elencar em ordem de prioridade as
próximas ações.
Da mesma forma que no roteiro, todas as tarefas deveriam ter
um resumo, mas as [IU] obrigatoriamente devem ter.
É o seguinte:
1. Toma-se nota de tudo que for importante durante a
realização da tarefa, logo depois de concluída;
2. Priorizar após as anotações, todas as ações seguintes;
3. Começar sempre pela mais importante e urgente;
4. Ter data, responsável, local e como fazer essas ações.
Nada mais que isso. Pode até parecer que isso vai demandar
muito tempo, mas com certeza, nunca levará trinta minutos. E se
você se utilizar da tecnologia3, poderá fazer essas coisas em
qualquer lugar.
Sempre devemos ter caneta e papel para anotar as coisas, caso
não tenhamos outros meios de fazê-lo. Isso é regra! Apesar de
parecer antigo...
3 Tecnologia aqui quer dizer: Gravador de voz, telefone celular, handheld,
palm, notebook entre outras ferramentas tecnológicas que veremos adiante.
Salve-me do Tempo!
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9ª Ferramenta: Tecnologia e Internet
Apesar de poucos dos mais velhos se habituarem a seu uso, a
tecnologia é a maior economizadora de tempo que existe.
Muitos ainda insistem que antigamente tudo era feito sem ela, e
dava os resultados desejados. Em resposta a esses eu digo que
mudar é bom! Principalmente porque o mundo mudou e
continuará a mudar para os próximos quatro bilhões de anos,
que é quando a Terra será pulverizada pelo sol.
Toda vez que eu tratar de tecnologia nas próximas páginas elas
serão restritas às de comunicações e telecomunicações, como a
Internet, telefones, celulares, computadores, etc. As outras eu
deixarei para um próximo livro.
Veremos as seguintes formas de salva seu tempo:
1. Telefonia ou Telefone Fixo
2. Celulares
3. Smartphones
4. Gerência de Tempo na Internet
a. Skype – necessita Internet
b. Windows Live (gratuito) – necessita Internet
5. MS Outlook
Apesar de muitas outras ferramentas úteis existirem, nos
focaremos nessas que são as mais utilizadas.
Marcelo Sant’Anna
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Regras da Tecnologia
Existem algumas regras para o uso da tecnologia:
1. Email nunca é urgente! Pode até ser importante, mas
nunca urgente!
2. Computador ou notebook sem conexão com a Internet
serve para nada!
3. Notebook sem acesso às redes sem fio serve para nada!
4. Quem trabalha também fora de sua cidade não pode ter
celular pré-pago!
5. Telefone deve ser usado para salvar tempo, nunca para
ocupar tempo!
6. Fax é passado!
7. Celulares devem ser desligados durante reuniões!
8. Celulares devem ser silenciados durante eventos!
9. Se quiser ficar sumido, desligue o celular!
10. Trabalhar remotamente é efetivo, mas exige disciplina!
11. Tenha sempre um email pessoal para receber lixos!
12. Email é totalmente impessoal, cuidado com as palavras!
13. Quando a resposta for direcionada, nunca responda para
todos!
14. Pessoas copiadas em emails não podem ser
responsabilizadas pela falta de ação!
15. Salve seu tempo! Use tecnologia! Guarde a capacidade
de seu cérebro para coisas mais importantes que lembrar!
a. Afinal de contas, lembrar é passado...
Salve-me do Tempo!
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Telefone
O uso do telefone pode economizar perdas de tempo incríveis.
Sair do escritório para uma reunião sem confirmação é uma
bobagem enorme. E nem adianta mandar email, pois conforme a
regara nº 1 ele nunca é urgente. Se for realmente urgente, como
no caso de confirmação de um compromisso, use o telefone.
Pode até mesmo ser o celular, desde que você faça antes de estar
a caminho...
Como se atende? Alô? Jamais... Para salvar tempo você deve
atender dizendo seu nome e dando as frases de boas vindas.
Nada de: “Quem incomoda?” ou “Quem fala?” A forma correta
de se atender ao telefone é: “Marcelo Sant’Anna, boa tarde!”
O cara do outro lado provavelmente vai perguntar “quem fala?”
Mas o problema é dele. Repita seu nome pois você fez correto.
Isso serve também para o celular. Nada de responder: “Você
ligou para meu celular e ainda pergunta quem é?!” Fale seu
nome e cumprimente. Se não quiser ser encontrado, use a regra
nº 9.
Quando fizer uma chamada, se apresente antes, ou seja, a pessoa
do outro lado atende (espero que de forma correta) e você diz:
“Boa tarde, sou Marcelo Sant’Anna e gostaria de...”
Se for telefone de empresa ou chamada de negócios, acrescente
o nome da empresa. Só isso! Economiza um tempo danado...
Marcelo Sant’Anna
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Celular ou Telefone Móvel
Uma das mais efetivas ferramentas inventadas pelo homem para
salvar-se do tempo é o aparelho celular. Chamado realmente de
telefone móvel no princípio, ele é muita mais que isso hoje em
dia. Praticamente um mini computador de mão, se bem que
alguns são mesmo, mas veremos na sessão de Smartphones4.
Celulares permitem além de falar de qualquer lugar, desde que
tenha cobertura, fazer agenda de telefones, agenda e diários,
fazer anotações, tirar fotografias, enviar mensagens de texto ou
torpedo (SMS5), mensagens de voz e até mensagens multimídia,
com vídeos e fotos (MMS6). Isso o torna uma ferramenta muito
útil no dia-a-dia, apesar de muitos ainda se curvarem aos seus
benefícios.
Existem vário modelos existentes no mercado, e aqui focaremos
algumas ferramentas que todos eles têm com certeza!
Agenda de números telefônicos:
Ela é extremamente útil, pois como todos os celulares têm o
identificador de chamada (BinA7), isso permite ao receptor saber
quem chama. Além, ele pode guardar esse número de telefone
4 Smartphone – Telefone Esperto: PC de bolso com Telefone Móvel juntos.
5 SMS – Short Message Service – Serviço de Mensagens Curtas
6 MMS – Multimedia Message Service – Serviço de Mensagens Multimídia
7 BINA – Receptor B Identifica Número de chamador A
Salve-me do Tempo!
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da memória do aparelho, ou mesmo no SIM8 Card. Isso faz a
gente economizar muito tempo quando quer o número telefônico
de alguém, sem necessitar lembrar ou guardar de cabeça.
Todos os celulares têm um despertador que podemos programar
para qualquer hora, e alguns contam até com mais de um.
Todo celular tem uma agenda de compromissos, onde podemos
anotar a descrição do compromisso, horário de início e término,
local e o tipo (se reunião, almoço, encontro, etc.). Isso tudo é
muito útil, além de que você pode sincronizar esse conteúdo
com o de seu computador através de um cabo de dados USB9,
ou Bluetooth10
, duas tecnologias de comunicação.
Assim, se quiser usar seu celular para ajudar a administrar seu
tempo, considere esses fatores na hora de adquirir ou trocar o
seu. Ele deve conter:
1. Cabo de Dados
2. Bluetooth
3. Agenda Telefônica
4. Calendário com agendamento de compromisso
5. Agenda de Tarefas
6. Bloco de Notas
8 Cartão usados em móvel da tecnologia GSM – Global System for Mobile
Communication 9 USB – Universal Serial Bus – cabos de dados
10 Bluetooth - Tecnologia sem fio para conexão de aparelhos
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Com esses itens, ele já se tornará uma ferramenta excelente para
seu dia-a-dia. Leia o manual para aprender as utilidades!
Se quiser, você pode verificar se ele também permite que você
receba seus emails através dele, o que muitos aparelhos de
vários fabricantes disponibilizam.
Celular tipo SLICE (escorrega para acessar as
teclas)
Celular tipo FLIP (abre para acessar as teclas)
Celular comum com acesso direto às teclas
Figura 11: Celulares
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SmartPhones
Esses são praticamente computadores de mão, onde você pode
fazer quase tudo que faz em um PC11
de mesa ou Notebook12
.
Alguns possuem um teclado completo, outro um teclado igual
ao dos celulares e ainda tem os chamados Touch13
Screen. Na
maioria dos casos, aliás mais de 99%, esses computadores de
mão integrados com telefones móveis possuem um sistema
operacional.
O sistema operacional (OS) é quem controla todo o aparelho, e
algumas vezes isso pode torná-lo um pouco mais lento que
celulares comuns, mas acrescentam um poder de utilidades
muito maior.
Os sistemas operacionais mais comuns hoje são:
1. WindowsMobile
(http://www.microsoft.com/pt/br/default.aspx)
a. Da Microsoft e com funções iguais as do Outlook
que veremos adiante.
2. Mac OS X (http://www.apple.com/iphone/)
a. Usado no iPhone, é o mesmo OS dos
computadores da Apple, os Machintosh
11
PC de mesa - Desktop 12
Notebook – Laptop ou Computador Portátil – igualzinho ao PC 13
Touch Screen – Tela sensível ao toque dos dedos
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3. Palm OS (http://www.palm.com/br/)
a. Usados pela Palm somente e proprietários
4. Symbian (http://www.symbian.org/about/)
a. OS desenvolvidos pelos fabricantes europeus de
celulares como Nókia, Siemens, Ericsson,
Alcatel, entre outras. Muito próximo do
Windows Mobile. È de fonte aberta, ou seja,
qualquer um que conheça pode desenvolver
aplicativos.
Smartphone Touch Screen com Windows
Mobile.
iPhone da Apple com Mac OS X.
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Smartphone da Palm com Palm OS
Nokia Communicator com Symbian OS
Omnia Samsung com Windows Mobile
Figura 12: Smartphones
A grande vantagem dos Smartphones é que eles têm as funções
muito parecidas com as de um computador de mesa ou
notebook. E isso os torna muito mais fáceis de usar apesar da
aparência. Vou mostrar um pouco para vocês as facilidades de
um celular com Windows Mobile.
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Windows Mobile
Tele Inicial
Você pode configurar a tela de início do jeito que quiser,
inclusive com fotos tiradas do próprio aparelho.
Botão de Chamar
e Atender.
Botão de Desligar
ou Sair de um
programa.
Salve-me do Tempo!
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Agenda de Telefone
Quando você toca na tela, ele abre o contato para você escolher
o que quer fazer.
Campo de
Busca
Arquivado
no SIM
Card.
Para criar um novo
contato.
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Quanto clicamos em abrir contato, a tela de edição se abre e
você pode acrescentar todos os dados disponíveis de cada
contato. Inclusive um campo de Notas, onde você deve marcar
onde, quando e como conheceu a pessoa. Isso ajuda a lembrar
sem necessitar ficar pensando: “De onde conheço esse cara
mesmo?”
Salve-me do Tempo!
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Calendário
Você clicando sobre o calendário da tela de Hoje (Início) poderá
escolher a visualização de seu dia, ou semana ou mês, e terá na
tecla menu, formas de entrar com novos compromissos.
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Você pode criar categorias para seus compromissos e
prioridades “IUINNUNN” Além de outras informações como
Notas, onde se podem fazer o Roteiro e guardar o Resumo,
ferramentas já vistas anteriormente.
Todas essas informações serão sincronizadas com o computador
e estarão disponíveis em seu programa de gerenciamento de
tempo e emails, como o MS Outlook.
Além de todas essas funcionalidades, você ainda tem uma lista
de tarefas, email, navegação pela web, web browsers, jogos,
gravadores de voz, gravadores de vídeos, câmera fotográfica
entre outras funcionalidades. É um computador de mão bem
completo e merece sua atenção na hora de comprar ou trocar seu
atual celular.
Salve-me do Tempo!
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Gerência de Tempo na Internet
Muitas ferramentas de email estão disponíveis gratuitamente na
Internet, e veremos algumas. Muitas delas são disponíveis
inclusive para Smartphones, e é muito importante isso, pois tudo
fica armazenado em um servidor seguro remoto, onde são feitos
backups diários, evitando que você perca todas as suas
informações importantes.
Primeiramente veremos uma ferramenta que simula um telefone
pelo computador chamado Skype e depois alguns sistema via
Internet que simulam as funcionalidades do Outlook no
computador, mas que necessitam que você esta conectado a web
para funcionar.
Marcelo Sant’Anna
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Skype – Telefone na Internet
Esse sistema simula um telefone através do computador e
permite que você faça chamadas de voz gratuitamente entre
computadores, ou mesmo faça chamada para telefones fixos e
móveis com tarifa bem reduzida.
Também disponível para Smatphones, ele é um programa que
deve ser baixado da Internet, instalado no computador e uma
conta com senha deve ser criada.
O site é: http://www.skype.com/intl/pt/welcomeback/
Figura 13: Skype
Preste bastante a atenção, pois cada sistema operacional tem um
download específico do Skype.
Salve-me do Tempo!
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Depois de baixado e instalado, uma tela inicial pedirá seu login
e sua senha para acessar, depois você terá a seguinte tela.
Aqui você poderá adicionar contatos, procurar pessoas e
empresas, transferir arquivos, fazer vídeo conferências, usar o
chat e mandar mensagens. E tudo isso é gratuito entre outros
usuários do Skype.
Para fazer chamadas externas você precisará comprar minutos
do Skype Out através de um cartão de crédito, e poderá falar
com o mundo com tarifas muito menores do que as das
operadoras de telefonia fixa e móvel.
Marcelo Sant’Anna
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Essa é a tela do telefone Skype para fazer chamada para
qualquer lugar do mundo para telefones fixos e móveis.
Outra coisa interessante é que você pode ter um número Skype
In que funciona exatamente com um telefone fixo, ou móvel
caso você tenho o Skype em seu Samtphone. Também é um
número que tem uma mensalidade para ser usado. Mas o
programa para falar entre usuários é totalmente grátis e fácil de
usar.
Essa mensalidade do Skype In vem debitada mensalmente ou
anualmente de seu cartão de crédito cadastrado.
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Windows Live
Windows Live é um sistema baseado na web da Microsoft que
proporciona várias ferramentas interessantes para administração
do tempo, entre elas Chat, Conversa, Vídeo Conferência, Email,
Agenda Telefônica, Calendário, Compromissos e Tarefas.
Também é um sistema gratuito e pode ser usado diretamente
pela Internet, sem necessidade de baixar os programas, mas isso
pode ser feito e ter os mesmos em seu computador.
Essa é a página de email do Windows Live e usa contas do
Hotmail ou MSN mail. Ela é igual aos programas de email mais
conhecidos e tem algumas funcionalidades adicionais.
Salve-me do Tempo!
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Você pode criar pastas para guardar seus emails interessantes e
com ações a serem feitas, deixando assim sua caixa de entrada
vazio, o que é ótimo. Devemos ter em nossa caixa de entrada
apenas emails que precisam de nossa ação, ou seja [IU] e alguns
[IN]. Nunca mais que dez emails. Todos os outros devem ser
armazenados em pastas distintas, como por exemplo, “coisas a
fazer”, “responder” e assim sucessivamente.
Logo abaixo da lista de pastas de email, você tem os links para o
calendário e sua lista de contatos.
O uso dessas ferramentas é ótimo, e garante que seus dados
estarão salvos em servidores seguros.
Vamos à página de contatos:
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Nessa página você gerencia todos seus contatos e pode criar
novo bastante detalhadamente, inclusive com observações.
Figura 14: Windows Live
Salve-me do Tempo!
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Agora vamos ver o calendário:
Nele você pode visualizar sua semana, incluir tarefas,
compromissos, datas importantes e tudo mais que achar
necessário. E será sempre avisado de tarefas pendentes e outras
informações. Você pode agendar alarmes para avisarem de datas
e compromissos importantes, além de permitir que você agende
compromissos, ou confirme, através de emails.
Para criar uma tarefa, basta clicar no botão novo e depois tarefas
pendentes, e uma tela se abrirá. Você pode incluir datas de
conclusão e a prioridade da tarefa, como na figura a seguir.
Salvar: e ela vai automaticamente para a barra da esquerda do
calendário.
Marcelo Sant’Anna
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14
Clicando em novo evento, uma janela como a de tarefas se
abrirá, mais com itens adicionais. Local e datas de início e
término. Horário de início e término. Símbolo para o evento. Se
o evento se repete de tempos em tempos (aniversários você vai
querer ser avisado todo ano, então cria uma recorrência anual
para eles). Alarme de quanto tempo antes do evento você quer
ser avisado, até mesmo semanas de antecedência são possíveis.
E o mais interessante que é o convite para outras pessoas para o
evento ou compromisso criado, através de endereços de email.
Você pode digitar ou escolher de sua lista de contatos.
14
Novo pode ser evento, tarefas, compromissos, aniversários ou calendários.
Novo
Salve-me do Tempo!
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Figura 15: Compromissos Windows Live
Marcelo Sant’Anna
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Chat – MSN Messenger
Outra excelente ferramenta de administração do tempo chama-se
“chat”, que dentro do Windows Live é feito através do MSN
Messenger. O Messenger é poderoso pela possibilidade, tanto
quanto do Skype, de ter uma videoconferência, uma chamada de
voz, enviar e receber arquivos e também troca de mensagens
instantâneas.
Salve-me do Tempo!
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10ª Ferramenta: MS Outlook 2007
O MS Outlook da Microsoft é um ótimo programa para
administração do tempo, e totalmente compatível com Windows
Live, Windows Mobile entre outros sistemas via web.
Além de ser um poderoso software de emails, ainda permite um
gerenciamento rápido dos compromissos, e tem a vantagem de
também trabalhar desconectado (menos os emails obviamente).
Essa é caixa de entrada do Outlook! Você pode escolher entre
várias configurações de apresentação, mas o que interessa é que
temos, numa única página, toda nossa agenda e tarefas, além dos
emails. Vamos trabalhar na última versão que vem com o Office
2007.
Lista de
Tarefas
Calendário e
compromisso
Emails de
entrada
Pastas
de email
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Emails no MS Outlook
Você poderá criar, enviar e receber emails pelo Outlook, de uma
forma simples e automatizada, basta que se insiram as
configurações corretas. Quando você iniciá-lo da primeira vez,
ele perguntará se você vai querer configurar uma conta de email,
e obviamente, caso você tenha uma, pode inserir os dados para
que ele gerencie seus recebimentos e envios.
Aqui você informa que tipo de conta de email quer criar. As
mais comuns são POP3 (Post Office Protocol) e IMAP (Internet
Mail Access Protocol). Avançando ele irá para a seguinte tela.
Salve-me do Tempo!
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Aqui você deve colocar o nome da conta, o endereço de email e
sua senha, criadas anteriormente. O ideal é que se marque a
caixa de diálogo indicado, para que outras opções estejam
disponíveis. Quando você marcar, avance no botão e irá para a
seguinte página.
Marque essa caixa e avance...
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Escolha Email da Internet. A opção Microsoft Exchange é feita
para emails corporativos, pois algumas empresas têm esse
pacote servidor de emails e eles se conectam diretamente com o
Outlook de todos os funcionários, dando a possibilidade de
compartilhamento de contatos, agendas, calendários entre outras
facilidades, ausentes no MS Outlook.
Salve-me do Tempo!
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Aqui está a página onde seu provedor de emails deve informar
as características da conta, e o tipo de conta (POP3 ou IMAP ou
HTTP). Os servidores de entrada e de saída são informados, e o
nome do usuário depende do tipo de regra do provedor. Pode ser
[email protected] ou simplesmente o nome do
usuário, sem o @ e adiante. Depende dele, por isso quando criar
sua conta de email, peça as configurações para o MS Outlook.
Clique em mais configurações...
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Essa caixa pedirá mais informações sobre a conta e a mais
importante aqui é que o servidor de saída deve exigir
autenticação (em 99% dos casos). Assim, vá nessa opção...
Salve-me do Tempo!
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Se for uma conta POP3, o servidor de saída deve ser um SMTP
(Sending Mail Transmission Protocol), e nesse caso, marque a
opção e use a mesma configuração do servidor de entrada de
emails, ou as configurações enviadas pelo seu provedor de
email.
Avance e está concluída a inserção de seu email no Outlook...
Marcelo Sant’Anna
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Sua caixa de entrada deverá ter a seguinte página...
Na parte central estão os emails da caixa de entrada, à esquerda
as pastas para armazenamento de email e à direita o calendário,
eventos, compromissos e tarefas.
Para enviar e receber emails, basta clicar no ícone indicado ou ir
à barra de menus em “ferramentas”, “enviar/receber” e escolher
a opção desejada. Isso testará as configurações de seu email.
Para criar um email vá em “novo” e escolha email.
Salve-me do Tempo!
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Figura 16: Email do Outlook
Aqui você poderá criar seu email, com assunto, destinatários e
outras opções.
Na parte superior existe o ícone “Para” que é onde se colocam
os destinatários diretos da mensagem. Se quiser que mais
alguém seja “copiado” da mensagem, coloque o endereço de
email dele em “Cc” (Com cópia). Lembre-se que quem está
copiado nada tem de responsabilidade sobre a mensagem. Se
quiser enviar uma cópia para alguém e que os destinatários não
saibam, coloque o endereço de email dessa pessoa em “Cco”
(Com cópia oculta). Esses emails da caixa de entrada e
rascunhos estarão disponíveis também no Smartphone de quem
sincronizar o dispositivo móvel com o Outlook.
Corpo do email...
Assinatura (opc)
Destinatários
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Coloque o assunto do email, pois economiza tempo de quem lê.
Temos outras opções disponíveis bastante interessantes nos
emails do Outlook.
Se o assunto for importante (lembre-se, email nunca é Urgente!
Se for, tem que telefonar ou falar pessoalmente), há como
indicar isso no email através do símbolo (!).
Opções do
Assinatura
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Você pode escolher a prioridade: baixa, normal, alta
Você pode escolher a sensibilidade: Normal, Pessoal, Particular
e Confidencial e pode escolher outras formas de segurança da
mensagem.
Você pode solicitar informação de que a mensagem foi entregue
e lida, basta marcar as opções de votação e controle.
Você pode escolher data e horário de envio da mensagem. Se
nada for marcado, a mensagem será enviada imediatamente.
Você pode escolher os contatos que você quer que recebam a
mensagem também, além dos destinatários já informados.
E escolher a categoria “IUINNUNN” que ensinarei mais adiante
como criar.
Você também pode criar sua assinatura conforme deseje!
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Outra ferramenta do Outlook é o acompanhamento das
mensagens.
Figura 17: Acompanhamento de email
Você terá essas opções!
E ainda poderá personalizar a data, além de adicionar um
lembrete em forma de alarme que o avisará na data desejada
sobre as coisas referentes a essa mensagem.
Logo que você escolher esse acompanhamento, na página da
caixa de entrada, uma tarefa será criada com relação a esse
Acompanhamento
Salve-me do Tempo!
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email. Por isso a importância do “assunto” ser informado no
cabeçalho de todo e qualquer email.
Aliás, nunca abra um email sem assunto... Pode conter vírus!
Para criar categorias “IUINNUNN” você deve usar as
ferramentas de opções do email.
Clicando em todas as categorias, você poderá customizar as
informações de cores e priorização de seu Outlook. Essa
definição serve para todas as outras ferramentas do Outlook.
“Categorias” depois
“Todas as categorias”
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Figura 18: Priorização do Outlook
Aqui foram criadas categoria “O” que corresponde às [IU] e
assim sucessivamente.
Outras categorias podem ser criadas e, toda vez que essas
categorias são referenciadas a um email, ele aparecerá na barra
de tarefas da Caixa de Entrada do Outlook.
Salve-me do Tempo!
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Tarefas e email priorizados aparecerão na parte inferior
esquerda do Outlook. As mesmas cores podem ser usadas para
priorização de eventos, compromissos, aniversários entre outros.
Já vimos como criar emails, criar listas e cores de categorias de
priorização e pontos de acompanhamento de emails, agora
vamos trabalhar com os compromissos do Outllook.
Tarefas e emails
priorizados
Eventos priorizados: vermelho
[IU], laranja [IN] com
exemplo
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Compromissos no MS Outlook 2007
Criar compromissos é muito simples. Você vai em novo e
escolhe compromissos.
Figura 19: Compromissos no Outlook
Essa caixa vai aparecer e aqui você coloca todas as informações
e observações sobre o compromisso. E pode ainda fazer muitas
outras coisas...
Basta entrar com o assunto, local, horários e datas de início e
término que ele automaticamente estará nas barras de tarefas e
compromissos da Caixa de Entrada.
Convidar
pessoas
Priorização, Lembretes,
Repetições
Caixa de texto
de observações
Salve-me do Tempo!
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Uma lista com os nomes das pessoas cadastradas em sua agenda
de telefones aparecerá quando você clicar em “Convidar
Participantes”.
Uma caixa de email se abrirá para você enviar o convite a quem
quiser. Quando essas pessoas receberem a mensagem de convite
elas poderão aceitar, recusar ou alterar o horário e data do
compromisso e retornar a resposta para você fazer os ajustes
necessários.
Marcelo Sant’Anna
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Você poderá definir com quanto tempo de antecedência quer ser
avisado sobre cada compromisso, conforme a lista que aparecer
quando você clica em lembretes do quadro de compromissos.
Isso ajuda muito quando você tem que preparar alguma coisa ou
tomar alguma ação com relação ao compromisso futuro.
Você deve sempre salvar e fechar quando terminar de inserir as
informações, e dessa forma, o Outlook coloca o compromisso
diretamente na sua Caixa de Entrada ou na visualização do
Calendário!
Salve-me do Tempo!
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Figura 20: Calendário do Outlook
Você pode escolher a forma de visualização do calendário. Se
diária, semanal ou mensal. Acima está a semanal. Repare que
para navegar entre as páginas do Outlook, você pode usar a
caixa de ferramentas do lado direito inferior da janela.
Ela contém ícones de Email, Calendário, Contatos, Tarefas e
Anotações.
Barra de navegação pelo Outlook
Salve-me do Tempo!
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Contatos no MS Outlook
Para criar contatos no Outlook, basta clicar em “novo”
“contato”.
Figura 21: Contatos no Outlook
Essa janela se abrirá e você deverá entrar com os dados de seu
contato. Além disso, você poderá categorizar o contato, mandar
emails, marcar compromissos, marcar reuniões e marcar o
acompanhamento desse contato, da mesma forma que com os
emails.
Reunião e
compromisso
Categorias e
Acompanhamento
Observações do contato
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Você ainda poderá incluir uma foto do contato e comentários
sobre ele, como a data que o conheceu, em que local, em que
circunstância e muitas outras informações úteis.
Salve-me do Tempo!
122 www.evolcomm.com
Tarefas no MS Outlook
A criação de tarefas no Outlook também é extremamente
simples, e deve ser feita com “novo” “tarefa”.
Figura 22: Tarefas no Outlook
As tarefas têm pontos de acompanhamento que são úteis para o
dia, e possuem as mesmas características de um compromisso,
com a diferença que sua conclusão pode ser armazenada e
visualizada posteriormente.
Marcelo Sant’Anna
www.evolcomm.com 123
Você consegue verificar em que estágio da tarefa se encontra
através dos dados de “Status”. Pode também criar lembretes
com antecedência.
Em todas as ferramentas do Outlook, se você for sobre ela com
o cursor e pressionar o botão direito do mouse, várias opções de
tratamento de cada uma estarão disponíveis. Isso acelerar muito
a alteração do “status” de emails, compromissos, contatos e
tarefas de forma bem efetiva. Mas apenas o uso constante fará
Salve-me do Tempo!
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você ter proficiência, ou seja, capacidade de usar as ferramentas
de forma melhor a cada dia.
Aqui terminamos as ferramentas de administração do tempo
usando o Outlook.
A soma de todas elas fará você melhorar em muito sua
qualidade de vida, por isso, sempre reserve seu tempo para a
avaliação diária de suas tarefas, ações, objetivos e outras coisas
importantes em sua vida.
Salve-se do Tempo! Só você pode... A gente só ensina as
ferramentas.
Muita paz, saúde e sucesso!
Marcelo Sant’Anna
Marcelo Sant’Anna
www.evolcomm.com 125
Sobre o Autor
Marcelo Sant’Anna é engenheiro de telecomunicações e
eletrônico, pelo Instituto Nacional de Telecomunicações -
INATEL, especialista em marketing pelo Instituto Paulista de
Ensino e Pesquisa - IPEP e tem MBA pela Business School
São Paulo - BSP e Rotman School of Management da
Universidade de Toronto - Canadá. Foi presidente da Loral
Skynet do Brasil, presidente da Terayon do Brasil, diretor de
marketing e vendas da Alcatel, gerente de vendas e
exportações da Andrew e da RFS e gerente de projetos da
NEC do Brasil. É o fundador da 4B – Brain Builders for
Business, professor dos cursos de desenvolvimento executivo
da FGV Management e do INATEL. É “ Master Coach”
certificado pela Sociedade Brasileira de Coaching
Quaisquer comentários sobre esse texto serão muito bem
vindos! [email protected].
Caso o conhecimento aqui adquirido seja válido para sua vida
pessoal e profissional, você pode pagar pelo livro o valor
indicado através do link:
http://www.evolcomm.com/livros/about/Salve_meDoTempo.ht
ml
Muito obrigado por seu tempo e atenção!
Salve-me do Tempo!
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Drizin, B. R. Pare de correr atrás do tempo. Timing.
Goswami, A. Criatividade Quântica. Aleph.
Goswami, A. (2010). O Aitivista Quântico.
Hawking, S., & Mlodinow, L. Uma Nova História do Tempo.
Ediouro.
Johnson, S., & Wilson, L. (1994). O Vendedor Minuto. Rio de
Janeiro: Record.
Sagan, C. Cosmos. Villa Rica.
Sant'Anna, M. (2009). Dez Empregos para o Desemprego.
Caçapava: Particular.
Sant'Anna, M. (2009). Uma breve história de um profissional de
sucesso! Caçapava: Particular.