Sistema de Informação na Gestão de Finanças Como a automatização pode auxiliar no desenvolvimento da gestão de finanças? Rui Botelho Diretor – PwC Junho de 2014

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PwC

Agenda

Tendências e desafios tradicionais de Finanças

Outras tendências que também vão continuar influenciando

E onde fazer uso da tecnologia para melhorar a gestão em Finanças?

Alternativas tecnológicas

Casos de uso da tecnologia

Resumo

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Tendências e desafios tradicionais de Finanças

1 3

PwC

Evolução de Finanças

4

Historicamente, a busca de eficiências tem sido o grande foco de finanças. Nos últimos 50 anos, a organização de finanças vem progredindo e se transformando em uma organização mais enxuta de suporte ao negócio.

• Serviços compartilhados

• Outsourcing e parcerias estratégicas

• Padronização – dados e reportes

1960’s 1980’s 1990’s 2000’s

4% 2% 1-1.5% < 1%

% do custo de Finanças em relação à Receita

Direcionadores de produtividade

• Globalização e Reorganização

• Redesenho e simplificação de processos

• Evolução do ERP e outras aplicações integradas

Equilibrar custo e nível de serviço continuam direcionando o desafio de Finanças em realizar mais com menos recursos

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O custo de finanças está estabilizando, após tendência de alta anterior, mas ainda há um delta importante entre as empresas típicas e as de melhor performance

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Custo de Finanças sobre o percentual da receita, nas empresas típicas

0.9% Custo de Finanças nas empresas de melhor performance

0.6%

0,82%

0,93%

1,02%

0,93%

0,54% 0,56% 0,61%

0,56%

0,0%

0,2%

0,4%

0,6%

0,8%

1,0%

1,2%

2009 2010 2011-12 2012-13

Percentual do Custo de Finanças em relação à Receita

Media Top quartil

Fonte: Estudo de benchmark da performance da função financeira 2013

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Em nosso ambiente atual, enfrentamos uma pressão crescente para prover informação de maior qualidade, mais rapidamente e de forma mais eficiente

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Pressões Externas

• Elevado nível de transparência da informação exigido pelos investidores

• Maior nível de detalhe solicitado pelos orgãos regulatórios (ex: CVM, Bacen, Susep)

• Redução dos prazos, imposta pelos reguladores, para a divulgação das informações ao mercado

Pressões Internas

• Maior necessidade dos negócios no suporte a decisões críticas com análise pontual e rigorosa

• Maiores responsabilidades além dos componentes tradicionais de relatórios corporativos, incluindo planejamento, orçamento e previsão e análise de rentabilidade

• Expectativa de entrega de visões sobre como interpretar os dados para orientar a tomada de decisão e a melhora da performance

• Demanda por automação e integração dentro dos sistemas já estabelecidos

Pressões de Custo

• Pressão crescente para fazer mais com menos recursos sem comprometer a precisão e controle

• Horas extras significativas e elevada rotatividade

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O que verificamos é que a tecnologia é a grande aliada nesse caminho para suportar as necessidades e pressões de Finanças

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Quase 60% ainda

dependem de planilhas

para seus processos

manuais de reporte

Somente 17% das empresas tem uma aplicação de self-service reporting

50% tem um repositório de dados implementado

Só 11% utilizam uma taxonomia padrão para os dados

mas

Fonte: Estudo de benchmark da performance da função financeira 2013

O ambiente atual exige a adoção de tecnologias que suportem a automação e padronização para a geração de insights, atendimento as exigências e habilitação do

papel de parceiro de negócio em Finanças

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Organizações de Finanças de alta performance focam em adicionar valor através de insights para o negócio, ao mesmo tempo que melhoram continuamente sua eficiência, conformidade e controle

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• 40% mais pessoas em papéis de parceiros de negócio

• Orçamentos preparados em <2 meses e forecasts em <7 dias com uso de ferramentas integradas de planejamento e forecast

• Padronização de dados e processos com sistemas integrados de finanças

• Alto nível de automação (por exemplo, remessas, ordens de compra e pagamentos automatizados)

• Ciclo mensal de fechamento e consolidação contábil <4 days

• Custo de Finanças em relação à receita <0.6%

PwC

Outras tendências que também vão continuar influenciando

2

9

2

PwC

Global Megatrends

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Demographic shifts

Shift in global economic power

Accelerating urbanisation

Climate change and resource scarcity

Technological breakthroughs

Acessar: http://globaltrends2030.files.wordpress.com/2012/11/global-trends-2030-november2012.pdf

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E as tecnologias habilitam também as tendências nos negócios

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Social Media

Mobile

Analytics

Cloud SMAC

Com quem trabalhamos

Como fazemos o trabalho

No que trabalhamos, o significado

Onde realizamos o trabalho

10 tendências de tecnologia para negócios em 2014

Fonte: 6ª. Pesquisa PwC Digital IQ

PwC

E onde fazer uso da tecnologia para melhorar a gestão em finanças?

3

12

PwC

Situação comum nas empresas, grande parte do tempo é gasto com processos e atividades manuais para o ciclo de gestão

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Fontes de dados

Relatórios

ERP

Legados

GL Planilhas

Reports Gerenciais

Atividades de

Produção

Revisão e

Aprovação

Reports Regulatórios

• Uso extensivo de ferramentas manuais, compartilhadas via e-mail

• Problemas de inconsistência de dados

• Dificuldades em colaboração com demais participantes da equipe

• Falta de controles internos e trilha de auditoria

• Risco elevado de problemas com segurança da informação

• Processos manuais repetidos em todos os períodos de fechamento

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No entanto há empresas que já conseguiram equilibrar essas atividades com um maior suporte à análise e ao negócio

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Estudo sobre benchmark da performance da função financeira 2012

As equipes de Finanças de alto desempenho gastam

25% a mais em análise do que as equipes típicas

17% a menos de tempo em coleta de dados

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Os processos de Finanças onde podemos ter benefícios com a padronização e automação estão representados nesse Framework

Lançamentos transacionais e fechamento dos módulos

Fechamento corporativo, consolidação e planning

Monitoramento, análises e relatórios

Entradas manuais / Provisões

Reconciliações / análise das contas

Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)

Modelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativas

Ferramentas de Consolidação

Preparação do fluxo de caixa

Otimização do ERP

Partes relacionadas

Ferramentas de planejamento e acompanhamento

Análises e relatórios gerenciais

Notas explicativas / relatórios / CVM

Desenho do plano de contas

Ajustes de consolidação

Procedimentos e políticas

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PwC

Nos processos em destaque temos mais utilização de tecnologia para suportar a área de Finanças

Lançamentos transacionais e fechamento dos módulos

Fechamento corporativo, consolidação e planning

Monitoramento, análises e relatórios

Entradas manuais / Provisões

Reconciliações / análise das contas

Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)

Modelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativas

Ferramentas de Consolidação

Preparação do fluxo de caixa

Otimização do ERP

Partes relacionadas

Ferramentas de planejamento e acompanhamento

Análises e relatórios gerenciais

Notas explicativas / relatórios / CVM

Desenho do plano de contas

Ajustes de consolidação

Procedimentos e políticas

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PwC

Alternativas tecnológicas

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4

PwC

A arquitetura das soluções para a área de Finanças

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Oracle SAP Data

Warehouse Outras Fontes

Extract, Transform, Load (ETL)

Qualidade de dados e Governança

Master Data Management (MDM)

Gestão estratégica de performance

Gestão de custos e

rentabilidade

Planejamento Integrado

Fechamento, Consolidação e Publicação

Informações Gerenciais

(BI)

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Gestão de Dados

& Integração de Dados

Plataformas de Aplicação

Camada de Apresentação

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PwC

Nos processos e arquitetura em destaque temos algumas alternativas de tecnologia para suportar a área de Finanças

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BI / Analytics

Camada de Integração

(ETL)

Camada de Dados,

Qualidade e MDM

ERP e outros sistemas

transacionais Outros

sistemas

transacionais

Planejamento, Fechamento/

Consolidação e Custos

PwC

Casos de uso da tecnologia

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5

PwC

Saraiva implementa sistema automatizado de relatórios financeiros do grupo

Contexto e Desafio

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Dados de diferentes fontes de informação e crescendo em volume, além das regras em planilhas, a geração dos relatórios financeiros consumiam muito esforço manual e tempo dos recursos. Com implantação da ferramenta Cognos BI e TM1 de reporting financeiro, automatizaram demonstrações de resultados, métricas de rentabilidade e funcionalidades analíticas como o razão contábil.

O prazo de produção do pacote dos relatórios ficou em menos de 1 dia

1

As cargas de dados são realizadas pelo próprio usuário, sem intervenção de TI 2

Geraçõo de novas visões nos relatórios realizadas pelos próprios usuários 3

Maior acuracidade, com dados integrados, regras centralizadas e governança 4

Benefícios

Agilidade no processo de distribuição da informação e tomada de decisão 5

PwC

Heineken estabelece um novo sistema de BI e Planejamento Orçamentário

Contexto e Desafio

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Havia muito esforço manual para transformar os dados do ERP para o padrão global de reporte da corporação e para a criação dos relatórios gerenciais necessários ao negócio. Deoutro lado, o sistema de orçamento não atendia mais em termos de modelo, processamento e abrangência. Decidiram implantar um novo modelo de BI com SAP BO e BW e o sistema IBM TM1 para o orçamento.

Redução do esforço manual e tempo de integração dos dados e produção dos relatórios gerenciais, liberando recursos para análise das informações

1

Processo e regras de geração dos relatórios ficou mais claro e documentado 2

Capacidade de geração de novas visões para as áreas de negócio 3

Maior performance e flexibilidade no processo de planejamento orçamentário 4

Benefícios

Habilitação do processo colaborativo de planejamento e de simulação de cenários com impactos nos resultados

5

PwC

Projeto integrado e global de Fechamento e Consolidação contábil, e Planejamento Estratégico e Orçamentário

Contexto e Desafio

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Empresas espalhadas globalmente, com sistemas, cultura e processos diferentes. Ausência de ferramentas únicas de planejamento, alta dependência de pessoas e processo manual suportado por planilhas. Projeto global de implantação das ferramentas Hyperion para fechamento (FCM), Consolidação (HFM/FDM), Planej. Orçamentário (Planning) e Planej. Estratégico (HSF).

Linguagem financeira comum à todas as empresas do grupo

1

Processo único e integrado de planejamento estratégico e orçamentário, incluindo capacidade de simulação de cenários para tomada de decisão

2

Capacidade de novas visões de acompanhamento da performance dos negócios 3

Redução do esforço manual, utilização de planilhas e prazo de produção das informações gerenciais e das publicações de resultado

4

Benefícios

Maior confiabilidade dos dados e liberação de recursos para atividades de análise

5

Empresa de Bens de Consumo

PwC (DC0) Informação Pública

Resumo

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6

PwC

Necessidades, mudanças, novas prioridades e tendências vão continuar a pressionar a função de Finanças

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Quase 60% ainda

dependem de planilhas para seus

processos manuais de reporte

Só 11% utilizam

uma taxonomia

padrão para os dados

PwC

Mas a transição do momento atual para o futuro deve alavancar outras importantes dimensões para aumentar impacto no negócio

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Tecnologia

BI, DW, Planning, Consolidação, Custos

Big Dat, Analytics e Cloud Computing

Pessoas Gestão de Talentos e Liderança em Finanças

• Mapeamento dos skills e necessidades • Diferenciação de performance relacionado com o potencial • Ações para fechar os gaps de talentos • Mobilidade global de talentos

• Crescente volume de dados e análise estatística • Uso imediato da aplicação, sem necessidade de recursos

internos • Modelo escalável de licenciamento

• Automação na integração de dados • Maior eficiência e menor custo na produção de informação • Self-Service para os usuários • Aceleradores na implantação/Quick Wins

Processo

• Entender o que os clientes realmente querem da função • Foco da liderança–Construir visão de workforce performance • Parceiro de negócio – mudança direcionada pelo negócio

Excelência Operacional

• Programa de acompanhamento de performance e forecast • Planejamento estratégico e orçamentário • Fechar , Consolidar e Publicar resultados

Enterprise Performance Management

• Centralização / simplificação • Padronização / harminização • Otimização • Virtualização

Serviços Compartilhados/

Outsourcing

Fonte: Estudo de benchmark da performance da função financeira 2013

PwC 27

Obrigado! Rui Botelho Advisory Consulting - PwC Rui.botelho@br.pwc.com 11 3674-2745