rosilene barbosa ferreira planejamento

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ROSILENE BARBOSA FERREIRA PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA Viçosa – MG Junho -2008

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ROSILENE BARBOSA FERREIRA

PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA

SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

Viçosa – MG Junho -2008

ii

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES

DEPARTAMENTO DE LETRAS

ROSILENE BARBOSA FERREIRA

PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO

FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

Viçosa – MG Junho/ 2008

iii

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES

DEPARTAMENTO DE LETRAS CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILINGUE

PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO

FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

ROSILENE BARBOSA FERREIRA

Monografia apresentada ao curso de

Secretariado Executivo Trilingüe como

requisito para obtenção do grau de

bacharel em Secretariado Executivo

Trilingüe da Universidade Federal de

Viçosa.

Viçosa-MG Junho - 2008

iv

A MONOGRAFIA INTITULADA

PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE EVENTOS: UM ESTUDO DE CASO DA SEMANA DO FAZENDEIRO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA

Elaborada por

Rosilene Barbosa Ferreira

Como requisito para obtenção do grau de bacharel em Secretariado Executivo Trilingue da Universidade Federal de Viçosa, foi aprovada por todos os membros da Banca Examinadora.

Viçosa, 23 de junho de 2008

___________________________________________________________ Profª. Tereza Angélica Bartolomeu ( DED/UFV)

(Orientadora)

_____________________________________________________________ (Kátia de Souza Aguiar )

(Conselheira)

_____________________________________________________________ Profª Ana Lídia Coutinho Galvão ( DED/UFV)

(Examinadora)

______________________________________________________________ Profª Rosália Beber de Souza (DLA/UFV)

(Examinadora)

v

Ao meu amado esposo Evaldo,

pelo amor e incentivo, e

pelos momentos felizes juntos

As minhas amigas de curso

pelo carinho e companheirismo.

vi

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus, pois sem Ele, não poderia concretizar o sonho de

concluir minha graduação na Universidade Federal de Viçosa.

Ao meu marido, Evaldo pelo incondicional amor, carinho e compreensão, e por ter me

apoiado desde o inicio do curso.

À minha grande amiga Juliana Abreu que sempre esteve ao meu lado me ajudando nas

horas difíceis, e compartilhando as horas felizes.

A todas minhas amigas de curso, pelos 4 anos de convivência, pelas risadas, pelos

apertos nas disciplinas, pelas festinhas de confraternização, pelos encontros nas pizzarias,

almoços, enfim, pelos bons momentos que passamos juntas. Vão ficar para sempre no meu

coração.

Á minha mãe, Maria da Penha pelas orações.

À minha segunda família, Gínia, Marcos, André e Clara pelo carinho e incentivo.

A todos os professores que no decorrer do curso, me ensinaram e complementaram

meus conhecimentos.

À minha orientadora Tereza Angélica Bartolomeu pelas contribuições e pela paciência

em corrigir meus erros contribuindo muito para que este trabalho se concretizasse.

À minha conselheira Kátia de Souza Aguiar, que mesmo de longe me auxiliou e

contribuiu para o resultado final.

A comissão organizadora da Semana do Fazendeiro, pelas contribuições, em especial a

Miriam, pela paciência em me ajudar na pesquisa.

Agradeço a todos que de alguma forma contribuíram para minha formação acadêmica,

que fizeram e fazem parte da minha vida.

A todos, muito obrigada!

vii

“Não está na natureza das coisas que um único homem

realize um descobrimento súbito e inesperado; o

conhecimento avança passo a passo e cada homem

depende do trabalho dos seus pares e de seus

predecessores".

Sir Ernest Rutherford

viii

FERREIRA, Rosilene Barbosa; BARTOLOMEU, Tereza Angélica; AGUIAR, Kátia de Souza. Planejamento, Organização e Promoção de Eventos: Um Estudo de Caso da Semana do Fazendeiro da Universidade Federal de Viçosa, Universidade Federal de Viçosa, Viçosa, 2008.

Resumo

O presente trabalho objetivou identificar e descrever as etapas de um evento de grande porte

promovido pela Universidade Federal de Viçosa, a Semana do Fazendeiro (SemFaz) no que

se refere ao planejamento, organização e execução do evento, de forma a evidenciar as formas

de organização, a equipe responsável, o espaço físico necessário, o público alvo e o processo

de avaliação do evento. A SemFaz é um evento anual promovido pela UFV desde 1929,

destinado ao produtor rural, seus familiares e trabalhadores do setor agropecuário. Os

instrumentos utilizados para a coleta de dados foram análise documental e entrevistas semi-

estrutradas com membros da comissão organizadora e da comissão de avaliação do evento. Os

resultados obtidos foram analisados tendo como base a revisão bibliográfica realizada. O

número de participantes da SemFaz é superior a mil, o que caracteriza-o como sendo um

evento de grande porte. O evento SemFaz tem como objetivo difundir, entre os participantes,

conhecimentos técnicos das diversas áreas de atuação da UFV, visando a melhoria da

produtividade e da produção e ao bem-estar social do produtor e de sua família. Na sua

programação consta cursos em diversas áreas, exposição de máquinas, implementos agrícolas,

insumos, prestadores de serviço, artesanatos, Clínica Tecnológica UFV/SEBRAE e atividades

culturais. O número de pessoas envolvidas na organização da 78º edição do referido evento,

ocorrida em 2007, foi 291 pessoas, distribuídas em 28 comissões. Foram 151 cursos

oferecidos, sendo 99 proporcionados pelos 22 departamentos da UFV e 52 por entidades

parceiras. Com base nos resultados obtidos foi estruturado um roteiro de atividades

importantes a serem cumpridas pelos interessados em planejar, organizar e promover um

evento, auxiliando assim os profissionais da área a desenvolver, com competência, as

atividades necessárias para o sucesso do evento.

Palavras-chave: Promoção de evento; Avaliação de evento; Produtor rural.

ix

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO............................................................................................................ 1

2. JUSTIFICATIVA......................................................................................................... 3

3. OBJETIVOS ................................................................................................................ 5

3.1 Geral ................................................................................................................................................................. 5

3.2 Específicos ........................................................................................................................................................ 5

4. REVISÃO DE LITERATURA.................................................................................... 7

4.1 Evento ............................................................................................................................................................... 7 4.1.2 Objetivos e Finalidades............................................................................................................................ 10 4.1.3 Tipologia.................................................................................................................................................. 10 4.1.4 Classificação............................................................................................................................................ 13 4.1.5 Fases de um evento.................................................................................................................................. 16 4.1.6 Planejamento e Organização.................................................................................................................... 16 4.1.7 Identificação do Público Alvo ................................................................................................................. 19 4.1.8 Avaliação de um evento........................................................................................................................... 19

5. METODOLOGIA ...................................................................................................... 21

6. RESULTADOS E DISCUSSÕES.............................................................................. 24

6.1 Características do Evento: SemFaz ............................................................................................................. 24 6.1.1 Histórico da SemFaz................................................................................................................................ 27 6.1.2 Importância .............................................................................................................................................. 28 6.1.3 Estrutura da Comissão Organizadora....................................................................................................... 29

6.3 Fases de realização da SemFaz..................................................................................................................... 34 6.3.1 Pré-Evento.......................................................................................................................................... 34 6.3.2 Evento...................................................................................................................................................... 37 6.3.3 Pós-evento .......................................................................................................................................... 37

6.4 Avaliação da SemFaz .................................................................................................................................... 38

6.5 Roteiro Para Realização de Eventos ............................................................................................................ 43

7. CONCLUSÃO............................................................................................................ 48

8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................... 51

x

9. BIBLIOGRAFIAS ..................................................................................................... 53

10. ANEXOS................................................................................................................. 55

Anexo 1 – Prospecto da 78ª Edição da SemFaz................................................................................................. 56

Anexo 2 – Modelo de ficha de inscrição para SemFaz ..................................................................................... 57

Anexo 3 – Modelo de Ficha de Inscrição para Clínica Tecnológica da SemFaz ............................................ 58

Anexo 4 – Modelo da Ficha de Cadastramento dos Cursos............................................................................. 59

Anexo 5 – Cronograma Geral da Comissão Organizadora da SemFaz.......................................................... 62

Anexo 6 – Cronograma da Comissão de Avaliação da SemFaz ...................................................................... 65

Anexo 7 – Questionário aplicado pela Comissão de Avaliação aos Participantes e Expositores da Semana do Fazendeiro....................................................................................................................................................... 66

11 APÊNDICES .......................................................................................................... 74

Apêndice 1 – Roteiro de Entrevista Aplicado com a Responsável pela Secretaria Permanente da SemFaz75

Apêndice 2 – Roteiro de Entrevista Aplicado com a Coordenadora da Comissão de Avaliação da SemFaz............................................................................................................................................................................... 76

xi

LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 - CENTRO DE VIVÊNCIA .............................................................................................................. 26 FIGURA 2 - HALL DO CENTRO DE VIVENCIA ............................................................................................ 26 FIGURA 3 - LOCAL DA SOLENIDADE DE ABERTURA DA SEMFAZ - AUDITÓRIO FERNANDO

SABINO - .................................................................................................................................................... 26 FIGURA 4 - LOCAL ONDE SÃO MONTADOS OS ESTANDES DA SEMFAZ – ESPAÇO MULTIUSO..... 27 FIGURA 5 - DECORAÇÃO DO ESPAÇO ......................................................................................................... 27

LISTAS DE TABELAS TABELA 1 - NÚMERO DE MEMBROS DAS COMISSÕES DA 78ª EDIÇÃO DA SEMFAZ ....................... 31 TABELA 2- NÚMERO DE CURSOS OFERECIDOS PELOS DEPARTAMENTOS DA UFV NA 78ª EDIÇÃO DA SEMFAZ .........................................................................................................................................................42

LISTAS DE GRÁFICOS GRÁFICO 1 – NÚMERO DE ESTUDANTES E FUNCIONÁRIOS QUE TRABALHARAM NA 78ª EDIÇÃO DA SEMFAZ .........................................................................................................................................................32 GRÁFICO 2 – NÚMERO DE PARTICIPANTES DA SEMFAZ DE 2000 A 2007.............................................40 GRÁFICO 3 – NÚMERO DE CURSOS OFERECIDOS POR OUTRAS ENTIDADES NA 78ª EDIÇÃO DA SEMFAZ ................................................................................................................................................................42

1

1. INTRODUÇÃO

As atividades de planejamento, organização e promoção de eventos tornaram-se uma

importante fonte econômica em todo mundo, exigindo uma sólida estrutura para que todas as

etapas possam ser cumpridas e os resultados sejam atingidos de forma satisfatória, tanto para

o organizador quanto para os participantes.

Nesta pesquisa optou-se por realizar um estudo de caso utilizando como objeto de

estudo, um evento de grande porte que acontece anualmente na Universidade Federal de

Viçosa (UFV): a “Semana do Fazendeiro” (SemFaz), de forma a evidenciar as formas de

organização, o trabalho da equipe responsável, o espaço físico utilizado, o público alvo e a

forma como se dá a avaliação do evento.

Na UFV, os eventos são atividades que estão em constante evidência, se tornando uma

peça fundamental para a integração dos alunos, da comunidade viçosense e também de

participantes de outras cidades e estados. Estão incorporados ao dia-a-dia da Instituição e

possuem objetivos variados. Para alcançar os objetivos estabelecidos, é necessário que os

organizadores façam um planejamento detalhado com antecedência, tendo em sua equipe

pessoas capacitadas, comprometidas, envolvidas e cuidadosas.

2

Segundo Martin (2003) os organizadores de eventos devem sistematizar o

planejamento, a organização e a produção do evento nos seguintes momentos: pré-evento,

evento e pós-evento.

Segundo a autora, pré-evento é a fase em que se define o projeto e o planejamento das

atividades. Já o evento é a fase do acontecimento, e o pós-evento é a fase em que as

comissões envolvidas na organização se reúnem para avaliar como foi o evento, e fazem as

perspectivas para a próxima edição. Seguindo as etapas, os organizadores conseguirão atingir

os objetivos propostos, que garantirão o sucesso do evento.

No decorrer da pesquisa foi avaliado se o planejamento e os processos de organização

utilizados pela comissão organizadora da SemFaz, juntamente com as 28 (vinte e oito)

subcomissões do referido evento, conseguem desempenhar as funções de modo que o evento

tenha o sucesso esperado, promovendo a satisfação dos participantes.

Com base nos resultados obtidos foi possível estruturar um roteiro de atividades a ser

seguido pelos interessados em planejar, organizar e promover um evento, o qual poderá ser

utilizado como referência para organizadores de eventos.

3

2. JUSTIFICATIVA

Organizar eventos não é uma tarefa fácil, e para acompanhar as mudanças no mercado

de trabalho é preciso que o profissional que trabalha no ramo de organização e estruturação de

eventos seja dinâmico, decidido, criativo, imaginativo, ter habilidade para inovar e ser

detalhista, para saber lidar com situações de imprevistos usando-se de bom senso para

resolver a situação, (ONISHI, 2005).

Uma das razões para a realização desta pesquisa, é o fato da promoção de eventos ser

uma atividade que está em constante crescimento e expansão no mercado. Esta atividade é de

grande interesse dos profissionais de Secretariado Executivo, onde os mesmos podem atuar no

planejamento, na organização e na promoção de eventos. Além disso, este trabalho poderá

auxiliar estes profissionais como fonte bibliográfica para ampliar o conhecimento adquirido

durante a graduação.

Outro aspecto importante é o fato da pesquisa poder auxiliar os próprios organizadores

do objeto de estudo, a SemFaz, a detectar problemas, assim sanar estas falhas, tendo a

4

oportunidade de estar sempre aprimorando seus conhecimentos, contribuindo para o sucesso

das futuras edições do evento.

Por fim, a pesquisa justifica-se pela tentativa de conhecer profundamente o processo

de organização de um evento que tem expressiva importância tanto para a comunidade

acadêmica da UFV quanto para o público alvo, composto de centenas de pessoas que vêm a

cidade em busca de aprimoramento, diversão e reencontro com amigos que fizeram durante as

participação nas edições anteriores.

A presença de um número expressivo de participantes neste evento também traz

repercussão positiva para a economia da cidade, movimentando os setores hoteleiros,

alimentícios e comerciais.

5

3. OBJETIVOS

3.1 Geral

O objetivo deste trabalho é identificar e descrever as etapas de um evento de grande

porte promovido pela UFV, a Semana do Fazendeiro (SemFaz), no que se refere ao

planejamento e execução do evento, de forma a evidenciar as estratégicas de organização, o

trabalho da equipe organizadora, o espaço físico necessário, o público alvo e o processo de

avaliação do evento.

3.2 Específicos

� Identificar as características do evento promovido pela UFV “Semana do

Fazendeiro” quanto à história, importância e estrutura.

6

� Descrever a metodologia utilizada pela equipe organizadora da Semana do

Fazendeiro para o planejamento, execução e avaliação do evento durante as etapas de pré-

evento, evento e pós-evento.

� Analisar os resultados da avaliação da 78a Semana do Fazendeiro, realizada em

julho de 2007, para verificar a adequabilidade e aplicação do planejamento e execução do

evento.

� Estruturar um roteiro de atividades para interessados em planejar, organizar e

promover eventos.

7

4. REVISÃO DE LITERATURA

4.1 Evento

Quando se pensa na palavra evento, diferentes exemplos vêm instantaneamente à

mente, desde uma simples reunião de família a um mega evento empresarial que envolve um

grande número de pessoas. Sendo assim, evento é qualquer acontecimento social programado

para tratar dos mais diversos assuntos, sejam eles políticos, culturais, científicos, comerciais,

profissionais etc.

Não existe uma conformidade quanto a uma conceituação universal de evento. Ela é

dificultada pela própria natureza intrínseca da atividade.

Pode-se considerar evento, qualquer acontecimento que foge à rotina, sempre

programado para reunir um grupo de pessoas, seja numa reunião familiar, reunião de um

grupo de amigos para comemorar aniversário, casamento, ou até mesmo um grande

acontecimento como a Copa do Mundo – que é um mega evento que reúne pessoas de vários

países, cuja programação se inicia com quatro anos de antecedência. Ao logo dos tempos, os

eventos foram se firmando como sinônimo de sucesso, sendo um excelente meio de

divulgação que proporciona a troca de experiências, que pode levar ao enriquecimento do

conhecimento. (SENAC, 2000).

8

Ultimamente, promover eventos é uma forma de difundir técnicas e conhecimentos

entre as pessoas. No mundo empresarial é uma forma de colocar a empresa em evidência no

mercado.

Seja qual for a natureza, os eventos reúnem grupos de pessoas em torno de um mesmo

objetivo e ajudam a desenvolver o turismo e,dependendo da sua natureza, poderão atrair

pessoas de outras cidades ou regiões.

4.1.1 Conceituação

Segundo Miranda (2003:118) “Evento é um conjunto de atividades profissionais

desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu público alvo através do lançamento de

produtos, da apresentação de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer seu

conceito ou recuperar sua imagem”.

Tomando como base esta definição, pode se dizer que evento é uma das formas pela

qual as empresas buscam para se estabelecer no mercado, podendo colocar seus produtos e/ou

serviços na mídia, alcançando assim, seu espaço no mundo empresarial. É também, uma

forma e oportunidade de fazer negócios, aumentar os lucros e colocar as empresas em

evidência no mercado.

Meirelles (1999) confirma esta argumentação quando diz que, os eventos são

instrumentos institucionais e promocionais, que criam conceitos e estabelecem a imagem da

organização, produtos, serviços, idéias e pessoas. Ao participar de um evento, as pessoas têm

a possibilidade de interagir com o negócio do patrocinador, tomar conhecimento do seu

produto e aprender a valorizar sua marca, proporcionando um maior retorno econômico e

social a partir do investimento. Segundo a autora, o evento é um local ideal para se trocar

idéias e fazer novos negócios, abrindo assim o número de oportunidades para os que dele

participam.

Já Andrade, (1999:32) define evento pela ótica da economia, ao dizer que eventos é

um “fenômeno multiplicador de negócios pelo seu potencial gerador de novos fluxos de

visitantes. Evento é todo fenômeno capaz de alterar determinada economia”.

Complementando o que Meirelles e Andrade afirmam, Melo Neto (1999) coloca que,

todo evento tem que ter características de um produto, deve ser inovador, satisfazer as

necessidades do público alvo, criar expectativas e ser acessível a um grande número de

9

pessoas. Deve também possuir um nome de fácil memorização e um forte apelo promocional.

Para que o evento seja bom e alcance o público almejado, é preciso que este seja inusitado,

inovador e desafiante, tornando o evento uma atividade de marketing, uma vez que o evento

tem a capacidade de juntar o negócio do patrocinador com os consumidores potenciais em um

ambiente interativo.

Brito & Fontes, (1997:66) também colocam sobre esta capacidade dos eventos em se

tornar uma fonte de marketing, quando dizem que:

“Eventos são acontecimentos previamente planejados,

organizados e coordenados de forma a contemplar o

maior número de pessoas em um mesmo espaço físico

temporal, com informações, medidas e projetos sobre

uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos

de resultados e os meios mais eficazes para atingir

determinado objetivo.”

Em seu livro “Manual Prático de Eventos”, publicado em 2003, Vanessa Martins

apresenta a definição de Canton, (1999:19) para evento: “É a soma de ações previamente

planejadas com o objetivo de alcançar resultados pré-definidos junto ao seu público alvo”.

Essas ações, quando previamente planejadas, farão com que o público do evento fique

satisfeito e o número de participantes seja maior em futuras edições.

Diante do exposto, sugere-se que evento é uma forma de apresentar algum produto ou

serviço. Ou seja, a realização de eventos no meio empresarial é fundamental para o êxito do

planejamento estratégico das empresas, tornando-se uma ferramenta de marketing

indispensável para seu sucesso, promovendo marcas, divulgando e comercializando produtos

ou serviços.

Assim, os eventos podem ser considerados estratégia de marketing, quando promovem

o nome das empresas patrocinadoras fazendo com que a empresa e os produtos se tornem

conhecidos no mercado.

10

4.1.2 Objetivos e Finalidades

Quando se organiza um evento, há uma razão para que o mesmo aconteça e isso é

expresso por meio de seus objetivos ou finalidades. Ele deve ser duradouro e não perecível,

no decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras o principal conceito do

evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado.

A correta definição e divulgação do objetivo de um evento para todos os envolvidos

no seu planejamento, comercialização, organização e execução é fator crucial para o seu

sucesso. O objetivo atua como orientação “invisível” para que as pessoas envolvidas na

organização do evento possam trabalhar em suas atividades de forma independente, mas com

um objetivo comum.

Giacáglia (2006, p.15) diz que:

“Definir os objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos, estabelecendo, a priori, mecanismos para mensurá-los. Além de definir os resultados esperados pelo promotor, é preciso que sejam identificados os objetivos do evento para os patrocinadores durante o processo de comercialização do evento, e, portanto, devem estar claros a todos os que nele estão envolvidos”.

Sendo assim, estando claros os objetivos do evento, o planejamento seguirá a direção

certa e, conseqüentemente, o projeto terá o sucesso esperado, agradando a todos os

organizadores e participantes em geral.

4.1.3 Tipologia

Existem vários tipos de eventos para atender os objetivos específicos das empresas

promotoras. Abaixo serão descritos alguns tipos de eventos, apontados por Martin (2003:44-

58) em seu livro “Manual Prático de Eventos”. Além dos que aqui serão focalizados, existem

ainda os eventos de cunho familiar, como almoços, jantares entre outros etc.

Brainstorming – Bastante usado pelos publicitários, permite uma analise ampla das

várias possibilidades para uma questão. O objetivo deste tipo de evento é encontrar soluções

11

para um problema. Segundo Cesca (1997), este evento tem os seguintes passos: “exposição do

problema pelo coordenador por 10 a 15 minutos; lançamento de idéias, seleção de idéias e

síntese”. Este tipo de evento é indicado para empresários que dão consultoria.

Conferências – São reuniões bastante formais, com exposição de um tema especifico

por um expositor ou conferencista, por um tempo limitado, para um grande número de

pessoas. Após a explanação, ele responde às perguntas formuladas pelos participantes. Este

tipo de evento, normalmente, é um dos formatos utilizados em seminários e congressos.

Quando acontece como evento isolado, tem curta duração.

Congresso – Pode ser definido como uma reunião formal de participantes de um

mesmo grupo profissional, ou de uma entidade associativa que os agrega. Visa estudar ou

debater temas de interesse geral de determinada área de atuação. As sessões de trabalho dos

congressos são divididas em várias atividades, como: mesas redondas, reuniões, debates,

painéis etc. Os temas podem ser oficiais ou livres.

Convenção – A expressão convenção, de modo geral, define as atividades restritas a

um grupo específico e que são pagas unicamente pela entidade empresarial, política ou

partidária promotora do evento. Acontece para reunir profissionais ou partidários e pode

também ser feita por setores distintos de determinada organização ou congregar todos os seus

integrantes. Por exemplo: convenções de vendas, que reúnem os elementos ligados ao setor

(vendedores, revendedores, distribuidores, representantes, etc.), para lançamento de um

produto ou apresentação de um novo plano de expansão de mercado.

Debate – Reunião entre duas ou mais pessoas que defendem seus pontos de vista

sobre um ou vários assuntos, normalmente divergentes. É orientado por um moderador que

faz as perguntas a um e outro, e controla os ânimos de ambos e o tempo de resposta. É muito

utilizado para fins políticos, especialmente próximo as eleições.

Feira e Exposição – São instrumentos de comprovada eficácia comercial, por

estabelecer o contato direto entre fabricante, comprador e usuário. Estes eventos são criados

para exposição pública e/ou a comercialização de serviços e produtos industriais, técnicos e

12

científicos a um público específico. As feiras também são um forte elemento de sustentação

de imagem da empresa e/ou produto em evidência. São excelentes oportunidades de contato

pessoal e social, criando laços e parcerias estimulantes que servirá de vínculo para

negociações entre as empresas.

Fórum – Seu objetivo consiste em conseguir efetivar a participação de um público

numeroso, motivado por um coordenador, que levanta um problema de interesse geral. Na

maior parte das vezes, seus promotores são entidades representativas da comunidade e órgãos

públicos.

Jornada – É uma reunião periódica, de determinado grupo de profissionais,

objetivando discutir um ou mais assuntos, no âmbito regional. Pode-se dizer que é um

congresso em miniatura.

Mesa-redonda – É uma reunião de três a nove pessoas, que debatem um assunto

controvertido e de interesse geral. Cada debatedor tem um tempo determinado para sua

apresentação. Ao final das exposições, o tema é discutido no grupo por um tempo

predeterminado. É permitida a participação da platéia fazendo perguntas. Para melhor

funcionamento, o número de participantes deve ser ímpar. Esse tipo de evento permite ao

participante receber informações, criar opiniões próprias e estimular o raciocínio.

Palestra – Deriva da conferência. Coordenada por um moderador, consiste na

apresentação de um assunto a uma platéia com algum conhecimento prévio sobre o tema.

Permite a participação da platéia com perguntas.

Seminário – Consiste em uma exposição oral feita por um coordenador que domine o

assunto, além de um ou dois apresentadores, que possuam algum conhecimento prévio do

assunto a ser debatido. Por ser um dos tipos de evento preferido pela área técnica, o público

tende a ser exigente. Tem como idéia central fornecer informações, motivo pelo qual os temas

a serem abordados devem ser escolhidos com cuidado. Pode ser apresentada em forma de

palestras, painel, mesa-redonda, etc., e não visa tomada de decisão ao final.

13

Workshop - Muito utilizado pela área empresarial. Tem o objetivo promocional ou

comercial. Tem curta duração (poucas horas), dividido em duas partes: a primeira delas é

expositiva sobre um tema, serviço ou produto. A segunda é mais prática, com apresentação e

teste do produto ou serviço apresentado.

4.1.4 Classificação

Os eventos podem ser classificados segundo os seguintes critérios: abrangência;

competição; demonstração ou exposição; data ou freqüência; categoria e função estratégica;

dimensão (tamanho ou alcance); objetivo e área de interesse; perfil dos participantes; e tipo de

adesão. A seguir, serão apresentados cada um destes tipos mais detalhadamente.

a) Abrangência

São agrupados segundo o alcance do evento. Podem ser: mundiais, internacionais,

latino americanos, brasileiros, regionais ou municipais.

Andrade (1999) considera que, o evento mundial deve ter membros de todos os

continentes. Só será internacional se tiver, no mínimo, 20% dos participantes representando

outro continente que não aquele onde se realiza o evento. Exemplo: Copa do Mundo de

Futebol.

b) Competição

Martin (2003) afirma que esta classificação abrange todo tipo de evento que permite

criar uma competição e por conseqüência uma premiação. Pode ser cultural, esportivo,

artístico etc... São os concursos, campeonatos, desfiles.

c) Demonstração ou Exposição

Pode haver, ou não, competição, mas o principal objetivo é a apresentação de um

produto ou serviço no evento. Exemplos: Em desfiles, leilões, shows, noite de autógrafos etc.

14

d) Data ou Freqüência

Tenan (2004) indica quatro sub-categorias dentro dessa classificação:

Permanentes – ocorre periodicamente (mensal, semestral, anual etc.).;

Esporádicos – acontecem entre intervalos irregulares;

Únicos – acontecem somente uma vez (lançamentos de livros, noite de autógrafos );

De oportunidade – ocorrem em épocas de grandes eventos internacionais ou

marcantes na história. Como, por exemplo, temos os eventos esportivos que ocorrem em

escolas e clubes aproveitando a copa do mundo ou olimpíadas.

e) Categoria e Função Estratégica

Leva em conta a finalidade do evento e sua função dentro do marketing. Se público, é

organizado por algum órgão governamental (federal, estadual ou municipal). Se privado, é

organizado por empresas de qualquer ramo da economia.

f) Dimensão (tamanho, alcance)

Relaciona-se com o número de participantes. Ele pode ser:

Macroevento: são eventos que, por sua dimensão, mobilizam milhares de pessoas.

Atraem pessoas de diferentes partes do mundo. São coordenados, geralmente, por alguma

entidade pública. De um modo geral, são raros. Quando acontecem, as empresas escolhidas

para promovê-los são as maiores do mercado nacional e/ou internacional. Exemplo: Copa do

Mundo de Futebol, Jogos Olímpicos etc.

De grande porte: são eventos que, embora menores que o macroevento, também

englobam muitas pessoas, acima de 1000 (mil) participantes. Normalmente são idealizados

por empresas de âmbito nacional e/ou internacional, para público de interesse geral.

De médio porte: são os grandes alvos da maior parte das empresas que realizam

eventos para menos de 1000 mil participantes.

De pequeno porte: são eventos realizados para número reduzido de participantes.

Para fins de análise será considerado evento de pequeno porte aquele que atender

menos de 100 participantes e o de médio porte, aquele que atende entre 101 a 999

participantes.

15

g) Objetivo e Área de Interesse

Neste caso, o que determina o tipo do evento, é a sua finalidade e objetivos, ou seja, a

área de interesse do público do evento.

Objetivos científicos ou culturais – os objetivos destes eventos variam segundo a

área de interesse, que pode ser: educacional, político, artístico, esportivo etc. Por exemplo:

congressos, seminários, simpósios ou convenções.

Objetivos de caráter comercial – os eventos com estes objetivos visam a

comercialização de um ou mais produtos. Exemplo: feiras, exposições etc.

h) Perfil dos Participantes

Quanto mais diversificado for o público alvo desejado, mais elevados serão os custos

de promoção de vendas. Destacam-se três tipos básicos:

Geral – os participantes são de diferentes setores.

Dirigido – agrupa vários grupos de profissionais com atividades e interesses em

comuns.

Especifico ou especializados – compostos de técnicos e profissionais com atividades

e interesses comuns. Normalmente encontrados em eventos médicos, tais como

otorrinolaringologia, geriatria etc.

i) Tipo de Adesão

Fechado – cada participante recebe convite restrito e específico do organizador que

normalmente paga todas as despesas.

Aberto – há dois tipos de adesões nesta classificação: cada participante paga sua

participação ou o acesso é livre sem restrições, sem taxas de admissão ou cobrança de

ingresso. Exemplo: Shows de música ao vivo, organizados pelos órgãos púbicos municipais e

estaduais.

Quando se pensa em organizar um evento, é importante que este seja estruturado de

acordo com o perfil dos participantes. Se isso for feito o seu sucesso será mais provável.

16

4.1.5 Fases de um evento

Segundo Martin (2003) para se desenvolver um evento com precisão, este deve passar

por fases específicas:

Pré-evento – é a fase essencial do evento onde haverá definição do projeto e o

planejamento de todas as atividades bem como o detalhamento de receitas e despesas

esperadas.

Evento – é o evento propriamente dito. O q se segue são informações a mais. se a

primeira fase for bem feita, a realização do evento tem grande possibilidade de ser um

sucesso, pois haverá uma boa base para que a organização da estrutura operacional do evento

possa acontecer sem problemas.

Pós-evento – caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na fase

anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores.

Pré-evento Evento Pós-evento

Planejamento e organização

4.1.6 Planejamento e Organização

A realização de eventos é uma atividade em que é necessário o exercício da

criatividade. A organização é necessária para alcançar o sucesso pretendido pelos

organizadores, por isso, deve ser bem programada, planejada e estruturada. Assim, com

certeza, atrairá o interesse dos participantes fazendo com que o evento tenha o sucesso

esperado.

Para se realizar um evento um passo importante é seu planejamento e sua organização.

Para Segundo Miranda (2003) é necessário que se faça previamente uma pesquisa

Capacitação do evento

17

respondendo a algumas perguntas básicas que contribuirão para que o planejamento flua e a

organização do evento tenha o sucesso esperado. São elas:

1. Qual o objetivo do evento?

2. Qual o tema? Que material será criado em função do tema?

3. Quem participará do evento? (número de pessoas, perfil, de que cidades etc)

4. Qual a duração?

5. Que atividades ocorrerão durante o evento?

Segundo MARTINS (2003:70): Planejamento é a “espinha dorsal” de um evento. É

ele quem dá a direção para onde se deve ir, pois um evento envolve variáveis controláveis e

variáveis incontroláveis. Estas poderão ser problemas, pois, por serem incontroláveis, são

imprevisíveis, e podem comprometer todo o evento. Para que o evento tenha o sucesso

esperado é preciso um planejamento detalhado e antecipado. O Planejamento é um processo

administrativo que visa determinar a direção a ser seguida para alcançar um resultado

desejado.

Durante o planejamento de um evento deve-se considerar sempre os dois tipos de

variáveis. Não se obtém a excelência simplesmente planejando o quê e como as coisas

“devem” acontecer (variáveis controláveis). Tão importante quanto, é planejar o que não é

previsto, mas pode acontecer.

A etapa do planejamento, quando feita com critério, pode ser longa. Em contrapartida,

além de dar agilidade às outras etapas da organização do evento, pode garantir seu sucesso.

Cesca (1997) afirma que quando se tem planejamento, ganha-se tempo, despendem-se menos

esforços, evita-se o desperdício, tomam-se medidas que minimizem o imprevisto e facilitem

sua resolução quando surgirem, e o mais importante, os objetivos propostos são atingidos.

Planejar o evento é ganhar agilidade no desenvolvimento, é melhorar a eficiência na

execução das tarefas. Assim, é possível também não errar na formulação de um evento

dependendo do seu público alvo, pois cada evento tem um público específico, que requer uma

mensagem, uma formação, uma linguagem específica e bem definida. Essa tarefa se consegue

com o planejamento bem estruturado do evento.

Um bom planejamento além de prever detalhadamente o que deve ser feito, como será

feito, quem será o responsável, deve prever também que recursos humanos e materiais serão

18

necessários, que o investimento será demandado e qual será o cronograma de ações, pois o

bom desempenho do evento depende das tarefas realizadas nesta fase.

Para que o planejamento seja feito de forma eficiente é necessário que se siga algumas

etapas, tais como: compor uma equipe de trabalho com um coordenador geral, delegar

funções a estas equipes, resolver o local onde o evento acontecerá, fazer reuniões periódicas

com toda a equipe e preparar um check- list com as providências a serem tomadas para

auxiliar na execução das tarefas. As atividades precisam ser agrupadas de maneira lógica e a

autoridade deve ser distribuída de maneira a evitar conflitos e confusões, para que os

objetivos possam ser alcançados, com os planos sendo executados e as pessoas trabalhando

eficientemente.

Outra etapa que não pode ser esquecida é a organização. Sem ela as atividades

deixam de ser feitas e o evento não ocorre com o sucesso esperado. O grau de excelência de

organização de um evento é medido por seu resultado final. Em sentido geral organização é o

modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar

objetos, documentos e informações.

Não existem bons eventos sem que sua concepção, sua idéia e seus objetivos também

o sejam. O início de um evento é sinônimo de trabalho cuidadoso e bem delineado e envolve a

definição de todos os aspectos de seu planejamento e organização. É importante observar que

cada evento é um caso particular, com organização e características próprias e como todo

empreendimento, seu sucesso depende de um planejamento bem detalhado e bem feito. Para

isso é preciso que a instituição tenha uma estrutura material e humana compatível com a

dimensão do evento a ser administrado.

Para Andrade (1999:37) “O planejamento começa sempre com uma análise da

conjuntura ou mais precisamente com o levantamento de mercado, seu potencial de demanda

e sua capacidade de oferta, a fim de traçar objetivos de metas”.

Complementando, Canton (1997:20) descreve planejamento não como sendo um ato

isolado. Ele diz que deve ser visualizado como um processo composto de ações inter-

relacionadas e interdependentes que visam o alcance de objetivos previamente estabelecidos.

Meirelles (1999:37) diz que: “Planejamento é fator fundamental ao desenvolvimento

de qualquer atividade, e de modo especial, para a organização de eventos, permitindo a

racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do

projeto”.

19

Traçados os objetivos e metas, a organização se torna mais fácil e o resultado será

certamente satisfatório. Conclui-se então, que sem planejamento um evento não terá o sucesso

esperado, os objetivos não serão alcançados e a insatisfação dos participantes será aparente.

Um bom planejamento é a “alma” do evento. O trabalho minucioso de se planejar um evento

é o que originará o seu sucesso.

4.1.7 Identificação do Público Alvo

Outro ponto importante para a realização de um evento é a definição do público alvo,

para que o foco do evento não seja destorcido. Isso significa decidir quais empresas ou

pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidados a participar, de

acordo com o tipo de evento a ser realizado.

Segundo Giacáglia (2006:19), “a primeira decisão que o promotor do evento deve

tomar refere-se, portanto, ao público; qual é o público que se interessaria pelo evento.

Dependendo do tipo de público alvo de um evento, será possível descrevê-lo com maior ou

menor especificidade”.

Um evento que tem como tema, algo relacionado à informática, não vai despertar o

interesse de pessoas que não tem contato com esta área. A definição do público alvo deve

corresponder às expectativas já traçadas no objetivo. Ex: Se o evento tiver o objetivo de

compra e venda de produtos, o público alvo deverá priorizar empresas que detenham o poder

de decisão de compra.

Segundo Giacáglia (2006), Martin (2003), e Andrade (1999), a escolha do tema

interfere em muito na hora de definir o público alvo. Se o público alvo são estudantes de

Biologia, os temas têm que estar condizentes com a área de atuação destes profissionais.

4.1.8 Avaliação de um evento

A avaliação é uma fase importante em um evento, não somente vai facilitar a

negociação do patrocínio, como também para que o próprio promotor do evento possa

20

entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para melhorias nas próximas edições,

tendo como propósito prover feedback sobre os trabalhos realizados.

Giacaglia (2006:177) diz que, o promotor precisa saber se conduziu bem a

organização e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento quanto do(s) patrocinador(es).

Precisa, para tanto, de meios e critérios para medir e avaliar os resultados. Deve-se perguntar

também, se houve alguma(s) falha(s) ou se o evento podia ter sido melhor elaborado e

organizado, como e onde melhorar, para que em novas oportunidades não ocorram os mesmo

erros.

Martin (2003:103) diz que: “a melhor hora de se avaliar o evento é durante seu

acontecimento, desta forma, obtem-se uma correta análise de seus serviços e do próprio

evento”. A autora ainda ressalta que, a avaliação é imprescindível para que o próximo evento

seja melhor administrado e operado a partir das informações obtidas das respostas do

questionário sobre o evento, dadas pelos participantes. Com esta avaliação também é possível

conhecer o perfil dos participantes, dos expositores e demais componentes do público alvo.

De qualquer forma, a avaliação, tanto para o promotor do evento quanto para o seu

patrocinador, somente terá sentido se os resultados forem devidamente checados com os

respectivos objetivos.

Aprimorar o hábito da avaliação do evento é imprescindível para que os organizadores

possam suprir, em outras edições , os eventuais erros que possam surgir. Ao aplicar os

questionários, os organizadores têm a possibilidade de saber se o evento ocorreu de forma a

agradar a todos, tendo a possibilidade de avaliar o evento do ponto de vista dos participantes,

expositores (no caso de feiras e exposições) e também dos patrocinadores o. Daí a

importância de manter o hábito da avaliação de suas atividades como instrumento de suporte à

tomada de decisão sobre novos empreendimentos.

21

5. METODOLOGIA

Tomando como base a revisão bibliográfica apresentada no capítulo 4 foram adotados

alguns procedimentos metodológicos, com a finalidade de alcançar os objetivos da pesquisa.

Este estudo é de natureza qualitativa e de caráter descritivo. Silva & Menezes (2001:

21) afirmam que, a pesquisa qualitativa não requer o uso de metas e técnicas de estatísticas. O

ambiente natural é a fonte direta para coleta de dados e o pesquisador é o instrumento chave.

Para Cervo & Bervian (2002:66) “a pesquisa de caráter descritivo busca conhecer as

diversas situações e relações que ocorrem na vida...”. Para os autores, a pesquisa descritiva

assume diversas formas, dentre elas se destaca o estudo de caso, estratégia utilizada neste

trabalho.

Yin (2005:32) diz que o estudo de caso é utilizado como estratégia de pesquisa em

diversas situações para contribuir com o conhecimento que temos dos fenômenos individuais.

Segundo o autor, estudo de caso é “uma investigação empírica que investiga um fenômeno

dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o

contexto não estão definidos”. O estudo de caso permite uma investigação profunda

preservando as características dos acontecimentos reais.

22

As técnicas utilizadas para coleta de dados foram: pesquisa documental e entrevista

semi-estruturada. Segundo Gil (1987), a entrevista é a técnica em que o investigador se

apresenta frente ao investigado e lhe formula perguntas, com o objetivo de obter os dados que

interessam à investigação. Portanto, trata-se de uma forma de interação social. Mais

especificamente, é uma forma de diálogo assimétrico, em que uma das partes busca coletar

dados e a outra se apresenta como fonte de informação.

Para desenvolver a pesquisa foram realizadas as seguintes atividades:

1ª Etapa:

Revisão bibliográfica sobre o tema EVENTOS, (livros, revistas, artigos e material

digital) para se ter conhecimento do processo adequado, segundo os autores, que um

organizador de eventos deve seguir para realizar um trabalho eficiente e eficaz.

2ª Etapa:

Pesquisa documental na sala da secretaria permanente do evento e também no site da

Pró-Reitoria de Extensão e Cultura da Universidade Federal de Viçosa, para análise da

avaliação da 78ª edição do evento ocorrido em julho de 2007, com o intuito de averiguar os

seguintes pontos:

• O processo de avaliação do evento

• Número de membros da comissão

• Os pontos avaliados

• Tempo de duração da avaliação

3ª Etapa:

Entrevista com a responsável pela secretaria permanente da SemFaz. Com a entrevista

procurou-se identificar as seguintes variáveis:

Local – verificar se o local utilizado pela comissão contribuiu para o melhor

andamento do planejamento e execução do evento;

Maquinário – especificar o maquinário disponível para a comissão;

Quantidade de comissões – verificar qual o número de comissões da SemFaz e se o

mesmo foi suficiente para que todos trabalhassem sem sobrecarga de tarefa;.

Número de membros de cada comissão – verificar se a quantidade de membros em

cada comissão foi suficiente, ou se o evento ocorreria melhor se tivesse mais ou menos gente

envolvida;

23

Existência de estagiários nas comissões – verificar a quantidade de estagiários

envolvidos na organização do evento.

Valor da remuneração – verificar, caso haja, o valor que cada estagiário recebeu,e se

foi por horas trabalhadas, mês ou evento todo;

Critério de seleção dos estagiários – verificar os critérios de seleção adotados para a

contratação de estagiários;

O processo de organização – verificar as etapas que a comissão utilizou para

realização do evento;

Freqüência de reuniões das comissões – verificar a quantidade de reuniões

realizadas durante a organização;

Processo de seleção de cursos – verificar o(s) critério(s) utilizado(s) na seleção dos

cursos dados durante a semana;

Número de cursos oferecidos pelos departamentos – verificar a quantidade de

cursos que cada departamento da UFV ofereceu;

Dificuldades encontradas na realização do evento – identificar as dificuldades

encontradas durante a organização do evento.

4ª Etapa:

Entrevista com a coordenadora da Comissão de Avaliação da SemFaz, para identificar

as seguintes variáveis:

• Quando começou o processo de avaliação da SemFaz;

• Número de membros na comissão de avaliação;

• Método de recrutamento e o valor da remuneração dos estagiários contratados;

24

6. RESULTADOS E DISCUSSÕES

6.1 Características do Evento: SemFaz

A seguir, serão apresentadas as informações a respeito da caracterização do evento

SemFaz levantadas por meio da pesquisa documental e entrevistas semi-estruturadas: , seu

histórico, desde sua primeira edição em julho de 1929, sua importância e sua estrutura

organizacional.

O objetivo da SemFaz, é proporcionar ao produtores rurais, familiares e colaboradores,

a possibilidade de adquirir e, ou, atualizar conhecimentos, bem como trocar experiências com

outros participantes, difundindo conhecimentos técnicos das diversas áreas de atuação da

UFV, visando a melhoria da produtividade e da produção, além de proporcionar o bem-estar

social do produtor e sua família. É também objetivo do evento a comercialização de serviços e

produtos industriais e técnicos.

Conforme Giacáglia (2006) é importante ter claro o objetivo do evento tanto para

quem organiza quanto para o público que dele participa.

Como base na literatura consultada em Martin (2003), a SemFaz pode ser classificada

como um evento aberto, pois cada participante paga sua participação – no caso dos cursos - e

o acesso é livre, sem restrições e taxas, para os visitantes.

25

A Semana do Fazendeiro é considerada a maior e mais antiga atividade extensionista

universitária do País é um dos eventos de maior importância, da Universidade Federal de

Viçosa, com grande participação de produtores de várias partes do Brasil.

Segundo Tenan (2004) o evento pode ser classificado também como um evento

permanente, uma vez que ocorre anualmente. Quanto à dimensão, poder ser considerado um

evento de grande porte, pois conta com a participação de um número expressivo de pessoas.

(acima de 1000 participantes).

Também segundo Tenan (2004), quanto à tipologia a SemFaz pode ser classificada

como Feira & Exposição pois estabelece contato direto entre o fabricante, o comprador e o

usuário, pois durante o evento, várias empresas expõem seus produtos nos estandes do evento.

Durante a SemFaz, acontecem vários cursos de capacitação em diversas áreas,

exposição de máquinas e implementos agrícolas e de artesanato, Clínica Tecnológica e

programação cultural que também é parte importante da programação do evento.

A Clínica Tecnológica, uma parceria com o SEBRAE, é considerada uma proposta

inovadora de extensão universitária, sendo a primeira realizada em Minas e a maior em

número de atendimento no Brasil. Segundo a Coordenadora da Secretaria Permenente da

SemFaz, o objetivo da Clínica é prestar consultoria a produtores rurais e empreendedores.

Eles entram em contato direto com especialistas, tendo acesso às tecnologias geradas na UFV,

buscando soluções tecnológicas para seus empreendimentos, sendo induzidos ao uso

intensivo da tecnologia e da informação.

O evento SemFaz é realizado no Centro de Vivência (figura 1). O hall (figura 2) é

utilizado para recepcionar os participantes bem como dá acesso aos estandes que são

montados no Espaço Multiuso (figuras 4 e 5) sendo que a solenidade de abertura acontece no

Espaço Cultural Fernando Sabino (figura 3).

26

Figura 1 - Centro de Vivência

Figura 2 - Hall do Centro de Vivencia

Figura 3 - Local da solenidade de abertura da SemFaz - Auditório Fernando Sabino -

Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz

27

Figura 4 - Local onde são montados os estandes da SemFaz – Espaço Multiuso

Figura 5 - Decoração do espaço

Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz

6.1.1 Histórico da SemFaz

O evento SemFaz, teve início em 1929, juntamente com João Carlos Belo Lisboa,

então diretor da Escola Superior de Agricultura e Veterinária, e os estudantes Joaquim

Fernandes Braga e José Coelho da Silva, que não apenas fundaram, mas participaram,

ativamente, de todas as Semanas.

28

Outro precursor do evento foi Jacinto Soares de Souza e Lima, médico e prefeito de

Ubá, MG. Na história da UFV, ele amou e serviu com idealismo e desprendimento. A

primeira edição da Semana do Fazendeiro contou com a presença de 39 agricultores, inspirada

em uma visita que Souza Lima realizara no ano anterior, acompanhado de agricultores que,

percebendo a necessidade de alguns produtores locais, preparou uma excursão à UFV para

aquisição de mais conhecimentos.

Jacinto foi seu maior propagandista e estimulador, liderando as mais numerosas

caravanas de agricultores que vieram a Viçosa. Seu jornal “Cidade de Ubá”, fundado em

1937, foi sempre veículo permanente de difusão da Semana do Fazendeiro. Reconhecendo seu

trabalho valioso, o governo do Estado de Minas Gerais conferiu-lhe a Medalha de Honra da

Inconfidência. Foi também membro do primeiro Conselho Diretor da Universidade Federal de

Viçosa.

6.1.2 Importância

A SemFaz é um evento promovido pela Universidade Federal de Viçosa,em que todos,

estudantes, professores, comunidade viçosense e produtores rurais são beneficiados com a

realização deste evento.

Para os alunos, a Semana do Fazendeiro lhes oferece a oportunidade de conhecer o

mercado, de fazer contatos e estabelecer uma rede de relacionamentos, além de

desenvolverem atividades de participação da organização e desenvolvimento dos cursos

oferecidos. Já para os professores a SemFaz é uma oportunidade de divulgar o resultado de

seus estudos e pesquisas. Para a comunidade, é uma oportunidade de movimentação da

economia, devido a presença de pessoas de outras cidades e estados os quais utilizam a rede

hoteleira e o comércio local. Além de, também, ter acesso ao conhecimento produzido na

UFV e usufruir da programação cultural que ocorre durante a Semana, tornando-se uma

significativa forma de entretenimento e lazer.

Como a divulgação da SemFaz é nacional, muitos produtores de várias partes do país

comparecem à UFV para participar do evento. Os produtores vêem no evento, uma

oportunidade de aprimorar seus conhecimentos no que diz respeito às novas tecnologias.

Durante o evento muitas empresas expõem seus produtos, equipamentos permitindo ao

produtor rural confrontar preços, qualidade e verificar as formas de uso dos produtos.

29

Enfim, a SemFaz é um evento que beneficia a todos que dele participam, seja pela

experiência, pela troca de conhecimentos, pela devolução à sociedade, em forma de

conhecimentos, de parte do que ela investe no ensino público e gratuito, seja colocando a

UFV em evidência, devido à divulgação dos trabalhos desenvolvidos na referida Instituição.

6.1.3 Estrutura da Comissão Organizadora

Com base nos resultados obtidos, mediante a entrevista com a coordenadora da

Secretaria Permanente da SemFaz, foi possível identificar a estrutura utilizada na realização

do evento.

A SemFaz ocorre sempre no mês de julho. A comissão conta com uma sala para a

secretaria permanente que fica situada no Campus da UFV, no prédio do CEE (Centro de

Ensino e Extensão), na sala 100. Nela está o maquinário e mobiliário necessários para que

sejam desenvolvidos os trabalhos de planejamento e organização do evento: três

computadores, um aparelho de fax, scaner, duas estantes de arquivo, três mesas e seis

cadeiras.

Segundo a coordenadora da Secretaria Permanente, a SemFaz, por ser um evento de

grande porte, demanda muito tempo para ser concluído, o que justifica ter uma secretaria

permanente.

Com relação às comissões, a coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz

informou que o evento é composto de 28 comissões, as quais são designadas pelo

Coordenador Geral, o Pró-Reitor de Extensão e Cultura da UFV. Cada comissão tem um

número de membros de acordo com a necessidade. Na 78ª edição ocorrida em 2007 estiveram

envolvidos na organização 291 membros (Tabela 1) sendo que em algumas comissões (de

alojamento, apoio e infra-estrutura e apoio à informática) na grande maioria era composta de

estagiários. Estes estagiários são estudantes da UFV de diversos cursos, que se candidatam ao

trabalho. Somente a comissão de vigilância é toda composta de funcionários da UFV.

Os selecionados recebem uma bolsa de R$100,00 (cem reais) mensais para trabalhar

durante dois meses antes do evento, quando são treinados para desenvolver as tarefas de

acordo com a comissão em que vão atuar. A coordenação estabelece etapas para contratação

destes estagiários. O processo de seleção consiste em: a) envio de currículo para Secretaria

30

Permanente; b) pontuação dos currículos de acordo com o rendimento das notas, e também de

acordo com as habilidades nas funções a serem desempenhadas.

A seleção dos estagiários fica a cargo da coordenadora da Secretaria Permanente da

SemFaz. Depois de feita a seleção, a contratação é decidida pelo coordenador geral do evento,

mediante uma entrevista. Em seguida o candidato selecionado é encaminhado à comissão que

melhor aproveitará suas habilidades.

31

Tabela 1 - Número de Membros das Comissões da 78ª Edição da SemFaz

Comissão Número de membros

Coordenador Geral 1

Coordenador Adjunto 1

Acompanhamento de cursos 3

Alimentação 10

Alojamento dos participantes 36

Apoio e Infra-Instrutura 22

Apoio e Suporte de Informática 24

Atendimento Ambulatorial 3

Avaliação 12

Clínica Tecnológica 3

Cerimonial e Recepção a Autoridades 2

Compra de Materiais para Aulas Práticas 2

Confecção de Material Didático 2

Decoração de estantes e ambiente 2

Designer Gráfico 1

Distribuição de Sala, Material Áudio-Visual e Lanches 2

Distribuição de ticket alimentação, balcão de informações 20

Distribuição de transportes 36

Divulgação e marketing 6

Estande da PEC, hospedagem e Transporte de convidados 3

Estandes 1

Manutenção de limpeza interna e externa 28

Organização de Leilões e Eqüinos 2

Programação Cultural e infra-estrutura dos eventos Culturais 5

Recebimentos de taxas de alimentação e alojamento 2

Secretaria de cursos e participantes 3

Segurança patrimonial e Corpo de Bombeiros 18

Sonorização Institucional 3

Supervisão de Montagens de estantes e segurança do trabalho 2

Vigilância 36

Total 291

Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz

32

Conforme poder ser visualizado no Gráfico 1, o número de funcionários envolvidos na

organização e realização da SemFaz é bem maior que o número de estudantes (estagiários).

Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz os funcionários que trabalham

no evento, recebem folga pelas horas trabalhadas fora do expediente normal.

Membros das Comissões

0

50

100

150

200

250

Estagiários Funcionários

Categorias

Freqüências

Gráfico 1 - Número de Estudantes e Funcionários que Trabalharam na 78ª Edição da SemFaz ocorrida em 2007.

Quanto à periodicidade das reuniões da comissão de organização, as reuniões

acontecem na medida em que vão surgindo as dúvidas por parte das subcomissões assim

como para transmissão de informações, opiniões ou idéias possibilitando que todos os

membros sejam ouvidos.

Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz também acontecem

reuniões periódicas com todas as comissões.

Para divulgação do evento é confeccionado um prospecto (anexo 1) o qual contem

informações importantes para os participantes. Na contracapa está o mapa da UFV, sendo

possível visualizar todos os locais de realização dos cursos no evento. Este mapa tem o

objetivo de auxiliar os participantes que não conhecem a localização dos prédios da UFV.

Outras informações úteis encontradas no prospecto são: números dos telefones de

contato da Secretaria do evento; breve histórico da SemFaz; informações sobre quem pode

33

participar, a Clínica Tecnológica, como proceder para se inscrever, roteiros das atividades do

evento com horários, locais etc. Há também informações sobre os horários das refeições e

alojamento para aqueles que optam por se hospedar nas dependências dos alojamentos na

UFV. Em folha picotada, no prospecto, está a ficha de inscrição de cursos para o evento e

também a ficha de inscrição na Clínica Tecnológica (anexos 2 e 3 respectivamente). Este

prospecto é enviado aos participantes dos anos anteriores e também para outras Universidades

assim como os cartazes de divulgação do evento. Algumas unidades são disponibilizadas nos

departamentos da UFV.

A Coordenadora da Secretaria relatou que, a comissão organizadora também se

preocupa com os participantes do evento que não utilizarão os alojamentos da UFV, por este

motivo, algumas informações sobre a cidade de Viçosa também são colocados no prospecto;

tais como: mapa de como chegar, lista de horários de ônibus interestaduais, sugestões de

hotéis, pontos de táxi, hospitais, bancos, telefones úteis como polícia militar, segurança da

UFV, pronto-socorro, farmácias e restaurantes. O objetivos destas informações é dar suporte

aos participantes que vêm de outras cidades ou mesmo estados.

O prospecto também traz a relação dos cursos e das Clínicas Tecnológicas oferecidos

e a ficha de inscrição na SemFaz e Clínica Tecnológica. Além de todas as informações já

citadas, é informada a Equipe Técnica responsável pelo evento.

Outro aspecto investigado junto à Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz,

foram as possíveis dificuldades encontradas durante a realização do evento. Foi relatado a

demora do retorno do cadastro dos cursos a serem oferecidos pelos departamentos. Esse fato,

segundo a Coordenadora, prejudica o andamento da confecção dos prospectos e

consequentemente a divulgação do evento.

A Coordenadora relatou também relatou os passos seguidos pela comissão que

segundo Giacáglia (2006) se dividem em ações realizadas antes do evento, durante o evento e

após o evento. Estas etapas serão detalhadas a seguir.

34

6.3 Fases de realização da SemFaz

A realização de um evento pode ser dividida em fases e/ou etapas: pré-evento, evento e

pós-evento. Segundo Martin (2003) estas etapas devem ser seguidas à risca para que o evento

transcorra harmoniosamente.

6.3.1 Pré-Evento

Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz, as atividades

perpassam pelas fases recomendada por Martin (2003), sendo executadas pelos organizadores

das comissões. A SemFaz, como já foi dito, acontece no mês de julho e as atividades do pré-

evento acontecem logo após o término da edição anterior. Em dezembro as atividades se

intensificam quando os organizadores se reúnem para analisar a avaliação da edição anterior,

e com base nela, iniciar o planejamento da nova edição.

Segundo Cesca(1997), Martin(2003), Andrade(1999) para iniciar os trabalhos de

organização de um evento, é necessário definir um coordenador (líder), e que este coordene os

trabalhos de execução das tarefas dos demais membros da equipe. Para o evento SemFaz, a

Coordenação Geral como já mencionado, fica a cargo do Pró-Reitor de Extensão e Cultura.

Junto a ele, trabalha o Coordenador Ajunto do evento que é o chefe da Divisão de Extensão

da UFV. Todas as demais comissões são diretamente ligadas a ele. A SemFaz tem 28

comissões subordinadas à coordenação geral, como pode ser visualizado na figura 6, que

representa o organograma da Comissão Organizadora do referido evento. Com ele, fica claro

como se dá a relação entre as comissões.

Segundo Caravantes (2005), os organogramas ajudam aos recém-chegados entender

melhor o seu lugar no esquema global e clarificam as relações de quem se reporta a quem no

funcionamento da organização.

35

Figura 6 - Organograma da Comissão Organizadora da SemFaz

Coordenador Geral

Coordenador Adjunto

Alojamento dos participantes

Apoio e infra-estrutura

Apoio e suporte de informática

Atendimento ambulatorial

Avaliação

Clinica tecnológica

Cerimonial e recepção de autoridades

Compra de materiais

Confecção de material didático

Decoração

Designer gráfico

Distribuição de salas e material audiovisual e lanches

Distribuição de ticket alimentação balcão de informações Transporte

Acompanhamento de cursos

Alimentação

Divulgação e marketing

Estande da PEC, hospedagem

Estandes

Limpeza

Organização de leilões e eqüinos

Programação cultural

Recebimento de taxas

Secretaria de cursos e participantes

Segurança patrimonial

Sonorização

Supervisão de montagem de estandes e segurança do trabalho

Vigilância

36

Na 78ª edição, cada comissão possuiu um coordenador e um número de membros que

aquele julgou necessário para realização das tarefas de organização.

Todas as comissões se reportaram ao Coordenador Adjunto quando necessário, o qual

se reportou ao Coordenador Geral.

Um cronograma de atividades com datas estipuladas para conclusão das tarefas, foi

estruturado com o intuito de agilizar os trabalhos. De acordo com a responsável pela

Secretaria Permanente da SemFaz, cada comissão construiu seu cronograma específico. O

cronograma geral do evento pode ser visualizado no quadro a seguir. Vale ressaltar que esta

prática da comissão condiz ao que Martin (2003:119) coloca sobre a importância de se ter um

cronograma, garantindo assim que todas as tarefas sejam concluídas no tempo estipulado.

Segundo a autora: “O cronograma deve ser considerado uma peça fundamental e

imprescindível na fase da operacionalização do evento.(...) deve ter a representação gráfica de

todas as atividades necessárias para sua operacionalização, num espaço de tempo pré-

determinado para inicio e término de cada tarefa”.

As atividades desenvolvidas pelos organizadores da SemFaz na fase que se refere ao

planejamento, ou seja, pré-evento são:

• Definição do tema – os temas propostos nas edições anteriores são analisados e o

coordenador geral decide qual será o tema da próxima edição;

• Definição de público alvo e concepção do evento;

• Definição dos objetivos e metas;

• Desenvolvimento das estratégias de comunicação e idéia criativa – criação do

logomarca da edição do evento;

• Planejamento orçamentário;

• Desenvolvimento de projetos (identidade visual, material de comunicação,

sinalização);

• Divulgação das comissões responsáveis por cada atividade;

• Estratégia de promoção e divulgação;

• Organização de cursos (horários, informação dos instrutores, reserva de salas para

as aulas, reserva de transportes);

• Pré-inscrição dos participantes e lançamento das fichas no sistema;

• Definição do coordenador temático;

37

• Reunião com os Diretores de Centro, e/ou chefes dos departamentos, para

encaminhamento dos processos visando o cadastramento dos cursos;

• Disponibilização no sistema da SemFaz para cadastramento de cursos;

• Retorno dos processos com as fichas de cadastramento de cursos e instrutores

devidamente preenchidos pelos órgãos e/ou departamentos que vão oferecer

cursos;

• Apreciação dos cursos cadastrados pelos departamentos e órgãos;

• Lançamento no sistema dos cursos que serão oferecidos;

• Montagem da infra-estrutura local.

6.3.2 Evento

Esta é a etapa da realização do evento. É quando todos os esforços da comissão

organizadora da SemFaz e os demais envolvidos, se voltam para o sucesso do evento,

garantindo uma operacionalização harmoniosa e o gerenciamento de possíveis imprevistos.

Execução – Nesta etapa são realizadas as seguintes tarefas pela comissão

organizadora da SemFaz:

• Recepção dos participantes, palestrantes e autoridades;

• Entrega de material (pastas, crachás, apostilas, etc) aos inscritos;

• Encaminhamento dos participantes aos alojamentos, quando solicitado;

• Orientação quanto à grade de cursos (horários, local, etc.);

• Plantão das comissões responsáveis para que os possíveis imprevistos sejam

resolvidos imediatamente.

As atividades realizadas pela comissão organizadora da SemFaz, estão de acordo com

as recomendações de Martin(2003) no que se refere à recepção dos participantes, palestrantes

e autoridades.

6.3.3 Pós-evento

Nesta fase a comissão organizadora da SemFaz, se reúne para avaliar o evento, as

perspectivas para a próxima edição, os pontos positivos que fortaleceram o evento anterior e

38

também os pontos negativos observados durante a realização, a partir da análise dos

questionários aplicados aos participantes durante a realização do evento.

Segundo a Coordenadora da Secretaria Permanente da SemFaz, as ações realizadas no

pós-evento são:

• Desmontagem das estruturas do local;

• Envio de material de agradecimento aos palestrantes e instrutores que ministraram

os cursos do evento;

• Fechamento do banco de dados;

• Emissão dos certificados dos instrutores e estagiários;

• Avaliação dos resultados;

• Relatório final e sugestões para a próxima edição.

A comissão organizadora da SemFaz também atende ás recomendações de

Martin(2003) no que se refere às atividades de pós-evento, ou seja, desmontagem do evento,

avaliação, entrega de certificados e apresentação de relatório final.

Dentre as atividades do pós-evento, como já mencionado, está a etapa de avaliação.

Etapa esta que os autores, Giacáglia(2006), Martin(2003) e Cesca(1997) julgam de extrema

importância. Por esta razão, será abordado a seguir com destaque.

6.4 Avaliação da SemFaz

De acordo as orientações de GIACAGLIA (2006), a avaliação é uma etapa

imprescindível num evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte. A comissão

organizadora da SemFaz, possui uma comissão específica para realizar esta tarefa. Em

entrevista com a Coordenadora desta comissão, foi possível obter as seguintes informações: a)

edições do evento em que houve a avaliação, b) número de membros da comissão de

avaliação, c) quem nomeia a comissão, d) duração do processo de avaliação, e) cargos dos

membros da comissão que trabalharam na edição de 2007, f) finalidade da avaliação.

Segundo a Coordenadora da Comissão de Avaliação, a prática da avaliação do evento

teve início em 1989, mas não perdurou, voltando a ser realizada em 2004. Desde então, a

organização tem demonstrado melhoria ano após ano. O Gráfico 2 demonstra o sucesso do

evento, desde que se passou a realizar as avaliações. A cada ano de realização, houve um

39

aumento do público atendido. Isso se deu pelo fato dos organizadores do evento buscarem a

melhoria, conforme opiniões recebidas dos participantes.

A Comissão de Avaliação da edição de 2007, foi constituída por 12 membros, sendo

um professor, um estudante de mestrado e 10 estudantes de graduação. Esta comissão foi

instituída pela Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PEC). A coordenação da comissão de

avaliação da 78ª edição da SemFaz ficou a cargo de uma professora do Departamento de

Economia Rural, auxiliada por um estudante de mestrado. Os estagiários eram, na sua

maioria, alunos de graduação dos cursos de Economia, Agronomia e Agronegócio. Estes

estagiários receberam um treinamento específico para aplicarem o questionário aos

participantes durante o evento.

A coordenadora relatou durante a entrevista, que foi feita uma análise minuciosa dos

questionários aplicados por um período de quatro meses após a realização do evento. Esta

informação confirma o que Giacáglia (2006) diz ao afirmar que esta é uma tarefa trabalhosa

que demanda tempo, pois é necessário que seja feito uma pesquisa com os participantes do

evento para saber os pontos positivos e negativos. Este tempo, segundo a Coordenadora da

comissão de avaliação foi importante para que os resultados não fossem distorcidos.

Também segundo Giacáglia (2006), a avaliação de um evento tem a finalidade de dar

oportunidade do organizador saber se houve falhas ou se o evento poderia ter sido melhor

elaborado. Para a Comissão de Avaliação a finalidade dos procedimentos da avaliação do

evento, é traçar o perfil dos participantes (inclusos os expositores), identificando a percepção

dos mesmos quanto às condições de infra-estrutura, oferecimento de cursos e consultoria,

oferta de produtos e serviços, melhorando com isso a organização.

De acordo com a coordenadora da Comissão de Avaliação da SemFaz, a idéia de

manter uma avaliação seqüenciada do evento encontra-se em sintonia com as diretrizes da

UFV, que vem construindo esforços, através de seus representantes, em manter o hábito da

avaliação de suas atividades como instrumento de suporte à tomada de decisão sobre novos

empreendimentos.

Outra finalidade da avaliação é subsidiar a Comissão Organizadora do Evento, de

informações relevantes que auxiliarão no planejamento das futuras edições para que sejam

superiores. Segundo a Coordenadora da Comissão de Avaliação, em todas as etapas da

avaliação os esforços primaram pelo cuidado na tabulação dos dados e revisão das

informações, a fim de evitar equívocos. As finalidades indicadas pela coordenadora da

40

comissão de avaliação do evento estão condizentes com as considerações feitas por Giacáglia

(2006).

A Comissão de Avaliação da Semfaz disponibilizou os resultados da avaliação da

edição de 2007 no site da Pró-Reitoria de Extensão e Cultura da Universidade Federal de

Viçosa.

A coordenadora da Comissão de Avaliação da SemFaz informou que, na aplicação dos

questionários junto aos participantes foi seguida uma seqüência. Nos dois primeiros dias,

foram aplicados os questionários que de caracterização do perfil dos participantes (anexo 5).

Os questionários de avaliação do evento foram aplicados a partir do terceiro dia. Segundo a

coordenadora, esta prática foi utilizada para que os participantes que já tivessem participado

de algumas atividades, pudessem se posicionar em relação às mesmas.

Gráfico 2 - Número de participantes da SemFaz de 2000 a 2007

Com a avaliação seqüenciada do evento, percebeu-se que o número de participantes

oscilou, para mais e para menos, como pode ser visto no Gráfico 2. Após a implementação da

avaliação em 2004 percebe-se que número de participantes aumentou. Nota-se, porém, que

em 2005, mesmo já tendo a avaliação, houve uma queda no número de participantes. Isso se

deu, segundo a comissão de avaliação devido à mudança de dato do evento de julho para

agosto, devido à greve dos funcionários e professores da UFV. Com isso o número de

889

956

1056

989

1256

1002

1389

2568

0 500 1000 1500 2000 2500 3000

Total de Participantes

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

Ano

41

alojamentos disponíveis para o evento foi muito reduzido levando a não participação de

muitos produtores rurais.

Segundo a coordenadora da Comissão de Avaliação, estima-se que a cada edição o

número de participantes aumente, pois com a avaliação, os organizadores têm a possibilidade

de corrigir os pontos fracos e, reforçar os pontos fortes, garantindo com isto a satisfação de

quem participa do evento, e consequentemente elevando seu público.

Analisando o número de cursos oferecidos na 78ª edição, pôde-se observar que dos

151 cursos oferecidos (Tabela 2), 99 foram oferecidos pelos departamentos da UFV e outros

52 por entidades parceiras da UFV (Gráfico 3).

Os departamentos de Economia Doméstica, Fitotecnia e Zootecnia foram os que mais

ofereceram, totalizando 41% do total de cursos oferecidos pelos departamentos da UFV.

Percebe-se com este número que o foco do evento, está centrado na área, o que novamente

confirma as considerações de Giacáglia (2006) sobre a definição do público alvo.

Os cursos oferecidos pelo departamento de Fitotecnia, foram cursos técnicos,

relacionados a Bacias de Captação de Águas Pluviais, Inovações Tecnológicas na Cultura do

Feijão, Plantio Direto na Pequena e Média Propriedade Rural. Os cursos oferecidos pelo

departamento de Zootecnia estavam relacionados à criação de animais. Os cursos oferecidos

por estes departamentos visam fornecer aos produtores rurais as técnicas para desenvolverem

suas atividades no campo. Já o Departamento de Economia Doméstica, ofereceu, em sua

maioria, cursos que visam o incremento da renda familiar através da produção de artesanatos.

Todos os cursos mencionados atenderam bem o público alvo da SemFaz

A Emater é uma grande parceira da UFV na SemFaz. Na edição de 2007, a empresa

ofereceu 27 cursos voltados para área rural, totalizando 52% do total oferecido por outras

entidades.

42

Tabela 2 - Número de Cursos Oferecidos por Departamentos da UFV na 78a Edição da SemFaz

Departamentos Nº de cursos

Depart. de Administração 2 Depart de Artes e Humanidades 2 Depart. de Biologia Animal 6 Depart. de Biologia Geral 2 Depart. de Biologia Vegetal 2 Depart. de Economia 2 Depart. de Economia Doméstica 14 Depart. de Economia Rural 2 Depart. de Educação Física 2 Depart. de Eng. Agrícola 7 Depart. de Eng. Civil 2 Depart. de Eng. Elétrica e Produção 4 Depart. de Eng. Florestal 6 Depart. de Fitopatologia 2 Depart. de Fitotecnia 14 Depart. de Matemática 4 Depart. de Microbiologia 1 Depart. de Nutrição e Saúde 1 Depart. de Solos 3 Depart. de Tecnologia de Alimentos 3 Depart. de Veterinária 5 Depart. de Zootecnia 13 Total 99 Fonte: Secretaria Permanente da SemFaz

Além da Emater, outras entidades ofereceram cursos na 78ª SemFaz. Dentre elas pode-

se citar, Embrapa, Grupo Entre Folhas, Funarbe, Secretaria Municipal de Agricultura e Meio

Ambiente, Senar-Minas e Sisema-IEF, como pode ser visualizado no Gráfico 3.

Gráfico 3 - Número de cursos oferecidos por outras Entidades na 78a edição da SemFaz

Nùmero de cursos oferecidos por outras entidades

27

32 2 2

79

0

5

10

15

20

25

30

Emater

Embrapa

Grupo entre folhas

Funarbe

Secret. Munic. De

Agricultura e Meio

Ambiente

SENAR-Minas

SISEMA-IEF

43

6.5 Roteiro Para Realização de Eventos

Como base nas referências consultadas e a partir dos resultados obtidos no estudo de

caso da SemFaz, foi possível estruturar um roteiro de atividades que poderá servir como fonte

de informação para organizadores de eventos de pequeno, médio ou grande porte. Este roteiro

foi testado pelos organizadores do XIII Encontro Nacional de Estudantes de Economia

Doméstica (ENEED) que acontecerá em agosto de 2008.

Independente do porte do evento é importante que os organizadores do evento

instalem secretaria, mesmo que provisória, para a realização dos trabalhos. Esta secretaria

servirá de ponto de apoio e de encontro dos organizadores, bem como das pessoas

interessadas em participar do evento. Esta secretaria torna-se então um ponto de referência

para a busca informações sobre o evento, podendo-se também, ser o local para realização de

reuniões entre os organizadores e para inscrições dos participantes. Esta necessidade foi

constatada na organização da SemFaz, que possui uma secretaria permanente, onde, durante

todo o ano, é possível obter informações a respeito do .

De acordo com os autores Giacáglia (2006) e Martin (2003), a primeira preocupação

que um organizador de eventos deve ter é a de estruturar um cronograma de atividades para

que os trabalhos fluam de maneira harmoniosa, e para que a organização não se perca na

realização das muitas tarefas. Ao estruturar o cronograma geral assim como os cronogramas

específicos para cada equipe envolvida no evento, a delegação das funções aos membros se

torna uma tarefa mais fácil.

A seguir, serão apresentados, de forma sintetizada, a sugestão de quatro passos de um

roteiro de atividades a ser cumprido durante o planejamento e realização de um evento, o qual

foi construído com base na pesquisa realizada, assim como nas bibliografias consultadas.

Primeiro passo:

Compor uma equipe de trabalho – delegar funções de acordo com o perfil de cada

membro. Deve-se também escolher um coordenador geral, ou dependendo do tamanho

do evento, uma comissão coordenadora.

Primeiramente, esta equipe deverá realizará as seguintes tarefas:

• Analisar a viabilidade do evento – se o evento é viável, se existe público

interessado no evento;

44

• Definir temas / conteúdo programático do evento, tipo do evento: se congresso,

seminário, simpósio etc;

• Dimensionar o evento – em função do número de participantes que se pretende

atender. Será pequeno se atender a menos de 500 pessoas, médio se atender a

menos de 1000 pessoas, e de grande por se o público ultrapassar 1000

participantes;

• Definir o cronograma de atividades – esta atividade é de extrema importância na

realização de um evento. É quando se define o cronograma, das datas e são

estabelecidos os prazos a serem cumpridos;

• Analisar os possíveis locais – escolher um local de acordo com a estimativa de

público. Deve-se evitar escolher um local grande para poucas pessoas, ou um local pequeno

para um número maior de participantes;

• Definir duração e data do evento – na escolha da data de um evento, é importante

que se leve em conta seu público, pois se forem estudantes não é interessante que seja em

época de provas ou mesmo em épocas em que os recursos para inscrição não estejam no

alcance de todos. Ex: No meio ou final de mês, muitos não tem mais recursos para participar.

• Definir o objetivo e o público alvo do evento;

• Estabelecer orçamento para realização do evento – estimar custos no que se refere

à locação do espaço; montagem de estandes; infra-estrutura (custos de iluminação,

sonorização, telas, projetores, mobiliários necessário); construção do palco; custos com os

palestrantes (transporte, hospedagem, alimentação e contratação); custos com as

recepcionistas (uniformes, transporte, alimentação e contratação); fotografia e filmagem;

segurança e porteiros; transporte (locação de carros para transporte dos convidados e

palestrantes); alimentação dos convidados; decoração dos diferentes ambientes a serem

utilizados durante o evento; divulgação (agências de criação, editoração, diagramação e

produção de convites, banners, faixas, panfletos e demais peças de merchandising, além dos

custos com a veiculação); página ou website (criação e manutenção); assessoria de imprensa e

agência de comunicação (logomarcas, temas e material promocional), brindes; mão de obra

interna (todos os envolvidos no planejamento e organização); infra-estrutura interna (custos

administrativos rateados pelo período de planejamento e execução do evento - telefonia,

aluguel, energia, copias, material de escritório); assessoria de terceiros.

45

Segundo passo:

Montar subcomissões para delegação de tarefas:

• Secretaria – deverá cuidar da estruturação do evento, tanto no pré-evento, evento e

quanto no pós-evento. Para esta comissão deverá ser disponibilizado um espaço

para estabelecimento da secretaria;

• Comissão de Divulgação, Designer e Marketing – caberá a esta comissão preparar

material gráfico (logomarca, programas, folhetos, flyers, convites, contratos,

fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.);

• Comissão de Apoio Pedagógico – caberá a ela montar um projeto do evento para

que seja apresentado aos patrocinadores posteriormente;

• Comissão de Apoio Financeiro – será a responsável pela previsão de custos para

realização do evento, bem como pela busca de recursos (patrocínio),

provisionamento dos impostos a serem pagos, realização de cobranças e

pagamentos e realização da prestação de contas do evento;

• Comissão de Infra-estrutura (logística) – esta comissão deverá cuidar da estrutura

física do local onde o evento será realizado e de todo maquinário necessário,

computadores, mesas, cadeiras, limpeza e organização do local;

• Comissão de Decoração – caberá a ela definir a decoração do local de acordo com

o tema do evento;

• Comissão de Cerimonial – esta comissão deverá responsabilizar-se pelo conjunto

de formalidades a serem respeitadas. As tarefas a serem realizadas pelo mestre de

cerimônia são: sessão de abertura, sessão de encerramento, recepção das

autoridades e convidados e homenagens. As características indispensáveis que um

mestre de cerimônia deverá ter são: voz firme e boa dicção, boa aparência, ser

discreto, porém desinibido, ser calmo e tranqüilo e estar totalmente inteirado com o

evento.

• Comissão de Sonorização e iluminação – caberá a esta comissão listar os

equipamentos e materiais necessários para realização do evento. É importante

identificar profissionais qualificados para a realização desta tarefa para evitar

possíveis problemas com a parte elétrica do evento. Os materiais necessários para a

parte de sonorização e iluminação são: microfones – sem fio, de lapela e de

pedestal; projetores, telão, TV, vídeo, DVD (verificar instalação, funcionamento e

46

foco); computadores (com acesso a Internet e com os programas que serão

utilizados previamente testados); telefones, lâmpada reserva para iluminação; CDs,

MP3 e diversas fontes músicas; fones de ouvido; walk talk (útil para a

comunicação dos organizadores em vários pontos do evento. Verificar a utilização

da freqüência, funcionamento e carregador de baterias ou pilhas);

• Comissão de Avaliação – a esta comissão, caberá a avaliação do evento por meio

da estruturação e aplicação de um questionário aos participantes.

Para dar início aos trabalhos, as comissões previamente montadas, deverão elaborar

um cronograma especifico com as atividades a serem desenvolvidas por cada uma, no pré-

evento, durante o evento e no pós-evento agilizando, assim, o cumprimento das tarefas nos

prazos estipulados.

Após a definição das equipes, as reuniões deverão acontecer no decorrer da

organização do evento para que, em conjunto, as equipes possam solucionar os problemas,

que, por ventura possam surgir durante a organização, passando assim ao terceiro passo..

Terceiro passo:

• Verificar os recursos humanos que terão disponíveis e a contratar (secretárias,

recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores etc.);

• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica,

estacionamento com manobrista etc.);

• Realizar o telemarketing para atualizar os endereços e incentivar a participação;

• Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis etc.);

• Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, pastas, folhetos

informativos etc.);

• Preparar assessoria de imprensa (fotos, convites, cadastramento);

• Entregar ofícios (diretores, autoridades, órgãos públicos);

• Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções);

• Contratar atrações artísticas;

• Contratar empresas de filmagem e fotografia;

• Preparar o cerimonial do evento;

• Preparar a ordem do dia;

47

• Preparar os anais do evento;

• Encaminhar os anais do evento aos participantes.

Quarto passo:

Nesta fase a comissão de avaliação intensifica seus trabalhos, anteriormente

estipulados. É preciso que esta comissão tenha já realizado as seguintes tarefas:

• Estipular o número de membros necessários para realização dos trabalhos;

• Estruturar questionário de avaliação;

• Delegar funções aos membros;

• Montar uma escala de trabalho para aplicação dos questionários aos participantes.

As últimas tarefas a serem desenvolvidas por esta comissão, é a tabulação dos dados

obtidos com os questionários aplicados e a elaboração do relatório de acordo com os dados

coletados.

Para que um cronograma seja eficaz, é preciso que sejam estabelecidas datas para as

atividades a serem desenvolvidas. Assim, não se corre o risco de acumular as tarefas e

prejudicando o desenrolar do planejamento do evento.

Este cronograma de atividades foi desenvolvido tendo como base as referências

bibliográficas consultadas e o estudo de caso da SemFaz, podendo se tornar uma fonte de

informação para organizadores de eventos, seja de pequeno, médio ou grande porte.

48

7. CONCLUSÃO

A organização e promoção de eventos é uma atividade que está em evidência e com

boas perspectivas de mercado. Os profissionais que ingressam nesta carreira devem ter em

mente que, para organizar um evento, é necessário fazer um rigoroso planejamento e ter

habilidade na execução das tarefas. Com a realização desta pesquisa foi possível constatar

que, a organização e promoção de eventos é uma atividade que demanda tempo e

planejamento. As tarefas precisam ser bem organizadas e as funções de cada membro da

equipe deverão ser bem definidas, para que o trabalho flua harmoniosamente.

Na realização desta pesquisa, priorizou-se a descrição das formas de organização de

um evento de grande porte, para identificar se os métodos utilizados pelos organizadores de

um evento de grande porte são eficientes para que o mesmo ocorresse com o sucesso

desejado. Buscou-se também demonstrar a estrutura física demandada para a realização do

evento e a estrutura que a comissão organizadora dispõe para a realização dos trabalhos.

A partir das informações fornecidas pelos organizadores e a pesquisa documental na

Secretaria Permanente do evento, foi possível realizar uma análise de todo o processo de

planejamento, execução e avaliação da SemFaz.

49

Porém, durante o desenvolvimento do trabalho, algumas limitações foram observadas,

prejudicando o desenvolvimento da pesquisa. Um fator de grande relevância foi a escassez de

material teórico especifico sobre o assunto, tanto na biblioteca central quanto na setorial do

Departamento de Letras, o que resultou num referencial teórico aquém do que se esperava

inicialmente.

No entanto, foi a escassez de tempo dos membros das comissões a serem entrevistados

o que mais prejudicou o desenvolvimento da pesquisa, pois impossibilitou numa melhor

interpretação dos fatos durante a análise dos documentos. Isto ocorreu devido à proximidade

da 79ª edição da SemFaz que acontecerá em julho do corrente, momento este em queos

membros encontram-se envolvidos no planejamento e organização, não tendo, com isso,

disponibilidade de tempo para passar as informações necessárias.

Contudo, após a pesquisa do evento foi possível detectar os passos a serem seguidos

para realização de um grande evento. Observou-se que os organizadores da SemFaz seguem

as recomendações dos autores citados para o planejamento, organização e avaliação de

eventos. Foi observado, também, que as pessoas envolvidas na organização buscam

desenvolver um trabalho em equipe. Esta prática reflete no resultado final do evento, pois

quando o trabalho é feito em equipe, os resultados são mais satisfatórios.

Avaliando sob a perspectiva de Giacáglia (2006) no que diz respeito as etapas de

organização, percebeu-se que os organizadores da SemFaz elaboram um cronograma de

atividades para o pré-evento, durante o evento e pós-evento, facilitando o desenrolar das

organização e delegações de funções dos membros das comissões. As reuniões periódicas

contribuem para o sucesso do evento, pois os organizadores têm a possibilidade de trocar

idéias e favorecer a execução das atividades.

Na avaliação dos organizadores, a SemFaz está perdendo o seu maior objetivo que é o

treinamento, por meio dos cursos oferecidos e está se tornando uma feira de exposições,

mudando, com isso, seu público alvo, o que tem gerado grandes discussões.

Os organizadores reiteraram que estão buscando, para próxima edição, resgatar o

propósito do evento, dando menos ênfase para a programação cultural e valorizando mais os

cursos oferecidos.

Sendo assim, é oportuno dizer que a organização da SemFaz pode sim servir de

modelo a ser seguido por outros promotores de eventos. Pois sua estrutura de organização,

50

não deixa a desejar na questão do planejamento, organização e execução de um evento

grandioso.

Finalizando, pode-se destacar que, o crescimento da atividade de promoção de

eventos, cria oportunidade para os profissionais preparados para a função de planejamento e

organização, representando uma significativa expansão do mercado de trabalho. Como

contribuição para os interessados a promover eventos foi elaborado um roteiro de atividades

que devem ser cumpridas para que o evento tenha mais chances de alcançar resultados

satisfatórios e esperados.

Este roteiro ainda está em fase de teste pela equipe organizadora do XIII Encontro

Nacional de Estudantes de Economia Doméstica, que acontecerá em agosto de 2008.

Pretende-se dar continuidade a este trabalho, avaliando o roteiro após seu teste para,

então, ser elaborado uma cartilha ou caderno didático de orientação à promoção de eventos.

51

8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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BRITO, Janaína/ FONTES, Nena Dantas; Turismo e eventos: Instrumento de promoção e

estratégia de marketing. Turismo em análise, São Paulo, 1997.

CANTON, Antonia Marisa. Evento: Da proposta ao planejamento. Turismo em análise,

ECA, São Paulo-1997.

CARAVANTES, Geraldo R., PANNO, Cláudia C., KLOECKNER, Mônica C.

Administração: teorias e processos. Pearson Prentice Hall, São Paulo, 2005.

CERVO, A. L.; BERVIAN, P. A. Metodologia científica. 4ª ed. 2002.

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execução; 7a ed. – Summus, São Paulo, 1997.

GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: Como criar, estruturar e captar recursos. Pioneira

Thomson Learning, São Paulo, 2006.

52

GIL, Antonio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. São Paulo: Atlas, 1987. 208 p.

MARTINS, Vanessa. Manual prático de eventos. Editora Atlas, São Paulo, 2003.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. STS, São Paulo, 1999.

MELO NETO, Francisco Paulo de. Marketing de eventos. 2ª ed. Sprint, Rio de Janeiro,

1999.

MIRANDA, Luiza: Negócios & festas - Cerimonial e etiqueta em eventos. 2ª ed. –

Autêntica, Belo Horizonte, 2003.

ONISHI, Kelly Miyuki, O profissional do secretariado como organizador de eventos

empresariais, PUCPR, 2005.

SENAC. Serviço Nacional de aprendizagem comercial. Eventos: Oportunidade de novos

negócios, Ed. Senac Nacional, 2000.

SILVA, Edna Lúcia da. & MENEZES, Estera Muszkat - Metodologia de pesquisa e

elaboração de dissertação, 3 ed. rev. Atual, Florianópolis: Laboratório de Ensino a

Distância da UFSC, 2001.

TENAN, Ilka Paulete Svissero: Eventos 2a edição; Editora Aleph, São Paulo, 2004.

YIN, R. K. Estudo de caso. Planejamento e métodos. 3ª ed. Porto Alegre: Bookman, 2005.

53

9. BIBLIOGRAFIAS

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GOMES, Fernanda Rodrigues, Organização de eventos na Universidade Federal de Viçosa. UFV, 2004.

Notas de aula: ZUIN, Débora Carneiro, aula presencial LET396 Gestão secretarial II, Universidade Federal de Viçosa, 2006.

OLIVEIRA, J. B. Como promover eventos: Cerimonial e protocolo na prática. Madra Businnes, São Paulo, 2000.

PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E CULTURA, LÍRIO, Viviani Silva & CUNHA, Denis Antônio, Relatório de Avaliação da 78ª Semana do Fazendeiro, Universidade Federal de Viçosa - 2007 Disponível em: <http://www.ufv.br/pec/files/pag/docs/relatorio78SemFaz.doc> Acesso em Fev, 2008

54

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA Personagens e Pioneiros da UFV: Disponível em: < http://www.personagens.ufv.br/?area=personagens > Acesso em jan, 2008

55

10. ANEXOS

56

Anexo 1 – Prospecto da 78ª Edição da SemFaz

57

Anexo 2 – Modelo de ficha de inscrição para SemFaz

58

Anexo 3 – Modelo de Ficha de Inscrição para Clínica Tecnológica da SemFaz

59

Anexo 4 – Modelo da Ficha de Cadastramento dos Cursos

78ª. Semana do Fazendeiro – Cadastro de Cursos

Dados do Curso

Título do Curso: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(250 caracteres) Público Alvo: Pessoas sem nenhum conhecimento e, ou, experiência no assunto Pessoas com conhecimento básico no assunto Pessoas com conhecimento médio no assunto Pessoas com grande conhecimento no assunto Departamento: Área Temática: __ Comunicação ___Cultura ___Direitos Humanos ___Educação ___Meio Ambiente ___Tecnologia ___ Saúde ___ Trabalho Conteúdo (sumário): (até 350 caracteres) Número de Turmas: Vagas por turma: ___ Carga Horária Teórica_________Carga Horária Prática: ________ (A carga horária mínima exigida pelo MEC é de 4 (quatro) horas e o somatório deve ser múltiplo de 4 (quatro) Ordem das aulas: Teórica primeiro_____ Prática primeiro _____Local aula teórica: PVA (marcação por nossa conta) (no caso de aulas serem dadas fora do PVA, a reserva do local e posterior indicação no formulário deve ser feita pelo instrutor responsável).

60

Local aula prática: __________________________________________________________________ Necessidade de transporte:________ Saindo de onde: ____________________________________ Quando as aulas forem ministradas no departamento do instrutor as reservas de locais devem ser feitas pelo próprio e informadas no campo acima o número da sala e, ou, laboratório. Aulas no PVA e PVB serão reservadas pela secretaria da SEMFAZ, considerando número total de alunos. O CEE não será cedido para aulas durante a SEMFAZ, por estar reservado para outra atividade. Apostilas: ____SIM ____ Não_____ Seguindo as normas específicas, os originais da apostila devem ser encaminhados ao setor de Boletins e Informes Técnicos da Divisão de Extensão, até o dia 11 de Julho de 2006. Após esta data não serão aceitos materiais para reprodução. Lembramos que existe um grande interesse nas apostilas pelos participantes do evento, e as mesmas devem ser solicitadas no número de vagas do curso. Relacionar materiais para aula prática, se houver, constando: Nome do material: __________________________________Quantidade: _______________________ Preço Unitário: R$ __________________ (um a um) (complementar no verso) Necessidade de materiais para aula teórica: Retroprojetor ___ Projetor de Slides ___ TV ____ Vídeo___ A Secretaria Permanente da Semana do Fazendeiro não possui datashows em número suficiente para todos os cursos. Caso este curso necessite do equipamento, o responsável deve procurar a secretaria do seu departamento para agendar sala, dia e horário. Depois de agendado favor comunicar à Secretaria da Semana do Fazendeiro, para que sejam inseridos esses dados na programação e na ficha de inscrição dos participantes. INSTUTORES: Nome do responsável pelo Curso: Matrícula:______ Departamento: __________________ CPF: ____._______.____-_____ -- Telefones de contato: __________________e-mail_____________________ Instituição: UFV Tipo de envolvimento: Responsável ___ Convidado Externo_____ Estudante de Graduação______ Estudante de Pós-Graduação: ______Outro Professor da UFV _____. Atenção: Para todos os envolvidos deveram ser preenchidas as mesmas informações constantes para o responsável, principalmente o CPF. Outros envolvidos: Nome: Matrícula: Departamento: CPF: Telefones de contato:_____________________ Instituição: UFV Tipo de envolvimento: Responsável Convidado Externo_____ Estudante de Graduação X Estudante de Pós-Graduação: ______Outro Professor da UFV _____. Por questões técnicas do sistema, é permitida apenas a informação de um instrutor responsável. Os demais deverão constar como colaboradores e, ou, estudantes. Todos os instrutores convidados pelo responsável, para auxiliar na preparação e execução das aulas, tanto teóricas quanto práticas, devem ser informados neste cadastramento, preenchendo todos os campos referentes a ele.

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Entregar o impresso na Secretaria do seu departamento para que a secretária remeta para a SEMFAZ para inclusão no processo aberto para este fim. Obs.: APESAR DE NÃO CONSTAR NESSE FORMULÁRIO QUE OS MATERIAIS PARA AS AULAS PRÁTICAS DEVEM SER OS DE CONSUMO, A SEMANA, TRADICIONALMENTE NÃO ADQUIRE MATERIAIS PERMANENTES. PARA O PRÓXIMO ANO ESSA OBSERVAÇÃO CONSTARÁ NO FORMULÁRIO DE CADASTRAMENTO.

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Anexo 5 – Cronograma Geral da Comissão Organizadora da SemFaz

Dezembro

� Apresentação e envio da avaliação da edição anterior às chefias de departamentos,

coordenadores de comissões de extensão, instrutores responsáveis e órgãos que

ministraram cursos durante o evento.

Janeiro e fevereiro

� Definição pela PEC do coordenador temático

� Reunião com Diretores de Centro, e/ou chefes de departamento, para encaminhamento

dos processos aos departamentos e órgãos para oferecimento de cursos por

departamento

� Disponibilização do site da SEMFAZ para cadastramento de cursos

� Retorno dos processos com as fichas de cadastramento de cursos e instrutores

preenchidos pelos órgãos e departamentos que vão oferecer

� Reunião com Diretores dos Centros e Conselhos Departamentais

� Apreciação dos cursos oferecidos pelos departamentos e órgãos

� Lançamento no sistema dos cursos oferecidos

Março

� Conferência e checagem do programa, esclarecimento de dúvidas com instrutores,

levantamento de relação dos materiais necessários

� Definição das comissões responsáveis

� Reunião prévia com cada comissão

� Elaboração da grade dos cursos

� Elaboração dos mapas das salas, áudio-visual, transporte

� Definição de brindes, bonés, camisetas e crachás

� Elaboração da parte de textos do programa

� Conferencia da lista de materiais dos cursos e envio para comissão específica

� Definição dos valores de inscrição, alojamento, refeição

� Lançamento dos cursos oferecidos pelos órgãos e departamentos no sistema CDP

� Preparação da página da SEMFAZ

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� Conferencia dos dados no sistema

� Processamentos de alterações nos cursos

� Nomeação da Central de Empresas Juniores para coordenação da Venda de espaços

internos e externos

� Mapeamento da área externa

� Definição dos espaços para estandes

� Disponibilização de espaço na pagina da SEMFAZ para comercialização de estandes

Abril

� Correção dos textos do programa e alterações possíveis

� Envio do material para revisão

� Retorno do material enviado para revisão

� Envio do material impresso para IUN

� Confecção do programa impresso

Maio

� Determinar agente arrecadador dos recursos de venda de tickets alimentação,

inscrições e alojamento

� Encaminhamento do programa impresso aos cadastrados no sistema

� Inscrição pelos correios

� Lançamento das inscrições no sistema

� Controle financeiro

� Disponibilização do programa na internet para consulta dos participantes

� Inicio da venda de espaços

Junho

� Disponibilização na internet das confirmações de inscrições com nome, relação dos

cursos escolhidos e com vagas em alojamento

� Controle financeiro

� Encaminhamento do comprovante de inscrição para aqueles sem acesso a internet

� Seleção de estagiários para colaboração na SEMFAZ

� Treinamento dos estagiários selecionados

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� Definição dos materiais para compor a Secretaria da SEMFAZ

� Composição do pessoal da secretaria

Julho

� Treinamento do pessoal da secretaria

� Montagem da secretaria

� Distribuição de coletes

� Evento em si

Agosto

� Acerto final dos pagamentos

� Prestação de contas Secretaria

� Prestação de contas Comissão de Compras

� Prestação de Contas CEMPE

� Inicio do processo de avaliação

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Anexo 6 – Cronograma da Comissão de Avaliação da SemFaz

Pré-evento.

- 2 meses antes – seleção dos estagiários

- 1 mês antes – treinamento dos estagiários

- 1 semana antes – reunião da comissão de avaliação

Durante o evento

- 1º e 2º dia – caracterização dos participantes e expositores

- 3º dia – Questionário de avaliação do evento. (esperamos o 3º dia para que os

participantes já tenham o que avaliar)

Pós-evento.

- 1º mês (agosto) – Transcrição dos questionários para o excel

- 2º mês – (setembro) – Transcrição dos questionários para o SSPS

- 3º mês – Redação dos dados

- 4º mês – encaminhamento para conferencia dos dados pela PEC, que coloca na

pagina da UFV.

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Anexo 7 – Questionário aplicado pela Comissão de Avaliação aos Participantes

e Expositores da Semana do Fazendeiro

1. CARACTERIZAÇÃO DOS PARTICIPANTES

I) DADOS PESSOAIS

1- Idade

( )Menor que 18 ( )De 18 a 25 ( )De 25 a 35 ( )De 35 a 50 ( )Maior que 50

2- Sexo

( )Masculino ( )Feminino

3- Estado de origem: ____________________

3.1- Residente em: ( )Zona Urbana ( )Zona Rural

4- Grau de escolaridade?

( )1° Completo ( )1° Incompleto ( )2° Completo ( )2° Incompleto ( )2° Técnico

( )3° Completo ( )3° Incompleto ( )Pós-graduação Completa ( )Pós-graduação Incompleta.

4.1- Curso técnico

( )Rural ou Agrário ( )Não diretamente ligado à zona rural

4.2- Curso superior ( Em qual área das ciências)

( )C. Agrárias ( )C. Exatas ( )C. Humanas ( )C. da Saúde ( )C. Biológicas

( )Outras

4.3- É ex-aluno da UFV?

( ) Sim ( )Não

5- Renda familiar mensal

( )Até R$500 ( )De R$501 a 1000 ( )De R$1001 a 3000 ( )De R$3001 a 5000

( )Maior R$5001

6- Qual sua Profissão

( )Fazendeiro ( )Trabalhador rural(funcionário de empresas rurais) ( )Estudante

( )Professor ( )Aposentado ( )Comerciante ( ) Funcionário público

( )Outros:_____________

7- Possui computador? ( )Sim ( )Não

7.1-Possui acesso à internet? ( )Sim ( )Não

8- Com quem veio ao evento?

( )Sozinho ( )Com familiares ( )Com amigos ( )Com colégio ( )Com a empresa

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9- Quais os meios de comunicação são mais utilizados para o aprimoramento do

conhecimento?

( )TV ( ) Radio ( ) Livro ( )Técnicos e consultores ( )Seminários e congressos

( )Informativos técnicos ( )Cooperativas ou Associações

II) VINCULO COM O MEIO RURAL

10- Sua principal fonte de renda está ligada com a zona rural (fazenda, comércio de insumos,

empresa rural, etc)? ( )Sim ( )Não

11- Possui propriedade rural? ( )sim ( )Não

11.1- Qual é o tamanho da propriedade?

( )Até 5ha ( )De 5, a 10ha ( )De 11 a 100ha ( )maior que 100ha

11.2- Qual é atividade principal da propriedade?

( )Cafeicultura ( )Gado de leite ( )Gado de corte ( )Avicultura ( )Grãos

( )Hortifrutigranjeiros ( )Fruticultura ( )Floricultura

( )Outros:_____________________

11.3- A mão de obra utilizada é?

( )Apenas familiar ( )Apenas contratada ( )Mista

11.4- Quantos funcionários fixos são empregados na propriedade?

( )Nenhum ( )Até 5 ( )De 6 a 10 ( )De 11 a 30 ( )Mais de 30

III) TECNOLOGIA UTILIZADA NO NEGÓCIO

11.5- Utiliza mão de obra especializada?(Agrônomo, veterinário, etc)

( )Sim ( )Não

11.6- Essa mão de obra especializada é ?

( )Pública ( )Privada

((gostaria de formar convênios de estágios com a UFV?)) ____

11.7- Participa de alguma cooperativa ou associação

( )Sim ( )Não

11.7.1- Se não, qual o motivo? ( )______________________

11.7.2- Quais os tipos de cooperativas existem em sua região?

( )De crédito ( )De compra de comercialização(compra de insumos e vendas de produtos)

( )De análise de mercado ( )outro:__________________________

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11.8- Participa de algum tipo de crédito ou financiamento?

( )Sim ( )Não

11.8.1- Se sim, este é? ( )Público ( )Privado

11.9- Possui trator? ( )Sim ( )Não

11.10- Utiliza contratos de vendas? ( ) Sim ( )Não

11.11- Utiliza algum sistema de irrigação ( )Sim ( )Não

11.12- Preserva mananciais? ( )Sim ( )Não

IV) TRASLADO

12- Como veio para Viçosa?

( )Ônibus normal ( )Excursão ( )Carro particular ( )Reside em Viçosa

( )Outros:_______________

13- Onde está hospedado?

( )Casa de parentes ou conhecidos ( )Hotel na cidade ( )Hotel da UFV ( )Pensão

14- Onde está fazendo suas refeições?

( )No local de hospedagem ( )Restaurantes da cidade ( )Restaurantes no Campus

( )RU

V) EVENTO

15- Como ficou sabendo do Evento?

( )E-mail ( )Carta tipo mala direta ( )Divulgação por cartazes/Folder ( )Jornais

( )TV ( )Rádio

( )Indicação de amigos ( )Estudante da UFV ( )Outro: ___________________

16- Quantas vezes você participou do evento?

( )Primeira vez ( )1 ou 2 vezes ( )De3 a 5 vezes ( )De 6 a 10 vezes ( )Mais de 10 vezes

17- Qual é o objetivo de sua participação nesse evento?

( )Lazer ( )Aprendizagem visando o lucro ( )Aprendizagem visando “bem estar”

( )Atualização dos conhecimentos ( )Outros:_____________________

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2. AVALIAÇÃO DO EVENTO PELOS PARTICIPANTES

I) INFRA-ESTRUTURA

1- Qual a sua opinião sobre a infra-estrutura proporcionada pelo evento?

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

2- Disposição física do evento (relativo à distribuição de atividades no campus)?

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

2.1- O que poderia ser melhorado?

( )Restaurante ( )Praça de Alimentação ( )Locais dos cursos

( )Entretenimento ( )Outro:______________

3- Localização dos pontos de apoio e orientação (balcão de informações)

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

II) DIVULGAÇÃO

4- Como você caracterizaria a Divulgação do Evento

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

5- Existiram problemas de informação durante a divulgação do evento?

( )Sim ( )Não

5.1- Quais foram os tipos de informação incorretas ou incompletas?

( )Referentes aos cursos ( )Referentes aos serviços oferecidos

( )Outros:___________________

III) TRANSPORTE

6- como você avalia o acesso a transporte até o Campus

( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo

IV) ALIMENTAÇÃO

7- Você fez suas refeições no RU?

( )Sim ( )Não

7.1- Qual a qualidade das refeições oferecida no RU?

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima ( )Não utilizou

7.2- Preço da refeição no RU?

( )Caro ( )Razoável ( )Barato

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8- Quanto à alimentação oferecida pelos restaurantes

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

V) ENTRETENIMENTO

9- Qual a sua opinião sobre a Caminhada Orientada proporcionada pelo evento?

( )Não participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo

10- Como você avalia a atividade de Dança de Salão oferecida pelo evento?

( )Não participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo

11- Sobre as atividades culturais, qual é sua opinião sobre elas?

( )Não participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo

12- Como você avalia o Leilão?

( )Não Participou ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo

13- As alterações no entretenimento oferecido nesse ano foram?

( )Não participou em anos anteriores ( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim

( )Péssimo

VI) CURSOS

14- Como você considera a disponibilidade de vagas nos cursos

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

15- Qual (is) curso(s) você não conseguiu se matricular?

__________________________________________

16- Qual a qualidade dos cursos?

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

17- Você participou de algum curso que não estava inscrito?

( )Sim ( )Não

18- Participou da clínica tecnológica?

( )Sim ( )Não

18.1- Se NÂO, porque não participou da clínica?

( )Falta de conhecimento ( )Não era de interesse ( )Não teve tempo

( )Devido ao alto preço ( )Outros:__________________

18.2- Se SIM, como você avalia as mudanças ocorridas na clínica nesse ano?

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( ) Não participou em anos anteriores ( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim

( )Péssima

VII) ORGANIZAÇÃO

19- Qual sua opinião sobre a organização do evento

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

20- Como você avaliaria a qualidade do atendimento por parte da secretaria do evento?

( )Excelente ( )Bom ( )Regular ( )Ruim ( )Péssimo

VIII) EVENTO

21- Suas expectativas em relação ao evento foram alcançadas?

( )Completamente ( )Parcialmente ( )Não foram alcançadas

22- Quantas vezes você já participou do evento?

( )Primeira vez ( )2 ou 3 vezes ( ) 4 ou 5vezes ( )De 5 a 10 vezes ( )Mais de 10 vezes.

22.1- O que melhorou no evento desse ano, referente aos anteriores?

( )Estrutura física ( )Alimentação ( )Organização e/ou atendimento do pessoal

( )Qualidade dos cursos ( )Entretenimento ( )Outros:___________________

22.2- O que piorou no evento desse ano, referente aos anteriores?

( )Estrutura física ( )Alimentação ( )Organização e/ou atendimento do pessoal

( )Qualidade dos cursos ( )Entretenimento ( )Outros:___________________

23- Você pretende voltar no próximo ano?

( )Sim, com certeza ( )Sim, desde que haja mudanças ( )Não

24- Qual deveria ser a área para o TEMA da próxima Semana do Fazendeiro

( )Cooperativismo e

Associativismo

( )Produção vegetal básica ( )Processamento vegetal

( )Comércio agropecuário ( )Produção animal básica ( )Processamento animal

( )Comércio internacional ( )Turismo rural ( )Agroecologia

( )Uso sustentável de

fatores

Outros:____________________

25- Quais as principais qualidades do evento?

26- Quais os principais problemas encontrados no evento?

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3. CARACTERIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS EXPOSITORES

I) CARACTERIZAÇÃO

1- Como a empresa se classifica?

( )Artesanal ( )Micro-empresa ( )Média empresa ( )Grande empresa ( )ONG

( )Órgão Governamental ( )Outras:__________

2- Qual a principal atividade da empresa?

( )Artesanal ( )Comércio ( )Industria ( )Serviço ( )Extensão ( )Pesquisa

( )Ensino

3- Sua empresa mantém alguma relação econômica direta com o setor agropecuário?

( )Sim ( )Não

3.1- Se NÃO, qual o motivo que ocasionou a participação na Semana do Fazendeiro?

( )Vendas ( )Divulgação ( )Prestar serviços ( )outros:___________________

3.2- Se SIM, qual a relação que a empresa mantém com o setor agropecuário?

( )Venda de insumos ( )Compra de produtos agropecuários ( )Prestação de

serviços

4- Qual tipo de produto está sendo oferecido na Semana do Fazendeiro?

( )Artesanato ( )Alimentício ( )Insumos agrícolas ( )Mecanização e implementos agrícolas

( )Máquinas e equipamentos de beneficiamento ( )Crédito rural

( )Informativos ( )Outros:_________________________

5- A empresa teve algum preparo específico para o Evento?

( )Sim ( )Não

6- Quantos indivíduos estão disponíveis para trabalhar na Semana do Fazendeiro?

( )1 ou 2 pessoas ( )De 3 a 5 pessoas ( )De 6 a 10 pessoas ( )Mais de 10 pessoas

II) AVALIAÇÃO

7- Como você caracterizaria a infra-estrutura do evento?

( )Excelente ( )Boa ( )Regular ( )Ruim ( )Péssima

8- Quanto à presença do público esperado:

( )O público presente foi o esperado ( )Foi maior que o esperado ( )Foi menor que o

esperado

9- Com relação ao retorno financeiro:

( )Supriu as expectativas ( )Superou as expectativas ( )Foi menor que a expectativa

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10- A qualidade do evento desse ano, em geral, relativo aos anteriores foi:

( )Igual ao anterior ( )Melhor que o anterior ( )Pior que o anterior

11- Você pretende realizar o investimento na próxima Semana do Fazendeiro?

( )Sim, com certeza ( )Sim, desde que ocorram alterações ( )Não

12- Quais foram as dificuldades encontradas com relação à participação no evento?

( )Falta de informações relativo à divulgação ( )Falta de informações sobre a infra-estrutura

disponibilizada ( )Falta de informações quanto as datas e horários

( )Outros:______________________________

13- Quais foram os pontos positivos do evento desse ano com relação aos anteriores?

14- Quais foram os pontos negativos do evento desse ano?

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11 APÊNDICES

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Apêndice 1 – Roteiro de Entrevista Aplicado com a Responsável pela

Secretaria Permanente da SemFaz

1. A comissão tem local próprio para realizar as atividades? Onde? E qual o maquinário

disponível para a equipe?

2. Como é decidido as comissões, todo ano são os mesmos membros ou muda?

3. Quantos membros compõem cada comissão?

4. Quais as funções desses membros?

5. Existem voluntários ou todos são remunerados?

6. Como são divididas as subcomissões?

7. Qual a periodicidade de reuniões das comissões?

8. As comissões têm reuniões separadas ou todas juntas?

9. Quais as principais dificuldades (limitações) encontradas na organização do evento?

10. Quais os principais passos utilizados pela comissão para que o evento ocorra de forma

satisfatória?

11. Com que antecedência o evento é planejado?

12. Existe um cronograma de atividades? se sim, especifique

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Apêndice 2 – Roteiro de Entrevista Aplicado com a Coordenadora da

Comissão de Avaliação da SemFaz

1. Quando começou o processo de avaliação do evento?

2. Quantas pessoas fizeram parte da comissão de avaliação da 78ª edição?

3. Essa prática contribuiu para o sucesso dos eventos posteriores? Por quê?

4. Qual o método de recrutamento e/ou seleção dos estagiários?

5. Quais os cursos que mais tem procura?

6. São contratados somente durante a realização, ou antes?

7. Qual valor que recebem?

8. Quando inicia o processo de avaliação?

9. Como é dividida e equipe?

10. Quanto tempo durou ate que fosse concluído o processo da avaliação?

11. A comissão de avaliação possui um cronograma de atividades? Se sim, especifique.

12. Quais os aspectos que foram avaliados?

13. Quais os métodos utilizados para avaliação do evento?