Estratégico

Eficaz

Flexível

ROI=(adoção dos usuários + aliados estratégicos)

A empresa conectada:

Muitas vezes as organizações tratam a adoção dos usuários como uma reflexão tardia em vez de consultar os usuários no princípio. Eis uma situação que qualquer funcionário conhece: chega um aviso de que um novo sistema está sendo instalado e deverá ser usado a partir de então. Normalmente, uma página de intranet é configurada para dar algumas orientações sobre o novo sistema; talvez haja uma lição no estilo sala de aula. Isso tem um efeito negativo sobre uma ampla variedade de projetos de TI,

49%dos projetos de CRM, por exemplo, sofrem com a "baixa adoção dos usuários",

15%têm dificuldades em alinhar a cultura com novos modos de trabalho e

28,6%dos participantes da pesquisa Journey to UC 2015 da Arkadin citaram a "resistência dos funcionários em mudar os modos de trabalho existentes" como um dos maiores obstáculos à implementação de uma solução de comunicação unificada.

As organizações nunca poderão aproveitar todo o ROI dos investimentos em tecnologia se a adoção dos usuários não for levada em consideração nos estágios iniciais do projeto.

A priorização da adoção dos usuários é fundamental para o sucesso do projeto e deve ser tratada como um dos fatores essenciais do sucesso.

A comunicação é essencial para uma melhor adoção.

Para ajudar a demonstrar o ROI, os usuários devem ser consultados no início do processo. Categorizar a base de usuários por departamento é essencial para o sucesso do projeto, assim como criar um plano de adoção específico. Consulte seus usuários e obtenha suas opiniões sobre qualquer implantação de tecnologia.

Uma tática que muitas empresas usam é não apenas criar tutoriais, por meio dos quais os usuários aprendem sobre o novo aplicativo, mas também ter "promotores" em cada departamento que sejam "superusuários". Eles são as pessoas que receberam treinamento extra para conhecer o sistema como um todo e que podem compartilhar seu conhecimento e entusiasmo pelo projeto dentro da empresa.

Além disso, crie um piloto. Escolha um local ou parte da empresa que pode ser um ponto de teste adequado. Pode ser um local que opera de forma relativamente independente ou como parte de uma unidade que seja vista como a mais desafiadora. De qualquer modo, as lições podem ser aplicadas para realizar a implantação no restante da organização.

Problema dos usuários finais com envolvimento

A Plantronics, por exemplo, escolheu o call center holandês para o piloto da sua transformadora implantação de comunicações unificadas. Os aprendizados dessa parte dos negócios garantiram a implantação bem-sucedida no restante da organização.

Pode parecer óbvio, mas é bom começar com uma ideia clara do que precisa melhorar e como essa melhoria pode ser medida. Além de garantir um processo mais eficiente, isso também fornece um KPI para mostrar que o novo sistema é uma melhoria do antigo. Quando há KPIs sendo medidos, a empresa também pode desenvolver o ROI e demonstrar o valor do novo aplicativo.

Se, por exemplo, um sistema administrativo antigo precisava de três pessoas para adicionar informações sobre um processo que deveria ser simples, isso significa que medir a redução de "interações" da equipe pode ser um KPI, ou talvez o tempo que leva para a conclusão de toda a tarefa.

Com o KPI em vigor, é possível definir um dado padrão antigo como parâmetro para medir o progresso (ou a falta dele). Essa métrica também pode ser transformada facilmente em um dado do ROI, mostrando que o aplicativo custa, por exemplo, 1000 horas do orçamento da equipe de administração, mas poupa 100 horas por semana. Em 10 semanas, a solução se pagará e, a partir de então, retornará gratuitamente à empresa 400 horas de recursos administrativos por mês, menos o custo de manutenção, logicamente.

O ROI precisa de alguns KPIs

Um fator fundamental de qualquer projeto para envolver as pessoas por toda a organização é um sistema de comunicação que seja central em relação a todas as partes interessadas. Um site, talvez hospedado em uma intranet, por exemplo, pode explicar o novo sistema com respostas às perguntas mais frequentes. Entretanto, apenas isso pode ser algo um pouco moderado e unidimensional, pois não incentiva a comunicação de duas vias e, principalmente, não explora o suporte e os conselhos que podem ser oferecidos por terceiros.

Porém, com a inclusão de mais ferramentas de comunicação, o sistema de comunicação central e unificado pode oferecer um recurso de "clique

para entrar no bate-papo" a fim de colocar os usuários em contato com um especialista. O recurso pode até mesmo ser habilitado por vídeo para permitir ajuda face a face. A comunicação por vídeo também pode ser usada para permitir que a equipe realize reuniões por teleconferência,

na qual, primeiramente, seja possível discutir os requisitos iniciais antes da avaliação do progresso. Também pode-se usar links com vídeos para o treinamento.

Como mencionado anteriormente, é importante escolher um promotor ou "superusuário" interno para promover a adoção dos usuários da força de trabalho. A indicação de um promotor (o ideal é que ele esteja no alto escalão da empresa e tenha grande compreensão do sistema sendo implementado) pode simplificar a comunicação entre usuários e o processo de feedback, além de criar um ponto único de contato com parceiros.

Comunicação é vital

A adição de recursos de e-mail, calendário e mensagem em tempo real proporciona flexibilidade extra ao garantir que todos os membros da equipe estão envolvidos e perfeitamente conectados uns aos outros e aos provedores de suporte terceirizados.

Crie um programa de aprimoramento contínuo para garantir o retorno do investimento. Estabeleça métricas chave para adoção dos usuários e conduza pesquisas que proporcionem informações sobre a implantação das ferramentas e dos processos. Isso deve ser parte de um programa de gerenciamento de mudanças mais amplo à medida que a adoção de comunicações unificadas evolui constantemente.

Quando mais cedo você envolver o usuário, menor será a resistência. Embora sempre haja resistência a novas formas de trabalho, ela pode ser reduzida com uma abordagem estruturada e contínua.

Monitore a adoção

A comunicação é essencial: comunique-se muito

Repense seus KPIs

Envolva uma equipe multidisciplinar

A comunicação é essencial: comunique-se muito

Repense seus KPIs

Envolva uma equipe multidisciplinar

Aprendizados:

KPIs

Países e culturas que fazem parte de nossa crescente infraestrutura corporativa

30+ 19 53Idiomas abrangidos por nossas equipes globais de atendimento ao cliente e comunicações com usuários finais

Escritórios em localizações estratégicas para proporcionar uma perspectiva global com compreensão local

[Desfrute do compartilhamento]A Arkadin é o provedor de serviços de colaboração com o crescimento mais rápido do mundo. Nós oferecemos uma ampla gama de soluções de comunicações unificadas e colaboração em áudio, Web e vídeo, além de eventos virtuais. Elas são entregues na nuvem, o que permite uma implantação rápida e dimensionável. Nossa missão é fazer com que as empresas cresçam mais e tenham mais sucesso por meio de experiências de colaboração positivas.