revista information management edição 35

EntrEvista

Por que o ECM está

mudando?

Veja o que dizem os

analistas do mercado

MPS | As n

ovas

centrais

da gestão

da inform

ação

aiiM 2013Saiba o que o

mercado global diz

sobre a gestão da

informação

Ano 7

- Núm

ero 35

Abril d

e 201

3

R$ 18

,00

LEi dE acEsso à

inforMação

Balanço do primeiro ano:

muito ainda a ser feito

Gestão de informações e documentose colaboração corporativa

informationmanagement

www.informationmanagement.com.br

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IM-35.indb 2 09/04/13 16:27

www.informationmanagement.com.br MAR / ABR 2013 | INFORMATION MANAGEMENT 3

12 UpFront

13 Infográfico

22 Agenda

32 Case

56 Crônica

58 Guia ECM

NESTA EDIÇÃO NÚMERO 35 | ABRIL DE 2013

24

08 EntrevistaA diretora analista do Forrester Group, Cheryl McKinnon, faz uma análise ampla do papel das empresas diante o atual momento de gestão de conteúdo que se caracteriza pelo excesso de informações.

41 Balanço da Lei de Acesso à InformaçãoEditada há um ano, a Lei de Acesso exigiu que órgãos do governo nas várias esferas se preparassem para gerir e dar transparência as suas informações. Acompanhe um balanço das principais ações e seus resultados.

46 AIIM Conference e MissãoVeja o que aconteceu no maior evento global sobre gestão da informação.

Artigos

Gestão na Informação ExtremaWilton Tamane

36 Não se esqueçam do cão!Walter Koch

50 Os documentos como provaAngelo Volpi e Cinthia Freitas

38

52 Benefícios da certificaçãoÉder Souza

54 A preservação na era do Big DataJosé Guilherme J. Dias de Souza

32 Revitalização de acervoMinistério de Minas e Energia revitaliza acervo de 50 anos com ajuda da reengenharia histórica promovida na área que abriga todo seu acervo documental.

Hoje as impressoras que já se converteram em multifuncionais transformaram o mercado de serviços de outsourcing em verdadeiros centros de gestão de documentos.

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4 INFORMATION MANAGEMENT | MAR / ABR 2013 www.informationmanagement.com.br

CARTA AO LEITOR

A Informação Extrema e as tecnologias disruptivas

Nas palavras do presidente da AIIM, John Mancini, “o atual cenário tecnológico nas companhias de todo o mundo é compos-

to por ferramentas digitais, tendo como pano de fundo não somente a adoção de novas tecnologias, mas principalmente da internalização destas tec-nologias de forma a encontrar formas disruptivas de se fazer as coisas. Chega de mais do mesmo!”.

Com esta tônica, o evento da AIIM 2013, que aconteceu em março nos Estados Unidos, não apre-sentou muitas novidades no sentido amplo da pala-vra, mas muitos novos conceitos. É bom que se diga que se tratando de tecnologia nada é permanente, tudo se transforma rapidamente. Assim, a mobilidade, o cloud, as redes sociais e o Big Data já deixaram de ser tendência há algum tempo e hoje são realidade para muitas empresas.

Nesta nova era de Informação Extrema, o comum, o habitual, os dados e os bytes já não são o mais importante ativo das companhias. Como em outras épocas, os experts do mercado global de Gestão da Informação, reunidos na Conferência da AIIM, falam de um novo tipo de líder, daquele que utiliza sua expertise com principal objetivo de implementar as melhores práticas na gestão de informação.

Com isso será possível conduzir as empresas ao sucesso no novo cenário de ferramentas digitais, tendo como pano de fundo não somente a adoção de novas tecnologias mas, principalmente, a internalização destas tecnologias de forma a encontrar outros parâmetros disruptivos, novos jeitos de se fazer as coisas. Na contramão do que muitos acreditam, os especialistas mundiais aconselham o não descarte de dados e informações, mas a implementação e desenvolvimento de novos filtros, para que de forma adequada sejam as informações disponibilizadas para quem necessitar, em tempo real e a qualquer momento. Uma análise mais geral do mercado está na Entrevista deste mês com a diretora do Forrester Group, Cheryl Mckinnon.

Veja também a revolução que os fabricantes de impressora e multifuncionais estão levando ao mercado de serviços, bem como um balanço do primeiro ano da Lei de Acesso à Informação.

A todos uma boa leitura.

Susana BatimarchiEdItorA

PublisherEduardo David - [email protected]

Diretor GeralArnaldo David - [email protected]

EditoraSusana Batimarchi - MTB 16.022 - [email protected]

ColaboradoresGilberto Pavoni Junior, Sônia Martinez

RevisãoMariana Pajuelo - MTB 49.801 [email protected]

Diretora ComercialSandra Mletchol - [email protected]

Assistente ComercialJéssica Alves - [email protected]

Executivos de NegóciosRicardo Angerami - [email protected] Ávilla - [email protected]

Diretor de ArteFlávio Della Torre - [email protected]

Assistente de ArteWilson Hiramatsu,

EstagiariaAline Santos

MarketingJanaina Cripaldi - [email protected]

Gerente AdministrativoTadeu Nunes - [email protected]

Assistente AdministrativaMariana Dantas - [email protected]

Conselho EditorialWalter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Daniel Dias Pinto, Rodrigo Montagner e José António Galves

Colaboradores de ConteúdoWalter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Jesse Wilkins, Thiago Cruz Soares, Marcelo Souza Silva, José Guilherme Junqueira Dias, Cinthia Freitas, José Antonio Galves, Atle Skjekkeland, Daniel Dias Pinto e Angelo Volpi

INFORMATION MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda - empresa de comunicação especializada em produzir e distribuir conteúdos jornalísticos para o mercado corporativo, através de publicações impressas e digitais, portais na internet, eventos e treinamentos profissionais.INFORMATION MANAGEMENT aborda as novas tecnologias, processos e estudos de caso sobre ECM/EIM – Gerenciamento de Informações e Documentos de uso Corporativo e todos os fatos mais relevantes da cadeia de valor deste mercado envolvendo todo o ciclo de vida da informação: Produção, Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Preservação e Disponibilização. É dirigida a executivos e profissionais técnicos das áreas de negócios: TI, Administração, Finanças, Centros de Documentação – CEDOC, RH, Jurídico, Projetos, Logística, Suprimentos,Comercial, Marketing, Transportes, Engenharia, etc, nas 8 mil principais empresas dos segmentos: Bancos, Seguradoras, Manufatura, Serviços, Telecom, Saúde, Petroquímica, Mineração, Varejo, Automotivo, Construção , Agroindústria, Educação, Governo e Setor Público, entre outros.As informações contidas nas mensagens publicitárias publicadas pela revista é de exclusiva responsabilidade das empresas anunciantes. INFORMATION MANAGEMENT não aceita publicidade “publieditorial.”Os artigos assinados são responsabilidade de seus autores e não refletem necessariamente a opinião dos editores da revista.Todo o conteúdo da INFORMATION MANAGEMENT, revista e portal, é de livre reprodução, sendo necessária a citação da fonte, conforme legislação de direitos autorais.

Marketing e AudiênciaSaiba como promover e valorizar sua marca, seus produtos ou serviços na INFORMATION MANAGEMENT – revista e portal.Solicite nosso Mídia Kit pelo e-mail [email protected] ou pelo tel: 11-3392- 4111 ramal 17 com Jéssica Alves

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Eventos: Para informações sobre os eventos ECMSHOW – EXPO + CONFERENCE, ECM ROAD SHOW e SHAREPOINT 360º ligue para 11-3392-4111 ramal 16 ou e-mail [email protected].

Treinamentos Profissionais: Para receber a agenda de Cursos e Eventos sobre Gerenciamento de Informações Corporativas, ligue: 11-3392-4111 ramal 16 ou e-mail [email protected]

Parcerias de eventos: GARTNER e CIAB/FEBRABAN, BITS – Business TI South America, FUTURECON.

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Impressão: Neoband

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Big DataSocial Business

ECM EIMBPM/BPO

Cloud Computing

MobilidadeGovernança

ComplianceCapture Paperless

BYODStorage

SegurançaRecords Management

e-DiscoveryROI Case StudyImaging

ColaboraçãoBusiness Continuity

Descarte SeguroTaxonomia

Best Practices

CMSWorkflow Legado

Arquitetura da InformaçãoCertificação DigitalLegalidade

Consumerização

e-mail Management ImpressãoConhecimento

Capacitação

@ecmshow

facebook.com/ecmshow

Preparado para a Erada Informação Extrema?

O ECMSHOW é o evento que inaugura a discussão sobre os desa�os da Era da Informação Extrema – considerado o maior desa�o das empresas nos próximos anos. Em um mundo inundado por informações dispersas e instantâneas, os processos internos devem ser modernizados para ajudar na inovação das estratégias de negócio e ganhos de competitividade.

Todo o conhecimentoque você precisa

Conheça nosso site e saiba mais sobre como participar do ECMSHOW. Você começará a fazer parte de nossa comunidade e terá acesso a conhecimento permanente, palestras, relacionamento, consultoria, educação continuada e treinamento especí�co para enfrentar essas mudanças que desa�am a decisão de investimentos, capacitação pro�ssional e o crescimento das empresas.

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Acesse www.ecmshow.com.br

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ENTREvISTA


Cheryl McKinnon

Por Susana Batimarchi

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Nesta entrevista Cheryl McKinnon

diretora analista do Forrester Group, e uma das principais Keynotes da AIIM Conference 2013,

traz uma perspectiva ampla para o papel do

ECM nas organizações e faz uma análise do

momento do mercado nas áreas de conteúdo

e gerenciamento de informações, mídias sociais e arquitetura

da informação.

o Ponto de Mudança

Information Management - Quais são as tendências disruptivas na área de Enterprise Content Management hoje?Cheryl McKinnon- O mercado de ECM está passando por uma mudança. Muitas das abordagens que tínhamos sobre ECM ao longo dos últimos 20 anos estão começando a atingir os seus limites. A primeira tendência disruptiva é o rápido aumento da adoção de ferramentas mais leves centradas em documentos de colaboração e entregues como Software-as-a-Service (SaaS). Esta tendência revela que existe uma lacuna entre as ferramentas desejadas pelos usuários de negócios e as ferramentas oferecidas pela TI corporativa. A demanda pelo compartilhamento de documentos via web ou celular, com controles de acesso e de versão, continua a crescer. A popularidade de ferramentas como o Box e Google Apps tem obrigado os fornecedores de ECM tradicionais a construírem ou adquirirem tecnologias para competir com esses aplicativos de gerenciamento de documentos simplificados - especialmente entre as equipes remotas de trabalho, obrigando as empresas a terem este acesso. A segunda tendência diz respeito à análise que está surgindo em toda parte. Enquanto as ferramentas de auto-classificação e auto-categorização já estão disponíveis para o mercado de ECM há vários anos - em especial para administrar as informações semi-estruturadas de conteúdo, como e-mails e imagens digitalizadas - estamos vendo

novas tecnologias utilizando conceitos, semântica e abordagens preditivas. Algumas dessas novas tecnologias e fornecedores estão tendo sucesso nos mercados de governança e e-Discovery, pois têm a capacidade de enriquecer os sistemas de gerenciamento de conteúdo. Por se tratar de ferramentas de fácil categorização, agrupamento, análise de tipos de conteúdo, elas ajudam as organizações a lidarem com o crescente volume de informações eletrônicas.A terceira se refere aos programas de padrões abertos e de código aberto que estão mudando a paisagem - especialmente no governo. Muitas organizações do setor público estão se tornando muito ativas na promoção de padrões abertos e de código aberto para projetos de novas tecnologias. As normas abertas são importantes para assegurar a interoperabilidade dos conteúdos e metadados entre sistemas e para alcançar objetivos de longo prazo de preservação digital. O padrão CMIS (Content Services Interoperability) foi recentemente atualizado para a versão 1.1, que adiciona o gerenciamento de retenção simples e apoio para a retenção legal, além do suporte existente para muitos recursos de gerenciamento de documentos típicos (versão, controles de acesso, metadados, etc). Muitos fornecedores, grandes e pequenos, têm adotado agora, ou vão lançar em breve, seu suporte para o CMIS. A tecnologia já foi adotada por governos,


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como na América do Sul, EUA, Reino Unido e Europa. O código aberto está inovando mais rapidamente para oferecer serviços aos cidadãos e proteger contra a obsolescência de softwares em casos de fusão e aquisição na indústria.

IM - Por que o paradigma do não uso do papel está morrendo nas organizações?CM - A primeira geração de tecnologias de gerenciamento de registros teve uma abordagem que imitava a linguagem, o simbolismo, e as práticas do mundo do papel. A informação precisa ter uma supervisão e gestão ao longo do seu ciclo de vida e não apenas no fim de um processo. Há uma mudança no cenário da gestão de informação que está acontecendo agora com o aumento da governança. Novas tecnologias estão surgindo para ajudar as empresas a lidar com grandes volumes de informação digital ao mesmo tempo que estão sendo criados, capturados e usados para apoiar atividades empresariais. A aplicação coerente de políticas, normas de retenção, e controles de acesso é necessária para as empresas cumprirem as suas obrigações de conformidade regulamentar, e muitas vezes, isso deve acontecer antes que o conteúdo seja “declarado” um registro.

IM - O que você quer dizer com “gerenciamento de conteúdo está em uma encruzilhada”?CM - O aumento de nuvens e a rápida adoção de ferramentas mais simples de compartilhamento de conteúdo estão obrigando os fornecedores de ECM a inovarem.As soluções ECM têm sido a força dominante no mercado na última década. Muitos dos principais fornecedores construíram portfólios de produtos abrangentes por meio de

aquisições e integrações. Ao longo dos últimos anos, temos visto o surgimento e a rápida adoção de ferramentas baseadas em nuvem para compartilhamento de documentos. Algumas foram projetadas para uso empresarial, e outras para uso pessoal, mas têm coexistido em empresas por causa de sua simplicidade ou pelo baixo custo. Estas ferramentas são muitas vezes adotadas primeiro para pequenos projetos ou compartilhamento de arquivos ad-hoc, mas tornaram-se rapidamente ganchos para muitas organizações que desejam um acesso web simples ou móvel baseado em gestão de documentos. Embora não sejam tão completas como sistemas ECM, e muitas vezes sem as opções administrativas para controle de versão avançada, gerenciamento de registros, pesquisa abrangente ou arquivamento, estas funcionalidades mais recentes nas ofertas de plataformas são boas o suficiente para muitas atividades rotineiras de colaboração. A rápida absorção destas plataformas de compartilhamento de arquivos está empurrando os fornecedores de ECM a repensarem suas interfaces com o usuário, simplificarem os produtos e lançarem seus próprios produtos.Com o tempo, as tradicionais suites e plataformas de compartilhamento de arquivos de ECM, como as baseadas em nuvem, vão encontrar um terreno comum. Em 2013, o relatório do Forrester “Tendências em Mobilidade,

Cloud Computing e análises de ECM” identificou a evolução de conteúdos centrados em serviços como a base para necessidades de negócio. Os serviços comuns para organizar, gerenciar e proteger o conteúdo podem ser acessados através de simples aplicativos móveis ou na nuvem, ou através de aplicativos mais complexos de negócios hospedados in loco nas empresas usuárias.

IM - Como as empresas devem se preparar para a “Era da Informação Extrema”?CM - As empresas devem começar a olhar para formas de automatizar a captura e categorização, a fim de manterem-se atualizadas com o crescimento contínuo do volume. Os usuários de negócios não estão acompanhando a quantidade de informação produzida hoje, e os gestores de informação estão ficando para trás na captação de novas formas de conteúdo originados nas redes sociais, sites e aplicativos móveis. Preparar-se para esta época de grande conteúdo significa pensar sobre governança. A análise de conteúdo, bancos de dados de nova geração e de armazenamento mais acessível e o poder de processamento através de plataformas em nuvem são abordagens possíveis para esta época de “Informação Extrema”, como descrito por nossos amigos da AIIM.

“A informação precisa ter uma supervisão e gestão ao longo do seu

ciclo de vida”

ENTREvISTA


Cheryl McKinnon

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UPFRONT


UPFRONT

64%21%

50%

Hoje em dia qualquer pessoa utiliza as redes sociais de seus celulares, laptops ou tablets – mas quanto estão usando para negócios e integrando-os aos processos existentes?

das organizações encorajam seu sta� a usar as mídias sociais em relação ao trabalho.

Metade das empresas dá diretrizes de como fazê-lo.

64% das organizações estão usando o social mas não integram nos seus processos de negócios.

21% estão dando os primeiros passos para integrar o social aos seus processos.

3/4 das empresas não incluem o conteúdo social em seus sistemas de guarda de informação.

Os órgãos de governo são duas vezes mais aptos a demitir seus funcionários por uso inadequado das redes sociais.

Contra e a favor

Busca e reuso da informação46% das empresas terão a busca de conteúdo e o reuso das informações integrados às mídias sociais dentro de 12 meses.

Fonte AIIM – pesquisa de mercado feita com empresas norte-americanas (2012)

Agora 22%

Futuro 46%

A favor das redes sociais Contra as redes sociais

+ 12 meses

+ 12 meses

CIO CMO CEO HR RM CFO

34% 32% 25% 19% 17% 16%

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O Fluxo do Social

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LANÇAMENTO

o novo salto da SAPA fabricante alemã de softwares corporativos SAP tem um produto que pode mudar muita coisa no mercado. O Suite On Hana é uma modernização da plataforma Business Suite, só que agora rodando em tecnologia in memory, batizada pela empresa de High Performance Analytic Appliance (Hana).

Para explicar essas mudanças, o vice-presidente de Inovação da subsidiária brasileira da SAP, Luís César Verdi, conversou com a reportagem da Information Management durante o SAP Forum, realizado em março, em São Paulo.

IM: A chegada do Suite On Hana é tão extraordinária quanto fazem parecer as análises publicadas pela imprensa mundo afora?

Verdi: Para se ter uma ideia, nosso CEO mundial disse que o Suite On Hana é o produto que pode trazer o maior crescimento para a companhia nas últimas duas décadas. Se você conhece a história da SAP, sabe que ele comparou o Suite On Hana diretamente com o R3, que foi o produto que trouxe o maior crescimento da SAP nos anos 1990, e a tornou sinônimo de ERP e de toda uma nova forma de gestão.

IM: Os clientes estão reconhecendo o novo paradigma? Já existem números mostrando isso?

Verdi: Sobre o Suite On Hana ainda é muito cedo. Estamos lançando agora no Brasil e no mundo foi há poucos dias também. Mas a tecnologia Hana, que é a base de toda essa transformação da computação ‘in memory’, já é o produto com maior curva de crescimento da história da SAP. Ele foi lançado em outubro e notamos que as vendas foram boas, a curva mantinha um ritmo bom, mas nada extraordinário. De repente, ela disparou. Ainda não fizemos uma pesquisa sobre isso e só

temos alguns feedbacks de clientes. E eles nos disseram que realmente há uma transformação nos negócios extraordinária. O Hana está se tornando um exemplo de como devem ser os novos tempos. Mais ágeis, com muita informação e estratégia.

IM: Quais são as possibilidades se o Hana e o Suite On Hana entregarem tudo que prometem?

Verdi: Estamos falando de aceleração exponencial das análises de informações e a transformação quase imediata disso em novas estratégias. Hoje, as empresas se orgulham de poder recuperar dados sobre suas vendas e comportamentos do cliente dos últimos seis meses. Elas pegam isso e colocam para que cenários futuros sejam construídos e esse processo demora alguns dias se for um grande player de varejo, por exemplo. São milhares de consumidores e muita informação sobre cada um deles. Com o Hana, começamos a falar de análises desse tipo e de forma quase imediata. Não demorará mais alguns dias. E não serão somente seis meses de dados. Serão alguns anos de informação.

MERCADO Prêmio mundial em sistemas de informação

A Sonae foi uma das grandes vencedoras do Kofax Transform Awards 2013, prêmiação que distingue projetos inovadores e criativos de implementação em sistemas e tecnologias de informação em âmbito mundial.A solução de Gestão Documental implementada no Centro Corporativo da Sonae mereceu o reconhecimento do júri devido às características de inovação, eficiência e controle, que contribuíram para o projeto vencer a categoria de “Best ROI / Integration in a SharePoint Environment” (Melhor Retorno do Investimento/ Integração num Ambiente SharePoint).A solução consiste na disponibilização de um sistema automático de classificação, indexação e consulta de documentos no Centro Corporativo da Sonae, incluindo a migração do arquivo digital já existente e a conversão do arquivo físico (papel) que ainda não estava digitalizado. A implementação deste novo sistema permitiu a reindexação automática do arquivo documental eletrônico de mais de 2 milhões de páginas, bem como a indexação automática de aproximadamente 500 mil documentos físicos que ainda não se encontravam digitalizados.O projeto foi desenvolvido pelas direções de Serviços Administrativos e de Sistemas de Informação e Inovação da Sonae, com a participação da Latourrette Consulting. Um dos principais fatores distintivos do projeto consistiu na utilização de ferramentas colaborativas indutoras da adesão dos utilizadores, garantindo uma solução onde a facilidade de encontrar os documentos certos com rapidez é uma realidade.

Luís César Verdi, VP de inovação da SAP

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CARREIRAS

NORMA GARCIA foi anunciada como diretora geral da Citrix no Brasil, com a missão de reforçar o posicionamento e liderança como empresa de cloud

computing que viabiliza a mobilidade executiva em seus estilos de trabalho móvel.

CARLOS SCHWAGER assume uma nova posição na Sonda IT como diretor sênior da Divisão SAP. O executivo possui 14 anos de atuação na companhia integradora que provê soluções de Tecnologia da Informação de ponta a ponta, abrangendo Aplicativos, Plataformas e Serviços de TI.

ORLANDO CINTRA é o novo country manager da Informatica Corporation, fornecedora de soluções de software de integração de dados. O executivo terá como

principal objetivo o crescimento dos negócios, expandindo as soluções da empresa em diferentes segmentos da indústria, investimentos em produtos e serviços e manutenção da alta qualidade das soluções.

FELLIPE CANALE acaba de assumir a posição de gerente de canais para Brasil e Sola (South Latin America) da RSA, divisão de segurança da EMC. O executivo tem a missão de gerenciar toda a rede de parceiros de negócios e fortalecer o relacionamento com os canais na América do Sul.

ANDRE STEWART assumiu como vice-presidente de vendas para a Europa, Oriente Médio, Ásia e América Latina da A10 Networks, empresa de tecnologia em aplicativos de rede. A empresa tem o objetivo de crescer 100% nestas regiões durante o ano.

MARCELO GOMES é o novo sócio da Betalabs, especializada no desenvolvimento de sistemas de gestão empresarial (ERP), e-commerce e softwares sob medida em cloud computing. Ele passa a ocupar o cargo de líder de desenvolvimento.

64%21%

50%

Hoje em dia qualquer pessoa utiliza as redes sociais de seus celulares, laptops ou tablets – mas quanto estão usando para negócios e integrando-os aos processos existentes?

das organizações encorajam seu sta� a usar as mídias sociais em relação ao trabalho.

Metade das empresas dá diretrizes de como fazê-lo.

64% das organizações estão usando o social mas não integram nos seus processos de negócios.

21% estão dando os primeiros passos para integrar o social aos seus processos.

3/4 das empresas não incluem o conteúdo social em seus sistemas de guarda de informação.

Os órgãos de governo são duas vezes mais aptos a demitir seus funcionários por uso inadequado das redes sociais.

Contra e a favor

Busca e reuso da informação46% das empresas terão a busca de conteúdo e o reuso das informações integrados às mídias sociais dentro de 12 meses.

Fonte AIIM – pesquisa de mercado feita com empresas norte-americanas (2012)

Agora 22%

Futuro 46%

A favor das redes sociais Contra as redes sociais

+ 12 meses

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CIO CMO CEO HR RM CFO

34% 32% 25% 19% 17% 16%

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O Fluxo do Social

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UPFRONT


MOBILIDADE

Consumo de dados móveis disparaHá menos de duas décadas não se imaginava a potência do uso conjunto do celular e da internet. No começo dos anos 2000, um aparelho celular, mesmo que sofisticado, só fazia e recebia ligações. E a internet não tinha a rapidez dos dias atuais. “Hoje, o cenário mudou e vivemos uma verdadeira revolução do consumo, ocasionada pelo desenvolvimento tecnológico que, por sua vez, incentiva cada vez mais um comportamento digital das pessoas”, afirma o estrategista em marketing digital Gabriel Rossi.A prova disso é que o consumo de dados móveis de celulares e tablets já equivale a 12 vezes o que a internet convencional tinha no ano 2000. O que aponta é o

recente estudo Cisco Visual Networking Index. Os dados revelam que, no final deste ano, a quantidade de aparelhos capazes de transmitir dados pela rede de celular irá superar o número de pessoas no planeta.Gabriel Rossi avalia que o acesso de tecnologia de ponta em mãos tanto das classes “A” e “B” quanto da classe “C” tornou-se um verdadeiro desafio para as empresas. “Já é rotina das pessoas, onde quer que elas estejam, utilizar os sites de busca, como o Google, para pesquisar o perfil de determinada empresa, obter informações sobre produtos e/ou serviços, preço, forma de atendimento e também possíveis reclamações”, avalia o estrategista, lembrando que as empresas

precisam fazer a lição de casa para sobreviver em um mundo tão globalizado com o boca a boca digital, amplificando as informações. “Por outro lado, a internet e o celular também devem ser vistos pelas empresas como aliados para seu crescimento. E, mais do que isso, são ferramentas que permitem pesquisar sobre os concorrentes.”

Integre comINDEPENDÊNCIA

GED/ECMA solução Montreal é totalmente customizável e sem restrições de tecnologia

Pioneira e líder no Brasil com mais de 15 anos de atuação no mercado de documentos eletrônicos

Ampla experiência em projetos de grande porte

Parceria estratégica com os principais fornecedores de softwares do mercado

Capilaridade nacional.

Time de profissionais certificados e altamente qualificados no segmento

Referência no assunto e um dos maiores provedores de soluções GED/ECM do Brasil

Aderência às regras existentes para cada segmento de mercado

0

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25

75

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100

Information_Management_GED_print1

sexta-feira, 22 de março de 2013 11:02:42

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Integre comINDEPENDÊNCIA

GED/ECMA solução Montreal é totalmente customizável e sem restrições de tecnologia

Pioneira e líder no Brasil com mais de 15 anos de atuação no mercado de documentos eletrônicos

Ampla experiência em projetos de grande porte

Parceria estratégica com os principais fornecedores de softwares do mercado

Capilaridade nacional.

Time de profissionais certificados e altamente qualificados no segmento

Referência no assunto e um dos maiores provedores de soluções GED/ECM do Brasil

Aderência às regras existentes para cada segmento de mercado

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UPFRONT


REDES SOCIAIS

Geração ConectadaAs esferas digital, social e móvel estão convergindo rapidamente. Elas estão conectando clientes, funcionários e parceiros às organizações. A expectativa para os próximos cinco anos é que as mídias sociais assumam um papel ainda mais importante no relacionamento com o cliente. A constatação está no Global Student Study, levantamento realizado pela IBM com 3.400 estudantes dos cursos de graduação e pós-graduação de diversos países, incluindo o Brasil.Intitulado “Geração Conectada”, o estudo aponta que 70% dos alunos acreditam que as organizações deveriam usar websites e mídias sociais para se comunicar com o cliente, enquanto entre os CEOs esta é a opinião de apenas 56% dos entrevistados.

A expectativa de ambos é que a interação presencial com o consumidor migre cada vez mais para o virtual e as mídias tradicionais cedam espaço para as mídias sociais e websites. Hoje, 80%

dos CEOs veem o “face-to-face” como a principal forma de relacionamento com o cliente. Entre os estudantes, 58% concordam com isso. Contudo, no que se refere à importância das mídias sociais nessa aproximação, o cenário é praticamente inverso: 70% dos alunos e 56% dos executivos a reconhecem como a ferramenta mais relevante no contato com o cliente.Outra grande diferença entre a visão dos estudantes e dos executivos está relacionada ao equilíbrio da vida profissional e pessoal. Entre os alunos essa preocupação ficou em segundo lugar, com 54%. Já para os CEOs, o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional foi o sétimo citado, com somente 35%.

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Solução da Added em parceria com a Cisco revoluciona a forma de trabalho e simplifica os processos

Soluções de Impressão Gerenciada OKI agregam valor ao negócio das empresas

Depósito de cheques por dispositivos móveis (smartphone)

COMPROVA.COM agrega valor jurídico às transações eletrônicasAs melhores soluções

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Ano 6 - Número 33

Dezembro de 2012

R$ 18,00

Missão aiiM 2013Veja como participar

Os rumOsda digitalização

Guia de sobrevivência no bYodComo as empresas

devem se preparar para

gerenciar esse futuro

Amadurecimento do

mercado mostra a evolução

dos processos no Brasil

Gestão de informações e documentos

e colaboração corporativa



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UPFRONT


PRESERVAÇÃO

Biblioteca Vaticana na Era digitalA EMC Corporation anunciou que está fornecendo 2.8 petabytes de armazenamento para auxiliar a Biblioteca Apostólica Vaticana na digitalização de seu catálogo completo de manuscritos históricos e incunábulos (tipo de livro ou folheto impresso antes de 1501). Por ser uma das bibliotecas mais antigas do mundo, a Biblioteca Apostólica Vaticana possui muitos dos mais raros e valiosos documentos existentes, incluindo a “Bíblia de 42 linhas” de Gutenberg em Latim, o primeiro livro impresso por tipos móveis, datada entre 1451 e 1455. A EMC está auxiliando a Biblioteca Vaticana em sua meta de preservar em formato digital (certificado pela ISO) os textos

delicados, vulneráveis à deterioração e decomposição pelo manuseio repetido, assegurando assim que o conhecimento acumulado por gerações seja disponibilizado gratuitamente para estudos futuros. O patrocínio da EMC faz parte do ‘Herança da Informação’ (em inglês, Information Heritage), um projeto que atua para proteger e preservar a informação mundial para as gerações futuras. O projeto terá 2.8 petabytes de capacidade de armazenamento – o suficiente para arquivar as 40 milhões de páginas dos manuscritos digitalizados – por meio de suas soluções de mercado de backup e recuperação como a EMC Isilon scale-

out NAS, EMC Atmos object storage, EMC Data Domain e EMC NetWorker e a solução EMC VNX unified storage durante toda a primeira fase do projeto de nove anos, que deverá levar três anos.

ASSESSMENT | levantamento da situação atual.

Avaliamos o direcionamento estratégico, sua aplicação tática e como ele está sendo aplicado em seu negócio. Alinhamos os produtos e serviços entregues aos clien-tes, entendemos e analisamos os componentes de custo, processos e implantação. Acompanhamos e validamos a estruturação do pipeline comercial e apresentamos os desalinhamentos e os desencaixes de seu planejamento com as correções necessárias.

MENTORING | acompanhamento e aconselhamento de profissionais.

Através do Mentoring apresentamos novos conceitos e visões para os obstáculos do dia a dia tornando o processo decisório mais ágil e assertivo. Apresentamos modelos de excelência e processos para melhorar na captação e na gestão das informações.

FULL OUTSOURCING | terceirização completa.

Assumimos a gestão de áreas e equipes, alocamos pessoas e recursos para atendimen-to da demanda que hoje pode estar reprimida, inibindo o crescimento do negócio, utili-zamos o conceito de Knowledge Sharing para desenvolver as competências na empresa para que ela consiga suportar a demanda integralmente e com os recursos necessários.

SEARCH | busca por inovação sustentável.

Esse serviço é utilizado em momentos em que o modelo atual necessita de inovação. Através do nosso modelo realizamos due dilligence no mercado para definirmos em con-junto quais as melhores alternativas e os modelos para implementá-las, acompanhando desde a concepção da idéia a sua implantação.

Gestão Corporativa e Excelência CompetitivaGestão e Avaliação de Desempenho

Gestão da Informação (GED, ECM, EIM)Gestão de Projetos, Programas e Portfolio - PMO

Vendas de Soluções e Vendas ConsultivasPré-vendas & PricingMerger & Acquisition

TreinamentosPlanejamento estratégico

Reestruturação Corporativa e Choque de GestãoTecnologia da Informação, Plano Diretor de TI

Mapeamento e Redesenho de Processos - BPMSegurança da InformaçãoImplantação de Sistemas

BPO - Terceirização de Processos de NegóciosKPO - Knowledge Process Outsourcing

Desenvolvimento e Implementação de ERP

R. Fiandeiras, 929 – Itaim Bibi(11) 3042-2202 | São Paulo

WWW.INTERPUBLICIS.COM

“toda travessia fica mais segura se você estiver acompanhado por profissionais que já dominam o caminho”

LUIz SANTOyO | MARCIO TESCHIMA | WILTON TAMANE

CERTIFICAçõES

SERVIçOS

ESPECIALIDADES

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ASSESSMENT | levantamento da situação atual.

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Através do Mentoring apresentamos novos conceitos e visões para os obstáculos do dia a dia tornando o processo decisório mais ágil e assertivo. Apresentamos modelos de excelência e processos para melhorar na captação e na gestão das informações.

FULL OUTSOURCING | terceirização completa.

Assumimos a gestão de áreas e equipes, alocamos pessoas e recursos para atendimen-to da demanda que hoje pode estar reprimida, inibindo o crescimento do negócio, utili-zamos o conceito de Knowledge Sharing para desenvolver as competências na empresa para que ela consiga suportar a demanda integralmente e com os recursos necessários.

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UPFRONT


MERCADO

Gestão de grandes volumes de documentosA desenvolvedora sueca ReadSoft acaba de lançar oficialmente no Brasil a plataforma XBOUND, com capacidade para gerenciar grandes volumes de documentos e em vários formatos (papel, digital ou PDF). Na apresentação, em São Paulo, o vice-presidente da companhia, Torsten Malchow, que atua na Alemanha, veio ao país especialmente para o lançamento.

Information Management: Qual é a inovação que o novo produto traz ao Brasil?

Torsten Malchow: Estamos oferecendo uma solução consagrada na Europa, o XBOUND, cuja primeira versão foi lançada em 2007, na Alemanha. A

plataforma combina a entrega da captura com soluções de BPA (Business Process Automation), que permite mensurar os resultados para os clientes e garante um possível e rápido ROI. A plataforma foi desenvolvida com vários recursos e funções em uma mesma ferramenta.

Information Management: Quais as indústrias que podem se beneficiar de sua tecnologia?

Torsten Malchow: O foco se concentra no setor financeiro. Em outros países, a plataforma já é utilizada em hospitais, governo e empresas de comunicação (revistas e jornais) etc. É uma plataforma que possui grandes recursos e funções,

como alto nível de transparência e automação, escalabilidade e capacidade para trabalhar com multiplicidade de clientes, processos e localizações.

torsten Malchow, VP da ReadSoft

Precisa diminuir o tamanho dos arquivos dos seus documentos, sem perder qualidade e com OCR ? Gostaria de ter imagens coloridas no seu software de Gestão Eletrônica com o mesmo peso de um arquivo P&B ? Claro, tudo isso em formato padrão de mercado ( PDF), sem necessidade de software especiais para visualização.

Imagem da caixa meramente ilustrativa

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Então envie já* um arquivo a cores em formatos TIFF ou JPEG, com seus dados e endereço de correio eletrônico e garantimos um resultado com compressão sem igual, em formato PDF-A e com OCR

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Distribuidor Exclusivo no Brasil:Rua Manuel da Nóbrega, 111 Térreo São Paulo – SPTel. 11 3285 5199 email: [email protected]

www.scansystem.com.brGerenciamento da Informação

*Para enviar seu arquivo, favor utilizar o e-mail: [email protected] da

R.Pirituba, 389São Paulo

(11) [email protected] www.efficeon.com.br

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS

Plataforma de Gestão da Informações e processos modular que pode trabalhar nos modelos de serviços (SAAS, PAAS, IAAS) ou para implan-tação in-loco como fornecimento de licença, desta forma atendemos desde pequenos negócios até a grandes provedores de ITO e BPO.

FORMALÍSTICAO processo de formalização é atendido através do Smart ECM em toda a sua amplitude de neces-sidades, nossa plataforma está preparada para atender a gestão de documentos físicos, o fluxo do papel e de processos, a conversão do papel em arquivo digital e o fluxo nato digital, trabalhando 100% web, operando com celulares e tablets (Android e IOS) e com todos os computadores do mercado.

PROCESSOS DE NEGÓCIOS SETORIZADOSCom o Smart ECM é possível desenvolver fluxos pré-definidos para atender a negócios e mer-cados específicos, hoje já atendemos a fluxos Municipais, Cartórios, Contabilidade, RH, Compras, CREA, Jurídico, GED, ECM e EIM.

CAPTURA E EXTRAÇÃO DE DADOSAtravés do Smart ECM, realizamos captura de dados centralizada ou descentralizada, reconhece-mos padrões da informação, templates, pré-set de dados e conduzimos a um processo de tipificação e extração de dados sem intervenção humana.

COLABORAÇÃOOs usuários podem compartilhar suas melhores práticas, trabalhar juntos em projetos, discutir revisões do conteúdo de forma segura e organi-zada para fácil gerenciamento de documentos novos e arquivados.

ANOTAÇÕES DE CONTEÚDOO recurso de anotação de conteúdo permite que você adicione anotações diretamente em um documento do Office, imagem ou arquivo de mídia, sem alterar o conteúdo do documento original. Todas as anotações são automaticamente indexadas.

RECORDS MANAGEMENTO SmartECM fornece a estrutura para gerenciar o conteúdo, sua retenção e necessidades de confor-midade, segurança ao usuário, grupo ou função, e fornece gerenciamento de ciclo de vida com base em datas ou eventos (Tabela de Temporalidade).

AUDITORIA & e-DISCOVERYO SmartECM mantém um histórico de todas as ações realizadas em documentos. Atividades de usuário e atividades geradas pelo sistema são capturadas e armazenadas, permitindo total visi- bilidade de como o conteúdo está sendo utilizado.

BUSCAA Busca e Pesquisa na plataforma é feita através de qualquer dado contido nas imagens ou ainda nos metadados de indexação e tipificação.

TODOS OS DOCUMENTOS DISPONÍVEIS EM QUALQUER LUGAR E A QUALQUER MOMENTO, ATRAVÉS DE UM TABLET, CELULAR OU COMPUTADOR

Você não precisa mais estar fisicamente no escritório

para digitalizar, assinar e dar andamento aos seus pro-

cessos de trabalho, com o Smart ECM você pode iniciar

ou dar sequência a um processo importante de qualquer

lugar, com ele você tem acesso a toda a sua plataforma

de serviços, seus documentos e seus recursos para assi-

nar e autenticar seus documentos com valor legal, de

modo colaborativo e descentralizado.

SEGURANÇA, ANTI-FRAUDE e AUTENTICIDADE

O Smart ECM possui o módulo de autenticação e assi-

natura digital homologado pelo ICP-Brasil 100% inte-

grado em sua plataforma. O Sistema gera um PDF assi-

nado que suporta co-assinaturas com registro gráfico

de cada assinatura. A Assinatura é embutida dentro do

PDF e não pode ser alterada, garantindo a integridade

do documento. Arquivos em outros formatos, como MS

Office também podem ser assinados.

Para assinar, basta ter um Token/Smartcard ou um

Certificado PKCS#12 em Arquivo ou um Certificado

Raiz instalado no Servidor.

“O Smart ECM foi desenvolvido junto a grandes fornecedores do mercado, como

NUXEO e EPHESOFT e hoje essas platafor-mas são a base da gestão de negócios como

Leroy Merlin, Prefeituras, Governos e o Comitê Olímpico Brasileiro.”

REDUZ TEMPO de operação de tarefas rotineiras, ger-

encia acordos de nível de serviço, SLA, e temporização de

tarefas. Reduz tempo de BUSCA DE INFORMAÇÕES,

pois apresenta para os gestores um amplo COCKPIT de

indicadores. Acesso SIMPLES e interface AMIGÁVEL

melhora a produtividade. GERENCIA multi-repositóri-

os de informações, o sistema é projetado para gerir

grandes volumes de dados descentralizados e foi desen-

hado dentro dos padrões para solução de BIG DATA. É

flexível, com uma plataforma modular OPEN SOURCE.

Trabalha com padrões abertos de ADPTABILIDADE e

INTEROPERABILIDADE, incluindo DUBLIN CORE

e CMIS.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS

TC0130901-LAYOUT-MI1.indd 1 27/01/13 13:09IM-35.indb 20 09/04/13 16:27

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UPFRONT


AGENDA

ABrIL22 a 25 - Formação de Gestores de Documentação, Informação e Conhecimento - CDIA+Este programa faz parte do treinamento CDIA+ desenvolvido pela empresa de consultoria americana @doc. O objetivo é apresentar metodologia para o desenvolvimento de projetos para a gestão de documentos, informações não estruturadas e conhecimento, e preparar para o exame de certificação CDIA+.

Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

Maio14 e 15 – ECMSHOW DFEvento regional dedicado aos gestores da informação no âmbito do governo. Serão dois dias de conferência com especialistas nacionais, além de uma mostra paralela de produtos e serviços. O ECMShow Df acontece no Hotel Mercure - Eixo em Brasília.

www.ecmshow.com.br/2013

21 e 22 – ECM Specialist

Treinamento presencial de dois dias. Cobre as melhores práticas globais

para a implementação de projetos de ECM. Certificação Internacional de AIIM.


JUNHo25 e 26 - ECM Practitioner

Treinamento presencial de dois dias. Fornece uma sólida formação sobre estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de conteúdo. Apresenta tecnologias e melhores práticas globais para arquitetar informação, digitalização de imagens, metadados, taxonomias, segurança de conteúdo, gestão de processos e automação, localização, entrega e apresentação de conteúdo.


27 – ECMSHOW RJEvento regional dedicado ao mercado corporativo para gestores da informação que atuam em organizações públicas e privadas. Em um dia de conferência, os maiores especialistas do mercado nacional trataram dos principais temas sobre a gestão de conteúdo empresarial do momento.

www.ecmshow.com.br/2013

Mais de 1.300 profissionais participam do ECMConnection. Veja quem você irá encontrar por lá para fazer amizade e trocar ideias sobre qualquer tema em gestão da informação.CIOs, CEOs, CFOs, Consultores, Estudantes, Profissionais de TI, Novos Empreendedores, Analistas

de negócios, Arquivistas, Bibliotecários, Gestores de Contratos, Compradores de soluções, Gestores de RH, Desenvolvedores, Executivos de Vendas, Gerentes de diversas áreas de negócio, Advogados, Fornecedores de serviços e tecnologia e muito mais!

Participe da única rede de relacionamentos on line que reúne todos os profissionais e empresas de gestão da informação.

Acesse e confira www.ecmconnection.com.br

A sua comunidade está aqui!

Vídeos Eventos Fóruns Blogs Fotos Grupos

Uma comunidade que fala a língua dos negócios e da tecnologia

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MPS


Por Gilberto Pavoni Junior

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i mpressoras fazem parte da vida nesse mundo tecnológico há décadas e se tornaram sinônimo de computação pessoal. Essas máquinas andaram um tanto esquecidas durante alguns anos. Lan-çamentos e inovações deixaram de frequentar as

manchetes especializadas e, para usuários, a alegria de poder transformar em papel algo digital começou a se tornar uma decepção de custo, manutenção e espa-ço ocupado. Mas as impressoras estão mudando esse sentimento e devem voltar a ser algo inseparável de

Essas máquinas ganharam diversas funções nos últimos anos, o que garantiu uma nova definição – multifuncionais. Mas como chamá-las agora que elas são parte importante da gestão de informação, mudanças de processos e transformações culturais nas empresas?

IM-35.indb 25 09/04/13 16:27


MPS

nossa vida digital, principalmente para as empresas.A grande mudança das impressoras é sua função.

Elas ainda imprimem, e estão cada vez mais rápidas, econômicas e fáceis de operar para isso. Mas o leque de facilidades que elas permitem está aumentando a cada novo lançamento. Atualmente, essas máquinas também digitalizam, indexam, fazem workflow, comunicam-se com partes dos sistemas corporativos, recebem e man-dam e-mail e já entraram no mundo da mobilidade de cloud computing.

Por isso, não é mais possível denominá-las de im-pressoras. Mesmo o termo mais moderno, MFP (mul-tifunction printers), carrega um ranço do passado no qual ficaram famosas com a explosão do mercado So--Ho (small office, home-office) da década passada. Defini-las como, então?

“Creio que ninguém ainda parou para pensar nis-so, mas chamá-las de centrais de gestão da informação não seria errado e explica bem o que elas fazem hoje” diz o diretor de Vendas para América Latina de Con-tas Enterprise da Lexmark, Mário Pedreros. Para ele, vivemos um novo ambiente de mercado e as empre-sas estão descobrindo e gostando das novas utilidades das máquinas. “Há alguns anos começamos a trabalhar os conceitos de imprimir mais e por menores custos. Mas hoje existe tanta inteligência nas máquinas que qualquer termo anterior fica obsoleto frente à evolução tecnológica”, explica.

E não é de hoje que o mercado vem evoluindo. Há cerca de uma década, empresas usuárias começa-ram a dispensar a gestão do parque de impressoras. Em busca de menores custos de manutenção, elas partiram para o outsourcing. Contrataram parceiros que ficavam encarregados de organizar o parque de máquinas, manter o fornecimento de tinta e toner e fazer uma manutenção preventiva para evitar paradas. As empresas usuárias cuidavam apenas da gestão dos contratos de níveis de serviço.

“Foi a primeira fase de tudo que vivemos hoje”, lem-bra o sócio e gerente comercial da Reis Office, Rodrigo

Reis. A empresa está vivendo o dia a dia dessa transfor-mação fornecendo serviços de impressão. “Depois que as empresas controlaram os custos com o outsourcing sim-ples, elas passaram a exigir auditorias nos documentos que passam pelas máquinas, controles e atualmente estão abrindo espaço para que fornecedores possam ajudá-las em vários processos internos de negócio”, comenta. Mercado eM cresciMentoE nessa abertura, as fabricantes estão visualizando um novo mercado. O outsourcing de impressão virou MPS (Managed Print Services), um mercado que vem se desenvolvendo desde 2007 e agora virou o novo foco de quem trabalhava com impressão. No Brasil não há números exatos sobre isso, mas alguns estudos de consultorias independentes internacionais colocam um potencial enorme. A Photizo Group prevê um mer-cado de U$ 78 bilhões em 2015, com crescimento de 20% ao ano. A América Latina e Ásia irão direcionar essa expansão. Um estudo da TechNavio dá situação

Rodrigo Reis: Empresas estão abrindo espaço para que fornecedores possam ajudá-las nos processos internos.

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semelhante e aponta que as facilidades do MPS não são exclusividade de grandes empresas e as peque-nas e médias já estão contribuindo para a expansão do mercado.

O momento é tão favorável e as possibilidades tão amplas que várias parcerias e movimentos começam a aparecer e mostrar a dimensão do MPS. No meio do ano passado, a distribuidora Ingram Micro lançou nos EUA um pacote de MPS para suas revendas de valor agregado. A iniciativa deu novas opções de portifólio para quem antes só vendia impressoras e brigava por migalhas nas margens de lucro. Parcerias como a da Xerox com a McAfee e com a Cisco, a primeira para segurança e a segunda para nuvem, nos últimos meses mostram bem o tamanho das oportunidades que ainda podem surgir.

“O futuro do MPS envolve segurança, acesso à in-ternet, mobilidade e mais um mundo de operações que possam fazer um documento ou informação trafegar

de forma fácil e controlada dentro de uma empresa”, analisa o diretor-executivo da Divisão de Serviços da Xerox do Brasil, Rodrigo Belluco. A empresa que já foi sinônimo de copiadora e uma das principais players de impressão prepara vários lançamentos para o segun-do semestre e o anúncio de novas parcerias para posi-cioná-la como líder nesse novo mercado. “Há muito para fazer dentro das empresas e as máquinas estão se transformando para isso”, comenta.

inteligência é o novo conceitoMesmo o MPS pode cair em desuso. Ele ainda tem o “print” no conceito e isso é só uma parte da oferta de serviços atuais e que deve ser ampliada no futuro pró-ximo. Se ele permanecer, será por pura falta de vontade de se criar uma nova definição. Pelo menos um termo está na boca de todos que estão envolvidos na evolução do mercado de impressão. É a inteligência.

A palavra surge a cada explicação. As empresas

Marcos Razon: Não estamos falando mais de páginas. Queremos oferecer soluções diferencia-das e exclusivas.

Rodrigo Belluco: O futuro do MPS envolve segurança, acesso à internet, mobilidade e mais um mundo de operações.

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MPS

XEroXA empresa que já foi sinônimo de copiadora

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usuárias estão perdendo inteligência ao negligencia-rem a gestão de documentos e novas informações di-gitais, elas podem ter processos mais inteligentes ao aceitarem as impressoras como centrais de gestão da informação, as máquinas estão carregadas de softwa-res que as deixam mais inteligentes, os fornecedores de serviços e fabricantes precisam ser inteligentes para perceber as necessidades dos clientes, etc. Praticamen-te não há análise que não use essa palavra.

Para muitos, falar sobre outsourcing, serviços ge-renciados e soluções embarcadas é apenas a ponta do iceberg. “O que estamos fazendo é exatamente dar in-teligência ao hardware para que ele possa falar com os sistemas, isso trará mudanças profundas a cada novo lançamento”, alerta o diretor da área de MPS da Ricoh, Henrique Blaschek. Para o executivo, o mer-cado que se denominava “de impressão” está cada dia mais envolvido com mudanças de processos e gestão

de mudanças.“Quando fazemos um documento ser digitalizado,

enviado, guardado e recuperado em qualquer local e por qualquer pessoa autorizada estamos na realidade mexendo com transformação de processos internos e isso envolve uma nova cultura nas empresas”, explica Blascheck. A mudança é tanta que a Ricoh tem se em-penhado em educar os clientes, fazendo workshops e produzindo guias de referência para as empresas.

Em busca dessa inteligência, as fabricantes de má-quinas viraram fornecedoras de soluções e saíram às compras. O que não poderia ser inovado ou demoraria muito, foi comprado. Várias aquisições de empresas especializadas em softwares ocorreram nos últimos tempos.

A Ricoh adquiriu a InfoPrint Solutions, que nasceu como uma joint venture entre IBM, em 2010, como parte de expandir a inteligência nas soluções. A Lex-

Marcio Marquese: Há uma evolução a ser feita em TI Verde e novas soluções.

Rafael Godinho: Agora estamos definitiva-mente trabalhando com gestão de informação.

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MPS


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mark tem uma lista de compras nos últimos anos com o mesmo objetivo. As demais players de mercado não ficam atrás. Tudo para se distancia-rem cada vez mais do conceito de impressão e custo baixo e chegarem ao novo patamar de inteligência e valor agregado.

“Não estamos falando mais de páginas, isso é uma parte dos negó-cios. Queremos oferecer cada vez mais soluções diferenciadas e ex-clusivas”, aponta o vice-presidente para Managed Services na América Latina da HP, Marcos Razon. Ele cita a compra da Autonomy como exemplo. “Com isso, conseguimos dar aos clientes uma solução para informações estruturadas e não estruturadas, o que tem tudo a ver com as tendências mais fortes de tecnologia para os próximos anos”, diz.

E com tudo isso, é bem capaz que o ramo de impressoras defi-nitivamente mude os conceitos. Olhe para o que as máquinas fazem hoje. Não é só impressão em papel e também não são serviços de impressão apenas. “Já passamos por várias fases nesse mercado e agora estamos definitivamente trabalhando com gestão da informa-ção”, argumenta o especialista da Epson, Rafael Godinho. “Mesmo agora, estamos deixando de ser somente gerencial e ajudando clien-tes a criarem ou melhorarem processos que envolvam documentos e informação digital”, completa.

E nisso, outros hardwares que antes tinham função específica mu-daram. A Epson aposta, além das multifuncionais, que os scanners tam-bém se transformarão em centrais de digitalização e gestão documental.

E aguarde novos modelos cada vez mais envolvidos nessa tendên-cia. Há muito o que fazer pelas empresas nos seus processos internos. Atualmente as ex-impressoras e atuais centrais de gestão de informa-ção economizam cópias, enviam e recebem documentos digitalizados, organizam e indexam tudo dentro dos sistemas, emitem alertas e tor-nam o workflow mais ágil e começam a entrar na mobilidade e cloud computing. “E ainda há uma evolução imensa a ser feita em termos de TI Verde e novas soluções embarcadas. Tudo isso irá aparecer nos próximos lançamentos”, comenta o gerente de Marketing da OKI, Marcio Marquese.

O futuro desse mercado está definido. Ele é mais do que impressão e mais do que serviços gerenciados. Ainda falta uma definição melhor que seja aceita por todo o mercado. Mas uma coisa é certa, essas máquinas que antigamente chamávamos de impressoras voltaram a ter destaque no mundo da informação.

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Por Sônia Martinez

CASE

Na cadeia de produção da gestão documental, as atenções quase sempre se concentram na migra-

ção da informação do mundo físico para o virtual, que aliado a recursos tecnoló-gicos proporcionam o gerenciamento de conteúdo adequado aos negócios de cada organização, impulsionando a eficiência e produtividade.

Com todo o avanço da tecnologia e o engajamento cada vez maior das empresas para eliminar o papel, a informação física mantém o seu nicho. Isso se deve princi-palmente aos aspectos legais, que obrigam a guarda física dos documentos por vários anos ou até décadas, dependendo do setor.

Apesar da importância de se manter um acervo físico, a infraestrutura dedica-da ao armazenamento fica muitas vezes relegada ao segundo plano, seja por falta de conhecimento ou devido à escassez dos recursos financeiros.

A esfera pública, embora tenha evoluí-do no campo da gestão documental nos úl-timos anos, é um dos segmentos que mais enfrentam grandes desafios para preservar e resgatar milhões de documentos em pa-pel que estão sob sua responsabilidade. O cenário se agravou ainda mais com a en-trada em vigor da Lei de Acesso à Infor-mação, no ano passado.

Um exemplo que espelha bem a situ-ação que se observa no âmbito governa-mental é o Ministério de Minas e Energia (MME), instalado em Brasília. Durante os

seus 50 anos de existência, o órgão viu seu acervo físico, que hoje já está 100% digi-talizado, se deteriorar de forma acentuada.

Em 2006, o próprio MME fez um le-vantamento da situação. Mas foi só no

Caviglia revitaliza acervo de 50 anos em

BrasíliaReengenharia

histórica promovida na infraestrutura

que abriga a massa documental

do Ministério de Minas e Energia

garantiu integridade e segurança às

informações, acelerou o

atendimento aos usuários e reduziu em mais de 60% a

área ocupada

Marco Aurélio, da Caviglia:”implantar um projeto com tamanha importância na administração pública exige uma gestão ainda mais eficiente.”

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ano passado que veio a decisão de modernizar e organizar a massa documental, com a implementação de uma iniciativa histórica, batizada de Projeto de Revitalização das Áreas de Acervos do Ministério de Minas e Energia, focado em infraestrutura de ambiente físico para armazenamento de documentos.

Instalado inicialmente em 700 metros quadrados de um subsolo do MME, o acervo cresceu de forma desordenada e sem qualquer cuidado, ficando exposto a riscos de incên-dio e até de alagamento. Mas a necessidade de organizá--lo começou a ganhar força dentro do órgão, pois além do atendimento crônico aos usuários, a perda de documentos por parte do poder público poderia acarretar penalidades aos responsáveis por essa área. Além disso, a Lei de Aces-so à Informação estabeleceu regras cujo cumprimento está ligado diretamente à gestão documental.

“Se um cidadão nos pedisse a cópia de um documento, tínhamos 20 dias para localizar. Impossível, não consegui-ríamos achar, pois a documentação estava desorganizada, com difícil acesso, insalubre e completamente fora do es-tabelecido pela legislação, que não faz distinção do docu-mento físico e eletrônico em termos de segurança e integri-dade documental”, explica o Subsecretário de Planejamen-to, Orçamento e Administração do MME, Marcelo Cruz.

Ao contrário do que normalmente se costuma ver em projetos de gestão documental, a maior parte dos investi-mentos aplicados foi dedicada à infraestrutura do subsolo, que passou por uma reengenharia e reforma capitaneada pela Caviglia, empresa que oferece soluções integradas em arquivamento e tem como carro-chefe a fabricação de ar-quivos deslizantes e mobiliário corporativo, além de pos-suir conhecimento sólido em gestão documental.

Em apenas quatro meses de trabalho, uma equipe mul-tidisciplinar da empresa, que reúne de arquivista a arqui-teto, entre outros profissionais especializados, transformou

o subsolo em um ambiente moderno, ágil, avançado e al-tamente seguro para armazenamento de documentos, com ganhos fundamentais em diversas áreas.

Dos 700 metros quadrados ocupados originalmente, hoje são utilizados apenas 300 metros quadrados; o prazo de entrega de documentos aos usuários, tarefa que deman-dava dias de trabalho, foi reduzido em mais de 80%; e a segurança do ambiente se tornou completa, com a instala-ção de equipamentos para detecção precoce de incêndio, monitoramento remoto de infraestrutura, supressão de in-cêndio por gás, sistemas de climatização de alta eficiência e circuito fechado de TV, além de arquivos deslizantes.

“O projeto realizado pela Caviglia deu integridade, se-gurança e velocidade na recuperação dos documentos no meio físico. Hoje entregamos a documentação ao cidadão no prazo de 24/48 horas”, afirma o Subsecretário.

Segundo o gerente de projetos da Caviglia, Marco Aurélio dos Santos, o trabalho realizado foi desafiador, mas gratificante. “Implantar e gerenciar um projeto com tamanha importância e lidar com pessoas de diferentes níveis hierárquicos na administração pública sempre exige uma gestão ainda mais eficiente da nossa parte”, afirma ele.

Além do Ministério de Minas e Energia, a Caviglia já realizou vários projetos de gestão documental nas áre-as pública e privada. Entre eles estão a modernização da infraestrutura e implantação de programas de gestão da informação para a FIAT (Betim), a UNESP, a Faculdade Anchieta, a Esso, o Hospital da Aeronáutica de São Paulo e a Associação Palotina, dentre outros. Recentemente con-cluiu a revitalização do arquivo central e 11 agências de atendimento da Secretaria de Fazenda do Distrito Federal. Atualmente, a empresa está em processo de implantação de dois projetos semelhantes ao do MME na Esplanada dos ministérios, em Brasília.

NÚMEroS do ProJEto MMEÁrea total beneficiada: 700m²

Ganho de espaço na mesma área reservada para arquivamento: superior a 60%

595 faces de arquivos deslizantes com altura especial (projeto customizado)

4.170 metros lineares de documentos arquivados de forma segura, racional - com alta disponibilidade

Fabricação, entrega e instalação de 595 faces de arquivos deslizantes em menos de 30 dias

383 m² de área cobertos com recursos de segurança de Infraestrutura de alta tecnologia:

Detecção Precoce de Incêndios de alta sensibilidade

Monitoramento Remoto de Infraestrutura

CFTV (câmeras + hardwares)

Combate a incêndio por supressão (gás FM200) - 605 Kg

Climatização: Condicionadores de ar de Alta Eficiência: 8 unid. 18.000 Btus e 2 unid. 24.000 Btus

Tempo investido pelo cliente da pesquisa de mercado até a contratação: 11 meses

Tempo de execuçao do projeto: 4 meses

Quantidade de pessoas envolvidas/ áreas: Estratégica, Tática e Operacional: aproximadamente 20 profissionais

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Por Sônia Martinez

CASE

Em fase de expansão nacional, a Cipasa, loteadora com mais de 90 milhões de metros quadrados ur-

banizados em 17 Estados, está crescendo em ritmo acelerado e nos últimos dois anos triplicou seu quadro de funcionários, passando de 50 para 150 pessoas. Dian-te desse aumento, a empresa viu surgir a necessidade de estabelecer um canal de comunicação centralizado e ágil para os colaboradores, com informações e servi-ços de várias áreas da companhia. Dessa forma, seria possível elevar a eficiência dos profissionais e promover maior inte-gração no ambiente corporativo.

Para atender à demanda, a Cipasa op-tou por desenvolver uma intranet, com a adoção do sistema em nuvem da Micro-soft, o Office 365. E para auxiliá-la nesse desafio, a empresa escolheu a DoMore!,

Cipasa estrutura processos de

comunicação para suportar crescimento

Projeto foi desenvolvido

pela Domore! para atender a

expansão nacional da companhia, que triplicou o número

de funcionários nos últimos dois anos

María Vila:”a facilidade de edição do SharePoint nos ajudou a alterar as informações e inserir novos recursos de forma dinâmica.”

IM-35.indb 34 09/04/13 16:27


que possui forte experiência na plata-forma e no desenvolvimento de por-tais SharePoint.

Com uma proposta inovadora, a fornecedora de soluções sugeriu a implementação de um projeto basea-do em diversos templates SharePoint, o Domore! Portal Enterprise, e se encarregou de realizar todo o traba-lho de arquitetura da informação, criação, inserção de dados e suporte técnico. Depois de aproximadamen-te quatro meses de trabalho, com 10 profissionais dedicados (webdesig-ners, arquitetos de informação, de-senvolvedores, consultores e instru-tores), a rotina dos colaboradores da Cipasa ganhou nova dinâmica.

Demandas que até então eram aten-didas por meio de telefone ou e-mail

foram reunidas na intranet, facilitando a comunicação. Todas as solicitações de informações e serviços, como de motoboy, cartório, táxi, copiadora, manutenção, benefícios, pedidos de viagem, reserva de salas, indicação de novos colaboradores, convênios, etc, são hoje realizadas pela intranet.

“A facilidade de edição do Share-Point nos chamou a atenção porque o nosso negócio é muito dinâmico e precisamos, constantemente, alterar as informações e inserir novos recur-sos. Buscávamos algo que pudésse-mos fazer in house”, explica María Vila, gerente de comunicação e pes-soas da Cipasa.

A liderança da empresa também foi contemplada com a implementa-ção, passando a ter acesso mais rápido

a informações estratégicas, como os relatórios de planejamento financeiro. Os benefícios do novo portal se esten-deram ainda à área de Comunicação Corporativa, que ganhou mais um canal para interagir com os colabora-dores e disponibilizar materiais para download.

Segundo Bruno Matteelli, da di-visão de infraestrutura da Domore! e um dos responsáveis pelo projeto, motivar os colaboradores a usarem a intranet também estava entre os de-safios, que foi sendo vencido com a implementação gradativa de várias novidades. “Trata-se de um projeto em constante inovação, e sempre os usuários tinham novas soluções, o que elevava a satisfação com a ferra-menta”, afirma ele.

Ilustração de um projeto da Cipasa

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Walter W. Koch

WALtEr W. KoCHé diretor da ImageWare, consultor

internacional em Gestão

Documental e TI, e professor dos

cursos de pós-graduação da Fesp

e Unip. Implementou alguns dos

maiores projetos do País. Ministra

cursos em diversos países da

Europa, África e Oriente Médio.

Autor do livro Electronic Document

Management - Concepts and

Technologies, publicado em

Dubai, em 2001.

Responsável pelo Treinamento da

AIIM no Brasil

[email protected]

Não se esqueçam

do cão!

Josetti Capusso

A s missões técnicas brasileiras têm permitido o contato com algumas realidades que (ainda)

não encontramos no Brasil. Por exem-plo, em abril de 2001 tivemos a opor-tunidade de visitar um grande centro de captura no subsolo do World Trade Center, em New York.

Numa das visitas da missão técnica realizada durante o congresso da AIIM deste ano, tivemos a oportunidade de conhecer os procedimentos de “disaster recovery”, da Universidade de Tulane, em New Orleans. A Universidade de Tu-lane foi inundada em 2005 em decorrên-cia do furacão Katrina e sofreu prejuízos de monta. Como a região é propensa a furacões (a Universidade foi atingida posteriormente pelo Sandy), os procedi-mentos para recuperação em caso de de-sastres vêm sendo aperfeiçoados cons-tantemente. Fomos recebidos pelo res-ponsável pela área de TI da Universida-de e este apresentou a topologia de har-dware e de software hoje existente, com servidores espelhados em Baton Rouge e, no Houston, três anéis de fibra ópti-ca, armazenamento espelhado. Durante a sua apresentação ele chamou atenção que toda esta parafernália tecnológica não faria sentido se não houvessem pes-soas capacitadas à sua operação. Passou a apresentar então alguns dos procedi-mentos relacionados à RH. Inicialmente a forma de comunicação – além de te-lefonia celular, e-mails pessoais, tele-fones fixos de parentes e conhecidos – introduziu também o uso de rádio para funcionários críticos. Cada funcionário sabe para qual site alternativo deve-se

dirigir e há reservas em hotéis para estas pessoas. Porém, como lição aprendida do Katrina, ficou claro que estes funcio-nários só estarão disponíveis após terem resolvidos os seus dramas pessoais. No Katrina houveram diversos mortos entre pessoas que ficaram em casa tentando salvar os seus animais de estimação.

Consequentemente, faz parte dos procedimentos a preocupação com os profissionais. Inicialmente, um plano de ação para o profissional – como con-tatar, como se deslocar. Na sequência, um plano de ação para os dependentes – crianças, idosos. Para onde serão le-vados com cuidados especiais. E, por fim, um plano de ação para os animais de estimação.

A lição duramente aprendida nas catástrofes anteriores foi a de que não adianta se ter o melhor sistema de har-dware e software, caso não hajam re-cursos humanos para operá-lo. E, estes recursos humanos só aparecerão em um momento de catástrofe após a vida pes-soal estar em ordem. Crianças e idosos protegidos, cães e gatos salvos. Ou seja, de nada vale o melhor sistema se o cão não estiver bem!

Esta lição pode ser facilmente esten-dida para o dia a dia das organizações. De nada adianta a aquisição do estado da arte da tecnologia se aquela peça que fica atrás do teclado não estiver treinada, motivada e disposta a fazer a parafernália funcionar. O usuário é algo bem mais complexo, me-recedor de bons programas de gestão de mudança, de treinamento, de monitora-ção, de gratificação e, se for o caso, até de um plano de salvamento do cão.


*Mais informações podem ser obtidas

através do e-mail

[email protected]

ou do site

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ECM Wilton Tamane

WILtoN tAMANE é administrador de empresas

especializado em sistemas e

técnico em Eletrônica Industrial.

Consultor na área de scanners e

gerenciamento de documentos

[email protected]

Gestão documental na era

da Informação Extrema

Josetti Capusso

Não é novidade que estamos todos sendo bombardeados por um volu-me de informações cada dia maior.

Entramos definitivamente na era da Infor-mação Extrema!

E para agravar ainda mais este cenário, o uso de dispositivos móveis pessoais está cada vez maior, incentivando ainda mais a adoção de ferramentas sociais e com isso gerando mais e mais informações.

Em contrapartida, o uso corporativo de dispositivos móveis permitem receber, processar e enviar informações em qual-quer tempo e qualquer lugar. Mobilidade pode ser traduzida como produtividade, contribuindo de forma significativa na oti-mização de processos de negócio.

Outras tecnologias, como a internet das coisas, ou dispositivos conectados, geram ainda mais informações e dados. O uso de RFiD está cada vez mais presente em nosso dia a dia, gerenciando e monito-rando carros, documentos, equipamentos hospitalares, movimento de pessoas, etc.

E neste cenário, as ferramentas usuais da TI (ERP / CRM) parecem não dar con-ta de gerenciar todos os conteúdos, infor-mações e documentos estruturados e não estruturados das corporações.

Sem um gerenciamento adequado, que podemos traduzir de forma simples e direta como a entrega da informação completa no tempo certo, todas as de-cisões inseridas nos processos corpora-tivos estarão comprometidas. Decisões como pagar uma conta, internar um pa-ciente, contratar um novo empregado e até decisões estratégicas em relação ao lançamento de novos produtos e ações de médio e longo prazo. Tudo isso sem

mencionar questões como processos colaborativos e de inovação, de suma importância para a perenidade das em-presas.

A tecnologia pode ser apontada como o grande alavancador na geração de infor-mações e via de regra, as empresas recor-rem à tecnologia para gerenciar estas in-formações. Neste caso vale a velha máxi-ma de que “computador não erra”. Porém, a tecnologia por si só não será suficiente para lidar com a Informação Extrema!

Ferramentas de busca e análise de dados ganham cada vez mais espaço. Computação em memória e outras tec-nologias estão em alta. Infografia tam-bém tem sido uma forma de otimizar o tempo de análise de dados. Porém, o que de fato pode trazer resultados está em um conceito que existe há muito tempo e atende pelo nome de Organização e Gestão Documental.

Mais do que nunca a análise de da-dos, a arquitetura da informação, a or-ganização de conteúdos e documentos devem fazer parte da solução. Não por acaso, uma profissão em alta é o cientis-ta de dados e informações. O que pou-cos percebem é que sob a ótica da gestão pouco mudou em relação ao mundo ana-lógico, ou seja, documentos em papel. Não basta a evolução dos armários des-lizantes e motorizados. Pastas modernas e etiquetas não são suficientes. Melhor guardar em armários simples e envelo-pes comuns, porém bem organizados e devidamente classificados e indexados. Para um gerenciamento da informação adequado nada como as boas práticas da gestão documental.

38 INFORMATION MANAGEMENT | MAR / ABR 2013 www.informationmanagement.com.br www.informationmanagement.com.br MAR / ABR 2012 | INFORMATION MANAGEMENT 73www.informationmanagement.com.br MAR / ABR 2012 | INFORMATION MANAGEMENT 55

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Por Gilberto Pavoni Junior

Um ano da Lei de Acesso à Informação


BALANÇO


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Editada em novembro de 2011, a Lei de Acesso à Informa-ção Pública (Lei 12.527/2011) motivou 51,4 mil pedidos ao Executivo Federal desde maio de 2012, quando entrou

em vigor, com taxa de retorno ao cidadão de quase 95%, se-gundo dados da Controladoria-Geral da União (CGU), que centraliza as demandas recebidas nacionalmente. Em 16 de maio a Lei completará um ano em vigor, mas como os diver-sos órgãos públicos se preparam para que a lei efetivamente viesse a atender às demandas dos cidadãos?

Ainda segundo a CGU, a maioria das demandas (85,3%) foi respondida positivamente, apenas 8,57% foram negadas e 6,13% não puderam ser atendidas por não tratarem de ma-téria de competência do órgão ou pelo fato de a informação não existir. O tempo médio de resposta informado foi de 10 dias, menor que o prazo legal, de 20 dias, prorrogáveis por

mais 10. Este número denota que a lei “pegou”, como se diz popularmente.

“Embora os números ainda sejam reduzidos, consideran-do-se o tamanho da população brasileira e a grande quanti-dade de instituições, eles são surpreendentemente positivos, especialmente se analisados por aqueles que conhecem a necessidade de implantação de sistemas de gestão da docu-mentação governamental nas instituições do Executivo Fe-deral”, analisa a consultora Neide Alves Dias de Sordi, da InnovaGestão, consultoria de gestão da informação, sediada em Brasília.

Conforme mostra a consultora, o mapa da Lei de Aces-so à Informação também mostra que os cinco órgãos mais acionados foram a Superintendência de Seguros Privados (12,89%), o Instituto Nacional do Seguro Social (7,49%), o

A Lei de Acesso à Informação Pública (Lei 12.527/2011) foi promulgada em 16 de maio de 2012. Um ano após sua publicação, veja um balanço de como o governo se preparou para colocá-la em prática.


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BALANÇO

Banco Central (3,99%), a Caixa Econômica Federal (3,64%) e o Ministério da Fazenda (2,70%).

“O ranking condiz com o assunto que mais interessa ao cidadão, economia e finanças, que tem mais que o dobro de pedidos que o segundo colocado, governo e política (13,1 mil contra 5,7 mil). A maioria das respostas negativas envolve pe-didos sobre dados pessoais (25,85%)”, destaca a consultora. “A avaliação é positiva, porém limitada ao Executivo Federal. É preciso levar esses bons resultados aos demais poderes da República e a todos os entes federativos. O problema é que, em pelo menos 15 Estados, a norma sequer foi regulamenta-da”, ressalta Neide de Sordi.

Para o Coordenador-Geral de Promoção da Ética, Trans-parência e Integridade da CGU, Renato Capanema, a LAI foi implantada positivamente, superando os desafios iniciais que se apresentavam, na esfera do Executivo Federal, principal-mente quanto à mudança de cultura, aspectos de sigilo, preo-cupação de uniformização de procedimento entre outros.

“Trabalhamos muito do ponto de vista da capacitação, cer-ca de 700 servidores que lidariam diretamente com o público por meio do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) e mes-mo no âmbito das entidades foram mais de 6 mil servidores que fizeram cursos presenciais e online, que além dos aspectos de atendimento ao público também foram treinados quanto os princípios da lei. Além disso, produzimos e distribuímos carti-lhas de orientação em linguagem cidadã, com mais de 70 mil cópias”, esclarece o coordenador.

A CGU ficou responsável pela centralização do Sistema de solicitações e orquestrou toda a implantação junto aos di-versos órgãos do Executivo Federal. Assim, a CGIU desen-volveu internamente um sistema de recebimento de todas as solicitações para qualquer órgão federal, e encaminhamento das respostas, onde o solicitante também pode acompanhar o trâmite, de sua solicitação dentro do órgão requisitado, tudo on line, por meio de uma interface muito simples.

Prerrogativas“Tínhamos o grande desafio do tempo, apenas seis meses para implementar o sistema. Concluído em três meses e os outros três fizemos os testes necessários. Desde aquele momento, fi-zemos todos ajustes e aperfeiçoamentos, pois isso é importan-te para a vitalidade do processo. O sistema da CGU foi cons-tituído antes do Decreto, para que houvesse tempo hábil de testes, mas como todo sistema, sempre está sofrendo aperfei-çoamentos. No primeiro dia de vigência da Lei, estava pronto mesmo que todas as regras ainda não estivessem mapeadas, o que foi ocorrendo com o passar do tempo, mas era essencial para o sucesso da implementação”, lembra Capanema.

Para poder prestar estas informações, nos seis meses que antecederam a publicação da Lei, o poder executivo adotou uma estratégia única coordenada pela Casa Civil e monitorada pela CGU. Na época se adotaram quatro providências princi-pais para que a lei pudesse vir a ser cumprida.

Assim cada órgão teve de providenciar que todas as in-formações fossem preparadas para atender aos requisitos de:

transParência ativa – Que consiste em divul-gar as informações já existentes nas páginas dos órgãos, bem como outras informações como cargos, telefones, endereços, salários, programas, repasses financeiros entre outros na in-ternet, nas páginas dos diversos organismos, mas de forma uniformizada de acordo com as regras determinadas pela Casa Civil, de maneira que pudessem ser acessadas facilmente pe-los visitantes e que estivessem juntas num mesmo local.

transParência Passiva – Sistema para receber uma informação ou solicitação de informação e providenciar uma resposta. Para poder também atender as demandas de-terminou-se que todos os órgãos deveriam ter uma unidade física com servidores treinados e capacitados, para que os ci-dadãos tivessem uma referência física e uma interface direta entre órgão e o cidadão.

gestão da inforMação – No sentido mais am-plo do termo, a CGU deliberou que cada órgão fizesse o apri-moramento dos registros, dos processos, do arquivamento de suas informações, a fim de levantar os conteúdos existentes, para organizá-los e divulgá-los. “Todas as informações por princípio podem e devem ser divulgadas, mas coube aos ór-gãos classificar informações que fossem de natureza de segu-rança nacional ou sigilosas, conforme as premissas da lei, e realizar a sua gestão”, explicou Capanema.

MonitoraMento – Também para dar o correto en-caminhamento das questões de divulgação das informações

Nicir Gomes: trabalho na Previdência iniciou em 2009 com Projeto de Gestão da Informação Corporativa

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foi previsto designar uma autoridade guardiã, que estaria ligada a autoridade máxima da entidade e que acompanharia todo o processo de implantação dos sistemas e tam-bém para dar a devida importância ao tema.

“Já era de certa forma previsto que no âmbito do Executivo Federal o desen-volvimento aconteceria mais rápido do que nos Estados e Municípios. Mas como o prazo era igual para todas as unidades federativas e em função desse preparo pudemos desenvolver um programa chamado Brasil Transparente para auxiliar Estados e municípios a implementar a Lei. Em tese não houve prazos diferencia-dos. O que se observa é que devido as dimensões do país em alguma localidade a implantação da Lei ainda é deficiente, mas com as boas práticas implantadas pelo Governo federal e muitos estados, rapidamente estas experiências já estão sendo repassadas para que todos possam compartilhar e ter acesso as informações neces-sárias”, conclui Capanema.

O executivo tomou a liderança para os estados e municípios atuar para acelera-rem o processo, em tese do que deveria ter acontecido, mas tomando uma posição de vanguarda, ajudando no que for possível para que isso ocorra mais rápida e efe-tivamente possível.

A CGU também avaliou as capitais e os Estados, e os resultados são desanima-dores. Até janeiro, segundo o órgão, somente 46% das unidades da federação e 37% das capitais haviam avançado no tema

Muitos brasileiros nem desconfiam da existência desse Direito de Acesso à Infor-mação, um novo contrato social entre o Estado e o Cidadão. Das 51 mil solicitações encaminhadas à União, 65% partiram de apenas cinco unidades da federação. Nas demais, a participação foi insignificante. Em alguns estados, como o Amapá, foram feitas ao Governo Federal apenas 72 solicitações.

“A Lei de Acesso à Informação dotou a sociedade civil de instrumentos fortes para a consolidação plena da democracia participativa. É preciso divulgar as pos-sibilidades de consultas para que os cidadãos possam fazer valer os seus direitos”, esclarece Neide de Sordi.

Bons exeMPlosA Previdência Social é o segundo órgão com o maior número de demandas de soli-citação de informações. Em 2012, com a publicação da Lei foi iniciada a implemen-tação do Serviço de Informação ao Cidadão – SIC, que até dezembro/2012, tinha registro e atendimento de 4.535 pedidos de informação. O Tempo Médio de Resposta ao Pedido de Informação (TMR-PI), em 2012 foi de 8 dias, com baixo número de in-terposição de recursos, o que representa uma efetividade das repostas encaminhadas.

“Para entendermos melhor quanto à importância do acesso à informação, ressalto que o modelo de planejamento estratégico seguido pela Previdência So-cial está baseado em um sistema alicerçado na gestão estratégica e no modelo de excelência na Gestão Pública, que leva em conta sua autoavaliação, visando o aprimoramento dos processos da organização. O modelo fortalece o olhar voltado para a visão de futuro, com foco no trabalhador e sua família, na sociedade e em resultados, buscando garantir que a Previdência Social exerça sua missão efetiva-mente. O Plano Plurianual - PPA 2012-2015 está integralmente convergente com o Mapa Estratégico da Previdência Social, de forma que os dois documentos repro-duzem exatamente a mesma orientação estratégica”, explica Nicir Maria Gomes Chaves, Técnica do Seguro Social do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS;


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Assessora de Gestão Estratégica e Inovação Institucional do Ministério da Previdência Social - MPS; Coordenadora da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Ar-quivos - SIGA da Previdência Social.

Entre os objetivos do Mapa Estratégico da Previdência Social, está o de simplificar e desburocratizar normas e uni-formizar os processos previdenciários e promover o acesso à informação de forma transparente e tempestiva - com a fina-lidade de fortalecer os mecanismos de acesso à informação com foco do cidadão, e estabelecer a política de gestão da informação e documentação que propicie e agilize o acesso à informação por diversos meios, com vista implementação de processo digital, a fim de garantir uma comunicação clara, objetiva, tempestiva, ágil, oportuna, consistente e acessível ao público interno e externo.

Desde 2009 o Ministério havia dado início ao Projeto de Gestão da Informação Corporativa na Previdência Social - GIC, objetivos do projeto: implementar a política de gestão da informação de documentação; promover iniciativas de pre-servação da memória institucional; promover a adequação da infraestrutura tecnológica; desenvolver serviços de gestão da informação e documentação (Sistema); disseminar a cultura de Gestão da Informação Corporativa. “Neste aspecto pode-mos dizer que a LAI tem impulsionado o Ministério a elevar seu pensamento na melhoria de seus processos de trabalho, com foco no gerenciamento de conteúdos produzidos e ar-mazenados. Os desafios desse compromisso remetem-nos a melhoria da prestação dos serviços públicos e ao aumento da integridade pública”, lembra Nicir Gomes.

“A principal etapa do projeto é o desenvolvimento do sis-tema de gestão eletrônica de documentos (e-DOC), estrutu-rado em forma de serviços, com a estratégia de produção de documentos digitais natos e todas as etapas do ciclo de vida do documento, desde sua produção ou recepção, registro, tra-mitação/distribuição, instrução, digitalização, acesso, arqui-vamento, desarquivamento, avaliação, destinação e microfil-magem”, descreve a Coordenadora da Previdência.

Segundo ela, a organização dos arquivos físicos é uma ação em curso na previdência mesmo antes do LAI devido ao grande volume de produção documental. Para atender a lei de acesso à informação foram modelados e automatiza-dos os processos da LAI em ferramenta BPMS/Intalio e inte-grado a ferramenta de ECM/Alfresco para armazenamento e acesso aos processos gerados a partir dos Pedidos de Acesso à Informação.

“Outra etapa do projeto que avançamos, foi a manualiza-ção dos processos de gestão da informação e documentação. Hoje está em fase de finalização a construção código de clas-

sificação e tabela de temporalidade, integrando também as re-gras de documentos controlados”, conclui a executiva.

“Neste primeiro ano de vigência da Lei foi possível se ve-rificar que a entrada em vigor da nova legislação destacaram--se as políticas de gestão da informação nas organizações pú-blicas. No âmbito do Poder Executivo Federal, a valorização das práticas de gestão que possibilitaram o levantamento de dados e informações para responder aos pedidos cadastrados SIC reforçaram os esforços para o aprimoramento da gestão documental, a melhoria dos sistemas de tecnologia da infor-mação e as ações de mapeamento e compartilhamento dos ativos de informação das organizações”, afirma Aline Zero Soares, especialista em Políticas Públicas e Gestão Governa-mental e coordenadora do Serviço de Informações ao Cidadão (SIC) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

Conforme enumera a coordenadora do SIC, no Ministério do Planejamento, destacam-se as iniciativas relacionadas ao dados abertos, a gestão dos ativos de informação e gestão de riscos, a classificação das informações sigilosas, o atendimento à LAI, a gestão documental e o fortalecimento da transparência ativa.

No que tange a área de Dados Abertos está o lançamento, em 2012, do Portal de Dados Abertos (dados.gov.br), que se apresenta como espaço de referência para a disponibilização de dados governamentais em formato aberto. O seu conteúdo abrange dados das mais diversas áreas setoriais e transversais do setor público, incluindo, por exemplo, dados de saúde su-plementar, do sistema de transporte, de segurança pública, indicadores de educação, gastos governamentais, processo eleitoral, etc.

“O Portal funciona como um grande catálogo de busca de informações, facilita a busca e uso de dados publicados pelos órgãos do governo. Neste momento, o portal disponibiliza o acesso a uma parcela dos dados governamentais publicados. Seu plano estratégico prevê que nos próximos 3 anos será dis-

Capanema: No Executivo Federal todos os esforços para atender a LAI, principalmente, na capacitação dos servidores.

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ponibilizado o acesso aos dados publicados por todos os órgãos do Governo Federal, além de dados das esferas estaduais e municipais”, explica Aline Soares.

Para atender às necessidades de se identificarem os ativos de informação do Minis-tério e desenvolver projetos de gestão de conhecimento e de gestão de riscos, conforme relata a especialista de Políticas Públicas, foi instituído grupo de trabalho composto por servidores das áreas de comunicação, informação e tecnologia da informação. Os trabalhos do grupo têm como objetivo a instituição de uma política de gestão de ativos e de riscos no Ministério, que envolverá a estruturação de solução tecnológica para a gestão de ativos.

Além disso, o MP também se preocupou em realizar a classificação de Infor-mações Sigilosas, que tinha como objetivo apoiar a realização do processo de clas-sificação e desclassificação das informações no âmbito do Ministério e para tanto instituiu-se a Comissão de Assessoramento à Classificação de Informações Sigilosas. Os trabalhos da Comissão resultarão na publicação do rol de informações classifica-das e desclassificadas no site do MP até 1º de junho de 2013.

Ainda para a viabilização de um padrão de excelência adequado de atendimen-to aos pedidos de informação recebidos por este Ministério, criou-se uma Rede de Informações no órgão, coordenada pela equipe do Serviço de Informações ao Cida-dão (SIC-MP) e composta por representantes de todas unidades do MP. “Essa rede possui fluxo de trabalho específico para fomentar a produção e a organização de informações de maneira coordenada e estruturada. Esse modelo de atuação permite a integração processual e informacional menos marcada por princípios estritamente hierárquicos e mais dirigida a uma atuação em rede”, esclarece a especialista

Na área de gestão documental algumas das iniciativas imediatas de aprimoramento foram colocadas em prática como: a realização de capacitações a servidores do órgão quanto à utilização do sistema de Controle de Processos e Documentos (CPROD) do Mi-nistério; solicitação ao SERPRO de alterações no CPROD relativas às novas definições de sigilo trazidas pela LAI e o início do processo de adaptação ao Decreto Nº 7.845/2012 quanto aos procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informa-ção classificada como sigilosa. E por fim, o MP colocou em andamento um programa de Fortalecimento da Transparência Ativa, que visa enriquecer a divulgação espontânea e sistemática de informações em espaços de fácil acesso ao público externo, além de diversas iniciativas de divulgação de dados que foram promovidas ao longo do último ano por este Ministério.

Neide de Sordi: Apesar de muitos Estados e nunicípios ainda não estarem totalmente pre-parados para atender a lei, o balanço é positivo.


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AIIM CONFERENCE 2013

Nesta nova era, onde já não se fala mais somente de dados, informa-ções e conhecimento, fala-se tam-

bém em como gerar sabedoria. Sabedoria que será exigida dos novos líderes, que te-rão como principal objetivo a implemen-tação das melhores práticas na gestão de informação, de forma a conduzir as em-presas ao sucesso em um novo cenário de negócios. Assim pode-se resumir as prin-cipais apresentações deste ano da AIIM Conference 2013, que reuniu o mercado global de gestão da informação em uma semana de treinamentos, apresentações, mesas redondas e keynotes internacionais, na cidade de New Orleans, na Lousiana, Estados Unidos.

Nas palavras do presidente da AIIM, John Mancini, o atual cenário tecnoló-gico nas companhias de todo o mundo é composto por ferramentas digitais, tendo como pano de fundo não somente a adoção de novas tecnologias, mas principalmen-te, da internalização destas tecnologias de forma a encontrar formas disruptivas de se fazer as coisas. “Chega de mais do mes-mo!”, afirmou o presidente da AIIM.

Assim, o não descarte de dados e in-formações e o uso de filtros de forma ade-quada estão sendo colocados como alter-nativas de gestão. “Não jogue tudo fora,

A Era da Informação Extrema exige

medidas disruptivas

Foto : Susana Batimarchi

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seu cliente pode precisar dessa infor-mação. Mas ao mesmo tempo, agre-gue valor a elas”, reforçou o keynote David Weinberger, autor americano na área de tecnologia e um dos mais aplaudidos no evento.

Missão 2013Por mais um ano, a Revista Informa-tion Management reuniu um grupo de executivos, consultores e usuários que atuam na área de gestão da in-formação e conteúdo para participar do Congresso da AIIM (AIIM Con-ference), com o patrocínio da MI Montreal Informática.A primeira atividade foi uma apre-sentação exclusiva para os integran-tes da Missão, sobre a plataforma de código aberto, Alfresco. Neste en-contro, seguido de um café da ma-nhã, os executivos da empresa mos-traram as novidades da ferramenta, considerada uma das mais conheci-das para ECM em código aberto do mercado global, onde fizeram uma abordagem especial mostrando to-das as novidades e upgrades que a Alfresco está disponibilizando para seu produto. Em um segundo mo-mento do dia, o grupo foi recebido na sede de processamento de corres-pondência de um dos maiores bancos americanos, o JP Morgan, em New Orleans, onde foram recepcionados pelo integrador de automação de processos de correspondência para o agente financeiro, a Opex, por meio do executivo Bill Owen.O grupo teve a oportunidade de acom-panhar in loco o processo de recebi-mento, triagem e automação de toda correspondência bancária local, es-caneamento, separação e encaminha-mento para pagamentos e outras tran-sações.O dia se encerrou com a festa de pre-miação e reconhecimento da AIIM ao

mercado americano em 2013.A terceira atividade do grupo foi uma visita à Universidade Estadual de Tulane. O CTO da universidade Charles McMahon e o CIO James Bradley receberam o grupo para de-senvolver um tema bastante particu-lar: a recuperação de informações em desastres. Durante a apresenta-ção, os responsáveis pela TI mos-traram detalhes de como foi feito o planejamento de resgate das infor-mações por meio da replicação. Foi mostrado como cada funcionário da universidade deve reagir diante de catástrofes, cuidando primeiro das pessoas e suas famílias e após isso como reorganizar seu trabalho se-guindo normas e compliances pre-viamente determinados.Fizeram parte da Missão AIIM 2013:• Anderson Oliveira Gonçalves (Ban-

co Bradesco S/A)• Arnaldo David (Diretor da Guia Bu-

siness Media)• Carlos Alberto Bassi (INFOR-

MSYS Consultoria)• Irineu Bollhorst Granato (MI Mon-

treal Informática – patrocinadora da Missão AIIM 2013)

• Márcio Teschima (InterPublicis Consultoria/ Conselheiro da Revista Information Management)

• Mario Cardoso Aires (Banco Bra-desco S/A)

• Mauricio Antonio Ferreira (Tecfort)• Sergio da Costa Correa (Docsysnet)• Susana Batimarchi (Editora da

Revista Information Manage-ment e gestora de Conteúdo do ECMSHOW)

• Walter Koch (Imageware/ Conse-lheiro da Revista Information Mana-gement e Professor das certificações AIIM e CDMIA+)

• Wilton Tamane (InterPublicis Con-sultoria/ Conselheiro da Revista Information Management).


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Pelo segundo ano consecutivo, o ECM Road Show chega à cidade de Belo Horizonte, capital do estado de

Minas Gerais. O evento abre a temporada de Road Shows do ano, que estão sendo organizados pela Guia Business Media em várias cidades brasileiras. O evento tem como principal foco falar sobre gestão da informação e conteúdos corporativos. Sob o mesmo tema central de todos os eventos do ano, o ECM Show BH vai abordar em detalhes como as empresas e os profissio-nais devem estar preparados para a Era da Informação Extrema.

O setor de gestão da informação se transformou em um dos principais desa-fios para as empresas e governo, e já afe-ta diretamente os negócios. A ausência de um gerenciamento efetivo das infor-mações leva os colaboradores a perderem horas em busca de conteúdo e compro-mete a eficiência em tarefas básicas do dia a dia.

O Road Show BH é uma resposta ao mercado nacional ávido por capaci-tação no segmento, troca de informa-ções e especialização. A exemplo do que já vem ocorrendo nas últimos anos, os eventos ECM Road Shows são o ponto de encontro dos profissionais nacionais de gestão da informação, fornecedores e especialistas renomados no mercado.

Assim os congressistas mineiros poderão ter acesso e compartilhar experiências ao assistirem aos cases de sucesso, as mesas redondas, tecnologias, aplicações e ten-dências que vão orientar as organizações e seus gestores, além de poderem se rela-cionar com os mais renomados especia-listas e consultores do mercado nacional, esclarecendo dúvidas e aumentando em conhecimento.

O evento terá um dia intenso de ati-vidades, com especialistas conceitua-dos que trarão temas relevantes para o cotidiano dos gestores como: guarda e preservação de documentos, cloud com-puting, compliance, redes sociais, mo-bilidade, business intelligence, seguran-ça da informação, entre outros. Haverá também uma exposição com os maiores fornecedores de produtos e serviços do mercado, que irão mostrar suas soluções na prática, com entrada gratuita.

A gestão de conteúdo corporativo, área que tem avançado no Brasil pela sua importância no desenvolvimento dos negócios, reúne tecnologias, estratégias, métodos e ferramentas destinadas a cap-turar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos não-es-truturados que envolvem uma organiza-ção, como e-mail, nota fiscal, contratos, imagens, etc.

Mercado deMinas Gerais recebe

ECMSHoWO evento chega

aos mercados regionais


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A grade do evento contempla uma lógica que permite aos participantes navegarem pelo mundo da gestão da informação. A primeira palestra - Na Era da Informação Extrema - trará o especialista e consultor de mercado Walter Koch, mostrando os diferentes impactos da tecnologia na implanta-ção de projetos de Gestão de Infor-mações e como as empresas precisam hoje estar preparadas para atender tanto a demanda quanto a avalanche de informações.

Luiz Alfredo Santoyo, consultor e especialista de Records Manage-ment, recebe convidados na Mesa Redonda sobre o Novo Papel do Pa-pel nas empresas, dando uma abor-dagem diferenciada a uma questão importante e fundamental para or-ganizações nos dias de hoje. Már-cio Teschima também marcará sua presença no evento falando de uma questão crucial para os gestores: a área de Processos Informacionais e o BPM, e Daniel Dias Pinto, ar-quiteto de informação, blogueiro do site Information Management e especialista de mercado, debaterá com seus convidados os desafios da Implantação de Projetos de Gestão da Informação diante das atuais ten-

dências na área de TI e da gestão da Informação na palestra Cloud Com-puting, Mobilidade e Redes Sociais. Para encerrar o evento, um dos te-mas mais necessários, segundo da-dos do próprio Gartner, AIIM, IDC e Forrester Group será a formação dos profissionais da informação.

ECM Show Brasília Voltado exclusivamente para o pú-blico de servidores públicos e for-necedores desse mercado, o ECM Show Brasília já se tornou um even-to tradicional no calendário da Ca-pital Federal.

O ECM Show Brasília terá lugar este ano no Mercure Hotel, no setor hoteleiro do Distrito Federal, e já tem sua grade montada para o foco des-te importante mercado, que acontece entre os dias 14 e 15 de maio, apre-sentando ao mercado local as últimas novidades do setor de Entrerprise Content Management.

Durante os dois dias do encontro serão abordados cases, tecnologias, aplicações e tendências que vão orien-tar empresas da área pública. Também haverá uma feira com fornecedores de produtos e serviços, que apresentarão suas soluções na prática.

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ANGELo VoLPI é tabelião em Curitiba,

escritor, articulista

e consultor.

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CINtHIA A. FrEItAS Professora Titular da PUCPR

e Doutora em Informática.

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os documentos como prova

Divulgação

documento é a melhor maneira de se provar um fato, ou seja, a rea-lidade de uma relação jurídica. A

prova é todo o meio para convencer o juiz da verdade dos fatos e segundo o Código de Processo Civil, ao juiz cabe apreciá-la livremente, assim como são legítimos to-dos os meios legais, bem como os moral-mente legítimos.

Basicamente, temos dois tipos de pro-vas, as documentais e as pessoais, essas produzidas por testemunhas, peritos e confissões. A necessidade de se produzir uma prova tem sempre como expectativa uma eventual necessidade de um proces-so judicial. Apesar de não ser a regra - ao contrário, a absoluta exceção - passamos a vida toda guardando documentos com esta finalidade. Desde aquele insosso compro-vante do cartão até a escritura de nossa casa, a “neurose processual” é que nos move a sermos compulsivos guardadores de papéis e agora também de documentos digitais. A perspectiva do litígio acabou se transformando numa indústria milionária.

Em Direito temos o princípio da “ga-rantia do devido processo legal”, que en-globa um arcabouço de princípios consti-tucionais de respeito ao direito do contra-ditório, da ampla e irrestrita liberdade de alegações e provas e a igualdade de posi-ção dos litigantes nos processos.

Dentro da complexidade e subjetivida-de de uma escala de valores probatórios de documentos, existe também a chamada presunção de direito, que é uma espécie de modulagem criada pelo legislador para prover certa segurança nas relações jurí-dicas. A presunção de direito constitui um privilégio dentro do processo. Um exem-

plo disso são os documentos públicos a que se atribui a fé pública e que dispensam a prova a quem deles se beneficia. Ou seja, inverte o ônus da prova.

A regra no processo é que ao autor in-cumbe provar os fatos alegados na inicial que supostamente o autorizam a mover a máquina judicial para socorrer-se de um direito. Ao demandado, por outro lado, cabe contraditar os fatos alegados pelo au-tor e igualmente fazer prova de tudo que alega em sua defesa. Portanto, a produção de provas é simultaneamente uma garantia de quem acusa e de quem se defende.

Portanto, todo documento bem como todo testemunho tem a chamada presun-ção de veracidade, ou seja, até que seja contraditado é tido como tal. Se contesta-do, as partes em igualdade de condições têm o direito de provar a falsidade.

Esta brevíssima análise dos princípios legais a que estamos sujeitos tem a nos-sa humilde pretensão de jogar um pouco de luz – ou seriam trevas? – sobre as tor-mentosas questões a que são submetidos aqueles que labutam na árdua missão de dar cabo a documentos em papel, seja por digitalização ou migração de processos. Em que situação podemos descartar os originais? A frustrante resposta, pacientes leitores, ainda é: depende! Depende dos riscos de uma eventual ação, se o docu-mento contém ou não uma declaração de vontade, se tem uma assinatura manuscri-ta, se é público, se foi autenticado por um tabelião e também do prazo prescricional.

Como podem notar, simples não é, pois, do direito que espelha as relações humanas poderíamos nós esperar alguma outra coisa?

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Informação. Formado em Ciências

da Computação pela FAC-FITO,

pós-graduado em Segurança da

Informação pelo IBTA, com MBA

em Gestão Empresarial pela FGV

e Mestrando em Engenharia de

Software no IPT/USP.

os benefícios e cuidados sobre o uso dos certificados digitais

Divulgação

Atualmente milhões de pessoas enxer-gam a internet como um canal eficien-te e confiável para adquirir bens, con-

tratar serviços e até executar suas transações bancárias.

O Brasil, em particular, sofreu um aumento considerável no número de internautas. Diver-sas empresas que, durante anos de operação, utilizavam infraestruturas tradicionais, hoje se beneficiam da internet e conseguem atingir um número muito maior de consumidores sem in-vestir grandes quantias em lojas locais.

O outro lado também se beneficiou muito, pois os consumidores podem pesquisar o pre-ço de um determinado produto antes de deci-dir em qual delas irá realizar a compra. Além disso, surgiram empresas especializadas, que enxergando essa nova necessidade, oferecem serviços com o objetivo de apoiar o consumi-dor nessas pesquisas.

Para facilitar a usabilidade e conquistar mais clientes, muitas empresas que oferecem serviços através de canais eletrônicos têm usa-do somente credenciais de acesso formadas por usuário e senha e já é notória a ineficiência des-se mecanismo.

Mesmo as credenciais formadas por usu-ário, senha e uma senha temporária, também conhecida como One-time Password, que são senhas com um período de validade muito me-nor, normalmente de 30 segundos, estão sujeitas a ataques eficientes, pois não possuem um vín-culo direto com a transação. Desta forma, um fraudador pode interceptar a transação e modifi-car os dados sem invalidar essas credenciais de acesso e, consequentemente, a instituição finan-ceira irá entender essa transação como legítima.

Assim, um tipo de credencial que vem ga-nhando cada vez mais destaque é o certificado digital, que é um documento eletrônico com o

objetivo de identificar uma pessoa no mundo digital e é sempre emitido por um terceiro qua-lificado, conhecido como Autoridade Certifica-dora, que deve atender uma série de exigências para operar.

Outro ponto importante está relacionado ao processo de emissão de um certificado digital, pois a identificação presencial do requisitante também é uma exigência em hierarquias seguras como a ICP-Brasil. Com toda a segurança pro-porcionada pelo Certificado Digital, ele passa a ser uma credencial muito importante no processo de identificação do indivíduo e até de empresas.

Diversas são as aplicabilidades como, por exemplo, NF-e, NFS-e, Conectividade Social, DIPJ, SPED, o pioneiro zSPB, o Judiciário e entre tantos outros. No setor privado, as em-presas se beneficiam da segurança e suporte jurídico que a tecnologia proporciona, e tem utilizado essa credencial no acesso a sistemas críticos, transações financeiras eletrônicas e as-sinatura digital de contratos e outros tipos de do-cumentos. Assim, diversos gastos inerentes aos processos físicos, como cartório ou logística, simplesmente desaparecem, além da agilidade proporcionada pelos processos eletrônicos.

Todo certificado digital tem um prazo de validade, que na ICP-Brasil pode variar de 1 a 5 anos. Não renovar o certificado digital no momento certo pode ocasionar um grande impacto aos processos de negócio. Com isso, soluções que monitoram a população de certi-ficados digitais e alertam os responsáveis sobre o vencimento se tornam vitais.

Assim, não existe dúvida que o certifica-do digital é uma credencial importante para o mundo corporativo e a tecnologia, quando bem aplicada e monitorada, se torna uma grande aliada das empresas na segurança e agilidade dos processos corporativos.


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BIG DATA José Guilherme

JoSÉ GUILHErME JUNqUEIrA SoUzA

Colaborador de Conteúdo da

Revista Information Management,

Consultor Especializado em Gestão

de Documentos e Informações

e Superintendente Comercial da

SBK BPO.

A preservação digital na era do Big data

Divulgação

2,5 quintilhões bytes = 1018 bytes = 1.000.000.000 gigabytes = 1.000.000 terabytes = 1.000

petabytes. O que esses números significam? De acordo com a IBM, essa é a quantidade de dados criada a cada dia (90% dos dados que possuímos foram criados nos últimos 2 anos!) e esse volume não para de crescer.

Cada foto que tiramos, mensagens que enviamos no Facebook, Instagram, e-mails, compras realizadas com cartões, filmes pos-tados no YouTube, informações compartilhas em redes sociais, dados gerados por GPS, de-senhos, livros, exames médicos, tabelas, pla-nilhas, enfim, todas as informações digitais irão contribuir para que, em 2020, tenhamos 35 zettabytes (ZB) = 1021 bytes de dados arma-zenados no mundo. Não somente dados, mas informações que poderão se transformar em conhecimento.

Olhando para esse quadro, tão fantástico quanto assustador, deparamo-nos com vários desafios, dentre os quais infraestrutura (e--infraestrutura), tanto para suportar os ser-viços relativos a esse “Big Data”, para que esses dados, em um ambiente de diversidade de formatos, metadados, direitos de acesso, software e sistemas, possam ser devidamente gerenciados e utilizados (data mining), como também definir mecanismos que garantam a preservação dessas informações digitais.

A preservação digital vem se tornando uma área importante na Era do Big Data, que apresenta uma série de desafios de preserva-ção, inclusive pelo aumento significativo dos materiais “Natidigitais” nos últimos anos.

Dessa forma, faz-se necessária a definição de políticas e práticas arquivistas, tanto para os documentos que já nascem digitais (pois a ICP-Brasil não disciplina essa questão do

arquivamento), como para os documentos analógicos convertidos para digitais. Essa definição, ou adoção de normas e padrões, é necessária para que as organizações possam garantir a preservação de suas informações.

Algumas normas que poderão nos ajudar nesse “Big Desafio” são:

ISO 14721 – Dados Espaciais e Sistemas de Transferência de Informações – modelo de referência OAIS – padrão digital disponí-vel gratuitamente na Web e como um padrão ISO. Apresenta um conjunto de modelos te-óricos que representam vários aspectos da preservação digital a partir de representação de informações através de metadados para funções e processos que são necessários em preservação digital;

ISO 15489 – Informação e Documenta-ção – utiliza o padrão australiano AS4390 como base, para fornecer orientações sobre o gerenciamento de registros de documentos originais;

ISO / TR 18492 – Preservação de lon-go prazo - fornece orientação metodológica para a preservação de longo prazo e recupe-ração de informações;

ISO 19005 – Gestão de Documentos – formato de arquivos eletrônicos de docu-mentos para preservação de longo prazo; também conhecida como PDF/A-2, dispõe sobre o formato dos arquivos eletrônicos, baseado em PDF, tendo em vista sua pre-servação.

Estas são apenas algumas poucas refe-rências que poderão nos auxiliar na defini-ção de nossas Políticas de Preservação. Elas poderão ser úteis na preservação das infor-mações e do conhecimento, na redução de riscos e na garantia de continuidade dos ne-gócios.


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CRÔNICA

56 INFORMATION MANAGEMENT MAR / ABR 2013 www.informationmanagement.com.br

Ângelo Volpi Neto

No “último” lançamento de celular no mercado o fabricante anuncia que o aparelho possui navega-ção com os olhos. Não vou comprar, mas estou

louco pra ver como vai funcionar. Fico só imaginando o aparelho lendo nossos olhares: Dá para usar de óculos es-curos? Será que os “vesgos” conseguirão usar?

Pela minha experiência na tentativa de usar softwares de O.C.R. (Optical Character Recognition), nem a escrita das máquinas estão lendo direito, em todo caso quero, li-teralmente, ver para crer!

Já tem também a TV que dispensa o controle remo-to, bastam movimentos com as mãos! Já imaginaram as pessoas de uma família assistindo a TV todas juntas? Se forem de italianos, então? Vai ter que amarrar as mãos da turma...

Mas não podemos negar que as previsões estão viran-do realidade; máquinas e homens em simbiose. E não é só isso. As coisas também começam a se fundir com os homens. Li no jornal desta semana sobre a lata de lixo inquiridora. Terá um chip que lerá se você está jogando orgânico na lata errada, se você está desperdiçando co-mida e sabe Deus o que mais. E tem mais, pelo que você descartou, vai provisionar a sua lista de compras no su-permercado e vá lá saber se não vai te dedurar pro car-diologista!

Dizem que a internet das coisas será norma e teremos conversas “semânticas” com os objetos, a propósito, a pa-lavra virou moda. A internet 3.0 será semântica e ubíqua...mais do que já é? Só se for além de ubíqua, umbilical! Será o big brother de dentro pra fora!

Ah! E também estão dizendo que a privacidade vai se tornar um luxo caro! Nem nossos pensamentos mais íntimos estarão livres de cair na rede. Gerd Leonard, es-critor e futurólogo, fala no “fim da mentira”. Essa eu quero ver, coloca no congresso pra ver se funciona! Se-ria fan-tás-ti-co!

Dizem os futurólogos que pessoas vão usar roupas

com dispositivos que capturam grande parte das suas vi-das e, claro, estarão ligadas a redes sociais: imagine o vo-lume de informações.

A propósito, as informações das redes sociais já são tantas – e a maioria tão inúteis – que está virando moda o aplicativo Snapchat, que envia textos, fotos e vídeos que se autodestroem em dez segundos. Seus entusiastas pregam que “a informação efêmera é o futuro e que co-municação não arquivada é a nossa mais primal forma de comunicação”.

E eu que ainda me dou ao trabalho de me irritar com envios de spams, sms, call centers, pop-ups, me ajudem!!! Onde vou me esconder?

Ângelo Volpi Neto é tabelião de notas em Curitiba, bel. em Direito, escritor e professor de Direito Eletrônico.

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A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista

Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente

ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado.

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revista information management edição 35

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