Dos documentos relativos administrao geral, foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a polticas, planos, projetos, programas de modernizao e reforma administrativa; relatrios de atividades; ajustes, acordos e convnios; aes judiciais, bem como normas, regulamentaes e diretrizes. No que se refere aos documentos relativos organizao e funcionamento, foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, alm dos documentos relacionados s campanhas institucionais e divulgao das atividades do rgo.Para os fins deste ato considera-se

RESOLUO 2- 1 Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente parao arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para guardapermanente. 2 Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente eminstituies arquivsticas pblicas.

Art. 1 Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies arquivsticas pblicas,pelos rgos e entidades do Poder Pblico, devero estar organizados, avaliados, higienizados,acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. instrumento :Art. 2 O instrumento descritivo (TERMO) mencionado no Art. 1 deverconter os seguintes dados: rgo de procedncia (responsvel pela transferncia ou recolhimento); rgode provenincia (responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e nmero das embalagensutilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de acondicionamento;descrio do contedo, indicando, entre outras informaes, o gnero dos documentos (textual,iconogrfico, audiovisual, cartogrfico, informtico); e datas-limite dos documentos.O instrumento descritivodever conter data e assinatura do responsvel pelo rgo que procede a transferncia ou o recolhimento.

Reso 40->procedimentos e instrumentos necessrios para a eliminao: Art. 1 A eliminao dedocumentos conduzido pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos - CPADconstitudas e com autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio da elaborao deListagem de Eliminao de Documentos que, aps a aprovao pela Comisso Permanente de Avaliaode Documentos - CPAD e pelas autoridades dos rgos e entidades a quem compete aprovar, dever sersubmetida instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para autorizao daeliminao. Art. 3 Aps obter a autorizao, os rgos e entidades, para proceder eliminao, deveroelaborar e publicar o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, em peridico oficial;RES. 5 Oseditais para eliminao de documentos devero consignar um prazo de 30 a 45 dias para possveismanifestaes ou, quando for o caso, possibilitar s partes interessadas requererem, a suas expensas, odesentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos. Art. 4 Aps efetivar a eliminao, osrgos e entidades devero elaborar o Termo de Eliminao de Documentos que tem por objetivoregistrar as informaes relativas ao ato de eliminao, no sendo obrigatrio dar publicidade em peridicooficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no prprio portal ou stio eletrnico,encaminhando uma cpia do Termo de Eliminao de Documentos para a instituio arquivstica pblica, nasua especfica esfera de competncia, para cincia de que a eliminao foi efetivada. Art. 5 A eliminaode documentos arquivsticos pblicos e de carter pblico ser efetuada por meio de fragmentaomanual ou mecnica, pulverizao, desmagnetizao ou reformatao, com garantia de que adescaracterizao dos documentos no possa ser revertida.

Estrutura bsica da tabela-a estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. -Assunto: os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pela instituio; Prazos de guarda nas fases corrente e intermediria; Destinao final eliminao ou guarda permanente; Campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao.

Destinao Final:Eliminao - quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ouinformativo); ou Guarda permanente - quando as informaes contidas no documento so consideradasimportantes para fins de prova, informao e pesquisa. A guarda permanente ser sempre nasinstituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal emunicipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas.

Documentos de Guarda temporria? So aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de arquivo, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria do rgo pblicoou empresa privada.

ETAPAS DE ELABORAO DE UM PLANO DE DESTINAO E TAB DE TEMPORALIDADE. Situaodo arquivo (breve diagnstico); identificao e caracterizao do arquivo; estrutura fsica; tamanho doarquivo e quantidade de documentos; funcionrios e atribuies; forma atual de organizao dosdocumentos; conservao dos documentos; outras informaes necessrias.Como realizada a avaliao- Descrever como realizada a avaliao de documentos na instituio. Perguntas que podem auxiliar o desenvolvimento desta etapa:Existe gesto de documentos na instituio? Existe comisso de avaliao? Quais atividades a comisso realiza? Quais instrumentos so utilizados para a avaliao e a gesto de documentos? Qual a destinao final dos documentos? H mudana de suporte? feita a eliminao de documentos? So realizados os procedimentos de transferncia e recolhimento? Com que frequncia as atividades de avaliao so realizadas? Quais recursos so utilizados para a avaliao (pessoal, equipamento, infra-estrutura)? Principais dificuldades? Melhorias?ELEMENTOS PARA A ELABORAO DO PLANO DE DESTINAO E TABELA DE TEMPORALIDADE Estudo da produo documentalIdentificar os documentos produzidos e recebidos pelo rgo/entidade no exerccio de suas funes e atividades (espcies e tipos documentais);Identificar o contexto no qual os documentos foram produzidos (funo, subfuno e atividade).Estudo da temporalidade dos documentosLevantar a legislao referente documentao; Levantar as necessidades administrativas; Estabelecer os prazos de guarda e destinao final. Apresentar, com base no estudo, um esboo da tabela de temporalidade (recomenda-se selecionar uma quantidade de documentos)Procedimentos de avaliaoDetalhar as melhorias para os procedimentos de avaliao e destinao realizados, de acordo com a legislao arquivstica e a literatura da rea de Arquivologia e Cincia da Informao.Teste de valores para documentos de probatorios: A anlise deve ser feita com base no conhecimentocompleto da documentao e no em parcela de acervo.

Fatores a considerar: Que unidades tm a responsabilidade de formular a poltica, os programas e asnormas? Que unidades auxiliam nesta tarefa? Que funcionrios formulam as decises? Que sriesdocumentais refletem tais decises?

a que funes do orgo os documentos se relacionam?Os documentos relacionam-se a funessubstantivas?

Que atividades de superviso e chefia esto envolvidas na administrao de cada funo? Quedocumentos resumem as operaes executadas no desempenho de uma funo?

Espcies que devem ser conservadas: documentos sobre as origens (documentos sobre planejamento,exposies de motivos, projetos, pareceres, leis, decretos, regimentos, etc.) documentos sobre programassubstantivos ou fins (relatrios de realizaes, documentos de diretrizes e normas de forma a refletir adeterminao da poltica e sua execuo).

Teste de valores para os documentos informativos- documentos que contm informao relativa aosassuntos tratados pela entidade e no sobre ela mesma. O arquivista no leva em grande considerao aorigem dos documentos. O interesse reside na informao que contm. Podem ser feitos testes relativos a:unicidade. forma e importncia.

unicidade - a informao nica e no ser encontrada de forma to completa e utilizvel em outrasfontes / duplicao fsica (cpias).

forma - grau de concentrao da informao :informao extensa;informao intensa ;informao diversa= muitos fatos sobre matrias diversas; -e a forma do documento quanto a condies fsicas.

importncia - relaciona-se a fatores imponderveis / preservar informaes importantes para a entidadeprodutora / considerar linhas de pesquisa.