reuniões - série ferramentas gerenciais

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FERRAMENTAS GERENCIAIS Reuniões

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Apresentação feita sob encomenda. O conteúdo não é de minha propriedade, mas apenas o rearranjo, o leiaute em alguma medida.

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Page 1: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

FERRAMENTAS GERENCIAISReuniões

Page 2: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

REUNIÕES

Reuniões para quê?

A participação nas organizações contemporâneas é muito

valorizada

As decisões compartilhadas tornaram-se uma meta gerencial

Mesmo que as reuniões sejam utilizadas excessivamente e/ou

pareçam inúteis

...elas são uma ferramenta gerencial importante, se bem

conduzidas.

Page 3: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

REUNIÕES

Reuniões para quê?

Reuniões servem para

informar, consultar,

analisar e resolver problemas,

discutir e conciliar pontos de vista,

motivar, persuadir, reconciliar conflitos,

integrar e formar equipes,

treinar e desenvolver projetos,

obter feedback e tomar decisões.

Page 4: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

QUANDO FAZER UMA REUNIÃO?

Definir antes é mesmo necessária? não existiria outras formas de comunicação?

Para informar uma decisão já tomada – e-mail, circular, intranet...

Para consulta – pesquisa online ou um telefonema direcionado

...a decisão precisa mesmo da contribuição de outras pessoas?

Page 5: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

SE CABE FAZER A REUNIÃO, ENTÃO...

Lembre ainda: para cada objetivo diferentes tipos de reunião e de formas de conduzi-las

Porém, algumas regras básicas a ser observadas:

estabelecer uma pauta, com antecedência;

eleger um facilitador para coordená-la;

indicar um secretário para redigir a ata;

fazer um esboço da pauta da próxima reunião, se for o caso;

avaliar a reunião, mesmo que brevemente e

acompanhar a realização das ações que foram definidas.

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COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?

Se está clara a necessidade de se realizar a reunião

Se seus objetivos são pertinentes e importantes

Se os participantes estão listados e foram avisados

Então, podemos começar o seu planejamento...

Pontos críticos para o êxito de uma reunião

o local pode garantir as condições mínimas de bem-estar e conforto pode evitar perturbações externas e, principalmente, o mal-humor dos participantes

Page 7: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?

Pontos críticos para o êxito de uma reunião

o horário estabelecer e cumprir rigorosamente o horário de início e fim traduz respeito às atividades das pessoas participantes e evita as interrupções por "motivos de força maior"!

a duração reuniões longas costumam ser desnecessárias e improdutivas o ideal seria uma hora caso seja necessário ser maior, estabeleça intervalos para que as pessoas possam descansar, tomar algumas providências, alimentar-se e relaxar.

Page 8: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?

Pontos críticos para o êxito de uma reunião

a pauta imprescindível. precisa ser distribuída a todos com antecedência participação exige preparação e tempo caso não tenha havido tempo de fazê-la antes, faça durante os primeiros minutos da reunião

Page 9: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?

Pontos críticos para o êxito de uma reunião

ainda a pauta esta deverá conter as seguintes informações:

assuntos a serem tratados; tempo disponível para cada um dos tópicos; responsável pela apresentação de cada um dos tópicos nome dos participantes da reunião, quem a coordenará e quem redigirá a ata.

Page 10: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

COMO PLANEJAR AS REUNIÕES?

Pontos críticos para o êxito de uma reunião

a ata a ata ideal deve ser: sucinta, objetiva, exata e compreensível

informações que precisam constar: o que ocorreu e as decisões tomadas as ações esperadas (de quem e quando).

uma ata também serve de lembrete para as ações e datas acordadas como um “contrato psicológico” do que se tem a cumprir como antídoto contra qualquer "mal-entendido" como conexão para as outras reuniões.

Page 11: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIÕES?

A produtividade de uma reunião depende da sua condução.

O papel do condutor, facilitador ou líder é:

alcançar os objetivos (fins)

por meios diversos e devidos: - debates amistosos e construtivos - análise do tema sob diversos ângulos (garantindo a discussão dos pontos críticos) - oportunidade de participação dos que desejarem (com os limites de praxe)

O condutor deve ser "a pessoa mais adequada" para aquele tema e aquele grupo.

Page 12: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

O QUE SE DEVE FAZER PARA CONDUZIR AS REUNIÕES?

Ainda o condutor

Requisitos

- ter/conquistar o respeito dos participantes- estar bem preparado e atento - saber controlar as discussões- saber cumprir a agenda e a pauta- encorajar as contribuições individuais- esclarecer questões - manter a discussão dentro do tema.

Page 13: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

COMO ASSEGURAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS?

Para muitos, reunião é um momento penoso:

-O peso que se sente por ter que participar

- O medo de falar em público, de ter ideias ou propostas rejeitadas

- A sensação de haver ali pessoas supostamente mais capacitadas

- O receio de não se estar preparado ou "por dentro do assunto”

O papel do condutor na reunião, neste contexto, é criar um ambiente seguro para estas pessoas: - valorizando a presença e a participação de cada um - instigando a discussão - garantindo que as decisões sejam tomadas a partir de informações consistentes

Page 14: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

COMO ASSEGURAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS?

Patrick Forsyth sugere 6 modos de fomentar a discussão:

. Perguntas gerais: feitas para todos. Bom para iniciar a discussão.

. Perguntas gerais dirigidas: feitas a todos e, numa segunda vez, a uma pessoa específica, para reforçar um ponto deixado em aberto.

. Perguntas diretas a um indivíduo: feitas direta e especificamente a alguém. Servem para checar a reação ou compreensão individual.

. Perguntas retóricas: não precisam de resposta. Servem para destacar um ponto ou estimular uma nova forma de pensar o tema.

. Perguntas redirecionadas: uma pergunta dirigida ao líder é redirecionada aos participantes.

. Perguntas de desenvolvimento: elas se apóiam na resposta de uma questão em aberto e fazem a discussão seguir em frente. Por exemplo: “Fulano acha que tal procedimento causará atrasos. Que outro problema poderá ocorrer?

Page 15: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

QUE SINAIS NÃO PODEM SER DESPREZADOS?

A necessidade do condutor monitorar: a reunião está sendo bem conduzida ou chegando a seus objetivos?

Muita discussão sobre um mesmo tema: digressão, atenção excessiva a detalhes, argumentações repetitivas ou jogos de poder.

Pouca discussão: retenção de informação importante, decisões apressadas, falta de compromisso ou motivação.

Comportamentos sinalizadores: - Pessoas que falam demais e monopolizam a discussão - Pessoas que permanecem caladas o tempo todo - Pessoas muito passionais, que vivem “procurando briga”.

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E QUANDO VOCÊ É PARTICIPANTE DE UMA REUNIÃO?

Saber participar de uma reunião é tão importante como saber conduzi-la. Procure seguir essas orientações:

Prepare-se adequadamente para a reunião

Cumpra o horário e siga a pauta

Comunique o seu ponto de vista de forma eficaz e direta

Não monopolize a conversa

Não interrompa os outros

Não discuta sem motivo válido

Controle suas emoções

Permaneça flexível.

Page 17: Reuniões -  série ferramentas gerenciais

CRÉDITOS

Pesquisa, organização e diagramação Abel Sidney - Técnico JudiciárioDECAP/DRH TJRO