Resumo Academia SAP-FI Verso 6.0Preparado por Rafael Paes de Barros Consultor SAP-FI IBM Brasil

Agosto 2008

APOSTILA 1.............................................................................................................................................3 UNIDADE 1 CONFIGURAES BSICAS.......................................................................................3 UNIDADE 2 MASTER DATA (DADOS MESTRES)..........................................................................5 UNIDADE 3 CONTROLE DE DOCUMENTOS ..............................................................................16 UNIDADE 4 CONTROLE DE LANAMENTOS ..................................................................20 UNIDADE 5 ...........................................................................................................................................27 COMPENSAO DE PARTIDAS EM ABERTO.................................................................................27 UNIDADE 6 CAIXA DIRIO.............................................................................................................30 UNIDADE 7 RAZO ESPECIAL.......................................................................................................31 UNIDADE 8- PARKING DOCUMENTS..............................................................................................33 APOSTILA 2...........................................................................................................................................34 UNIDADE 2 PAGAMENTOS AUTOMTICOS...............................................................................34 UNIDADE 3 COBRANA AUTOMTICA......................................................................................37 UNIDADE 4 CORRESPONDNCIA..................................................................................................40 UNIDADE 5 CLCULO DE JUROS..................................................................................................41 UNIDADE 6 COUNTRY SPECIFICS................................................................................................42 UNIDADE 7 RELATRIOS PADRO NO G/L................................................................................43 UNIDADE 8 FORMAS DE APRESENTAR RELATRIOS.............................................................43 UNIDADE 9 DRILLDOWN REPORTING.........................................................................................44 UNIDADE 10 ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES......................................................................45 UNIDADE 11 DEMONSTRATIVOS FINANCEIROS (BALANO PATRIMONIAL)...................47 UNIDADE 12 RECEBVEIS E PAGVEIS.................................................................................47 UNIDADE 13 LUCROS E PERDAS...................................................................................................49 UNIDADE 14 TECHNICAL, ORGANIZATIONAL AND DOCUMENTARY STEPS....................52 APOSTILA 3 ..........................................................................................................................................53 UNIDADE 1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL............................................................................53 UNIDADE 2 DADOS MESTRES........................................................................................................54 UNIDADE 3 TRANSAES DE ATIVOS........................................................................................57 UNIDADE 4 PROCESSAMENTO PERIDICO................................................................................60 UNIDADE 5 SISTEMA DE INFORMAO.....................................................................................61 UNIDADE 6 VALIDAES / SUBSTITUIES.............................................................................62 NEW GL INTRODUO.....................................................................................................................63

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APOSTILA 1 UNIDADE 1 CONFIGURAES BSICAS CLIENT (mandante): o nvel mais alto na hierrquia. Especificaes ou datas que so vlidas para todas as unidades organizacionais so definidas neste nvel. COMPANY CODE (empresa) : para objetivos externos, representa uma entidade contbil independente. Deve se ter uma company code para cada CNPJ e deve ser definida por pas. As demais empresas so representadas como filiais. COPY COMPANY CODE: as informaes abaixo sero copiadas: Definition, global parameters, customizing tables, general ledger accounts. BUSINESS AREA : Para objetivos internos, representam reas de negcios que permitem a visualizao de balanos cross-company. Sua principal funo viabilizar um balano inter-empresarial e sua utilizao opcional. COUNTRY TEMPLATES: Modelo de configurao de empresa por pas Este template tambm engloba controlling areas, plants, purchasing, organizations, sales organizations, credit control areas, etc. PRINCPIO DA VARIANTE: Vlido para todo o sistema e pode ser usado em 3 passos: 1. Definir a variante; 2. Determinar os valores para a variante; 3. Atribuir a variante aos objetos. Vantagem: Facilita a associao e a manuteno de configuraes que so comuns a diversos objetos de negcios, podendo atribuir configuraes a diversas company codes. Este princpio usado para: Status de Campo, Perodos contbeis, Exercicios (ano fiscal), etc. FISCAL YEAR (ano fiscal) : Serve para definir os perodos possveis para lanamentos contbeis (normais ou extra-ordinrios) e pode ser definido: Independente do ano; Especfico ao ano; POSTING PERIODS: Perodos normais para lanamento. SPECIAL PERIODS: Perodos extraordinrios ou especiais definidos para o processo de fechamento de ano, mostrando em um outro perodo os lanamentos que foram realizados por ajustes de balanos. 3

ANO INDEPENDENTE: O nmero de perodos e as datas de nicio e fim deles so os mesmos para todos os anos. ANO ESPECFICO (dependente) : Os perodos podero e sero diferenciados por ano e no necessariamente dependero do calendrio fiscal, ou seja, podero ter mais de 12 perodos. EXERCCIO REDUZIDO: Necessario para o encerramento antes do exerccio normal. Exemplo: Empresa vendida. ANO CALENDRIO (calendar year) : Uma variante fiscal marcada como ano calendrio ir depender do ano fiscal, para tanto devero ser informadas 12 perodos normais de janeiro a dezembro e podero ser informadas at 4 perodos extraordirnrios. ANO NO CALENDRIO: Para estes perodos devem ser informadas a data final para cada perodo YEARSHIFT: Se o perodo no comear em janeiro deve ter a indicao de -1/+1. O nmero mximo de perodos extraordinrios so 4. CURRENCIES: O sistema j traz as principais moedas, alm de possibilitar o cadastro de novas. Currency keys: Chave de moedas. TIPOS DE TAXAS DE CMBIO: Permite o registro dos seguintes tipos: Compra (buying rate); Venda (banking salling rate); Taxa histrica Mdia (Ptax- Banco Central) tipo padro mais utilizado. Taxa em determinadas datas chaves

Facilidades para a manuteno de taxas: Translation Ratios: Serve para diminuir as casa decimais dos valores das moedas. Por causa da inflao a relao entre as moedas pode ser mantida em um perodo de tempo. Ex: 1 real = 133,00 yenes, aps o translation 1 real = 133 yenes. Inversion: Dever ser marcado para que a taxa possa ser informada 1 nica vez: BR- USD e USD-BR. Cotao direta: Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna. 1US$= 0,92000 Euro. Cotao indireta: Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna . 1 Euro= 1,08696 US$. Worklists for maintaning exange rates: Definido listas de trabalho ir economizar tempo e diminuir erros. Apenas as taxas de cmbio relevantes sofreram manuteno.

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UNIDADE 2 MASTER DATA (DADOS MESTRES) PLANO DE CONTAS FI-GL: Vinculado ao Razo Geral ou General Ledger (GL), esto os razes auxiliares ou sub-ledgers (AP/AR/AA) que servem para demonstrar de maneira anlitica as informaes do Razo Geral. O cadastro mestre de contas contbeis possuem 2 segmentos: Segmento Plano de contas; Segmento company code.

3 Etapas para criar e usar o plano de contas: Definio do plano de contas; Definio das propriedades do plano de contas; Atribuio do plano de contas as empresas.

As contas contbeis anliticas so associadas a um grupo de contas (account group) e a cada empresa (company code) na qual ser utilizada. O Plano de contas uma variante que contem a estrutura e as informaes bsicas sobre as contas do razo. definido com um identificador de 4 caracteres, preciso definir os componentes do plano de contas e deve ser atribuida a todas as empresas que queiram criar contas com base na estrutura definida. Definio do plano de contas contem: Chave e Descrio. Informaes gerais: Idioma de atualizao e extenso do n da conta do razo. Integrao do controlling: Criao automtica ou manual para elementos de custo. Consolidao: Plano de contas do grupo Status: A marca bloqueada. Lenght of GL account number: O tamanho do cdigo das contas contbeis definido na estrutura do plano de contas. Controlling Integration: Sempre que forem criadas contas de P&L (perdas e lucros) o sistema pode criar classes de custo primrias automaticamente no CO, desde que haja um padro para que estas classes sejam alocadas. Grupo do plano de contas: Se houver um plano de contas de grupo para qual os saldos do plano de contas operacional devero ser replicados, esse plano deve estar vinculado na estrutura do plano de contas. Blocked: Um plano de contas que ainda no estiver finalizado pode ser bloqueado. Atribuio do plano de contas: 5

1. Toda empresa precisa ter um plano de contas atribuido a ela. 2. Um plano de contas pode ser atribuido a vrias empresas (principio da variante). 3. Cada empresa possui um plano de contas. Segmento do plano de contas: O plano de contas contem informaes bsicas sobre as contas. As informaes por conta so agrupadas. Estes contem: Nmero da conta; Nome da conta; Os campos de controle; Os campos de consolidao;

O segmento do plano de contas consiste em diversos grupos de campos: Tipo/Descrio: Controle no plano de contas, descrio, dados de consolidao no plano de contas. Palavra chave/Converso: Palavras chaves no plano de contas, converso. Informaes: Informaes no plano de contas, textos do razo no plano de contas. Status de campo plano de contas: As informaes entradas neste segmento so exclusivos, independente de os usurios terem uma ou vrias empresas. Sempre que forem introduzidas informaes informaes do segmento do plano de contas sero automaticamente acessadas. As palavras chaves facilitam a pesquisa de um nmero de conta. Voc pode definir e mudas o layout das tab pages para o processamento individual dos dados mestres das contas do Razo. Voc pode definir: O nmero das tab pages; O ttulo das tab pages; Os grupos de contas que voc requer e qual a posio. Seleo dos layouts para processamento central e processamento para reas especificas da empresa. Segmento da empresa (company code segment) Para usar uma das contas do plano de contas atribudo empresa, deve ser criado um segmento da empresa. Este ser adicionado ao segmento de plano de contas. Os dois formam a conta. O segmento da empresa consiste em diversos grupo de contas: Dados de controle: Controle de contas, administrao de contas do Razo, Joint Venture (parceria).

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Banco/Juros: Criao de documentos, detalhes bancrios/financeiros, clculo de juros. Informaes: Informaes/textos, da conta do razo. O segmento da empresa para a mesma conta do Razo pode ser diferente, conforme as necessidades da empresa. preciso definir informaes pertinentes a cada empresa: moeda, impostos, contas de conciliao, exibio de partidas individuais, chave de ordenao, grupo de status de campo, banco da empresa, informaes sobre clculo de juros. Um plano de contas, diversas empresas: Toda empresa precisa ter um plano de contas atribuido a ela e criar seu prprio segmento de empresa. Contas de balano e de demonstrativos de resultados (P&L) No segmento do plano de contas necessrio indicar se a conta ser de balano ou de demonstrao de resultados. Esses 2 tipos de contas so tratados de forma diferente no procedimento de encerramento. Nas contas de balano, o saldo transportado para a mesma conta. Nas contas de demonstrao de resultados, o saldo transportado para uma conta de lucros liquidos acumulados e a conta de demonstrao de resultados zerada. atribuda uma chave a conta de transporte de saldo, e essa chave introduzida no campo tipo de conta de demonstrao de resultados, no segmento plano de contas. Contas marcadas como balance sheet, no encerramento do exercicio atual, os saldos sero carregados para a mesma conta contbil do exerccio posterior. Contas marcadas como P&L os saldos so carregados para a conta de resultado de apurao, zerando os saldos das contas atuais. Para tanto o sistema obriga a criao da conta de apurao de resultados antes que o check seja utilizado.

Grupo de contas para as contas do Razo: O grupo de contas controla: O intervalo de numerao das contas; O status dos campos do segmento da empresa no registro mestre.

O grupo de contas reune contas com as mesmas tarefas no Razo, exemplo: Contas de fundos liquidos; Contas de materiais; Contas de imobilizados; Etc; 7

Com a atruibuio de um intervalo de numerao a um grupo de contas, pode se garantir que as contas do mesmo tipo fiquem no mesmo intervalo de numerao. O grupo de contas deve ser introduzido no segmento do plano de contas e controla a aparncia do segmento da empresa de uma conta do razo. Status do Campo: Todos os campos tem uma das seguintes propriedades: Oculto; Apenas exibir; Entrada obrigatria; Entrada opcional.

Status do campo para Dados Mestre: Os campos exibidos no registro mestre do Razo no so controlados apenas pelo grupo de contas, mas tambm pela transao de dados mestres em uso, ou seja, criar, modificar, exibir. As definies dos status do campo do grupo de contas e de transao so combinadas em cada campo, sendo usada a de maior prioridade: 1 Suprimir; 2 Exibir; 3 Entrada obrigatria; 4 Entrada facultativa. Contas de reconciliao: So contas do Razo atribudas aos registros mestres do parceiro de negcios para registrar todas as transaes no livro auxiliar (clientes/fornecedores). Qualquer lanamento nas contas do livro auxiliar atualiza automaticamente os saldos das contas de reconciliao atribuda. Desta forma o Razo ser sempre atualizado. Uma conta do Razo definida como uma conta de reconciliao com a entrada do tipo de conta de reconciliao que est no campo conta de reconciliao para tipo de conta. D Para clientes; K Para fornecedores;

As contas de reconciliao comuns so as de negociaes a receber e negociaes a pagar. No possvel fazer lanamentos diretamente nas contas de reconciliao. Exibio de partidas individuais: um campo de controle no segmento empresa de uma conta. Contas sem exibio de partidas indiviuais: Apenas a movimentao no perodo ser atualizada quando um documento for lanado para esta conta. Contas com exibio de partidas individuais: Os dados mais importantes das partidas individuais lanadas so armazenadas em uma tabela especial de ndices. 8

O item exibir partidas no deve ser ativado para: MM) Contas de reconciliao (so administradas no razo auxiliar) Contas de receita (so administradas pela aplicao SD) Contas de estoque de material (so administradas pela aplicao Contas de impostos

Administrao de partidas em aberto: So indicados como abertos ou liquidados. As contas com administrao de partidas em aberto precisam ter a exibio de partida individual ativada. Deve-se usar a adminstrao de partidas em aberto para: Contas de compensao bancria; As contas de compensao para entrada de mercadorias / entrada de fatura; As contas de compesao de salrios. Line items display: um check que possibilita a visualizao de partidas individuais nas contas somente contbeis. Deve ser sempre checadas para contas que no possuem sub-ledgers. Open item management: um check que indica o controle de partidas em aberto, utilizado geralmente para controlar a compesao de cheques a compesar emitidos para pagamento ou cheques recebidos de clientes. Conta em moeda local: A moeda da conta pode ser a moeda interna ou moeda estrangeira. Uma conta contbil cuja moeda seja igual local pode receber lanamentos. Porm se for definida moeda diferente da moeda local para a conta, somente sero possveis lanamentos na moeda indicada na conta. Apenas saldo em moeda local: um check que determina que todos os saldos aparecero somente em moeda loca. Vale lembrar que alm da moeda local 1, pode ser definidas mais duas moedas paralelas, denominadas moeda local 2 e moeda local 3. Conta em moeda estrangeira: As contas que tem uma moeda estrangeira como sua moeda da conta s pode receber lanamentos nessa moeda. MTODOS PARA CRIAO DE CONTAS DO RAZO Manual: 2 etapas (segmento plano de contas , segmento empresa); Criao de contas por meio de cpia; Transferncia de dados. 9

Criao manual: Com o mtodo em duas etapas, o segmento do plano de contas criado de forma separado do segmento da empresa. Isto permite a criao da conta do Razo somente no plano de contas ou em vrias empresas. Usar o mtodo em uma etapa para criar a conta do Razo em uma empresa indicada. Repetir a 2 etapa do mtodo em 2 etapas, criar o segmento de empresa para criar a conta do Razo em outras empresas, conforme necessrio. Criao de contas por meio de cpia: Pode-se criar uma nova conta relacionada a conta existente, e mudar o ttulo da conta de maneira correspondente. O plano de contas inteiro pode ser copiado em um novo plano de contas, inclusive a determinao de contas. A estrutura do balano tambm pode ser copiada. Transferncia de dados: Para reduzir a entrada de dados, programas como RFBISA00, interface batch input para dados mestres do Razo podem ser modificados pela equipe do ABAP, para adaptao ao carregamento das informaes do novo plano de contas. Processamento coletivo: Pode-se modificar as seguintes informaes: Plano de contas; Empresa; Descrio. Pode-se modificar, ao mesmo tempo, os dados mestres na rea do plano de contas, os dados especficos da empresa ou os nomes de vrias contas do Razo. As contas do Razo podem ser de planos de contas diferentes. possivel fazer alteraes nas contas do Razo exibidas: Pode-se selecionar os campos que devem ser modificados; Pode-se modificar os valores dos campos exibidos. Plano de contas do grupo de empresas Este plano de contas deve conter todas as contas do grupo de empresas. O plano de contas do grupo de empresas deve ser atribuido a cada plano de contas operacional. Se isto for feito, o campo nmero da conta do grupo torna-se entrada obrigatria. No segmento do plano de contas de todas as contas operacionais deve ser introduzido o nmero da conta do grupo. As diferentes contas de um plano de contas operacional podem indicar a mesma conta do grupo. Deve-se ser usada uma estrutura do balano para o plano de contas do grupo de empresas.

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Desvantangem: Como as empresas usam plano de contas operacionais diferentes, impossvel executar qualquer controlling inter-empresarial. Plano de contas especfico do pas Contem as contas necessrias do Razo para atender as necessidades legais do pas. uma alternativa para usar o plano de contas do grupo de empresas. Se cada empresa usar o mesmo plano de contas operacional, as empresas que necessitarem de plano de contas diferentes para o sistema externo de informaes podero: Ter atribudo um plano de contas do pas; Ter o nmero do plano de contas do pas ( nmero alternativo) introduzido em todos os segmentos da empresa. Cada nmero de contas do pas s pode ser usado uma vez. Desvantagem: Os responsveis que esto familiarizados com o plano de contas do pas tero que se acostumar a usar o plano de contas operacional. Conta de clientes e fornecedores: Possuem 2 segmentos: Processamento de dados gerais: No nvel de mandante, estes dados podem ser acessados em toda a organizao. Segmento com dados especficos da empresa: No nvel de empresa. Qualquer empresa que queira fazer negcios com um cliente ou fornecedor especfico deve criar um segmento da empresa para este. Com isso criado uma conta de cliente ou fornecedor. Viso da conta do cliente (SD): Como o departamento de vendas e distribuio tambm permanece em contato com o cliente e precisa conhecer os dados especficos sobre ele, pode ser criado um segmento da rea de vendas para cada cliente. Deve-se criar primeiro um segmento da rea de vendas antes de fazer negcio com o cliente. Viso da conta do fornecedor (MM): Deve-se criar um segmento da organizao de compra para fornecedores. Qualquer organizao que queira fazer negcios com um fornecedor, deve primeiro criar um segmento da organizao de compras. Este segmento contem dados especficos da rea. Conta total do cliente: formada por 3 segmentos a seguir: formado por dados gerais no nvel de mandante. Segmento da empresa; Segmento da rea. 11

Em geral o segmento da rea de vendas a ser atribudo a empresa tem que ser criado. O nmero da conta atribudo ao cliente ao nvel de mandante. Comparao de dados mestres: mais fcil criar registros mestres de clientes/fornecedores centralizadamente para garantir sua correta definio, caso contrrio existe o risco de criar registros mestres incompletos ou duplicados. Para corrigir e encontrar essas contas incompletas pode se executar o relatrio RFDKG00, para comparao de dados mestres de clientes ou o RFFFAG00 para a comparao de dados mestres de fornecedor e fazer as correes necessrias. A criao de contas duplicadas pode ser evitada com o uso de matchcode antes da criao de uma nova conta, ou com a ativao da verificao automtica de duplicao. Pginas da conta de cliente/fornecedor: Todos os segmentos de conta consiste em vrias pginas com diferentes grupo de campos. Dados gerais: Endereo, dados de controle, operaes de pagamento, texto; Dados da empresa: Administrao de conta, operaes de pagamento, correspondncia, seguros, imposto retido na fonte, texto. Campos importantes: Search term: abreviao para o nome; Corporate group: Identifica a matriz ou holding do cliente/fornecedor; Accounting clerk: Identifica o gerente responsvel pela conta. IBAN: Cdigo internacional de conta corrente bancria para empresas estrangeiras. Grupo de contas para clientes/fornecedores: O grupo de contas controla: O intervalo de numerao das contas (ranges); O status dos campos no registro mestre; Se a conta for de cliente ou fornecedor espordico (one-time);

O grupo de contas usado para controlar os campos exibidos no registro mestre na tela de criao inicial. Depois de criada, seu grupo de contas no poder ser modificado, porm possivel modificar o grupo de contas, por exemplo, de um endereo sequencial para um endereo de entrega. Intervalo de numerao para clientes/fornecedores: Existem intervalos de numerao separados para as contas de clientes e fornecedores. 12

O conjunto de nmero de contas possveis est dividido em intervalos de numerao menores, e eles no podem se sobrepor. Numerao interna: Significa que o sistema atribui os nmeros em ordem sequencial. Assim ele pode exibir o nmero atual que informa quantos nmeros ainda existem em um dado intervalo de numerao. Numerao externa: Os nmeros so entrados manualmente pelo usurio que cria o registro mestre. Os nmeros externos podem ser alfa-numricos. No necessrio atribuir os nmeros em sequencia, portanto o nmero atual no pode ser exibido. Todos os intervalos de numerao podem ser atribudo a um ou mais grupos de contas. Conta normal (conta espordica/one time): Para todos os clientes ou fornecedores com os quais raramente se faz negcios devem ser criados registros mestres especiais de clientes e fornecedores. No so armazenados dados especficos para um nico cliente/fornecedor no registro mestre. Portanto devem ser suprimidos os campos especficos do cliente. Os dados especficos para clientes/fornecedores espordicos so introduzidos no documento por ocasio do lanamento. Controle do status do campo: O layout das telas de dados mestre de clientes/fornecedores podem ser afetados por diversos fatores: Controle do grupo de contas: Em geral o status controlado apenas pelo grupo de contas. Desta forma todas as telas tero a mesma estrutura. Controle dependente da transao: Se desejado, o status do campo pode depender tambm das transaes de dados mestres criar, alterar, exibir. O status do campo deve ser exibido como exibir para a transao alterar, se o campo no puder ser modificado aps a criao. Controle dependente da empresa: Os campos no usados em uma empresa podem ser suprimidos, embora possa ser campo de entrada em outros. A definio de status de campo de grupo de contas, a transao e a empresa so combinadas, sendo usada aquela com maior prioridade. Princpio do duplo controle: Uma pessoa responsvel pelas modificaes em um cliente ou fornecedor, enquanto a outra fica responsvel pela validao das modificaes, em geral de alteraes crticas. 13

Primeiro preciso definir os campos de prncipio de duplo controle nos registros mestres de clientes e fornecedores no IMG. Se um campo for definido como sensvel no registro mestre, o cliente/fornecedor correspondente ser bloqueado no pagamento, caso a entrada seja modificada. O bloqueio s removido quando uma 2 pessoa com a autorizao verifica a modificao e a confirma ou rejeita. As confirmaes podem ser feitas individuais, ou pode-se obter uma lista. A lista pode ser restringida por: Cliente/Fornecedor; Empresa; Contas ainda no confirmadas; Contas recusadas; Contas que devem ser confirmadas pelo usurio.

Compensao cliente/fornecedor: Se um cliente for tambm um fornecedor, ou vice-versa, usando o programa de pagamento, pode compensar reciprocamente partidas em aberto. Para-se usar esta compensao as seguintes etapas devem ser realizadas: O nmero da conta do fornecedor deve ser introduzido na conta do cliente e vice-versa. Cada empresa pode decidir, em separado, se deseja compensar um cliente com um fornecedor. Se optar pela compensao, o campo compensao com fornecedor da conta do cliente precisa ser marcado e vice-versa. Pagador/ recebedor alternativo: Nos nveis do cliente e da empresa pode ser introduzido. A entrada no segmento da empresa tem maior prioridade que no nvel de cliente. H vrias opes para esta funcionalidade: Se o campo especificao individual for selecionado durante a entrada da fatura, possvel entrar informaes individuais de pagador/recebedor do pagamento de um cliente/fornecedor que no tenham sido criados no sistema; Se o pagador/recebedor do pagamento alternativo for um cliente ou fornecedor existente, os nmeros do fornecedor/cliente podem ser entrados no registro mestre como pagador/recebedor do pagamento autorizado. Durante a entrada da fatura, um desses pode ser selecionado com o uso de matchcode; Se dor introduzido um pagador alternativo, o dinheiro para liquidar as partidas em aberto vencidas da conta ser cobrado do pagador alternativo; Se um recebedor do pagamento alternativo for introduzido, o dinheiro que a empresa deve pagar para liquidar as 14

partidas vencidas ser enviado ou transferido ao recebdor alternativo. Sede/Filial: Os clientes, em alguns setores industriais, fazem seus pedidos localmente, mas pagam suas faturas de forma centralizada. Isto pode ser refletido no sistema por meio das contas da sede e da filial. Todos os itens lanados na filial so transferidos para a sede. Em geral a sede que cobrada e tem de pagar ou receber o pagamento. Mas se o campo processamento descentralizado estiver marcado no registro mestre da sede, a conta da filial ser usada. Bancos: O cadastro de banco feito a nvel de mandante (client). Todos os bancos usados no sistema precisam ter um registro mestre de banco. Registro mestre de banco: So armazenados centralmente no ndice de bancos. So identificados pelo pas e pela chave do banco. Incluem dados de endereo do banco e dados de controle como o cdigo swift, dados de ordens de pagamento postais e grupos de bancos. Eles podem ser criados de 4 maneiras: Ao entrar informaes bancrias no registro mestre de cliente ou fornecedor ou na configurao do banco da empresa. O ndice de bancos pode ser importado de um disco ou uma fita contendo o programa RFBVALL_0, transferncia de dados bancrios especfica do pas. Para os clientes que usam a funcionalidade lockbox, pode ser criada uma pasta batch input que atualiza automaticamente as informaes bancrias do cliente no registro mestre. Utilizando a operao criar bancos no menu do registro mestre de contas receber/ pagar. Os bancos utilizados pela empresa so definidos como bancos da empresa. Estes bancos so criados na configurao e compe-se de: Dados mestre de bancos, informaes bancrias eletrnicas, contas bancrias por banco e contas do Razo por conta bancria. O campo tipo de banco no registro mestre de cliente/fornecedor usado para fazer distines de bancos diferentes. Se o cliente/fornecedor tiver mais de um banco, o usurio pode selecionar os bancos diferentes com o uso de matchcodes no campo banco parceiro. Cadastro de Bancos: Todos os bancos usados no sistema precisam ter um registro mestre de banco.

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HOUSE BANK: So as agncias que a empresa tem conta; HOUSE BANK ID: Apelido interno da agncia; BANK KEY: Chave que identifica o banco + dgito do cdigo do banco + agncia. BANK ACCOUNT NUMBER: Conta corrente da empresa. ACCOUNT ID: Apelido interno da conta corrente da empresa. Contas bancrias: Precisam ser definidas. As contas podem ser identificadas por um ID de conta, que nico. Os dados da conta bancria contem: Nmero da conta no banco; Moeda; Conta do Razo que reflete os lanamentos da conta bancria no Razo. Deve-se criar uma conta do Razo para cada conta bancria e vice-versa. As duas devem ter a mesma moeda de conta.

UNIDADE 3 CONTROLE DE DOCUMENTOSPara qualquer transao gerada um documento informando quem fez, quando fez e o que fez. Um documento identificado pela combinao de: Nmero de documento; Empresa; Exerccio.

Um documento de FI comp-se de: Um cabealho do documento (Informaes que se aplicam ao documento inteiro; 2 a 999 partidas individuais (infomaes especficas daquela partida individual). Duas das mais importantes chaves de grupo so: O tipo de documento para o cabealho; A chave de lanamento para as partidas individuais.

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O sistema pode atribuir os nmero de documento (atribuio interna) ou o usurio pode atribu-los ao entrar no documento (atribuio externa). Um evento pode acionar mais de um documento dentro do sistema. O sistema ligar os documentos relacionados para fornecer uma viso completa de qualquer transao contbil dentro deles. Tipos de documento: Controlam o cabealho do documento e usado para diferenciar as transaes comerciais a serem lanadas. Os tipos so definidos no nvel de mandante. O sistema standard fornecido com tipos de documentos que podem ser utilizados, modificados ou copiados. Os principais controles de tipo de documentos so: O intervalo de numerao dos nmeros de documentos; Os tipo de contas permitidos para lanamentos; O status de campo de cabealho texto e nmero de referncia; Se as faturas foram lanadas com o mtodo de valor contbil liquido (net procedures). Procedimento para preenchimento de documentos originais: O tipo de documento controla o preenchimento do documento. preciso gravar os documentos originais sob o nmero de documento de processamento eletrnico de dados. Caso o documento o documento original tenha um nmero externo: Entrar o nmero externo no campo nmero de referncia, no cabealho do documento de processamento eletrnico de dados; Registrar o nmero do documento de processamento eletrnico de dados no documento original. Tipos de documentos standard importantes: O tipo AB permite lanamentos em todos os tipo de contas. DG: apenas lanamentos no cliente (D) e nas contas do Razo (S). Para transferncia de documentos de fatura o sistema utiliza os documentos: RV: tipo de documento inicial para documentos de faturamento de SD (fatura de clientes). RE: tipo de documento inicial para documentos de faturamento de MM (fatura de fornecedores). Quando a atribuio de nmeros internos utilizada, o sistema atribuiu um novo nmero para cada documento no componente FI. Na atribuio de nmeros externos o sistema transfere o nmero do documento de faturamento para o documento de FI, desde que esse nmero ainda no tenha sido atribudo. O programa de pagamento utiliza o tipo de documento ZP para lanamento automticos.

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Intervalo de numerao de documentos: Define o intervalo permitido em que se deve posicionar um nmero de documento que no pode ser sobreposto. Numerao interna: O sistema grava o ltimo nmero de documento usado, a partir do intervalo de numerao, no campo nmero atual e adota o nmero subsequente para o documento seguinte. Numerao externa: O usurio entra o nmero do documento original ou o nmero transferido automaticamente de um sistema de faturamento antecipado. Os nmeros podem ser alfanumricos. At um exercicio futuro: No incio de cada exercicio, o sistema continua a adotar o nmero seguinte ao nmero atual. No reiniciado no limite inferior. Por exerccio: No incio de cada exercicio, a numerao do documento comea novamente no inicio inferior. Isto evita que o limite superior de intervalo seja atingido. Em uma empresa, cada tipo de documento deve estar associado a um intervalo de numerao. Eles no podem ser sobrepostos. Assim cada documento ter uma numerao nica na empresa. Funes das chaves de lanamento: Tem funo de controle dentro das partidas individuais. Essas funes controlam: O tipo de conta em que possvel lanar uma partida individual; Se o item lanado como crdito ou dbito; O status do campo de detalhes adicionais.

As chaves de lanamento so definidas no nvel de mandante, e as chaves tambm indicam: Se a partida diz respeito ou no a uma operao de pagamento. Essa informao necessria na anlise de histrico de pagamento e na criao de avisos de pagamento. Para operaes do Razo: 40 a chave de lanamento para dbito. 50 a chave de lanamento para crdito. Para faturas de clientes: 01 a chave para dbito. 50 a chave para crdito. Para faturas de fornecedores: 40 a chave para dbito. 31 a chave para crdito. Status do campo de documento: Depende da conta e personalizado em contas do Razo. No processamento de clientes e fornecedores, o status do campo personalizado na chave de lanamento, quando necessrio.

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Da mesma forma que na definio de status de campo em contas do Razo, aplicado o status do campo com prioridade mais alta. impossvel combinar status suprimir e entrada obrigatria. Esta combinao gera erro. Grupo de status de Campo: Usado apenas para o Razo Geral. Para cada categoria de contas do Razo necessrio determinar o status de cada campo de entrada de documento. Essas regras so agrupadas para cada categoria de contas do Razo, no grupo de status de campo. Chaves de lanamento Standard: Se modific-las, ou definir novas chaves de lanamentos, todas as tarefas que faam referncia a essas chaves devero tambem ser atualizadas. Chaves de lanamento para ativos e materiais s podem ser atualizadas se os componentes correspondentes estiverem implementados. Ao influenciar definies de status de campo das chaves de lanamento, e o grupo de status de campo, possvel tornar o status dependente da transao da conta. Livro Auxiliar: Uma vez que no tem grupo de status de campo, as diferenas no lanamento do livro auxiliar so efetuadas, principalmente por chaves de lanamento diferentes. H muitas chaves de lanamento para lanamentos no livro auxiliar. Nos lanamentos do Razo, a diferena feita principalmente por grupo de status de campos diferentes. Portanto, apenas 2 chaves de lanamento (40 e 50) so necessrias. A chave de lanamento definida no nvel de mandante e ela determina como o item do documento ser lanado (dbito ou crdito). Perodos contbeis: So definidos na variante do exerccio. Para se evitar lanamentos em perodos contabis errados, os perodos desejados podem ser fechados. No final de cada perodo ele em geral encerrado e o perodo seguinte aberto. Durante o fechamento financeiro, alguns perodos extraordinrios tambm podem ser abertos para lanamentos de encerramento. Durante o procedimento de fechamento, dois intervalos de perodos tem que estar aberto ao mesmo tempo. Portanto dois intervalos de perodos podem ser entrados na tabela de perodo contbil. Variante do perdo contbil: Vrias empresas podem usar a mesma variante. A abertura e fechamento de perodos so feitos ao mesmo tempo para todas as empresas atribudas, o que torna a atualizao do perodo mais fcil. Verificaes de perodo por tipo de conta: No nvel de cabealho do documento, o sistema verifica os perodos que esto alocados para o tipo de conta +. Esta a primeira verificao. Portanto o tipo de conta + deve 19

ser aberto para todos os perodos que se supe que estejam aberto para qualquer outro tipo de conta. O tipo de conta + representa a entrada mnima na variante do perodo contbil. Perodos contbeis podem ser tratatos de diferentes modos para vrios tipo de conta. No nvel de partida individual, o sistema verifica o tipo de conta da chave de lanamento para saber se o perodo est aberto para o tipo de conta atribudo. O intervalo de contas sempre tem contas do Razo. A entrada de determinadas contas de reconciliao atrs de tipos de contas do livro auxiliar, faz com que as contas do livro auxiliar possam ser tratadas diferentemente das contas com conta de reconciliao diferente. Dois intervalos de perodo: Devem estar abertos ao mesmo tempo durante o procedimento de encerramento. Um grupo de autorizao pode ser atribudo ao primeiro intervalo. razovel utilizar o primeiro intervalo para perodos extraordinrios e autorizar somente os contadores envolvidos no encerramento para fazer lanamentos nesses perodos. O usurio deve ter autorizao para o objeto de F_BKPF_BUP (autorizao para perodos contbeis, com o mesmo valor no campo grupo de autorizaes com na tabela de perodos contbeis. Autorizao de lanamento: Montantes mximos: So definidos por empresa em grupos de tolerncia. Aqui tambm controlado o processamento das diferenas de pagamento. Nesta seo so enfocados os limites superiores para operaes de lanamento, dentro dos grupos de tolerncias: Montante total por documento; Montante por item de cliente/fornecedor; O percentual de desconto que um usurio pode garantir nesse grupo de tolerncia. Atribuies de autorizaes de lanamento: Se um usurio no for atribuido a nenhum grupo de tolerncia especial, ele ser colocado no grupo de tolerncia default. Geralmente o grupo de tolerncia default contem valores que devem ser vlidos para o maior grupo de empregados. Para funcionrios com limites muito alto ou muito baixo, deve ser criado e atribuido um grupo de tolerncia especial para seu ID de acesso de usurio.

UNIDADE 4 CONTROLE DE LANAMENTOS DEFAULT VALUES: ID DE PARMETRO: Definir determinados valores de campo default; 20

OPES DE PROCESSAMENTO: Definir mscaras da tela default; Modificar estrutura da tela. REGISTRO MESTRE DE USURIO: Idioma, formatao de data, impressoras, notao decimal,etc. Os Ids de parmetro permitem aos usurios definir valores propostos para campos cujo valores no se modificam com frequncia. As opes de processamento permitem aos usurios modificar suas telas do sistema, nas seguinte reas: Entrada de documento: O usurio pode ocultar campos que no sejam relevantes para seus jobs. Exibio de documento: O usurio pode definir diferentes opes de exibio ao consultar documentos. Partidas em aberto: Os usurios selecionam exibies de estrutura linhas e opes de lanamento para processar partidas em aberto, ou seja tem a opo de entrar o montante de um pagamento parcial ou o saldo da nova partida em aberto. DEFAULT DE SISTEMA E CONTBEIS: Default de sistema: Data de lanamento, princpio de documento. Default contbeis:

Tipo de documento e chave de lanamento; Definies de chave de lanamento de dbito/crdito; Proposta de exerccio; Proposta de data efetiva; Desvio mximo na taxa de cmbio. O sistema sempre prope a data atual como a data de lanamento e de entrada durante o processamento de documento. Contudo a data de entrada no pode ser mudada. O sistema atende ao princpio do documento, todos os documentos devem ter equivalncia antes de seu lanamento. Como o processo feito em vrias operaes contbeis, os tipos de documentos default e as chaves de lanamento so definidos por operao em customazing. Uma fatura de fornecedor ter o tipo de documento KR usando a chave de lanamento 31. Uma fatura de cliente ter o tipo de documento DR e o dbito ser lanadousando a chave 01. preciso definir no nvel da empresa, a diferena mxima entre a taxa de cmbio que foi entrada no cabealho do documento de uma operao e a da tabela de taxas de cmbio. Se o sistema encontrar uma diferena superior a estabelecida, ser emitido uma mensagem de aviso. Modificao de documentos: Modificaes em 2 nveis:

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Cabealho do documento; Partida individual.

Determinados campos no podem ser modificados: montante, chave de lanamento. Outros campos podem ser modificados: textos, alocao. O sistema rastreia todas as modificaes de documentos. Pode-se modificar determinados campos do cabealho de documento e das partidas individuais. Cabealho do documento: Somente o nmero de referncia e os campos de texto podem ser modificados. Partidas individuais: O sistema no permite modificaes no montante, na chave de lanamento, na conta ou em qualquer outro campo que afete a reconciliao de um lanamento. A medida que os usurios modificam os documentos, as seguintes informaes so registradas: O campo que foi modificado; Os valores novos e antigos; O usurio que fez as modificaes; A hora e a data da modificao. Regras de modificao de documentos: Pode-se ter diferentes regras de modificao para cada campo: Tipo de conta: Permite diferenciar uma regra entre contas receber, contas pagar e Razo. Classes de transao: So usadas apenas nas operaes do Razo especial para letras de cmbio e adiantamentos; Empresa: Se o campo estiver em branco, a regra aplicada em cada empresa. As condies para modificar um campo so pr-definidas e podem ser modificadas da seguinte maneira: O perodo contbil ainda est aberto; A partida individual ainda no est liquidada; O documento no uma inscrio ao crdito referente a uma fatura; O documento no um crdito decorrente de um adiantamento. Documento Reverso (estorno): Pode ser revertido de 2 maneiras (normal/standard ou lanamento negativo. Lanamento negativo: Para que seja permitido este tipo de documento so considerados 2 pr-requisitos: 1 a empresa deve permitir lanamentos negativos, 2 o reversals reason deve estar customizado para lanamentos negativos. Se ativados, ao estornar o documento original utiliza-se os mesmo posting keys do documento original porm muda o sinal para negativo.

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Standard: Reverte o lanamento utilizando a posting key inversa. Ex: documento original 40, a reverso ser 50, e vice-versa. Condies de pagamento: So utilizados para definir: Data base para clculo de vencimentos; Validade dos descontos; Porcentagem de desconto;

As condies so: Alocadas no registro mestre de cliente/fornecedor; Propostas pelo sistema ou entradas pelo usurio; Usadas em partidas individuais de transao para determinar as condies de pagamento. Condies de pagamento so condies estabelecidas entre parceiros de negcios para liquidar o pagamento de faturas. As condies definem o vencimento da fatura e o desconto oferecido para a liquidao antecipada desta fatura. As condies habilitam o sistema para calcular o vencimento de fatura e desconto. Para ser feito o clculo o sistema necessita de 3 elementos de dados: Data base: Data que d origem ao vencimento; Validade dos descontos: Perodo em que ser permitido o desconto; Porcentagem de desconto: Taxa utilizada para calcular o valor do desconto. Se a condio de pagamento tiver sido atribuida no registro mestre ela ser proposta pelo sistema, no entanto o usurio pode entr-la ou modific-la durante o processamento da operao. Condies de pagamento em fatura: As condies podem ser entradas no segmento da empresa, segmento da rea de vendas, e segmento de compras de um registro mestre de cliente/fornecedor; As condies de pagamento durante o lanamento de uma fatura dependero do local de criao desta fatura: Se uma fatura tiver sido criada em FI, as condies de pagamento do segmento da empresa sero propostas pelo sistema. Se uma fatura de cliente tiver sido criado em SD, as condies de pagamento do segmento da rea de vendas sero propostas pelo sistema. Se tiver sido lanado em SD as condies de pagamento da fatura, elas sero copiadas para a fatura em FI (as faturas em FI so criadas automaticamente). Se uma fatura de fornecedor tiver sido criada em MM, as condies de pagamento do segmento de compras sero prospostas pelo sistema. As condies de pagamento da fatura, durante seu lanamento em MM, so copiadas para a fatura em FI.

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Ao entrar uma fatura de fornecedor, pode-se tambem definir um montante de desconto fixo ou uma porcentagem de desconto. Ou seja, o desconto concedido independente do perodo. Condies de pagamento relativas a crdito: Crdito relacionado a faturas: Os crditos podem ser relacionados a fatura original, com a entrada do nmero no campo da fatura relacionada durante a entrada do documento. Neste caso, as condies de pagamento so copiadas da fatura, de forma que ambas (fatura e crdito) tenham o mesmo dia de vencimento. Outros crditos: As condies de pagamento em outros crditos no so vlidas e so devidass na data do documento. Para ativar as condies de pagamento nessas inscries ao crdito referentes a fatura, preciso entrar um V no campo de fatura relacionada durante a entrada do documento. Condies de pagamento: Dados Bsicos Dia limite: At este dia do calendrio, a condio de pagamento pode ser aplicada, isto possibilita que as condies de pagamento sejam dependentes da data. Descrio: Tem 2 elementos: Uma explicao determinada pelo sistema, que uma descrio relacionadas a vendas para impresso de faturas, e um explicao definida pelo usurio. Tipo de conta: Permite a utilizao conjunta ou exclusiva de uma condio de pagamento em um livro auxiliar. Controle de Pagamento: Uma fatura geralmente bloqueada com uma chave de bloqueio na partida individual, no entanto possvel definir uma chave de bloqueio em uma condio de pagamento; Uma forma de pagamento , em geral, entrada na partida individual, todavia possvel definir uma forma de pagamento e uma condio de pagamento. O sistema prope a definio da chave de bloqueio e da forma de pagamento em uma condio de pagamento na partida individual, caso a condio de pagamento seja atribuda no registro mestre do parceiro de negcios. Data Base: a data de nicio que o sistema utiliza para calcular o vencimento da fatura. Os valores propostos, a partir dos quais possvel determinar a data base so os seguintes: Sem default, Data de lanamento, Data do documento ou Data de entrada. Especificaes para o clculo da data base: A data afixada utilizada para substituir o dia de calendrio da data base; 24

A quantidade de ms(s) a ser adicionado ao ms de calendrio do ms base. Desconto: Para-se calcular, entra-se uma porcentagem na condio de pagamento. A quantidade de dias de validade da porcentagem tambm entrada na mesma linha. Podem ser acrescentados outros dias ou meses fixos. Os dias e meses definidos na condio de pagamento so usados em conjunto com a data base para calcular o montante de desconto correto para a data de pagamento. Pode-se entrar at 3 validades de desconto. Dias limite: Os dias limite possibilitam condies de pagamento dependentes da data. Pode-se definir diversas verses de uma chave de condies de pagamento, cada uma delas com diferentes dias limites. Prestao (installment payments): Um plano de pagamento em prestaes possibilita que o pagamento de uma fatura seja feito ao longo de vrios meses, ou que uma parte do montante da fatura seja retida para pagamento em data posterior. O sistema cria uma partida individual para cada prestao determinada. Montante base desconto: A legislao federal do pas que determina se o montante base de desconto ser o valor liquido ou o valor bruto (que inclui os impostos). preciso decidir, por empresa ou por cdigo de jurisdio, como o sistema deve determinar o montante base de desconto. Lanamento de descontos Procedimeno Bruto: O montante de desconto entrado na fatura, manual ou automaticamente pelo sistema, que para isso utiliza as taxas existentes nas condies de pagamento. possvel modific-lo at mesmo depois que a fatura lanado. Quando for liquidada uma partida em aberto, de uma conta de cliente ou fornecedor, desconto possvel automaticamente lanado em uma conta de desconto concedido ou desconto no-vencido. Estas contas so definidas na configurao. Processo de contabilizao liquida para fornecedores: Se for feito o lanamento de uma fatura de fornecedor com um tipo de documento para o processo de contabilizao liquida, o montante lanado em despesas ou na conta do balano reduzido pelo montante do desconto. O mesmo montante tambm lanado em uma conta de liquidao de desconto para compensar o documento. Quando-se utiliza o processo de contabilizao liquida, o montante de desconto automaticamente lanado durante o lanamento da fatura. A conta de liquidao de desconto deve ser administrada com base na partida em aberto. Impostos (taxes): H apenas 2 permitidos no sistema R3:

Taxas por nvel de pas/federal; Taxas por nvel de estado/jurisdio. Cada pas est associado uma tax procedure for calculation. semelhante ao esquema de clculo de preos em SD, cada account key est associada a tax account. O tipo de condio difere as regras para o clculo de impostos. 25

No momento da determinao de conta define-se as regras (dbito/crdito e tax code). Code Tax: informado no momento de lanar um documento e est associado ao country code, sendo assim determina qual o esquema de clculo de impostos. Pelo tax code tem-se o percentual de imposto e qual a determinao de contas. Tax accounts: As contas de impostos dentro do G/L Master Record devem estar com o campo Tax category preenchidos e por garantia o campo post automatically only deve estar flegado. Processo do clculo da taxa: Dados requisitados para o automatic determination for tax amounts: Regras; Chave de lanamento; Contas de taxas;

Operao inter-empresarial: Envolve duas ou mais empresas em uma transao contbil, exemplos: Uma empresa compra de outras empresas (suprimento centralizado). Uma empresa paga para outras empresas (pagamento centralizado). Uma empresa vende mercadorias para outras empresas. Uma operao inter-empresarial faz lanamentos em contas de vrias empresas. Isto no pode ser feito com o lanamento de apenas um documento, porque um documento sempre atribudo a uma nica empresa. Em vez disto, o sistema lana um documento em separado para cada empresa envolvida. Para salvar dbitos e crditos nesses documentos, o sistema gera partidas individuais automticas, que so lanadas em contas transitrias, isto , conta as pagar ou a receber entre empresas. Os documentos pertencentes a uma operao inter-empresarial so ligados por um nmero de operao inter-empresarial comum. Contas transitrias: Devem ser definidas em cada empresa antes da execuo de uma operao inter-empresarial. As contas transitrias podem ser contas do Razo, de clientes ou fornecedores. Na configurao, necessrio atribuir contas transitrias para cada possvel combinao de 2 empresas, afim de permitir lanamentos inter-empresarias entre essas combinaes (ex: 3 empresas precisam de 3x2=6 contas transitrias). Para diminuir a quantidade de contas transitrias, pode-se utilizar apenas uma empresa como Empresa de Compensao . Neste caso, o usurio deve atribuir contas transitrias para cada combinao da empresa de compensao com as outras empresas. (ex: 3 empresas precisam de 2x2=4 contas transitrias). Tambm necessrio atribuir Chaves de Lanamento as contas transitrias para identificar que tipo de contas elas so. 26

Nmero para operao inter-empresarial:

No lanamento do documento inter-empresarial, o sistema gera um nmero para operao inter-empresarial, para interligar todos os novos documentos. O nmero do documento uma combinao do nmero do documento da 1 empresa, do nmero da primeira empresa e do exerccio atual. Ele arquivado no cabealho. Os documentos inter-empresariais podem ser estornados: o sistema pode estornar cada documento separadamente.

UNIDADE 5 COMPENSAO DE PARTIDAS EM ABERTO PARTIDAS EM ABERTO: So transaes incompletas, tais como fatura de fornecedor que no foi paga. Para que uma transao de partidas em aberto seja considerada completa, a transao deve ter sido compensada . Uma transao considerada completa quando um valor de contrapartida lanado para um item ou grupo de itens, de forma que o saldo resultante das partidas seja zero. LANAMENTO COM COMPENSAO: O usurio entra itens de documento e, em seguida, marca as partidas em aberto que devem ser compensadas. O lanamento com compensao pode ser feito simultaneamente para vrias contas e tipos de contas, e para qualquer moeda. Esta transao pode ser realizada manual ou automaticamente, com a utilizao do programa de pagamento automtico. COMPENSAO DE CONTAS: Permite selecionar e fazer a correspondncia das partidas em aberto existentes a partir de uma conta de saldo zero. O sistema marca as partidas compensadas e cria um documento de compesao. O nmero e a data de compensao so entrados nas partidas em aberto liquidadas. A data de compensao pode ser a data atual ou uma data definida pelo usurio. PROGRAMA DE COMPENSAO AUTOMTICA: Funes de compensao: Agrupar itens por conta; Se o saldo for zero, os itens sero marcados para compensao. Condies para compesao: As contas devem ser administradas com base em partida em aberto; Contas a compensar devem ser definidas. 27

Itens no compensados: Partidas memo; Lanamentos estatsticos, adiantamentos, letras de cmbio; Itens com entradas de imposto retido na fonte.

Programa de compensao automtica: O usurio pode compensar partidas em aberto de contas do Razo, de fornecedores e clientes. O programa agrupa itens de uma conta que tem os mesmo: Nmero de conta de reconciliao; Moeda; Cdigo do Razo especial; Cinco critrios livres definidos no cabealho ou item do documento, ou seja, campo de alocao, nmero de referncia, etc. Se o saldo dos itens, na moeda local e dentro de um grupo for zero, o sistema faz a compesao automaticamente e cria documento de compesao. Todas as contas que exigem compensao automtica precisam ser definidas via customazing. Processo de pagamento manual: Incoming payment: Recebimento; Outgoing payment: Pagamento. Pagamento manual uma transao que compensa uma partida em aberto, geralmente uma fatura, pela alocao manual de um montante de contrapartida a uma partida em aberto. Entrada de pagamento: Geralmente usadas em contas a receber, liquida um montante devedor em aberto. Pagamento a efetuar: Geralmente usados em contas a pagar, liquida um montante de crdito em aberto. Pagamento manual processado em 3 etapas: 1. So preenchidas as informaes do cabealho do documento; 2. So marcadas as partidas em aberto que sero compensadas; 3. A transao gravada. Processo de partidas em aberto: H uma tela que lista todas as partidas em aberto sem equivalncia. Podem ser pagamentos, dbitos, crditos ou faturas. De acordo com a configurao todos os itens podem ser marcados ou desmarcados quando o usurio chegar a esta tela. A 1 etapa no processo de partidas em aberto a ativao das partidas individuais necessrias para alocar um pagamento.

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O montante entrado alocado na partida individual apropriada e deve ser proporcional ao montante e ao desconto do item. H vrias maneiras de ativar ou desativar uma partida individual. O documento pode ser lanado quando o montante entrado for igual ao atribuido. O desconto concedido determinado pela condio de pagamento da partida individual e considerado no clculo do montante atribudo. O desconto pode ser modificado pela sobregravao do valor absoluto de desconto ou pela modificao da porcentagem de desconto. No pode exceder os limites definidos no grupo de tolerncia. Lanamento do pagamento: Detalhes da sntese; Simular verificao dos itens gerados automaticamente; Corrigir erros; Lanamento; A ltima etapa uma verificao final do documento entrado. Sntese: As partidas individuais entrada podem ser revisadas antes do lanamento. Simular: Ao selecionar o documento, todas as partidas individuais, inclusive aquelas geradas automaticamente, podem tambm ser revisadas. Corrigir erros: Se os dbitos no forem iguais ao crditos, ou ocorrer um erro durante a entrada, o erro pode ser corrigido por uma das seguintes opes: o Modificao, eliminao ou entrada de uma partida individual; o Marcao de partidas em aberto adicionais; o Processamento das partidas em aberto marcada. Lanamento: Se posteriormente, identifica que o documento contem erros e precisa ser corrigido, necessrio primeiro anular as partidas compensadas, para em seguida, estornar o documento. Somente assim o lanamento original pode ocorrer novamente. Pagamentos diferenciados

O grupo de tolerncia de empregados usado para controlar: Os limites superiores para as operaes de lanamento (autorizaes de lanamento); As diferenas de pagamento permitidas. O grupo de tolerncia de contas do Razo Geral usado para controlar: Permitir pagamento diferenciado (ex: procedimento de compensao automtica). 29

O grupo de tolerncia de clientes/fornecedores usado para fornecer especificaes para: Procedimentos de compensao; Diferenas de pagamento permitidas; Lanamento de partidas residuais das diferenas de pagamento; Tolerncia para aviso de pagamento;

Pagamento parcial: Quando o usurio define fazer este pagamento, a partida aparece com o valor total em aberto nas consultas. Pagamento residual: Nele o sistema gera um documento novo, e esse documento que representa somente o saldo em aberto, que aparece como open nas consultas. Reason code: Justificativas que devem ser associadas a pagamentos parciais, residuais e com diferena. VARIAO CAMBIAL: Na liquidao de partidas em aberto em moeda estrangeira, podem ocorrer diferenas realizadas devido a flutuao as taxas de cmbio. Essa flutuao provoca diferenas de cmbio que o sistema lana automaticamente como ganhos ou perdas realizados. O sistema lana automaticamente nas contas de receita/despesas definidas, na configurao, para diferenas de cmbio. A diferena realizada gravada na partida individual liquidada. Diferenas de cmbio tambm so lanadas quando partidas em aberto so avaliadas para o balano. Essas diferenas so lanadas em outra contas de diferena de cmbio e em uma conta de ajuste de balano. Na compensao de uma partida em aberto j avaliada, o sistema estorna a conta de correo de balano e lana a diferena de cmbio restante na conta para diferenas de cmbio realizadas.

UNIDADE 6 CAIXA DIRIOO caixinha uma nova ferramenta de administrao de caixa no Enjoy. O lanamento de receitas de caixa e os pagamentos vista so possveis. Com esta ferramenta pode-se: Ter um caixinha separado para cada moeda; Fazer lanamentos em conta do cliente, fornecedor e do Razo. Executar vrios livros caixas em cada empresa; Selecionar um nmero aleatrio para identificao do caixinha ( uma chave alfanumrica de 4 digitos). Tipos de documentos padro do caixinha: 30

Documento conta Razo Geral= AB Pagamentos = KZ DA Recebimentos = KA DZ

Para configurar o caixinha necessrio: Informar a empresa onde quer usar o caixinha; O nome e a identificao de 4 dgitos do caixinha; As contas do Razo onde se quer lanar as operaes contbeis do caixinha; Moeda em que ser executado o caixinha; Os tipos de documentos para: o Lanamentos em conta do Razo; o Sadas de pagamento a fornecedores; o Entrada de pagamento de fornecedores; o Sada de pagamento a clientes; o Entrada de pagamento de clientes. Tipo de transaes: Despesa (E); Receita (R); Cash transfer (caixinha p/ banco) (B); Cash transfer (banco p/ caixa) (C); Contas a receber (D): recebimento de cliente e pagamento ao cliente; Contas a pagar (K): recebimento de fornecedor e pagamento ao fornecedor.

UNIDADE 7 RAZO ESPECIAL CLASSES DO RAZO ESPECIAL: Relativas a adiantamento; Relativas a letra de cmbio; Outras operaes.

Tipos de razo geral especial: Solicitaes de adiantamento; Adiantamentos; Lanamentos estatsticos (garantia/cauo).

RAZO ESPECIAL: As operaes do Razo especial podem ser usadas de diversas maneiras. Essas operaes podem ser reunidas em 3 categorias bsicas 31

Relativas ao adiantamento: O sistema tem telas e programas especiais prconfigurados que tratam da solicitao, recebimento e aplicao de fornecedores ou clientes e esto contidos no menu standard. O processo de adiantamentos tambm foi integrado aos programas de processamento de cobranas e pagamentos. Relativas a letra de cmbio: O processamento utilizado para tratar das necessidades especficas do pas. O sistema tem telas e programas especiais prconfigurados que utilizam funes de operaes do Razo especial para atender as necessidades. As operaes de cmbio esto contidas nos menus standard cliente e fornecedores do sistema e integrada a outras funes da FI. Outras operaes: Os outros vrios tipos de operaes utilizam as funes de operao do Razo especial. Para o acesso a esses tipos de operaes existe uma opo em processamento de documentos em fornecedores e clientes denominadas Outros. Tambm possvel encaminhar partidas individuais de cada documento financeiro para uma conta de reconciliao alternativa por meio do cdigo do Razo especial. Com isso controla-se o tipo de processamento a ser realizado quando a operao iniciada. CLASSES DE OPERAES DO RAZO ESPECIAL: H 3 maneiras de registrar os lanamentos do Razo especial no sistema: Lanamentos reais: Fazem parte do balano. So lanamentos com uma contrapartida de livre definio. Ex: O lanamento de um adiantamento recebido; Lanamentos automticos de contrapartida: So operaes que so sempre lanadas na mesma conta de contrapartida. Em geral eles fazem parte do anexo do balano. Ex: Lanamento de uma fiana. Partidas memo: So lanamentos que no so destinados a exibio no Razo, mas apenas para lembrar de pagamentos em aberto vencidos ou a ser efetuados. Ex: Solicitao de adiantamento. Lanamento estatstico de contrapartida (automtico) Sempre se fazem lanamentos na mesma conta de contrapartida. Para simplificar a operao de lanamento, pode-se definir o nmero da conta necessria para o lanamento de contrapartida no sistema. Quando o usurio liquida partidas em aberto de uma conta de partidas em aberto, o sistema liquida partidas em aberto relevantes da conta de contrapartida. Essas operaes so chamadas de lanamentos estatsticos pois geralmente no so exibidas no balano, ou s no anexo. Partidas Memo (solicitao): Quando uma partida memo lanada, s h uma partida individual produzida. Os programas de pagamento e cobrana podem ter acesso as partidas memos para processamentos adicionais. Partidas memo so administradas como uma partida individual na conta de partidas em aberto e na conta do Razo especial. Por isso deve-se sempre ativar a exibio de partidas individuais destas contas. 32

Indicador de Razo Especial: Na sort key das contas contbeis de solicitao de adiantamento recomenda-se colocar o cdigo de fornecedor/cliente para ser possvel visualiz-los no campo assigment na FBL1N. Free Offseting entry: A conta contbil partida definida no IMG e a contrapartida (offseting) colocada manualmente. Os adiantamentos so free offseting entry porque a contrapartida ir variar de acordo com o meio de pagamento ou recebimento. Ao transformar uma solicitao em adiantamento, a partida ir aparecer como Open na FBL1N e quando o adiantamento for associado a fatura de cliente/fornecedor, o status mudar para clear. As contas contbeis utilizadas para as Specials G/L so contas de reconciliao para os tipos de conta D e K. Ao contrrio das contas de reconciliao de clientes e fornecedores, devem ser checadas como Open Item Management, e consequentementes como Line Item Display.

UNIDADE 8- PARKING DOCUMENTSA pr-edio de documentos uma forma alternativa de inserir documentos de transaes no sistema. PARKING: Ao contrrio dos documentos normais lanados: A movimentao no perodo no atualizada; Um usurio pode analisar, modificar e depois pr-editar novamente o documento. No final, o documento ser gravado ou eliminado. Ao contrrio dos documentos memorizados: A pr-edio de um documento gera um nmero de documento; Os dados pr-editados podem ser analisados em vrios relatrios do sistema; Documentos que podem ser pr-editados: Contas de clientes ( faturas e notas de crditos); Contas de fornecedor ( faturas e notas de crditos); Contas do Razo ( lanamentos no Razo). possvel visualizar em consultas Park Documents para controle do que est pendente de liberao e contabilizao. HOLD DOCUMENTS (memorizados) : So documentos memorizados que podem ser recuperados posteriormente atravs do boto Three, finalizados e gravados Usurio define um cdigo qualquer para o documento e ele no contabilizado.

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Parking : Funes adicionais: Display de aprovao de autorizao, princpio do duplo controle, responsabilidades, acelerao dos procedimentos de trabalho. Parked: Pode: Especificar datas, atribuir valores, contas, atribuir objetos contbeis. No pode: Alterar moeda, tipo de documento, nmero de documento, company code. Quando: Sempre que necessrio, em diversos tempos possveis. Como posso lanar: Individualmente ou atravs do processamento da lista ou relatrios, abrindo documentos e salvando e/ou executando e salvando vrios documentos ao mesmo tempo (batch input). Diferenas entre Posting documents X Parking documents: 1. Post autoriza a alterao de ndices estatsticos, parking no; 2. Post no apaga documentos, a alternativa estonar, parking apaga; 3. Post no altera valores, nmero de contas, objetos atribudos a conta e datas especficas, j para documentos em park isto irrelevante. SAP BUSINESS WORKFLOW: uma ferramenta de liberao que d uma autorizao no processo de negcios ou entre sistemas; Pode ser adaptado de acordo com as necessidades do cliente. Suporta diversas atividades do usurio.

APOSTILA 2 UNIDADE 2 PAGAMENTOS AUTOMTICOSO programa de pagamento automtico consiste em coletar partidas em aberto, gerar uma proposta de pagamento e gerar relatrio ou arquivo para comunicao com os bancos. Serve tanto para pagamentos como para cobranas. Os documentos em abertos podem ser compensados no momento em que o sistema gera a proposta, ou mediante arquivo retorno do banco (parmentro).

O processo de pagamento consistem em 4 etapas: 1. Configura parmetros, define-se o que, quando e por qual mtodo ser pago; 2. Gera a proposta; 3. Roda agenda de pagamento. Quando o documento de pagamento criado, atualiza o G/L e o sub-ledger; 4. Imprime com os tipos de pagamento, gerando spool de cheque, border, arquivo eletrnico, baixa as faturas. 34

Estrutura de configurao para o programa de pagamento: 1. Para todas as company codes define-se relaes de pagamento interempresas, o desconto, tolerncia de dias para pagamento, processo de transao do cliente/fornecedor. 2. Pagamento entre company codes define-se o valor para pagamento mnimo de entrada/sada, formas de pagamento. 3. Mtodo de pagamento por cada pas define as configuraes especficas do pas, mtodos de transferncia bancria, tipos de documentos para lanamento, impresso de programas e se marcado payment order only ele no baixa a fatura. 4. Mtodo de pagamento por company code define os valores mximo e mnimos de pagamento, mtodos de pagamentos elegveis por company code, otimizaes como banco, cdigo postal, moeda estrangeira, clientes/fornecedores estrangeiros, formas de pagamento media (DME), nome do sap script. 5. Seleo de banco define-se: Ranking Order, que a ordem de escolha do banco por mtodo de pagamento, moedas. Valores: definido o valor disponvel por house bank; Contas: Define-se as contas de contra-partida (offset) ao subledger e as contas de compensao para o bill of exchange. Value Data: Para cada conta e mtodo de pagamento define-se a data em que a transao passar a ser vlido em nmero de dias. Essa informao ser considerada no fluxo de caixa. Expense/charges: Define-se o controle de taxas e despesas via conciliao do extrato bancrio. Ser possvel estipular valores de despesas para recebimentos e pagamentos. Ao rodar a proposta de pagamento, o sistema gera 2 reports que podem ser editados: Proposal List e Exception List. Proposal List: O sistema sempre ir mostra uma linha em vermelho. Se houver valor, indica que ajustes devem ser realizados. As partidas podem ser visualizadas e alteradas atravs de drill-down. Conforme forem ajustadas, aparecero em verde. Exception List: So onde podem ser visualizar os itens que no podem ser pagos. As principais razes so: fatura bloqueada, data invlida nos dados mestres, mtodo de pagamento invlido, house bank invlido, montante de pagamento inferior ao montante especificado para pagamento, sem dinheiro no house bank, debit balance. Bloqueio de pagamentos: Um pagamento pode ser bloqueado ou deletado ao editar a proposta. Bloqueios podem ser ativados no cadastro do fornecedor, servindo para todos os pagamentos em aberto (master record), no prprio documento ou ainda na proposta. Editando propostas de pagamento: A empresa pode optar por solicitar a cada account clerk que edite a proposta de seus clientes/forcecedores. Para 35

isso, deve haver a identificao do analista de pagamento/cobrana no cadastro de cliente/fornecedor e no momento das edies os documentos podero ser filtrados por account clerk. Valores de descontos podem ser alterados. Executando pagamento: At este momento nenhum item foi contabilizado. Os pagamentos/cobranas que entraram nesta rodada sero travados pelo sistema para que no seja possvel compens-los manualmente ou selecionados em uma outra proposta. Nesse ponto, documentos de pagamento so criados, as partidas em aberto so compensadas e os lanamentos contbeis gerados. Quanto as partidas em aberto no compensadas, o sistema ir mant-las travadas para compensao at que seja registrada a ordem de pagamento. Os pagamentos/recebimentos aparecero no fluxo de caixa de acordo com o que foi definido na value data. Se no tiver sido definido nada, o sistema ir demonstrar pagamentos/recebimentos na data em que foram lanados. Para pagamento em cheques, se for definida a quantidade de dias no registro mestre, o sistema ir considerar essa definio como prioritria. Variantes para programas de impresso: Para emisso de relatrios ou gerao de arquivo EDI especificado para cada mtodo de pagamento e pas onde est configurado. Para rodar estes programas o sistema precisa de ao menos uma variante. EDI e notas de advertncia de pagamento: Arquivos eletrnicos so usados para comunicao com bancos, clientes e fornecedores. Avisos podem ser enviados aos clientes/fornecedores por e-mail ou EDI messages. DME (data media exchange) : Arquivos txt no formato padro febraban que podem ter diferenciaes de acordo com a house bank, S so gerados para mtodos de pagamento efetivados pelo banco, tais como transferncias, DOC, TED. Pagamento Mdio Workbench (PMW): uma ferramenta para configurar a gerao de arquivos via IMG (customazing) permitindo maior flexibilidade para ajustes em relao aos programas que so desenvolvidos para este fim. possvel utilizar o PMW para alguns mtodos de pagamento. Na configurao do mtodo de pagamento/pas informado se o arquivo ser gerado via programa ou via PMW. Dbit Balance check: Quando o sistema verifica que para um determinado pagamento h uma nota de crdito (fornecedor deve para a empresa) e para essa nota de crdito no h um mtodo de pagamento pr-estabelecido, ele joga a nota de crdito na lista de exceo e efetua o pagamento ao fornecedor. Para que isso no ocorra, possvel configurar o sistema para que faa o dbit balance check e se o valor a pagar for menor do que o crdito contra

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fornecedor, a nota de crdito vai para a lista de exceo e a partida em aberto para as contas bloqueadas. O programa que visualiza/gera o dbit balance o RFF110SSP. Processo de pagamento automtico: Jobs podem ser agendados atravs da transao F110S para o programa de pagamento automtico. possvel determinar que o JOB gere as propostas mas no gere os pagamentos. Essa funcionalidade agiliza o trabalho dirio em empresas onde o programa de pagamento automtico demora muito para ser processado. Schedule Manager: uma transao muito usada para agendar e monitorar as atividades de fechamento. Tarefas: Adiciona notas para a descrio de tarefas. Agenda e executa transaes; Agenda programas/jobs e executa automaticamente. Define processos de criao (combinao de tarefas).

UNIDADE 3 COBRANA AUTOMTICA Configurao do programa de cobrana: um programa para gerao automtica de cartas de cobrana para faturas vencidas. Geralmente existem processos de cobranas distintos, de acordo com o tipo de cliente. possvel ter um processo de cobrana inclusive para clientes eventuais. O sistema j possui alguns processos de cobranas cadastrados que podem servir de base para novos. O procesos de cobrana serve para transaes normais (AR) e para transaes do Razo Especial. sempre definido por company codes. Configuraes do programa de cobrana esto divididas nas seguintes categorias: Procedimento de cobranas; Nveis de cobrana; Indicao de despesas; Valores mnimos; Textos de cobranas; Ambiente.

Procedimento de cobranas: De quantos em quantos dias ser gerada a carta de cobrana, quantos nveis de cobrana existiro, quantas faturas devem estar atrasadas para a gerao da carta de cobrana, mnimo de dias em atraso, quanto dias aps a data de vencimento a empresas ir esperar para cobrar o cliente, indicao de que sero consideradas, solicitaes, adiantamentos, notas de crdito (Special GL transactions) e cdigo para textos que podero tambm ser utilizados em outro procedimento de cobrana. Quando checado Special GL transactions, devem-se indicar quais GL transactions devero ser consideradas. 37

Nveis de cobrana: Nmero de dias em atraso correspondente a cada nvel. Calcula juros? Sempre ir cobrar? Geralmente checado s para o ltimo perodo ou para procedimentos de cobrana com apenas um nvel. Imprime todos os itens? Se checado, ao emitir a carta de cobrana o sistema listar alm das faturas vencidas, todas as demais faturas em aberto. Dead line pagamento: Indicam quantos dias o cliente tem para efetivar o pagamento. Indicao de despesas: Para cada nvel, indica o custo total da carta de cobrana a ser pago pelo cliente. Pode ser definido em valor absoluto ou em percentual. possvel tambm estipular valor mnimo de fatura para que a taxa seja cobrada. Se o cliente optar por pagar a taxa, esse lanamento no sistema ser manual. Valores Mnimos: Para cada nvel, indica o valor mnimo que a fatura vencida deve ter para que seja gerada a carta de cobrana para ela. Mnimo por porcentagem: Se for definido valor absoluto e percentual para cada nvel, o sistema ir emitir um aviso de erro, pedindo para escolher um tipo. Valor mnimo de juro: Associado ao nvel e ao valor mnimo que a fatura deve ter, est o valor mnimo de juros a ser gerado. Textos de cobrana: Os layouts so definidos em Sap script e podem ser distintos para cada nvel e tipo de conta. D= cliente, K= fornecedor. Ambiente: Para cada company code possvel definir se o procedimento de cobrana ser por cliente ou por negcio. possvel gravar variantes para ordenao para visualizao das notcias de cobranas. Chave de cobrana: Determina que uma fatura pode ser cobrada com restries ou listados de forma isolada na Dunning Notice. Pode ainda travar a fatura para que a mesma no ultrapasse um determinado nvel. Bloqueio de cobrana: Impede que as faturas sejam cobradas. Os percentuais de juros sempre sero por ano. Parametros para execuo de cobrana: Segue o mesmo procedimento do programa de pagamento automtico: Data de execuo: Geralmente informada a data em que sero geradas as cartas de cobrana, mas poderia ser qualquer outra data. A data real da gerao das cartas informada quando se roda a proposta. Identificao: Campo livre; Parametros: Indica para qual faixa de company codes/customers sero geradas as cartas, e quais faturas devero ser consideradas. Log adicional: Ativado quando detectado algum erro ao gerar o programa.

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Executando a cobrana: So considerados 3 etapas: 1. Seleo de contas: O sistema checa configuraes e parametros e define quais clientes devem ser cobrados. 2. Linha de itens cobrar: O sistema determina quais faturas (line items) esto vencidas e quais os nveis de cobrana que podem ser aplicados. 3. Contas cobrar: O sistema define quais cobranas devem ser efetivadas e qual o nvel de cobrana a ser aplicado. Ao rodar a cobrana, o sistema ir considerar notas de crdito vinculadas e no vinculadas com as faturas. Sendo assim, melhor sempre associar notas de crdito com as faturas para que o sistema no as identifique como vencidas. A rotina poder compensar faturas receber com faturas pagar. Para isso o mesmo procedimento de cobrana deve constar no cadastro do cliente e do fornecedor. Sero listadas as partidas compensadas.

Bloqueio de cobrana nos itens ou contas: Contas bloqueadas: Se um cliente precisa ser cobrado e o sistema encontra um bloqueio no cadastro, ele remete a lista de clientes bloqueados. Bloqueio de itens por linha: Se uma fatura precisa ser cobrada e o sistema encontra um bloqueio, ele remete a lista de partidas bloqueadas.

Mtodo de pagamento nos itens ou contas: Quando h um payment method especificado no cliente ou na fatura o sistema entende que h uma garantia de recebimento, e no gera cartas de cobranas. Nessa situao o sistema procura por um payment block. Se no encontrar, ele no gera as cartas de cobrana, caso contrrio as cartas so geradas. Nveis de cobranas por itens: Cada partida cobrada associada a um nvel de cobrana de acordo com a quantidade de dias que se encontra vencida. Se para uma determinada fatura o sistema apurou nvel 1 e outra nvel 3, no cadastro do cliente, estar a pior (hightest dunning level). O sistema sempre sugere que a quantidade de dias do primeiro nvel seja igual a quantidade de dias informada no campo dias de graa. Dunning procedures com apenas 1 nvel so consideradas pelo sistema como payment reminders. Editando propostas de cobrana: Ao rodar o programa de cobrana, o sistema gera propostas. Essas prospostas podem ser editadas por um analista de cobrana. Os seguintes relatrios podem ser extrados: Estatsticas de cobrana; Listas de cobrana; Contas bloqueadas; Itens bloqueados; Histrico de cobrana;

Ao editar a proposta possvel: 39

Bloquear um cliente; Bloquear uma fatura; Bloquear o nvel de cobrana de uma fatura; Alterar dados de cobrana e correspondncia no cadastro de cliente;* Alterar dados do documento. * Essas alteraes valero para a prxima vez em que a cobrana for rodado. Imprimindo cartas de cobrana: Aps o print out no se pode mudar mais nada na proposta. possvel agrupar cartas de cobrana por nveis de cobrana quando os textos so diferenciados por nvel, ou por chave de grupo quando cartas distintas possuem dados em comum. possvel rodar uma cobrana por um cdigo interempresas. Dessa forma um cliente do grupo ir receber uma nica carta com todas as faturas vencidas.

UNIDADE 4 CORRESPONDNCIA Tipos de correpondncia: Correspondncias so relatrios para confirmao de saldos e/ou histrico de faturas. Existem tipos de correspondncias pr-definidas associadas a layouts que sero geradas na liguagem informada para a empresa. Tipos de correspondncias standard:

Notcia de pagamento: SAP01; Status de conta: SAP06; Correspondncias individuais:SAP10; Lista de itens abertos: SAP14; Definida pelo usurio. Cada tipo de correspondncia est associada a um determinado programa, e cada programa est associado a uma variante que contem os parametros necessarios para que seja rodado. Um tipo de correspondncia pode estar associada a um reason code. Geralmente essa fucionalidade utilizada quando se pretende emitir um relatrio aps proceder com um pagamento/recebimento parcial ou residual. Itens necessrios para diferentes tipos de correspondncias: Notcias de pagamento: requerido nmero do documento; Status bancrio: requerido nmero da conta e data; Documentos internos: requerido nmero do documento; Letras de cmbio: requerido nmero da conta; Extratos: requerido nmero do documento.

Associao do cdigo do relatrio com o programa SAP Script que definir o layout feita atravs de uma variante, que leva o mesmo nome do relatrio.

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Se for necessrio mudar o layout vinculado a um determinado tipo de correspondncia, basta criar um novo programa e associar uma nova variante.

UNIDADE 5 CLCULO DE JUROS Configurando clculo de juros: Os valores de juros clculados so simples, pois o SAP no calcula juros compostos. Para adequar aos clculos, as empresas desenvolvem rotina em ABAP. Os juros so calculados e usados para provises. So gerados documentos que devero ser baixados manualmente. Existem 2 tipos de clculos de juros: 1. Conta de balano: Sobre o saldo de conta contbil (GL, cliente/fornecedor). 2. Clculo de jutos sobre atraso: Clculos sobre partidas em atraso. Indicador clculo de juros: So criados no IMG e precisam estar associados ao tipo de juros a ser calculado, denominado tipos de clculos de juros. Os tipos podem ser P = item clculo de juros, ou S = balano clculo de juros. Seleo de itens: Geralmente os itens so calculados sobre partidas em aberto e partidas que foram recebidas em atraso. Na opo abrir e compensar itens, para partidas que foram recebidas em atraso, o sistema considera partidas contra notas de crdito ou contra uma fatura a pagar,ou seja, partidas compensadas sem a entrada de dinheiro. Na 2 opo abrir itens e compensar com pagamento o sistema considera apenas partidas que foram baixadas contra pagamento em banco. Dias de transferncia: Quantidade de dias de tolerncia ao atraso no recebimento por conta da transferncia do ttulo entre bancos. Factory Calendrio ID: uma base para o calendrio que ser considerado no clculo dos dias em atraso. Termos de pagamento: Indica qual ser a condio de pagamento para a parcela de juros que ser gerada. Termos gerais: So parametros que definem como os valores devero ser calculados. Para cada indicador de calculo de juros deve ser configurado: Frequncia do clculo de juros: Define a frequncia do clculo; Settlement day: Define em qual dia do ms ser calculado; Tipo de calendrio: Define a base do calendrio 30/360, 30/365, atual/360, atual/365. Podem ser definidos valores mnimos e mximos para lanamento de juros. Time based terms: Podem ser usadas taxas de juros pr fixadas em ndices financeiros. Para cada ndice de referncia, as taxas e as datas devero ser atualizadas periodicamente. Interest Rates: As taxas de juros informadas so anuais. 41

Juros podem ser calculados de 3 maneiras: 1. Para partidas compensadas (recebidas aps vencimento) com contabilizao de juros; 2. Para partidas em aberto e compensadas com contabilizao dos juros; 3. Para partidas em aberto e compensadas sem contabilizao dos juros.

Executando o clculo de juros: Existem 3 opes para a execuo: 1. Fora do sistema online; 2. Executando e imprimindo; 3. Executando no modo batch input;

UNIDADE 6 COUNTRY SPECIFICS Gerenciamento de cheque: O sistema permite a emisso de cheques para pagamento de faturas. O cheque pode ser emitido manualmente ou atravs do programa de pagamento automtico. Se o cheque for emitido pelo sistema no momento em que o pagamento for efetuado no sistema, os seus dados sero registrados automaticamente no documento de pagamento. Caso contrrio, o usurio pode informar manualmente esses dados no documento de pagamento. Cheques podem ser anulados no sistema antes ou depois de emitidos. O sistema permite que seja estornado somente o cheque, o cheque e o documento de pagamento separadamente, ou o cheque e o documento de pagamento ao mesmo tempo. Sempre que um cheque for estornado, ser necessrio informar um motivo (reason). No sistema j existem reason codes pr-configurados que podero ou no estar associadas a um programa de impresso para emisso de relatrio. Para obter um relatrio de cheques emitidos/compensados no sistema utiliza-se o relatrio dinmico, que permite visualizar: Todos os cheques; Cheques ainda no compensados; Cheques compensados; Cheques estornados.

Para o acompanhamento da compensao de cheques emitidos no sistema, utiliza-se uma conta transitria denominada cheques a compensar, que no seu cadastro deve ser checada como gerenciamento de itens abertos. Sendo assim, o sistema criar uma partida em aberto nesta conta que ser baixada somente quando o cheque for compensado no banco. A baixa dessa partida pode ser feita manualmente ou automaticamente atravs do programa RFEBCK00. O programa ir criar um documento de compensao, ir marcar

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o cheque como descontado e ir registrar na fatura e no documento de pagamento da fatura a data de compensao.

UNIDADE 7 RELATRIOS PADRO NO G/L Sistema de informao: Quais so os tipos de relatrios? No sistema, para cada rea; Relatrio geral; Baseado no menu do usurio; Generalizado: Sistema\Servios\Relatrios.

Seleo dinmica: Funcionalidade que permite ao usurio usar filtros de seleo que no esto sendo utilizados na transao. possivel combinar valores ou excluir valores da seleo. Search ID: Opes para selees mais complexas que esto disponveis em diferentes relatrios. Variantes e variveis para relatrios: Um relatrio pode ter diversas variantes com distintos critrios de seleo. Uma variante pode ser usada por diversos usurios, porem, ter alterao restrita ao usurio que a criou. Nos atributos da variante podem ser definidas variveis (selection criteria), por exemplo, definir que determinada data sempre ser a data do dia. Fornecedores e clientes podem ser definidos tambm em variveis que sero usadas em N variantes. Sendo assim, quando for necessrio inserir ou excluir algum fornecedor ou cliente da consulta, basta alterar uma varivel e no as N variantes previamente criadas. Selection Criteria: Existem 2 tipos de tabelas para a seleo de variveis:

T: Tabela de variantes; D: Tabela dinmica.

UNIDADE 8 FORMAS DE APRESENTAR RELATRIOS SAP List View Design: um display genrico criado como standard. Contem nmeros para interao de funes como sorteio, sumrio, filtros , etc. uma funcionalidade denominada ALV, disponivel em alguns relatrios do sistema que permite trabalhar os dados mostrados no resultado de uma consulta, e que tambm pode ser disponibilizada ao usurio em relatrios desenvolvidos em ABAP. Change Documents: Detalhes de seleo: Atravs do cone eyeglasses possvel visualizar detalhes de um documento selecionado no relatrio.

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Item de seleo: Pode se usar a tecla Ctrl para selecionar diversos itens ao mesmo tempo. Depois de selecionar, pode-se usar uma funo de alterar dados em massa. Com o ALV possvel: Inserir e ocultar colunas; Alterar ordenao; Definir e excluir filtros; Totalizar e sub-totalizar valores;

Quando o sistema mostra o resultado da consulta, o usurio pode definir por visualizar ALV Classic List ou ALV Grid Control. Seleo: Seleo por data de vencimento: A data de vencimento calculada pelo sistema considerando a baseline date e o termo de pagamento. Para poder filtrar documentos por data de vencimento necessrio inserir parmetro no cadastro de usurios. The Assigment field as sort field: Quando se cria um layout possvel definir critrios de ordenao. O campo de atribuio pode ter valores trazidos de at 4 campos, usando at 18 caracteres e pode servir como um campo de ordenao. Changing the screen Layout: Salvando o ltimo layout como default: Se checado, toda vez que a consulta for rodada, o ltimo layout selecionado ser marcado como default para o usurio. Default selection screen: Se informado, toda vez que forem acessadas as consultas FBL5N, FBL3N e FBL1N, os resultados sero mostrados nesse layout. ALV Initial Screen Layout: Se no houver layout como default, o sistema ir utilizar o ALV inicial. Esse layout definido atravs do gerenciamento de display de variantes. Display: Para as consultas com recurso ALV possvel definir se ser mostrado o layout clssico ou o Grid Control. Usurio especfico: Ao criar um layout, se checado, somente o usurio poder visualizar o layout criado. Configuraes Default: Se checado e o sistema no encontrar layout default nos parmetros do usurio, ele ir mostrar esse layout. No encontrando nenhum layout padro o sistema ir mostrar o layout SAP1.

UNIDADE 9 DRILLDOWN REPORTING Arquitetura do relatrio Drilldown: A funcionalidade do relatrio Painter a base para os relatrios Drilldown, para os relatrios Writer Reporters e para o plannning layouts. Atravs dela so definidos as formas utilizadas nos relatrios. 44

Um form pode ser usado em N relatrios Drilldowns. Sendo assim, qualquer alterao no form ir afetar os relatrios nos quais ele estiver associado. Tipos de relatrios Drilldown: Relatrios Financeiros: Baseados em Financial statement versions. Pode fazer fazer anlises baseados na atualidade e plano (anual, semestral, quadrimestral e mensal). Relatrios Key figures: So relatrios financeiros os quais faz-se necesr