PORTAL ADMINISTRATIVOPROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 01.2018

REQUISIÇÃO DEMANUTENÇÃO PREDIAL E

CHAMADOSPATRIMONIAIS

Foz do Iguaçu2018

PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 01.2018

ReitoriaGustavo Oliveira Vieira

Vice-reitoriaCecilia Maria de Morais Machado Angileli

Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura – PROAGIVagner Miyamura

Coordenadoria de Infraestrutura – COINFRAEvandro Cesca Mezzari

Equipe de Elaboração:Evandro Cesca Mezzari – COINFRA

Douglas Felipe Galvão – DESGustavo Augusto Gonçalves – SERADMarcio Aparecido Yokomizo – DELOG

Joásio de Aquino – SEMAP

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PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 01.2018

REQUISIÇÃO DE MANUTENÇÃO PREDIAL E CHAMADOS PATRIMONIAIS

SumárioINTRODUÇÃO............................................................................................................4COMO REALIZAR UMA REQUISIÇÃO..................................................................5DETALHAMENTO DO PREENCHIMENTO DOS DADOS A SEREM INFORMADOS NA REQUISIÇÃO DE MANUTENÇÃO / CHAMADO PATRIMONIAL............................................................................................................8ACOMPANHAR REQUISIÇÕES DE INFRAESTRUTURA ENVIADAS.............11EXEMPLO DE REQUISIÇÃO..................................................................................16

2018

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INTRODUÇÃO

Esta funcionalidade é utilizada por todos os usuários com habilitação

para realizar o cadastro de requisições do tipo Manutenção predial, Patrimônio

e Utilização de espaço. As requisições são divididas em 3 grupos e seus

subgrupos, conforme abaixo:

1 SEMAP - Grupo: MANUTENÇÃO PREDIAL

1.1 Hidráulica - Nova instalação;1.2 Hidráulica - Desobstrução;1.3 Hidráulica - Manutenção;1.4 Elétrica - Nova instalação;1.5 Elétrica - Manutenção;1.6 Ar-condicionado - Limpeza de filtros;1.7 Ar-condicionado - Manutenção;1.8 Alvenaria - Pintura;1.9 Alvenaria - Manutenção;1.10 Serviços Gerais - Manutenção de portas e fechaduras;1.11 Manutenção - Outros serviços;

2 SEPAT - Grupo: PATRIMÔNIO

2.1 Patrimônio - Certidão Nada Consta;2.2 Patrimônio - Verificar disponibilidade de bem;2.3 Patrimônio - Entrega de bens;2.4 Patrimônio - Recolhimento de bens;2.5 Patrimônio - Transferência de bens;2.6 Patrimônio - Informar dano a bens patrimoniais;2.7 Patrimônio - Avaliação de Conserto/Manutenção de Mobiliário;2.8 Patrimônio - Informar extravio/desaparecimento de bem;2.9 Patrimônio - Outros serviços;

3 SERAD - Grupo: UTILIZAÇÃO DO ESPAÇO

3.1 Empréstimo - Mobiliário;3.2 Equipamentos Audiovisual - Empréstimo;3.3 Equipamentos Audiovisual - Manutenção/Substituição de cabos;3.4 Alteração de layout

Quadro 1 – Grupos e subgrupos de serviços disponíveis

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COMO REALIZAR UMA REQUISIÇÃO

1) Para acessar o cadastro de requisição, siga o caminho exemplificadoabaixo:

SIPAC → Aba Requisições → Infraestrutura →

Manutenção/Patrimônio Móvel→ Cadastrar Requisição.

Figura 1 – Caminho para o cadastro de requisições de Manutenção, Patrimônio eUtilização de espaço.

O sistema exibirá a tela para o usuário informar os Dados da Requisição:

Figura 2 – Dados da Requisição para preenchimento

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2) Após preencher os dados do solicitante, é necessário selecionar o Tipode Serviço a ser requisitado.

Figura 3 – Aba “Tipo de Serviço”.

3) Também é necessário especificar o serviço solicitado, por meio docampo “Especificação do Serviço”.

4) Após preencher a requisição, deve-se clicar na opção “Continuar”. Seráaberto uma nova janela com os dados da requisição, após conferir basta clicarna opção “Gravar e Enviar”: Nesta etapa, o usuário poderá conferir os dadosinformados para o cadastro. Caso queira corrigir alguma informação clique emVoltar para retornar à tela anterior.

Figura 4 – Confirmação da requisição.

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5) Para continuar com o cadastro, clique em Gravar e Enviar. A tela comas Informações Gerais da Requisição será carregada, acompanhada pelamensagem de sucesso do cadastro da requisição:

Figura 5 - Mensagem de sucesso no cadastro da requisição.Caso deseje realizar outro cadastro, clique em Cadastrar Outra Requisição erepita as orientações descritas neste manual.

6) Na seção Lista de Requisições Não Finalizadas (a opção aparece emDados da Requisição, quando já há alguma requisição realizada pela Unidade),o usuário poderá também conferir as cinco últimas requisições que não foram

finalizadas para a sua unidade. Para isso, clique em . Na Figura 6 estáexemplificada a Lista de Requisições Não Finalizadas.

Figura 6 – Lista de Requisições Não Finalizadas.

7) Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível.

Sua requisição foi enviada. Agora basta aguardar a equipe da PROAGIresponder a sua solicitação.

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DETALHAMENTO DO PREENCHIMENTO DOS DADOS ASEREM INFORMADOS NA REQUISIÇÃO DEMANUTENÇÃO / CHAMADO PATRIMONIAL

1) De acordo com o Tipo da Requisição escolhida, os seguintes critériosestarão disponíveis para preenchimento:

• Tipo da Requisição: O sistema já está programado para seleção de

Manutenção Predial, Patrimônio e Utilização de Espaços;

• Nome: Informe o nome do solicitante;

• Telefone: Preencha com o telefone do solicitante;

• Ramal: Informe o ramal do solicitante;

• E-mail: Preencha informando o endereço de E-mail do solicitante;

• Sugestão de Horário para Atendimento: Utilize o campo para especificar

qual melhor horário para atendimento;

• Tipo do Serviço: Informe o tipo de serviço selecionando algum dos itens

listados nas categorias disponibilizadas;

• Especificação do Serviço: Selecione um dos serviços disponíveis;

• Local do atendimento: Informe a unidade administrativa onde será

realizado o atendimento.

• Justificativa: Utilize o campo para informar uma justificativa para a

requisição;

• Especificação do local: especifique o local (Bloco, espaço e/ou sala)

onde será realizado o atendimento.

• Descrição: Informe a descrição do serviço a ser feito através da

requisição.

• Observações: Utilize o campo em branco para informar observações

complementares.

2) Os seguintes TIPOS DE SERVIÇOS estão disponíveis atualmente paraseleção:

• Manutenção Predial: Trata da manutenção predial dos espaços da

Universidade, como instalações elétricas, hidráulicas, ar-condicionado,alvenaria, portas, fechaduras, etc.

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• Patrimônio: Chamados relacionados a bens patrimoniais.

• Utilização do Espaço: Faz referência a todo procedimento referente a

utilização do espaço físico, empréstimo de equipamentos de audiovisuale mobiliário.

3) Abaixo estão listadas as ESPECIFICAÇÕES DO SERVIÇO, ou seja, ossubgrupos dos tipos de serviços e suas funções:

3.1) Tipo de Serviço “Manutenção Predial”

-Hidráulica-Instalação: solicitação de instalação de novo ponto hidráulico.-Hidráulica-desobstrução: solicitação de desobstruções, desentupimentos depias, vasos sanitários e demais encanamentos.-Hidráulica-manutenção: solicitação de manutenção em instalaçõeshidráulicas (pias, vasos sanitários e demais encanamentos).-Elétrica-instalação: solicitação de instalação de novo ponto de energia.-Elétrica-Manutenção: solicitação de manutenção em instalações elétricas,tomadas, substituição de lâmpadas queimadas.-Ar condicionado-Limpeza: Solicitação de limpeza de filtros nosequipamentos de ar-condicionado sob responsabilidade da UNILA. -Ar condicionado-Manutenção: Manutenção e demais serviços realizadosnos equipamentos de ar-condicionado instalados e sob responsabilidade daUNILA.-Alvenaria-pintura: Manutenção de pintura nos prédios sob responsabilidadeda UNILA.-Alvenaria-manutenção: Manutenção em alvenaria dos prédios sobresponsabilidade da UNILA.-Manutenção em portas e fechaduras: solicitação de manutenção de portas efechaduras, troca de miolos e de fechaduras danificados.-Outros Serviços: Outros serviços não especificados nos demais tipos eespecificações de Manutenção.

3.2) Tipo de Serviço “Utilização de Espaço”

-Mobiliário-Empréstimo: empréstimo de mobiliário para ser utilizado nasdependências da UNILA, conforme disponibilidade (mesas, cadeiras e porta-banner).-Audiovisual-Empréstimo: Solicitação de empréstimo de equipamentoaudiovisual para ser utilizado nas dependências da UNILA, conformedisponibilidade (caixa de som, projetor e microfone).-Audiovisual-Cabos: verificação/manutenção ou substituição de cabos HDMIe/ou VGA em salas de aula ou de reuniões.

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-Alteração de layout: faz referência a todo procedimento referente anecessidade de alteração na disposição do mobiliário no interior do espaçofísico.

3.3) Tipo de Serviço “Patrimônio”:

-Entrega de bens: para solicitar à SEPAT a entrega física de um bemsolicitado após os trâmites preliminares. -Recolhimento de bens: para solicitar à SEPAT o recolhimento físico de umbem em estado ocioso ou danificado.-Certidão Nada Consta: para confirmação junto à SEPAT de que não há benspermanentes na carga do servidor.-Verificar disponibilidade de bens: para consultar à SEPAT se há bempermanente específico em depósito.-Transferência de bens: para solicitar à SEPAT que transfira via sistema bensque estão sob a sua guarda.-Informar dano a bens patrimoniais: para comunicar à SEPAT a ocorrênciade avaria em bem permanente móvel.-Conserto/Manutenção de Mobiliário: para informar à SEPAT a necessidadede análise técnica para pequenos reparos.-Extravio/desaparecimento de bem: para dar ciência à SEPAT sobreextravio/desaparecimento de bens permanentes móveis.-Outros serviços: demais solicitações junto à SEPAT de serviços nãoelencados anteriormente.

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ACOMPANHAR REQUISIÇÕES DE INFRAESTRUTURAENVIADAS

1) Esta funcionalidade tem por finalidade acompanhar e gerenciar asrequisições relacionadas com infraestrutura que foram cadastradas no sistemada Instituição.

Para acompanhar uma requisição enviada, acesse o SIPAC → AbaRequisições → Infraestrutura → Manutenção/Patrimônio Móvel →Acompanhar Requisições Enviadas.

Figura 7 – Caminho para acompanhamento de requisições enviadas.

A seguinte página será exibida pelo sistema, onde serão disponibilizadasOpções de Busca pela requisição que deseja acompanhar.

Figura 8 – Caminho para acompanhamento de requisições enviadas.

Para realizar a busca por uma determinada requisição, informe um ou mais dosseguintes dados:

• Tipo da Requisição desejada, dentre as opções disponibilizadas pelo

sistema;

• Número/Ano da requisição;

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• Status da Requisição, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;

• Proponente (Matrícula), ou número da matrícula do proponente da

requisição. Caso deseje realizar uma busca pela matrícula de um

determinado servidor, clique no ícone ;

• Proposto (CPF), ou número do CPF do proposto da requisição;

• Unidade Requisitante, ou unidade da Instituição que preencheu a requisição.

Neste campo, é possível informar o código da unidade, selecioná-la na lista

disponibilizada ou ainda buscar a unidade desejada clicando no ícone .Caso opte por utilizar este campo na busca, o sistema disponibilizará aopção de buscar também nas unidades subordinadas à UnidadeRequisitante selecionada;

• Período de cadastro da requisição. Neste campo, é possível digitar as datas

desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone .

Exemplificamos informando o Tipo da Requisição: REQUISIÇÃO DE OBRAS; oStatus da Requisição: ENVIADA; e o Período: 01/01/2011 a 31/12/2011.

Para retornar ao Menu Principal do módulo, clique em .Esta opção será válida para todas as telas em que for apresentada.

Figura 9 - Lista de Requisições Encontradas

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme adesistência na janela que será exibida posteriormente. Esta função será válidasempre que a opção estiver presente.

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Para prosseguir com a busca, após inserir os critérios desejados, cliqueem Buscar. O sistema o direcionará para uma nova página com a Lista deRequisições Encontradas:

A partir da página acima, é possível Visualizar Requisição, emitir umComprovante da Requisição, suprir os fundos de uma requisição e, ainda,Arquivar Requisição, se desejado. Essas funções serão descritas a seguir,neste mesmo manual.

Caso deseje retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta ação seráválida para todas as telas em que estiver presente.

2) Visualizar Requisição

Para visualizar os detalhes de uma determinada requisição, clique no ícone ao seu lado. O sistema exibirá a página com os Dados da Requisição paravisualização. Exemplificaremos com a requisição de número 8040/2011.

Figura 10 - Dados da Requisição

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Caso deseje visualizar o histórico de movimentações da requisição, clique emImprimir Histórico. O Relatório do Histórico de Movimentação da Requisiçãoserá disponibilizado pelo sistema no seguinte formato:

Se desejar imprimir o relatório, clique em .

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em , no topo da página.Clique em Voltar para a página anterior.

Figura 11 – Histórico da Requisição.

3) Comprovante da RequisiçãoSe desejar emitir o comprovante de uma determinada requisição, clique no

ícone ao seu lado. O Comprovante Requisição será disponibilizado noseguinte formato:

Figura 12 – Dados da Requisição.

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Se desejar retornar para a página inicial do módulo, clique em

abaixo do relatório ou no menu principal.

4) Arquivar Requisição

Se desejar arquivar uma requisição, clique em . Exemplificaremos, mais umavez, com a requisição de número 8044/2011.

O sistema exibirá a seguinte tela com os Dados da Requisição:

Na página acima, insira uma Justificativa para o arquivamento da requisição eclique em Arquivar para prosseguir. Para exemplificar, utilizaremos aJustificativa: A solicitação já foi atendida por meio da requisição de nº 44/2018,OS 32/2018.

A seguinte mensagem de confirmação será apresentada pelo sistema no topoda página.

Figura 13 – Arquivar uma requisição.

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EXEMPLO DE REQUISIÇÃO

1) Na figura 14 é possível visualizar um exemplo com os dados da

requisição preenchidos:

Figura 14 – Requisição de manutenção predial preenchida.

Caso ainda persistam dúvidas, entre em contato com:infraestrutura.proagi@unila.edu.br

Coordenadoria de Infraestrutura

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