RELATRIO DE ESTGIO SUPERVISIONADO DO CURSO DE ARQUIVOLOGIA

INTRODUO

Neste relatrio ser abordado o diagnstico da situao dos documentos do

arquivo corrente e intermedirio, produzidos e recebidos pelo Sedif Seo de Distribuio

de Feitos, subsetor do SEDIF1, Setor de Distribuio de Feitos Trabalhistas do TRT da 17

Regio, realizado na disciplina de Estagio Supervisionado.

As atividades de observao do tratamento tcnico dos arquivos no podem

acontecer sem uma viso sistmica da instituio ou do rgo produtor. Quando temos que

submeter um arquivo a um olhar tcnico, desenvolvemos, como uma das primeiras atividades,

a tarefa de conhecer a histria e a trajetria da entidade, suas finalidades, funes, legislao

pertinente, princpios administrativos, atividades e estrutura organizacional. Para isso, vamos

tomar conhecimento do histrico da instituio, da estrutura de funcionamento e de

organizao do setor que objeto de observao, dos processos de trabalho, dos fluxos da

informao, de seus setores, visando compreenso da produo documental.

A segunda parte ser o levantamento dos tipos documentais existentes,

basicamente suas caractersticas, contedos informacionais, unidades de arquivamento, modo

original de arquivamento (classificao, avaliao e descrio), modos de uso de tecnologias

de informao e como o procedimento de transferncia para o Arquivo Geral visando

eliminao.

A JUSTICA DO TRABALHO NO ESPRITO SANTO

O Tribunal Regional do Trabalho da 17 Regio foi criado pela Lei 7.872 de

8/11/89,(publicada no D.O.U. de 10.11.89) com sede na cidade de Vitria-ES jurisdio em

todo o territrio do Estado do Esprito Santo, como demonstrado no Organograma Geral

(Anexo I). Composio:

- 8 (oito) Desembargadores, de investidura vitalcia, nomeados pelo Presidente da Repblica,

sendo:

- 06 (seis) dentre Juzes do Trabalho Presidentes de Vara do Trabalho, por antigidade e por

merecimento, alternadamente;

- 1 (um) dentre integrantes do Ministrio Pblico do Trabalho;

- 1 (um) dentre advogados de notrio saber jurdico e de reputao ilibada, com mais de 10

anos de efetiva atividade profissional, indicado pela Seccional da Ordem dos Advogados do

Brasil no Estado do Esprito Santo.

CONHECENDO O SEDIF 1

SEDIF-I: Servio de Distribuio de Feitos e Apoio Primeira Instncia

Subdivide-se em trs sees: Sedif: Seo de Distribuio de Feitos; Sepex I:

Seo de Protocolo e Expedio da 1 Instncia; e Sedim: Seo de Distribuio de

Mandatos. Tambm esto vinculados ao Setor o Posto de Vila Velha e o Posto da Justia do

Trabalho no Centro de Cidadania de Vitria. O Sedif-I est juridicamente vinculado Direo

do Frum. Neste relatrio trataremos apenas do arquivo e documentos do Sedif, Setor do

Sedif 1.

SEDIF SEO DE DISTRIBUIO DE FEITOS:

A distribuio existe para dividir o trabalho entre juzos da mesma

competncia, evitando a sobrecarga de um deles relativamente aos demais. Essa diviso deve

ser o mais eqnime possvel, propiciando o mesmo nmero de feitos aos juzos. Atualmente,

a distribuio tem sido feita por meio informatizado, obedecendo-se os critrios de igualdade

e da alternatividade. Este o setor onde ser feita a avaliao do arquivo corrente e

intermedirio.

As regras de distribuio de processos, so:

-Protocolo: Protocolizao de peties iniciais na Sedif art. 1. Aps, ocorre imediata

distribuio (aqui, infelizmente, na realidade, depende do nmero de reclamaes recebidas e

da capacidade do setor). Mas, nas aes consideradas urgentes, tais como o habeas corpus, o

mandado de segurana e a cautelar, a distribuio imediata e no obedece ordem de

apresentao.

-Distribuio: No fim do expediente, a Seo de Distribuio de Feitos remeter s Varas

todos os feitos apresentados durante o dia, exceto aqueles em relao aos quais houver pedido

de urgncia na concesso de liminar, os quais devero ser encaminhados logo aps

distribuio. (na prtica, os autos so enviados para as Varas no dia seguinte, porque a Seo

de Distribuio tambm faz a autuao, a montagem e a numerao dos feitos).

-Peties: As peties iniciais sero autuadas e recebero numerao nica, segundo as

normas estabelecidas pelo Tribunal Superior do Trabalho.

-Autuao: Feita autuao, dever ser lavrado o competente termo, que dever ser juntado aos

autos e no qual devero constar: nmero de registro do processo, nome das partes, quantidade

de folhas, data, nome e assinatura do servidor responsvel pela autuao. No termo de

autuao dos documentos, dever constar, ainda, a identificao de que se trata de

documentos.

-Montagem: Todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas no canto direito superior,

exceo da capa do primeiro volume, que, embora contada, no ser numerada. A numerao,

nas cartas precatrias, ser na margem inferior direita, as quais, no juzo deprecante, seguiro

a numerao normal dos processos a que forem juntadas. No anexo II est esquematizado esse

fluxo dos processos.

Outros pedidos feitos Sedif:

__cadastro de advogados e peritos;

__fornecimento de certides positivas e negativas de feitos.

__Distribuio Eletrnica de Carta Precatria.

Em Setembro de 2001 foi formada a Comisso Permanente de Gesto de

Documentos e em Maio de 2003, foi institudo o Programa de Gesto documental no mbito

dos Tribunais Regionais do Trabalho. No dicionrio de terminologia Arquivstica comisso

Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo.

Em 2006 o TRT ofereceu um curso de capacitao em Noes Prticas de

Uso da Tabela de Temporalidade do TRT 17 Regio (Anexo III). Este curso foi uma

iniciativa do SEDOC Servio de Documentao, para dar orientaes tcnicas sobre a

implantao do Programa de Gesto Documental (Resoluo 31/2003) (Anexo IV), com o

objetivo de padronizar os procedimentos utilizados no arquivo corrente e intermedirio, com o

uso do Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade, aprovada em 27/04/2006 (Anexo

V). Todos os Diretores das 14 Varas do Trabalho e demais setores do TRT, participaram do

curso, visando conhecer conceitos bsicos das etapas de gesto de documentos. A equipe era

formada por dois componentes da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.

A Lei 8159 de 1991 conceitua gesto arquivstica de documentos:

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,

avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua

eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.

As generalizaes efetuadas neste relatrio so resultados da leitura dos

principais diagnsticos de situao arquivstica nos arquivos correntes e intermedirios da

administrao pblica brasileira, publicados no pas em artigos e peridicos.

Os arquivos correntes dos setores de trabalho da Administrao Pblica so

acervos arquivsticos constitudos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a

outros destinados eliminao e a documentos no-orgnicos, que no so considerados de

arquivo e que so produzidos ou recebidos fora do contexto das misses de uma organizao.

Nesses conjuntos encontram-se uma grande quantidade de documentos duplicados. Acredita-

se que 5% do contedo desses acervos sejam formados por cpias. Isso pode ser resultado da

ausncia de um gerenciamento da reprografia e da falta de confiana nos mtodos de

distribuio eletrnica dos processos. Cada setor mantm o seu prprio arquivo corrente e

intermedirio. Existe autonomia no que se refere a organizao desses documentos. Todos os

setores se denominam por sigla. (Anexo VI). O perodo de atividade refere-se ao perodo no

qual os documentos formam os arquivos correntes, indispensveis manuteno das

atividades de uma administrao, devendo permanecer o mais prximo possvel dos usurios.

Os documentos que se encontram nesta fase devem ser conservados para responder aos

objetivos da sua criao, considerando que possuem valor primrio. No perodo de semi-

atividade (arquivos intermedirios), os documentos so conservados por motivos

administrativos, legais ou financeiros, isto , ainda so detentores de valor primrio, mas no

mais so utilizados para assegurar as atividades cotidianas da administrao.

OBJETIVO GERAL

Analisar o fluxo dos documentos produzidos pelo setor para realizao das atividades-

meio.

diagnsticar as tcnicas de armazenamento, organizao e recuperao de informaes,

analisando a situao atual.

_Descrever as normas e procedimentos relativos a gesto de documentos: produo,

tramitao, uso, arquivamento e avaliao em fase corrente e intermediria dos documentos

em suporte papel;

_Descrever o uso do Sistema SIP para produo de Documentos Eletrnicos;

OBJETIVO ESPECFICO

Organizar pastas, caixas e arquivos, utilizando tcnicas arquivsticas.

Contribuir para produo de conhecimento na rea de gesto arquivstica integrada,

estando este relatrio disposio para futuras pesquisas.

Realizar um estudo sobre a produo documental deste setor pblico a fim de identificar os

tipos de documentos produzidos e definir quais e quando poderiam ser eliminados sem