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Relatório sobre as contas anuais

da Agência Europeia do Ambiente

relativas ao exercício de 2014

acompanhado da resposta da Agência

2

ADB057214PT04-15PP-CH053-15APCFIN-RAS-EEA_2014-TR.docx 15.9.2015

INTRODUÇÃO

1. A Agência Europeia do Ambiente (a seguir designada por "Agência"), sedeada em

Copenhaga, foi criada pelo Regulamento (CEE) nº 1210/90 do Conselho1. É seu objetivo a

criação de uma rede de observação que forneça à Comissão, ao Parlamento, aos

Estados-Membros e ao público em geral informações fiáveis sobre o estado do ambiente. As

informações devem, em especial, permitir que a União Europeia e os Estados-Membros

tomem medidas de proteção do ambiente e avaliem os resultados dessas medidas2

INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

.

2. O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria

analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de

supervisão e de controlo da Agência, completados por provas resultantes dos trabalhos de

outros auditores e por um exame das tomadas de posição da gestão.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

3. Em conformidade com o disposto no artigo 287º do Tratado sobre o Funcionamento da União

Europeia (TFUE), o Tribunal auditou:

a) as contas anuais da Agência, que são constituídas pelas demonstrações financeiras3 e pelos

relatórios de execução orçamental4

b) a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.

relativos ao exercício encerrado em 31 de dezembro

de 2014;

1 JO L 120 de 11.5.1990, p. 1.

2 O anexo II indica sucintamente as competências e atividades da Agência, sendo apresentado a título informativo.

3 As demonstrações financeiras incluem o balanço e a demonstração de resultados financeiros, a demonstração dos fluxos de caixa, a demonstração da variação da situação líquida, bem como uma síntese das políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.

4 Os relatórios de execução orçamental incluem a conta de resultados da execução orçamental e o seu anexo.

3


Responsabilidade da gestão

4. A gestão é responsável pela elaboração e adequada apresentação das contas anuais da Agência e

pela legalidade e regularidade das operações subjacentes5

a) a responsabilidade da gestão relativa às contas anuais da Agência consiste em conceber,

executar e manter um sistema de controlo interno relevante para a elaboração e adequada

apresentação de demonstrações financeiras isentas de distorções materiais, devidas a fraudes

ou erros, selecionar e aplicar políticas contabilísticas adequadas, com base nas regras

contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão

:

6

b) a responsabilidade da gestão relativa à legalidade e regularidade das operações subjacentes e à

conformidade com o princípio da boa gestão financeira consiste em conceber, executar e

manter um sistema de controlo interno eficaz e eficiente, incluindo uma supervisão e medidas

adequadas para prevenir irregularidades e fraudes e, se necessário, processos judiciais para

recuperar fundos pagos ou utilizados indevidamente.

e elaborar estimativas contabilísticas

razoáveis conforme as circunstâncias. O Diretor Executivo aprova as contas anuais da Agência

após o seu contabilista as ter elaborado com base em todas as informações disponíveis e

redigido uma nota, que acompanha as contas, na qual declara, entre outros aspetos, ter obtido

uma garantia razoável de que essas contas dão uma imagem verdadeira e fiel da situação

financeira da Agência em todos os aspetos materialmente relevantes;

Responsabilidade do auditor

5. Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer ao Parlamento Europeu e ao

Conselho7

5 Artigos 39º e 50º do Regulamento Delegado (UE) nº 1271/2013 da Comissão (JO L 328 de 7.12.2013, p. 42).

uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais, bem como sobre a legalidade e

regularidade das operações subjacentes. O Tribunal efetua a sua auditoria em conformidade com as

normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e as Normas Internacionais

6 As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.

7 Artigo 107º do Regulamento (UE) nº 1271/2013.

4


das Instituições Superiores de Controlo da INTOSAI. Estas normas exigem que o Tribunal planeie e

execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas anuais da Agência estão

isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

6. A auditoria implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos

montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações

subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo profissional do auditor, que se baseia

numa avaliação dos riscos de as contas conterem distorções materiais e de não conformidade

significativa das operações subjacentes com os requisitos do quadro jurídico da União Europeia,

devidas a fraudes ou erros. Ao avaliar estes riscos, o auditor examina os controlos internos aplicáveis

à elaboração e adequada apresentação das contas, bem como os sistemas de supervisão e de

controlo utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes e concebe

procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria implica ainda apreciar se as

políticas contabilísticas são adequadas e as estimativas contabilísticas razoáveis, bem como avaliar a

apresentação das contas no seu conjunto. Na elaboração do presente relatório e declaração de

fiabilidade, o Tribunal teve em consideração o trabalho de auditoria realizado pelo auditor externo

independente sobre as contas da Agência, como estipulado no nº 4 do artigo 208º do Regulamento

Financeiro da UE8

7. O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas para

constituírem uma base da sua declaração de fiabilidade.

.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

8. Na opinião do Tribunal, as contas anuais da Agência refletem fielmente, em todos os aspetos

materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2014, bem como os

resultados das suas operações e fluxos de caixa relativos ao exercício encerrado nessa data, em

conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro e com as regras contabilísticas

adotadas pelo contabilista da Comissão.

8 Regulamento (UE, Euratom) nº 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho (JO L 298 de 26.10.2012, p. 1).

5


Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

9. Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais relativas ao exercício

encerrado em 31 de dezembro de 2014 são, em todos os aspetos materialmente relevantes, legais e

regulares.

10. As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A LEGALIDADE E REGULARIDADE DAS OPERAÇÕES

11. Em 2014, a Agência lançou um concurso para adjudicação de serviços de consultadoria

em matéria de TI e de Sistemas de Informação Geográfica (SIG), no montante de 1,7 milhões

de euros, para execução da componente Acesso a Dados de Referência (ADR) e apoio à

Agência noutras atividades relacionadas com o Copernicus. Uma questão importante do

concurso, designada "insuficiências conhecidas", não foi definida em nenhuma parte das

especificações técnicas do concurso. Uma melhor definição do caderno de encargos teria

contribuído para um procedimento de adjudicação mais eficaz e competitivo.

OBSERVAÇÕES SOBRE OS CONTROLOS INTERNOS

12. Embora a Agência tenha começado a aplicar uma nova política de controlos ex ante e

ex post das subvenções, os procedimentos de verificação ainda não foram documentados.

No entanto, foram comunicadas orientações aos beneficiários (Centros Temáticos Europeus

ou CTE) sobre a elaboração das declarações de custos.

13. Foram detetadas insuficiências nas operações relativas às subvenções auditadas.

Relativamente a um dos CTE, o responsável pela verificação identificou a inclusão de

despesas inelegíveis na declaração de custos, mas o gestor orçamental aprovou o montante

total declarado. Num segundo caso, foi pago o montante total declarado, sem que a maioria

dos parceiros selecionados para verificação ex ante tivesse fornecido à Agência os

documentos solicitados. Além disso, o auditor interno esteve envolvido tanto nas

verificações ex ante como ex post, embora sejam tarefas incompatíveis. Convém referir que

o sistema de controlos ex ante tem sido debatido pelo Tribunal e a Agência desde 2012.

6


OUTRAS OBSERVAÇÕES

14. A Agência contratou serviços de salvaguarda de dados, incluindo serviços de correio

eletrónico, a um prestador de serviços de computação em nuvem através de um contrato

interinstitucional adjudicado pela DG Informática. As condições estipuladas no contrato não

definem de forma adequada a localização dos dados da Agência. O contratante reservou-se

o direito de transferir os dados da Agência para fora da área geográfica da União Europeia

sem pré-aviso, por exemplo, para resolver problemas de latência, pode ser necessário copiar

dados de encaminhamento para diferentes centros de dados em diferentes regiões.

Consequentemente, a Agência não garantiu o respeito pelos privilégios e imunidades das

Comunidades Europeias, a que está sujeita, nem o respeito integral, por parte do prestador

de serviços, das garantias de privacidade consagradas no artigo 7º da Carta dos Direitos

Fundamentais da UE.

SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES DOS EXERCÍCIOS ANTERIORES

15. O anexo I

apresenta uma síntese das medidas corretivas tomadas em resposta às

observações do Tribunal relativas aos exercícios anteriores.

O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Milan Martin CVIKL, Membro

do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 de setembro de 2015.

Pelo Tribunal de Contas

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

1


Anexo I

Seguimento dado às observações dos exercícios anteriores

Ano Observações do Tribunal Fase da medida corretiva

(Concluída / Em curso / Pendente / N/A)

2012

Em 2012, a Agência concedeu subvenções a três grandes programas de subvenções1 de um consórcio constituído por instituições e organismos ambientais da Europa, organizações das Nações Unidas e organizações ambientais nacionais. Em 2012, a despesa total relativa a subvenções elevou-se a 11,9 milhões de euros, o que representa 27% do total das despesas de funcionamento. As verificações ex ante da Agência, realizadas antes do reembolso das despesas apresentadas pelos beneficiários, consistem na análise documental dos pedidos de pagamento. Normalmente, não se obtêm dos beneficiários quaisquer documentos que comprovem a elegibilidade e a exatidão das despesas de pessoal apresentadas, que representam a parte principal das despesas2. As verificações ex ante das despesas no local ao nível dos beneficiários são raras3.

Em curso

2


Ano Observações do Tribunal Fase da medida corretiva

(Concluída / Em curso / Pendente / N/A)

2013

Em 2013, a Agência concedeu subvenções, inseridas em cinco programas de subvenções4, a um consórcio constituído por instituições e organismos ambientais da Europa, organizações das Nações Unidas e organizações ambientais nacionais. O total das despesas efetuadas com as subvenções em 2013 elevou-se a 13,9 milhões de euros, o que representa 31% do total das despesas operacionais. As verificações ex ante da Agência consistem na análise documental dos pedidos de pagamento. Na sequência das observações do Tribunal relativas ao último exercício, a Agência intensificou os seus controlos relativos à elegibilidade e exatidão das despesas de pessoal declaradas no âmbito dos programas de subvenções, que representam a parte principal das despesas. Em especial, relativamente a uma amostra de beneficiários, obtiveram-se as folhas de serviço para avaliar os custos com salários solicitados, mas não se puderam obter os recibos de vencimento. Raramente são efetuadas verificações no local ao nível dos beneficiários.

Assim, os controlos existentes apenas proporcionam uma garantia limitada sobre a elegibilidade e a exatidão das despesas apresentadas pelos beneficiários. No caso das operações auditadas pelo Tribunal, a documentação comprovativa dava uma garantia razoável da sua legalidade e regularidade.

Em curso

1 Centros Temáticos Europeus (CTE), Instrumento Europeu de Vizinhança e Parceria (IEVP) e Operações Iniciais de Vigilância Global do Ambiente e da Segurança (GIO).

2 São solicitados e analisados documentos justificativos para outros tipos de custos (por exemplo, subcontratação, aquisição de equipamentos).

3 Em 2012 e 2011 foi realizada uma verificação ex ante aos sistemas de controlo de um beneficiário. Em 2010, foi realizada uma verificação ex ante para avaliar a elegibilidade das despesas declaradas por um beneficiário.

4 Centros Temáticos Europeus (CTE), Instrumento Europeu de Vizinhança e Parceria (IEVP), Operações Iniciais de Vigilância Global do Ambiente e da Segurança (GIO e GIO2), coordenação in situ do GMES (GISC) e Instrumento de Assistência de Pré-adesão (IPA2).

1


Anexo II

Agência Europeia do Ambiente

(Copenhaga)

Competências e atividades

Domínios de competência da União segundo o Tratado

(Artigo 191º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia)

Política do ambiente

A política da União no domínio do ambiente contribuirá para a prossecução dos (...) seguintes objetivos: a preservação, a proteção e a melhoria da qualidade do ambiente; a proteção da saúde das pessoas; a utilização prudente e racional dos recursos naturais; a promoção, no plano internacional, de medidas destinadas a enfrentar os problemas regionais ou mundiais do ambiente, e designadamente a combater as alterações climáticas.

A política da União no domínio do ambiente terá por objetivo atingir um nível de proteção elevado, tendo em conta a diversidade das situações existentes nas diferentes regiões da União. Basear-se-á nos princípios da precaução e da ação preventiva, da correção, prioritariamente na fonte, dos danos causados ao ambiente e do poluidor-pagador. [...] Na elaboração da sua política […], a União terá em conta: os dados científicos e técnicos disponíveis, as condições do ambiente nas diversas regiões da União, as vantagens e os encargos que podem resultar da atuação ou da ausência de atuação, o desenvolvimento económico e social da União no seu conjunto e o desenvolvimento equilibrado das suas regiões [...].

Competências da Agência

(Regulamento (CEE) nº 1210/1990 do Conselho)

Objetivos

Criar uma rede europeia de informação e de observação do ambiente com vista a fornecer à União e aos Estados-Membros:

1. Informações objetivas, fiáveis e comparáveis a nível europeu que lhes permitam:

a) tomar as medidas necessárias de proteção do ambiente;

b) avaliar os resultados dessas medidas;

c) assegurar a correta informação do público quanto ao estado do ambiente.

2. O apoio técnico e científico necessário.

Atribuições

− criar, em colaboração com os Estados-Membros, a Rede Europeia de Informação e de Observação do Ambiente e assegurar a sua coordenação;

− fornecer à União e aos Estados-Membros as informações objetivas necessárias à formulação e execução de políticas apropriadas e eficazes em matéria de ambiente;

− prestar assessoria na supervisão das medidas ambientais por meio de apoio

2


apropriado no que se refere às exigências de apresentação de relatórios;

− prestar assistência a cada um dos Estados-Membros no estudo, elaboração e expansão dos respetivos sistemas de supervisão de medidas ambientais;

− registar, confrontar e avaliar os dados relativos ao estado do ambiente, elaborar relatórios sobre a sua qualidade e as pressões a que está sujeito no território da União, estabelecer critérios uniformes de avaliação dos dados ambientais a aplicar em todos os Estados-Membros e criar e manter um centro de informação de referência sobre o ambiente;

− contribuir para assegurar a comparabilidade dos dados ambientais a nível europeu e, se necessário, promover através das vias adequadas uma maior harmonização dos métodos de medição;

− promover a integração dos dados ambientais europeus em programas internacionais de controlo do ambiente;

− publicar, de cinco em cinco anos, um relatório sobre o estado, tendências e perspetivas do ambiente, complementado por relatórios de indicadores centrados em questões específicas;

− estimular o desenvolvimento de técnicas de previsão ambiental, a troca de informações sobre as tecnologias para prevenir ou reduzir os danos causados ao ambiente, os métodos de avaliação do custo desses mesmos danos e do custo das políticas de prevenção, proteção e reparação do ambiente;

− contribuir para a ampla divulgação de informação ambiental, fiável e comparável, em especial sobre o estado do ambiente, junto do grande público e, nesse sentido, promover o uso das novas tecnologias telemáticas;

− cooperar ativamente com outros organismos e programas da União e internacionais e, em áreas de interesse comum, com instituições de países não membros da União, levando em conta a necessidade de evitar duplicações de esforços;

− apoiar a Comissão no processo da troca de informações sobre o desenvolvimento das metodologias e boas práticas das ações de avaliação ambiental e na divulgação de informações sobre os resultados da investigação ambiental relevante na forma que melhor possa servir a aplicação de políticas.

Governação Conselho de Administração

Composição

Um representante de cada Estado-Membro, um representante de cada país membro do EEE, dois representantes da Comissão e duas personalidades científicas designadas pelo Parlamento Europeu.

Atribuições

Adotar o programa de trabalho anual e plurianual e garantir a sua execução e adotar o relatório anual de atividades da Agência.

Diretor Executivo

Nomeado pelo Conselho de Administração sob proposta da Comissão.

3


Comité Científico

Composto por membros com qualificações específicas no domínio do ambiente, nomeados pelo Conselho de Administração.

Auditoria externa

Tribunal de Contas Europeu.

Autoridade de quitação

Parlamento Europeu sob recomendação do Conselho.

Meios colocados à disposição da Agência em 2014 (2013)

Orçamento definitivo

52,6 (41,7) milhões de euros

Subsídio da União: 80% (100%).

Efetivos em 31 de dezembro de 2014

Lugares previstos no quadro do pessoal: 135 (138)

Lugares ocupados: 130 (132) mais 74 (78) outros lugares (agentes contratuais e peritos nacionais destacados)

Total dos efetivos: 204 (210)

Lugares previstos no quadro do pessoal, desempenhando funções:

− operacionais: 97 (98)

− administrativas: 38 (40)

Atividades e serviços fornecidos em 2014 (2013)

Artigos 14 (48)

Destaques 46 (53)

Comunicados de imprensa 7 (11)

Conjuntos de dados 54 (29)

Indicadores 34 (46)

Mapas, gráficos 48 (217)

Brochuras, folhetos, etc. 1 (5)

Documentos organizacionais 2 (5)

Relatórios 10 (13)

Relatórios técnicos: 17 (21)

Publicação da Agência: Signals 1 (1)

SOER 1 (0)

Fonte: anexo fornecido pela Agência.

European Environment Agency

EEA_PT

RESPOSTA DA AGÊNCIA

11. No entendimento da EEA, o princípio da transparência foi respeitado. As «insuficiências conhecidas»

encontravam-se adequadamente descritas na secção 6.3.2 do caderno de encargos com o uso de palavras

como: «melhoria», «correção», «ajustamento» e «garantir a coerência». O caderno de encargos na sua

íntegra pode ser consultado no website da EEA (http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-

005-it).

12. Aquando da implementação da política de controlos ex ante e ex post às subvenções a partir de maio

de 2014, a EEA deu prioridade às orientações sobre a elaboração da declaração de custos destinadas aos

países beneficiários. As «Orientações da EEA para as verificações» foram entretanto concluídas e

distribuídas aos responsáveis pelos recursos que efetuam as verificações ex ante das subvenções, sendo

aplicáveis a partir do exercício financeiro de 2016.

13. Na sequência das observações do Tribunal de Contas, a EEA iniciou a recuperação das despesas

indevidamente pagas ao beneficiário em causa.

A EEA garantirá a rigorosa aplicação da NCI n.º 18 para documentar eventuais casos de omissão ou de

desvio das políticas e dos procedimentos estabelecidos que possam ocorrer no futuro.

No que respeita à segunda parte da observação, a Agência não considerou oportuno procurar obter os

documentos solicitados, dado terem sido obtidas provas válidas em amostragens anteriores dos mesmos

beneficiários. Além disso, a Agência mantinha na altura um diálogo com o Tribunal de Contas sobre a

formulação da política de verificação mais adequada com o fim de garantir a cobertura e a elegibilidade.

A EEA toma nota do terceiro comentário constante desta observação e tê-lo-á em consideração no

reexame da atual política de controlo dos CTE. Será desenvolvida uma estratégia formal de controlo ex

post que garanta a compatibilidade com as responsabilidades da capacidade de auditoria interna da EEA. O

auditor interno efetuará exclusivamente controlos ex post, cobrindo, desse modo, tanto as verificações no

local como a eficácia do processo de verificação ex ante da EEA

http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-005-it�

http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-005-it�

European Environment Agency

EEA_PT

14. Antes da implementação de um serviço de correio eletrónico baseado em computação em nuvem, a

EEA realizou um teste e, em seguida, uma avaliação dos riscos das alterações implicadas em que

participaram os peritos de TI e de gestão da qualidade, bem como o responsável pela proteção de dados da

Agência. Na sequência desse processo de avaliação, foram pedidos ao fornecedor esclarecimentos e

garantias adicionais no sentido de garantir a conformidade com o Regulamento Europeu em matéria de

proteção dos dados pessoais. A este respeito, o fornecedor confirmou que:

- os centros de dados encontram-se na Europa (Dublim é o sítio principal e Amesterdão é o

sítio-espelho e de back up) e que a comunicação entre a EEA e os centros de dados é encriptada;

- adere ao Regulamento da UE sobre a proteção de dados e ao sistema de porto seguro da UE;

- procurará reencaminhar inquéritos legais ou notificar tempestivamente a EEA de eventuais

inquéritos dessa natureza, permitindo à AIPN tomar uma decisão informada sobre a transferência

de dados solicitada, quando necessário;

- os seus serviços de computação estão certificados segundo a nova norma de certificação ISO

27018/2014 e são objeto de auditorias regulares;

- as medidas de segurança em vigor permitem atualizações constantes e imediatas e oferecem

maiores possibilidades de detetar, rastrear e resolver potenciais intrusões.

Por conseguinte, a EEA considera que os riscos residuais identificados são aceitáveis e estão

adequadamente cobertos pelas cláusulas contratuais acordadas. Não obstante, a EEA reexaminará

periodicamente a execução do contrato a fim de reavaliar os riscos e adotar medidas e ações corretivas

adequadas que considere necessárias.

Além disso, a EEA considera que os privilégios e imunidades que protegem os seus dados não são afetados

pelo uso de serviços de computação em nuvem.

No tocante ao respeito da vida privada e familiar consagrado na Carta dos Direitos Fundamentais da União

Europeia, a EEA atualizou a sua política de uso do correio eletrónico com a inclusão de uma exoneração de

responsabilidade relativamente aos membros do pessoal respeitante à utilização limitada do sistema de

correio eletrónico para fins privados.

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