Relatório SAESP do

Relatório do

II Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos

realizado em 27 de abril de 2004 com municípios da região de Campinas

1. Justificativa do evento

No cumprimento de suas atribuições de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo,

bem como suas atribuições decorrentes da parceria entre o Arquivo do Estado e o Ministério Público

Estadual, formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação Técnica, em 30 de agosto

de 2000, publicado no Diário Oficial do Estado em 1.º de setembro de 2000, o SAESP realizou o I

Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos, no dia

24 de outubro de 2003, das 9 às 17 horas, no auditório do Arquivo do Estado, direcionado aos 39

municípios da região da Grande São Paulo, ao qual compareceram representantes de 36 municípios,

totalizando a expressiva presença de 88 agentes municipais.

Como o objetivo de oferecer fundamentos legais e técnicos para a criação de Arquivos Públicos

Municipais e a implantação de políticas municipais de gestão documental, este I Encontro consolidou

com êxito a primeira etapa do projeto que prevê a realização de encontros regionais sobre gestão

documental pública, visando assegurar a institucionalização e organização de Arquivos Públicos

Municipais no Estado de São Paulo.

Para realização deste II Encontro o Arquivo do Estado firmou uma parceria com a Prefeitura

Municipal de Campinas, com a Secretaria Municipal de Cultura, Esportes e Turismo de Campinas e

com o Arquivo Municipal de Campinas no sentido de sediar o evento e providenciar a contratação de

serviço de sonorização e a contratação de serviço de gerenciamento de evento.

A equipe organizadora do evento foi composta por funcionários do Arquivo do Estado de São Paulo,

Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP; Camila Brandi de Souza, membro da equipe do

SAESP, Ilka de Sousa Magari, Chefe do Setor de Administração, contamos também com os

funcionários da Secretaria Municipal de Cultura, Esportes e Turismo da Campinas, Sônia A. Fadim,

Antônio Carlos Galdino, Lucia Helena Ortiz e Cristina Sampaio.

O Ofício Circular Interinstitucional/2004, de 26 de março de 2004, encaminhado aos Prefeitos e aos

Presidentes das Câmaras Municipais, solicitava que cada Município da região administrativa de

Campinas designasse 2 representantes do Executivo Municipal e 1 representante da Câmara Municipal

para participarem do evento, na condição de agentes multiplicadores. Em resposta aos ofícios, 34

Municípios encaminharam representantes, totalizando a expressiva presença de 116 agentes

municipais neste II Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública.

A solenidade de abertura teve início às 9 horas com a presença da Excelentíssima Senhora Prefeita de

Campinas, Izalene Tiene, do Senhor Secretário de Cultura, Esportes e Turismo de Campinas, Valter

Ventura da Rocha Pomar, da Promotora de Justiça do Estado de São Paulo, Dr.ª Jaqueline Lorenzetti

Martinelli, da profa. Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP, e do Coordenador do Arquivo

Municipal de Campinas, Antônio Carlos Galdino.

2. Conteúdo programático do evento (palestras):

• Patrimônio documental e cidadania, proferida por Jaqueline Lorenenzetti Martinelli, Promotora

de Justiça - Ministério Público do Estado de São Paulo;

• Gestão documental pública: fundamentos legais, proferida por Ieda Pimenta Bernardes,

Coordenadora do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP;

• Políticas Municipais de Arquivos: estratégias e perspectivas, proferida por Ieda Pimenta

Bernardes, Camila Brandi de Souza e Luciana Pontes Rodrigues de Lima Ichikava, técnicas do

SAESP;

• Primeiros passos da implantação de Gestão Documental Pública em Campinas, proferida por

Antonio Carlos Galdino, Coordenador do Arquivo Municipal de Campinas;

• Os Arquivos Municipais e a modernização da gestão pública, proferida por Daíse Apparecida

Oliveira, Presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais e membro do

Conselho Internacional de Arquivos; e

• Arquivos Municipais e documentos públicos: problemas de jurisdição arquivística,

proferida pela Dr.ª Ana Maria de Almeida Camargo, Professora da FFLCH/USP e Vice-Diretora

da Associação de Arquivistas de São Paulo (ARQ-SP).

3. Material fornecido aos participantes

Para subsidiar a ação pedagógica do SAESP junto às administrações municipais foi distribuída, no

início do evento, a cada um dos participantes, uma pasta com:

� Apostila contendo:

- minuta de projeto de lei para criação de Arquivo Público Municipal;

- minuta de termo de cooperação técnica entre o Poder Executivo e a Câmara Municipal;

- Resumo das palestras proferidas no II Encontro.

� CD-Rom contendo:

• compilado da legislação arquivística federal, estadual e municipal;

• manuais técnicos da área arquivística do Projeto “Como Fazer”;

• recomendações do CONARQ para a construção de arquivos;

• versão eletrônica da apostila.

� Ao final do evento, o SAESP em parceria com a Secretaria Municipal de Cultura, Esportes e

Turismo de Campinas distribuiu os certificados de participação.

4. Caracterização dos participantes

Participação dos Municípios da grande São Paulo no II Encontro Paulista

Municipios ausentes

62%

Municipios presentes

38%

Especificamente, participaram do II Encontro, 100 representantes de 32 Prefeituras e 16

representantes de 11Câmaras Municipais.

Prefeituras ausentes

64%

Prefeituras presentes

36%

Câmaras Municipais ausentes

88%

Câmaras Municipais presentes

12%

� Compareceram ao encontro representantes das seguintes Câmaras Municipais: Aguai;

Bragança Paulista; Brotas; Campinas; Cordeirópolis; Hortolândia; Indaiatuba; Jundiaí; Rio

Claro; Santa Bárbara D'oeste e Santa Cruz das Palmeiras.

� Compareceram ao encontro representantes das seguintes Prefeituras: Aguai; Americana;

Araras; Atibaia; Bom Jesus dos Perdões; Brotas; Cabreúva; Caconde; Campinas; Campo Limpo

Paulista; Capivari; Casa Branca; Cordeirópolis; Engenheiro Coelho; Holambra; Hortolândia;

Indaiatuba; Itupeva; Jundiaí; Leme; Mogi Guaçu; Mogi Mirim; Morungaba; Paulínia; Piracaia;

Piracicaba; Pirassununga; Rio Claro; Santa Bárbara D'oeste; São Sebastião da Grama; Serra

Negra e Valinhos.

� Não encaminharam nenhum representante os seguintes municípios: Águas da Prata;

Águas de Lindóia; Águas de São Pedro; Amparo; Analândia; Artur Nogueira; Charqueada;

Conchal; Corumbataí; Cosmópolis; Divinolândia; Elias Fausto; Espirito Santo do Pinhal; Estiva

Gerbi; Ipeuna; Iracemápolis; Itapira; Itatiba; Itirapina; Itobi; Jaguariuna; Jarinú; Joanópolis;

Limeira; Lindóia; Louveira; Mococa; Monte Mor; Morungaba; Nazaré Paulista; Nova Odessa;

Pedra Bela; Pedreira; Pinhalzinho; Rafard; Rio das Pedras; Saltinho; Santa Cruz da Conceição;

Santa Gertrudes; Santa Maria da Serra; Santo Antônio de Posse; Santo Antônio do Jardim; São

João da Boa Vista; São José do Rio Pardo; São Pedro; Socorro; Sumaré; Tambaú; Tapiratiba;

Torrinha; Tuiuti; Vargem; Vargem Grande do Sul; Várzea Paulista e Vinhedo.

Caracterização dos participantes do II Encontro Pau lista

Representantes de Prefeituras

86%

Representantes de Câmaras Municipais

14%

5. Dificuldades da equipe organizadora:

As principais dificuldades encontradas durante a organização do evento foram:

� gerenciar todas as ações necessárias para garantir a efetiva presença dos representantes das

Prefeituras e Câmaras Municipais, bem como controlar e monitorar as inscrições; e

� a articulação entre o SAESP e os profissionais responsáveis pela contratação e pagamento de

serviços terceirizados.

6. Avaliação do evento pelos participantes

Os gráficos abaixo enumerados representam a sistematização dos dados obtidos nas fichas de

avaliação preenchidas pelos participantes do II Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública:

por uma política municipal de arquivos.

1. No geral, o Encontro:

Ficou abaixo das

expectativas0%

Superou as expectativas

25%

Correspondeu às

expectativas75%

2. Avalie a qualidade do atendimento:

Regular4%

Ruim0%

Bom96%

3. Avalie a qualidade da divulgação:

Regular26%

Ruim4%

Bom70%

4. Avalie a qualidade do material oferecido:

Regular7%

Ruim0%

Bom93%

5. Avalie a qualidade dos recursos audiovisuais:

Regular16%

Ruim0%

Bom83%

6. Avalie a qualidade do auditório:

Regular23%

Ruim0%

Bom77%

7. O dia e horário do Encontro são adequados?

Não2%

Sim 98%

8. A carga horária foi:

Excessiva1%

Parcialmente adequada

19%Insuficiente

2%

Adequada78%

9. O conteúdo abordado foi:

Muito teórico28%

Parcialmente adequado

0%

Inadequado0%

Adequado72%

10. Avaliação dos conferencistas - uso de

recursos didáticos:Ótimo82%

Ruim1%

Regular 17%

11. Avaliação dos conferencistas - conhecimentos:

Ótimo99%

Regular 1%

12. Avaliação dos conferencistas - motivação:

Ótimo74%

Ruim15%

Regular 25%

13. Avaliação dos conferencistas - exposição:

Ótimo77%

Ruim15%

Regular 23%

14. Como classificaria o Encontro em relação ao seu trabalho?

Aplicável a longo prazo

65%

Imediatamente aplicável

11%

Inaplicável0%

Parcialmente aplicável

24%

Não ficou clara aplicabilidade

2%

Relacionamos a seguir as manifestações e sugestões dos participantes:

1. Inversão dos temas das palestras, pois após o almoço seria interessante a palestra mais dinâmica.

2. Mais encontros conscientizando as pessoas que trabalham em arquivos, capacitando-as para exercer suas funções corretamente.

3. Slide sobre legislação com letras muito pequenas. 4. Estão de parabéns. 5. Fazer novos encontros. 6. Encontros como esse com mais freqüência. 7. A realização de outros encontros como este com mais freqüência. 8. Cursos mais práticos que teóricos. 9. Abordagem um pouco maior dos pequenos municípios. 10. Cursos mais detalhados. 11. Continuidade dos encontros em um prazo não tão longo; cursos preparatórios. 12. Mais encontros do tipo para divulgação; Arquivo do Estado deveria criar curso na área de

arquivo; nós da área de arquivo além de não ter apoio da instituição, muitas vezes não temos conhecimento do que podemos fazer.

13. Realizar convênio com municípios para apoio técnico e treinamento. 14. disponibilizar a relação dos arquivos, representantes dos arquivos presentes para criar uma

rede de informação e motivação e futuramente colher os frutos. 15. Maior divulgação de cursos e encontros; formar uma central de informação. 16. Face à complexidade dos temas abordados, sugiro que os próximos encontros sejam realizados

em vários dias, visando o aprofundamento dos temas. 17. Informar sobre cursos em relação à arquivística; estender a carga horária do encontro,

passando para dois ou três dias. 18. Novos encontros abordando mais a parte prática. 19. realização de encontros com os municípios da região pelo menos a cada dois anos para

atualização e reciclagem dos profissionais; divulgação das tabelas de temporalidade já consensuadas.

20. Realização de novos encontros abordando a parte prática com maior enfoque. 21. complementando o item 5, sobre o conteúdo abordado, é importante a abordagem de conteúdo

prático, com mais exemplos. 22. Que promovam mais cursos para que possamos estar sempre atualizados. 23. Discutir as políticas de gestão de documentos eletrônicos na RMC, como as políticas que

incorporam GED; Arquivos e E-gov. 24. Bastante esclarecedor. 25. Realização de palestras ressaltando a importância do arquivo num órgão público como base

para a implantação do arquivo municipal. 26. Visitas técnicas aos arquivos da PMC e da região como Indaiatuba e Rio Claro. 27. Fazer cursos no arquivo do Estado nos finais de semana. 28. Sugestões práticas com exposição das prefeituras que implantaram os seus arquivos e os

trabalhos realizados.

29. Parabéns pela organização; deveria estar no verso do certificado a programação realizada, é um documento.

30. Divulgar as prefeituras municipais, os cursos realizados em Campinas, de Arquivos. 31. Tentar demonstrações práticas. 32. Outros encontros para discutir organização dos arquivos e patrimônio histórico e grupos de

trabalho. 33. Sugerir à prefeitura a restauração do prédio; parabéns pela realizaçãoo. 34. Atuar com a prática também. 35. Teoria é de tamanha importância, mas a prática também ajuda muito; o tema é importantíssimo

para não só o órgão público como também para o privado, mas dependemos de mudanças e isso não é fácil.

36. Próximo encontro mais prático e mais dinâmico. 37. Sugerimos outros encontros como este, para maiores divulgações. 38. Acredito que o Arquivo do Estado poderia acompanhar os municípios com relação aos

projetos de gestão documental, afinal trata-se de um assunto de relevante interesse público. 39. Novos encontros. 40. Maior divulgação entre os interessados que podem ser pessoas ainda não ligadas às prefeituras. 41. Novos encontros neste sentido.

Acompanham este relatório: Folder (Anexo I) e Fotografias (Anexo II).

ANEXO I

FOLDER

ANEXO II FOTOGRAFIAS