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Relatório Gerencial

Auditoria Interna

Relatório Gerencial 02/2018

Abril a maio/2018

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Auditoria Interna

Relatório Gerencial

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SUMÁRIO

1. Introdução ..................................................................................................................03

2. Resultados Operacionais ...............................................................................................03

2.1 Auditorias/Fiscalizações Realizadas.................................................................03

2.2 Monitoramento Recomendações AUDIN ........................................................04

2.3 Monitoramento Recomendações CGU ............................................................06

2.4 Monitoramento Recomendações/Deliberações TCU.......................................12

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Auditoria Interna

Relatório Gerencial

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1. Introdução

O presente Relatório tem por objetivo dar ciência a alta direção das atividades previstas

no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT, executadas no período de 1º de abril

a 31 de maio de 2018.

Para a realização de suas atividades esta Unidade de Auditoria procurou seguir o

cronograma de execução constante no PAINT/2018, tendo ocorrido alteração com relação ao

início e término dos projetos.

As informações contidas neste Relatório, além de atenderem a previsão do PAINT,

atendem ao que determina o Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União – CGU

por meio da Instrução Normativa n. º 24, de 17 de novembro de 2015, Capítulo II, artigo 12,

Capítulo IV, artigo 17.

Este Relatório presta-se, ainda, a apresentar os resultados dos monitoramentos acerca da

implementação das recomendações/deliberações, decorrente de trabalhos realizados, no âmbito da

Autarquia, pelo Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União – CGU, Tribunal de

Contas da União - TCU e da própria Auditoria Interna.

2. Resultados Operacionais

2.1 Auditoria/Fiscalizações Realizadas

No período de 16 de março a 4 de maio de 2018, foi realizado o PVGA/2 – Pagamentos

Contratuais que consistiu em verificar a observância das normas legais nos pagamentos dos

valores contratados, averiguando especialmente a existência de pagamentos sem a devida

cobertura contratual. Os resultados das avaliações foram consignados nos Relatórios de Auditoria

nº (s) 2018-2-SC, 2018-2-RS e 2018-2-PE.

Em atendimento ao Capítulo II, artigo 12 da Instrução Normativa CGU n.º 24/2015,

apresentamos o resumo dos resultados das avaliações consignados nos referidos Relatórios.

Nas análises realizadas acerca do tema foram observados:

a) Relatório de Auditoria nº 2018-2-Santa Catarina:

- Ausência de comprovação da Regularidade Fiscal;

- Incorreções nos documentos fiscais;

- Intempestividade no pagamento das Faturas;

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- Cadastro Municipal incompleto;

- Pagamento de encargos financeiros.

b) Relatório de Auditoria nº 2018-2-Rio Grande do Sul:

- Ausência de comprovação da Regularidade Fiscal;

- Ausência do número do contrato nos documentos fiscais;

- Inversão das fases de execução da despesa;

- Intempestividade no pagamento das notas fiscais/faturas;

- Pagamento de taxa em nome de outro contribuinte.

c) Relatório de Auditoria nº 2018-2-Pernambuco:

- Incorreções nos documentos fiscais;

- Intempestividade no pagamento das faturas;

- Inversão das fases de execução da despesa.

2.2 Monitoramento Recomendações AUDIN

Apresentamos a situação das recomendações expedidas pela auditoria interna não

implementadas ou em fase de implementação.

Recomendações AUDIN

Relatório Recomendação Posição do Gestor Unidade

Responsável

Prazo

06/2013

Que a Diretoria de Gestão Administrativa elabore norma administrativa e/ou procedimento administrativo relacionado à gestão dos bens patrimoniais, sob a responsabilidade da Autarquia.

A área informou que está elaborando um conjunto de normas administrativas com conclusão prevista para o término de 2017.

201406

Que a Diretoria de Gestão Administrativa elabore norma administrativa e/ou procedimento administrativo relacionado à gestão dos bens patrimoniais, sob a responsabilidade da Autarquia.

A área informou que está elaborando um conjunto de normas administrativas com conclusão prevista para o término de 2017.

201409

Disciplinar no prazo de 180 dias, através de procedimentos e normas, as rotinas para acompanhar a fase interna dos procedimentos licitatórios de modo a inserir nos certames licitatórios os critérios de sustentabilidade ambiental para as aquisições de bens e serviços. Os mesmos deverão ser especificados principalmente na especificação técnica do objeto e nas obrigações da contratada.

A área informou que está elaborando um conjunto de normas administrativas com conclusão prevista para o término de 2017.

DGADM 12/2017

Adote critérios de sustentabilidade ambiental nos procedimentos licitatórios a serem realizados a partir de 01/01/2015.

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Auditoria Interna

Relatório Gerencial

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201410 Discipline no prazo de 180 dias, através de procedimentos e normas, as rotinas para acompanhar as aquisições mediante pregão eletrônico de modo a evitar a reincidência do descumprimento das normas básicas que regem as aquisições na Administração Pública.

A área informou que está elaborando um conjunto de normas administrativas com conclusão prevista para o término de 2017.

Discipline no prazo de 180 dias, através de procedimentos e normas, as rotinas para acompanhar as aquisições mediante dispensa de licitação de modo a evitar a reincidência do descumprimento das normas básicas que regem as aquisições na Administração Pública, tais como: não anexar aos autos a razão da escolha do fornecedor; não anexar aos autos quando das contratações mediante dispensa e inexigibilidade a Certidão Negativa de Débito do INSS e o Certificado de Regularidade do FGTS; e não anexar aos autos justificativa do preço contratado e sua compatibilidade com os praticados no mercado.

201601 Assim que concluído o Manual de Gestão e Fiscalização de Convênios, seja encaminhado uma cópia para esta Auditoria Interna e disponibilizado no site da Autarquia.

O DNPM está providenciando os manuais para normatizar a gestão e a execução de Convênios, com objetivo de disciplinar a rotina de execução e a prestação de contas. Este manual mitigará os riscos na gestão dos processos.

DGADM

12/2017

201602

Que o manual técnico, em fase de elaboração, contemple além das rotinas administrativas a segregação das funções (autorização, execução, registro e controle) dos bens imóveis e que após conclusão, o mesmo seja encaminhado à Auditoria Interna.

A área informou que está elaborando um conjunto de normas administrativas com conclusão prevista para o término de 2017.

12/2017 Que sejam definidos critérios para validação e conferência dos dados quando da elaboração do Relatório de Gestão da Autarquia.

DGADM

Que sejam adotadas providências para o registro no SPIUNET e SIAFI dos imóveis cedidos as Superintendências do Ceará, Rondônia e ao escritório do Acre no prazo de 90 (noventa) dias e encaminhado documentação à Auditoria Interna que comprovem a regularização.

O imóvel da SUP-RO encontra-se em fase de conclusão a cessão para o DNPM.

201605/02

Corrigir, no prazo de 60 dias, a divergência entre o SIAFI (UG EMITENTE) e o nome fantasia constante no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica.

A Coordenação de Contabilidade vem tentando resolver a situação junto à Receita Federal.

SUP/BA

10/2016

201605/03

Que assim que a DGADM concluir a elaboração do conjunto de normas administrativas, que as mesmas sejam encaminhadas para esta Auditoria Interna e disponibilizadas no site da Autarquia e exigindo a aplicação das mesmas por todas as superintendências.

Foi designada servidora para atuar de forma efetiva na elaboração das Normas e Procedimentos da Coordenação de Logística.

DGADM

12/2017

2018-1 Anexar aos documentos funcionais, no prazo de 30 dias, o laudo médico atestando a capacidade física e mental dos

Falta apresentação do laudo médio do

servidor -Siape 2389680.

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colaboradores siapes nºs 2392562, 2391339, 2389680, 2388045, 0453120 e 2392562.

DGADM 04/2018

2.3 Monitoramento Recomendações CGU

Em atendimento as instruções contidas nos normativos da CGU, apresentamos a situação

das recomendações expedidas pela Controladoria Geral da União – CGU não implementadas ou

em fase de implementação.

Recomendações da CGU

Relatório Recomendação Posição do Gestor Unidade

Responsável

Prazo

201503634

Elaborar manuais de procedimentos para as áreas de suprimento de bens e serviços (licitações, execução contratual, transferências etc.) e de pessoal (admissão, remuneração, cessão, requisição, aposentadorias e pensões) a exemplo do Manual de Fiscalização do Processo Kimberley, com orientações claras sobre como executar os procedimentos e desenvolvimento de formulários para subsidiar a instrução processual. Deve ser ressaltada nesses manuais a estrita observância da juntada de documentação comprobatória aos respectivos processos.

201412083

Recomendamos à Unidade atuar positivamente para corrigir as impropriedades apontadas pelas Trilhas de Pessoal e da mesma forma quanto as trilhas que tiveram uma solução, mas que as mesmas se encontram em andamento, portanto, ainda pendentes.

Sem manifestação do gestor DGADM 05/2018

201306274

Elaborar manual de procedimentos para a área patrimonial (bens imóveis próprios e de terceiros) a exemplo do Manual de Fiscalização do Processo Kimberley, com orientações claras sobre como executar os procedimentos e desenvolvimento de formulários para subsidiar a instrução processual. Deve ser ressaltada nesse manual a necessidade de atualização do Sistema de Gestão dos Imóveis de Uso Especial da União (SPIUnet).

201600324 Elaborar um cronograma de fiscalização do universo de barragens de mineração no estado

Sem manifestação do gestor

SUP/SP

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de São Paulo, com vistas a aprimorar a fiscalização, de modo a verificar o cumprimento das exigências no caso das barragens enquadradas no PNSB e averiguação das barragens declaradas e não enquadradas na PNSB.

08/2017

Enquanto não ampliada a força de trabalho do SFPAM, incluir, no planejamento das ações de fiscalização do setor, o qual deve ponderar o uso racional de sua força de trabalho disponível em relação à integralidade das suas competências, o acompanhamento dos trabalhos de pesquisa mineral, priorizando àqueles localizados em áreas com maiores quantidades de pesquisas autorizadas e com maiores volumes de investimentos.

Enquanto não ampliada a força de trabalho do SFPAM, incluir, no planejamento das ações de fiscalização do setor, trabalhos investigativos de campo, nos termos do Manual de Procedimentos de Fiscalização de Extração Mineral Não Autorizada (versão de maio/2011), com vistas a obter o máximo de informações que permitam identificar as áreas objeto de eventuais atividades ilegais, bem como os seus respectivos responsáveis, com o objetivo final de definição de alvos para as campanhas de fiscalização específicas a serem organizadas e realizadas regularmente (fiscalização ex officio).

Enquanto não implantado sistema informatizado de controle dos processos, implementar rotina administrativa no âmbito do SFPAM que controle, nos termos do Manual de Procedimentos de Fiscalização de Extração Mineral Não Autorizada (versão de maio de 2011), o efetivo e tempestivo encaminhamento de ofícios/comunicados ao Ministério Público Federal, à Procuradoria da União/AGU e ao órgão ambiental competente sobre atividades de lavra reputadas ilegais.

Implementar sistemática diferenciada de notificação/entrega de auto de paralisação ao responsável pela atividade de lavra reputada ilegal nos casos em que se mostre infrutífera o envio do mesmo

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por correspondência com aviso de recebimento.

Adotar as seguintes ações específicas para os processos citados no apontamento: - Processo: 815.402/1999: ultimar as ações necessárias para concluir a fase apuratória do volume de minério extraído de forma irregular. - Processo: 916.192/2014-76: promover nova vistoria in loco para apurar recente denúncia de extração ilegal de minério protocolada em 07/12/2015, adotando, se for o caso, as medidas necessárias para entrega efetiva de auto de paralisação ao responsável pela atividade irregular. Promover periodicamente campanhas de análise com o objetivo de diminuir gradativamente o elevado passivo de RALs pendentes de análise, dando preferência para os RALs mais atuais e daqueles mineradores de maior valor de produção mineral.

Promover periodicamente campanhas de vistoria com o objetivo de confirmar em campo a veracidade das informações declaradas em RALs, dando preferência para os empreendimentos mineiros mais críticos (maior número de inconsistências identificadas no RAL, com inconsistências envolvendo saúde, segurança do trabalho e impacto ambiental, e aqueles com os maiores valores de produção mineral).

Para os casos indicados, promover a imediata autuação e/ou imposição da respectiva multa pelo descumprimento do inciso XVI, art. 47 do Código de Mineração.

Realizar amplo levantamento processual a fim de verificar demais processos em que não houve autuação e/ou imposição da respectiva multa, aplicando-as de imediato nos casos cabíveis.

Enquanto não implantado sistema informatizado que permita, dentre outros, o controle e o acompanhamento das denúncias recebidas pelo Órgão, promover, com o objetivo de adotar as medidas para apurá-las tempestivamente, efetivo controle das mesmas por meio de planilha eletrônica, registrando os trâmites processuais

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Auditoria Interna

Relatório Gerencial

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desde sua entrada no setor de protocolo até a sua data de apuração e arquivamento.

Fazer gestão junto ao DNPM (Órgão Central) com a finalidade de obter os recursos humanos necessários ao SFPAM para o cumprimento integral das competências regimentais que lhe foram atribuídas.

Fazer gestão junto ao DNPM (Órgão Central) com a finalidade de obter os recursos materiais necessários para a aquisição do (s) equipamento (s) apropriado (s) ao SFPAM/DFISC para estimar, com adequado grau de precisão, a quantidade do minério lavrado ilegalmente.

201505397 Fazer gestão junto ao DNPM (Órgão Central) com a finalidade de verificar a viabilidade em se criar uma Seção de Lavra não Autorizada (ordenamento da extração mineral), subordinada à DFISC, a fim de dar maior efetividade ao combate à extração ilegal de substâncias minerais.

Sem manifestação do gestor SUP/SC 02/2018

Fazer gestão junto ao DNPM (Órgão Central) a fim de que seja implantado sistema informatizado que permita o melhor gerenciamento dos processos, com controle dos trâmites, das exigências impostas, dos prazos estabelecidos e dos prazos legais.

Fazer gestão junto ao DNPM (Órgão Central) com o objetivo de se ultimar o processo de desenvolvimento de sistemas que possam auxiliar o controle e o acompanhamento de prazos e multas processuais.

Fazer gestão junto ao DNPM (Órgão Central) a fim de que seja implantado sistema informatizado que permita o controle e o acompanhamento das denúncias recebidas pelo Órgão.

Caracterizar o uso gerencial de informações, inclusive históricas, para fins de controle da produção e, subsidiariamente, para delimitação da capacidade operacional para fins de subsídio no estabelecimento de metas e no aumento gradativo da produtividade.

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Capacitação dos envolvidos na realização dos registros e monitoramento constante do desempenho desta atividade.

Capacitação dos responsáveis pelo acompanhamento dos processos, com ênfase na normatização que regula as obrigações atinentes aos mineradores e à fiscalização exercida pelo DNPM/SC.

Estabelecer uma sistemática de controle dos prazos para análise dos RFP apresentados pelos mineradores que considerem, além da existência de outras atividades fiscalizatórias exercidas pelo DNPM/SC, a existência de métricas suficientemente objetivas para estabelecer um prazo razoável para seu início e realização.

Instituir rotina que estimule a participação da Superintendência no processo de planejamento, objetivando instituir indicadores relevantes ao atingimento dos objetivos institucionais e metas adequadas e condizentes com a realidade local.

Criar rotina de participação no processo de planejamento, atentando para a definição de metas aderentes à realidade local do DNPM/SC.

Gestionar, formalmente, junto ao DNPM, melhorias nos sistemas informatizados em utilização, enquanto o SIGFIS não começa a ser utilizado.

Reforçar as rotinas internas, buscando sistematizar o acompanhamento dos processos de autorização de pesquisa concedidas. Criar rotinas formalizadas de verificação das informações declaradas, motivando a seleção da amostra.

Estabelecer rotina específica de controle dos prazos para entrega do RFP, que indique o início da contagem desse prazo e a data limite para seu encaminhamento, enquanto não implementado sistema informatizado específico que suprima as falhas apresentadas.

Implementar gestões junto ao Órgão Central do DNPM, no intuito de viabilizar a implantação, no sistema

01/2015

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DIPAR, de ferramenta que possibilite a indicação de eventuais ausências de recolhimento de CFEM, por parte de empresas mineradoras.

Implementar gestões, urgentemente, junto ao Órgão Central do DNPM, no sentido de viabilizar o ingresso de novos servidores na Superintendência/RJ, seja por meio de remoção de outros Estados ou por meio de concurso público, considerando a grave escassez de pessoal, uma vez sanado o problema com relação ao espaço físico insuficiente da Sede.

Elaborar a programação anual de fiscalização das minas de água mineral e das jazidas de agregados miúdo e graúdo, no tocante à verificação quanto ao recolhimento da CFEM, realizada pela Divisão de Procedimentos Arrecadatórios - DPA, a partir de seleção feita em observância aos critérios previamente definidos.

Elaborar a programação anual de fiscalização das minas de água mineral e das jazidas de agregados miúdo e graúdo, a partir de seleção feita em observância aos critérios previamente definidos.

Estabelecer critérios definidos para a seleção das empresas a serem fiscalizadas, tanto pela DFAM como pela DPA, considerando a escassez de pessoal vigente na Superintendência, o elevado número de empresas mineradoras existentes no Estado do Rio de Janeiro e a necessidade de isonomia de tratamento, submetendo-os previamente ao Órgão Central do DNPM.

201407508 Capacitar servidores da Divisão de Fiscalização da Atividade Minerária - DFAM para a fiscalização de indústrias de água mineral, de forma a que o trabalho não fique restrito a um único servidor, e também com o propósito de incrementar o quantitativo de fiscalizações anuais naquelas indústrias.

Sem manifestação do gestor SUP/RJ 05/2018

Estabelecer critérios definidos para a ordem de análise dos processos em estoque, no âmbito de todas as divisões da Superintendência e respeitando-se as suas peculiaridades, considerando a

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escassez de pessoal, o grande volume existente daqueles processos e a necessidade de isonomia de tratamento para com o público demandante, submetendo-os previamente ao Órgão Central do DNPM.

Estabelecer rotina permanente, junto à DPA, tendo por objetivo a identificação das empresas mineradoras que não efetuam o recolhimento da CFEM, para a consequente programação de fiscalização in loco e cobrança.

Implementar gestões junto ao Órgão Central do DNPM, no sentido de viabilizar uma maior agilidade na concessão de diárias de viagem, de forma a suprir as necessidades prementes dos servidores no tocante às fiscalizações das minas.

Intensificar as gestões junto à Superintendência do Patrimônio da União/RJ, no sentido de obter a cessão das salas em fase de desocupação/desocupadas no 6º andar do prédio onde se situa a Sede da Superintendência, também de propriedade da União.

Adequar os valores das diárias de viagem dos motoristas terceirizados, de forma a torná-las mais próximas da realidade do mercado, com o objetivo de possibilitar a realização de viagens pelos servidores, tão necessárias à rotina operacional do órgão.

Providenciar a confecção e emissão de carteiras funcionais para os servidores da Superintendência/RJ.

2.4 Monitoramento Recomendações/Deliberações TCU

Situação das recomendações/deliberações expedidas pelo TCU não implementadas ou em

fase de implementação.

Deliberações TCU

Acórdão Deliberação Posição do Gestor Prazo

1979/2014

2863/2015

2029/2016

Realizar, periodicamente, avaliação quantitativa e qualitativa do pessoal do setor de aquisições, de forma a delimitar as necessidades de recursos humanos para que esse setor realize a gestão das atividades de aquisições da organização.9.1.4 Avalie a pertinência de se exigir de todos os mineradores endereços

A Autarquia não possui modelos de gestão e ferramentas organizacionais que nos orientem na definição dos objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, bem como elaboração de seus indicadores, metas e acompanhamento de

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localizados em zonas urbanas.

desempenho.

Será sugerido a alta gestão a contratação de empresa especializada para elaborar as normas estruturantes de metodologias modernas de gestão, sua implementação, acompanhamento e medição. Uma vez que a Autarquia não possui corpo técnico com expertise para o desenvolvimento desse trabalho.

2272/2016

Aprovar plano de trabalho anual para atuação da comissão de ética.

A Comissão de Ética contará com uma Secretaria-Executiva, vinculada administrativamente à instância máxima da entidade ou órgão, para cumprir plano de trabalho por ela aprovado e prover o apoio técnico e material necessário ao cumprimento das suas atribuições, conforme prevê o Decreto 6.029 que Institui Sistema de Gestão da Ética do Poder Executivo Federal. No DNPM não existe ainda essa estrutura administrativa, apesar de estar presente no Plano de Providência Permanente e Relatório de Auditoria CGU 201503634, ainda não foi criada essa estrutura, prejudicando a possibilidade execução de atividades de disseminação, capacitação ou treinamento do Código de Ética da Administração Pública Federal. Além de executar um plano de trabalho anual para atuação da Comissão de Ética.

-

Estabelecer formalmente: objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, alinhados às estratégias de negócio.

A Autarquia não possui modelos de gestão e ferramentas organizacionais que nos orientem na definição dos objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, bem como elaboração de seus indicadores, metas e acompanhamento de desempenho. Será sugerido a alta gestão a contratação de empresa especializada para elaborar as normas estruturantes de metodologias modernas de gestão, sua implementação, acompanhamento e medição. Uma vez que a Autarquia não possui corpo técnico com expertise para o desenvolvimento desse trabalho.

-

Estabelecer formalmente: pelo menos um indicador para cada objetivo definido na forma acima, preferencialmente em termos de benefícios para o negócio da organização.

A Autarquia não possui modelos de gestão e ferramentas organizacionais que nos orientem na definição dos objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, bem como elaboração de seus indicadores, metas e acompanhamento de desempenho. Será sugerido a alta gestão a contratação de empresa especializada para elaborar as normas estruturantes de metodologias modernas de gestão, sua implementação, acompanhamento e medição. Uma vez que a Autarquia não possui corpo técnico com expertise para o desenvolvimento desse trabalho.

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Auditoria Interna

Relatório Gerencial

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Estabelecer formalmente: metas para cada indicador definido na forma acima.

A Autarquia não possui modelos de gestão e ferramentas organizacionais que nos orientem na definição dos objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, bem como elaboração de seus indicadores, metas e acompanhamento de desempenho. Será sugerido a alta gestão a contratação de empresa especializada para elaborar as normas estruturantes de metodologias modernas de gestão, sua implementação, acompanhamento e medição. Uma vez que a Autarquia não possui corpo técnico com expertise para o desenvolvimento desse trabalho.

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Estabelecer formalmente: mecanismos a serem adotados pela alta administração para acompanhar o desempenho da gestão das aquisições.

A Autarquia não possui modelos de gestão e ferramentas organizacionais que nos orientem na definição dos objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, bem como elaboração de seus indicadores, metas e acompanhamento de desempenho.

-

Estabelecer diretrizes para área de aquisição incluindo: estratégia de terceirização.

A Autarquia não possui modelos de gestão e ferramentas organizacionais que no oriente na definição de Estratégias de terceirização, políticas de compras, estoque, sustentabilidade e compras conjuntas. Será sugerido a alta gestão a contratação de empresa especializada para elaborar as normas estruturantes de metodologias modernas de gestão, sua implementação, acompanhamento e medição. Uma vez que a Autarquia não possui corpo técnico com expertise para o desenvolvimento desse trabalho.

-

Estabelecer diretrizes para área de aquisição incluindo: políticas de compras. Estabelecer diretrizes para área de aquisição incluindo: política de estoques. Estabelecer diretrizes para área de aquisição incluindo: políticas de sustentabilidade. Estabelecer diretrizes para área de aquisição incluindo: política de compras conjuntas.

Avaliar a necessidade de atribuir a um comitê, integrado por representantes dos diversos setores da organização, a responsabilidade por auxiliar a alta administração nas decisões relativas às aquisições, com objetivo de buscar o melhor resultado para a organização como um todo.

Embora seja relevante a necessidade de atribuir a um comitê, integrado por representantes dos diversos setores da organização, a responsabilidade por auxiliar a alta administração nas decisões relativas às aquisições, o DNPM possui um déficit de servidores que inviabiliza a instituição desse comitê, sem prejuízo de outras atividades.

-

Estabelecer diretrizes para o gerenciamento de riscos da área de aquisições.

A Autarquia não possui modelos de gestão e ferramentas organizacionais que nos orientes na definição de diretrizes para gerenciamento de riscos das atividades do órgão. Será sugerido a alta gestão a contratação de empresa especializada para elaborar as normas estruturantes de metodologias modernas de gestão, sua implementação, acompanhamento e medição. Uma vez que a Autarquia não possui corpo técnico com expertise para o desenvolvimento desse trabalho.

Realizar gestão de riscos das aquisições. A falta de modelos de gestão e ferramentas organizacionais que nos orientes na definição de diretrizes para gerenciamento de riscos, dificulta o monitoramento em gestão de risco.

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Relatório Gerencial

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Publicar na internet a agenda de compromissos públicos do principal gestor responsável pelas aquisições.

O DNPM publica a agenda desde maio de 2013, ver no endereço http://www.dnpm.gov.br/acesso-a-informacao/institucional/eventos/agenda-do-diretor-geral

-

Elaboração, com a participação de representantes dos diversos setores da organização, de documento que materialize o plano de aquisições, contemplando, para cada contratação pretendida, informações como: descrição do objeto, quantidade estimada para a contratação, valor estimado, identificação do requisitante, justificativa da necessidade, período estimado para aquisição (e.g., mês), programa/ação suportado (a) pela aquisição e objetivo (s) estratégico (s) apoiado (s) pela aquisição.

Com a ausência do Planejamento Estratégico, a elaboração do plano de aquisições, bem como o Plano de Gestão de Logística sustentável ficam comprometidos por não haver as diretrizes fixadas para a Autarquia. Será sugerido a alta gestão a contratação de empresa especializada para elaborar as normas estruturantes de metodologias modernas de gestão, sua implementação, acompanhamento e medição. Uma vez que a Autarquia não possui corpo técnico com expertise para o desenvolvimento desse trabalho.

-

Aprovação pela mais alta autoridade da organização do plano de aquisições.

Acompanhamento periódico da execução do plano, para correção de desvios.

Elaborar e aprovar um Plano de Gestão de Logística Sustentável, isto é, um plano, contendo objetivos e responsabilidades definidas, ações, metas, prazos de execução e mecanismos de monitoramento e avaliação, que permita à organização estabelecer práticas de sustentabilidade e racionalização de gastos e processos.

Publicar no seu sítio na internet o Plano de Gestão de Logística Sustentável aprovado.

Estabelecer mecanismos de monitoramento para acompanhar a execução do Plano de Gestão de Logística Sustentável.

Estabelecer um modelo de competências para os ocupantes das funções-chave da área de aquisição, em especial daqueles que desempenham papéis ligados à governança e à gestão das aquisições.

A gestão por competências é atrelada ao planejamento estratégico, pois deve alinhar os objetivos e estratégias da instituição com os conhecimentos, habilidades e atitudes essenciais para o seu desenvolvimento e operacionalização. O DNPM não tem seu planejamento estratégico formalizado e também não tem equipe estruturada para aplicar todas as etapas necessárias à implantação de uma gestão por competências, quais sejam: identificação dos objetivos estratégicos da instituição; mapeamento das competências organizacionais atrelado ao planejamento estratégico; identificação de competências necessárias para a execução de uma tarefa específica; identificação das competências dos colaboradores; cruzamento das informações apuradas, identificando o gap de treinamento e o desenvolvimento necessário para o funcionário.

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Expedir orientações no sentido de que, quando pertinente, a escolha dos ocupantes de funções-chave, funções de confiança ou cargos em comissão na área de aquisições seja fundamentada nos perfis de competências definidos no modelo e sempre pautada pelos princípios da transparência, da motivação, da eficiência e do interesse público.

Para expedir orientações neste sentido é necessária a implantação da gestão por competências. O cenário do DNPM ainda não favorece a implantação deste tipo de gestão, devido à ausência de planejamento estratégico.

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Auditoria Interna

Relatório Gerencial

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Definir um processo formal de trabalho para as etapas de planejamento de cada uma das aquisições, seleção do fornecedor e gestão dos contratos.

A Autarquia não possui modelos de gestão e ferramentas organizacionais que nos orientes na definição dos objetivos organizacionais para a gestão das aquisições, bem como elaboração de seus indicadores, metas e acompanhamento de desempenho. Será sugerido a alta gestão a contratação de empresa especializada para elaborar as normas estruturantes de metodologias modernas de gestão, sua implementação, acompanhamento e medição. Uma vez que a Autarquia não possui corpo técnico com expertise para o desenvolvimento desse trabalho.

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Padrões para especificações técnicas de objetos contratados frequentemente.

No que se refere as Padronizações de documentos da Autarquia, com a implantação do Processo Eletrônico – SEI, vislumbramos a possibilidade da padronização de documentos. No entanto, considerando o déficit de servidores no órgão, e caso não haja concurso público para reforçar a força de trabalho, o prazo para atendimento dessa demanda se estenderá no médio a longo prazo.

Dez-2020

Realizar levantamento de mercado junto a diferentes fontes possíveis, efetuando levantamento de contratações similares feitas por outros órgãos, consulta a sítios na internet (e.g. portal do software público), visita a feiras, consulta a publicações especializadas (e.g. comparativos de soluções publicados em revistas especializadas) e pesquisa junto a fornecedores, a fim de avaliar as diferentes soluções que possam atender às necessidades que originaram a contratação (Lei 8.666/1993, art. 6º, inc. IX, alínea c).

O DNPM pratica pesquisa de preço junto aos fornecedores, contratos firmados com a administração pública licitações e sítios oficiais das empresas fornecedoras de bens ou serviços ao serviço público. O DNPM/SEDE conta ainda com a assinatura de banco de preços que disponibiliza preços praticados/atualizados de todas as fontes citadas, que atende consultas da própria SEDE e de suas regionais. No entanto, faz se necessárias melhorias e considerando o déficit de servidores no órgão, e caso não haja concurso público para reforçar a força de trabalho, o prazo para atendimento dessa demanda se estenderá no médio a longo prazo.

Dez-2020

Definir método de cálculo das quantidades de postos de trabalho necessários à contratação.

Cada contratação necessita de estudos específicos para definição das quantidades de postos, preços, planilhas de custos, divisão em lotes. Nesta situação faz-se necessário constituir grupo de trabalho para avaliar, definir e implantar novas metodologias, com elaboração de manuais que sustentem tal implantação. No entanto, considerando o déficit de servidores no órgão, e caso não haja concurso público para reforçar a força de trabalho, o prazo para atendimento dessa demanda se estenderá no médio a longo prazo.

Dez-2020

Documentar o método utilizado para a estimativa de quantidades de postos de trabalho no processo de contratação, juntamente com os documentos que lhe dão suporte;

Definir método para a estimativa de preços, considerando uma cesta de preços, utilizando as diretrizes contidas na IN-SLTI 5/2014;

Incluir no método definido acima a elaboração de planilhas de custos e de formação de preços que expressem a composição de todos os custos unitários da contratação: materiais, insumos e mão de obra;

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Auditoria Interna

Relatório Gerencial

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Documentar o método utilizado para a estimativa de preços no processo de contratação, juntamente com os documentos que lhe dão suporte;

Avaliar se a solução é divisível, levando em conta o mercado que a fornece e entendendo que a solução deve ser parcelada quando for tecnicamente e economicamente viável, quando não houver perda de escala e quando houver melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade;

Incluir, no levantamento dos requisitos da contratação, requisitos para aferição da qualidade dos serviços prestados, vinculando os pagamentos realizados à entrega dos serviços com a qualidade contratada;

Avaliar, no caso de contratação de serviços continuados, as diferentes possibilidades de critérios de qualificação econômico-financeiras previstas na IN-SLTI 02/2008, art. 19, inciso XXIV, considerando os riscos de sua utilização ou não;

Atrelar multas às obrigações da contratada estabelecidas no modelo de execução do objeto (e.g. multas por atraso de entrega de produtos e por recusa de produtos);

Cada contratação necessita de estudos específicos para definição das quantidades de postos, preços, planilhas de custos, divisão em lotes, aferição do serviço prestado, previsões de multas e obrigações. Nesta situação faz-se necessário constituir grupo de trabalho para avaliar, definir e implantar novas metodologias, com elaboração de manuais que sustentem tal implantação. No entanto, considerando o déficit de servidores no órgão, e caso não haja concurso público para reforçar a força de trabalho, o prazo para atendimento dessa demanda se estenderá no médio a longo prazo.

Dez/2020

Definir o rigor de cada multa de modo que seja proporcional ao prejuízo causado pela desconformidade;

Definir o processo de aferição da desconformidade que leva à multa (e.g. cálculo do nível de serviço obtido);

Definir a forma de cálculo da multa, de modo que seja o mais simples possível;

Definir o que fazer se as multas se acumularem (e.g. distrato);

Definir as condições para aplicações de glosas, bem como as respectivas formas de cálculo.

Prever, no edital de pregão, cláusulas de penalidades específicas para cada conduta que possa se enquadrar no contido na Lei 10.520/2002, art. 7º, observando os princípios da proporcionalidade e prudência;

Exigir, antes do início da execução contratual, a designação formal de substitutos dos responsáveis pela gestão, fiscalização e acompanhamento dos contratos durante execução contratual;

Prever, no modelo de gestão do contrato, a exigência de que a garantia cubra o pagamento de encargos trabalhistas e previdenciários não quitados pela contratada;

Incluir, nas cláusulas de penalidades do contrato, o atraso na entrega das garantias contratuais, inclusive as respectivas atualizações de valores decorrentes de aditivos contratuais;

Cada contratação necessita de estudos específicos para definição das quantidades de postos, preços, planilhas de custos, divisão em lotes, aferição do serviço prestado, previsões de multas e obrigações.

Dez/2020

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Auditoria Interna

Relatório Gerencial

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Estabelecer critérios de aceitabilidade de preços global e unitários, fixando preços máximos para mão de obra e materiais utilizados, de forma que propostas com valores superiores sejam desclassificadas;

Nesta situação faz-se necessário constituir grupo de trabalho para avaliar, definir e implantar novas metodologias, com elaboração de manuais que sustentem tal implantação. No entanto, considerando o déficit de servidores no órgão, e caso não haja concurso público para reforçar a força de trabalho, o prazo para atendimento dessa demanda se estenderá no médio a longo prazo.

Das obrigações trabalhistas pela contratada, levando- se em consideração falhas que impactem o contrato como um todo e não apenas erros e falhas eventuais no pagamento de alguma vantagem a um determinado empregado;

Cada contratação necessita de estudos específicos para definição das quantidades de postos, preços, planilhas de custos, divisão em lotes, aferição do serviço prestado, previsões de multas e obrigações. Nesta situação faz-se necessário constituir grupo de trabalho para avaliar, definir e implantar novas metodologias, com elaboração de manuais que sustentem tal implantação. No entanto, considerando o déficit de servidores no órgão, e caso não haja concurso público para reforçar a força de trabalho, o prazo para atendimento dessa demanda se estenderá no médio a longo prazo.

Das contribuições previdenciárias e dos depósitos do FGTS, por meio da análise dos extratos retirados pelos próprios empregados terceirizados utilizando-se do acesso às suas próprias contas (o objetivo é que todos os empregados tenham tido seus extratos avaliados ao final de um ano - sem que isso signifique que a análise não possa ser realizada mais de uma vez para um mesmo empregado, garantindo assim o "efeito surpresa" e o benefício da expectativa do controle);

Documentar a sistemática de fiscalização utilizada em cada período;

Utilizar, quando da realização de repactuações, informações gerenciais do contrato para negociar valores consentâneos com a realidade da respectiva execução contratual;

Verificar, a cada prorrogação contratual, se a contratada mantém as mesmas condições de habilitação exigidas à época da licitação;

Prever, no modelo de gestão do contrato, listas de verificação para os aceites provisório e definitivo, de modo que os atores da fiscalização tenham um referencial claro para sua atuação; Avaliar, antes da eventual prorrogação do contrato de limpeza vigente, ou da licitação com vistas a substitui-lo, a possibilidade de incluir, como obrigação da contratada, a adoção de práticas de sustentabilidade na execução dos serviços de limpeza e conservação, nos termos da IN SLTI/MPOG 1/2010, art. 6º e IN SLTI 2/2008, art. 42, inc. III, e em atenção à Lei 8.666/1993, art. 3º, caput.

Brasília-DF, 8 de junho de 2018.