RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO Departamento de ?· A educação à distancia tem início…

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  • Universidade Federal de Viosa

    Centro de Cincias Humanas, Letras e Artes

    Departamento de Letras e Artes

    Secretariado Executivo Trilingue

    RELATRIO FINAL DE ESTGIO SUPERVISIONADO

    Departamento de Administrao e Contabilidade

    Secretaria da Ps-Graduao em Gesto Pblica e Gesto Pblica Municipal

    Rafaella Moreira de Lima

    Viosa,

    Agosto de 2014

  • Relatrio de Estgio Supervisionado apresentado disciplina SEC 498 Estgio Supervisionado

    Coordenadora: Professora Roslia Beber de Souza

    Perodo de realizao: 01 de agosto de 2014 a 01 de dezembro 2014

    Carga horria total: 480 horas

    Departamento de Administrao e Contabilidade da Universidade Federal de Viosa.

    Supervisor: Professor Magnus Luiz Emmendoenfer

  • AGRADECIMENTOS

    Agradeo a Deus pela a oportunidade que me concedeu de estudar na Universidade Federal de Viosa, sempre me protegendo e enviando meios para que eu pudesse continuar meus estudos, bem como todas as oraes feitas por todos que acompanharam esse momento da minha vida.

    Aos meus pais Uziel e Mirene, pelo exemplo de conduta, me ensinando desde sempre o valor do trabalho.

    s minhas irms, Jacqueline e Maressa, que tambm contriburam me motivando a realizar esta conquista.

    Aos professores Magnus Luiz Emmendoerfer, Thiago de Melo T da Costa, Bruno Tavares e Telma Regina Barbosa, pela oportunidade que me propuseram, confiando a mim este trabalho, bem como tudo que pude aprender durante este estgio.

    Tambm aos funcionrios da CEAD, Luciano, Vnia, Jacir, pela pacincia e boa vontade.

    Hithiara, que tornou o trabalho aos sbados mais alegre e saboroso, sempre chamando para o lanche da tarde.

    E minha amiga, Beatriz Ribeiro, que tambm foi responsvel pela realizao deste estgio, por estes quatro anos de amizade, sempre me ajudando nos momentos difceis e sempre presente nos momentos de alegria da nossa graduao!

    Muito obrigada a todos!

  • 4

  • SUMRIO

    A empresa.......................................................................................................................................6

    Razo scial........................................................................................................6

    Localiza.o........................................................................................................6

    rea de Atividades................................................................................................7

    Formao Acadmica dos Funcionrios...............................................................7

    Apresentao................................................................................................................................10

    Viso geral da organizao..........................................................................................................11

    Objetivos.......................................................................................................................................13

    Desenvolvimento do Estgio........................................................................................................14

    Concluso......................................................................................................................................21

    Sugestes.......................................................................................................................................22

    Biografia.......................................................................................................................................26

    Anexos (lista de siglas).................................................................................................................27

    5

  • A EMPRESA

    Razo Social: O estgio foi realizando numa instituio pblica, neste caso, a Universidade Federal

    de Viosa, portando, no existe uma razo social quando se trata de uma instituio de ensino.

    Localizao: O Departamento de Administrao e Contabilidade da Universidade Federal de

    Viosa est localizado na Av. Peter Henry Rolfs s/n - Campus Universitrio CEP: 36570 000

    Viosa-MG, segundo piso, sala 2, encontra-se a sede da Ps-Graduao em Gesto Pblica e Gesto

    Pblica Municipal .O DAD possui uma estrutura numa rea de 660 m, engloba gabinetes

    individuais para professores, Biblioteca Setorial, laboratrio de informtica conectado Internet,

    sala de conferncias, ambiente wireless, alm de espaos reservados para programas que

    contribuem para a formao dos alunos; alm da coordenao dos cursos de Ps Graduao Lato

    Sensu e Stricto Sensu. J a CEAD-UFV, possui um prdio recm-construdo, com laboratrio de

    informtica, sala de apoio acadmico, sala de logstica e desenvolvimento, tudo isso numa nova

    estrutura de 3 andares, com ambientes bem dispostos para melhor desempenho laboral.

    Departamento de Administrao e Contabilidade- UFV

    6

    http://www.posadt.ufv.br/http://www.posadt.ufv.br/http://www.posadt.ufv.br/

  • Prdio da CEAD

    A ps-graduao Distncia em Gesto Pblica e Gesto Pblica Municipal possui sua secretaria

    no Departamento de Administrao e Contabilidade da UFV, porm, os cursos so uma criao da

    CEAD- Coordenadoria de Educao Aberta e Distncia. A educao distancia tem incio aps a

    criao da CEAD- Coordenadoria de Educao Aberta e a Distncia da Universidade de Braslia

    (CEAD-UnB). Surge como rgo na estrutura da Universidade de Braslia (UnB), com a tarefa de

    desenvolver e viabilizar aes educativas distncia em diversas reas do conhecimento. Desde

    1979, promove e facilita o acesso educao, cultura e saberes, ocupando lugar de destaque entre

    as universidades pblicas brasileiras na execuo de cursos pela plataforma Moodle.

    A Coordenadoria de Educao Aberta e a Distncia (CEAD), instituda em 2001, na Universidade

    Federal de Viosa (UFV), responsvel pela coordenao, superviso, assessoramento e prestao

    de suporte tcnico s atividades realizadas em diferentes reas de ensino, utilizando novas

    tecnologias de informao e comunicao.

    Alm de apoiar os professores nas suas atividades de ensino e extenso, sua proposta diversificar

    as formas de atuao para atingir o maior e mais variado pblico possvel. Para isso, utiliza os

    resultados obtidos pela UFV em mais de 80 anos de atividades nos campos do ensino, pesquisa e

    extenso.

    7

  • vinculada, administrativamente, reitoria da UFV e dispe de suportes administrativo,

    pedaggico e tcnico-computacional. Em 2007, o regimento da CEAD foi revisto e passou a ser

    regida pelas determinaes da Resoluo 06/2007, do Conselho Universitrio.

    rea de atividades: A Ps-Graduao em Gesto Pblica e Gesto Pblica Municipal oferecida

    por este Departamento em parceria com o CEAD, Coordenao de Ensino Distncia e o sistema

    CAPES, Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de Nvel Superior, tem papel reservado ao

    curso de ps-graduao lato sensu em Gesto Pblica e Gesto Pblica Municipal uma grande

    importncia, na medida em que os agentes especialistas egressos (gestores e formuladores de

    polticas pblicas) estaro capacitados a intervirem na realidade social, poltica e econmica, ao

    atuarem em diferentes organizaes pblicas no Brasil e no Exterior.

    Os cursos tambm possuem os seguintes objetivos:

    a) Capacitar quadros de gestores para atuarem na administrao de macro (governo) e micro

    (unidades organizacionais) sistemas pblicos;

    b) Capacitar profissionais com formao adequada a intervirem na realidade social, poltica e

    econmica;

    c) Contribuir para a melhoria da gesto das atividades desempenhadas pelo Estado brasileiro,

    nos mbitos federal, estadual e municipal;

    d) Contribuir para que o gestor pblico desenvolva viso estratgica dos negcios pblicos, a

    partir do estudo sistemtico e aprofundado da realidade administrativa do governo ou de suas

    unidades produtivas.

    Nmero de Funcionrios: A Ps-Graduao possui um total de 4 professores-coordenadores gerais dos cursos que tambm so professores do curso de Administrao da UFV e um

    coordenador da tutoria e uma estagiria de Secretariado Executivo, que fica responsvel pelas

    atividades da secretaria. Tambm conta com uma mdia de 15 tutores selecionado periodicamente

    por editais. Esses tutores, geralmente alunos de mestrado da UFV, realizam as atividades de suporte

    ao aluno e professor, trabalhando com a plataforma do PVANET, que a ferramenta utilizada pela

    CEAD nos cursos distncia. A cada disciplina, os tutores fazem uma nova seleo e so aprovados

    de acordo com a grade curricular que tem mais a ver com o contedo da disciplina que ele ser

    tutor.

    Formao acadmica dos funcionrios:

    8

  • Da coordenao do curso, corpo docente e tutores: A coordenao possui doutorado na rea

    Administrao, alm disso, o corpo docente tambm possui, em sua maioria, doutorado nas reas

    afins relativas a cada disciplina. Os tutores tambm necessitam de formao especfica nas reas em

    que atuam, como ensino superior completo e/ou ps-graduao Latu Sensu e Strictu sensu.

    Funcionrios CEAD: Os funcionrios da CEAD contam com profissionais capacitados para

    trabalharem com o ambiente virtual, bem como realizar as filmagens das vdeo-aulas que so

    utilizadas pelos alunos dos cursos.

    9

  • APRESENTAO

    O relatrio a seguir descrever sobre o perodo de estgio realizado por mim na secretaria da Ps-

    graduao Distncia em Gesto Pblica e Gesto Pblica Municipal no Departamento de

    Administrao e Contabilidade da Universidade Federal de Viosa-MG.

    O relatrio contar com um histrico desde a criao do cursos at o momento atual, tanto para

    conhecimento, quanto para verificao de seu funcionamento e metodologia de trabalho.

    O relatrio tambm trat a descrio de todo o trabalho realizado na secretaria, as funes, rotina,

    entre outras atividades.

    Como concluso, ser feita uma anlise sobre a aplicao dos conhecimentos adquiridos

    com as disciplinas durante toda a graduao e suas aplicaes no perodo do estgio realizado.

    Tambm ser feita uma anlise reflexiva onde as qualidades e carncias em relao grade

    curricular do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Viosa podem ser

    melhoradas e aplicadas no ambiente de trabalho respectivamente.

    Boa leitura!

    10

  • VISO GERAL DA ORGANIZAO

    Em abril de 2013, Programa CAPES, em parceria com a CEAD lanou em edital a

    possibilidade de Universidades Pblicas do Brasil receberem incentivos para desenvolver cursos

    gratuitos dentro do Sistema de Educao Distncia (EaD). O edital tinha por objetivo selecionar e

    acolher adeses oferta de cursos na rea da Administrao Pblica, referentes ao PNAP-Programa

    Nacional de Formao em Administrao Pblica, no mbito do Sistema UAB: bacharelado em

    Administrao Pblica, especializao em Gesto Pblica, especializao em Gesto Pblica

    Municipal. Os cursos possuam por objetivo a formao e qualificao de pessoal de nvel superior

    visando ao exerccio de atividades gerenciais, onde o Departamento de Administrao foi

    selecionado para ministrar a Ps-Graduao em Gesto Pblica, sob coordenao geral dos

    professores Bruno Tavares, Magnus Luis Emmendoerfer, Telma Regina C Guimares Barbosa e

    Thiago de Melo Teixeira da Costa.

    Os cursos contemplam um total de seis cidades polo, todas de Minas Gerais, sendo elas

    Barros, Bicas, Durand, Ipanema, Lagoa Santa e Timteo, onde os interessados deveriam enviar sua

    documentao, especificada em edital, para concorrer vaga em um dos polos presenciais do curso.

    Foram ofertadas uma mdia de 500 vagas no total.

    O pblico-alvo do curso so funcionrios pblicos, que possuem alguma formao

    relacionada com a rea do curso.

    Os cursos no contam com um regimento interno especfico, contando apenas com o

    regimento da prpria universidade, o que dificultou um pouco no incio, pois havia muita

    necessidade de normas j estabelecidas antes das aulas comearem.

    Para desenvolver a elaborao do material didtico e ministrar as vdeo aulas foram

    convidados professores do DAD e CEAD para ministrarem as disciplinas iniciais. Com isso,

    tambm foi aberto um edital para tutores, no qual, eles dariam suporte tanto para os professores

    quanto para os alunos nas disciplinas em que fossem selecionados, por meio da plataforma virtual, o

    PVANET.

    O momento da seleo dos alunos foi complexo, pois a metodologia de avaliao foi

    demorada, sendo toda manual, no havia um controle das correspondncias que chegavam e muitas

    11

  • das vezes, ocorriam erros nas somas das notas totais, o que causava atraso na divulgao dos

    resultados. Foi na secretaria que a maior parte da estrutura dos cursos se concentrou.

    O curso foi iniciado com uma Aula Magna, realizada no auditrio do Departamento de

    Engenharia Florestal da UFV, no dia 27 de julho de 2014, onde a coordenao apresentou a grade

    curricular dos cursos, organograma, calendrio de aulas, entre outros.

    O evento foi organizado pela professora Telma e as estagirias da secretaria, que na poca

    contvamos com duas estagirias.

    A estrutura organizacional est ilustrada abaixo atravs de um organograma :

    Organograma da Ps-Graduao em Gesto Pblica

    12

  • OBJETIVOS

    O objetivo geral do estgio supervisionado em Secretariado Executivo aplicar efetivamente os

    conhecimentos adquiridos durante a formao acadmica, tendo uma viso prtica do que o

    mercado de trabalho exigir do profissional egresso de uma universidade. Por isso, a importncia do estgio ser realizado ao final do curso, pois o estudante j ter consigo todo o conhecimento

    acadmico adquirido, que so primordiais para a prtica do que foi aprendido.

    Alm disso, o estgio supervisionado a oportunidade que o estudante de Secretariado

    Executivo tem de mostrar a importncia de uma graduao especfica para a sua rea de atuao,

    uma vez visto que muitas organizaes ainda no do o devido reconhecimento para este

    profissional.

    A possibilidade de uma contratao ou indicaes para empregos futuros deve ser a

    motivao do estudante ao iniciar seu estgio, pois no seu ambiente de trabalho que ele moldar

    seu perfil profissional e ter seu primeiro network.

    A escolha da instituio da qual realizei meu estgio supervisionado foi porque pretendo

    seguir a carreira de servidor pblico e a partir do momento que pude trabalhar dentro de uma

    instituio pblica de ensino, vivenciei a rotina dos processos e atividades por essa instituio

    desenvolvida. Pode realmente reafirma qual a carreira que pretendo seguir aps me graduar.

    Tambm pude colocar em prtica os conhecimentos secretariais de maneira que pude acrescentar ao

    meu currculo a to exigida experincia.

    13

  • DESENVOLVIMENTO DO ESTGIO

    O estgio foi desenvolvido na secretaria do curso de ps-graduao distancia em Gesto

    Pblica e Gesto Pblica Municipal, que est alocada no departamento de Administrao e

    Contabilidade da Universidade Federal de Viosa MG.

    Este curso coordenado por quatro professores do prprio departamento, sendo um

    coordenador apenas para a tutoria. Conta tambm com apenas uma estagiria na secretaria, que fica

    responsvel por todos os processos rotineiros, como organizao de reunies, agendamento de

    viagens, controle do e-mail oficial e telefone, alm de fornecer suporte coordenao no que fosse

    solicitado.

    Secretaria de Ps-Graduao

    No incio do curso, a secretaria ficou responsvel pelo processo de seleo dos candidatos s

    vagas no curso, onde quase trs mil inscries foram feitas.

    Aps a seleo dos candidatos, foi iniciado o processo de matrcula doa alunos. Devido a

    falta de controle dos envelopes, por ser uma quantidade extremamente grande de envelopes e

    tambm devido ao processo de avaliao dos candidatos ter sido manual, muitos documentos se

    perdiam e isso dificultava o processo de matrcula, atrasando at mesmo a divulgao do resultado.

    No havia na sala, nenhum tipo de arquivo ao qual eu pudesse arquivar os documentos

    restantes. Os envelopes e documentos dos candidatos reprovados foram colocados em caixas de

    14

  • papelo, expostos a poeira e sem qualquer cuidado, pois no havia um arquivo ideal para seu

    devido arquivamento. Como os documentos que no eram utilizados ficaram expostos sobre uma

    bancada, tive que coloc-los sem nenhuma ordem dentro dos espaos disponveis nos armrios da

    secretaria, tendo que dividir espao com as provas que os alunos faziam e tambm eram guardadas

    l, como pode ser visto nas fotos:

    Provas feitas pelos alunos arquivadas nos armrios dentro de envelopes

    Documentao de candidatos reprovados dentro das caixas

    15

  • Aps o incio do curso, haviam reunies frequentes para tratar dos assuntos mais urgentes. A

    quantidade de e-mails recebidos com dvidas de alunos tambm era frequente, muitos dele s sobre

    dvidas relativa a quais seriam os prximos passos.

    O curso contava com trs e-mails oficiais, sendo um para a Gesto Pblica, outra para

    Gesto Pblica Municipal e o ltimo, para a secretaria. Foi confuso e demorado verificar trs e-

    mails diferentes todos os dias, pois muitos deles no eram respondidos porque no eram

    visualizados a tempo, devido a grande demanda. Havia muitas reclamaes de alunos por isto.

    Abaixo, organizei uma lista com as atividades atribudas secretaria:

    -Participar do processo de seleo dos alunos, avaliando a documentao dos candidatos;

    -Participar de todas as reunies da coordenao dos cursos, e ficar responsvel por fazer todas as anotaes e providenciar todas as decises que foram atribudas secretaria;

    -Agendamento de cursos na CEAD sobre como utilizar o PVANET para tutores e professores;

    -Encaminhar para CEAD lista de divulgao de tutores selecionados;

    -Responsvel por e-mail oficial dos cursos, encaminhar e assim como responder a todos quanto forem possveis;

    -Atendimento ao telefone;

    -Responsvel por disciplina da secretaria no PVANET, bem como emitir notcias relativas ao curso no sistema;

    -Responsvel por solicitar pagamento dos tutores e professores e manter o controle das tabelas de pagamento;

    -Responsvel por cobrar as provas dos professores que sero aplicadas nos polos;

    -Responsvel por encaminhar e buscar as declaraes de alunos non Registro Escolar, assim como as carteirinhas de estudante que devem ser pegas na FUNARBE;

    -Organizar os arquivos da secretaria, tanto os eletrnicos quanto os impressos;

    -Formular documentos solicitados;

    -Dar suporte aos professores e tutores, no que for solicitado;

    -Manter a organizao da secretaria;

    16

  • No incio do estgio, para desempenhar todas essas funes, apresentei dificuldades na

    elaborao de alguns processos, pois no havia nenhum profissional da rea de secretariado ou

    algum outro que estivesse presente em perodo integral pudesse orientar sobre como proceder em

    relao a todas essas atividades citadas, ocorrendo em diversos momentos, dvidas a respeito de

    trabalho realizado, que na maioria das vezes, tinha que trabalhar usando a intuio. Na maior parte

    eram os funcionrios da CEAD que davam as instrues de como montar as requisies, tabelas de

    pagamento, como realizar a confeco das carteirinhas de estudante, entre outras atividades.

    Sem dvida, a organizao dos primeiros encontros presenciais foram os maiores desafios do

    estgio, pois tudo deveria ocorrer de forma que no houvesse falhas no requerimento de diria,

    como dados bancrios errados ou nomes que no estivessem escalados para a viagem, bem como

    entregar a requisio dentro do prazo.

    A sincronia dos horrios de viagem para que se adequem a todos que precisam viajar, o

    agendamento correto de hotel, nmero de quartos, controle do nmero de provas impressas e sua

    organizao nas pastas, separar as declaraes e carteirinhas por polo, tendo que verificar uma por

    uma, tudo isso sem contar com a ajuda de um profissional j experiente, apesar dos imprevistos,

    possibilitou uma autonomia dentro do estgio e tambm um crescimento profissional.

    Abaixo cito algumas das atividades que so necessrias para a organizao dos encontros

    presenciais, de ordem cronolgica:

    -Montar a requisio das viagens e seus informes;

    -Distribuir tutores e professores por polos para o dia do encontro;

    Enviar CEAD solicitao de pagamento de dirias, bem como encaminhar ao Jacir a requisio das viagens;

    Conferir as requisies de locao de veculos com os nomes de cada escalado para viajar;

    - Enviar mensagem eletrnica ao polos, assim como manter todo o contato com os coordenadores de polo sobre o encontro;

    -Agendar hotel para tutores e professores nos encontros presenciais;

    -Manter contato com a empresa de transporte nos dias de encontro presencial;

    17

  • -Imprimir as provas que sero aplicadas no polo e organizar as pastas que sero levadas para o encontro;

    - Enviar CEAD as notas fiscais dos hotis para comprovao de da aos encontros , para reembolsar os tutores e professores dos gastos da viagem;

    -Trabalhar aos sbados que ocorrem os encontros presenciais para dar suporte a possveis imprevistos durante o evento;

    -Receber as provas aplicadas nos polos e distribu-las para a correo e lanamento das notas;

    Esses encontros eram realizados uma vez a cada ms, sendo o mesmo processo de organizao em

    todos eles.

    18

  • Atividades Excepcionais

    Aula Magna

    Como marco do incio do curso, a coordenao decidiu em reunio que seria feita uma Aula

    Magna. A Aula Magna seria uma forma de iniciar o curso e conhecer os alunos e tutores da ps-

    graduao. Com isso, a professora Telma, juntamente comigo e a Beatriz, que na poca ainda

    estagiava na secretaria, incumbiu a tarefa de organizar esse evento. O evento foi realizado no

    auditrio do departamento de Engenharia Florestal e contou com a participao de mais de 200

    estudantes de todos os polos do curso e foi um sucesso. A palestra principal foi ministrada por

    Vanice Cardoso Ferreira, Diretora Central de Polticas de Otimizao de Processos da Secretaria de

    Estado de Planejamento e Gesto do governo de Minas Gerais.

    Nesse evento, pude colocar em prtica os conhecimentos obtidos nas disciplinas de

    graduao como Tcnica e Tecnologia da Comunicao Oral e especialmente, Gesto Secretarial e

    Empreendedora. Tambm pudemos divulgar o trabalho da empresa jnior de Secretariado

    Executivo da UFV, a Sec Jr. Consultoria, que foi contratada para elaborar o cerimonial.

    Participei da recepo dos alunos, bem como da palestrante. Colaborei na decorao do local

    e mantive contato com o responsvel por filmar o evento. Tambm ajudei na distribuio dos tickets

    para os alunos almoarem no Restaurante Universitrio gratuitamente. Tambm fui responsvel pela

    reserva do auditrio e sua organizao aps o evento, bem como contratar uma auxiliar de limpeza

    para manter o ambiente sempre limpo. Sem dvida foi uma experincia completa esse estgio, pois

    essa oportunidade de organizar um evento foi um dos vrios desafios que tive nesse perodo e que

    me permitiu crescer profissionalmente.

    Apresentao dos TCF's

    Tambm participei da organizao das apresentaes dos Trabalhos de Concluso de Curso

    dos alunos. O evento foi similar ao Simpsio de Integrao Acadmica da UFV, onde os alunos

    escolherem um tema relacionado com alguma disciplina do curso e criaram um projeto. A

    apresentao foi em formato de banners com 15 min de apresentaro para cada aluno. Fiquei

    responsvel por auxiliar os polos na organizao do espao do evento, da montagem do material dos

    professores como as fichas de avaliao, diviso dos nmeros de trabalhos, entre outras atividades

    como reserva de hotel, locao de veculos.

    19

  • Coordenao da Ps-Graduao em Gesto Pblica e Gesto Pblica Municipal na mesa de abertura

    da Aula Magna

    Alunos da Ps-Graduao em Gesto Pblica

    20

  • CONCLUSO

    A realizao do estgio supervisionado na ps-graduao distncia foi uma experincia muito rica

    para minha formao profissional. Principalmente, porque alm de toda a prtica das atividades

    secretariais, eu pude ver de perto como o ensino distncia e compreender melhor que possvel

    uma formao superior de qualidade, mesmo no sendo nos modos convencionais de educao

    brasileira.

    O convvio no ambiente acadmico proporcionou uma nova viso de ambiente de trabalho, pois no

    estgio anterior, era mais voltado para o lado empresarial, portanto, pude ter essas duas percepes .

    Alm disso, me candidatar a uma vaga que ainda no havia sido preenchida por estagirio algum

    foi um grande salto para minha vida profissional. Tive a experiencia de ser pioneira em um trabalho.

    O desafios que eu havia previsto no decorrer do estgio existiram, alguns de maior intensidade,

    outros menores, mas todos colaboraram para que o verdadeiro objetivo do estgio supervisionado

    existente: O crescimento do estudante.

    Mas no s isso. Pude ver a formao de profissionais que foram bem capacitados por uma equipe

    de professores qualificados, que desmitificaram a ideia de que o ensino distncia um ensino sem

    qualidade. Pude ver a dedicao desses professores em levar o nome da UFV para fora de Viosa,

    como uma instituio que cobre de seus alunos para que eles sejam os profissionais que nosso pas

    tanto precisa.

    21

  • Quando a Teoria vira Prtica

    Sinto-me preparada para o mercado de trabalho aps a realizao deste estgio. claro que

    as realidades variam de organizao para organizao, mas a minha capacidade de adaptao me

    provou que possvel se adequar a novas realidades.

    Abaixo fao uma comparao entre as disciplinas cursadas nesses quatro anos de graduao

    antes do estgio e suas contribuies para a realizao deste:

    Teoria Geral da Administrao I Me proporcionou uma viso geral dos processos

    administrativos, bem como o funcionamento de uma organizao.

    Psicologia- a Psicologia me possibilitou a abordagem do relacionamento humano, no de

    maneira profunda, mas de sua relao entre aluno-professor/aluno-tutor como dito acima.

    Teoria Geral do Secretariado Possibilitou que eu entendesse a nossa posio dentro de

    uma organizao e a importncia de uma graduao especfica em Secretariado Executivo.

    Tcnicas e Tecnologia da Comunicao Oral Apesar de no ter utilizado de tecnologias

    para me comunicar oralmente, a disciplina me instruiu na minha postura para a transmisso de

    informaes, em reunies principalmente.

    Redao Oficial Sem dvidas a disciplina mais importante, tanto na elaborao de

    documentos e suas leituras, quanto nas escritas de e-mails.

    Arquivstica como j dito, as oportunidades de desenvolver melhor esta rea no foram

    muitas, devido as limitaes de recursos. Mas ela foi importante na minha percepo de como um

    arquivo bem organizado interfere positivamente na rotina do trabalho e vice-versa.

    Gesto Documental- Embora se enquadre no mesmo caso da arquivstica, a disciplina

    mostrou a importncia da gerncia de documentos dentro da organizao.

    22

  • Contabilidade Geral- Embora tenha visto pouco sobre a contabilidade, estive prxima de

    algumas atividades contbeis como a organizao de notas fiscais e controle de tabela de

    pagamento.

    Organizao, Sistemas e Mtodos Nesta disciplina pude compreender como os processos

    podem ser melhorados, para evitarmos o tempo morto, com mudanas simples que podem

    agilizar as atividades no dia a dia.

    Gesto Secretarial Empreendedora Disciplina que orienta como organizar um evento de

    maneira prtica. Antes, durante e depois do evento. Foi importante para a aula magna e a

    apresentao do TCF.

    Assessoria Parlamentar e Gesto Pblica- Embora a disciplina no tenha a ver com o

    trabalho por mim desempenhado no estgio, pude ver atravs dos alunos como importante a busca

    por profissionalizao da gesto pblica.

    Essa relao de disciplina e sua aplicao dentro do estgio, forma uma corrente que une

    desde saber de portar e se comunicar oralmente, passando pela produo de documentos

    empresariais e oficiais, a importncia desses documentos para a organizao e por fim, a maneira

    correta de preserv-los, que a arquivstica e a Gesto Documental.

    S mesmo quando participamos do trabalho organizacional, podemos entender a ordem em

    que as disciplinas so aplicadas aos alunos durante a graduao e suas implicaes posteriores.

    23

  • SUGESTES

    Minha graduao em Secretariado Executivo Trilngue pela Universidade Federal de Viosa

    ampliou minha percepo de mundo. Entender que uma graduao em Secretariado Executivo faz

    diferena um desafio enfrentado por todos os estudantes do curso, pois a maioria das empresas

    ainda desconhece o papel deste profissional dentro da organizao.

    Cabe a ns, alunos, demonstrar essa capacidade que o curso nos ensina a desenvolver para,

    a sim, conquistarmos nosso espao no mundo do trabalho. Como na disciplina Assessoria

    Executiva e Gesto Estratgica, onde aprendemos a potencializar nossas qualidades.

    Deixo esta sugesto a todos os estudantes de Secretariado Executivo: Que saibam buscar sua

    posio dentro da organizao em que atuarem, mostrando sempre um trabalho de qualidade.

    Deixo tambm aos futuros estagirios a sugesto de sempre escolherem dentro do curso,

    aquilo que eles tem afinidade, realocando sempre as disciplinas optativas com o seu perfil, pois

    mais do que a motivao mercadolgica, a motivao pessoal dentro do curso te capacitar para ser

    um bom profissional.

    J dentro do estgio, gostaria de deixar minhas sugestes quanto algumas questes que

    acredito que possam melhorar o trabalho futuro:

    Sugiro coordenao uma melhor maneira de avaliao dos candidatos, talvez por meio de

    exames, caso seja possvel. A maneira como feita a seleo dos alunos, causa um grande

    transtorno devido a falta de controle dos documentos que so recebidos, alm do acmulo de papel

    na secretaria, que no tem mais necessidade de serem arquivados. Alm dos riscos de serem feitas

    avaliaes incorretas ou injustas pela falta de controle dos documentos que chegam.

    Em relao aos e-mails, manter apenas um e-mail oficial, como eu j havia trabalhando, pois

    centralizar as mensagens recebidas diminui o risco de alguma no ser respondida, alm de maior

    controle.

    Sugiro Secretaria de Ps-Graduao um maior controle dos documentos produzidos e

    recebidos para maior segurana e facilidade dos futuros funcionrios do curso. Acredito, tambm, o

    CEAD, como instituio que controla esse sistema EaD na UFV poderia promover um mecanismo

    24

  • de comunicao interna e/ou um programa mais eficiente para manuteno dos documentos digitais

    que so enviado e recebidos diariamente.

    Acredito que seria interessante que a CEAD preparasse os alunos no ambiente virtual,

    PVAnet, antes de iniciarem as aulas, pois muitas vezes, os alunos perdiam atividades e at mesmo

    as provas, por no saberem como utilizar a plataforma,o que poderia ser resolvido se eles tivessem

    um momento antes do incio do curso para se acostumarem com o sistema.

    A CEAD tambm deveria promover um treinamento de seus estagirios, j que estes no

    possuem um supervisor para orient-los. Muitas vezes o trabalho no feito da maneira que

    esperado porque no h pessoas aptas para treinarem para determinado servio dentro de cada setor,

    que foi o meu caso.

    Tambm seria importante que os professores que lecionam as disciplinas mantivessem o

    total registro de notas de alunos, bem como uma superviso mais rigorosa, pois muitos professores

    deixavam a maioria das tarefas por conta de tutores e quando a disciplina terminava e havia a troca

    de tutores, os professores se perdiam quando algum aluno requisitava alguma reviso de nota.

    Em relao a arquivstica, infelizmente, por falta de recursos, no havia muito o que fazer em

    relao aos arquivos da secretaria, que possibilitasse uma organizao funcional, alm de manter os

    registros da criao do curso. Espero que esse ponto possa ser melhor trabalhado futuramente.

    Espero que o curso continue formando mais profissionais com a mesma qualidade que presenciei

    durante todo esse tempo e que isso possa melhorar a qualidade da gesto pblica no nosso pas, que

    ainda to carente de qualificao.

    25

  • BIBLIOGRAFIA

    26

  • ANEXOS

    Lista de Siglas

    CEAD- COORDEDORIA DE EDUCAO ABERTA E DISTNCIA

    DAD-DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO E CONTABILIDADE

    UFV- UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA

    27

  • APROVAO

    Viosa, ____ de ______________ de 2014.

    Assinatura do(a) Estagirio(a)

    Aprovao:

    _________________________________________

    Supervisor na Organizao

    Data: ___/___/___

    _________________________________________

    Coordenador de Estgio - UFV

    Data: ___/___/___

    28

    A EMPRESA APRESENTAOVISO GERAL DA ORGANIZAOOBJETIVOSDESENVOLVIMENTO DO ESTGIOAtividades Excepcionais Aula Magna

    CONCLUSOQuando a Teoria vira Prtica

    SUGESTES ANEXOS

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