relatorio atividades arquivologia

LETÍCIA DA SILVA DE CASTRO

O ARQUIVO POR TRÁS DO MUSEU: OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Porto Alegre, novembro de 2008.

2

LETÍCIA DA SILVA DE CASTRO

O ARQUIVO POR TRÁS DO MUSEU: OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Relatório apresentado à Comissão de Estágios do Curso de Arquivologia da UFRGS, como pré-requisito para aprovação do Estágio Supervisionado em Arquivologia I e II. Orientadora: Professora Valéria Bertotti.

Porto Alegre, novembro de 2008.

3

Dedico este trabalho a todos

aqueles que acreditam no poder

da socialização da informação

como forma de levar cidadania,

educação e qualidade de vida à sociedade.

4

Agradeço à minha família

pela paciência e colaboração

em mais esta empreitada;

e à vida, pela oportunidade

de fazer pela segunda vez

algo que poucos brasileiros tem chance:

estudar e fazer o que gostam.

5

O pior analfabeto é o analfabeto político.

Ele não houve, não fala, nem participa

dos acontecimentos políticos,

Ele não sabe que o custo de vida,

o preço do feijão, do peixe,

da farinha, da renda de casa,

dos sapatos, dos remédios,

dependem das decisões políticas.

Bertold Brecht

6

RESUMO

Relatório de estágio supervisionado realizado com o objetivo de colocar em prática os conhecimentos obtidos durante o curso de Arquivologia. Os métodos utilizados foram observação, avaliação, descrição e elaboração de banco de dados para otimização das rotinas do Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul. Descreve o trabalho de gestão de documentos com os diferentes tipos documentais usando a Tabela de Temporalidade de Documentos e a descrição das fotos digitais da Assessoria de Comunicação do Museu. Relata os procedimentos para atingir o objetivo principal do trabalho e demonstra a capacidade de adaptar a Teoria Arquivística às necessidades do arquivo em questão, assim como descreve as dificuldades encontradas neste percurso. Destaca as disparidades que o desconhecimento teórico provoca nos acervos e a importância de conhecer bem a instituição em que está sendo realizado o trabalho arquivístico, bem como a necessidade de profissionais capacitados para conduzir e/ou orientar o trabalho. Também destaca a padronização como recurso de organização de acervos convencionais ou digitais. Inclui uma proposta de sistema de recuperação da informação que unifique os dados constantes nos principais documentos sobre os acervos da instituição, com vistas à melhoria do acesso às informações tanto para o público interno como para o público externo.

PALAVRAS-CHAVE: Estágios. Relatórios técnicos. Arquivologia. Descrição

Arquivística. Elaboração de Banco de Dados.

7

ABSTRACT

Report about supervised work as trainee conducted with the objective of putting into practice the knowledge obtained during the Archives Administration’s course. The methods used were observation and appraisal, description and development of data bank routines for optimization of the Current Records of the Museum of the History of Medicine of Rio Grande do Sul. Describes the process of records management with the different record types using the Records Schedule of Documents and description of digital photos of the Office of Communication of the Museum. Reports procedures to achieve the main objective of the work and demonstrates the ability to adapt the Archive’s Theory to the needs of the archive in question, and describes the difficulties found during the this journey. Highlights the disparities that ignorance causes (when theories are not known) and the importance of knowing well the institution where the work is being performed, as well as the need for prepared professionals to lead and / or guide the work. It also highlights the standardization as a resource for organizing collections of digital or conventional. It includes a proposal for an information retrieval system that unifies the information contained in key documents on the institution's collections, improving access to information to the public - internally and externally.

KEYWORDS: Training. Technical Reports. Archive Administration. Archival

Description. Database development.

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ÍNDICE DE FIGURAS E QUADROS

FIGURA 1 - Banco de Dados Integrar MUHM ...................................................................................... 21 FIGURA 2 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (antes) ............................................................ 25 FIGURA 3 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (depois) .......................................................... 26 FIGURA 4 - Banco de dados de Fotos da ASCOM MUHM.................................................................. 27

QUADRO 1 - Paralelo entre códigos de assuntos SIMERS x MUHM.................................................. 23 QUADRO 2 - Cadastro de fotógrafos.................................................................................................... 24

9

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. 10

1.1 Objetivos............................................................................................................................. 11

1.1.1 Objetivo Geral..................................................................................................................... 11

1.1.2 Objetivos Específicos ......................................................................................................... 11

1.2 Apresentando o Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul................... 11

1.2.1 O público alvo .................................................................................................................... 15

1.2.2 O mantenedor .................................................................................................................... 15

2 O ARQUIVO POR TRÁS DO MUSEU ......................................................................................... 16

2.1 O Arquivo Corrente do MUHM......................................................................................... 17

2.1.1 Enquadramento na TTD: Gestão de Documentos...................................................... 19

2.1.2 Integração das informações dos diferentes acervos................................................. 20

2.2 O acervo de fotografias da Assessoria de Comunicação do MUHM ....................... 22

2.2.1 Descrição do Arquivo Fotográfico-Digital da ASCOM/MUHM ................................. 22

2.2.2 Um banco de dados para a Assessoria de Comunicação ...................................... 26

3 CONCLUSÕES ............................................................................................................................ 28

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..................................................................................................... 31

APÊNDICE A - Formulário de Atividades Desempenhadas pelo estagiário ................................. 32

APÊNDICE B - Levantamento da Situação Atual dos Arquivos – Acervo Bibliográfico.............. 35

APÊNDICE C - Levantamento da Situação Atual dos Arquivos – Acervo Museológico.............. 38

APÊNDICE D - Levantamento da Situação Atual dos Arquivos – Pesquisa ................................. 41

APÊNDICE E - Levantamento da Situação Atual dos Arquivos – Secretaria................................ 44

ANEXO A - Autorização ...................................................................................................................... 47

ANEXO B - Transcrição da Ata de Fundação do MUHM ................................................................. 49

ANEXO C - Transcrição do Regimento Interno do MUHM .............................................................. 51

ANEXO D - Organograma do SIMERS............................................................................................... 59

ANEXO E - Tabela de Temporalidade de Documentos do SIMERS - TTD..................................... 61

ANEXO F - Plano de Classificação de Documentos do SIMERS.................................................... 74

10

1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho é o Relatório do Estágio Supervisionado realizado no

Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM). Inaugurado em

outubro de 2007, em Porto Alegre, a instituição já conta com um rico acervo, tendo

em vista o trabalho que precedeu a conseqüente transformação do projeto em

museu. No entanto, a particularidade aqui existente é a de que o MUHM, de fato,

não é Pessoa Jurídica, sendo mantido tanto no que diz respeito a recursos

financeiros e materiais quanto humanos pelo Sindicato Médico do Rio Grande do Sul

(SIMERS), e, por este motivo, o Arquivo Corrente do museu enquadra-se,

administrativamente, no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de

Documentos do Sindicato (TTD).

O estágio foi inicialmente supervisionado pela arquivista responsável pela

Gestão Documental do Sindicato, contratada de forma temporária, e pela Direção,

antes sob a responsabilidade da historiadora Juliane Serres. Atualmente a

supervisão e a direção estão a cargo do também historiador Éverton Quevedo. O

trabalho partiu da análise de relatórios e instrumentos arquivísticos existentes e

leituras sobre Avaliação e Descrição de Documentos. Não foram abordadas aqui

questões referentes à conservação preventiva de documentos e condições físicas do

acervo, embora tenham sido identificadas nos levantamentos a respeito da situação

dos arquivos.

No primeiro capítulo serão apresentados os objetivos (geral e específico)

deste trabalho e o histórico do museu, seu público e seu mantenedor. No capítulo

seguinte, “O Arquivo por trás do Museu”, são relatadas as condições dos acervos

trabalhados, estratégias e procedimentos utilizados, bem como as dificuldades

encontradas e sugestões propostas. Por fim, no terceiro capítulo, são apresentadas

as conclusões e comentários após o trabalho realizado.

11

1.1 Objetivos

O trabalho que ora apresentamos está dividido em Objetivo Geral – onde são

expostas de forma ampla as principais atividades a serem desempenhadas – e

Objetivos Específicos – onde são apresentadas as suas principais proposições.

1.1.1 Objetivo Geral

Realizar atividades pertinentes à profissão de Arquivista, da avaliação,

organização e descrição de documentos até a proposição de soluções para o acervo

trabalhado.

1.1.2 Objetivos Específicos

Colocar em prática as teorias estudadas no curso de Arquivologia.

Enquadrar o Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do Rio

Grande do Sul à Tabela de Temporalidade de Documentos do Sindicato Médico do

RS, seu mantenedor.

Realizar avaliação, organização e descrição arquivística de documentos

fotográficos digitais da Assessoria de Comunicação.

1.2 Apresentando o Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul

No mês de abril de 2004 o Sindicato Médico do Rio Grande do Sul iniciou um

programa de recuperação da memória da medicina no Estado, através de um projeto

12

intitulado “Memória Médica”. Nessa época, foi realizada uma campanha, através do

órgão de imprensa do Sindicato (SIMERS em Revista), procurando mobilizar os

médicos e a comunidade para doações de acervos museológicos, arquivísticos e

bibliográficos para dar início à constituição do acervo. O Acervo Histórico SIMERS,

como foi inicialmente chamado, começou suas atividades naquele mesmo semestre,

em um espaço cedido pelo Sindicato Médico, e desde então são recebidas doações

de todas as partes do Rio Grande do Sul, diretamente dos profissionais médicos, de

suas famílias e pessoas da comunidade. Nos dois anos seguintes, novas

campanhas para aquisição de acervo foram empreendidas.

Em abril de 2006, com um acervo relativamente extenso - cerca de cinco mil

itens, entre objetos, livros e documentação em geral - o Museu de História da

Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM) foi oficialmente criado, sendo a primeira

instituição do gênero no Estado. A seguir, foi credenciado no Sistema Estadual de

Museus (SEM-RS) e no Cadastro Nacional de Museus do IPHAN, Ministério da

Cultura. O Museu foi lançado à comunidade durante um evento em 18 de outubro de

2006, Dia do Médico, juntamente com uma exposição comemorativa ao dia do

médico intitulada “Retratos da Medicina: a história médica do Rio Grande do Sul”. No

entanto, pela Diretoria do SIMERS, a aprovação aconteceu em abril de 2007.

Exatamente um ano depois do lançamento à comunidade, o Museu abriu suas

portas em nova sede, no prédio histórico do Hospital Beneficência Portuguesa

(avenida Independência, 270, Centro de Porto Alegre). A Reserva Técnica continua

no endereço anterior à sede (avenida Ipiranga, 3501, sala 7, Petrópolis, Porto

Alegre).

Atualmente o MUHM funciona com base no tripé preservação, pesquisa e

comunicação. A preservação e a pesquisa são realizadas por setores específicos: o

Setor de Acervo e de Pesquisa. A comunicação ocorre por meio de exposições,

atividades culturais e ações educativas.

Em consonância com sua missão, o MUHM tem como objetivos, segundo seu

Regimento Interno (Anexo C):

13

constituir acervos, cuidando de sua preservação, conservação, organização, restauração e divulgação; prestar atendimento à comunidade científica, disponibilizando seus acervos; contribuir com a formação de recursos humanos através de estágios na instituição; prestar informações sobre a história da medicina a toda a comunidade; produzir conhecimento sobre a história da Medicina do Rio Grande do Sul por meio de pesquisa científica e exposições; fomentar e promover encontros entre pesquisadores dedicados à história da medicina, à saúde e a doenças; digitalizar acervos raros referentes à Medicina para disponibilizar virtualmente; tornar-se um espaço dedicado à cultura médica no Estado; ser um espaço lúdico-educativo para o público escolar, através de Ações Educativas e oficinas.

Os acervos do Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul têm sido

adquiridos, majoritariamente, através de doações, e encontram-se divididos em seis

grupos:

a) Acervo Bibliográfico: formado por livros de diversas especialidades

médicas, catálogos e manuais de medicina dos séculos XIX e XX;

b) Acervo Museológico: composto, por exemplo, por instrumentos médico-

cirúrgicos, aparelhos de diagnóstico e farmácia, dividido em especialidades

médicas;

c) Acervo Arquivístico: composto por fundos institucionais e privados. A

Documentação permite conhecer a trajetória de muitos profissionais que

atuaram no Rio Grande do Sul, bem como de algumas instituições de saúde,

como é o caso do centenário Hospital de Beneficência Portuguesa, que hoje

abriga o Museu;

d) Acervo Digitalizado: composto de obras raras do século XIX, revistas

médicas, dicionários e algumas teses1;

e) Acervo Audiovisual: dividido em Videoteca e Audioteca. Na Videoteca,

encontra-se uma coletânea de depoimentos em vídeo digital sobre

personagens da história da Medicina gaúcha e brasileira. Na Audioteca,

encontra-se depoimentos cedidos do projeto Futuro SIMERS em gravações

digitais. Nela é possível ouvir sobre a trajetória de personalidades que

ajudaram a construir a Medicina gaúcha. São relatos dos próprios

personagens abordados. Além de aspectos da vida dos entrevistados,

1 Teses disponíveis no site do MUHM: www.muhm.org.br

14

também é possível conferir histórias curiosas que registram as diversas

épocas da Medicina no século XX e nos tempos atuais2;

f) Acervo Iconográfico: o Arquivo Iconográfico é constituído por conjuntos

documentais fotográficos produzidos e acumulados por pessoas cujas

trajetórias pessoais estão associadas à história da saúde. Quase sempre

estes conjuntos fotográficos articulam-se aos fundos documentais textuais

que integram o Arquivo, ou ainda, se compõem de fotografias históricas de

personagens e instituições que ilustram o desenvolvimento da atividade

médica no Rio Grande do Sul.

Estes últimos quatro tipos de acervo, na verdade, vêm sendo objeto de

discussão e devem passar a ser chamados unicamente de Acervo Arquivístico.

O MUHM é composto por uma Direção, uma Secretaria – que não possui

funcionários específicos para este setor – e quatro setores: de Acervo, de Pesquisa,

de Comunicação e Educativo, conforme pode ser visualizado nos Anexos B e C.

Estes anexos, referentes à Ata de criação e Regimento Interno, foram apenas

transcritos, tendo em vista a ausência dos originais nas dependências do Museu.

O setor de Pesquisa está integrado com a Reserva Técnica, colaborando na

compreensão da História da Medicina do Rio Grande do Sul, através do estudo das

trajetórias de seus personagens, instituições e desenvolvimento de suas técnicas.

A pesquisa é parte importante na montagem das exposições e, além de ser

um elemento chave para a existência e funcionamento do museu, através dos

profissionais de memória que integram a equipe, auxilia pesquisadores e

interessados na área, uma vez que dispomos de breves biografias de indivíduos

ligados à prática médica e de históricos institucionais. Tais históricos (biográficos ou

institucionais) são constantemente alimentados no site do Museu, disponibilizando

mais informações à comunidade, seja através da visita do pesquisador à reserva

técnica, seja através do museu virtual.

2 Acervo disponível no site do MUHM: www.muhm.org.br

15

1.2.1 O público alvo

O MUHM tem sido visitado, preferencialmente, por estudantes, sejam eles em

idade escolar, ou ainda universitários, acadêmicos das mais diversas áreas. Assim,

como um retorno de interesse do público, o Museu tem dedicado atenção especial à

confecção de atividades voltadas aos estudantes em idade escolar, de ensino

fundamental e médio, uma vez que o público acadêmico do Museu já se encontra

contemplado com um ciclo de palestras voltadas a História da Saúde, desde a

inauguração do MUHM.

A composição do público também inclui estudantes e profissionais formados

em Medicina, sendo o museu um importante agente para o cumprimento da missão

de seu mantenedor.

1.2.2 O mantenedor

O MUHM é mantido por uma instituição que possui uma história de luta

dedicada à classe médica e a defesa de seus interesses: o SIMERS, que possui 77

anos de história e que tem expandido sua área de atuação, extrapolando os

interesses da categoria que defende, atuando junto à sociedade gaúcha no que diz

respeito a políticas públicas que visam como objetivo primeiro, o bem estar social e

a saúde da população.

O Museu está presente na estrutura do SIMERS (Anexo D) ligado diretamente

à Diretoria, sem intermediários. Apesar de não ser uma atividade-fim do Sindicato, o

Museu contribui intensamente para não só alcançar a missão cultural da entidade,

mas também para divulgar a história do Sindicalismo Médico no Estado.

16

2 O ARQUIVO POR TRÁS DO MUSEU

Quem visita museus não imagina o trabalho realizado antes das exposições

serem inauguradas. No caso do MUHM, desde a chegada das doações são emitidos

Termos de Doação que circulam entre os setores e embasarão ou serão objeto de

trabalho do setor de Pesquisa, para após um processo de compilação as

informações e objetos, livros ou documentos serem expostos à comunidade, seja

com a intervenção do setor Educativo, seja através da participação em eventos

acadêmicos ou publicações. Finalmente, todo este processo precisa ser divulgado

pelo setor de Comunicação, que também registra fotograficamente e em forma de

matérias jornalísticas institucionais todas as ações da instituição.

É possível observar, neste breve relato, algumas ações rotineiras do MUHM.

Um olhar mais atento leva a conhecer os principais documentos que registram estas

rotinas formalmente.

Analisando o Arquivo Corrente do MUHM e a Teoria Arquivística, no que diz

respeito à Gestão Documental e aplicação de instrumentos de destinação, o trabalho

foi realizado de forma a verificar se os documentos do Museu estavam preparados –

em caso negativo, prepará-los – para futuros procedimentos de transferência e

eliminação ou guarda permanente.

No que diz respeito à relação do Museu com o Sindicato e a sua presença no

Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), foi

chamada uma classe de Documentação Museológica (ver Anexos F e E,

respectivamente).

17

2.1 O Arquivo Corrente do MUHM

O Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul

abarca, basicamente, os setores de Pesquisa, Acervo (Museológico) e Biblioteca,

além de um setor “virtual”, que é a Secretaria.

O arquivo está dividido em pastas polionda com os seguintes tipos

documentais:

a) atas das reuniões do MUHM;

b) contratos;

c) correspondência expedida;

d) correspondência recebida;

e) doações a outras instituições;

f) documentos (de constituição do museu);

g) documentos de doações (Termo de Doação, histórico e assinatura do

doador);

h) projetos (especialmente com vistas a Leis de Incentivo à Cultura);

i) trâmites internos entre setores.

Para trabalhar com a documentação destes setores, foi elaborado um

levantamento (Apêndices B a E) que aborda desde o volume até condições de

armazenamento, passando pela opinião dos entrevistados sobre a documentação.

Estes documentos foram, até 2007, gerenciados pelo responsável do setor de

Pesquisa e da Direção, por tratarem mais diretamente com as atividades

burocráticas da atividade-fim do museu, dividindo as atribuições do setor de

Secretaria, que, como salientamos anteriormente, não possui nenhum funcionário

exclusivo. Doações em forma de documentos também são gerenciadas pelo setor

de Pesquisa, na falta de um funcionário dedicado ao setor de Arquivo, que possui,

nos últimos meses, apenas um estagiário destacado, e o apoio de uma arquivista

contratada como consultora.

18

Além destes documentos contidos nestas pastas, existe ainda um outro tipo

de documentação de responsabilidade dos setores de Acervo Museológico e de

Biblioteca. No entanto, estes setores restringem seu campo de atuação à área

técnica, concentrando-se na conferência do material recebido e depois passando a

procedimentos como higienização e catalogação, sendo novamente acionados em

reuniões para auxiliar na concepção de exposições. As informações sobre as peças

e livros sob sua guarda também são de responsabilidade do setor de Pesquisa, fato

que acarretou/acarreta uma duplicidade de documentos do tipo “trâmite interno entre

setores”.

Esta foi a principal dificuldade encontrada, portanto. No entanto, examinando

novamente a TTD (conforme Anexo E) com mais cuidado, é possível verificar que os

documentos de maior problemática, que tratam dos trâmites internos entre setores,

permanecem na fase corrente por apenas dois (02) anos, não representando,

portanto, volume que justifique preocupações maiores. Além disso, essa duplicidade,

neste ano, deixou de acontecer, pois os setores reformularam o documento de forma

a contemplar o trâmite de forma única.

A primeira dúvida que surgiu foi quanto à TTD: como fazer a Gestão

Documental de uma instituição que existe “dentro” de outra? Seria necessário criar

outra série específica?

Uma análise mais detalhada, no entanto, seguida de discussões com a

arquivista responsável e com a orientadora deste trabalho, possibilitou visualizar que

a própria TTD prevê um campo “Setor de origem” que resolve o problema. A

preocupação aqui era a de que um pesquisador, no futuro, quisesse selecionar, por

exemplo, apenas as atas do MUHM, e não todas do SIMERS, e não fosse possível.

No entanto, esta preocupação mostrou-se infundada.

Nesta linha, os eventuais futuros problemas que poderiam surgir com os

setores Educativo e de Comunicação, que apenas recentemente existem de fato,

também não ocorrerão, visto que estão previstos também na TTD: o setor Educativo,

além de elaborar projetos (já previstos), emite basicamente relatórios, e, a

Comunicação, além de também emitir este tipo documental (relatórios), trabalha com

19

uma tipologia totalmente prevista no instrumento de destinação elaborado. No

entanto, faz parte dos objetivos deste trabalho descrever o acervo fotográfico digital

da Assessoria de Comunicação, pois, apesar da previsão na TTD, não havia sido

feita descrição deste acervo até o momento, cuja caracterização será melhor

detalhada no próximo subcapítulo (2.2).

2.1.1 Enquadramento na TTD: Gestão de Documentos

Os tipos documentais objeto deste trabalho enquadram-se na TTD conforme

a classificação em vigor no Plano de Classificação de Documentos proposto

(Anexos E e F) porém classificado em diferentes classes:

a) Administração Geral – quando tratarem-se de documentos referentes a

Contratos e Projetos ou Planos de Trabalho;

b) Organização e Funcionamento – quando diz respeito a Atas e

Documentos de Constituição do Museu, Relatórios de resultado e

Comunicação; e, finalmente,

c) Gerenciamento da Informação – quando tratarem-se de Correspondência,

Documentação Museológica e Memória Institucional.

Basta que, no campo “setor de origem ou guarda”, acrescente-se o MUHM ao

fazer transferências.

Considerando, portanto, a adequação dos documentos à TTD, com seus

prazos de destinação estabelecidos e descrição sumária das classes já realizada

pela arquivista responsável, e que a maior parte da documentação é corrente e que

grande parte da documentação, em especial as Correspondências Expedidas não

possuem arquivo em papel, diminuindo consideravelmente a expectativa de massa

documental, optamos por passar a uma segunda fase, a partir da observação e

leitura atenta dos documentos, em especial os que dizem respeito a Termos de

Doação e Trâmites Internos entre Setores.

20

A análise desta documentação permitiu verificar a existência de uma lacuna

de comunicação entre os setores, que passou a ser objeto de atenção do estágio

realizado, através da elaboração de um banco de dados para integrar estas

informações.

2.1.2 Integração das informações dos diferentes acervos

Ao realizar o presente estágio para elaboração deste relatório foi verificada a

necessidade de unificar informações que estavam espalhadas em diferentes tipos

documentais e setores para facilitar a busca e acesso a estas informações.

Atualmente existem, por exemplo, termos de doação com descrição sumária, guias,

inventários, bancos de dados e listagens que não se comunicam.

Com o intuito de contribuir para essa melhoria, foi elaborada uma proposta de

banco de dados em Excel, para futuramente ser importado para uma base mais

potente, que contenha todas as informações em um só lugar.

Assim sendo, a partir das informações que o responsável pelas doações

informou serem necessárias, juntamente com as que foram percebidas, foi criado o

Banco de Dados Integrar MUHM3.

3 Este Banco de Dados possui os seguintes campos originais: número (de entrada da doação no

acervo); nome (do doador); histórico/biografia; data de entrada; endereço; cidade; unidade da federação; cep; fone; e-mail; observações; e acervo. Os campos novos são: outras datas (campo criado durante o estágio e que foi separado da data de entrada para permitir a listagem isolada da primeira entrada, que é a que conta na hora de definir o ordenamento dos doadores); e divisões sobre o campo originalmente chamado acervo. Estas divisões são: acervo museológico – que em caso positivo recebe a marcação “MUS”; quantidade de peças; nome das peças; código de peças; localização das peças; especialidade das peças; funcionalidade das peças; acervo bibliográfico – que em caso positivo recebe a marcação “BIB”; quantidade de livros; referência numérica dos livros; localização dos livros; especialidade (médica) dos livros; e acervo arquivístico – que em caso positivo recebe a marcação “AQV” (se não definido o tipo documental), “ICO” (se definido como iconográfico), “REJ” (se recortes de jornais), “FOT” (se referentes a fotos) ou “DIG” (se documentos digitais); quantidade de documentos; referência dos documentos no quadro de arranjo; descrição dos documentos; localização dos documentos. Estas “definições” foram feitas por quem recebeu as doações no momento, e precisam ser verificadas se efetivamente correspondem à realidade.

21

FIGURA 1 - Banco de Dados Integrar MUHM

Somaram-se às informações a respeito do doador (nome, endereço, formas

de contato, eventuais históricos e biografias) e da descrição sumária da doação

conforme o tipo de acervo, colunas que permitem a inserção de informações sobre

peças, livros e documentos, quanto a quantidade, localização e descrição e/ou

funcionalidade, bem como codificação, quando houver.

O preenchimento deste banco de dados, conforme sugere o nome “Integrar”,

deve ser feito em parceria entre os setores envolvidos para o correto preenchimento

dos campos, especialmente porque é algo dinâmico, já que pesquisas sobre os

materiais doados e seus doadores estão sempre sendo realizadas.

A proposta e todas as considerações dela decorrentes, como a já citada no

capítulo 1 sobre o Acervo Arquivístico, atualmente erroneamente dividido ou

concorrendo com mais tipos de acervo, foram aceitas pela pessoa responsável pelo

setor de Pesquisa, que atualmente é também o diretor do MUHM, e o banco de

dados já foi encaminhado ao setor para implantação.

22

2.2 O acervo de fotografias da Assessoria de Comunicação4 do MUHM

A Assessoria de Comunicação do Museu de História da Medicina do Rio

Grande do Sul possui um acervo fotográfico exclusivamente digital, assim como

todos os demais documentos que gera – clipagens, releases, relatórios, fotografias.

A tipologia documental com a qual trabalha e todo o seu arquivo são digitais,

podendo ser impressas ou não, que, mesmo assim, estarão previstos na TTD

(Anexo E, código 012).

Neste trabalho, como nos detemos às fotografias, cabe relacionar os

principais tipos de assuntos que são comumente fotografados: eventos –

inaugurações, palestras, lançamentos de livros, saraus; visitas ao museu; ações de

projetos específicos; visitas interinstitucionais, convênios; doações; obras e partes

internas da instituição; exposições; atividades de funcionários.

2.2.1 Descrição do Arquivo Fotográfico-Digital da ASCOM/MUHM

A idéia de realizar o trabalho de descrição do arquivo fotográfico digital da

Assessoria de Comunicação (ASCOM) do MUHM partiu de três fatores:

a) o crescimento vertiginoso de fotos/arquivos digitais gerados por evento e o

alto índice de eventos realizados;

b) a observação de que foi feito o mesmo trabalho com o acervo físico de

fotografias do SIMERS;

c) o fato da autora deste trabalho ser também jornalista e a atual responsável

pelo setor, reconhecendo a importância e garantindo a autonomia

necessária.

4 Embora o nome formal seja Setor de Comunicação, trataremos a respeito da função exercida, que é a de Assessoria de Comunicação.

23

Partindo do trabalho de descrição já realizado com o acervo fotográfico do

SIMERS, que inclui uma série de itens, inclusive um código de assunto – que já

existia e foi mantido para preservar o princípio da ordem original – foi elaborado um

banco de dados semelhante, porém levando em consideração as características

específicas das fotografias do acervo da ASCOM, tanto no que diz respeito à

atividade fim do MUHM quanto ao suporte em questão.

CÓDIGO DESCRIÇÃO SIMERS CÓDIGO DESCRIÇÃO MUHM

- - ACE ACERVO - - AAM AMIGOS DO MUHM BON BONECOS BON BONECOS CON CONVÊNIOS CON CONVÊNIOS - - DOA DOAÇÕES EVE EVENTOS EVE IDEM EXP EXPOSIÇÕES EXP IDEM FUN FUNCIONÁRIOS, EQUIPE FUN IDEM LOC LOCAIS LOC IDEM LUT LUTAS LUT IDEM SMM SIMERS NA MÍDIA MMM MUHM NA MÍDIA PAT PATRIMÔNIO PAT IDEM POS POSSES POS IDEM - - PBB PROJETO BIBLIOTECONOMIA - - PHO PROJETO HISTÓRIA ORAL - - PRD PROJETO RECUPERA DOCS - - VRT VISITAS À RESERVA TÉCNICA VII VISITAS INTERINSTITUCIONAIS VII IDEM VIS VISITAS SIMERS VIM VISITAS MUHM ASS ASSEMBLÉIAS - - PRE PRÊMIOS - - SIN SINDICATO AÇÕES INTERNAS - - SIT SITUAÇÕES - - SOR SORTEIOS - -

QUADRO 1 - Paralelo entre códigos de assuntos SIMERS x MUHM

Também foi elaborado um critério para nomear os arquivos gerados pelas

máquinas fotográficas já na origem, que consiste na seguinte lógica: AAMMDD-

COD-EVENTO-FOTOGRAFO, sendo AA ano com dois dígitos, MM mês com dois

dígitos, DD dia com dois dígitos, o código aquele pré-estabelecido acima, uma

referência conforme o acontecimento fotografado e as iniciais do fotógrafo, conforme

cadastro elaborado para evitar duplicidade de iniciais.

24

INICIAIS NOME

DC Diego Castro*

DV Daniela Vallandro

EQ Éverton Quevedo

JS Juliane Serres

LC Letícia Castro*

NDEF Indefinido, equipe, leigos (não fotógrafos)

PC Patrícia Comunello*

SO Samir Oliveira **

VD Viviane Dreher*

VS Viviane Seibel*

* Jornalista

** Estagiário de jornalismo QUADRO 2 - Cadastro de fotógrafos

Considerando que a massa “virtual” já soma 12 Gigabytes divididos em 6.204

arquivos e 237 pastas, a intenção deste trabalho não é esgotar a descrição de todos

os arquivos, mas dar início e subsídios para a continuidade deste trabalho.

No entanto, o trabalho foi bastante adiantado. Foi realizada a descrição da

totalidade desta massa documental virtual através do uso de um software freeware

(gratuito)5 pesquisado para este fim, para substituir o software anterior, que

necessitava de licença. O referido software, finalmente, permite:

a) renomear arquivos em lote – fato necessário considerando que toda esta

massa não tinha padronização nos nomes de pastas ou arquivos;

b) inserir descrição em todas as fotos ao mesmo tempo e/ou individualizadas;

c) registrar características do documento como dimensão, resolução, tipo de

imagem;

d) listar em arquivo todas estas informações.

5 XnView, disponível em http://www.xnview.com

25

FIGURA 2 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (antes)

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FIGURA 3 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (depois)

Estas listagens que o software permite criar foram feitas com todas as fotos e

assuntos, resultando em 174 arquivos com informações. Posteriormente, essas

informações serão unificadas em um único banco de dados, também em Excel,

como o Integrar, para facilitar a busca e a emissão de relatórios.

2.2.2 Um banco de dados para a Assessoria de Comunicação

Tendo sido cumprido em definitivo o passo de descrever e padronizar todo o

acervo da Assessoria de Comunicação do MUHM, ficou para a instituição apenas a

tarefa de unificar todas as descrições feitas em um banco de dados que também já

foi elaborado e iniciado.

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FIGURA 4 - Banco de dados de Fotos da ASCOM MUHM

Este banco de dados possui os seguintes campos: micro (número de código

do computador utilizado); pasta dentro da estrutura Fotos_Ascom; nome do arquivo

com extensão jpg; código do evento segundo o código de assunto definido; data;

descrição; crédito do fotógrafo (iniciais definidas); dimensão em bytes; tamanho

(largura x algura); local-cidade; origem (setor); e observação. O banco de dados

utilizado como referência também possuía dimensão, porém em centímetros, e

pasta ou estante, ao invés do computador e pasta virtual, além de incluir um campo

para registrar se a foto era em preto-e-branco ou colorida. No caso das fotos da

Assessoria de Comunicação, todas são coloridas, motivo pelo qual optamos por não

incluir um campo para este fim.

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3 CONCLUSÕES

O Arquivo Corrente do Museu de História da Medicina do Rio Grande do Sul

precisava comunicar-se com o trabalho de Gestão Documental iniciado por uma

arquivista, enquadrando os documentos no Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade de Documentos. Outra necessidade detectada e por este motivo

proposta, foi a de realizar descrição no acervo fotográfico digital da Assessoria de

Comunicação do Museu. A realização da primeira etapa deste trabalho, no entanto,

mostrou-se mais rápida do que o inicialmente pensado, e, por outro lado, algumas

necessidades foram notadas. Havia uma contrariedade relativa a, por um lado,

duplicidade de documentos, e, por outro, à inexistência de um banco de dados que

centralizasse as informações constantes nestes documentos.

Por este motivo, além de realizar o enquadramento do arquivo à TTD, foi

proposto um banco de dados, inicialmente em Excel, que unifica as principais

informações que circulam nos diferentes setores – sugestão que foi aceita pela

direção do MUHM.

Cabe observar e relatar que setores como o Educativo e de Comunicação –

exceto quando contemplados nos relatórios do Museu – não dispõe, até o momento,

de arquivo corrente em suporte papel. Até aqui, apenas as fotografias – também

digitais – do setor de Comunicação foram objeto de trabalho arquivístico. Esta

observação, por si só, indica a necessidade de um trabalho específico para com

estes setores no sentido de realizar Gestão de Documentos Eletrônicos, porém,

como os tipos documentais trabalhados pela Comunicação já estão previstos na

TTD e o setor Educativo gera primordialmente relatórios, acreditamos estar

garantida, por hora, a integridade dos documentos para Guarda Permanente no

futuro.

Outra informação relevante é a de que o Museu de História da Medicina do

Rio Grande do Sul é uma instituição nova, porém multidisciplinar e com profissionais

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abertos, em todos os níveis, a realizar as melhorias necessárias. E, considerando o

pequeno volume de massa documental do Arquivo Corrente em detrimento do

material efetivamente museológico, bibliográfico e arquivístico, especialmente devido

ao pouco tempo de existência da instituição de forma efetivamente organizada,

torna-se extremamente pertinente manter e ampliar, com profissionais capacitados,

o trabalho de Gestão Documental ora iniciado. Um outro ponto que não foi abordado

neste trabalho e que foi alertado à equipe é a questão Diplomática, já que a forma

como os documentos são criados e emitidos possuem uma caracterização

incompleta do ponto de vista arquivístico para análises futuras.

Por fim, apesar de já ter trabalhado anteriormente com descrição de

fotografias, é preciso salientar a diferença de um trabalho técnico realizado em

consonância com outro já iniciado com suportes e códigos diferentes um do outro.

É preciso estar atento às necessidades de adaptação da descrição – como

por exemplo incluir o tamanho do arquivo em bytes e pontos gráficos além da

dimensão da foto em centímetros. Também é preciso cuidado para não criar

soluções que dupliquem as já existentes. Há ainda o fator de evitar lacunas futuras

nos registros digitais. Nesse sentido, esperamos ter contribuído para com que o

acervo passe a ser encarado tão seriamente quanto o em suporte papel.

Ao mesmo tempo, o trabalho com os documentos em suporte “convencional”

proporcionou visualizar as possibilidades e necessidades de integração só possíveis

na atualidade com o advento da Tecnologia da Informação – mas que precisa do

cérebro humano para relacionar e abastecer corretamente as bases de dados.

A instrução que ficará para aqueles que vierem não apenas auxiliará a

instituição e o trabalho das pessoas que lá trabalham como também os

pesquisadores futuros. Além disso, para quem elabora trabalhos como este, é

acrescida a satisfação que lembra o sentimento de paternidade. Neste trabalho, tal

qual na vida, existe responsabilidade e a possibilidade de erros e acertos, e não

apenas orgulho.

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Finalmente, esperamos ter lançado uma semente que caminhe para um

processo de descrição de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística

(NOBRADE) para muito breve, para depois seguir a passos seguintes, como o

registro de autoridade (através da ISAAR (CPF), norma internacional para este fim).

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2° ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro, FGV, 2004.

DE FILIPPI, Patrícia, LIMA, Solange Ferras de, CARVALHO, Vânia Carneiro de. Como tratar coleções de fotografias. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2000. (Como fazer, 4)

Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p

LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial do Estado de São Paulo, 2002. (Como fazer, 6)

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos. 2. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007. 160p.

XnView.<http://www.xnview.com>. Acesso em: 10 nov. 2008.

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APÊNDICE A - Formulário de Atividades Desempenhadas pelo estagiário

35

APÊNDICE B - Levantamento da Situação Atual dos Arquivos – Acervo

Bibliográfico

38

APÊNDICE C - Levantamento da Situação Atual dos Arquivos – Acervo

Museológico

41

APÊNDICE D - Levantamento da Situação Atual dos Arquivos – Pesquisa

44

APÊNDICE E - Levantamento da Situação Atual dos Arquivos – Secretaria

47

ANEXO A - Autorização

49

ANEXO B - Transcrição da Ata de Fundação do MUHM

51

ANEXO C - Transcrição do Regimento Interno do MUHM

59

ANEXO D - Organograma do SIMERS

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ANEXO E - Tabela de Temporalidade de Documentos do SIMERS - TTD

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ANEXO F - Plano de Classificação de Documentos do SIMERS