INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO

Campus Uberlândia Centro

BIBLIOTECA

Inventário do acervo: relatório

UBERLÂNDIA 2014

SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 2 2 ACERVO 2 3 PLANEJAMENTO DO INVENTÁRIO 3 4 METODOLOGIA 3 4.1 Empréstimo de férias 3 4.2 Distribuição das estantes 3 4.3 Organização da equipe 3 4.4 Definição sobre a geração dos relatórios do inventário 3 5 GERAÇÃO DOS RELATÓRIOS 3 6 CONFERÊNCIA DO ACERVO 4 6.1 Preparo da leitura do acervo 4 6.2 Correção dos dados 4 7 ANÁLISE DOS RELATÓRIOS 5 7.1 Finalização do Inventário 5 8 CONSIDERAÇÕES FINAIS 6

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1 INTRODUÇÃO

A Biblioteca do Campus Uberlândia Centro iniciou suas atividades em 2010,

com a implantação dos cursos Licenciatura em Computação, Tecnologia em Logística e

Tecnologia em Sistemas para Internet. A formação do acervo deu-se com a aquisição de

publicações referentes às bibliografias indicadas nos Projetos Pedagógicos dos Cursos

(PPCs). Em 2011 foram incorporados ao acervo as bibliografias referentes ao novo

curso, Técnico em Redes de Computadores.

Até setembro de 2011 a biblioteca esteve sob a coordenação da servidora e Bibliotecária

Heliese Fabricia Pereira. Em outubro de 2011, a coordenação passou à servidora

Bibliotecária Márcia A Bellotti Camborda e conta com o apoio da servidora Juliane

Aparecida Borges Soares, auxiliar de biblioteca.

Em 2014, passado cinco anos de sua criação, a coordenação de biblioteca

solicitou à direção o fechamento da biblioteca no período de recesso escolar do mês de

julho para que fosse realizado o Inventário do Acervo. Autorizado, foram também

suspensos os empréstimos de férias para que toda a coleção estivesse no acervo durante

o trabalho. A biblioteca esteve fechada para atendimento ao público de 14 a 25 de julho,

sendo o inventário realizado no prazo de 10 (dez) dias úteis.

O trabalho a seguir mostra as metodologias elaboradas para a realização do

Inventário. A atividade foi perfeitamente viável e segura, através do software Personal

Home Library - PHL, o que eliminou por completo qualquer duplicidade de serviços.

Optamos pelo Relatório “Inventário do Acervo”, que foi o que nos forneceu maior

flexibilidade para apresentação dos dados a serem confrontados com o acervo.

Finalmente, foi feita uma reunião da equipe para determinar os procedimentos

para o trabalho e também assumirmos o compromisso de realizar anualmente o

inventário para analisar e tentar corrigir as falhas que por acaso ocorrerem.

2 ACERVO

A Biblioteca do Campus Uberlândia Centro possui um acervo de 4.158 itens

registrados entre livros, periódicos, teses, dissertações, TCCs, CDs, Dvds e fitas de

vídeo.

Realizou o inventário do acervo bibliográfico, com a biblioteca fechada,

utilizando o software PHL. No período de 14 a 25 de julho, foi realizada a leitura do

acervo. Esta atividade contou com as duas servidoras da biblioteca e com o auxilio de

um aluno voluntário por dois dias, para conferência de parte do acervo de periódicos;

utilizou-se 2 computadores. O inventário foi dividido em 5 fases distintas:

planejamento do inventário;

leitura de todo o acervo;

análise e acertos;

conferência dos relatórios;

finalização do inventário.

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3 PLANEJAMENTO DO INVENTÁRIO

No planejamento estudou-se as etapas do inventário:

Decidir sobre a forma de acesso (biblioteca aberta ou fechada);

Prever tempo de duração do inventário;

Determinar as coleções a serem inventariadas.

Apresentar a proposta de inventário à Diretoria da Unidade para análise e

aprovação;

Aprovadas as reivindicações apresentadas, estabelecer a data de inicio do

inventário.

Comunicar os usuários por meio de e-mail, cartazes e redes sociais da biblioteca.

Determinar as funções do coordenador e auxiliar de biblioteca

4 METODOLOGIA

4.1 Empréstimo de férias

Para melhor visualizar a coleção e facilitar no remanejamento do acervo, não foi

realizado empréstimo de férias para o período do inventário.

4.2 Distribuição das estantes

As estantes foram distribuídas de acordo com a classificação do acervo.

4.3 Organização da equipe

As servidoras ficaram responsáveis por classificações diferentes para leitura do

acervo e não houve necessidade de enumerar as estantes.

4.4 Definição sobre a geração dos relatórios do inventário

A impressão das listagens foi realizada na biblioteca, usando o software PHL.

5 GERAÇÃO DOS RELATÓRIOS

Considerando a quantidade de acervo, foi possível a realização do Inventário

manualmente, sem a necessidade de coletores para leitura de código de barras.

Foram adotados os seguintes critérios para geração das listagens:

No PHL selecionou-se a aba relatórios. Inventário do Acervo;

Indicou a classificação a ser gerada. Emitiu relatório PHL;

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Passou para Excel para gerar relatório de vários formatos;

Imprimiu planilhas para conferência.

A planilha abaixo dá uma visão geral dos materiais existentes na biblioteca e

lidos no acervo. Informa:

Situação do exemplar: no acervo; emprestado, indisponível;

Localização da obra no acervo

Título da obra

Número do tombo

Figura 1 – Relatório do Inventário

Fonte: Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas - PHL

6 CONFERÊNCIA DO ACERVO

A leitura do acervo foi realizada utilizando-se da planilha impressa, que possui

todos os dados do livro.

6.1 Preparo da leitura do acervo

A equipe envolvida seguiu os procedimentos abaixo para realizar a leitura do

acervo:

Foram conferidos os registros coletado no PHL com a etiqueta externa, bem

como com os carimbos/etiquetas internas: classificação, tombo, aquisição e

patrimônio;

Os apontes foram assinalados na planilha;

Os livros que apresentaram erros, foram deixados em posição diferente na

estante.

6.2 Correção dos dados

Coube ao coordenador do inventário:

Fazer conferência dos dados apontados na planilha para identificar os erros;

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Retirar os livros das estantes para correção;

Fazer as alterações necessárias no PHL e no livro;

Encaminhar para o processo técnico;

Coube ao auxiliar de biblioteca:

Imprimir e colar as novas etiquetas;

Recolocar os livros na estante

7 ANÁLISE DOS RELATÓRIOS

Os dados abaixo apresentam a análise final do relatório e nos mostra a real

situação do acervo.

LIVROS

STATUS QUANTIDADE

Registros no PHL e etiquetas com erro 69

Itens fora de ordem no acervo 102

Separados para restauração 15

Emprestados (com atraso) 7

Extraviados 1

PERIÓDICOS

STATUS QUANTIDADE

Registros no PHL e etiquetas com erro 1

Etiquetas faltando dados 3

Itens fora de ordem no acervo 40

Separados para restauração 2

Emprestados (com atraso) 1

Extraviados* 1

As demais coleções não apresentaram erros.

7.1 Finalização do Inventário

Para o fechamento do inventário, seguiu-se os procedimentos abaixo:

Para os itens que a biblioteca não conseguiu localizar no acervo, na tela de

exemplar do PHL, foi alterado o campo “Status” para Indisponível e no campo

“Observações” foi indicado o motivo: “Desaparecido – Inventário 2014”.

Para os itens separados para Restauração, na tela de exemplar do PHL, foi

alterado o campo “Status” para Indisponível e no campo “Restauração” foi

indicado o motivo e a data do Inventário.

Para outras informações, foi usado o campo “Observações” na tela de exemplar

do PHL.

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No caso de livros “extraviados” foram realizadas 2 (duas) conferências,

utilizando em cada conferência pessoas diferentes, com a finalidade de esgotar as

possibilidades e “zerar” o relatório de desaparecidos.

8 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A biblioteca considera que o inventário, utilizando apenas o PHL, foi eficiente e

permitiu total visibilidade da situação do acervo tanto em relação a problemas ocorridos

na catalogação dos itens como nos status das obras.

O relatório, gerado na própria biblioteca, foi extremamente positivo e ofereceu

agilidade, confiabilidade e precisão às etapas de análise, conferência e acerto dos

relatórios e na finalização do inventário.

A etapa da leitura do acervo, consideramos ser a mais crítica e a que exigiu

maior concentração e dedicação da equipe de trabalho. Os poucos erros apontados nos

relatórios foram provenientes de falha humana no momento da catalogação e transcrição

de dados.

A satisfação da equipe de trabalho da biblioteca em realizar o inventário foi

imensa, principalmente no fechamento dos relatórios, pois tivemos a oportunidade de

conhecer a real situação do acervo, reconhecer nossos erros, o que devemos acertar e

também melhorar no planejamento e definição do processamento técnico da Biblioteca.

O resultado foi gratificante, principalmente no que se refere aos itens

extraviados, pois nestes 5 (cinco) anos de atividade o acervo apresentou apenas um

exemplar extraviado e bem poucos exemplares danificados por escritas indevidas.