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22 março/abril 2006 nº 158 > Reportagem

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22março/abril 2006 nº 158

> Reportagem

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> Revista Brasileira de Contabilidade

23 março/abril 2006 nº 158

A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis

Maria Lúcia Melo de Souza Deitos*

* Contadora, com registro ativo no CRCPR sob número 30.838, especialista em Contabilidade Gerencial, mestre em Tecnologia, doutoranda em Educação pela UNICAMP, profes-sora do Colegiado de Ciências Contábeis da Universidade Estadual do Oeste do Paraná (UNIOESTE), pesquisadora do Grupo de Pesquisas em Contabilidade e Competitividade Empresarial.

Este trabalho tem como foco central o estudo da utilização da tecnologia da informação nas organizações de serviços contábeis. Partindo do pressuposto de que o atual contexto vem se caracterizando pela acelerada evolução da tecnologia e pela variedade de inovações tecnológicas disponibilizadas, especialmente na área da Tecnologia da Informação (TI), e entendendo que o uso de TI na atividade contábil é irreversível, buscamos, neste trabalho, compreender a importância do uso da TI na atividade contábil, bem como, refletir sobre os principais recursos de TI utilizados na área contábil. Também buscamos, por intermédio de uma pesquisa de campo, de natureza exploratória, com organizações de serviços contábeis, conhecer o uso que estas estão fazendo dos recursos de TI. Os resultados obtidos mostram que muito ainda precisa ser feito para que todo o potencial da TI seja explorado e indicam que a compreensão do impacto que os avanços da TI causam na atividade contábil, assim como a busca de conhecimentos que permitam saber avaliar a contribuição que as inovações tecnológicas disponíveis, e possíveis de serem acessadas, podem oferecer, tornar-se um requisito necessário na atuação dos profissionais da contabilidade.

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> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis

> A Tecnologia da Informação e a Atividade Contábil. Em 1991, Thompson iniciou assim um artigo

publicado pela Revista Brasileira de Contabilidade,

Compare estas duas cenas. Um atarefado emprega-

do, com a gravata afrouxada, maneja uma pesada

máquina. Faz lançamentos contábeis em uma

ficha, atrás da qual há uma folha com carbono.

Depois transcreve essas informações no Diário, por

meio de gelatina. Ou, então, um operador faz os

mesmos lançamentos em um microcomputador,

com velocidade cinco vezes maior, deixando para

o programa a elaboração de relatórios, que depois

serão emitidos pela impressora. É a diferença entre

usar ou não a informática como ferramenta no dia-

a-dia do profissional da contabilidade. (Thompson,

1991, p. 22).

Na atualidade podemos acrescentar a estas, uma tercei-

ra cena para comparação. Um cliente, em sua residência,

acessa o site de uma loja, escolhe o produto desejado e

efetua a compra. O sistema da loja, ao receber o pedido

de compra, desencadeia o processo de identificação do

local onde está armazenado o produto e expede, eletro-

nicamente, a ordem de fornecimento. No momento em

que o produto é expedido e o documento fiscal de saída é

emitido, o sistema atualiza o banco de dados da empresa

gerando os registros em todos os setores envolvidos na

transação, inclusive a contabilidade.

Estas três cenas ilustram bem o impacto que a evo-

lução tecnológica vem gerando na contabilidade. Os

processos de execução do trabalho contábil foram, ra-

dicalmente, alterados nas últimas décadas, assim como

as possibilidades de geração de informação contábil.

A introdução da informática no início da década de

1980 já havia alterado, consideravelmente, os proces-

sos de trabalho, facilitando o registro das operações e

a emissão de relatórios, porém, foi a partir do final da

década de 1980 que uma verdadeira revolução começou

a acontecer. Esta revolução decorre da ligação entre a

informática e as comunicações, e alteram o papel da

informática dentro das empresas e, por conseqüência,

afetam diretamente a atividade contábil.

Na segunda metade da década de 80, a informática

começa a superar sua função original de agilizar ta-

refas operacionais para transformar-se em recurso

na busca de vantagens competitivas. A computa-

ção e a telefonia começam a se fundir, abrindo a

estrada para a tecnologia da informação tal qual

a conhecemos hoje. Essa evolução prepararia o

solo para a integração de sistemas que elevaram

os computadores a um papel estratégico dentro

das empresas. (EXAME, 2002, p. 94)

A então nascente tecnologia da informação evoluiu

rapidamente e na atualidade vemos que os novos

recursos tecnológicos e as mudanças de hábitos que

eles provocam, nas empresas e na sociedade, oferecem

à contabilidade a oportunidade da velocidade e da

interatividade, possibilitando um grau de flexibilidade

e precisão da informação, em tempo real, até poucos

anos impensável para o sistema de informações (Catelli

e Santos, 2001, p. 26).

Ao mesmo tempo em que trazem novas oportunida-

des, as novas tecnologias também trazem novos desa-

fios, decorrentes das novas formas de realizar negócios

surgidas no mercado. Paiva se pergunta,

Como controlar, eficientemente, os efeitos sobre o

patrimônio das organizações diante de operações

realizadas por intermédio de comércio eletrônico

(internet), home-banking, código de barras, ven-

da direta ao consumidor (por meio de máquinas

automatizadas), venda por TV interativa, produção

flexível, integração vertical com fornecedores,

alianças com concorrentes, e tantas outras estra-

tégias competitivas? (2002, p. 80)

Essas são algumas situações que já estão postas, e para

as quais os profissionais de contabilidade têm empreen-

dido esforços para encontrar soluções adequadas. São

soluções que passarão pelo desenvolvimento de novas

teorias e de novas técnicas para controlar as operações

e demonstrar seus resultados.

Porém, uma outra situação de natureza mais cultu-

ral apresenta-se hoje como um paradoxo nas práticas

contábeis. Este paradoxo é assim abordado por Riccio

e Peters,

...uma transação introduzida em qualquer momento

e localidade pode gerar um lançamento contábil e a

atualização instantânea dos saldos das contas. Atua-

lização instantânea ou tempo real, em Contabilidade

significa que os ‘resultados’ da empresa podem ser

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> Revista Brasileira de Contabilidade

25 março/abril 2006 nº 158

‘computados’ e monitorados a cada instante.

Tanto, e aí reside o paradoxo, a atualidade de todo

esse aparato tecnológico não cria o efeito desejado.

Desde as mais pequenas e flexíveis empresas, até os

gigantes da Fortune 500, os efeitos são os mesmos:

os dados (já dentro dos computadores), têm que

ser acumulados até o último dia do mês.

Os relatórios são emitidos de uma vez, ao final

do período, assumindo o conceito de período,

segundo o qual se age como se todas as operações

da empresa tivessem ocorrido em um único dia.

(1997, p. 9)

Segundo esses autores, apesar do sistema de infor-

mação contábil ser tecnologicamente um sistema em

tempo real, é utilizado à maneira antiga. Esta atitude

decorreria de duas questões: a primeira tem a ver com

os princípios atuais de Contabilidade e a segunda, com

o fato de os sistemas de contabilidade serem concebidos

e administrados como sistemas fechados.

As duas questões dependem da atuação do profissional

de contabilidade para serem redimensionadas, porém,

na primeira, é necessária uma ação que envolva o con-

junto da comunidade contábil; já na segunda é possível

que o contador na sua organização desencadeie ações

que possam tornar o sistema contábil mais aberto, isto

é, mais interativo. É preciso adotar um posicionamento

que trate a contabilidade como um sistema pertencente

à empresa, no qual se aceite que o usuário defina quais

são os modelos de dados monetários, quantitativos e

internos que deseja receber. “Fazendo uma analogia,

na Contabilidade o controle da informação contábil

encontra-se hoje na mão do contador. No processo de

mudança pode-se prever que parte estará nas mãos dos

usuários.” (Riccio e Peters, 1997, p. 6)

É necessário, também, adotar processos de trabalho

que permitam ter a contabilidade em tempo real. So-

mente assim pode-se usufruir todo o potencial dispo-

nibilizado pela Tecnologia da Informação.

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d) busque novas formas para melhorar os seus recur-

sos de TI, seja por meio de novas aquisições ou de novos

usos para os recursos já existentes;

e) proteja os recursos e conhecimentos em TI que pos-

sui, evitando que se tornem obsoletos ou se percam.

É preciso, também, ter clareza da estratégia que se

quer por em prática e conhecer, detalhadamente, os

demais recursos e processos de trabalho em uso, bem

como, suas potencialidades e limitações.

O desenvolvimento destas funções permite à organiza-

ção contábil conhecer o seu posicionamento tecnológico

e adotar medidas nesta área com maior segurança. Evita,

também, cometer erros como o da supervalorização da

Tecnologia da Informação, que se configura na expec-

tativa de que com a aquisição de recursos tecnológicos

os problemas existentes nos processos de trabalho serão

resolvidos. Isso pode acontecer se esses problemas forem

decorrentes do uso de recursos inadequados ou com

falhas. Porém, se forem decorrentes de aspectos orga-

nizacionais e humanos, a aquisição de novos recursos

de TI, por si só, poderá resultar em frustração. A simples

compra de tecnologia não vai trazer competitividade

nem resolver os problemas de natureza interna.

Outra atitude que se deve evitar é a de adquirir re-

cursos de TI por “modismo”, sem antes analisar se o

recurso a ser adquirido contribuirá com a estratégia de

atuação da empresa. Assim, é importante começar pelo

negócio e não pela tecnologia, e então, analisar como

a tecnologia ajuda a resolver as questões. Para Lorenzi

Junior, “Deve-se portanto buscar com inteligência quais

das tecnologias disponíveis atualmente trarão realmente

benefícios à contabilidade das empresas, evitando a

aquisição descontrolada das mesmas.” (2002, p. 35)

Portanto, gestionar a tecnologia da informação é im-

prescindível para garantir a eficácia e a eficiência na sua

utilização. Isto é verdadeiro não só na atividade contábil,

como também em todos os demais segmentos.

> A Importância da Gestão da Tecnologia da Informação para as Organizações se Serviços Contábeis. Na atualidade, a Tecnologia da Informação

tornou-se mais que um recurso operacional, passando

a representar um recurso estratégico para as empresas.

Para Paiva, “Atualmente, a utilização da tecnologia de

informação não se restringe a questões técnicas e ope-

racionais, pois é primordial a busca de oportunidades

estratégicas que garantam o sucesso do empreendimen-

to.” (2002, p. 77)

Para as organizações de serviços contábeis1, este

raciocínio também se aplica. Os recursos da Tecnologia

da Informação possibilitam novas formas de interação e

de disponibilização da informação para os clientes, au-

mentando as possibilidades de diferenciação no serviço

oferecido, ou então, a redução de custos nas atividades.

Desta forma, a tecnologia da informação se constitui

em um recurso que integra e sustenta a estratégia da

organização contábil.

Porém, deve-se ter em conta que o sucesso no uso

da Tecnologia da Informação não é automático. Por ser

um recurso, é necessário que se empreguem esforços

no sentido de gestioná-lo. Normalmente, as empresas

procuram gestionar, cuidadosamente, seus recursos

financeiros. Por que não adotar o mesmo cuidado em

relação aos recursos tecnológicos, neste caso, os seus

recursos em tecnologia da informação?

Considerando-se que a tecnologia da informação está

em constante evolução, o cuidado na sua gestão é funda-

mental. Desta forma, é necessário que a organização:

a) conheça, detalhadamente, os recursos de TI que

detém, incluindo hardware, software e os conhecimen-

tos sobre o assunto;

b) saiba avaliar o potencial desses recursos;

c) monitore o ambiente interno e externo para detec-

tar as mudanças ocorridas ou possíveis de ocorrer, que

possam afetar as suas operações;

1 No contexto deste trabalho, entendemos como organização de serviços contábeis as sociedades que se constituem com o objetivo de prestar serviços de contabilidade para empresas-cliente, utilizando-se de estruturas próprias.

> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis

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> Revista Brasileira de Contabilidade

27 março/abril 2006 nº 158

> Os Recursos da Tecnologia da Informação Aplicados à Atividade Contábil. A tecnologia da

informação utiliza-se de diversos mecanismos e ferra-

mentas para a sua operacionalização. O profissional

da contabilidade, para utilizar-se de seus benefícios,

não necessita conhecer em profundidade cada um

desses mecanismos e ferramentas, mas deve ter um

FIGURA 1 – Visão geral do hardware e seus dispositivos e periféricos

Fonte: REZENDE e ABREU, 2000, p. 80

Dentre os periféricos, deve-se destacar o crescimento

do uso de recursos de multimídia entre os profissionais

da contabilidade. Esses recursos possibilitam uma apre-

sentação mais dinâmica dos relatórios e demonstrativos

contábeis aos seus usuários, permitindo uma melhor

visualização dos dados.

Faz-se importante ter presente que a infra-estrutura de

hardware da organização contábil deve estar adequada

às suas estratégias de operação e aos seus processos de

trabalho. O subdimensionamento do hardware pode

comprometer o armazenamento e a segurança dos dados

e das informações, bem como, o superdimensionamento

gera imobilização desnecessária de recursos, numa área

em que a evolução tecnológica é constante.

razoável conhecimento sobre as suas funções e poten-

cialidades, para poder decidir quais são os melhores

recursos a serem utilizados para alcançar os objetivos

a que se propõe.

Sem a pretensão de esgotar o assunto, constam a se-

guir os principais recursos de Tecnologia da Informação

aplicados à atividade contábil.

HardwareO hardware é constituído por dispositivos físicos, po-

sicionados por mecanismos de processamento, usados

para dar entrada, processar, armazenar e dar saída de

dados e informações (Rezende e Abreu, 2000, p. 77).

Para a utilização na atividade contábil temos os com-

putadores e seus periféricos (teclado, mouse, recursos

de multimídia, scanners, leitores de códigos de barras,

leitores óticos, monitores, impressoras, placas de rede,

modem, no-breaks, estabilizadores, etc.)

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28março/abril 2006 nº 158

SoftwaresOs softwares são ferramentas que dirigem, organizam

e controlam os recursos de hardware, fornecendo instru-

ções e comandos (Laudon e Laudon, 1999). Podem ser

do tipo operacional, de rede, aplicativo, office, utilitário,

de automação, etc.

FIGURA 2 – Visão geral do software e seus recursos.

Fonte: Rezende e Abreu, 2000, p. 85

No caso da informatização nas organizações de serviços

contábeis, será necessário fazer escolhas em quase todos,

ou até mesmo em todos, os tipos citados acima.

A escolha dos softwares a serem utilizados é de

extrema importância para a agilidade na alimentação

dos dados, segurança e diversidade das formas de

disponibilização das informações contábeis. Portanto,

cuidados especiais devem ser tomados no processo de

seleção dos softwares.

A definição também influi e é influenciada pela defini-

ção dos processos de trabalho. Assim, se a organização

deseja receber e disponibilizar dados e informações, em

tempo real, ou mesmo por transferência de lotes, deve

pensar em como os softwares existentes no cliente irão

“conversar” com os softwares existentes na organização

contábil. Em muitos casos, são necessários estudos para

que a compatibilidade possa ser estabelecida.

Esses estudos podem alcançar alta complexidade,

principalmente tendo em vista a grande variedade de

softwares aplicativos disponíveis no mercado, tanto para

aplicação na área contábil, quanto para aplicação nas

operações das empresas-cliente.

Não se deve esquecer, também, dos demais usuários

da contabilidade que demandam por informações, como

o Governo, os fornecedores, a comunidade, os órgãos

de classe, etc. Alguns desses usuários, como é o caso

da maioria dos órgãos do Governo, exigem a disponi-

bilização em formato eletrônico.

Na atualidade, a integração dos softwares ainda

representa um grande desafio, mesmo com todas as

facilidades conferidas pela tecnologia da informação;

as linguagens disponíveis, de modo geral, ainda não

permitem – ou exigem tratamento para a conversão – a

leitura e o manuseio da informação disponibilizada por

outro sistema de informática. Isto implica, em alguns

casos, ter que extrair as informações e digitá-las no

sistema que se quer operar.

Porém, esta realidade, em breve, será alterada por

uma poderosa ferramenta que se encontra em de-

senvolvimento, por um grupo de trabalho organizado

pelo American Institute of Certified Public Accountants

– AICPA (Instituto Americano de Contadores Públicos

> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis

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> Revista Brasileira de Contabilidade

29 março/abril 2006 nº 158

Certificados), é a Extensible Business Reporting Language

– XBRL (Linguagem Extensiva de Publicação de Negócio).

Segundo Serra Negra,

O XBRL pode ser definido como um método pa-

drão baseado em dados que os usuários possam

preparar, publicar (em uma variedade de formatos),

trocar e analisar as informações financeiras e de-

monstrações contábeis contidas nos mais diversos

relatórios gerenciais das organizações.

Os dados dos relatórios financeiros passam a ser

vistos de uma maneira mais clara. Estes podem ser

importados diretamente de uma planilha eletrônica

ou um banco de dados. Podem ainda ser enviados

a um editorial, para ser inserido em um relatório

anual, e pela internet aos auditores externos. A

produção de um sistema financeiro ou contábil de

XBRL contém todo (sic) os códigos que os compu-

tadores precisam. (2003, p. 67).

Desta forma, o XBRL configurar-se-á em uma poderosa

ferramenta para integração dos diversos sistemas de in-

formações financeiras existentes em uma empresa, assim

como, possibilitará a troca e o manuseio das informações

entre computadores, tanto interna quanto externamen-

te à empresa. As possibilidades de disponibilização de

informações financeiras poderão ser, significativamente,

ampliadas, beneficiando todos aqueles que utilizam a

informação financeira.

Matherne e Coffin (2001), apud Serra Negra (2003, p.

67), destacam que o XBRL pode ser usado para:

• publicar Demonstrações Contábeis;

• enviar livro razão geral;

• emitir balancetes contábeis;

• aprovar créditos por linhas de negócios;

• divulgar indicadores econômicos financeiros;

• analisar investimentos de riscos;

• divulgar desempenhos de fundos mútuos;

• circular notícia de desempenho empresarial;

• circular literatura autorizada, técnica e especializada;

• emitir e controlar guias e imposto.

Como se pode perceber, a partir da entrada de fer-

ramentas com esse perfil no mercado, as organizações

de serviços contábeis serão solicitadas a fornecerem

informações contábeis nesse formato, possivelmente,

de início, pelas instituições financeiras fornecedoras de

capital aos clientes e por órgãos governamentais.

TelecomunicaçõesAs telecomunicações referem-se à transmissão eletrô-

nica de sinais para comunicações, a partir do momento

em que foram desenvolvidas tecnologias que possibi-

litaram a transmissão destas comunicações em forma

de dados, com sinal digital ou binário, uma verdadeira

revolução aconteceu no processo de acesso e disponi-

bilização de informações.

Para Paiva,

A integração organizacional, interna e externa, só

é possível devido ao desenvolvimento das supervias

de informações (information superhighways), em

todo o mundo, que criam a infra-estrutura necessá-

ria para que dados, informações e conhecimentos

naveguem entre pessoas, grupos, organizações,

nações, formando uma verdadeira teia global.

Desta forma, as tecnologias de comunicação pos-

sibilitam a transmissão de dados, sons e imagens a

qualquer pessoa, em qualquer parte do mundo, a

qualquer hora. Isso significa que as organizações,

praticamente, não têm mais limitações de comu-

nicações. (2002, p. 77)

Na área contábil, estas tecnologias também causaram

um grande impacto, já que passaram a permitir o acesso

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30março/abril 2006 nº 158

> Com a utilização das telecomunicações é perfeitamente viável para uma organização contábil receber os dados da empresa, processá-los e disponibilizar relatórios e informações em tempo real, de forma on-line.

e a disponibilização remota dos dados e informações. A

utilização dessas tecnologias também permitiu superar

uma barreira física, que se referia à necessidade de man-

ter a execução da contabilidade dentro da empresa para

facilitar a rapidez no acesso aos dados e informações.

Com a utilização das telecomunicações é perfeitamente

viável para uma organização contábil receber os dados

da empresa, processá-los e disponibilizar relatórios e

informações em tempo real, de forma on-line.

A tecnologia dos sistemas de telecomunicações tam-

bém se faz necessária para que a comunicação entre

diferentes softwares ou hardwares aconteça, assim

como para que se possa usufruir os recursos da internet,

intranet ou extranet.

Outros recursos advindos desta tecnologia são as

teleconferências e as videoconferências, que permitem

às pessoas compartilharem dados, voz, mensagens e

informações. Esses recursos também podem ser plena-

mente aplicados à área contábil, tanto para treinamen-

to e reciclagem, como para a realização de reuniões

com clientes, funcionários e outros interessados em

assuntos contábeis.

InternetA história da internet no Brasil, segundo Wernke e

Lembeck (2002, p.76), iniciou-se em 1988, em princípio,

nos meios acadêmicos e, após 1995, estendeu-se ao meio

comercial, tornando-se, a partir daí, disponível para acesso

a todos os setores da sociedade. Desde então sua expan-

são tem sido muita rápida e, atualmente, já é um dos

principais meios de disponibilização de informações.

Nesse contexto, a contabilidade também foi afetada.

Tanto pelo fato de poder acessar as informações dispo-

níveis na internet, quanto pelo fato de poder disponibi-

lizar dados e informações contábeis para seus clientes e

usuários através desse canal de comunicação.

Considerando que a internet pode ser utilizada como

um eficiente instrumento para coletar, integrar e distri-

buir informação ao profissional da área contábil, impõe-

se a necessidade de conhecer suas potencialidades e

possibilidades de utilização em sua atividade.

A utilização da internet, segundo Wernke e Lembeck

citando o Financial Accouting Standards Board (FASB)

(2000), permite

a) reduzir o custo e o tempo de distribuição da

informação; b) comunicar com um maior número

de usuários e potenciais investidores; c) superar

as tradicionais formas de divulgação de informes

financeiros; d) ampliar a quantidade e o tipo de

informação a relatar; e e) reutilizar a informação

em outros sistemas de informação, que possam

sustentar análises financeiras ou trabalhos acadê-

micos, por exemplo. (2002, p. 77)

Wernke e Lembeck (2002, p. 77), comentam que

> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis

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> Revista Brasileira de Contabilidade

31 março/abril 2006 nº 158

o American Institute of Certified Public Accountants

(AICPA), em 1991, formou um grupo de trabalho para

estudar as questões relacionadas com a qualidade e a

oportunidade da divulgação de informações financeiras,

especificamente quanto a tendências futuras, informa-

ções e eventual necessidade de normatizar o tema. Os

resultados foram apresentados em 1994, no relatório

Improving business reporting a customer focus, e iden-

tificaram cinco fundamentos para estabelecer normas

sobre a divulgação de informações financeiras:

a) facilitar o desenvolvimento de uma base comum

para a compreensão de termos e alternativas que faci-

litem as negociações entre usuários e empresas sobre o

conteúdo divulgado;

b) promover divulgação neutra e não-enviesada;

c) aumentar a comparabilidade da informação

financeira;

d) permitir a auditoria da informação financeira; e

e) facilitar a obtenção e tratamento da informação

como resultado da sua preparação, de acordo com uma

estrutura definida, compreendida e aceita.

Uma dificuldade que ainda persiste na utilização da

internet para a divulgação de informações financeiras

diz respeito às tecnologias disponíveis para formatar

e disponibilizar as informações. Tecnologias como o

HyperText Markup Language – HTML e o Adobe Por-

table Document Format não permitem a flexibilidade

necessária para o manuseio dos dados.

Uma possível superação desta dificuldade pode ser

obtida a partir dos estudos que vêm sendo desenvolvidos

em torno do Extensible Business Reporting Language -

XBRL, que tem por objetivo padronizar uma linguagem

de informações para o setor financeiro pela internet

(Serra Negra, 2003, p. 65).

IntranetA intranet, apesar de ser um recurso relativamente

novo, já vem sendo utilizada por um número cada vez

maior de empresas e organizações.

Pode-se definir intranet mais claramente como um

WWW interno e privativo de uma empresa. O objetivo

maior de uma intranet é que cada funcionário possa

ter acesso fácil e instantâneo a todo o conhecimento

da organização por meio de seu computador. É cria-

do um fluxo interno de informação com o mínimo

de custo, tempo e esforço. (Rezende e Abreu, 2000,

p. 219).

A implantação de uma intranet, normalmente, traz

mudanças significativas na organização. O seu uso es-

timula uma cultura de compartilhamento e cooperação

do conhecimento, além de que, a rápida disponibiliza-

ção das informações agiliza os processos de trabalho e

aperfeiçoa a tomada de decisão.

Em uma organização contábil, a implantação da in-

tranet pode, entre outros benefícios,

a) disponibilizar manuais de procedimento, formu-

lários, histórico dos clientes, links para rápido acesso à

legislação fiscal e tributária, artigos e estudos na área

contábil, notícias que impactam as atividades da orga-

nização contábil, etc.

b) possibilitar a troca instantânea de mensagens,

informações, documentos e procedimentos entre os

usuários;

c) eliminar o trânsito de papéis nas comunicações

internas;

d) facilitar e estimular a troca de conhecimentos e

informações;

e) registrar o conhecimento existente na organização,

tornando-o disponível para o uso cotidiano.

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32março/abril 2006 nº 158

> A Gestão da Tecnologia da Informação nas Organizações de Serviços Contábeis. A título

de ilustração, e sem a pretensão de sugerir nenhuma

generalização dos dados, relatamos a seguir alguns

resultados obtidos em uma pesquisa exploratória que

realizamos com 16 (dezesseis) organizações de serviços

contábeis, escolhidas de forma aleatória, localizadas no

Estado do Paraná, com a finalidade de conhecer como

está se dando o processo de gestão da TI nessas orga-

nizações, e a utilização que vêm fazendo dos recursos

de TI disponíveis para a área contábil.

As organizações contábeis participantes da pesquisa

estão localizadas nas diversas regiões do Estado do Pa-

raná, com predomínio daquelas localizadas nas regiões

oeste (46%) e leste (27%). Das organizações contábeis

informantes da pesquisa, 73% possuem entre 51 e 200

clientes, podendo ser classificadas como de pequeno e

médio portes, se consideramos como critério o número

de clientes.

Recursos de TI utilizadosO número de computadores de mesa, utilizados

pelas organizações informantes da pesquisa, guarda

uma relação bem próxima do número de pessoas que

trabalham na organização, o que sugere um alto índice

de informatização nos processos de trabalho. Quanto

aos computadores portáteis, estão presentes em ape-

nas 38% das organizações contábeis que responderam

à pesquisa, sendo que 19% possuem 01 ou 02; 13%

possuem entre 03 e 05; e 6% possuem entre 06 e 10

computadores portáteis. Os computadores portáteis

têm, normalmente, um custo mais alto, porém, per-

mitem maior mobilidade principalmente em trabalhos

realizados externamente à organização.

Na quase totalidade das organizações informantes da

pesquisa (94%), os computadores operam em rede, o que

permite maximizar a utilização dos equipamentos, além

de facilitar a integração entre os sistemas em uso.

A preocupação com a segurança dos dados está

presente em todas as organizações que responderam à

pesquisa. Em todas existe sistema de cópias de seguran-

ça, sendo que em algumas delas utiliza-se mais de um

meio para o armazenamento dos dados. Destaque-se

que o CD já é o meio mais utilizado.

Todas as organizações contábeis que responderam

à pesquisa informaram dispor de softwares para con-

tabilidade, escrituração fiscal e para cálculo e emissão

de guias de impostos. Já softwares para execução de

trabalhos mais ligados à área de gestão são menos uti-

lizados, sendo que os sistemas de informação gerencial

estão disponíveis em 44% e os de apuração e controle

de custos estão disponíveis em 35% das organizações

que responderam à pesquisa.

Estes resultados confirmam a tendência das organi-

zações de serviços contábeis em oferecer serviços de

contabilidade financeira, com foco mais centrado no

usuário externo à empresa cliente. Indicam também a

necessidade de direcionar esforços no sentido de desen-

volver e divulgar conhecimentos sobre os mecanismos

que viabilizam a geração de informações gerenciais,

bem como a importância da adoção desse serviço para

o pleno atendimento dos objetivos da contabilidade

perante os seus usuários internos.

Em 42% das organizações que responderam à pes-

> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis

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> Revista Brasileira de Contabilidade

33 março/abril 2006 nº 158

quisa, existe integração entre todos os sistemas em

operação; nas demais predomina a integração entre a

contabilidade e o sistema de pessoal e entre a contabi-

lidade e o sistema de escrituração fiscal.

Quanto às ferramentas de TI existentes para a realiza-

ção do trabalho cotidiano, todas as organizações afir-

maram dispor de editor de texto e de sistema de correio

eletrônico. A internet também está presente em todas

as organizações, sendo que 31% possuem conexão por

via discada e 69% por linha dedicada.

A planilha eletrônica é utilizada por 87% das organi-

zações, dada a disseminação desta ferramenta e da sua

aplicabilidade; as organizações que não a utilizam estão

deixando de beneficiar-se de um instrumento auxiliar que

permite diversas aplicações na área contábil.

Já ferramentas como banco de dados e sistemas de

comunicação instantânea existem em apenas 31% das

organizações pesquisadas. Os bancos de dados são

recursos que permitem trabalhar os dados com maior

flexibilidade, possibilitando trabalhar com um número

maior de variáveis e de cruzamento de informações do

que os sistemas específicos normalmente permitem. A

sua baixa utilização indica ser necessária a realização

de estudos para detectar o porquê da não-utilização,

verificando se está vinculada a questões operacionais,

financeiras, a falta de conhecimento ou a cultura.

Entre as ferramentas listadas, a intranet é a que recebeu

menor indicação de uso, estando presente em apenas

12% das organizações informantes da pesquisa. Por repre-

sentar uma ferramenta voltada para dinamizar e agilizar a

troca de informações internas, a intranet pode contribuir

para uma melhor operacionalização dos processos de

trabalho nas organizações contábeis. Dada a indicação do

baixo índice de utilização e a divulgação um tanto quanto

restrita dessa ferramenta, faz-se necessária a oferta de

cursos e de material informativo sobre o tema.

GRÁFICO 1 – Ferramentas existentes para o trabalho cotidiano

nas organizações contábeis pesquisadas – Paraná – mai/jun 2003

Fonte: Pesquisa de campo realizada pela autora

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34março/abril 2006 nº 158

Entre as organizações contábeis que responderam a

pesquisa, 62% dispõe de um site na internet. Em prin-

cípio, este parece ser um indicador positivo de avanço

no uso de recursos de TI na área contábil, porém, é

necessário aprofundar os estudos para verificar quais

são os objetivos da organização em manter o site e de

que forma vêm administrando seu conteúdo.

A recepção eletrônica de dados das empresas-cliente,

que pode representar uma racionalização nos proces-

sos de trabalho por permitir a alimentação direta dos

sistemas sem a necessidade de digitação dos dados,

vem sendo realizada por apenas 27% das organizações

pesquisadas.

As organizações que realizam a recepção eletrônica o

fazem por meio de lotes, com predominância na área

de escrituração fiscal, seguida pela área de contabili-

dade e pessoal.

> Uso de TI para Comunicação e Disponi-bilização de Informações Contábeis para os Clientes. A comunicação com os clientes vem sendo

realizada por meio de correspondência impressa e de

e-mail, sendo que 31% preferem a correspondência

impressa, 31% preferem o e-mail, 31% preferem cor-

respondência impressa e e-mail e 7% e-mail e sistemas

de comunicação on-line instantânea.

Note-se que 31% das organizações ainda indicaram

preferir a correspondência impressa como meio de

comunicação com os clientes e apenas 7% indicaram

a preferência pelos sistemas de comunicação on-line

instantânea e, mesmo assim, de forma conjugada com

o e-mail.

GRÁFICO 2 – Meios utilizados, preferencialmente, para comunicação com os clientes,

pelas organizações contábeis pesquisadas – Paraná – mai/jun 2003

Fonte: Pesquisa de campo realizada pela autora

> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis

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> Revista Brasileira de Contabilidade

35 março/abril 2006 nº 158

Com relação à disponibilização on-line para os clientes,

de relatórios e dados gerados pelos sistemas da organi-

zação contábil, apenas 6%, ou seja, uma organização,

indicou realizar esta disponibilização.

Considerando que a possibilidade de disponibilizar

informações para os clientes, de forma on-line, é um

dos principais recursos que a TI coloca a serviço da área

contábil, pode-se afirmar que o caminho para a sua

utilização está ainda por ser explorado. Não disponi-

bilizando as informações on-line, perde-se também a

oportunidade de atenuar a barreira física que separa a

organização contábil da empresa-cliente.

Outro aspecto a ser considerado nesta questão é

a possibilidade de ela estar atrelada à tendência das

organizações contábeis em privilegiar a execução da

contabilidade financeira em detrimento da contabilidade

gerencial, o que implica, então, todo um trabalho de

repensar a prática contábil no contexto das organizações

de serviços contábeis.

Uso dos Recursos da InternetAs organizações contábeis informantes da pesquisa

têm utilizado a internet, predominantemente, para cole-

tar informações e transmitir dados para órgãos públicos,

funções reportadas por 100% das organizações.

A utilização para divulgar a empresa e seus serviços foi

relatada por 50% das organizações; a comunicação com

clientes, por 81%; as compras, por 44%; e a utilização

para cursos e treinamentos a distância, por 31%. Final-

mente, confirmando a tendência a utilização da internet

para a disponibilização de informações e relatórios para

os clientes é a menos freqüente nas organizações infor-

mantes da pesquisa.

Pelos dados, pode-se afirmar que está ocorrendo, em

algumas dessas organizações, uma subutilização do

potencial da internet. Essa subutilização é mais danosa

quando não se aproveita esse recurso para a disponibi-

lização de relatórios e informações para os clientes. Se

62% das organizações já possuem um site na internet,

por que apenas 18% o utilizam para disponibilizar in-

formações para os clientes? Esta é uma pergunta para

a qual se faz necessário buscar respostas e mecanismos

de atuação para reverter esse quadro.

Fontes de Informação sobre TIPara conhecer as inovações em TI, as organizações

informantes da pesquisa utilizam, predominantemente,

de revistas especializadas e da internet, fontes mencio-

nadas por 94% delas. As palestras, os seminários e os

congressos são fontes de informação utilizadas por 75%,

e as propagandas em jornais e revistas, por 69%.

Fatores Analisados no Processo de Aquisição de TINo processo de aquisição de recursos de TI, o fator

tido como de muita importância por todas as orga-

nizações respondentes da pesquisa é a confiabilidade

do fornecedor, o que demonstra a preocupação com

a origem e a qualidade dos produtos e do serviço que

está sendo adquirido. Outras questões que são de muita

importância para 94% das organizações informantes da

pesquisa são a facilidade de uso, a assistência técnica, a

capacidade de expansão e a contribuição que a aquisição

pode trazer para a imagem da empresa. Questões como

marca e custo não são tidas como prioritárias para um

número já considerável de organizações.

As respostas indicam a tendência de se valorizar mais

as características que possam garantir a funcionalidade

dos recursos adquiridos. A valorização desta tendência

pode ser explicada pelo número de organizações que já

adquiriram equipamentos que se mostraram inadequa-

dos para o uso, 47%.

Já no campo da aquisição de softwares, 27% das orga-

nizações informam ter feito aquisições que se mostraram

inadequadas. Ao serem solicitadas a informarem o por-

quê destas inadequações, as organizações não emitiram

resposta. Desta forma, fica comprometida a análise desta

questão, porém, parece-nos haver aqui a indicação de

falhas no processo de gestão dos recursos de TI, no que

se refere às escolhas feitas no momento de enriquecer

o patrimônio tecnológico da organização2.

2 Ver DEITOS, Maria Lúcia S. O impacto dos avanços da tecnologia e a gestão dos recursos tecnológicos no âmbito da atividade contábil. Revista Brasileira de Contabilidade. Ano XXXII, n.140. Brasília, CFC, mar/abr 2003, p. 21-31.

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36março/abril 2006 nº 158

> Considerações Finais. Neste trabalho, estuda-

mos a gestão e a utilização da tecnologia da informação

pelas organizações de serviços contábeis. No processo

de elaboração, evidenciamos a importância da TI e da

sua gestão para a atividade contábil; e analisamos a sua

utilização a partir dos resultados de uma pesquisa de

campo realizada em dezesseis organizações de serviços

contábeis localizadas no Estado do Paraná que, embora

não possam ser alvo de generalizações, serviram como

indicativos para esta reflexão.

No processo de análise dos dados coletados, pudemos

constatar que as organizações de serviços contábeis,

informantes da pesquisa, vêm utilizando, parcialmente,

os recursos de TI. Mesmo aquelas que indicaram possuir

um número maior de ferramentas de TI para a execução

dos trabalhos não estão usufruindo todo o potencial

que a TI pode oferecer.

Se por um lado estas organizações demonstraram ter

avançado no processo de informatização das rotinas de

trabalho, por outro percebemos que ainda há muito

por fazer no sentido de integrar o funcionamento dos

sistemas e, principalmente, na disponibilização das

informações para os usuários.

Considerando que a possibilidade de intensificar a

comunicação com os usuários, tanto na solução de suas

dúvidas quanto na disponibilização das informações

contábeis de forma rápida e flexível, de forma on-line,

é um dos principais recursos que a TI coloca a serviço da

área contábil, podemos afirmar que o caminho para a

sua utilização está ainda por ser explorado. Não dispo-

nibilizando as informações on-line, perde-se também a

oportunidade de atenuar a barreira física que separa a

organização contábil da empresa-cliente.

Os dados coletados também indicam que a maior

parte das organizações, informantes da pesquisa, uti-

lizam as ferramentas de TI com enfoque direcionado à

contabilidade financeira. Esta postura parece-nos estar

atrelada à tendência das organizações contábeis em

privilegiar a execução da contabilidade financeira em

detrimento da contabilidade gerencial, o que implica,

então, a necessidade de todo um trabalho de repensar

a prática contábil no contexto das organizações de

serviços contábeis.

Entendemos que o estudo, mesmo considerando o

seu caráter exploratório, aponta para a necessidade de

avançar nos objetivos que norteiam a utilização de fer-

ramentas de TI nas organizações de serviços contábeis,

na busca por usufruir do seu potencial de integração e

disseminação da informação. Para isto, se faz necessário

um trabalho que permita criar espaços para refletir sobre

a tecnologia da informação e as práticas contábeis que

vêm sendo operacionalizadas.

Este espaço pode ser criado por meio da oferta de

cursos para os profissionais que estão em atividade e nos

currículos dos cursos de Ciências Contábeis para os pro-

fissionais em formação. Parece-nos que são prioritárias

para análise e discussão as questões relacionadas à:

a) forma de integração de sistemas, tanto interna

quanto externa;

b) mecanismos de recepção eletrônica de dados para

aqueles que não desejarem a integração ou para aqueles

casos em que ela não for recomendada;

c) possibilidades e formas de disponibilização da

informação contábil para os clientes, utilizando as fer-

ramentas da TI;

d) tecnologia de banco de dados e as suas possibili-

dades de uso;

e) funções e ferramentas de gestão da tecnologia da

informação.

Finalmente, sugerimos que estudos sobre este tema

sejam aprofundados e que outros pesquisadores e en-

tidades de classe somem-se a este esforço para traçar

um perfil da utilização da Tecnologia da Informação nas

organizações de serviços contábeis.

> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis

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