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Manual do Usuário
GARAGE Palma Labs
10/11/2015
DRAFT
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Índice Índice ........................................................................................................................................................ 2 Introdução ............................................................................................................................................. 3 Funcionalidades .................................................................................................................................. 4 Funcionalidades de Operação .................................................................................................. 4 Funcionalidades de Configuração ........................................................................................... 5 Outras funcionalidades ............................................................................................................... 6
Estrutura geral da App ..................................................................................................................... 8 Botão de “MENU” e botão “VOLTAR” .................................................................................... 8 Créditos disponíveis ..................................................................................................................... 9 Status da impressora (conexão) ............................................................................................ 10
Registro de entrada ......................................................................................................................... 11 Configurações para registro de entrada ............................................................................ 11
Registro de saída ............................................................................................................................... 13 Categorias e tabelas de preço ...................................................................................................... 13 Categorias ........................................................................................................................................ 13 Tabelas de preços ........................................................................................................................ 14
Garage Admin ..................................................................................................................................... 16 Roadmap (futuro do PL Garage) ................................................................................................ 17
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Introdução Garage é um sistema para controle da operação de estacionamentos rotativos. Registra entrada e saída de veículos, calculando automaticamente os valores devidos com base em “tabelas de preços” que podem ser configuradas para atender a necessidade de qualquer estacionamento. É totalmente configurável e pode atender cenários de cobrança por hora, minutos, tolerância na entrada e na saída, convênios, valets, eventos, diárias e períodos, etc. Garage é moderno, ágil e seguro. Funciona com tablets e smartphones com sistema Android e conecta-‐se com impressoras de cupom via bluetooth (sem fio). É um sistema tecnologicamente atualizado e em constante desenvolvimento. Foi criado para estacionamentos que ainda fazem o controle “manual” de entrada e saída – uso de tickets manuscritos e controle através de planilhas. Atende com ótimo benefício os pequenos e também os estacionamentos de grande porte com bastante movimento. Os pontos fortes da App Garage:
-‐ Moderno: feito para tablets e celulares, com interface visual rica, limpa e padrão. Qualquer usuário de smartphones Android se adapta em instantes. Possui extrema “mobilidade” pois pode ser usado numa combinação de smartphones com mini impressoras portáteis (com bateria).
-‐ Ágil: possui muitas facilidades que aceleram o registro de entrada de um veículo. Está testado em estacionamentos com pico no movimento que geram 6 entradas/saídas em um mesmo minuto – 1 registro a cada 10 segundos.
-‐ Seguro: mantém registro de todas as operações realizadas, principalmente as relacionadas com configurações de preços e até mesmo as alterações de data e hora do tablet. Controle por senha de operações sensíveis.
O Garage pode ser utilizado em estacionamentos de rua, hotéis, em eventos, valets em bares e restaurantes, etc.
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Funcionalidades A seguir estão listadas todas as funções disponíveis no sistema. A descrição está dividida entre as funções de uso no dia a dia e as funções de configuração.
Funcionalidades de Operação A operação inclui as funções de registro de entrada e saída dos veículos, bem como cobrança e emissão de 2a. via de ticket de entrada e recibo de saída. No fim do dia o usuário pode imprimir o relatório com a receita distribuída por categoria de veículo.
-‐ Registro de entrada de veículos, com impressão do ticket do cliente Através de uma interface simples e intuitiva o usuário registra a entrada dos veículos. Os campos que o usuário deve registrar são configuráveis – cada estacionamento define quais campos deseja utilizar (placa, modelo, categoria, cor). Se o carro já está registrado no sistema, quando o usuário entra com a placa os demais dados são carregados. -‐ Registro da saída dos veículos
o Cálculo automático do valor devido com base na categoria do
veículo e nas tabelas de preços associadas o Possibilidade de alteração da categoria (quando cliente volta com
carimbo de convênio por exemplo) o Possibilidade da aplicação de desconto o Impressão de recibo (não fiscal) se solicitado
-‐ Emissão dos tickets de entrada e saída através de Bluetooth e USB
em impressora de cupom não fiscal
-‐ Listagem dos veículos no pátio
Todos os veículos com registro de entrada ficam listados no “pátio” para consulta. Pode-‐se imprimir a segunda via do ticket de entrada e também consultar o tempo atual de estadia e o valor parcial devido para esses veículos
-‐ Listagem com histórico de todos os veículos que entraram/saíram
do estacionamento A partir do histórico o usuário pode emitir o recibo caso solicitado posteriormente pelo cliente e também pode editar registros para correção de valores ou categorias (necessário uso de senha).
-‐ Relatório de fechamento de caixa
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Apresenta receita dividida pela categoria dos veículos com quantidade em cada categoria.
Funcionalidades de Configuração A App Garage está desenhada e construída para funcionar em praticamente qualquer estacionamento. Cada estacionamento possui uma forma diferente de registro dos veículos e principalmente diferentes modelos de cobrança. Por isso as principais regras de operação são configuráveis.
-‐ Dados do Usuário Todos os detalhes de registro do usuário (dados pessoais, da empresa, senha de administração local e senha principal do sistema) podem ser configurados. É possível validar uma nova instalação da App com o usuário Garage e alterar as senhas.
o Credencial Web
A App funciona em parte com armazenamento de dados e controle de créditos em nuvem (internet). Cada estacionamento deve ter um usuário / senha válidos para utilização do sistema.
-‐ Créditos Para utilizar a App Garage é necessário uma assinatura mensal, que dá direito a uma quantidade de créditos no mês -‐ franquia. Cada crédito equivale a uma entrada/saída de veículo. O valor da assinatura depende do movimento mensal de veículos no estacionamento.
-‐ Impressão
-‐ Configuração de impressora
A App pode comunicar-‐se com as impressoras através de Bluetooth ou via cabo USB. É possível selecionar o tipo de impressora e em caso de comunicação via bluetooth selecionar e parear com a impressora desejada.
-‐ Layout do ticket
O usuário pode configurar o conteúdo do ticket que será impresso – cabeçalho, rodapé, dados da empresa. Também configura quantas colunas tem sua impressora (normalmente 40 ou 32) e se deseja espaços adicionais no início ou fim do ticket.
-‐ Campos -‐ Configuração de campos de entrada
O usuário pode selecionar quais campos deseja registrar no momento da entrada dos veículos e quais são obrigatório e opcionais. Alguns estacionamentos, por exemplo, não registram a cor do veículo. Outros
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nem mesmo as letras da placa registram, apenas os números. Essas opções podem ser ajustadas na App.
-‐ Preços Na opção de configuração de preços o usuário determina quais os tipos de entradas de veículos ele vai registrar – são as categorias. Então, para cada categoria define uma tabela de preços.
o Categorias de veículos As categorias definem os tipos de veículos e a categoria de entrada de cada um. Ex.: carro pequeno, carro grande, carro pequeno (convenio), etc. O usuário pode definir quantas categorias desejar e para cada categoria deverá configurar uma tabela de preços.
o Tabela de preço para cada categoria O sistema atende a configuração de qualquer cenário de cobrança que o estacionamento utilize. É possível configurar uma tabela de preço diferente para cada categoria de veículo e em cada tabela pode-‐se utilizar: valor fixo por entrada, valores por períodos, valores por qualquer quantidade de minutos, tolerância de entrada, tolerância de saída, valores máximos por períodos e combinação dessas opções.
-‐ Veículos
No momento do registro das entradas, cada vez que uma placa é digitada e o veículo com aquela placa já está gravado no sistema os dados (categoria, modelo e cor) são carregados automaticamente. Se é a primeira vez que o veículo utiliza o estacionamento então após a impressão do ticket o sistema pergunta se deseja gravar o novo veículo. Na tela de “Configurações”, opção “Veículos”, o usuário pode editar os dados dos veículos já registrados e adicionar novos se desejar.
-‐ Contato A partir da tela de Configurações o usuário acessa a tela de “Contato” a partir da qual pode enviar comentários e sugestões.
-‐ Salvar e recuperar informações de configurações da Web
Através dessa função, todas as configurações que o usuário fizer na App podem ser salvas na “nuvem” (internet). Isso inclui as configurações de layout de ticket e principalmente as tabelas de preços. As configurações podem ser recuperadas posteriormente em outro tablet se necessário.
Outras funcionalidades A App PL Garage funciona em conjunto com outra App – Garage Admin (*beta). A App Garage Admin adiciona muitas funcionalidades relacionadas com a gestão da operação:
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ü Acompanhamento em tempo real (online) de todos os registros de entrada e saída do estacionamento através de um celular ou tablet Android ou iOS
ü Auditoria de todas as operações importantes de configuração da App: alteração de tabelas de preços, alteração de “data e hora” do tablet ou celular, acesso a relatórios gerenciais, etc.
ü Relatório detalhado de todas as entradas (por dia) ü Export e envio dos dados de entrada e saída para planilha Excel ü Dashboard com a situação atual do movimento do dia e do pátio ü Gráfico diário com a distribuição das entradas por período do dia
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Estrutura geral da App A tela inicial da App Garage possui 3 áreas principais que são acessadas durante a operação – “Entrada”, “Pátio” e “Histórico”.
-‐ Entrada: para registro das entradas de veículos -‐ Pátio: lista todos os veículos que se encontram no pátio – é a partir dessa
lista que o usuário aciona a função de saída -‐ Histórico: apresenta a lista de todos os veículos que entraram e saíram
do estacionamento
Fig 1. Visão geral do aplicativo
Botão de “MENU” e botão “VOLTAR” Durante o uso da App Garage é necessário, em várias situações, acionar o “Menu” do aplicativo ou então a função “Voltar” (que normalmente volta para a tela ou situação anterior). Dependendo do celular ou tablet o acesso às opções de menu e à ação de “voltar” pode ser diferente. Isso acontece porque alguns aparelhos possuem os botões físicos logo abaixo da tela (botão Home no centro, botão Voltar à direita e botão Menu à esquerda).
Fig 1. -‐ Aparelho com botões “físicos” abaixo da tela (menu, home e voltar)
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A) Em celulares e tablets que possuem os botões, conforme a figura 1 acima, o acesso ao menu é realizado tocando-‐se no botão à esquerda e a ação de “voltar” é disparada tocando-‐se na seta que fica à direita (Fig. 1). B) Já nos celulares e tablets que não possuem os botões “físicos”, a parte de baixo da tela aparece conforme a figura 3 abaixo:
Fig. 3 – Aparelhos sem botões “físicos” embaixo da tela
Para esses aparelhos a ação de “Voltar” é acionada tocando-‐se na seta à esquerda (fig 3). O acesso ao menu é realizado através do botão que mostra 3 pequenos quadrados no canto superior direito da tela, conforme a figura abaixo:
Fig. 4 – Acesso ao menu em aparelhos que não possuem os botões “físicos”
IMPORTANTE: Alguns aparelhos possuem configurações de botões ligeiramente diferentes do que está descrito neste item. Em caso de dúvidas consulte no manual do seu aparelho qual a forma de acesso aos botões “Voltar” e “Menu”.
Créditos disponíveis Na tela de entrada o aplicativo mostra, no topo, um número que representa a quantidade de créditos ainda disponível para registro de entradas. Ver figura abaixo.
Fig. 5 – Créditos disponíveis
A cada registro de entrada esse valor é diminuído em 1 unidade. A App avisa quando os créditos estão acabando.
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Status da impressora (conexão) A App Garage executa em tablet ou celular e a comunicação com a impressora é, principalmente, sem fio via Bluetooth. Uma conexão Bluetooth depende da distancia entre o celular/tablet e a impressora, e também depende da impressora e o adaptador Bluetooth (quando utilizado) estarem ligados. A App mostra na barra de status (topo da tela) um ícone com o status da conexão com a impressora. A posição do ícone na tela é mostrada na figura 6 abaixo.
Fig. 6 – Icone com o status da impressora
-‐ Impressora sem o X – conectada
-‐ Impressora sem o X – não está conectada Durante a operação, caso a tela apresentada não seja a tela principal, basta que o usuário acione a função VOLTAR (BACK) do seu dispositivo Android até que a tela principal apareça.
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Registro de entrada Para o registro da entrada de um veículo, normalmente o usuário informa:
-‐ Placa (usando letras e números ou apenas números) -‐ Categoria (carro, moto, convênio, diária, lavagem simples, etc) -‐ Modelo (Corsa, Vectra, Fit, BMW, etc) -‐ Cor
Exemplo de uma entrada E confirma a entrada. Ao confirmar o ticket é impresso.
Configurações para registro de entrada Cada estacionamento trabalha de uma forma particular no caso do registro de entrada de veículos. Segue exemplos:
A) Alguns estacionamentos fazem uma identificação completa do veículo, informando a placa (letras e números), a categoria do veículo e da entrada (carro / avulso, moto / diária, carro / convênio, etc), modelo (GOL, HILUX, COROLA, MOTO, etc), e inclusive a cor do veículo. Alguns vão além, registrando o setor e a vaga ocupada e também informações sobre a localização da chave.
B) Por outro lado, alguns estacionamentos registram um mínimo de informações para cada veículo que entra – apenas a placa por exemplo.
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Para registrar uma entrada de um veículo, no mínimo é necessário informar a placa e a categoria do veículo, sendo que “as letras” que compõem a identificação da placa também são opcional. Na App PL Garage cada estacionamento configura os requisitos de campos de entrada conforme a sua necessidade. Para isso basta acessar o menu Configurações -‐> Campos, conforme as telas abaixo:
Campos do registro de entrada
Nas telas abaixo são apresentadas as diferentes opções de configuração para os campos de entrada, desde a mais simples até a mais completa. O PL Garage não possui registro para setor, box e informações da chave do veículo.
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Registro de saída Todas as saídas dos veículos devem ser registradas na App, a qual calcula o valor a ser pago com base na categoria do veículo, no tempo de permanência e na tabela de preço configurada.
Categorias e tabelas de preço As categorias são os tipos de entradas/saídas que podem ser registradas. A categoria determina quais regras e tabelas de preço que serão aplicadas ao veículo correspondente. Ou seja, o valor calculado para a permanência do veículo no estacionamento depende da categoria selecionada na entrada do veículo ou da categoria ajustada na saída do mesmo.
Categorias -‐ A App possibilita o registro de Categorias, que são as classificações para a
cobrança dos veículos. Exemplos de categorias: o Carro Pequeno o Moto o Carro Grande o Diária Carro o Diária Moto o Convênio Farmácia Carro o Convênio Farmácia Moto o Convênio Padaria Carro o Convênio Padaria Moto o Convênio Banco Carro o Convênio Banco Moto o Lavagem de Veículo Pequeno o Lavagem de Veículo Grande o Lavagem com Cera o Evento Especial
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o Evento Noturno Para cada categoria o usuário deve configurar uma tabela de preços adequada, a qual será aplicada no momento da saída do veículo para cálculo automático do valor a ser pago.
Tabelas de preços Na App PL Garage a configuração de uma tabela de preços é extremamente flexível, possibilitando acomodar praticamente qualquer regra utilizada nos estacionamentos. Exemplos de regras que podem ser atendidas:
1. R$4,00 / hora (simples) 2. R$3,00 a cada 15 min 3. 1a. Hora = R$8,00, demais horas = R$3,00 4. Até 30 min = R$6,00, de 31-‐60 min = R$9,00, de 61-‐90min = R$14,00, de
90-‐120min = R$16,00 (totalmente flexível) 5. R$4,00 / hora com margem de 5 minutos em cada hora 6. Diária de R$20,00 7. Primeiras 3 horas -‐> R$4,00/hora, demais horas -‐> R$3,00/hora 8. Valor fixo, apresentado no ticket de entrada de R$15,00 -‐> Valet noturno 9. 0-‐10 min = R$1,00, 11-‐25 min = R$2,00, 26-‐40min = R$3,00, etc (exemplo
maluco) Todos os exemplos acima podem ser facilmente configurados na App. Cada categoria estará associada à uma tabela de preços, então o sistema calcula os valores a serem cobrados com base na categoria selecionada.
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2 exemplos de tabelas de preço
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Garage Admin Garage Admin é uma segunda App que complementa a App PL Garage e possui funções de “monitoramento” em tempo real e gestão (relatórios e consultas). Também possui cadastro de mensalistas com registro de pagamentos e impressão de recibo. Todas as funções da App Garage Admin dependem de uma conexão com a Internet pois utiliza os dados em “nuvem” enviados pela App PL Garage.
Obs. Outros gráficos e consultas serão progressivamente adicionados ao Garage Admin, deixando a App PL Garage essencialmente com as funções operacionais de entrada, saída e fechamento de caixa.
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A App Garage Admin pode ser instalada em dispositivos com Android ou com iOS (iPhone e iPad). Para utilizar a App Garage Admin é necessário que o usuário esteja registrado no sistema, ou seja, que possua um login e senha na App Garage.
Roadmap (futuro do PL Garage)
-‐ Controle mais completo do caixa com a possibilidade de adição de eventos diversos de entrada e saída de dinheiro, emissão de vales, etc
-‐ Integração com sistema de reconhecimento de placa -‐ Uso de TAGs nos veículos -‐ Registro de incidentes, com adição de fotos -‐ Adequação às questões regulatórias – SAT Fiscal por exemplo -‐ Informação de disponibilidade em App do cliente -‐ Integração com meios de pagamentos