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O PROCESSO DE DIAGNÓSTICOSITUACIONAL

DOCENTE

DEBORA APARECIDA ALMEIDA

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“ A natureza é a arte de Deus” Thomas Browne

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Acontecem de duas maneiras:

1. Qualquer mudança na organização de linha, de natureza estrutural, política ou de procedimento, tais como: um novo pacote de remuneração, um novo processo de relatórios, um novo programa de segurança.

2. Tem como resultado final o fato de que uma pessoa ou muitas pessoas na organização de linha aprendem algo novo. Tais como: aprender que normas dominam suas reuniões de staff, como envolver mais diretamente as pessoas no estabelecimento de metas ou como conduzir melhores avaliações de desempenho.

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HABILIDADES TÉCNICAS; a base das habilidades de consultoria é algum tipo de especialização.

HABILIDADES INTERPESSOAIS: para lidar com as pessoasprecisamos ter algumas habilidades tais como: ouvir, dar apoio, ou discordar de uma forma razoável, que possa basicamente manter um relacionamento.

HABILIDADES DE CONSULTORIA: É SER COMPETENTE NA EXECUÇÃO DE CADA UM DOS PASSOS DAS 5 FASES

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PESSOAS

COMO

PESSOAS

COMO

RECURSOS

Personalidade e individualidade, aspirações, valores, atitudes, motivações e objetivos pessoais

Habilidades, capacidades,experiências, destrezas econhecimentos necessários

Tratamento pessoale individualizado

Tratamento pela média,igual e genérico

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A pessoa naorganização

Fatores Internos Fatores Externos

•Personalidade Ambiente organizacional•Aprendizagem Regras e regulamentos• Cultura•Motivação Políticas• Métodos e processos•Percepção Recompensas e punições•Valores Grau de confiança

• Comportamento da pessoa dentro da organização

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Diagnóstico Organizacional

• Tem como propósito identificar as necessidades em nível da Qualidade e produtividade, de forma a se poder definir qual a melhor filosofia e/ou programa de gestão a ser implantado dentro da empresa.

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Pressupostos metodológicos básicos - teóricos

• A organização tem que ser vista e entendida de forma holística.

• A organização é um organismo sistêmico e sinergético cujos departamentos e setores agem e reagem entre si;

• Na organização, o ser humano consiste na força vital do desenvolvimento organizacional e favorece as exigências do cenário externo.

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Pressupostos metodológicos básicos

• Abordagem sistêmica e holística, envolvendo diretoria, gerência, chefia, supervisores, subordinados, clientes e consumidores.

• Todo diagnóstico deve ser realizado de forma participativa e espontânea para que as informações possam ser fidedignas;

• A população alvo tem que ser representativa, para refletir o total das áreas envolvidas com o propósito do estudo diagnóstico.

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Pressupostos metodológicos básicos

• Todas e quaisquer respostas verbais e/ou escritas dos entrevistados devem ser registradas em instrumentos próprios, para se ter, de forma estruturada, a amostragem representativa do universo macro da empresa.

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• Como está estruturada a sua empresa/setor?

• Requer permanência ou mudança?

• Qual o esquema hierárquico existente?

• Como funcionam as comunicações?

• E o processo decisorial?

• Qual a importância das pessoas?

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• Qual a missão da empresa/setor?

• Quais os valores? Como é a cultura?

• Qual o papel das pessoas? Existem equipes?

• E a administração? E os gerentes?

• Como funciona o sistema de motivação e recompensas?

• E a participação das pessoas?

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• Quem é o cliente interno e externo?

• Qual é o seu perfil e quais as suas características?

• O que a empresa oferece a ele?

• Quais são as características dos Produtos?Serviços? Conservadores ou Inovadores?

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• Como funcionam os processos?

• Como é o ciclo operacional?

• Como é a rede de informações?

• E a matriz tecnológica?

• Como é o desenho de cargos?

• Qual a função das pessoas?

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Instrumentos de Diagnósticos

• QUESTIONÁRIO: formulário escrito ou impresso usado para coletar informações dobre o assunto em questão.

• Lista de perguntas curtas ou afirmações, específicas, redigidas para produzir respostas curtas, e planejadas para coletar informações que poderão ser utilizadas na determinação de necessidades que estejam afetando a Qualidade do produto ou serviço.

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Entrevista

• Prepare suas perguntas. Conheça o entrevistado e sua área previamente.

• Deve ser em particular. Estabeleça uma relação de confiança. Ouça. Anote os dados.

• Use-a para conhecer opiniões, detectar atitudes, tendências ou pontos de vista,

• Permita que o entrevistado exponha os fatos a seu modo e ajude-o a preencher as omissões. Permita-lhe liberdade de expressão

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Análise da Organização

• Uma organização deficiente pode afetar o desempenho individual ou grupal. Ex.: fracasso em atingir objetivos, planejamento confuso, má delegação de funções, problemas disciplinares, maus programas de incentivos, objetivos mal definidos, inexistência de padrões de desempenho, favoritismo, má distribuição do trabalho etc. poderão conduzir a baixo moral e desempenho organizacional insatisfatório.

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Orientações Gerais

• 1. Apresentação: reunião com os funcionários de todos os níveis. Reuna pequenos grupos para facilitar a comunicação.

• 2. Exponha os objetivos do diagnóstico e tire todas as dúvidas do grupo e/ou individualmente.

• 3. Todos os funcionários que exercem função de comando respondem ao questionário.

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ESCLARECER

• Para todos os funcionários que esse trabalho não é um teste para verificar quem continua na empresa ou não.

• É, isto sim, uma Avaliação da Organização como um todo, ou seja, como está funcionado no momento. Portanto, a participação de todos é fundamental para o êxito do trabalho.

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Elaboração do Questionário

• 1. Identificação da Organização:

• Nome, Localização, data da fundação, proprietário(s), número de funcionários, produtos fabricados e/ou comercializados.

• História da organização= desde a sua fundação até hoje, Como?, Porquê? Para quê? Situação no mercado atual. Concorrentes. Dificuldades superadas etc.

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2.Estrutura Organizacional

G r u p o

S u p e r v i s o r

G e r ê n c i aD i g i t e o t í t u l o a q u i

D i r e t o r i ad i g i t e o t í t u l o a q u i

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D i r e t o r i aD i g i t e o t í t u l o a q u i

E m p r e s a XP r e s i d ê n c i a

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3. A ORGANIZAÇÃO

• Estrutura. Política de pessoal. De Qualidade. Filosofia de gestão.

• Processo de decisão. Comunicação.

• Administração de conflitos. Definição de autoridades e responsabilidades são claras?

• Planejamento estratégico é integrado? À curto, médio ou a longo prazo. Existe programa de capacitação das pessoas para todos os cargos de forma sistemática?

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4. Recursos Humanos

• Existe estrutura de RH? Todos os subsistemas? Quais? Política de RH.

• Planos: de carreira, de benefícios, de sugestões, outros. Avaliação de Desempenho?

• A área é integrada comas demais áreas da empresa? Rotatividade? Absenteísmo?

• Participa do planejamento estratégico da empresa? Escolaridade dos funcionários.

• Relação empresa/sindicato é harmoniosa?

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5. QUALIDADE e 6. CONTROLE

• Política de qualidade existe? Está internalizada por todos? É praticada?

• Tem instrumento para medir a produtividade?

• Quais os programas e/ou filosofias da Qualidade implantadas na empresa?

• Controles de recebimento de matéria-prima, processo de produção, produto final, custo, manuseio de materiais, embalagens, expedição?

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7. NORMALIZAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

• Normas de produção, ISO 9000?

• Programa de treinamento para conscientização quanto ao uso de normas?

• Normas escritas de especificações de produtos ou serviços?

• Garantia da Qualidade? Auditoria de Qualidade interna ou externa? Normas e procedimentos para novos produtos? Exige qualificação de Fornecedores?

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8. Relacionamento com clientes

• Sistema de informação par atender reclamações ou elogios dos clientes?

• Atendimento da área de vendas é satisfatório? Atividade de pós-venda?

• Sistema de marketing atinge os objetivos?

• Atividade de assistência técnica?

• Realiza periodicamente pesquisa de mercado?

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9.Relacionamento com cliente interno

• Questões sobre: motivação para o trabalho, imagem da empresa, impressões sobre a política de pessoal adotada, estilos de liderança percebidos, relacionamento chefia/subordinado, treinamento e desenvolvimento , confiança na empresa, nos colegas, nos superiores, programa de participação nos lucros, avaliação de desempenho, reconhecimento, comprometimento

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Relatório Diagnóstico Organizacional

• 1. Identificação da Empresa.• 2. Negócio da Empresa.• 3. Introdução• 4.Visão da Situação Atual• 4.1. Situações problemas identificadas.• 4.2. Situações problemas identificadas em Nível

Organizacional• 4.3. Situações problemas identificadas em Nível

de Recursos Humanos.• 4.4. Situações problemas identificadas por

Departamentos?Setores?

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Relatório Diagnóstico Organizacional

• 5. Apresentação dos resultados(gráficos e tabelas) da pesquisa,

• 6. Análise das situações Problemas identificadas

• 6.1. Comentários das Análises dos problemas identificados através dos gráficos e tabelas.

• 7. Ações recomendadas por Departamento• 8. Conclusão