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ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT Uma visão sobre ECM Ricardo Alexandre de Oliveira [email protected]

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ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Uma visão sobre ECM

Ricardo Alexandre de Oliveira [email protected]

Gestão de Conteúdo Empresarial

É a capacidade de administrar os conteúdos digitais corporativos de forma Inteligente

Enterprise Content Management

ICEBERG

20 % visível

80% submerso

20% são dados Estruturados.

Conteúdos

80% são dados Não-estruturados. Fonte: Gartner

Estruturados Não-estruturados

Por Exemplo :

ERP, CRM e outros sistemas Por Exemplo :

Documentos, Planilhas, Videos, Imagens e outros

90% das informações no mundo hoje estão em meio digital. Fonte : AIIM.org

O que é o ECM ?

Curiosidade : Vivemos numa época na qual nunca foi tão fácil obter informações.Atualmente,uma edição de um dos jornais

mais conhecidos do mundo, o New York Times contém mais informações do que uma pessoa comum poderia receber durante

toda a sua vida no século 18.

“É um conjunto de tecnologias usadas para gerir o ciclo de vida das

informações não-estruturadas de uma organização, contemplando as

fases de criação/captura, armazenamento, versionamento,

indexação,gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e

arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio" -

Fonte : wikipedia.org

“ECM is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store,

preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.

ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured

information, wherever that information exists." - Fonte : www.aiim.org

Como é a vida sem o ECM ?

• Distribuídos em várias máquinas em unidades de rede (Servidores)

• Até existe uma política de acesso, porém dependente da área de TI

• Distribuídos em unidades móveis (Pendrives e Discos USB)

• Arquivos

armazenados

em caixas de

correios

• Distribuídos

em várias

máquinas

(Estações de

trabalho)

50% da informação armazenada é inútil ou está desatualizada - Fonte : IDC

Principais problemas ...

Tempo de Recuperação : É difícil a localização dos arquivos ?

Situação do Documento : É a versão mais atual ?

Problemas de Armazenamento: Quantas cópias do documentos estão espalhados pelas mídias e

redes internas?

Backup : A TI tem dificuldades de fazer o backup ?

Segurança : O documento é confidencial , como fica a

segurança ?

Validade do Documento : Como se faz o controle de validade do documento ?

Exclusão do Documento : Como se faz o controle de quem pode apagar o documento ?

Executivos gastam 45% do tempo buscando informação, e muitas vezes não encontram. - Fonte : IDC

Estatísticas sobre o mundo Não-Estruturado

FONTE : AIIM.org

54 % das organizações se deram nota 5 ou inferior na gestão da Informação (Em uma escala de 1 a 10)

52% das organizações tem pouca ou nenhuma confiança nas suas informações digitais.

52% das organizações tem dúvidas que são precisas, acessíveis e confiáveis.

90% das organizações acreditam que a capacidade de gerenciamento de informações em meio digital são fundamentais

para seu futuro.

5% até 15% é o tempo que os profissionais gastam lendo documentos

50% do tempo é destinado a procura dos documentos

7.5% de TODOS os documentos SÃO PERDIDOS

A vida com uma solução de ECM

FONTE : AIIM.org

Capture (Captura)

Converter uma informação do meio físico para um formato eletrônico (Digitalização)

As tecnologias de captura são utilizadas para classificar

o documento. (Criação de Meta-Dados / Taxonomia)

A Captura também é utilizado canal de entrada para documentos eletrônicos.

A Classificação é importante para a recuperação pesquisa.

Corporação

MATRIZ

Empresa

Nome

CNPJ

Ramo Produto

1 Produto

2 Produto

3

Principais Tecnologias de Captura - Reconhecimento (OCR,HCR.ICR,Barcode e outros)

- Ajuste de Imagens (Rotação , Anotação, Zoom, alinhamento e outros)

- Processamento de Formulários (Digitalizado e Eletrônico)

Manage (Gerenciamento)

Delivery (Entrega)

Todas as tecnologias abaixo servem para o ECM distribuir em várias rotas os documentos

Internet,Extranet ,Intranet

Portais E-Business

E-mail

Fax

Transferência de Dados (EDI,XML e outros)

Dispositivos Móveis

Papel

Serviços Multimedia

CDs e DVDs

Considerações sobre escolha do ECM

Quantos anos já existe a solução ?

A empresa dona do player é sólida no mercado ?

Disponibiliza abundante documentação sobre o ECM ?

Tem programas de treinamento e capacitação ?

Tem um parceiro sólido na região (Preferencialmente na mesma cidade) ?

O produto é robusto para crescer conforme a necessidade ?

O produto pode ser usado para Alta Disponibilidade e Recuperação de Desastres ?