Rateio por Despesas por Contas Contábeis

Introdução É possível efetuar configuração no sistema para que a contabilização das despesas seja rateada entre departamentos/centros de custo, de acordo com percentuais cadastrados e configuração de diferentes rateios por tipo de despesa. Além da possibilidade de alteração dos percentuais por nota de despesa.

Funcionamento Primeiramente devem ser cadastrados quais os departamentos/centros de custo serão utilizados para rateio. O cadastro é efetuado em “CT > Contas > Centro de Custo”. Na tela acessada (CT025 – Cadastro de Centros de Custos) é necessário indicar primeiramente a versão e a numeração do centro de custo.

Figura 1: Cadastro de centros de custo/departamento

Após essa indicação estão as demais informações do cadastro: - Código Superior: Preenchido pelo sistema de acordo com as configurações contábeis. - Grau: Preenchido pelo sistema de acordo com as configurações contábeis. - Descrição: Descrição para identificação do centro de custo/departamento. - Situação: Situação do centro de custo/departamento (ativa ou inativa). - Aceita Lançamento: Indica se o centro de custo/departamento aceita lançamento contábil. - Código Reduzido: Indica o código reduzido do centro de custo/departamento. - Filial para Fluxo de Caixa: Utilizado somente para rateios nos tipos de título. Não é utilizado no processo de rateio de despesas.

Tendo cadastrado os centros de custo/departamentos é necessário indicar os rateios. Onde são cadastrados os percentuais para cada departamento de acordo com os rateios mais utilizados pela empresa. Os rateios são cadastrados em “CT > Conta > Rateio Centro de Custo”. Para cadastrar um novo rateio clique em “Novo”. Para acessar um rateio já cadastrado indique o seu “Código” ou utilize a função “Pesquisar (F2)”.

Figura 2: Cadastro dos rateios

Dos dados gerais do rateio tem-se: - Descrição: Descrição para identificar o rateio. - Aceita Alteração: Indica se os percentuais indicados poderão ser alterados nos lançamentos de rateio para a nota de despesa. - informa (%) de rateio somente no momento do Lançamento da NF. Permitindo Cadastrar os rateios sem informar os (%): Marcando essa opção ao atualizar a nota fiscal é aberta a tela de rateio (EP046) para informar os percentuais de rateio de acordo com os centros de custos informados. Na aba “Rateio de Centro de Custo” devem ser indicados os centros de custo/departamentos e os percentuais correspondentes para rateio.

Figura 3: Indicação dos percentuais de rateio para cada centro de custo/departamento

- Versão: Indica a versão do plano de contas utilizado pela empresa. - Centro Custo: Indica o código do centro de custo/departamento cadastrado anteriormente. - Percentual: Indica o percentual de rateio para aquele centro de custo/departamento.

- Percentual Rateado: Apresenta a soma dos rateios já adicionados. Após adicionar os rateios desejados para cada centro de custo/departamento que participa do rateio cadastrado, basta gravar o processo (botão “Gravar” ou “F4”).

Figura 4: Apresentação do percentual total rateado

OBSERVAÇÃO! Caso desmarcado a opção “Informa (%) de Rateio somente no momento do lançamento da nota...” O sistema valida o percentual para que atinja 100% e não permite gravação com o percentual total rateado menor ou maior que 100%. OBSERVAÇÃO! Caso Marcado a opção “Informa (%) de Rateio somente no momento do lançamento da nota...” Devem-se informar os centros de custos com os percentuais Zerados.

Ainda é necessário relacionar o tipo de despesa com seu rateio correspondente. Essa

configuração é realizada no cadastro de tipos de despesas em “PG > Financeiro > Tipos de Despesas”. Ao acessar a despesa que deve ser rateada entre os centros de custo/departamentos, será observado o campo “Código de Rateio para Despesa”. Nesse campo deve ser informado qual o código de rateio corresponde àquele tipo de despesa.

Figura 5: Indicação do rateio para o tipo de despesa

Os três cadastros apresentados efetuam a configuração do rateio para as despesas. O processo acontecerá quando as despesas forem lançadas no sistema através da

“EP040 – Controle de Notas Fiscais”. O campo “Tipo de Despesa” relaciona a nota ao tipo de despesa e consequentemente ao rateio cadastrado para o tipo de despesa.

Figura 6: Indicação do Tipo de Despesa

Quando a nota for atualizada o sistema automaticamente calculará os rateios para os centros de custo/departamentos de acordo com a configuração do tipo de despesa. Após atualizar a nota é possível visualizar a aplicação do rateio através do botão “Rateio Despesas” da aba “Fechamento”, seja pela “EP040 – Controle de Notas Fiscais” ou ainda pela “EP044 – Ajuste de Notas Fiscais de Peças”.

Figura 7: Botão para acesso à tela de Controle de Rateio

O botão “Rateio Despesas” abre a interface “EP046 – Controle de Rateio Notas de Despesas”. A tela também pode ser acessada através de “EP > Notas Fiscais > Controle de Notas Fiscais > Aplica Rateio nos Itens Notas de Despesas”.

Figura 8: Tela de Controle de Rateio das Notas de Despesas

Primeiramente estão as informações das notas para acessar as suas informações de rateio (1). Sendo uma nota que permite aplicação de rateio serão carregados os dados da nota onde será visualizado qual o tipo da despesa e o seu código de rateio correspondente (2). Em seguida é possível visualizar os percentuais para cada centro de custo/departamento e até mesmo alterar os percentuais para aquela nota se necessário (3). Para alterar um rateio, clique sobre o centro de custo/departamento desejado e indique o novo percentual.

Figura 9: Alteração de percentual de rateio para o centro de custo/departamento

ATENÇÃO!

A alteração manual dos percentuais para o centro de custo/departamento NÃO valida o percentual total de 100% sendo responsabilidade do usuário que está efetuando a alteração conferir os percentuais lançados.

Quando um centro de custo/departamento NÃO participa do rateio de uma nota específica é possível ZERAR o percentual para o centro de custo/departamento. Basta clicar sobre o centro de custo/departamento e indicar o percentual “0” (zero).

Quando os percentuais são alterados pela tela EP046 serão modificados somente para a nota acessada.

Após gravar os percentuais alterados os mesmos serão considerados na contabilização com a modificação efetuada.

Ao acessar novamente uma nota, que já teve seus rateios alterados manualmente, no controle de rateio os percentuais serão apresentados conforme cadastro do rateio, devendo ser alterados novamente ou cancelado o processo.

Após alterar os valores desejados clique em “Aplicar rateio a todos os itens/serviços”.

E então grave o processo através de “Gravar” ou “F4”.

Figura 10: Aplicação do rateio aos itens e serviços e Gravação do processo

Os valores rateados serão observados ao contabilizar a nota.

Figura 11: Visualização dos valores na contabilização

Ao acessar as quebras do documento é possível verificar uma linha de contabilização para cada centro de custo/departamento com todos os valores rateados conforme configuração dos campos para contabilização. ATENÇÃO! Todas as alterações necessárias na nota referente ao rateio devem ser executadas antes de efetuar a contabilização da nota de despesa.

Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco.