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  • XVI Encontro Nacional de Pesquisa em Cincia da Informao ENANCIB 2015

    ISSN 2177-3688

    GT 8 Informao e Tecnologia Comunicao oral

    QUO ESTRATGICA PODE SER A GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS? APORTES DA ARQUITETURA CORPORATIVA1

    HOW STRATEGIC CAN RECORDS MANAGEMENT BE?

    CONTRIBUTIONS OF ENTERPRISE ARCHITECTURE

    Fernando Hadad Zaidan, UFMG fhzaidan@gmail.com

    Marco Aurlio Mendes, UFMG

    corelio@gmail.com

    Marcello Peixoto Bax, UFMG marcello.bax@gmail.com

    Resumo: Este trabalho procura mostrar razes que justifiquem o pensamento estratgico no mbito de projetos de Gesto Arquivstica de Documentos (GAD). Para tal ele descreve um instrumento de alinhamento usado para desvendar os objetivos estratgicos de projetos de GAD. A base emprica que originou as consideraes tericas se deu no contexto de realizao de um projeto de P&D. luz do mtodo preconizado pela Cincia de Projetos realizou-se a anlise dos insumos da estratgia, entrevistas com gestores e a validao dos modelos. Alm de descrever e discutir os resultados da modelagem da estratgia, a principal concluso deste trabalho que o redesenho do cenrio vigente na organizao permitiu maior alinhamento entre a GAD planejada pelo projeto de P&D e a estratgia de negcios da organizao.

    Palavras-chave: Gesto arquivstica de documentos. GAD. Estratgia. Modelo motivacional. Arquitetura corporativa.

    Abstract: This paper aims to show some reasons that justifies the strategic thinking within Records Management (RM). To achieve this, the paper describes an alignment tool used to unlock the strategic objectives of RM projects. The empirical base that originated the theoretical considerations appeared in the context of carrying out an R&D project. Using the method advocated by the Design Science, we analyzed strategy inputs, conducted interviews with managers and validated the models. Besides describing and discussing the results of the modeling strategy, the main conclusion of this work is that the redesign of the current organization scenario allowed greater alignment between the RM planned by the R&D project and the organization's business strategy.

    Keywords: Records management. RM. Strategy. Motivational model. Enterprise architecture.

    1 O contedo textual deste artigo, os nomes e e-mails foram extrados dos metadados informados e so de total responsabilidade dos autores do trabalho.

  • 1 INTRODUO

    Com o crescimento e o surgimento de novas tecnologias, a rea de tecnologia da

    informao (TI) no pode ser considerada apenas de suporte para as demais reas

    organizacionais. Os executivos de negcio e de TI deparam com um novo desafio, que criar

    um ambiente de confiana e de colaborao para que seja facilitada a interao de todas as reas

    organizacionais. Nesse sentido, com o mercado atual, globalizado, dinmico e altamente

    competitivo, exige-se das organizaes uma nova postura. As iniciativas de gesto modernas,

    incluso a Gesto Arquivstica de Documentos (GAD), devem mostrar o alinhamento estratgico

    com os processos de negcio e estratgias da organizao.

    A Arquitetura Corporativa (AC2) uma disciplina que descreve a empresa (firma) e

    reflete sobre a modelagem conceitual das organizaes. Com um vis ontolgico, ela busca

    responder pergunta: "o que uma organizao", do ponto de vista conceitual. Que elementos

    existem? Nessa busca ela prope metamodelos e modelos que orientam no esforo de

    elaborao de uma descrio da organizao integrada em nveis: negcios, sistemas de

    informao, dados e infraestrutura tecnolgica.

    O modelo motivacional parte importante do conjunto de modelos de uma AC. Sua

    misso estabelecer um guia para se refletir, planejar e estabelecer uma viso clara sobre como

    se realiza o alinhamento de expectativas e requisitos dos stakeholders (seus critrios, metas,

    princpios e outros estratgicos) com os sistemas ttico-operacionais que realizam tais requisitos

    e materializam as expectativas. Com efeito, esses ltimos so supostos realizar as operaes que

    do substncia proposta de valor da organizao (sua misso e viso).

    O argumento principal aqui mostrar que, tambm no mbito da GAD, fundamental

    enxergar as relaes existentes entre os sistemas que auxiliam tal gesto e a estratgia de

    negcios da corporao. O objetivo apresentar um modelo motivacional e mostrar como ele

    pode revelar e explicitar os objetivos estratgicos dos projetos de GAD. O resultado o maior

    alinhamento estratgico da iniciativa de gesto de documentos. O artigo explicita como os

    requisitos macro de um sistema de gesto documental se interconectam e influenciam,

    colaboram ou dificultam a realizao da viso estratgica do negcio da organizao.

    Apresenta-se nas Sees 2, 3 e 4 o referencial terico-conceitual. A Seo 5 cita o

    mtodo utilizado na pesquisa e, conforme prega o mtodo, pode-se esperar que as lies

    2 A expresso Arquitetura Corporativa, ainda pouco usada no portugus, a traduo que o artigo

    prope para Enterprise Architecture. Disponvel em: . Acesso em 15 ago. 2014.

  • aprendidas, embora relativas a uma empresa especfica, possam ser reutilizadas no contexto de

    outros projetos similares, do mesmo tipo. A Seo 6 expe o modelo proposto para alinhar a

    GAD com a estratgia organizacional e discute a sua aplicao no contexto de um projeto real,

    em uma grande empresa de energia. Percebe-se a evoluo entre o os modelos motivacionais do

    cenrio atual (AS-IS) e do cenrio futuro desejado (TO-BE) no que tange ao alinhamento

    estratgico. O que se segue so as consideraes finais, referncias utilizadas e apndice.

    2 GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (GAD)

    A Gesto Arquivstica de Documentos (GAD3) e a Gesto Eletrnica de Documentos

    (GED) so dois subcampos da Gesto de Contedo Corporativo (GCC4) que um conjunto de

    prticas, processos e mtodos que tem por objetivo capturar, classificar, gerenciar, armazenar,

    preservar, entregar e tambm descartar contedo nas organizaes. A GCC amplia tanto a GAD

    quanto a GED ao incluir, no apenas documentos em papel e eletrnicos, mas diversas outras

    mdias de informao, nos seus processos gerenciais, tratando tanto formatos estruturados

    (banco de dados relacionais) quanto no estruturados (textos, imagens ou vdeos).

    A GCC orientada por algumas associaes, destacando-se a AIIM (Association for

    Information and Image Management) e a DAMA (Data Management Association). tambm

    normatizada pela ISO 15489:2001 (ISO, 2001). A GAD trata mais especificamente dos aspectos

    arquivsticos, que so fundamentais nesse contexto. Para as associaes acima, a GCC envolve

    iniciativas de:

    Planejamento das necessidades de informao em uma organizao;

    Identificao das informaes que requerem captura;

    Criao, aprovao e aplicao de polticas e prticas sobre os documentos, incluindo a

    sua organizao e disposio (planos de classificao);

    Elaborao de um plano de armazenamento, de curto e longo prazos, que inclui

    documentos fsicos e digitais;

    Identificao, classificao e armazenamento de documentos;

    Controle do acesso a documentos internamente e fora da organizao, equilibrando os

    requisitos de confidencialidade do negcio, privacidade de dados e acesso pblico;

    3 Records Management o termo mais usado em lngua inglesa. 4 A expresso Gesto de Contedo Corporativo a traduo em lngua portuguesa, proposta aqui, para Enterprise Content Management. Disponvel em: . Acesso em 15 ago. 2014.

  • Elaborao de uma poltica de gesto de documentos conforme os requisitos legais

    (Tabelas de Temporalidade de Documental).

    3 ARQUITETURA CORPORATIVA

    As abordagens de modelagem anteriores Arquitetura Corporativa (AC) sempre

    refletiram aspectos especficos do complexo sistema que uma empresa, limitando-se a escopos

    reduzidos como: estratgia, informao, processo, estrutura, aplicaes, dados, dentre outros. O

    aspecto integrao fundamental, pois trata-se de alinhar a viso operacional e ttico-

    tecnolgica viso estratgica do negcio. A capacidade de integrar os modelos de forma

    holstica , pois, o que constitui o principal diferencial da AC em relao s diversas abordagens

    de modelagem precedentes.

    Com efeito, a AC alcana a integrao dos modelos gerados atravs de uma semntica,

    sintaxe e pragmtica unificadas e padronizadas por uma ontologia. Modelos criados de forma

    desintegrada, cada qual com sua semntica e sintaxe especficas, adaptadas detalhadamente ao

    seu escopo, e que no dispem de interfaces comuns que os permitissem integrao. Os

    conceitos da linguagem integrada de uma AC so necessariamente mais genricos, j que

    almejam representar a integrao dos nveis da organizao em uma modelagem de mais alto

    nvel de abstrao, direcionada primordialmente comunicao com decisores, diretores,

    superintendentes e gerentes.

    Diversos tipos de modelos foram propostos nos ltimos 30 anos para buscar

    representar o alinhamento entre a TI e reas de negcios. Um modelo pioneiro para permitir a

    compreenso do alinhamento estratgico da TI com negcios o de Henderson

    (HENDERSON; VENKATRAMAN, 1993). Este modelo prope quatro domnios: estratgia

    de negcios, infraestrutura e processos organizacionais, estratgia de TI, infraestrutura e

    processos de TI, e tem por objetivo avaliar ou propor a ligao das aes de TI com aes

    estratgicas da organizao.

    Neste sentido, importante destacar tambm o Za