projetos sap - sig/dn

PROJETOS IMPLEMENTAÇÃO MÓDULOS SAP

SISTEMA INTEGRADO GESTÃO DO MINISTÉRIO DEFESA NACIONAL

Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional

Agenda Questões Introdutórias; Enquadramento Legal; Evolução do SIG/DN; Visão Estrutural; Projeto Controlling (CO); Projeto Materials Management (MM); Projeto Project System (PS); Projeto Asset Administration (AA).


QUESTÕES INTRODUTÓRIAS


O que é um Enterprise Resource Planning (ERP)?

“É um software aplicacional que pretende, de uma forma integrada, informatizar as várias funções numa organização. ” Davenport (2000)

O que é a ?

Questões Introdutórias

• Empresa alemã, fundadaem 1972, líder mundial de soluções de softwareempresarial.

Distribuição do mercado mundial de sistemas ERP (Fonte: Marbert et al., 2001)


Questões Introdutórias Vantagens dos Sistemas ERP

• Simplificar, integrar e uniformizar processos de negócio dos organismos

• Aumentar a flexibilidade e a qualidade da informação através da

transparência de processos;

• Reduzir custos e aumentar a eficiência operacional;

• Planeamento e tomada de decisão sobre estratégias de investimento,

através de um melhor acesso a informação de custos/proveitos;

• Tomar decisões com maior rapidez e segurança;


Questões Introdutórias

Objectivos do SIG/DN

Integrar as várias áreas da gestão dos OSC MDN,

EMGFA e ramos, numa plataforma comum

Integrar as várias áreas da gestão dos OSC MDN,

EMGFA e ramos, numa plataforma comum

Produzir informação agregada

e de qualidade em tempo real em todos os níveis

de responsabilidade

Produzir informação agregada

e de qualidade em tempo real em todos os níveis

de responsabilidade

GRWSGA

GUIA MARCHAGRHMIAS

RFW

RECURSOSHUMANOS

LOGISTICA

FINANÇAS

INTEGRAÇÃO HORIZONTAL


Questões Introdutórias Objectivos do SIG

Unidade Militar apoiada

(nível Centro Financeiro)

Unidade Militar

principal(nível

Divisão)

RAMO

MIN. DEFESA

NACIONAL

BalançoDem.ResultadosFluxos Caixa

Mapas Execução Orçamental

BalançoDem.ResultadosFluxos Caixa

BalançoDem.ResultadosFluxos Caixa Para efeitos de auditoria

interna

PRESTAÇÃO DE CONTAS POR DIVISÃO ORÇAMENTAL E PATRIMONIAL

Para efeitos de envio ao Tribunal de Contas

PRESTAÇÃO DE CONTAS POR RAMO em POCP

Para efeitos de auditoria interna

PRESTAÇÃO DE CONTAS ORÇAMENTAL POR CENTRO FINANCEIRO

Para efeitos de divulgação pública

CONSOLIDAÇÃO DE CONTAS DA DEFESA em POCP

INTEGRAÇÃO VERTICAL


Questões IntrodutóriasNORMALIZAÇÃO DE PROCESSOSREDUÇÃO DE CUSTOS

MAIOR INTEGRAÇÃO MAIS INFORMAÇÃO


ENQUADRAMENTO LEGAL


Enquadramento Legal DL 155/92 – Regime de Administração Financeira do Estado

DL 232/97 – Plano Oficial de Contabilidade Pública

DL 166/98 – Sistema de Controlo Interno

DL 191/99 – Regime de Tesouraria do Estado

Portaria 671/2000 – CIBE

Lei 91/2001 – Estabilidade e Enquadramento Orçamental

Despacho 109/MEDN/2002

Despacho 224/MEDNAM/2004


Enquadramento Legal DL 155/92 – Regime de Administração Financeira do Estado

OBJECTIVOS

•Racionalização da gestão orçamental;•Controlo mais eficaz das Finanças Públicas;•A avaliação sistemática dos resultados; •A modernização da Administração Pública;


Enquadramento Legal DL 232/97 – Plano Oficial de Contabilidade Pública

UNIGRAFIADe caixa (por norma)

Registo de pagamentos e recebimentos

Propícia a erros

Omite as relações

entre os factos

DIGRAFIAA variação de uma conta é

sempre equilibrada pela variação de outra ou outras contas

Menos erros

Relaciona as coisas

e os factos


EVOLUÇÃO DO SIG/DN


Evolução do SIG/DN Início do projecto: 24SET2003

Objectivos:

Normalização dos processos;

Impacto de uma solução uniforme;

Quem ?

Equipas do MDN, EMGFA, AA, II e 3 Ramos FA num total de cerca de 70 pessoas, com o apoio da empresa Deloitte

& Touche;


Evolução do SIG/DN Identificação dos processos

“Uma série de actividades relacionadas entre si, que cruzam uma organização, consomem recursos e resultam num produto final”

Processos da área

financeira

Processos da área de

pessoal

Processos da área

logística

Processos de contas a

pagar

Processos de contas a

receber

Processos de contabilidade

Fornecedores nacionais

Fornecedores estrangeiros

Outros credores

MACRO

Processos

Processos

MEGA

Processos


Evolução do SIG/DN Soluções SAP escolhidas

Grupo 1

Bloco 1.1 – POCP + Gestão de Activos + Compras Soluções SAP

Contabilidade geral POCP Contas a pagar Contas a receber Funções básicas de tesouraria Centros de custo Gestão da execução orçamental Gestão de contratos Activos Fixos Gestão de Compras

FIEAPS

TR COPS AA MM

Bloco 1.2 - Planeamento e Controlo do Orçamento SEM-BPS

Planeamento e correcções orçamentais Controlo da execução orçamental

Bloco 1.3 – Vencimentos HR-PA


MM

QualidadeQualidade

ProduçãoProdução

MateriaisMateriais

ComercialComercial

TesourariaTesouraria

ControllingControlling

GestãoFinanceira

GestãoFinanceira

SDSD

MMMM

PPPP

QMQM

PMPM

RecursosHumanosRecursosHumanos

HRHR

COCO

TRTR

PSPS

WFWF

Sector PúblicoPortugal

Sector PúblicoPortugal

WorkflowWorkflow

ProjectosProjectos

SAP 2004SAP 2004

FIFI

ISIS

ManutençãoManutenção

EAPS

TR-CM

HRSEM/BW

PS

• Sistema modular

• Sistema integrado

• Funcionamento por

processos,

transversalmente aos

módulos

Evolução do SIG/DN


VISÃO ESTRUTURAL


Visão Estrutural Fluxograma processual


PO UEO

Obj.EME

ActividadesOCAD

AcçõesUEO

Elementos de AcçãoUEO

DFin

PO Exército

OMDN-E

Execução Orçamental

NPD

Cabimentos

Facturas PLC Pagamentos

Compromissos

PAP

Execução Material / RH

Controlo Orçamental

Avaliação Métrica

AlteraçõesOrçamentais

DFinCFinUEO

ExtracçãoRetracção


Visão Estrutural

DIVISÃO (ou área de negócio): Departamento dentro da empresa que agrega um ou mais Centros Financeiros com orgânica legal própria e prestação de contas interna completa (Orçamental + POCP).

CENTRO FINANCEIRO: Sub-departamento ou área dentro da empresa com orçamento atribuído, cuja prestação de contas interna é feita através da Divisão.

Organismo do MDN dotado de autonomia administrativa, com dotações inscritas no OE e com dever de prestar contas ao Tribunal de Contas

EMPRESAEMPRESA

DIVISÃODIVISÃO

Centro Financeiro

Centro Financeiro

Estruturas Orgânicas Financeiras


PROJETO CONTROLLING (CO)


Projeto Controlling (CO) Dimensões atuais da informação de gestão SIG/DN

Divisão SAP Centro Custo

Classe Custo

Item Financeiro

Centro Financeiro

Fundos

Empresa SAP


Projeto Controlling (CO) Projeto Implementação – Paradigmas da Organização:

Multiplicidades de estruturas (Escolas, hospitais, bases, etc);

Organização de gestão descentralizada vs Órgão Controlo de Gestão central;

1 Etapa: Projeto piloto: ○ 3 Unidades (1 Estabelecimento Militar de Ensino e 2 Escolas

Práticas).

2 Etapa: Projeto Implementação a todo o dispositivo Exército


Enquadramento Legal

Contabilidade Analítica exigida e obrigatória para todos os Organismos Públicos (DL n.º 232/97 de 03 Set e Directiva n.º 4/QMG/2010);

Obtenção e recolha de dados para a informação de gestão, relevantes para tomadas de decisão de cariz económico e financeiro.

Projeto Controlling (CO)


Modelo CO – Centros de Custos/Actividades



Modelo CO – Ordens Internas Estatísticas



Fase 1 – Definição das Estruturas de Gestão

Racional: estrutura adequada (QO) ao cálculo do custo das actividades “core” e que não inviabilizasse a peração pelos utilizadores;

Garantir a homogeneidade entre UEO´s com as mesmas actividades;

• Numero CC atuais em SIG: 8.925• Numero CC Solicitados: 3.676• Numero de CC a atribuir: 519

• Pressupostos: – Gestão orçamental FND fora do CO;– Estruturas de nível macro



Fase 1 – Definição das Estruturas de Gestão Exemplo



Fase 2 – Apuramento do Custo das Atividades “Core”

Para 2012.• Timing de entrada em produtivo da estrutura de gestão;• Implicações da entrada em vigor da Tesouraria Única;• Dificuldade na aplicação do modelo, sem sobrecarga

para os utilizadores das UEO;• Materializada pelo template dos índices estatísticos,

classes de custo secundárias (classe 9*), ciclos de distribuição e de rateio;

• Pressupostos:– Modelo das Secções Homogéneas - Custeio Total - Lógica

Absorção



Fase 2 – Apuramento do Custo das Atividades “Core”



Fase 3 – Apuramento do Custo das Atividades “Não Core”

Materializada pelo Template das Ordens Internas Estatísticas; Racional: Gerir as actividades não orgânicas das UEO´s,

ou seja, que não decorrem da missão da UEO;

Pressupostos:• Apenas possibilita a atribuição de custos directos;• Não possibilita verificar a informação orçamental.



Fase 3 – Apuramento do Custo das Atividades “Não Core”

Exemplo


MISSÃO:• Ministra tirocínios, estágios e cursos de formação, promoção e qualificação na área de Artilharia;• Garante a prontidão de uma Bataria de Bocas de Fogo do Grupo de Artilharia de Campanha da Brigada de Intervenção;• Garante a prontidão do Pelotão de Aquisição de Objectivos do Grupo de Artilharia da Brigada Mecanizada;• Participa na Defesa Terrestre do Território nacional, de acordo com as missões que lhe forem cometidas em planos operacionais.

fonte: http://www.exercito.pt/sites/EPA/Paginas/Visao_e_Missao.aspx

http://www.exercito.pt/sites/EPA/Paginas/Visao_e_Missao.aspx


PROJETO MATERIALS MANAGEMENT (MM)


O Módulo MM suporta todas as fases da administração de materiais, desde a manifestação da necessidade, processo de compras, recebimento de mercadorias, administração de estoques e lançamento de faturas logísticas;

O Módulo MM funciona com recurso a dados mestre de Material, através de NNA (Número Nacional de Abastecimento) ou NAP (Número de Abastecimento Provisório) e de Fornecedores através do NPF (Numero de Peça de Fabricante).

Projeto Materials Management (MM)


DGME UEO

* Excepto compras locais

fornecimento

devoluções

FORNECEDOR

Gestão OrçGestã

o Mat

Gestão Pat

DMTDAQ

INSPECÇÃO SECA

CMDLOG

A SEREM ASSEGURADAS PELO PROJECTO DE IMPLEMENTAÇÃO MM DMT

COMPRAS CENTRAIS



TIPOS DE ARTIGO

Artigos da Corrente de Abastecimento (identificados/catalogados por NNA/NAP)São todos os bens, passíveis de armazenamento, compra ou venda, que sejam alvo de uma procura constante.

Serviços Artigos que podem ser comprados ou vendidos, não pressupondo armazenamento.

GenéricosArtigos a capitalizar ou a consumir, com reduzida procura e que não carecem de uma identificação pormenorizada. Não podem ser vendidos.

VendáveisSão todos os bens que têm como destino único o processo de venda e que não constam na corrente de abastecimento



Identificação da

necessidade

Solicitação de cotação (SC)

Atualizar cotação

Pedido Compra

(PC)

Liberar PCEntrada

MercadoriasReceção de

Fatura

Comparação de preços de cotação

Devolução mercadoria

Liberar RC

Nota de Crédito

NPD

FLUXO PROCESSUAL SIG

Criação de PAP

Autorização de PAP

Pagamento

Criar Dado Mestre

Imobilizado

(apenas Imobilizado)

Requisição de Compra (RC)

Cabimento

Módulo EAPS Módulo MM Módulo AA Módulo FI

Opcional em SIG (VORTAL)



FLUXO PROCESSUAL POCP – RAFE

Cabimento

Proposta de Aquisição

Autorização da Despesa

Nota de encomenda

Compromisso

Bens/ Serv. e Fatura

Processamento

Autorização de Pagamento

Conferência

Pagamento

Liquidação

Módulo EAPS Módulo MM Módulo FI


Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional40

(1)

(2) (2)

(3)

(5)

(6) (4)

(7)

(8)

(9)

Tipo de documento (RC) Requisição de Compra – (1) Material e quantidade (2) Data de remessa (estimada) (3) Grupo de mercadorias (preenchido automaticamente a partir do mestre de material) (4) Grupo de compradores (preenchido automaticamente a partir do mestre de material) (5) Centro e Depósito (6) NPD (7) Cabimento (preenchimento posterior) (8) Liberação da Requisição de Compra (9)


Sistema Integrado Gestão do Ministério Defesa Nacional41

2ª Liberação

ComandanteDiretorChefe



PROJETO PROJECT SYSTEM (PS)


Projeto Project System (PS) Enquadramento



Objectivos

• Conhecer e compreender a estrutura;

• Conhecer os processos e compreender o fluxo processual em sistema;

• Realizar o processo da despesa com contrato escrito.


Projeto Project System (PS) Execução do Contrato

Iníciodo Contrato

Encerramentodo Contrato

Execução Contrato

Registo Garantias Registo Facturas

Contabilidade Contabilidade

Autorização Pagamento

Pagamento

Contabilidade Tesouraria


Projeto Project System (PS) Encerramento do Contrato

Iníciodo Contrato


Execução Contrato

Registo Trabalhos a Menos/Mais

Pagamentos

Logística Contabilidade

Libertar/Accionar Garantias

Encerramento Contrato

Contabilidade Contabilidade/Logística


Projeto Project System (PS) Contratos geridos em PS

Contratos/Empreitadas

Aquisição de Bens

Prestação Serviços

Gestão de Serviços Públicos

LocaçãoNatureza Económica

Empreitada Obras Públicas


Projeto Project System (PS) Estrutura Organizativa dos Contratos


Contrato/Empreitada

Contrato Inicial - IN

Contrato Adicional - AD

Contrato Revisão de Preços - RP

Renovação Contrato - RN



Projeto Project System (PS) Início do Contrato – Codificação

XXXX4XXXXX

Ano Forma Contrato Nº. Sequencial

Codif Empreitadas/Contratos

10IN400001

10AD400001

10RP400001


Projeto Project System (PS) Gestão de Contratos

Iníciodo Contrato


Status: ABER

Cabimentos

Compromissos

Execução Contrato

Status: LIB

Compromissos

Garantias

Facturas

Pagamentos

Status: ARCP, ARCD, GACT e ENDE

Libertação Garantia

Encerramento Definitivo


Projeto Project System (PS)

Sistemas de Informação PS

Transacção Descrição

ZFI_CONT_SITUACAO Mapa Legal da Situação dos Contratos

ZFI_CONT_FORMAS_ADJ Mapa Legal das Formas de Adjudicação

ZFI_CONT_SITUACAO_F Mapa da Situação Financeira dos Contratos

ZADJ Mapa das Empreitadas Adjudicadas


PROJETO ASSET ADMINISTRATION (AA)


Intervalo de Imobilizado

Classe de Imobilizado 1



Classe de Imobilizado n

Intervalo de numeração sequencial (nº principal)(1-9999999999)

Atribuição de numeração pelo sistema

Intervalo de numeração sequencial (subnúmero)(0000-9999)

Projeto Asset Adminitration (AA)


Amortização – expressão financeira do desgaste de um bem imobilizado pelo período da sua vida útil

Regras de definição da vida útil

• Regime geral - atribuição automática de vida útil e taxa de amortização em função da classe CIBE

• Bens Militares - inscrição manual da vida útil e taxa de amortização uma vez atribuída administrativamente a vida útil

Definição Parametros Base



…

Manual (Quotas Constantes) (ZMAN)

Bens de Baixo Valor (ZBBV) (Ferramentas e Utensílios)

Depreciação linear em função da vida útil (Z001)

Sem depreciação (Z000)

Chaves de depreciação:

Definição Parametros Base



Processo Aquisição Vertente Financeira

AA FI

EAPS

MM

Lançamentos em imobilizado

Necessidade de adquirir um bem

Aquisição e Registo de Propriedade

Capitalização e Amortização

Alienação, Abate, Transferência, Cessão

Criação do registo

Mestre



MM – Aquisição de Imobilizado:Processo Aquisição Vertente Logística



Dados MestreNº PRINCIPAL DO

IMOBILIZADO

SUB-NUMERO

Número que juntamente com o número principal do imobilizado identifica univocamente um imobilizado na contabilidade do imobilizado.

Criar quando se verificar a necessidade de criação de componentes ligados ao imobilizado principal, que precisem de uma gestão autónoma por terem diferentes taxas de amortização e de vida útil



Estamos perante um processo de subvenção quando um imobilizado foi adquirido com fontes de financiamento diferentes de Receitas Próprias (diferentes fundo 10.123O*)

Ex: Orçamento de Estado, PIDDAC, LPM, LPIM, Nato, Intracomunitárias e Extracomunitárias.

Subvenção



Regularização Conta 274599999 – Subsídios para investimentos Caso 1: Aquisição Imobilizado (D.07.*/excp. 10.123O*)

Procedimento ABIF

Caso 2: Aquisição Imobilizado (D.02.*/excp. 10.123O*) Procedimento FB01 (Cred:2745999999/Deb:7415000000)

Caso 3: Aquisição Bens/Svç Correntes (D.07.*/excp. 10.123O*) Procedimento FB01 (Deb:2745999999/Deb:7416000000)

Caso 4: Aquisição Imobilizado (D.07.*/10.123O*) Procedimento: Não se subvenciona.


Subvenção


Transferências Internas Imobilizado

ZFI_TRANSF_IMOBTransferências Externas Imobilizado

TransacçãoSub Processo

Transferência Interna Transferência Externa

ENTRE DIVISÕES DA MESMA EMPRESA

4307 4308

ENTRE EMPRESAS DIFERENTES

EX. 4000 5000

Transferências Internas Imobilizado

Nunca transferir Imobilizado na mudança de exércicio, sem que as tarefas de encerramento estejam concluidas



Abate

Abate Com Receita

Dar baixa no sistema por venda

(abate com receita)

F-92

Abate Sem Receita Dar baixa no sistema por abate

(abate sem receita)

ABAVN



Amortizações

AFAB

AFBPExibir Log

TransacçãoSub Processo

Lançar Depreciações


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