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PROJETO DE INTERVENÇÃO PARA IMPLANTAÇÃO DO
SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) NO
ÂMBITO DO MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO
SOCIAL E AGRÁRIO - MDSA
Cícero Padilha de Almeida
Brasília – DF
Julho/2016
PROJETO DE INTERVENÇÃO PARA IMPLANTAÇÃO DO
SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) NO
ÂMBITO DO MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO
SOCIAL E AGRÁRIO - MDSA
Projeto apresentado como parte dos requisitos
para obtenção do grau de Especialista no Curso
de Especialização em Gestão Pública 10ª. Edição.
Professor Orientador: Me. Fernando Escobar
Brasília – DF
Julho/2016
Palavras-chaves: Sistema Eletrônico de Informações; SEI; Gestão Eletrônica de
Documentos e Processos.
Resumo analítico
A análise, estudo, testes e posterior implantação, no MDSA, da gestão
eletrônica de documentos e de tramitação de processos eletrônicos, em substituição
ao tradicional uso de documentos em papel, por meio da utilização do processo
administrativo eletrônico e do Sistema Eletrônico de Informação (SEI), é uma ação
de modernização da gestão pública e deriva da necessidade de maior eficiência do
Estado.
Dentre os principais benefícios desta modernização (e como objetivos
específicos do Projeto de Intervenção), merecem destaque: o aperfeiçoamento da
gestão de documentos (produção, armazenamento, organização, acesso e
circulação da informação); a redução de custos financeiros, operacionais e
ambientais associados à impressão de documentos em papel; maior facilidade de
acesso e compartilhamento de documentos; maior agilidade e qualidade na
instrução e tramitação de documentos; maior segurança da informação e
possibilidade de otimização de processos de trabalho.
A implantação do projeto piloto permitiu verificar ganhos de produtividade,
agilidade e qualidade na instrução e tramitação dos processos e documentos, além
de otimização dos processos de trabalho e diminuição de perdas de documentos.
Após a conclusão do projeto piloto, a adoção da ferramenta já tem
gradualmente se estendido a outras unidades do MDSA.
SUMÁRIO
Introdução .............................................................................................................. 1
metodologia ........................................................................................................... 2
TIPO DA PESQUISA .......................................................................................... 3
COLETA DE DADOS .......................................................................................... 3
ANÁLISE DOS DADOS ...................................................................................... 3
PREMISSAS PARA ESTE PROJETO ................................................................. 4
Projeto de intervenção ...................................................................................... 5
1. Identificação do Projeto .................................................................................. 5
1.1. Título ....................................................................................................... 5
1.2. Localização do Projeto ......................................................................... 5
1.3. Público-Alvo ........................................................................................... 5
1.4. Estimativas de custos do projeto ...................................................... 6
1.5. Duração do Projeto .............................................................................. 6
1.6. Instituição/unidade funcional gestora e idealizadora .................... 7
2. Lógica de Intervenção do Projeto .................................................................. 7
3. Contexto e Justificativa ................................................................................... 8
Alinhamento Estratégico ................................................................................... 9
4. Estrutura de gestão e principais atores envolvidos no Projeto ............. 11
5. Ciclo de vida do Projeto ................................................................................. 13
6. Escopo do Projeto ........................................................................................... 14
6.1. Não escopo do projeto ...................................................................... 15
6.2. Fases e Entregas do Trabalho.......................................................... 15
7. Cronograma do Projeto de intervenção ..................................................... 18
8. Plano de qualidade e Avaliação do Projeto ................................................ 18
Critérios de qualidade do projeto ....................................................................... 19
9. Riscos identificados, ações e tratamentos adotados ............................... 20
Considerações finais ......................................................................................... 21
Referências bibiliográficas ............................................................................. 28
1
INTRODUÇÃO
O Ministério do Desenvolvimento Social e Agrário (MDSA) busca
continuamente a melhoria na sua gestão interna e o aperfeiçoamento do trâmite de
seus processos administrativos para cumprir seu papel institucional e prestar
serviços públicos com economia, eficiência e qualidade.
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma plataforma de propriedade
pública e engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a
eficiência administrativa. Trata-se de um sistema de gestão de processos
eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como
principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico
para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com
atualização e comunicação de novos eventos em tempo real. O sistema permite a
produção, edição e assinatura de documentos e trâmite de processos eletrônicos
dentro do próprio sistema. Proporciona a virtualização de processos e documentos,
viabilizando a atuação simultânea de várias pessoas, ainda que distantes
fisicamente, em um mesmo processo, o que reduz o tempo de realização das
atividades. A implantação do SEI produz impactos positivos não só nas rotinas
internas do órgão, mas também na interação com outros órgãos que fazem parte do
Processo Eletrônico Nacional (PEN).
O Processo Eletrônico Nacional (PEN), que é uma iniciativa conjunta de
órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública Federal (APF),
com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos
administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão (MPOG), o PEN proporciona a integração de diferentes
esforços que já estavam em curso no âmbito do Governo Federal e objetiva a
melhoria no desempenho dos processos da APF, com ganhos em agilidade,
produtividade, transparência, satisfação do público usuário e redução de custos.
A implantação do SEI, uma importante ferramenta de modernização da gestão
pública, permitirá ao MDSA desenvolver a atividade administrativa de modo mais
eficaz e estimular a adoção de atitudes e procedimentos de uso racional dos
recursos públicos e de práticas de desenvolvimento sustentável. Nesta questão de
2
sustentabilidade, a implantação do SEI está em sintonia com a Agenda Ambiental na
Administração Pública (A3P), principalmente em consonância com o objetivo de
redução do consumo e do desperdício de papel.
De acordo com o publicado no sítio da web do Ministério do Meio Ambiente
(MMA), a Agenda Ambiental na Administração Pública – A3P - é um programa que
tem por finalidade implementar a gestão socioambiental de forma sustentável nas
atividades administrativas e operacionais do Governo. A A3P tem como princípios a
inserção da responsabilidade socioambiental e da sustentabilidade em tais
atividades. O principal objetivo é estimular os gestores públicos a incorporarem os
princípios e critérios de gestão socioambiental em suas atividades rotineiras. Esta
ação pode levar à economia de recursos naturais e à redução dos gastos da
instituição com o uso racional dos bens públicos.
METODOLOGIA
Com vistas a atingir os objetivos de uma pesquisa, é necessário utilizar uma
metodologia. Definido um projeto específico, a aprendizagem consiste em uma
sequência de esforços sistematizados com a finalidade de descobrir e analisar o que
precisa ser mudado em função da análise do que já ocorreu. Posteriormente tomar
as ações corretivas e armazenar o conhecimento gerado.
Segundo LAKATOS & MARCONI (1995), “método é o conjunto das
atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permite
alcançar o objetivo – conhecimentos válidos e verdadeiros -, traçando o caminho a
ser seguido, detectando erros e auxiliando as decisões do cientista.” Depreende-se
então que a metodologia consiste em uma série de atividades sistemáticas e
racionais para se buscar, de maneira confiável, soluções para um dado problema.
O objetivo de uma pesquisa é identificar e analisar métodos e práticas
utilizados durante um projeto e após o seu término, de forma a possibilitar a
aprendizagem para a Organização.
Para este projeto de intervenção foi feita uma análise do sistema existente e
implementado em outros órgãos, análise de requisitos, planejamento de testes e de
implantação do projeto-piloto. Ele será testado inicialmente na Diretoria de Projetos
Internacionais (DPI) da Secretaria Executiva (SE) do Ministério do Desenvolvimento
3
Social e Agrário (MDSA), incluindo os processos internos dessa unidade, assim
como aqueles de interconexão com outras unidades do MDSA.
TIPO DA PESQUISA
A pesquisa-ação foi a metodologia utilizada por ser, segundo MINAYO (1992),
“concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução
de um problema coletivo, há inter-relação entre os envolvidos e a construção
coletiva do plano de ação aos problemas diagnosticados”. Pesquisa e ação
caminham juntas quando se pretende a transformação da prática.
Na pesquisa-ação, para BRYMAN (1989), “o pesquisador e os agentes
envolvidos colaboram no reconhecimento do problema e sua solução. O
pesquisador interage com o objeto de estudo, entrando com as informações e
observando o impacto de sua implementação”.
O Projeto de Intervenção, como o próprio título refere, fundamenta-se nos
pressupostos da pesquisa-ação. Tem como base a ideia de uma relação entre
pesquisa e ação, inferindo que a pesquisa deve ter como função a transformação da
realidade.
COLETA DE DADOS
Foi utilizada a técnica de coleta de dados documental (com o levantamento da
quantidade de processos em tramitação na área que será objeto do projeto-piloto e
também nas demais áreas do MDSA). Além disso, foram utilizadas as técnicas de
observação (participante e sistemática, ao passo que houve acompanhamento e
participação durante as fases de análise e testes de implementação do Projeto de
Intervenção).
ANÁLISE DOS DADOS
Dentro das diversas abordagens e estratégias de pesquisa, foram utilizadas
algumas fontes e técnicas de coletas de dados. Para este Projeto de Intervenção,
foram utilizados documentos contendo informações oficiais registradas de forma
4
sistemática pelo MDSA e também simulação por meio da solicitação aos indivíduos
para imitarem o comportamento real do sistema, dentro de condições controladas.
Complementarmente, foram feitas análises quantitativas, utilizando
ferramenta de descoberta de dados e geração de relatórios, resultando na
construção de dashboards (relatórios dinâmicos) que mostram o quantitativo de
processos já tramitados e em tramitação na área abrangida por este Projeto de
Intervenção.
PREMISSAS PARA ESTE PROJETO
O PMBOK® 5ª ed., 2013 conceitua premissa como um fator do processo de
planejamento considerado verdadeiro, real ou certo, desprovido de prova ou
demonstração, o qual pode ter impacto potencial no planejamento, caso a premissa
venha a se comprovar falsa.
São premissas utilizadas no planejamento deste projeto:
Patrocínio, apoio e acompanhamento da alta administração.
Incentivo da alta administração ao engajamento do órgão para a mudança.
Priorização das ações necessárias para a implantação do sistema nas
unidades do órgão.
Disponibilidade de usuários chave do órgão durante execução do projeto.
Adesão do MDSA ao Acordo de Cooperação Técnico com o Tribunal
Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para obtenção do código fonte e de
toda base de conhecimento pertinente ao SEI.
Recursos de infraestrutura de Tecnologia da Informação disponíveis e
alocados para operar o novo sistema.
5
PROJETO DE INTERVENÇÃO
1. IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO
1.1. Título
PROJETO DE INTERVENÇÃO PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA
ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) NO ÂMBITO DO MINISTÉRIO DO
DESENVOLVIMENTO SOCIAL E AGRÁRIO - MDSA
1.2. Localização do Projeto
As ações deste Projeto de Intervenção ocorreram inicialmente em âmbito
restrito, em caráter de projeto-piloto, na Diretoria de Projetos Internacionais (DPI), da
Secretaria Executiva (SE), incluindo todos os processos internos dessa unidade,
assim como aqueles de interconexão com outras unidades do MDSA.
Estas ações poderão ser expandidas progressivamente para incluir os demais
processos e unidades do Ministério, mas esta expansão não será objeto deste
Projeto de Intervenção, pois dependerá da disponibilidade de pessoal e também de
alinhamento prévio com os gestores de cada unidade.
1.3. Público-Alvo
O público alvo, para este Projeto de Intervenção, são as áreas e pessoas que
serão diretamente envolvidas e que se beneficiarão com este projeto.
Foram identificados como público-alvo deste Projeto de Intervenção:
Sociedade.
Ministério do Desenvolvimento Social e Agrário – MDSA.
Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.
Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4).
Órgãos de Controle.
6
1.4. Estimativas de custos do projeto
Para digitalizar os processos em papel, que estavam em tramitação, foi
necessária a aquisição de scanners. Foram adquiridos 18 (dezoito) scanners de
pequeno porte, que foram instalados nas diretorias do Ministério e 2 (dois) scanners
de grande porte, que foram instalados nos dois protocolos existentes no MDSA.
Foi investido nesta aquisição o valor total de R$ 123.874,00 (cento e vinte e
três mil, oitocentos e setenta e quatro reais).
Quanto ao sistema e à infraestrutura necessária para suportá-lo, não houve
custos diretos aplicados a este projeto. Os custos foram indiretos, ou seja,
abarcados pelos contratos já existentes no Ministério.
O Código Fonte do SEI foi disponibilizado sem custos por Acordo Técnico
junto ao TRF4 (Tribunal Regional Federal da Quarta Região).
A Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) avaliou que a infraestrutura
atual suporta a implantação do SEI para o projeto. As melhorias e necessidades
futuras serão avaliadas pela referida Diretoria e comunicadas ao patrocinador e
equipe do projeto para providências.
Os serviços técnicos foram realizados pela DTI, por meio dos contratos de
Sustentação e Segurança e de Banco de Dados de Tecnologia da Informação, cujos
valores já estão empenhados e são custos fixos do MDSA.
A capacitação de aproximadamente 40 (quarenta) servidores do MDSA foi
promovida pela equipe do projeto e as peças de comunicação foram elaboradas e
impressas pela Assessoria de Comunicação (ASCOM).
1.5. Duração do Projeto
Este projeto tem previsão de duração de aproximadamente oito meses, desde
a definição do escopo do projeto até a sua entrada em produção. O cronograma do
projeto está detalhado no item 7 – Cronograma do Projeto.
Os riscos que poderão impactar na duração do projeto foram previamente
identificados para a execução deste projeto (item 10).
7
1.6. Instituição/unidade funcional gestora e idealizadora
As unidades funcionais do MDSA, gestoras e idealizadoras deste projeto são
a Secretaria Executiva (SE), a Diretoria de Projetos Internacionais (DPI), a Diretoria
de Tecnologia da Informação (DTI), a Subsecretaria de Planejamento e Orçamento
(SPO) e a Subsecretaria de Assuntos Administrativos (SAA).
2. LÓGICA DE INTERVENÇÃO DO PROJETO
A lógica de intervenção foi executada seguindo as etapas demonstradas no Quadro
1, no qual é indicada a lógica de intervenção. Observar o desmembramento do
objetivo superior no objetivo do projeto e suas derivações nos principais benefícios
do projeto.
Quadro 1: Lógica de intervenção, indicando os objetivos do projeto e os resultados
desejados.
Objetivo Superior Implantação e operação do SEI na Diretoria de Projetos
Internacionais (DPI)
Objetivo do Projeto Aperfeiçoamento da gestão de documentos (produção,
armazenamento, organização, acesso e circulação da
informação) na DPI e no órgão.
Principais Benefícios
/ Resultados Maior agilidade e qualidade na instrução e
tramitação de documentos.
Redução de custos financeiros, operacionais e
ambientais.
Redução dos riscos operacionais relacionados aos
processos físicos, como perda de documentos.
Otimização de processos de trabalho e redução do
tempo de realização das atividades devido à
atuação simultânea de várias pessoas, ainda que
distantes fisicamente, em um mesmo processo.
Integração bem-sucedida do SEI com os sistemas
finalísticos do MDSA
Capacitação de todos os usuários que vão
trabalhar com o sistema.
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3. CONTEXTO E JUSTIFICATIVA
Contexto:
Diversos órgãos públicos vêm desenvolvendo iniciativas nesse campo, com a
adesão ao projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), que é uma iniciativa
conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública
Federal (APF), com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e
documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), o PEN proporciona a integração de
diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do Governo Federal e
objetiva a melhoria no desempenho dos processos da APF, com ganhos em
agilidade, produtividade, transparência, satisfação do público usuário e redução de
custos.
O MPOG abriu aos órgãos e entidades da APF a oportunidade de
participarem do projeto, para que assim recebam a cessão dos direitos do Sistema
Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª
Região (TRF4) e escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do
PEN. Além do sistema, a participação no PEN possibilitará a realização do trâmite
de processos eletronicamente entre os diferentes órgãos signatários desse acordo.
Justificativa:
O MDSA busca continuamente a melhoria na sua gestão interna e no
aperfeiçoamento do trâmite de seus processos administrativos para cumprir seu
papel institucional e prestar serviços públicos com economia, eficiência e qualidade.
A implantação da gestão eletrônica de documentos e de tramitação de
processos eletrônicos, em substituição ao tradicional uso de documentos em papel,
por meio da utilização do processo administrativo eletrônico, é uma ação de
modernização da gestão pública e deriva da necessidade de maior eficiência do
Estado.
Dentre os principais benefícios desta modernização, merecem destaque: o
aperfeiçoamento da gestão de documentos (produção, armazenamento,
organização, acesso e circulação da informação); a redução de custos financeiros,
operacionais e ambientais associados à impressão de documentos em papel; maior
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facilidade de acesso e compartilhamento de documentos; maior agilidade e
qualidade na instrução e tramitação de documentos; maior segurança da informação
e possibilidade de otimização de processos de trabalho.
O SEI é uma plataforma de propriedade pública e engloba um conjunto de
módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se de
um sistema de gestão de processos eletrônicos, com interface amigável e práticas
inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do
paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o
compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos
eventos em tempo real. O sistema permite a produção, edição e assinatura de
documentos e trâmite de processos eletrônicos dentro do próprio sistema.
Proporciona a virtualização de processos e documentos, viabilizando a atuação
simultânea de várias pessoas, ainda que distantes fisicamente, em um mesmo
processo, o que reduz o tempo de realização das atividades. A implantação do SEI
produz impactos positivos não só nas rotinas internas do órgão, mas também na
interação com outros órgãos que fazem parte do PEN.
A implantação do SEI, uma importante ferramenta de modernização da gestão
pública, permitirá ao MDSA desenvolver a atividade administrativa de modo mais
eficaz e estimular a adoção de atitudes e procedimentos de uso racional dos
recursos públicos e de práticas de desenvolvimento sustentável.
ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
Na esfera federal, este projeto está alinhado ao Plano Plurianual 2012-2015 –
Plano Mais Brasil, por meio dos seguintes objetivos e iniciativas do Programa 2038 –
Democracia e Aperfeiçoamento da Gestão Pública:
Objetivo 0579 – Fortalecer a governança e ampliar a capacidade institucional
da Administração Pública, visando a melhor organização e funcionamento do
Estado.
o Iniciativa 029M – Aperfeiçoamento da gestão de processos e dos
mecanismos para indução e fomento de melhorias e inovações na
gestão na Administração Pública Federal
Objetivo 0605 - Ampliar a oferta de serviços públicos de excelência ao
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cidadão, às empresas e às demais organizações da sociedade, mediante a
melhoria dos marcos legais, dos processos de trabalho e da tecnologia da
informação.
o Iniciativa 02D1 – Aperfeiçoamento e ampliação dos serviços
eletrônicos disponibilizados à sociedade (E-Gov)
Objetivo 0608 - Fortalecer a relação federativa de forma a promover maior
cooperação e ampliar a capacidade técnica, gerencial e financeira do Estado,
visando otimizar os resultados produzidos para a sociedade.
o Iniciativa 02DG - Disseminação e compartilhamento de inovações e
boas práticas entre a União, os Estados e os Municípios
Objetivo 0609 - Ampliar o diálogo, a transparência e a participação social no
âmbito da Administração Pública, de forma a promover maior interação entre
o Estado e a sociedade.
o Iniciativa 02DJ - Aperfeiçoamento de instrumentos de transparência na
Administração Pública Federal e de divulgação de informações oficiais
para a Sociedade
O projeto está previsto no Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI)
2013-2016, ação “Implantar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)”,
necessidade “A-N1 - Desenvolvimento e manutenção de software para
operacionalizar as políticas sociais e suportar as atividades administrativas do
MDSA”.
A implantação do SEI para todo o MDSA até dezembro/2016 foi também
pactuada entre a Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) do Ministério do
Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) como uma das metas relacionadas à
Estratégia de Governança Digital (EGD). Vinculado ao cumprimento das metas está
a alocação de Analistas de Tecnologia da Informação (ATI) e a manutenção das
Gratificações Temporárias do Sistema de Administração dos Recursos de
Informação e Informática (GSISP) que estiverem ocupadas no MDSA.
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4. ESTRUTURA DE GESTÃO E PRINCIPAIS ATORES ENVOLVIDOS NO
PROJETO
Na Figura 1 está indicada a estrutura de gestão e os principais atores envolvidos
no Projeto de Implantação do SEI no MDSA.
Figura 1: Estrutura de gestão e principais atores envolvidos no projeto de implantação do SEI no
MDSA.
Segundo o PMBOK® 5ª ed., 2013, a equipe do projeto consiste nas pessoas
com papéis e responsabilidades designadas para a condução e acompanhamento
do projeto, e tem o objetivo de garantir um resultado bem-sucedido do projeto.
Como equipe participante do MDSA neste Projeto, fazem parte os seguintes
membros, cujos papéis e responsabilidades estão elencadas abaixo:
Marcelo Cardona Rocha – Secretário Executivo – Patrocinador do Projeto;
Antônio Leandro dos Santos Filho - Coordenador de Documentação e
Arquivo - Representante da Secretaria de Assuntos Administrativos (SAA);
Fábio Campos Sfredo - Coordenador de Modernização Administrativa -
Representante da Subsecretaria de Planejamento e Orçamento (SPO)
Coordenador
Funcional do
Projeto
Representante da
Diretoria de
Tecnologia da
Informação (DTI)
Representante da
Secretaria de
Assuntos
Administrativos
Representante da
Diretoria de Projetos
Internacionais (DPI)
Patrocinador
Representante da
Subsecretaria de
Planejamento e
Orçamento (SPO)
Equipe do Projeto
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Fausto dos Anjos Alvim - Gerente de Projetos - Representante da Diretoria de
Projetos Internacionais (DPI)
Israel Luiz Stal - Diretor de Programa - Coordenador funcional do projeto
Marcelo Dias da Costa - Coordenador-Geral de Organização e Inovação
Institucional - Representante da Subsecretaria de Planejamento e
Orçamento (SPO)
Keilly Cristina Cavalcante de Oliveira - Assessora Técnica - Representante da
Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI)
As responsabilidades de cada papel da equipe acima citada, estão descritas no
Quadro 2.
Quadro 2- Papéis definidos e responsabilidades atribuídas aos participantes do
projeto.
Papel Responsabilidade
Patrocinador
Pessoa ou grupo que fornece apoio político e/ou recursos financeiros para a
realização do projeto, esclarecendo dúvidas sobre o escopo e exercendo
influência sobre outras pessoas para beneficiar o projeto. Quando um projeto
é concebido, o patrocinador o defende. Isso inclui servir de porta-voz para os
níveis gerenciais mais elevados, buscando obter apoio de toda a organização
e promover os benefícios que o projeto trará.
Coordenador
funcional do
projeto
Pessoa que fornece o apoio gerencial para a realização do projeto, sendo
corresponsável junto com a equipe do projeto pelo sucesso do mesmo. O
coordenador funcional responde oficialmente perante a alta administração pelo
andamento do projeto. Tem também a função de identificar oportunidades e
facilitar o trâmite do líder de projeto nas áreas envolvidas, contatando outros
gerentes funcionais e ajudando a resolver os possíveis entraves do projeto.
Equipe de
gerenciamento
do projeto
É composta pelo líder de projetos e por outros membros da equipe que
executam as atividades relacionadas. É desejável que a equipe seja formada
por pessoas ligadas às áreas que serão afetadas pela execução ou pelo
produto do projeto. Deve ser composta por pessoas com o conhecimento,
habilidades e atitudes necessárias para a execução das atividades e é vital
para o sucesso do projeto.
13
5. CICLO DE VIDA DO PROJETO
Este Projeto de Intervenção será organizado em fases, conforme indicadas na Figura 2.
Figura 2: Fases do gerenciamento do projeto.
Iniciação: fase na qual ocorre a análise inicial do sistema, pode ocorrer
visitas a outros Órgãos nos quais o sistema já foi implantado, adesão ao Processo
Eletrônico Nacional, assinatura do Acordo de Cooperação Técnica, definição da
equipe, escopo e estratégia de testes e de implantação.
Planejamento: fase na qual ocorre a análise do sistema e planejamento das
ações necessárias para alcançar os objetivos e o escopo do projeto, considerando
os recursos tecnológicos e os aspectos de negócios.
Transição: fase que envolve a instalação e configuração do sistema, a
homologação e a implantação em ambiente de produção. Considera também o
encerramento do projeto e a operação normal do sistema após a implantação.
Conforme o PMBOK® 5ª ed., 2013, o Gerenciamento de Projetos permeia
todas as fases e refere-se à aplicação de ações, conhecimentos e habilidades
necessárias para analisar, testar, descrever, organizar e monitorar o andamento das
atividades a fim de promover os resultados esperados e atender aos objetivos do
projeto de intervenção.
Iniciação Planejamento Transição
Gerenciamento de Projetos
14
6. ESCOPO DO PROJETO
Segundo o PMBOK® 5ª ed., 2013, A Estrutura Analítica do Projeto (Figura 3)
é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado
pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas requisitadas.
Figura 3: Estrutura Analítica do Projeto, por fases.
15
6.1. Não escopo do projeto
Não faz parte do escopo deste projeto:
Mapeamento dos processos de trabalho existentes no MDSA.
A integração do SEI com sistemas já existentes no MDSA.
Suporte, manutenção corretiva e evolutiva do SEI.
Importação de processos encerrados e arquivados (legado) para o
ambiente do SEI.
Implantação do SEI em todo o MDSA, ficando restrito ao projeto piloto,
foco deste Projeto de Intervenção.
6.2. Fases e Entregas do Trabalho
No quadro 3 estão apresentadas as fases de execução do projeto.
Quadro 3- Fases, entregáveis e descrição dos entregáveis para o Projeto.
Fase Entrega Descrição da entrega
1.Gerenciamento
de Projetos
1.1Termo de
Abertura do
Projeto
Documento que autoriza formalmente o início do
projeto, aderente aos padrões de gerenciamento
de projetos do MDSA.
1.2 Plano de
Gerenciamento
do Projeto
Documento que define como o projeto é
executado, monitorado, controlado e encerrado.
Segundo o Guia PMBOK®, o plano de
gerenciamento do projeto integra e consolida
todos os planos de gerenciamento auxiliares e
linhas de base dos processos de planejamento.
1.3 Relatórios de
acompanhamento
Relatórios que serão gerados semanalmente
para comunicar o andamento do projeto.
1.4 Atas de
reuniões
Documentos escritos que conterão os registros
das reuniões.
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2. Iniciação
2.1 Adesão ao
PEN
Documento que formaliza a adesão do MDSA
ao Processo Eletrônico Nacional (PEN) junto ao
Ministério do Planejamento.
2.2 Acordo de
cooperação
técnica
Documento que contém as atividades
necessárias para a celebração do Acordo de
Cooperação Técnica (ACT) com o TRF4, tais
como o envio da minuta do ACT para análise da
Consultoria Jurídica e a assinatura do acordo. O
ACT assinado possibilita a obtenção do código
fonte do SEI.
2.3 Portaria de
nomeação da
equipe
Portaria que contém a designação formal da
equipe que participará do projeto.
2.4 Estratégia de
implantação
Envolve as ações necessárias para definição do
escopo e a estratégia de implantação, que pode
por processos com expansão gradativa ou
implantação completa, simultaneamente, em
todo o órgão. No MDSA foi definido que o
sistema será implantado inicialmente em âmbito
restrito, em caráter de projeto-piloto, e depois
será implantado nas demais unidades do órgão.
2.5 Capacitação
da equipe do
projeto
Processo de treinamento e capacitação da
equipe do projeto na operação do sistema.
3. Planejamento
3.1 Recursos
tecnológicos
Compreende o levantamento, planejamento e
obtenção da Infraestrutura necessária para a
implantação do SEI.
3.2 Áreas de
negócio
Áreas do MDSA responsáveis pela definição
dos processos de negócio, quantificação do
público-usuário envolvido e do volume de
processos e identificação dos sistemas que
deverão ser integrados e outros que terão seu
desenvolvimento/evolução suspensos.
3.3 Divulgação
interna
Ações para promover a divulgação interna da
adoção e utilização do SEI. Estas ações são
necessárias para auxiliar a mudança de cultura
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no órgão.
3.4 Treinamento
dos usuários
Cursos para treinamento dos usuários do MDSA
que utilizarão o SEI.
3.5 Atos
normativos
Elaboração e aprovação dos atos normativos
necessários para o uso do processo eletrônico.
Envolve também a definição/aplicação das
políticas de TI e a definição da equipe de gestão
do SEI e suporte do sistema após a implantação
no órgão.
4. Transição
4.1 Instalação/
Configuração
Envolve as ações necessárias para instalação,
configuração, implantação e parametrização do
SEI nos ambientes de TI. Contempla ainda as
entregas da área de TI relacionadas à definição
de regras de autorização e autenticação do
sistema.
4.2 Homologação Homologação do SEI e aceite da área de
negócio.
4.3 Produção Entrada em produção e lançamento oficial do
SEI.
4.4 Encerramento
Atividades de registro para o encerramento do
projeto, desmobilização da equipe e registro das
lições aprendidas.
4.5 Operação
normal
Monitoramento e geração de indicadores após a
implantação do sistema em produção.
18
7. CRONOGRAMA DO PROJETO DE INTERVENÇÃO
Quadro 4- Cronograma do projeto, com suas principais fases, atividades/entregas de
cada fase e data limite para cada atividade/entrega.
FASE ATIVIDADE/ENTREGA Data Limite
Gerenciamento de Projetos
Termo de Abertura do Projeto 30/08/2015
Plano de Gerenciamento do Projeto 30/08/2015
Iniciação Adesão ao PEN 13/03/2015
Acordo de cooperação técnica 25/05/2015
Portaria de nomeação da equipe 15/07/2015
Estratégia de implantação 23/07/2015
Capacitação da equipe do projeto 14/08/2015
Planejamento Recursos tecnológicos 23/09/2015
Capacitação das Áreas de negócio 09/10/2015
Divulgação interna 25/10/2015
Treinamento dos usuários 20/04/2016
Atos normativos 13/12/2015
Transição Instalação/Configuração 06/12/2015
Homologação 20/04/2016
Produção 27/05/2016
Encerramento
8. PLANO DE QUALIDADE E AVALIAÇÃO DO PROJETO
Segundo o PMBOK® 5ª ed., 2013, a qualidade do projeto é definida como “o
grau até o qual um conjunto de características inerentes satisfaz as necessidades”.
Conforme o PMI, “um projeto com qualidade é aquele concluído em conformidade
com os requisitos, especificações e adequação ao uso”. Desta forma, a qualidade
pode ser entendida como o grau de atendimento dos requisitos do projeto e de seus
produtos que satisfazem às necessidades das partes interessadas.
Este é um conceito aceitável como verdadeiro, pois quando um produto ou
serviço entregue no projeto satisfizer às necessidades, atender a todos os requisitos
e estar adequado ao uso, pode-se considerar que o projeto atendeu ao objetivo de
qualidade para o projeto.
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CRITÉRIOS DE QUALIDADE DO PROJETO
Sistema implantado e colocado em operação dentro do prazo estipulado;
Implantação e operação com sucesso e aprovação dos usuários finais;
Aperfeiçoamento da gestão e tramitação de documentos (produção,
armazenamento, organização, acesso e circulação da informação) no
órgão, percebida e comprovada junto aos usuários finais.
Capacitação de 40 (quarenta) usuários iniciais que vão trabalhar com o
sistema.
Maior agilidade e qualidade na instrução e tramitação de documentos em
comparação ao processo manual feito anteriormente.
Redução dos riscos operacionais relacionados aos processos físicos,
como a perda de documentos, uma vez que nenhum documento foi
extraviado após a implantação do SEI.
Otimização de processos de trabalho e redução do tempo de realização
das atividades devido à atuação simultânea de várias pessoas, ainda que
distantes fisicamente, em um mesmo processo, que pode ser observada
nos dashboards de acompanhamento de tramitação e conclusão de
processos ao final deste trabalho (figura 6).
Não haver descontinuidade dos sistemas finalísticos do MDSA nem dos
serviços prestados ao cidadão.
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9. RISCOS IDENTIFICADOS, AÇÕES E TRATAMENTOS ADOTADOS
Quadro 5- Riscos identificados no projeto de intervenção, ação adotada e respectivo
tratamento para cada risco identificado.
Risco Tratamento Como Tratar
Interrupção ou paralisação do projeto
Conviver
Demonstrar a importância do projeto e do sistema SEI para o Ministério; Demonstrar as facilidades e os ganhos com a utilização do sistema SEI;
Falta de orçamento
Mitigar
Prever a implantação na previsão orçamentária do MDSA, alinhada com o PDTI; Utilizar infraestrutura, contratos e ferramentas já existentes no MDSA. Maximizar o aproveitamento da infraestrutura tecnológica já existente no Ministério;
Resistência dos usuários para a utilização do SEI
Mitigar
Demonstrar as facilidades e os ganhos com a utilização do SEI; Realizar treinamento para todos os usuários; Estimular o uso do SEI; Mostrar exemplos de outros Ministérios que já utilizam o SEI;
Capacitação da equipe do projeto e usuários do SEI insuficiente ou inadequada
Mitigar Promover capacitação/treinamentos específicos para a equipe do projeto
Resistência dos gestores das unidades
Neutralizar
Obter o apoio e comprometimento da alta administração no processo de convencimento para a utilização d sistema SEI; Promover a institucionalização do sistema SEI dentro do Ministério; Prover orientações técnicas focadas em setores mais críticos;
Dificuldade na operacionalização de alguns processos administrativos
Neutralizar
Redesenhar os processos administrativos de trabalho para o meio eletrônico, otimizando, de forma a não se prender a realidade do fluxo com o uso do papel.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
O propósito principal deste Projeto de Intervenção foi a implantação da gestão
eletrônica de documentos e de tramitação de processos eletrônicos, em substituição
ao tradicional uso de documentos em papel, por meio da utilização do processo
administrativo eletrônico com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações
(SEI), inicialmente no Departamento de Projetos Internacionais do Ministério do
Desenvolvimento Social e Agrário.
Os objetivos a que nos propusemos com a realização deste trabalho foram
atingidos. O Sistema Eletrônico de Informações foi implantado com sucesso na área
piloto.
Os riscos previamente levantados foram mitigados e não tiveram impacto no
desenvolvimento e implementação do Plano de Intervenção. O Acordo de
Cooperação Técnica foi celebrado no prazo previsto; houve alinhamento quanto às
expectativas do SEI; a infraestrutura existente no MDS foi disponibilizada no tempo
necessário e também foi suficiente para a implantação do sistema; a capacitação,
apesar de ter iniciado com um pouco de atraso, foi suficiente e adequada; a
mudança de cultura ocorreu paulatinamente, conforme esperado, sem gerar
resistência à implantação e ao uso do SEI; conforme acordado previamente, os
usuários chave estiveram disponíveis nos momentos que eram necessários.
Os próximos passos, após a bem-sucedida implantação em produção do SEI
como projeto piloto no Departamento de Projetos Internacionais será a implantação
do sistema nos demais departamentos do Ministério. Houve redução do uso de
papel nas rotinas administrativas do DPI, as rotinas de trabalho foram otimizadas
com a sistematização dos procedimentos, otimização das rotinas de trabalho,
automatização na geração de relatórios sobre os processos administrativos, o que
facilitou a produção de informações e a gestão dos processos e das equipes. Houve
também melhoria na transparência, com a disponibilização dos documentos em
tempo real, acompanhamento imediato do andamento dos processos e redução dos
riscos operacionais relativos à perda de processos físicos.
Quanto à coleta dos dados, foram coletadas informações da quantidade de
processos em tramitação na área objeto deste Projeto de Intervenção e também em
outras áreas do MDSA. Foram coletados os números totais de processos gerados e
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legados, número de processos públicos, restritos e sigilosos e também quantidade
total de documentos externos e gerados, todos dentro do Sistema Eletrônico de
Informações (SEI).
A ferramenta automatizada utilizada foi o QlikView (O QlikView é um software
de Inteligência de Negócios - Business Intelligence (BI) - e de descoberta de dados –
Data Discovery - que utiliza tecnologia de associação de dados em memória para
cruzamento e análises. Esta tecnologia associativa permite criar gráficos e painéis
de forma simples, o que facilita a implantação, o uso e a manutenção de consultas e
análises) no qual foram construídos painéis específicos para esta coleta e análise
dos dados de tramitação dos processos e documentos.
Quanto à análise dos dados, também feita utilizando os relatórios dinâmicos
construídos na ferramenta QlikView, podemos observar os seguintes relatórios
quantitativos e analíticos, conforme mostrados nas figuras 4, 5, 6, 7 e 8 abaixo:
Tipos de processos;
Situação dos processos;
Apresentação geral e quantitativo de processos e documentos
gerados;
Quantidade de processos por tipo;
Processos cadastrados por unidade;
Quantidade de processos por tipo de procedimento;
Evolução histórica do número de processos cadastrados;
Agrupamento dos processos por unidade;
Tempo de conclusão de processos por tipo de procedimento;
Quantidade total de usuários do SEI;
Quantidade de usuários por perfil e também por unidade;
Média de tempo de conclusão de processos por unidade.
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Na figura 4, abaixo, é apresentado o painel inicial de acompanhamento do SEI, implantado no MDSA.
Figura 4: Página inicial do Painel de acompanhamento do Sistema Eletrônico de Informações implantado no MDSA
A análise da figura 4, com breve descrição do SEI e com os números gerais de processos já em tramitação no sistema,
permite observar a existência de mais de 2.900 processos e mais de 18.000 documentos, o que pode evidenciar sucesso na
adoção da ferramenta.
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Abaixo, na figura 5, são apresentados painéis dinâmicos nos quais pode-se observar análises quantitativas de processos
Figura 5: Painel com relatórios dinâmicos extraídos do SEI com o uso da ferramenta QlikView,
Pela análise da figura 5, pode-se observar os quantitativos de processos por tipo, por unidade, por tipo de procedimento e
uma evolução histórica do número de processos cadastrados.
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Na figura 6, abaixo, são apresentados painéis com agrupamentos e tempos de conclusão de processos.
Figura 6: Painel de agrupamento de processos com relatórios dinâmicos extraídos do SEI com o uso da ferramenta QlikView
Podemos verificar na figura 6 o agrupamento de processos por unidade e também o tempo de conclusão de processos por
tipo de procedimento.
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Na figura 7, abaixo, são apresentados painéis com quantitativos de usuários do SEI.
Figura 7: Painel com quantitativo de usuários do SEI, construído na ferramenta QlikView.
Pela análise da figura 7 podemos observar a quantidade de usuários por perfil cadastrado no SEI bem como a quantidade
de usuários por unidade operacional do MDSA.
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Na figura 8, abaixo, são apresentados o tempo médio de conclusão de processo por unidade.
Figura 8: Painel com tempo médio de conclusão de processos por unidade, construído na ferramenta QlikView
Podemos observar na figura 8 o tempo médio de conclusão de cada tipo de processo agrupado por cada unidade
administrativa do MDSA.
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REFERÊNCIAS BIBILIOGRÁFICAS
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Disponível em: http://www.mma.gov.br/responsabilidade-socioambiental/a3p/item/8852
Acesso em 10/03/2016
BRASIL. Agenda Ambiental na Administração Pública
Disponível em: http://www.mma.gov.br/estruturas/a3p/_arquivos/cartilha_a3p_36.pdf
Acesso em 10/03/2016
BRASIL. Ambiente Colaborativo do SEI – ColabSEI.
Disponível em: https://processoeletronico.gov.br/projects/sei/
Acesso em 16/11/2015
BRASIL. Documentação de Apoio do SEI – Portal do Software Público Brasileiro
Disponível em: https://softwarepublico.gov.br/social/sei/manuais/documentacao-de-apoio
Acesso em 15/11/2015
BRASIL. Legislação sobre o SEI – Portal do Software Público Brasileiro
Disponível em: https://softwarepublico.gov.br/social/sei/legislacao
Acesso em 15/11/2015
BRASIL. Portal do Ministério das Comunicações - Sistema Eletrônico de Informações
Disponível em: http://www.mc.gov.br/sei
Acesso em 16/11/2015
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BRASIL. Portal do Ministério das Comunicações – Manual do Usuário do SEI
Disponível em: http://www.mc.gov.br/manual-do-usuario-cadsei
Acesso em 16/11/2015
BRASIL. Portal do Software Público Brasileiro – Sobre o SEI.
Disponível em: https://softwarepublico.gov.br/social/sei/sobre-o-sei
Acesso em 15/11/2015
BRASIL. PPA UNIÃO 2012-2015 - PLANO MAIS BRASIL - Agendas Transversais –
Versão 01.12.2011.
Disponível em: http://www.planejamento.gov.br/secretarias/upload/arquivo/spi-1/ppa-
1/2012/111206_agendas_transversais.pdf
Acesso em 16/11/2015
BRASIL. Projeto CADE sem Papel.
Disponível em: http://www.cade.gov.br:8081/sempapel/
Acesso em 16/11/2015
BRASIL. Projeto Esplanada Sustentável.
Disponível em: http://www.planejamento.gov.br/assuntos/orcamento/esplanada-sustentavel
Acesso em 10/04/2016
BRYMAN, Alan. Leadership and culture in organizations. Public Money & Management, v.
9, n. 3, p. 35-41, 1989.
LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de Metodologia
Científica. São Paulo: Atlas, 1995. RAMPAZZO, Lino. Metodologia científica. São Paulo:
Edições Loyola, 2002.
30
MINAYO, Maria C. de Souza (org.). Pesquisa social: teoria, método e criatividade, v. 19,
p. 51-66, 1992.
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Acessado em: 05 de jul. 2016.
PMI – Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5ª ed. –
EUA: Project Management Institute, 2013.