projeto de implantação e- procurement · loc.cobrança: o fornecedor poderá consultar o local de...
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Projeto de Implantação e-Procurement
Documentação para Fornecedores
OBJETIVO DO DOCUMENTO: Este documento serve como referência geral do projeto para
consulta das telas do sistema e-Proc do Módulo de acesso dos fornecedores com suas respectivas
funcionalidades.
Versão Data Hora Autor Alteração
1.0 17/12/2014 16:00 Marcelo Lins
LISTA DE DISTRIBUIÇÃO
Nome Empresa Cargo
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CONTEÚDO DO DOCUMENTO
1. OBJETIVOS DA DOCUMENTAÇÃO ......................................................................................... 3
1.1. Cotações ................................................................................................................................ 3
2. ACESSO AO SISTEMA e-Proc .................................................................................................. 4
2.1. Tela inicial de acesso ao sistema e-Proc ............................................................................... 4
2.2. Quadro de aviso .................................................................................................................... 5
2.3. Comunicados ......................................................................................................................... 5
2.4. Acompanhamento especial ................................................................................................... 5
2.5. Estatísticas ............................................................................................................................. 5
2.6. Caixa de entrada .................................................................................................................... 5
3. INÍCIO DO POCESSO - RESPOSTAS DE COTAÇÃO ................................................................... 6
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• INTRODUÇÃO
Este documento tem por finalidade detalhar para todos os fornecedores que acessam o sistema
e-Proc os fluxos disponibilizados no sistema, apresentando cada funcionalidade dentro da
sequência do processo de Cotação.
• OBJETIVOS DA DOCUMENTAÇÃO
• Cotações
Permitir aos fornecedores usuários do e-Proc o acesso a todas as informações dos processos
de Cotação disponibilizadas no sistema e-Proc.
Neste documento é possível avaliar passo a passo cada tela do processo de cotação, detalhando
todos os seus botões, dando assim, condições aos fornecedores de tirarem suas dúvidas ao
longo de todo o processo de cotação.
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• ACESSO AO SISTEMA e-Proc
• Tela inicial de acesso ao sistema e-Proc
Nesta tela o usuário poderá digitar seu LOGIN (devera ser CNPJ / CPF, lembrando que deve ser
utilizado apenas números) e sua senha de acesso para que o sistema reconheça seu perfil e
possa habilitar as funcionalidades definidas para o seu grupo. Tela inicial de abertura do sistema.
OBS.:No primeiro acesso o usuário deve por o LOGIN, já senha deve deixar em branco para
que o sistema o envie para pagina de alteração da senha.
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Ao logar no sistema será aberto para o usuário um painel com todas as informações e status de
suas requisições e cotações, avisos, comunicações.
• Quadro de aviso
Neste painel serão mostradas mensagens automáticas e manuais enviadas pela aplicação do e-
Proc.
• Comunicados
Neste quadro serão demonstrados avisos gerais sobre procedimentos, mudanças, etc para os
processos de compras.
• Acompanhamento especial
Neste quadro serão demonstrados cotações e pedidos marcados pelo fornecedor para que
tenham acompanhamento especial.
• Estatísticas
Quadro demonstrativo de indicadores de avaliação do fornecedor e sua eficiência no processo
de compras.
• Caixa de entrada
Nesta caixa estarão demonstrados toda a movimentação das cotações e pedidos recebidos e
enviados pelo fornecedor para a área de compras.
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• INÍCIO DO POCESSO - RESPOSTAS DE COTAÇÃO
O fornecedor deverá observar as mensagens disponíveis na caixa de entrada, onde aparecerão
as mensagens disponíveis. Para iniciar um processo de resposta para uma cotação pendente, o
fornecedor deverá clicar na mensagem Cotações Pendentes na Caixa de Entrada. Em seguida
será apresentada uma tela com todas as cotações pendentes, enviadas pela área de compras
para que o fornecedor possa participar do processo.
Veja abaixo tela demonstrativa das cotações pendentes disponibilizadas.
O fornecedor deverá escolher a cotação que deseja responder e clicar sobre o seu número para
que possa ser aberta a tela de resposta à cotação.
A figura abaixo mostra a parte superior da tela com Dados Gerais da Cotação:
Primeiramente estão disponibilizados os campos relativos aos impostos, onde o fornecedor
poderá indicar se os mesmos são isentos, inclusos ou exclusos na composição do preço final.
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Após as informações dos impostos o fornecedor deverá informar o valor unitário e quantidade
disponível para entrega e em seguida deve ser clicado na calculadora para que o sistema calcule
o preço final. Deve ser informado também a validade da proposta e tempo de entrega dos itens
solicitados, bem como algumas observações que o fornecedor julgar necessárias. Abaixo temos
os botões disponíveis:
Retornar : Retorna para a tela anterior.
Fabricante : Apresentará os fabricantes relacionados os itens.
Não concorrer : Neste caso o fornecedor estará respondendo que não deseja participar desse
processo.
Atualizar : O fornecedor poderá alterar suas informações e atualizar os dados antes de enviar a
resposta, podendo inclusive voltar a participar do processo, desde que a cotação ainda esteja
dentro do prazo etabelecido.
Limpar : Limpar todas as informações digitadas na tela.
Imprimir : Possibilita a impressão da cotação.
Download da cotação : Permite baixar planilha Excel para facilitar as respostas dos itens da
cotação, isso se aplica para cotações que tenham muitos itens a serem respondidos.
Upload resposta : Carrega as resposta da planilha Excel baixada pelo botão Download da
cotação.
Enviar Cotação : Preenchidas as informações relativas a resposta do fornecedor o mesmo
poderá acionar o botão Enviar Cotação.
Após o envio o sistema abrirá a tela abaixo para demonstrar as condições requeridas pelo
comprador e também para que o fornecedor possa passar informações relativas ao frete.
O sistema permite anexar arquivos na cotação, bem como nos itens da cotação.
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Após a conclusão das informações o fornecedor poderá acionar o botão Enviar cotação, para
que todas as informações da resposta possam ser analisadas pela área de compra do cliente.
Feita a análise da área de compras o processo poderá entrar em negociação, podendo inclusive
a empresa estabelecer um preço alvo para encerrar o processo.
Caso o cliente opte por um preço alvo a cotação retornará como pendente para o fornecedor e a
informação do preço alvo estará destacada em vermelho para que o fornecedor decida mais
uma vez se pretende participar.
Esta negociação pode continuar até que as partes cheguem a um acordo.
Veja abaixo tela com a informação do preço alvo em destaque:
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Fechando-se o preço acordado, o fornecedor poderá enviar a resposta para que a área de
compras a geração do pedido de compra. O cliente emitirá o pedido de compra que será
disponibilizada na caixa de entrada do fornecedor com a mensagem Ordens de compras
recebidas pedentes.
Na abertura da tela acima, o fornecedor deve clicar no pedido de compra com situação “Pedente”
para que possa confirmar as informações de aprovação ou rejeição. Abaixo parte superior e
inferior da tela de Ordem de Compra.
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Destacamos os botões disponibilizados para que o fornecedor decida sobre o fornecimento dos
itens listados.
Retornar : Retorna para a tela anterior.
Aprovar : O fornecedor estará aprovando a ordem de compra emitida pelo cliente.
Rejeitar : O fornecedor estará rejeitando a ordem de compra emitida pelo cliente e nessa
operação o mesmo deverá justificar a sua rejeição.
Loc.Cobrança : O fornecedor poderá consultar o local de cobrança da ordem de compra.
Localização : O fornecedor poderá consultar o local de entrega da ordem de compra.
Negociar : O fornecedor estará suspendendo a ordem de compra que ficará com a mensagem
Ordem de compra suspensa pelo Fornecedor e ficará aguardando uma nova negociação com
o cliente.
Entrega : O fornecedor estará visualizando a programação de entrega dos itens da ordem de
compra.
Recebimento : O fornecedor estará visualizando o histórico de recebimento dos itens da ordem
de compra.
Histórico : O fornecedor estará visualizando o histórico de negociação da ordem de compra.
Consultar : O fornecedor visualizar dados básicos da ordem, tais como : solciitante, preço
unitário, etc.
Fabricantes : O fornecedor estará poderá visualizar os fabricantes dos itens listados na ordem
de compra.
Marcar : Permite marcar os itens listados na ordem de compra.
Limpar : Permite desmarcar os itens listados na ordem de compra.
Imprimir : Permite imprimir a ordem de compras.
Mesmo após toda a aprovação por parte do fornecedor, o comprador poderá efetuar alguma
manutenção na ordem de compra que ficará com status Em negociação pelo comprador,
sendo assim a mesma retornará para o fornecedor, que poderá usar os botões disponíveis na
tela, entre eles, destacamos o aprovar ou rejeitar a ordem de compras, visto que poderá ter sido
feito alguma alteração a nível de valor, quantidade ou até mesmo nas condições da ordem de
compras.