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Aprenda como levar o planejamento de uma folha do Project Model Canvas para dentro do Project Builder

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www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder

ÍNDICE

INTRODUÇÃO

O QUE É O PM CANVAS?

ELEMENTOS DA METODOLOGIA

PERGUNTAS FUNDAMENTAIS

DINÂMICA

LEVANDO SEU PM CANVAS PARA O PB

2

3

5

7

8

17

19

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https://www.facebook.com/ProjectBuilderbr

https://twitter.com/pbuilder


NOSSA TRAJETÓRIA

3

O Project Builder é uma

evolução na gestão da

companhia.. “ “ A Project Builder atua há 10 anos no

mercado provendo soluções em gestão de

projetos, atendendo entre outros clientes os

20 maiores grupos econômicos do Brasil,

sendo reconhecida mundialmente como

provedora do softwares de gerenciamento

mais efetivo, sendo a única ferramenta

brasileira citada no ranking global de

soluções PPM no PMSURVEY.ORG.

+ 10 anos 20 maiores efetividade Global

Guilherme Pinto Superintendente

Reader's Digest

Confira o CASE completo: http://bit.ly/1dGsmsP




http://bit.ly/1dGsmsP


APRESENTAÇÃO

Thiago Lavor Diretor de Marketing Administração de Empresa MBA Gerenciamento de

Projetos – Universidade Veiga de Almeida PMBOK Avançado – Project Lab Preparatório para certificação PMP RCM – Project Lab Gerenciando Projetos com o PRINCE2® - Raro Treinamento e Consultoria: 3M, SOTREQ, BANPARA,

Porto Seguro, Solvix, BFFC, COMTEX, CBC entre outras

4

Palestrante, Blogueiro e Ativista....





INTRODUÇÃO

5

+ Projetos + Demandas + Novas Tecnologias + Novos Concorrentes





6





INTRODUÇÃO

7

50 milhões de usuários

40

35

30

25

20

15

10

5 38 anos 13 ano 16 anos 4anos 9 meses





•Índice •Sumário Executivo •Declaração de Escopo •EAP e Dicionário •Organização do Projeto (com papéis e responsabilidades) •Cronograma Detalhado •Orçamento •Plano de gerenciamento do escopo do projeto •Plano de gerenciamento do cronograma •Plano de gerenciamento de custos •Plano de gerenciamento da qualidade •Plano de gerenciamento das comunicações •Plano de gerenciamento de pessoal •Plano de gerenciamento de riscos •Plano de gerenciamento de aquisições •Controle Integrado de Mudança •Sistema de gestão da configuração •Aprovações e assinaturas

BUROCRÁTICO DEMAIS PARA SER ASSIMILADO POR ALGUMAS ORGANIZAÇÕES….





Princípios Visual

Agrupamentos

Simplificações

Estabelecer base com stakeholders

Sequência

03





Metodologia

Conceber Definição do projeto por meio de um fluxo de trabalho de 13 passos

Integrar Agrupamento dos blocos para fazer as amarrações necessárias

Resolver Encomenda de ações de balanceamento do projeto para equipe, clientes e patrocinadores

Compartilhar Comunicação das informações do projeto (em grupos)

06





ELEMENTOS DA

METODOLOGIA Canvas

• É a representação visual do plano de projeto. Nesse espaço, o gerente de projeto e sua equipe fazem o protótipo do modelo mental do projeto. É muito importante que o canvas seja preenchido com post-it, para que possa ser modificado quantas vezes for necessário.

Perguntas Fundamentais

• São perguntas que ajudam na construção do canvas . Essas informações estão divididas em 5 perguntas: Por quê?, O quê?, Quem?, Como?, Quando? e Quanto?

Posts

• São descrições curtas escritas em post-it e que irão preencher cada componente com as informações do projeto.

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CONCEBER

07

GP PITCH

JUSTIFICATIVAS Passado

OBJ SMART REQUISITOS

CUSTOS

EQUIPE

PRODUTO

RESTRIÇÕES

BENEFÍCIOS Futuro

GRUPOS DE ENTREGAS

LINHA DO TEMPO

STAKEHOLDERS Externos &

Fatores Externos

RISCOS PREMISSAS

Pitch é uma frase pequena e rápida que consegue sumarizar o projeto.

Project Model Canvas 08

Project Model Canvas

GP PITCH



CUSTOS

EQUIPE

PRODUTO

RESTRIÇÕES

BENEFÍCIOS Futuro

GRUPOS DE ENTREGAS

LINHA DO TEMPO


Fatores Externos

RISCOS PREMISSAS

04


Na metodologia, os participantes preenchem um CANVAS colocando

post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: por que, o

quê, quem, como, quando e quanto. Essas são as perguntas certas

para estruturar o seu planejamento.

No e-book “GUIA COMPLETO DO PROJECT MODEL CANVAS”,

detalhamos o preenchimento de cada um dos quadros do CANVAS e

explicamos como podemos alimentar o Project Builder de forma a

gerar um relatório de forma automática.

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PERGUNTAS

FUNDAMENTAIS

As perguntas fundamentais são

as que definem seu projeto. Elas

facilitam a compreensão por

seguir uma ordem que auxilia na

organização de sua concepção.

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Project Model Canvas

GP PITCH

POR QUE?

O QUE?

QUEM?

QUANDO e

QUANTO?

COMO?

05

GP PITCH



CUSTOS

EQUIPE

PRODUTO

RESTRIÇÕES

BENEFÍCIOS Futuro

GRUPOS DE ENTREGAS

LINHA DO TEMPO


Fatores Externos

RISCOS PREMISSAS

Project Model Canvas 09


0 – Pitch:

A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de

palavras possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM

Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.

Exemplo: escritório de projetos rodando!

Por quê?

Nesse ponto, você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se

não conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o

sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a

situação atual da empresa, identificando quais são as principais dores, que

problemas estão enfrentando com essas dores e quais necessidades é preciso

atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it.

1 - Justificativa:

Coloque os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais

necessidades não são atendidas no momento.

Exemplo: projetos fora do padrão, insatisfação do patrocinador, gerentes de

projetos gastam a maior parte do tempo apagando incêndio, perda de

faturamento, perda de cliente.

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2 - Objetivo Smart:

Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique “smart”. Isso

significa:

Specific (específicos)

Measurable (mensuráveis)

Attainable (atingíveis)

Realistic (realistas)

Time Bound (temporizáveis)

Exemplo: implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme,

responsável por padronizar a gestão de projetos, capacitar os gerentes de

projetos na sua metodologia, dar suporte aos projetos estratégicos da empresa

até 25 de janeiro de 2014, gastando até R$ 80 mil.

3 - Benefícios:

Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto.

Exemplo: aumento de faturamento, ampliação da satisfação do cliente, redução

de custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.

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O quê?

Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados que produtos,

serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto.

4 - Produto:

O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um

serviço ou um resultado único.

Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme.

5 - Requisitos:

Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para

ter valor para o cliente.

Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos, deve ter a metodologia

padrão de gestão de projetos, deve ser aplicado o treinamento padrão da

metodologia de gestão de projetos, deve ser implantado o software Project

Builder, deve ter uma festa de encerramento no final do projeto.

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Quem?

Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e

o gerente desse projeto.

6 - Stakeholders:

Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.

Stakeholders externos – são os envolvidos que não estão subordinados ao gerente

de projeto.

Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados.

Exemplo: consultoria em gestão de projetos, fornecedor do Project Builder,

diretorias da Acme, gerentes funcionais da Acme.

7 - Equipe:

Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto.

Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto, analista de

processos, instrutor.

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Como?

Nessa etapa, respondemos como o trabalho será entregue no projeto. Para que o

projeto ocorra naturalmente, é importante definir quais são as entregas e quem

são os responsáveis, suas premissas e restrições.

8 - Premissas:

São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao

projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto

Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vão aderir ao projeto, o Project Builder

será implantado até 24 de dezembro de 2013.

9 - Grupos de entregas:

São os componente concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo

projeto.

Exemplo:

1 - Estratégia de implantação 4 - Apresentação do Processo

2 - Processo de GP 5 - Aplicação do Treinamento

3 - Implantação do PB 6 - Festa de Encerramento

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10 - Restrições:

Nesse quadro, serão descritas as limitações do projeto, de qualquer natureza e

origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.

Exemplo: os gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de

suas funções, não poderá ser gasto mais de 20% do orçamento com serviços

externos, a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação.

Quando e Quanto?

Em seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a

organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de

projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os

trabalhos do projeto.

11 - Riscos:

Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa

etapa, identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes,

devemos buscar e implantar as respostas.

Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP, baixa qualidade do

treinamento realizado internamente, atraso na implantação do software.

28





12 - Linha do tempo:

Nesse momento, definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas.

A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4

períodos definidos pela equipe do projeto.

Exemplo:

13 - Custos:

Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos

pelos grupos de entregas pré-definidos.

Exemplo:

1 – R$ 800

2 – R$ 2 mil

3 – R$ 5 mil

4 – R$ 1,2 mil

5 – R$15 mil

6 – R$ 4 mil

Estratégia de implantação - 1/4 Apresentação do Processo - 3/4

Processo de GP - 2/4 Aplicação do Treinamento - 3/4

Implantação do PB - 3/4 Festa de Encerramento - 4/4

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DINÂMICA A dinâmica de construção do CANVAS não tem papéis

pré-definidos, mas apenas duas regras básicas:

• deve ser feito em equipe;

• uma das pessoas deve ter conhecimento básicos de

gestão de projetos.

A equipe ideal para construir um CANVAS:

• um gerente de projetos com conhecimentos na

área do projeto;

• um especialista de negócio;

• um especialista no processo de gestão de projetos

da organização que trabalhará criticando o Canvas

construído de maneira positiva.

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a) folha A1 com o Project Model Canvas b) post-it grande (98,4x149) c) fita crepe d) canetas

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Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar e os seguintes materiais:




http://www.pmcanvas.com.br/wp-content/uploads/2013/07/ProjectModelCanvasA1.pdf





LEVANDO SEU CANVAS

PARA O PROJECT BUILDER

O PROJECT BUILDER

É um software 100% WEB que tem como diferencial aliar conceitos de Colaboração, Responsabilidade Compartilhada e Simplicidade às técnicas de Gerenciamento de Projetos. A assertividade desta abordagem tem feito com que organizações de diversos setores, portes e níveis de maturidade em gerenciamento de projetos o adotem como ferramenta corporativa.

www.projectbuilder.com.br

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Criando um CANVAS no PB

Agora vamos criar uma visão prática de como o software Project Builder pode ser utilizado como suporte à Metodologia PM CANVAS, desenvolvida pela pelo professor Jose Finocchio (www.pmcanvas.com.br) facilitando o trabalho do gerente de projetos e dos demais envolvidos, principalmente nos Processos de planejamento.

Este guia simula uma operação alinhada com a metodologia, prevendo a utilização para registrado o resultado do planejamento realizado na dinâmica do PM CANVAS . Vale ressaltar que esta abordagem revela apenas algumas das diversas funcionalidades do PB no apoio à Gestão de Projetos.

Caso você não seja cliente da Project Builder você pode solicitar o Trial Aqui e utilizar o Project Builder gratuitamente por 15 dias. Caso você seja um estudante você pode se inscrever no PB Acadêmico Aqui e ter acesso ao software por 6 meses.

33




http://www.pmcanvas.com.br/







http://bit.ly/1feHtXq



http://promo.projectbuilder.com.br/PBA








Passo a

Passo

34





Passo 1 – Crie seu projeto em [Projetos >

Novo], preenche no nome do projeto o seu

Pitch.

1.1- Em seguida defina um tipo de objetivo

para o seu projeto (utilizamos essa informação

para classificar a natureza do seu projeto)

1.2 - Insira a Justificativa no campo

Justificativa.

1.3 - Insira o Objetivo Smart no campo

objetivo.

1.4 – Insira o Produto no

campo Escopo.

1.5 - Insira os Requisitos no

campo Descrição. Clique em

seguida.

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1.6 - Insira as Premissas no

campo Premissas .

1.7 - Insira as Restrições no

campo Restrições . Em seguida

clique em confirmar.

Passo 2 – A partir da página

Detalhes de Projeto, clica em

[Qualidade > Metas / Nova

Meta], insere no campo meta

Beneficio listado no seu Canvas.

Repita o processo para cada

beneficio listado no Canvas.

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Passo 3 – A partir da página Detalhes de Projeto, clica em [Recursos Humanos > Envolvidos], seleciona para cada pessoa envolvida o tipo de envolvimento dos tipos

Perfil 6 ou 7 para cada um dos Stakeholders inseridos no PM Canvas . Para a

Equipe selecionar cada membro da equipe que deverá ser envolvida com os

Perfis 1, 2, 3 ou 4 e clica em [Confirmar].

Obs: Cada pessoa deve ter sido criada anteriormente no ambiente a partir do menu Pessoas [Pessoas > Nova].

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Passo 3 – o Responsável Elabora a

Estrutura Analítica do Projeto onde será

listada cada uma das entregas do Grupo

de Entregas – clica em [Escopo > Editar

EAP], clica no ícone Novo Componente

(sinal de soma), ao lado da identificação

do projeto, preenche o campo

Componente com um título que o

identifique, tecla [Enter] para inserir mais

componentes de mesmo nível hierárquico

ou clica no ícone Novo Componente na

linha daquele que queira decompor.

Repete estes procedimentos até concluir a

EAP e para salvar clica em [Confirmar].

38





Passo 4 – o Responsável registra os Riscos identificados no canvas: a

partir da página Detalhes do Projeto, clica em [Riscos > Novo],

Preenche o campo “Nome” com o título do risco e clica em

[Confirmar]. Figura ao lado.

39





o Responsável Define Linha do tempo e Datas das Atividades a partir da EAP,

clica em [Seleciona a ação “Editar Componentes” (no rodapé da lista identada)],

preenche no formulário os campos Duração e Data Início, e clica em [Confirmar].

Passo 5 - o Responsável insere os Custos:

a partir da página Detalhes de cada

componente , clica em [Custos >

Previsão de Custos], preenche as colunas

Valor, Tipo (Materiais, Equipamentos,

etc.) e Descrição para cada item, e clica

em [Confirmar].

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VAMOS COLOCAR EM

PRÁTICA?

Para colocar as dicas em prática, esteja atento às novidades em gestão de projetos, além de contar com softwares eficientes e uma equipe bem treinada.

Utilize o Project Builder gratuitamente por 15 dias e veja como sua simplicidade pode ajudar a promover uma mudança organizacional na sua empresa.

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EXPERIMENTE GRÁTIS POR 15 DIAS






REFERÊNCIAS

Finocchio, j; Project Model Canvas - Gerenciamento de

projetos sem burocracia.

Site: http://www.pmcanvas.com.br/

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A Project Builder é uma empresa que tem como objetivo de ajudar as Empresas a

entenderem e aproveitarem os benefícios do Gestão de Projetos, conseguindo

assim resultados reais e permanentes para os seus negócios. Fazemos isso hoje

de três formas principais:

Temos um software completo e integrado para facilita o gerenciamento de projetos,

programas e portfólios da sua organização, independente do porte e setor de

atuação. O Project Builder permite gerenciar em uma única ferramenta todas as

ações de sua empresa, do nível estratégico até o operacional, gerenciando

Planejamento estratégico, Objetivos, Portfolio de projetos, Programas, Projetos, e

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