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Programa de Gestão Documental da Justiça Federal

Manual de Gestão de Autos Findos

Brasília – DF

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Sumário

Apresentação ..............................................................................................................3 1 Antecedentes....................................................................................................5 2 Justificativa .......................................................................................................6 2.1 Embasamento legal ..........................................................................................8 3 Gestão de documentos...................................................................................10 3.1 Gestão de autos findos...................................................................................10 3.2 Conceitos básicos ..........................................................................................11 3.3 Classificação arquivística de documentos ......................................................16 3.4 Ações de guarda permanente ........................................................................16 3.4.1 Corte cronológico – Ações anteriores a 1973 .............................................16 3.4.2 Relativas aos índios....................................................................................17 3.4.3 Relativas à privatização ..............................................................................17 3.4.4 Ações de Direitos Humanos........................................................................18 3.4.5 Ações de Direito Ambiental.........................................................................18 3.4.6 Ações de desapropriação ...........................................................................19 3.4.7 Ações coletivas ...........................................................................................19 3.4.8 Ações criminais...........................................................................................20 3.4.9 Ações decorrentes da aplicação de tratados internacionais .......................21 3.4.10 Ações condenatórias sem execução..........................................................21 3.4.11 Precedentes de súmulas............................................................................22 3.5 Classificação de ações em mais de uma categoria........................................23 4 Aplicação da Resolução 359/2004 .................................................................24 4.1 Fluxo para seleção de ações judiciais ............................................................24 4.2 Tabela de temporalidade ................................................................................25 4.3 Plano amostral................................................................................................25 4.4 Aplicação da Resolução 359/2004 no acervo acumulado ..............................26 5 Escopo de trabalho (planejamento do piloto nacional) ...................................28 6 Conservação de documentos .........................................................................31 6.1 Objetivos.........................................................................................................31 6.2 Fatores de deterioração dos documentos ......................................................31 6.3 Recomendações.............................................................................................31 6.3.1 Como deve ser o ambiente de guarda dos documentos?...........................31 6.3.2 Como devem ser manuseados os documentos em suporte papel? ...........32 6.3.3 Qual o melhor acondicionamento para os documentos? ............................33 6.3.4 Como conservar fotografias? ......................................................................34 6.3.5 Como conservar documentos eletrônicos? .................................................34 6.3.6 Bibliografia..................................................................................................35 6.3.7 Anexos - Resoluções do CJF Resolução n. 217, de 22 de dezembro de 1999 Resolução n. 359, de 29 de março de 2004 Resolução n. 393, de 20 de setembro de 2004

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APRESENTAÇÃO

Este manual se destina a orientar a implementação do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal, consubstanciado nas resoluções do Conselho da Justiça Federal (CJF) números 217, de 1999; 359 e 393 de 2004, ao propor rotinas para gerenciamento dos acervos de documentos administrativos e de processos judiciais da Justiça Federal, como forma de apoio à decisão, à preservação da memória institucional e à comprovação de direitos.

Por gestão de documentos, compreende-se o controle dos procedimentos que regem a criação, a manutenção, a utilização e os prazos de conservação dos documentos que são gerados pelas instituições públicas ou privadas no exercício das suas atividades, bem como seu encaminhamento final para conservação permanente ou descarte.

A aprovação do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal pelo Colegiado do Conselho da Justiça Federal demonstra a preocupação da instituição com a conservação de documentos, para a preservação do patrimônio público, da memória da sociedade e para o exercício da cidadania.

O Programa de Gestão Documental da Justiça Federal, aprovado pelo Colegiado do CJF, foi elaborado pela Comissão Técnica Interdisciplinar de Gestão de Documentos da Justiça Federal (CTIGeD), que é coordenada pela Secretaria de Pesquisa e Informação Jurídicas do seu Centro de Estudos Judiciários e integrada por representantes dos Tribunais Regionais Federais e do Conselho da Justiça Federal. Constitui-se em um conjunto de políticas institucionais definidas, que privilegiam a preservação da documentação considerada histórica, com o objetivo de racionalizar o ciclo documental, isto é, a produção ordenada; a tramitação segura; a localização rápida e precisa; e a eliminação sistemática dos documentos que já perderam a sua importância para a instituição.

A racionalização dos procedimentos aperfeiçoa as unidades arquivísticas por meio do seu “enxugamento”, que passam a guardar apenas aqueles documentos efetivamente consultados ou de valor permanente, facilitando o acesso à informação.

O Programa não se restringe a um conjunto de ações e metodologias aplicáveis apenas aos arquivos das instituições da Justiça Federal. Todas as unidades administrativas das instituições participam do programa. Elas são responsáveis pela classificação dos documentos que produzem, pelo controle da temporalidade dos documentos arquivados provisoriamente em suas dependências, pela remessa sistemática dos seus documentos ao arquivo central, com base no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade Documental da Justiça Federal (PCTT), quando se tratar dos documentos administrativos ou com base nos critérios relativos à gestão dos processos judiciais transitados em julgado.

Os arquivos das instituições da Justiça Federal, além da organização e da conservação adequadas do acervo e da garantia ao acesso aos documentos institucionais sob sua guarda, passam também a ser responsáveis pela avaliação e, conseqüentemente, pela destinação final dos documentos.

O Programa de Gestão Documental da Justiça Federal é dinâmico. Continuamente, novas definições são agregadas às definições existentes como, por

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exemplo, a inclusão das normas para a gestão de documentos eletrônicos que estão sendo definidas e, após a apreciação do Colegiado do CJF, integrarão o Programa.

Assim, este Manual estará sempre em processo de aperfeiçoamento e, portanto, sujeito a eventuais alterações decorrentes da incorporação de novas normas ou da aplicação das rotinas já definidas.

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1 ANTECEDENTES

A busca por uma melhor administração dos documentos concernentes à Justiça Federal tomou uma dimensão real e efetiva em agosto de 1998, quando o Conselho da Justiça Federal sediou a realização de oficina de trabalho sobre os Arquivos da Justiça Federal, durante a qual se traçaram diretrizes para a implementação do Programa de Gestão Documental e instituiu-se a Comissão Técnica Interdisciplinar de Gestão de Documentos Arquivísticos - CTIGED - (Portaria CJF no 159/98), com o propósito de elaborar um programa para aperfeiçoar os arquivos da Justiça Federal.

Ainda em 1998, diagnósticos dos arquivos da Justiça Federal, realizados pela Secretaria de Pesquisa e Informação Jurídicas do Centro de Estudos Judiciários, constataram que, na maior parte das instituições da Justiça Federal, desarquivar processos em tempo hábil constituía-se em uma meta difícil de ser alcançada, em decorrência da precariedade das condições e dos métodos de guarda e conservação. Quanto mais antigo era o documento procurado, maior era a dificuldade para a sua localização.

A gestão de documentos arquivísticos era feita de forma mecânica e burocrática. Os arquivos eram depósitos de papéis velhos e o acesso às informações difícil não só para os cidadãos, como para os próprios juízes e servidores. Os documentos de valor histórico não recebiam tratamento especial e, muitas vezes, perdiam-se definitivamente. Mesmo nas seções e nos tribunais em que os arquivos figuravam como unidades administrativas, seus serviços privilegiavam o documento como um fim e não como um meio de acesso às informações necessárias à administração da Justiça, ao exercício da cidadania, à consolidação da memória institucional e da identidade cultural da sociedade.

Para reverter esse quadro adverso, o Centro de Estudos Judiciários realizou o 1o Fórum de Arquivos do Poder Judiciário, em 1998, e o seminário sobre Arquivos e Documentos Eletrônicos, em 2001, no Centro Cultural da Justiça Federal no Rio de Janeiro, como estratégia de desenvolvimento dos profissionais que atuam nos arquivos e para consolidar, em nível institucional, a importância da gestão de documentos.

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2 JUSTIFICATIVA

Os documentos são patrimônio público, tanto no sentido administrativo quanto do ponto de vista cultural. A sociedade delega à Justiça o dever de zelar por esse patrimônio e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito à informação, garantido pela Constituição Federal, em seu art. 5o:

XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado; (...)

Ainda em seu art. 23, a CF/ 1988 estabelece a competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos municípios:

III – proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos; IV – impedir a evasão, a destruição e a descaracterização de obras de arte e de outros bens de valor histórico, artístico ou cultural.

Se a guarda e a conservação dos documentos é feita de um modo que dificulta o acesso ao seu conteúdo, os cidadãos estão sendo privados de seu direito à informação e também de outros direitos decorrentes do uso desses registros como prova documental, perdendo estes a sua utilidade.

Convém lembrar ainda que a falta de zelo com os arquivos é crime, previsto na Lei n. 9.065/98, art. 62:

Destruir, inutilizar ou deteriorar:

(...)

II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:

Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.

Além da importância mais direta para a instituição e para os interesses particulares dos cidadãos, os documentos do Poder Judiciário têm papel fundamental em um processo de mais longa duração: o direito à memória. Eles devem, portanto, ser conservados e organizados de forma que possibilitem a pesquisa histórica.

O direito à memória significa não só criar condições para os pesquisadores realizarem suas pesquisas, mas também para a sociedade constituir e reforçar sua identidade cultural. As três dimensões da documentação do Poder Judiciário — patrimônio público, elementos de constituição e exercício da cidadania —, bem como a base de preservação da memória da sociedade correspondem, na teoria arquivística, às três idades da documentação. São patrimônio público os documentos correntes, como os processos em tramitação; são elementos de constituição e exercício da cidadania os documentos intermediários, como as ações judiciais já transitadas em julgado, mas que ainda podem ser utilizadas para a verificação de direitos; e são necessários à preservação da memória da sociedade os documentos históricos, de valor permanente, como algumas ações judiciais já transitadas em julgados.

Os arquivos são carentes de políticas de preservação e organização, o que dificulta o acesso às informações e a sua utilização como fonte de pesquisa histórica.

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A pesquisa no Brasil tem-se constituído numa tarefa árdua. Há pouco incentivo governamental. Arquivos, em geral, acumulam os mais variados materiais provenientes de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas, gerados ou recebidos no percurso de suas funções específicas. Seu fim será administrativo e jurídico, passando, em longo prazo, a histórico.

A função principal dos arquivos permanentes ou históricos é reunir e tratar os documentos após o encerramento de sua função primeira, que é sua utilização pelo órgão que o gerou, ou seja, o documento passa de arsenal da administração para celeiro da história. É considerado um arquivo permanente o local onde os documentos terão uma preservação definitiva, no qual não deverão ser só custodiados, mas também disponibilizados para usos científico, social e cultural; ou seja, divulgados e privilegiados como matéria-prima da pesquisa. Nos arquivos públicos estão registrados os direitos e deveres do Estado para com o cidadão e do cidadão para com o Estado, provas e testemunhos que deverão ficar preservados. O documento, para o historiador, possui valor de informação, além de ter sentido de prova, possibilitando conhecer a organização e o funcionamento do órgão que lhe deu origem.

A eliminação de autos findos sempre foi um assunto melindroso e, como não houvesse critérios para sua seleção com vistas à preservação e à eliminação, as instituições do Poder Judiciário estabeleceram o costume de guardar todo o acervo de julgados indiscriminadamente. Pela precaução segundo a qual “é preferível pecar pelo excesso do que pela falta”, os arquivos foram transformados em depósitos.

Estudos da Unesco indicam, no entanto, que os documentos de guarda permanente representam apenas de 2% a 5% de toda a massa documental produzida pelas instituições públicas (Rhoads: 1983)1. Com base nesse dado, levantou-se o questionamento quanto à exigência de economicidade, que significa a relação entre custo e benefício a ser observada na atividade pública.

O custo da guarda indiscriminada de autos findos compromete parte significativa do orçamento das instituições judiciárias, embora, em geral, não haja recursos suficientes para garantir condições adequadas de preservação e de localização dos documentos.

Considerando-se o fato de que a maioria dos processos da Justiça Federal é constituída por Execuções Fiscais e outras ações repetitivas, como aquelas que versam sobre planos econômicos e congêneres, essa massa documental tem um valor informativo temporário, sendo, portanto, um exagero conferir valor histórico a toda ela.

Ademais, a alegação de preocupação histórica como justificativa para a guarda indiscriminada de documentos não procede, pois é conhecido que a maior parte dos arquivos da Justiça Federal não se encontra em condições de acondicionamento adequadas. Na maioria dos arquivos, o tempo e as condições ambientais têm se encarregado da destruição, eliminando os processos sem fazer qualquer distinção.

O aspecto financeiro também tem um grande apelo. A Justiça Federal é uma instituição nova, já que criada em 1890, extinta em 1937 e recriada em 1966. Na sua segunda fase, ingressaram 13.263.606 processos, cuja grande maioria ainda se 1 RHOADS. James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de

información: un estudio del Ramp. Paris: Unesco, 1983, vi, 48 p. (Unesco. PGI- 83/WS/21).

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encontra em tramitação, mas que no futuro irão se somar aos já arquivados. Considerando-se o volume médio de 10 centímetros por processo, teremos 1.326.360,6 metros lineares ou 1.326 quilômetros de processos a serem arquivados.

Ora, para a construção de depósitos, o Conselho Nacional de Arquivo (Conarq) recomenda que sejam destinados 170m² para armazenar 1.000 metros lineares de documentos. Assim, somente para guardar os processos judiciais da Justiça Federal de 1a Instância serão necessários 225.481m² de área construída exclusivamente para depósitos, o que alcança o montante de R$ 138.471.600,00 (cento e trinta e oito milhões, quatrocentos e setenta e um mil e seiscentos reais), tomando-se por base o valor do metro quadrado construído de 2003, sem o cômputo dos terrenos.

Atualmente, dos prédios utilizados como arquivo, apenas 31% encontram-se em condições adequadas para a preservação de papéis. Nos 69% restantes, as formas de armazenamento comprometem a preservação dos documentos de valor histórico. Além disso, somente na Justiça Federal são gastos R$ 1.436.800,00 (um milhão, quatrocentos e trinta e seis mil e oitocentos reais) com aluguéis de espaços físicos, valor que poderia ser destinado ao aparelhamento dos Juizados Especiais Federais.

Em decorrência da falta de recursos para a construção de depósitos adequados, alguns tribunais estaduais têm adotado a terceirização da guarda dos autos judiciais findos. Sobre o assunto, o jornal Valor Econômico publicou reportagem em edição de 21 de janeiro p.p., intitulada “Tribunais terceirizam arquivos”, pela qual informa que:

(...) o imenso volume de processos e papéis do Poder Judiciário brasileiro, se por um lado representa a burocracia e as dificuldades do setor, por outro traz oportunidades comerciais. A Recall do Brasil, uma das empresas de gerenciamento de arquivos, está comemorando: já tem sob sua responsabilidade 40 milhões de processos transitados em julgado. O calhamaço deverá render à empresa um faturamento de R$ 15 milhões em 2004, apenas em sua divisão de tribunais... Para se ter uma idéia de volume, se fosse empilhada, a montanha de papel sob a responsabilidade da empresa atingiria dois mil quilômetros de altura. Colocados em fila, os processos ocupariam uma distância de 14 mil quilômetros, ou o suficiente para fazer duas filas entre São Paulo e Miami. E o mercado está em plena expansão. (...)

Em face desse problema, enfrentou-se o desafio de estabelecer critérios para a guarda e eliminação de autos findos. O primeiro obstáculo foi encontrar o embasamento legal para implementar a medida.

2.1 Embasamento legal

A destruição de processos findos era disciplinada pelo art. 1.215 do Código de Processo Civil – Lei n. 5.925, de 1973. Contudo, esse dispositivo foi suspenso pela Lei n. 6.246, de 1975, até a edição de lei específica sobre a matéria. Em nosso entendimento, a Lei n. 8.159/91, ao dispor sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, caracteriza-se como lei especial a normatizar a eliminação dos feitos judiciais.

A Lei n. 8.159/91 revogou de forma tácita o art. 1.215 porque disciplina a gestão de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal,

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estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias (Art. 7o). O Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999, acrescenta:

Art. 1o Os arts. 7o e de 11 a 16 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre arquivos públicos e privados, ficam regulamentados na forma a seguir:

Art. 2o São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou função.

Verifica-se, pelo preceito contido no art. 20 da mencionada lei, referência expressa aos processos judiciais, ao dispor que:

Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal, no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Portanto, resta claro que o legislador contemplou os processos judiciais na Lei n. 8.159, de 1991, já que estes encerram a própria função judiciária ou jurisdicional.

Vencida a questão legal, restava ainda o segundo obstáculo, que era a definição dos parâmetros para a gestão dos processos judiciais, pois a solução para a questão da guarda de autos findos situa-se na eleição de critérios que pautem a eliminação. Os critérios eleitos pela Comissão são baseados na teoria geral do processo.

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3 GESTÃO DE DOCUMENTOS

Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento ao Arquivo Permanente, e tem como objetivos:

� Organizar, de modo eficiente, a geração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação dos documentos.

� Selecionar e preservar a documentação, eliminando os documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico.

� Garantir o uso adequado da micrografia e de outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos.

� Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos.

� Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor histórico e científico.

A gestão de documentos contribui para as funções dos arquivos sob diversos aspectos, tais como: garantir que as políticas e atividades do Estado sejam documentadas adequadamente; selecionar e reunir documentos de valor permanente, tentando diminuir ao máximo o número de documentos de valor transitório; garantir a melhor organização desses documentos; e inibir a eliminação de documentos de valor permanente.

3.1 Gestão de autos findos

A Resolução n. 359, de 29 de março de 2004, estabelece a política de gestão de ações judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justiça Federal.

De posse de conceitos básicos de Direito Processual Civil, chegou-se à conclusão de que a análise para a eliminação de autos findos deve ser feita caso a caso. Não é possível tomar como ponto de partida as listas de distribuição dos tribunais para fazer uma tabela de temporalidade pelo fato de que, sendo expedientes meramente procedimentais e não obedecendo a nenhuma norma científica, não seguem qualquer padrão.

A análise compartimentalizada do processo impede que se possa fazer um estudo sistêmico e racional que leve à solução do problema de superlotação dos arquivos. O mais recomendável é, portanto, a análise da natureza do provimento jurisdicional.

A natureza do provimento jurisdicional esclarece a questão do prazo de guarda pelo seguinte motivo: ela funciona como um divisor de águas determinando quais aguardarão o prazo baseado exclusivamente na rescisória e quais aguardarão um prazo precaucional para ser eliminado.

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3.2 Conceitos básicos

Para a compreensão de todas as fases da seleção dos processos com vistas à sua guarda permanente ou eliminação, é necessário um conhecimento prévio de alguns conceitos de Direito Processual Civil.

a) Ação e processo

Ação é o direito ao exercício da atividade jurisdicional ou o poder de exigir esse exercício. Tal poder/direito é executado por meio de um complexo de atos chamado processo.

A ação tem o seu exercício condicionado ao preenchimento de alguns requisitos: possibilidade jurídica do pedido, interesse de agir e legitimação ad causam.

Quando a ação não preenche qualquer dessas condições, diz-se que o autor é carente de ação. Isso quer dizer que o juiz não chegará a apreciar o mérito da causa, ou seja, sequer examinará se o autor tem ou não razão. Por isso, nesse caso, diz-se que o processo foi extinto sem julgamento do mérito.

Vale dizer que, nessas hipóteses, o autor pode ingressar de novo com a mesma ação, pois, como não foi julgado o mérito, não se faz coisa julgada material. Este último conceito será descrito mais adiante.

b) Classificação das ações

As ações classificam-se de acordo com o provimento jurisdicional demandado.

Se a ação visa a um provimento de mérito, ela é chamada ação de conhecimento. O conceito de mérito da causa abrange o conflito de interesses qualificado pela pretensão do autor e a resistência do réu com a parte da causa referente ao conjunto de fatos examinados, juridicamente, pelo órgão judicante, para prolatar a decisão e solucionar a relação jurídica. Portanto, na ação de conhecimento existe uma análise acurada da questão, cabendo ampla argumentação e todos os meios de prova. Essa ação originará um processo de conhecimento.

As ações de conhecimento subdividem-se em meramente declaratórias, constitutivas e condenatórias.

As ações meramente declaratórias visam apenas a que o órgão jurisdicional se pronuncie acerca da existência ou inexistência de uma relação jurídica ou mesmo de um fato. Ou seja, objetivam apenas a certeza jurídica, não impõem uma prestação ao vencido, nem criam, modificam ou extinguem situação jurídica. Portanto, a sentença meramente declaratória pode ser positiva ou negativa e tem efeito normativo.

A ação constitutiva visa à extinção, modificação ou constituição de uma relação jurídica.

As ações condenatórias visam à declaração da existência do direito, sua violação e a aplicação de uma sanção, abrindo a possibilidade de se promover execução forçada (por isso, diz-se que apenas o processo condenatório forma título executivo).

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Convém explicar, porém, que a sentença tem um papel fundamental, pois pode alterar a espécie da ação de conhecimento. Todas as sentenças são declaratórias em sentido amplo e contêm a declaração da regra jurídica substancial concreta; no entanto, só com o acolhimento da pretensão é que se perfazem as sentenças condenatórias e constitutivas. De outra sorte, serão declaratórias negativas.

Se a ação visa a um provimento satisfativo, ela é chamada de ação executiva. Com provimento satisfativo se quer dizer, um provimento que autorize a imediata fruição de um direito.

A ação de execução tem por objetivo dar efetividade a uma determinada sanção. Não há exame de mérito, pois esse já foi analisado. O seu pré-requisito é o título executivo. O título executivo pode ser tanto judicial (sentença condenatória) ou extrajudicial.

No processo de execução, o princípio da igualdade das partes é bastante minorado. Apesar de o executado ter direitos e garantias processuais, no processo de execução o autor já tem o direito, não havendo espaço para essa discussão. Não é como no processo de conhecimento em que esse fato ainda tem de ser comprovado. Porém, há uma oportunidade de o executado tentar se defender: os embargos do devedor.

Os embargos do devedor são uma ação de conhecimento incidental no processo de execução. Há, portanto, uma sentença de mérito ao final. Essa ação opõe-se à execução para desconstituir o título ou para paralisar a execução ou para desfazer a arrematação, adjudicação ou para exercer direitos de retenção. A ação de embargos só existe se houver processo de execução.

A ação cautelar foi criada para evitar que o objeto se perca na demora dos trâmites judiciais. Seu provimento baseia-se na aparência de que o autor tem razão e no perigo na demora, não havendo exame do mérito. Por essa razão, tem um caráter provisório atrelado à confirmação no processo principal.

A ação cautelar pode ser requerida de forma independente, sendo chamada de ação cautelar preparatória, ou pode ser requerida incidentalmente no processo principal já iniciado. Para efeito desse estudo, apenas a ação cautelar preparatória apresenta interesse em si mesma, já que as ações incidentais não formam autos separados, seguindo necessariamente o destino do processo principal.

O provimento de mérito dado na ação principal confirma ou revoga o provimento cautelar. O provimento na ação cautelar preparatória também se sujeita à revogação se o autor não intentar a ação principal no prazo legal.

O juiz está autorizado a reconhecer também a prescrição no processo cautelar. Quando tal ocorrer, houve exame de mérito, fazendo coisa julgada material.

c) Coisa julgada

Coisa julgada é a qualidade da sentença não mais suscetível de reforma por meio de recursos. Essa qualidade da sentença apresenta-se de dois modos: formal e material.

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Coisa julgada formal é a qualidade da sentença que não mais pode ser reexaminada naquele processo. É a imutabilidade como ato processual. É a extinção do direito ao processo. É pressuposto da coisa julgada material.

Coisa julgada material é a qualidade da sentença que torna imutáveis os efeitos produzidos pela sentença. Por causa dela, nem o juiz pode voltar a julgar, nem as partes a litigar, nem o legislador a regular de outro modo aquela relação jurídica.

Aqui é de se destacar que somente as sentenças de mérito produzem coisa julgada material. Aquelas que põem fim à relação processual sem julgamento do mérito, as proferidas em procedimentos de jurisdição voluntária, as medidas cautelares, bem assim algumas decisões interlocutórias não têm autoridade de coisa julgada.

A coisa julgada apresenta limites objetivos e subjetivos. Limites objetivos da coisa julgada: apenas o dispositivo da sentença reveste-se da autoridade da coisa julgada.

Os motivos, a verdade dos fatos e a apreciação da questão prejudicial não fazem coisa julgada material. Porém, se as partes assim o requererem, as questões podem fazer coisa julgada material (Ação Declaratória Incidental).

Limites subjetivos da coisa julgada: a sentença faz coisa julgada às partes entre as quais é dada, nem beneficiando, nem prejudicando terceiros.

d) Ação rescisória

A ação rescisória é aquela que tem a finalidade de ajuizar pedido de anulação de sentença passada em julgado. Na verdade, o objeto varia: no juízo rescindente é obter a rescisão da decisão transitada em julgado; no juízo rescisório, é o eventual novo julgamento da causa original.

A natureza dessa ação também não é a mesma nos dois juízos. No juízo rescindente, é constitutiva negativa ou descontitutiva, uma vez que a decisão vale até que seja rescindida.

No juízo rescisório, no eventual rejulgamento da causa original, vai depender da natureza de cada caso, ou seja, da pretensão original.

Ao adotar a ação rescisória, fez-se uma opção política pela busca da verdade real, em detrimento da segurança jurídica da coisa julgada. O normal é que a coisa julgada seja definitiva por causa da segurança jurídica.

São pressupostos da rescisória:

- existência de sentença de mérito passada em julgado;

- possibilidade de ser invocada uma das causas de anulação de tal sentença, previstas no art. 485 do CPC;

- não ter havido prescrição do prazo bienal previsto no art. 495 do CPC.

É de se observar que não só a sentença, mas o acórdão de mérito também se sujeita à rescisória. Uma vez que há o requisito da sentença de mérito, processo de execução stricto sensu não pode ser rescindido, mas a sentença de embargos à execução pode.

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Processo cautelar também, em princípio, não é passível de rescisória. Porém, se na sentença ficar reconhecida a prescrição, é decisão de mérito, faz coisa julgada material, sujeita-se à rescisória.

Há algumas sentenças de mérito que não podem ser rescindidas. São aquelas que não fazem coisa julgada material como, por exemplo, a Ação Popular quando julgada improcedente por falta de provas, pois havendo a possibilidade do autor intentar de novo a ação, falta interesse de agir.

No caso dos acórdãos, tanto faz se for em ação originária do Tribunal ou em recurso, desde que seja de mérito. Por isso, cabe observar se houve efeito substitutivo, pois se não houve, não cabe rescisória do acórdão, cabe da sentença.

Com vistas a saber se houve ou não o mencionado efeito, deve-se observar se o recurso foi conhecido, ou seja, se passou pelo juízo de admissibilidade. Se foi conhecido, se teve ou não provimento, isso quer dizer se o acórdão deu ou não razão ao recorrente. Havendo o provimento, se este foi dado por error in procedendo ou error in judicando. Só nesta última hipótese é que haverá o efeito substitutivo. Em todas as outras, tal não ocorre, só cabendo rescisória da sentença.

e) Recursos

A regra geral, no nosso processo civil, é a possibilidade de reexame das decisões judiciais, por órgão hierarquicamente superior, na maioria das vezes. Há inclusive hipóteses cujo reexame é obrigatório, por ser matéria de interesse público, ainda que ninguém recorra da decisão, mas esses são casos de exceção. Em princípio, a decisão só é revista por provocação ou das partes ou de terceiros eventualmente prejudicados ou pelo Ministério Público.

São alguns deles:

1. Apelação – é o recurso cabível, em regra, contra a sentença, quer o juiz se pronuncie acerca do mérito, quer se limite a extinguir o processo sem examiná-lo. A diferença entre uma hipótese e outra reside no fato de que, na extinção do processo sem julgamento do mérito, caso a apelação seja provida, os autos retornarão ao órgão inferior para que este prossiga o feito até o julgamento do mérito. Tal decorre da característica da apelação de limitar o julgamento à matéria impugnada (efeito devolutivo).

Em geral, esse recurso também possui efeito suspensivo, impedindo que se execute, por exemplo, a sentença condenatória, enquanto não for julgado o recurso.

A petição da apelação é dirigida ao juiz que sentenciou, podendo este indeferi-la se faltar algum requisito de admissibilidade.

A apelação pode caber, inclusive, nos procedimentos de jurisdição voluntária, quando esta constituir verdadeiro pronunciamento judicial envolvendo ou um controle de legitimidade ou apreciação sobre a conveniência e a oportunidade do negócio jurídico. Nesse caso, a decisão é definitiva, embora não tenha o aspecto do contencioso.

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2. Agravo – cabível nas decisões interlocutórias. O Tribunal só examina a questão específica daquela decisão; não suspende o curso do processo. Pode, a pedido do agravante, ficar retido nos autos. Se assim for, será julgado preliminarmente à apelação. Em geral, o agravo corre em autos apartados.

3. Embargos – podem ser infringentes, de declaração, em recurso especial, e em recurso extraordinário. Os embargos infringentes são cabíveis, normalmente, na jurisdição de segundo grau, de apelação ou contra decisão proferida em ação rescisória, quando não for unânime o julgado. Os embargos declaratórios prestam-se, unicamente, a provocar o juízo a pronunciar-se acerca de obscuridade, omissão ou contradição na decisão. Permite o reexame da decisão pelo próprio órgão que a emanou.

4. Recurso Especial e Recurso Extraordinário – são mecanismos de controle da aplicação da Constituição Federal e das leis federais pelos tribunais da União e dos Estados. Só comportam questão de direito, não têm efeito suspensivo.

f) Prescrição e decadência

A decadência é um fenômeno jurídico que faz desaparecer o direito, quando este não é exercido pelo seu titular, dentro do prazo legal. A decadência atinge o direito, o qual já nasce com seu exercício condicionado a espaço de tempo restrito. Dois fatores devem concorrer para que aconteça a decadência: o não-exercício de um direito e o decurso de determinado prazo com caráter peremptório.

A decadência, por via indireta, atinge também a ação; porém, seu objeto principal é o direito.

Os prazos de decadência não são passíveis de dilatação, uma vez que não admitem causas de suspensão ou causas de interrupção. Apenas o exercício efetivo do direito, dentro do prazo legal, obsta a decadência.

Prescrição, ao contrário da decadência, extingue a ação ajuizável (meio jurídico de tornar efetivo o direito), quando o titular não a exerce, dentro do prazo que a lei estabeleceu para esse fim. Prescrição é uma exceção oponível contra o que não exerceu, quando podia, a sua pretensão ou ação.

A ação não se confunde com o direito por ela garantido, ela é distinta, autônoma e independente do direito que protege. A ação é a faculdade de provocar o Judiciário para a proteção de direitos individuais.

A prescrição extingue diretamente a ação e, indiretamente, o direito por ela protegido.

Para se saber se um prazo imposto à ação é de decadência ou de prescrição, basta verificar se a ação é ela mesma o exercício do direito ou tem por fim proteger um direito.

Conclui-se, portanto, que todas as ações condenatórias estão sujeitas à prescrição; que as ações constitutivas que têm prazo especial fixado na lei estão sujeitas à decadência e que as ações constitutivas que não têm prazo especial de exercício fixado em lei e todas as ações declaratórias são perpétuas.

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3.3 Classificação arquivística de documentos

Todo e qualquer documento produzido ou recebido pelas instituições no exercício de suas atividades e funções devem ser classificados para facilitar as atividades de guarda, seleção, avaliação, destinação e utilização dos documentos.

Os documentos são classificados com base em códigos de classificação de documentos, que costumam ser organizados em classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades e funções da instituição. Cada classe ou subclasse de assunto possui um código numérico correspondente.

A classificação deve ser realizada por servidores que conheçam a estrutura e o funcionamento de cada unidade administrativa da instituição, encarregados das atividades de recebimento, registro, expedição, bem como do controle da tramitação e do arquivamento dos documentos, de acordo com os seguintes itens:

a) receber o documento para registro e classificação ou classificar no ato da sua elaboração;

b) analisar o conteúdo dos documentos verificando a existência ou não de antecedentes e, em caso afirmativo, fazer a juntada;

c) determinar o assunto do documento por meio da leitura;

d) anotar no documento o código numérico atribuído ao assunto;

e) proceder às rotinas de preparo estabelecidas para a tramitação dos documentos (registro, colocar capa de processo quando for o caso etc.) e encaminhar ao destinatário.

Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) deverá(ão) receber o código correspondente ao documento.

3.4. Ações de guarda permanente

De acordo com o art. 2o da Resolução n. 359/2004, algumas ações estão determinadas para a guarda permanente.

Ainda no art. 4o da Resolução n. 393, de 20 de setembro de 2004, que altera o § 2o do art. 2o da Resolução n. 359/2004, há uma determinação de que o inteiro teor de sentenças, acórdãos e decisões monocráticas também sejam de guarda permanente e devem ser recolhidos imediatamente após sua publicação às unidades arquivísticas, que serão responsáveis por sua gestão.

Apresentamos a seguir as justificativas para a guarda permanente das ações descritas no art. 2o da Resolução n. 359/2004.

3.4.1 Corte cronológico – Ações anteriores a 1973

A Justiça Federal foi organizada pelo Decreto n. 848, de 11 de outubro de 1890. O seu acervo documental anterior a 1973 comporta, pelo menos, 3 consolidações processuais brasileiras.

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O Direito Processual Brasileiro não existia de forma organizada até 1850 quando, logo após a elaboração do Código Comercial Brasileiro, editou-se o Regulamento n. 737, com intuito de regular apenas o processamento de causas comerciais. Apesar de sua aplicação restrita, esse Regulamento é considerado o primeiro Código Processual nacional.

Em 1890, por força do Regulamento n. 763, o Regulamento n. 737 foi estendido também aos feitos civis. À época houve uma grande celeuma em torno da validade jurídica desse instrumento legal, porém é de se reconhecer as melhorias introduzidas em comparação às Ordenações Filipinas.

O acervo da Justiça Federal anterior a 1973, portanto, do ponto de vista histórico da reconstrução do direito e seu processo evolutivo, é valioso. É possível fazer uma avaliação e uma redução criteriosa dessa massa documental, porém essa atividade não tem lugar nesse momento. Tal estudo abordou apenas o CPC.

Com segurança e responsabilidade, é possível avaliar autos findos que fazem parte do direito processual que é conhecido, ou seja, a partir de 1973. Assim, os riscos corridos são calculados.

3.4.2 Relativas aos índios

Os direitos do índio são uma questão bastante delicada. Sua tutela pelo Estado se encontra numa fronteira muito tênue, dando margem a paradoxos que originam profundas discussões doutrinárias.

A proteção do índio tornou-se um assunto de direito público há relativamente pouco tempo; antes, essa matéria era de direito privado e os índios tinham o status jurídico de um órfão.

Hoje, a Constituição reconhece muitos dos direitos dos índios, porém ainda há muita polêmica quanto ao seu tratamento, que ainda é problemático porque o termo utilizado para salvaguardar esse segmento especial da população ainda é a tutela. Ora, tutela significa, sem dúvida, proteção, mas significa também falta de autonomia.

O direito dos índios está ainda em construção. Pode-se se dizer que, doutrinariamente, essa discussão é ainda incipiente e que é na jurisprudência que os conceitos e paradigmas relativos às etnias estão sendo firmados. Por esse motivo, elegemos esse assunto como de guarda permanente.

3.4.3 Relativas à privatização

O regime das privatizações foi objeto de vários trabalhos, pois é um tema de grande interesse e que chama toda a sociedade ao debate.

A privatização é fruto do consenso acerca da redefinição do papel do Estado, do enxugamento da máquina e, por esse motivo, apareceu em meio a grande polêmica.

Inicialmente, as críticas possuíam um forte viés ideológico e atacavam a condução do Programa Nacional de Desestatização. O controle social sobre suas contas, bem como dos resultados obtidos no processo foi intenso à época. Diversos leilões foram objetos de ações judiciais visando à suspensão dos mesmos.

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Trata-se, por conseguinte, de um período de transformação nacional, de mudança de regime, que foi acompanhado de perto pelo Judiciário, e, por esse motivo, esse assunto foi selecionado para preservação.

Dada a relevância política desse processo, o contexto de ruptura com uma antiga ordem e a inserção em uma nova, convém guardar os feitos relacionados à privatização.

3.4.4 Ações de Direitos Humanos

A proposta de atribuir à Justiça Federal a competência exclusiva para processar e julgar os crimes contra os direitos humanos, prevista como meta do Programa Nacional de Direitos Humanos, foi aprovada pelo Congresso Nacional.

A Justiça Federal, de acordo com sugestão apresentada por Comissão formada por Procuradores do Estado e Procuradores da República, agora é competente para processar e julgar crimes que violem os direitos humanos; ela tem a finalidade de assegurar o cumprimento de obrigações decorrentes de tratados internacionais de direitos humanos dos quais o Brasil seja parte, pois a União é vista como responsável, no cenário internacional, em caso de sua violação.

O Brasil é signatário dos principais tratados de direitos humanos. Recentemente, aceitou a competência da Corte Interamericana de Direitos Humanos, que tem jurisdição internacional para julgar suas violações, decorrentes de afronta às normas internacionais. Também aderiu ao Estatuto do Tribunal Internacional Criminal Permanente, competente para julgar crimes contra a humanidade, genocídio, crimes contra a paz e crimes de agressão.

A responsabilidade internacional do Estado foi bastante ampliada e hoje estão pendentes de julgamento, na Comissão Interamericana de Direitos Humanos, mais de quarenta casos internacionais contra o Brasil.

A questão dos direitos humanos é de tal importância que a própria ordem constitucional permite a intervenção federal quando houver afronta de direitos humanos (art.34, VII, "b"). Por essas razões é que selecionamos esse assunto como de guarda permanente.

3.4.5 Ações de Direito Ambiental

A necessidade de guardar permanentemente as ações de direito ambiental se deve à importância que esse ramo da ciência jurídica está assumindo nos nossos dias. Há uma crescente preocupação internacional com a garantia da qualidade de vida, bem como com a preservação de todas as formas de vida e dos diversos recursos naturais (florestais, hídricos, minerais).

A comunidade jurídica brasileira, em compasso com a internacional, começa a demonstrar preocupação e a cobrar formas mais eficazes de proteção da natureza, inclusive com a elaboração de um Código Ecológico. Nosso país, malgrado a devastação de que foi vítima ao longo de 500 anos, ainda possui grandes reservas

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florestais e hídricas que são motivos de preocupação de toda a comunidade internacional, sendo crescente o enfoque da mídia, a promoção de eventos e a literatura acerca da preservação dessas riquezas.

3.4.6 Ações de Desapropriação

A ação de desapropriação decorre do poder do Estado de restringir o direito de propriedade dos particulares em prol do bem comum mantendo, para o desapropriado, o equilíbrio econômico resultante da perda do bem.

É a mais drástica das formas de intervenção estatal na propriedade e no domínio econômico. O Direito Constitucional estabelece seus requisitos: necessidade ou utilidade pública, interesse social, além da conveniência administrativa, necessidade do devido procedimento legal e a justa indenização.

Na prática, é o instrumento de que se vale o Estado para remover obstáculos da propriedade privada à execução de obras e serviços públicos, planos de urbanização, preservação do meio ambiente, distribuição de bens e promoção da justiça social.

Embora, geralmente, a desapropriação atinja a propriedade, todos os bens e direitos patrimoniais podem ser desapropriados como, por exemplo, o espaço aéreo, o subsolo, a posse legítima, ações, quotas ou direitos de uma sociedade e áreas de jazidas. Os próprios bens públicos são passíveis de desapropriação por entidades estatais superiores, assim como os bens de autarquias, fundações, empresas estatais e concessionárias de serviços públicos.

A ação de desapropriação pode ser anulada, por ilegalidade formal (incompetência da autoridade, por exemplo) ou substancial (perseguição pessoal, por exemplo, ao invés de interesse social), por intermédio da via judicial comum ou extraordinária, inclusive mandado de segurança, em caso de ofensa a direito líquido e certo do expropriado. O prazo prescricional para essa ação é de cinco anos.

Poderá, também, ser anulada por qualquer cidadão por intermédio de Ação Popular, caso se revele lesiva aos interesses públicos.

Além disso, há várias desapropriações históricas como a desapropriação da área do aeroporto Santos Dumont e a área onde foi construída a cidade de Brasília.

Por envolverem um tema de relevante interesse social, como a segurança jurídica da propriedade, essas ações foram selecionadas para a guarda permanente.

3.4.7 Ações coletivas

As ações coletivas são o meio de tutela dos interesses e dos direitos difusos, coletivos e individuais homogêneos. Elas surgiram apenas recentemente no ordenamento jurídico brasileiro, a partir do desenvolvimento do conceito de direitos metaindividuais.

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As vias processuais previstas pela Constituição Federal de 1988 para a defesa dos interesses metaindividuais são a ação popular, o mandado de segurança coletivo e a ação direta de inconstitucionalidade.

Além dessas, previstas na CF, há também a ação civil pública, criada pela Lei n. 7.347/85, que tem por finalidade apurar responsabilidades por danos morais e patrimoniais causados ao meio ambiente, ao consumidor, aos bens de valor artístico, estéticos, históricos, turístico e paisagístico, por infração da ordem econômica e de qualquer outro interesse difuso ou coletivo.

A questão da tutela jurisdicional dos interesses coletivos é importante, pois é um meio de acesso mais democrático à justiça.

Conceitos como a legitimação para agir, os limites da coisa julgada nas demandas coletivas e as espécies de sanções têm características muito próprias nesse tipo de ação, não cabendo nas definições tradicionais do processo civil.

A construção desses conceitos tem sido, acima de tudo, jurisprudencial. É nas cortes que tem se desenvolvido e delimitado os pontos onde se alicerçam as ações coletivas. Por serem essas ações fonte de construção doutrinária e por versarem, em sua maioria, sobre temas de grande relevância social, foram selecionadas para a guarda permanente.

3.4.8 Ações Criminais

O direito à liberdade é de tal importância que, no processo penal, a verdade real deve sobrepor-se à verdade formal, tendo em vista estar em jogo bens como a liberdade e a dignidade humanas. Isso quer dizer que o princípio da imutabilidade da coisa julgada fica mitigado. Dessa forma, torna-se possível o instituto da revisão criminal.

Segundo esse instituto, o condenado em sentença criminal transitada em julgado pode solicitar, a qualquer tempo, nos casos expressos em lei (arts. 621 e ss do CPP), que o seu processo seja reexaminado.

A absolvição do condenado em ação revisional implica o restabelecimento de todos os direitos perdidos e a extinção de todos os efeitos surgidos de sua condenação. O Tribunal responsável pelo julgamento da ação poderá, em caso de erro judiciário e a requerimento do interessado, atribuir ao réu uma indenização pelos prejuízos sofridos.

Quanto à sentença absolutória, no entanto, uma vez transitada em julgado, os efeitos tornam-se irreversíveis, não sendo permitido, mesmo com novas provas, a reabertura do processo ou a instauração de outros, com base no mesmo fato, contra o mesmo réu.

A sentença penal absolutória tem qualidade de fato juridicamente relevante. Absolvido o réu, com fundamento numa causa excludente de antijuridicidade, a jurisdição civil, em nome do princípio da unidade de jurisdição, sofre seus efeitos, no campo da satisfação do dano ex delicto, podendo até impedir a propositura da ação civil. Se a absolvição for lastreada na inexistência do fato, a ação cível não pode ser proposta, bem assim se for reconhecido não ter sido o réu o autor do crime.

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Todos os processos criminais foram selecionados para a guarda permanente não apenas pelo seu status processual, como também pela sua importância capital na vida do réu.

3.4.9 Ações decorrentes da aplicação de Tratados Internacionais

A Constituição de 1988 não estabeleceu de forma clara onde se encaixa hierarquicamente o Direito Internacional dentro do nosso Direito interno, a não ser com relação aos tratados de proteção dos direitos humanos (art. 5o, §2o).

Sendo assim, ficou para a jurisprudência e a doutrina resolverem a controvérsia. O Supremo Tribunal Federal firmou posicionamento no que diz respeito a essa matéria optando pelo sistema paritário onde o tratado, uma vez formalizado, passa a ter força de lei ordinária, podendo, por isso, revogar as disposições em contrário, ou ser revogado diante de lei posterior.

A questão, no entanto, não deixa de ser controversa, pois, se existe a possibilidade de conflito entre um tratado e norma interna do Estado, é difícil determinar, no caso concreto, de quem deve ser a prevalência. Se o Estado opta pelo Direito Internacional e descumpre uma lei interna por ele mesmo editada, os indivíduos estão também desobrigados de obedecê-la. Já a opção pelo Direito interno leva o Estado a descumprir um compromisso firmado internacionalmente.

O tratado internacional é a fonte mais importante de Direito Internacional Público e peça-chave nos processos de integração internacional de globalização. Toda organização da economia internacional está estruturada por tratados, não se pode ignorar. Graças a isso, a interdependência se faz presente em todos os níveis da vida do Estado; existe uma demanda de adaptação do Estado à Nova Ordem Internacional. É considerado Estado moderno aquele que estabelece meios de flexibilização interna para a recepção de fluxos internacionais.

O Brasil tem sido signatário de um grande número de tratados, portanto, a tendência para os próximos anos é de que os conflitos com leis internas cresçam. Pode haver alguma crise de confiabilidade dentro do cenário internacional.

Em resumo, a questão da aplicação dos tratados internacionais é bastante problemática e merece o status da guarda permanente pela sua importância econômica e política para o Brasil dentro da Nova Ordem Internacional.

3.4.10 Ações condenatórias sem execução

Para a compreensão dos motivos que levaram a selecionar esse tipo de ação como de guarda permanente, remete-se ao artigo 219, § 5o do Código de Processo Civil: “Não se tratando de direitos patrimoniais, o juiz poderá, de ofício, conhecer da prescrição e decretá-la de imediato”.

A prescrição é o instituto jurídico que extingue uma ação ajuizável, quando o titular dessa ação não age dentro do prazo estabelecido legalmente. Portanto, a prescrição dissolve não o direito material, mas o seu exercício por meio da ação que o protege.

Direitos de natureza não patrimonial são aqueles sem conteúdo econômico ou mesmo não redutíveis a prestações pecuniárias. Apenas ações referentes ao estado

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ou à capacidade das pessoas têm esse cunho, sendo esse artigo do CPC de alcance bastante limitado.

O prazo prescricional começa a correr desde o momento em que o titular do direito pode usar da ação para defendê-lo ou restaurá-lo. O curso da prescrição pode ser impedido, interrompido ou suspenso. Nas causas impeditivas, o prazo da prescrição nem começa a correr; nas causas interruptivas, o prazo já iniciado cessa e o tempo transcorrido não é mais contado. Desaparecendo a causa interruptiva, o curso da prescrição se inicia novamente, como se nunca tivesse corrido. Nas causas suspensivas, o curso da prescrição estaciona e, desaparecendo a causa suspensiva, o curso da prescrição segue de onde parou.

O direito à exceção de prescrição, uma vez consumado o prazo para a extinção da ação, é permanente. Pode ser exercido ou renunciado.

Somente as ações condenatórias estão sujeitas à prescrição. Quando o provimento do juiz coincidir com o demandado, então temos uma sentença condenatória que é um título executivo. A partir da publicação dessa sentença, o autor tem o mesmo prazo que tinha para ajuizar a ação condenatória para entrar com uma ação de execução.

Sendo assim, dado o disposto no art. 219, §5o do CPC, essa ação condenatória com provimento favorável, não tendo sido executada, não é passível de eliminação, mesmo que o titular não tome nenhuma iniciativa dentro do prazo legal. Se o próprio juiz não pode reconhecer de ofício a sua prescrição, não é lícito que os responsáveis pela triagem de processos o façam. Na verdade, existe o direito à exceção de prescrição que é permanente e pode ser exercido ou renunciado apenas pela parte ré.

3.4.11 Precedentes de Súmulas

A importância da uniformização da jurisprudência vincula-se ao fato de que uma pluralidade de órgãos judicantes pode enfrentar questões jurídicas iguais e sobre elas emanar entendimentos diversos.

O incidente de uniformização de jurisprudência deve ter por base a “divergência interna” dos julgados em um mesmo tribunal. Não é importante que o julgamento verse sobre o mérito ou que se preste a solucionar a questão principal ou questão prévia. Tanto faz também se se trata de Direito material ou de Direito processual.

As súmulas são o produto de uma ação contínua de uniformização da jurisprudência e condensam a jurisprudência predominante dos tribunais superiores, consolidando a interpretação da maioria absoluta dos julgadores a respeito de questões já decididas anteriormente, ainda que esses precedentes não tenham sido decididos por unanimidade. Como expressa o artigo 479 do CPC: “O julgamento, tomado pelo voto da maioria absoluta dos membros que integram o Tribunal, será objeto de súmula e constituirá precedente na uniformização da jurisprudência”.

Sendo assim, os processos que desencadearem essa manifestação do Tribunal têm grande importância doutrinária e histórica, merecendo o status de guarda permanente.

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3.5 Classificação de ações em mais de uma categoria

Algumas das ações tratadas como permanentes gozarão de dupla proteção, pelo assunto e pela classe a que pertencem. Longe de constituir uma falha no sistema, é antes uma forma de salvaguardar ainda mais informações que são importantes para a História.

Sendo assim, certamente a maioria das ações relativas a direitos humanos, índios, privatizações entre outras, são ou foram objeto de ações coletivas. Se o servidor da autuação eventualmente não atentar para o assunto, a ação poderá ser salva pela sua classe e vice-versa.

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4 APLICAÇÃO DA RESOLUÇÃO 359/2004

4.1 Fluxo para seleção de ações judiciais

As fases do fluxo do anexo II dessa Resolução tentam reproduzir o caminho percorrido pelos autos ao longo de seu trâmite até o seu arquivamento. É um procedimento lógico que culminará na eliminação ou na guarda do processo.

Fase I: “Seleção dos processos de guarda permanente, conforme art. 2o desta Resolução, e identificação, em destaque, como tal em suas capas”.

A classificação das ações por classe e assunto é feita na autuação. As ações condenatórias sem execução e os precedentes de súmula não poderão, naturalmente, ser selecionados nesse momento. A leitura completa da petição inicial é fundamental para classificar corretamente. Após a classificação e constatação de que se trata de processo de guarda permanente, o servidor deve identificar de maneira ostensiva essa condição.

Na área de autuação, a Resolução 359/2004 já se implementará como nova rotina e não deverá acarretar grande transtorno. Eventualmente, no início, haverá um momento de adaptação à mudança e é certo que o ato de autuar fica mais complexo. A partir desse momento, a autuação deixa de ser um mero protocolo para ser uma instância de avaliação e classificação. A autuação é o primeiro filtro para a preservação de autos.

Nesse momento, muitos processos já terão sua guarda definida, como é o caso de alguns processos de guarda permanente. O servidor da autuação, por meio da leitura da petição inicial, reconhecerá assunto e classe, classificará a ação e, se for o caso, já a identificará como de guarda permanente.

Fase II: “Aplicação da Tabela (anexo I) aos processos para guarda permanente não selecionados na Fase I”.

Fase III: “Aplicação do Plano Amostral (anexo III) ao conjunto dos processos, após o transcurso do período determinado na Tabela (anexo I)”.

Fase IV: “Análise final casuística dos processos selecionados para eliminação pela Comissão Permanente de Avaliação Documental de cada instituição da Justiça Federal”.

O momento do fluxo é o mais subjetivo de todos, excetuando quanto aos processos precedentes de súmula, comprovados factualmente. A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) usará de seu próprio parecer para seletar, dentre aqueles processos que não foram selecionados pelos outros critérios, alguns outros processos para a guarda permanente. A Comissão também está incumbida de analisar as propostas de guarda permanente feitas por magistrados. A CPAD tem liberdade para estabelecer seus próprios parâmetros e a forma de aplicá-los, podendo estabelecê-los previamente ou somente quando da avaliação dos processos sujeitos à eliminação.

Não é, porém, da competência da Comissão verificar quais processos foram precedentes de súmula. Essa tarefa é dos Arquivos do Poder Judiciário.

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4.2 Tabela de temporalidade

A Tabela de Temporalidade das ações da Justiça Federal de 1o e 2o graus é um roteiro da triagem que sofrerão os processos ao longo de sua existência, seguindo um fluxo.

A primeira fase dessa seleção se encontra sob o título “Tipo de Feito”. Nesse momento, se verificará, por meio do pedido, a natureza do feito, podendo esta ser cautelar, cognitiva, executiva ou ainda especial ou de embargos.

A segunda fase é descobrir a espécie do feito. Alguns tipos de feito não passarão pela segunda fase, como é o caso das ações cautelares e de conhecimento. Normalmente, a espécie da ação é expressa logo no início da petição.

A terceira fase é a do “Provimento Demandado”. Essa verificação também é feita por meio do pedido. As ações de conhecimento são as únicas a passarem por essa fase, uma vez que somente elas se subdividem em diferentes tipos de provimentos demandados, podendo ser declaratório, constitutivo ou condenatório.

A partir da quarta fase, o servidor deve verificar se o juiz acolheu ou não o pedido do autor. Apenas as ações executivas não passam pela quarta fase.

A quinta fase, “Análise do Mérito”, é o momento em que o servidor verificará se o juiz se pronunciou quanto ao mérito ou não. Essa fase só se aplicará àqueles pedidos que não foram acolhidos, uma vez que em todo pedido acolhido (exceto os cautelares) foi analisado o mérito. Aqui convém esclarecer que as ações cautelares só comportam julgamento de mérito em pedido não acolhido, nos casos em que é reconhecida a prescrição ou a decadência.

A sexta fase da triagem diz respeito ao “Processo Vinculado”. Esse estágio é para aquelas ações cujo prazo de guarda pode ser definido pela existência de um outro processo. Verifica-se essa peculiaridade com relação às ações cautelares cujo pedido foi acolhido ou não (mas nesse último caso, sem julgamento de mérito), às ações condenatórias com pedido acolhido e executórias. Sendo assim, esses tipos de feito devem ter um acompanhamento mais atento já que sua destinação pode estar ligada a uma outra ação a eles vinculada.

A sétima fase é a determinação do “Prazo de Guarda”. Para que essa verificação seja feita com segurança, é preciso que todas as fases anteriores tenham sido observadas com precisão. A regra geral é que tudo o que não tem análise de mérito e não está ligado a outra ação seja guardada apenas durante o prazo precaucional. As outras seguirão o “Prazo da Rescisória + prazo precaucional”, seja da sentença que o extinguiu, seja da sentença que extinguiu o processo a ele vinculado, a depender do caso.

A oitava fase é a “Destinação”. Os funcionários devem separar aqueles processos sujeitos à eliminação daqueles que serão guardados permanentemente, selecionados com base na tabela, como, por exemplo, as ações condenatórias sem execução.

4.3 Plano amostral

A amostragem estratificada é recomendável em decorrência da heterogeneidade entre as classes de processos, com referência ao tempo que cada

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classe tramita na Justiça Federal. Assim, a estratificação pode propiciar amostras que representem melhor o universo em estudo.

Para obtenção de uma amostra aleatória consistente e com baixa correlação entre os estratos, é necessário trabalhar com uma variável resposta comum a todas as classes de processos e que seja isenta de juízo de valor.

Sabe-se que a maioria dos processos na Justiça Federal é constituída por questões repetitivas (comuns); por isso, a amostra deve representar essa característica e, por conseguinte, não qualificar o mérito ou o ineditismo de uma determinada questão. Não é porque um processo é complexo ou inédito que ele deve ser, a priori, selecionado para fins de amostragem. Esses critérios qualitativos são relevantes e deverão ser considerados para a seleção final a ser feita pela comissão permanente de avaliação e pelo grupo de avaliação de documentos de cada instituição da Justiça Federal.

Com o intuito de selecionar, para cada seção judiciária, uma amostra representativa de processos, cada seção deverá ser dividida em estratos de acordo com as classes processuais, tendo como referência o tempo de tramitação de cada processo até o momento do arquivamento. Assim, podem-se gerar as estatísticas necessárias para determinação da grandeza amostral.

Antes da aplicação do plano amostral, deve-se desenvolver primeiro uma amostra piloto para determinar os intervalos de variância que permitirão gerar amostras representativas dentro de um erro pré-determinado e aceitável.

Observe-se que o plano amostral não é um estudo definitivo e acabado. Dependendo dos dados que são analisados, deve-se observar se os estimadores a serem encontrados (variância e média estimada, por exemplo) são aceitáveis tendo em vista um determinado erro amostral pré-definido. Caso o parâmetro apresente variabilidade alta, devem-se buscar alternativas para torná-lo mais homogêneo como, por exemplo, a estratificação em duas etapas, a primeira por classes e a segunda por faixa de tempo.

Os demais estimadores que devem ser calculados vão demonstrar a consistência dos dados, além de fornecer informações importantes a respeito do tempo médio em que cada processo, dividido por classe, leva para ser julgado.

4.4 Aplicação da Resolução 359/20041 no acervo acumulado

A aplicação da Resolução 359/2004, em um período inicial, será um momento de quebra de rotina, especialmente no que tange aos arquivos. Esse período se repetirá até que os arquivos estejam inteiramente dentro dos novos padrões de gestão.

Diz-se quebra de rotina porque o arquivo não trata apenas dos documentos novos, os quais já chegarão classificados segundo os critérios mais recentes. Existe todo um acervo que não está dentro desses critérios e, por vezes, não está dentro de critério algum. Será preciso então escolher um momento para pôr todo esse acervo em ordem e esse será um momento atípico, de esforço concentrado, para atingir os objetivos da gestão documental.

1 Feita a partir do Piloto Nacional de aplicação da resolução realizado na 4

a Região.

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Todo o acervo terá, portanto, de ser cadastrado segundo o padrão da Resolução 359/2004, para ter sua temporalidade estabelecida.

A aplicação nos arquivos é criteriosa e trabalhosa. No entanto, a Gestão Documental rende frutos os mais diversos em benefício da justiça, não só em relação à memória institucional, mas mesmo na preservação de direitos, como provou a experiência do Piloto Nacional.

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5 ESCOPO DE TRABALHO (PLANEJAMENTO DO PILOTO NACIONAL)

A aplicação da Resolução 359/2004 se deu como projeto piloto, realizado no TRF da 4a Região e em suas Seções Judiciárias.

Apresentamos as etapas realizadas nesse piloto:

1. Processo Administrativo – A primeira atitude para implementação da Resolução 359/2004 nos arquivos é formar um processo administrativo. Não se trata de mera formalidade pois, como se pode constatar ao longo da operação, o tratamento do documento judicial exige muitos cuidados. Além disso, surgem situações de fato que demandam perícia e, muitas vezes, até a intervenção do magistrado para sua solução. O processo administrativo servirá também para registrar todos os passos da seleção de autos e, assim, atestar que todas as etapas foram devidamente observadas.

2. Levantamento – Tomar conhecimento da situação do acervo é ação fundamental para que a seleção de autos tenha êxito. É preciso fazer um levantamento que aponte o número de processos arquivados, no todo e por classe, qual a situação cadastral de cada um, ou seja, se eles se encontram devidamente cadastrados no sistema, a localização dos processos, as condições do acervo e outras informações que o próprio setor julgar relevantes.

3. Separação das ações de guarda permanente – Após esse diagnóstico, o Arquivo poderá escolher as classes processuais a serem trabalhadas. Convém frisar que não é possível aplicar a Resolução 359/2004 criteriosamente em todo acervo de uma só vez. O trabalho de gestão documental não pode ser feito de imediato, de modo universal; ao contrário, é um processo lento, para garantir a segurança da informação.

4. Corte cronológico – Para estabelecer a temporalidade de documentos é importante conhecer a data de sua autuação e de seu trânsito em julgado. Nesse momento, são verificados quais os processos têm prazo suficiente para eliminação. Um dos motivos pelos quais a data de autuação é importante fundamenta-se no fato de que um dos critérios de guarda permanente é o ajuizamento no período entre 1890 e 1973. O trânsito em julgado é o ponto de apoio para estabelecer o tempo de guarda. Além dessas razões, a amostra representativa que deverá ser guardada é calculada levando-se em consideração esses dois marcos temporais. Em verdade, a fórmula estatística da guarda amostral considera duas variáveis importantes: a classe e o tempo de tramitação (tempo decorrido entre o ajuizamento e o trânsito em julgado). Naturalmente, não se trabalhará com todos os processos com prazo suficiente para eliminação de uma vez. Deve-se escolher um lapso temporal por vez. Por exemplo, só processos que tenham tramitado de 1974 a 1994, como fez a Seção Judiciária de Porto Alegre, durante a implementação do Piloto Nacional.

5. Comissão de Avaliação Documental e Grupo Permanente de Avaliação de Documentos – As Comissões de Avaliação no Tribunal coordenarão os trabalhos de seleção e orientação e os Grupos de avaliação nas seções responsáveis pela seleção de autos nas Seções Judiciárias. Os membros dos Grupos de avaliação nas seções devem ser servidores de formação diversificada, sendo necessário haver pelo menos um servidor com formação jurídica.

6. Juiz Consultor – Depois de formada a Comissão, deve-se designar um juiz com jurisdição em vara competente para processar a classe escolhida para ser consultor.

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Por exemplo, se a classe escolhida for “Execuções Fiscais”, então o juiz consultor deverá ter jurisdição em vara de “Execuções Fiscais”. O juiz consultor terá a função de dirimir eventuais dúvidas do Grupo Permanente de Avaliação e tomar providências para sanar quaisquer problemas relativos aos processos avaliados.

7. Análise – Antes de aplicar a fórmula e encontrar a amostra, deve-se proceder à análise dos autos. Essa análise deve ser individualizada e minuciosa. Todos os processos devem ser verificados com rigor. Nesse momento é que se fará uma primeira triagem por assunto, observando se a matéria tratada pela ação se encontra resguardada pelo artigo 2o da Resolução n. 359/2004. A experiência do piloto revelou que essa é uma necessidade absoluta, pois pode acontecer, por exemplo, de haver processos com baixa definitiva ao arquivo que, na verdade, ainda deveriam estar tramitando. Fazendo essa análise prévia, evita-se enviar uma listagem de processos problemática ao estatístico.

8. Precedentes de súmula – Deve ser solicitado aos Tribunais que enviem listagens com os processos que foram precedentes de súmula. Esses processos devem ser reunidos e enviados para o arquivo do Tribunal Regional Federal, onde deverão permanecer.

9. Revisão da classificação – Antes de enviar os processos analisados para o estatístico, deve ser procedida uma revisão minuciosa na classificação.

10. Guarda amostral – Após a análise dos processos, a listagem com os processos de fato passíveis de eliminação pode ser enviada ao estatístico para que ele aplique a fórmula da guarda amostral.

11. Análise casuística – Selecionada a amostra pelo estatístico, a Comissão deve proceder à análise histórica; sugerimos seguir o roteiro traçado por Marieta Marks Löw, bacharel em História e servidora da Seção Judiciária de Porto Alegre, e Alexandre Guaspari Barreto, estudante de História e estagiário na Seção Judiciária de Porto Alegre, o qual se encontra no anexo “Piloto – 4a Região”.

12. Registros cadastrais – Todos os processos a serem eliminados devem ter seus dados básicos registrados no sistema (número do processo, nomes das partes, data de autuação e trânsito em julgado, tipo de sentença) e outros que o Grupo e o juiz consultor acharem necessários. Esse cuidado é para fins de fornecimento de certidões posteriormente, caso haja alguma demanda nesse sentido.

13. Edital – Deve ser publicado o edital de eliminação, facultando às partes a requisição dos autos em 45 dias. O edital deve seguir o seguinte modelo:

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS FINDOS

O Presidente do Tribunal Regional Federal da x Região faz saber, aos interessados adiante denominados, seus procuradores e a todos quantos possa interessar que, a partir do 45o (quadragésimo quinto) dia subseqüente à data de publicação deste edital no Diário da Justiça da União, Seção II, o Arquivo-Geral deste Tribunal e os Arquivos das Seções Judiciárias x e y eliminarão autos de processos judiciais findos e com temporalidade cumprida de acordo com a Resolução no 359/2004, do CJF e com a Portaria no xx, deste Tribunal, que estão relacionados a seguir.

Os interessados, no prazo citado, poderão comparecer às seguintes unidades para requerer, às suas expensas, cópias ou desentranhamento

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de peças de processos ou documentos, mediante petição, demonstrando o interesse e a legitimidade do pedido, que deve ser dirigida à Presidente da Comissão de Avaliação Documental, no Tribunal, aos Coordenadores dos Grupos de Avaliação Documental, no Tribunal, e aos Coordenadores dos Grupos de Avaliação de Documentos, nas Seções Judiciárias:

(Endereços / lugar / data)

Presidente

14. Órgãos públicos – Os órgãos públicos que forem partes nos processos a serem eliminados devem ser comunicados também por correspondência.

15. Sentenças – As sentenças dos processos a serem eliminados devem ser retiradas e identificadas como documentos de guarda permanente. Sua disponibilização para consulta em meio digital deve ser providenciada.

16. Sistema – Deve ser criada uma nova fase indicando que o processo foi eliminado ou foi destinado à guarda permanente. Juntamente com a nova fase, deve ser criado um localizador para facilitar a recuperação da informação.

17. Termo de eliminação – Decorrido o prazo previsto no edital, deverá ser expedido o Termo de Eliminação com os processos que serão eliminados, por meio de trituração, e posteriormente doados, para reciclagem do papel triturado.

18. Memória institucional – A preservação do registro oficial da produção intelectual do órgão é um dos objetivos da seleção de documentos. Os documentos judiciais, juntamente com os documentos administrativos e resoluções do corpo diretivo da instituição formam o que se chama de memória institucional. Para preservar essa memória e recuperar informação contida em seus documentos é preciso estabelecer práticas não apenas de conservação, mas de organização dos arquivos. A maneira de dispor os documentos arquivados e, antes disso, a escolha dos documentos a preservar, demonstram que história se quer contar com aquele acervo. Um documento não tem importância em si mesmo, muito embora em seu bojo possam ser encontradas informações valiosas. No entanto, é o conjunto de documentos que ajuda a compreender a realidade histórica que se deseja conhecer. Portanto, medidas que privilegiem unicamente a conservação do processo e que não levem em consideração essa característica de conjunto são equivocadas e farão com que a preservação do acervo resulte inútil, pois a informação nele contida continuará indisponível.

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6 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

“Conservação é o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração”. (Dicionário de terminologia arquivística, 1996, p.18.)

6.1 Objetivos

� Preservar as informações.

� Adotar medidas a fim de prolongar a vida dos documentos e a qualidade do acesso às informações.

6.2 Fatores de deterioração dos documentos

Os suportes modernos apresentam, desde a sua produção, fatores intrínsecos de deterioração, pois não existe preocupação com a sua durabilidade. Dessa forma, por exemplo, o papel moderno é ácido e frágil; o disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores.

Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deterioração dos documentos, qualquer que seja o seu suporte. São fatores extrínsecos:

� umidade e temperatura;

� radiações luminosas;

� poeira e poluição atmosférica;

� ataques biológicos (insetos e microorganismos);

� catástrofes (enchentes, incêndios);

� manuseio e acondicionamento inadequados.

Obs.: A deterioração resultante de fatores intrínsecos ou extrínsecos pode ser controlada ou amenizada adotando-se medidas preventivas, que podem prolongar a vida dos documentos e garantir o acesso às informações neles contidas.

6.3 Recomendações

6.3.1 Como deve ser o ambiente de guarda dos documentos?

O local de trabalho deve ser limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o desenvolvimento e a proliferação de microorganismos, ocasionando danos tanto aos documentos quanto à saúde das pessoas. A poeira também ocasiona danos aos equipamentos (computadores, etc.). Para se manter limpo o ambiente de trabalho, deve ser realizada, sistematicamente, a higienização das estantes, dos armários e do chão com aspiradores e panos levemente umedecidos, de forma a não dispersar o pó.

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Não consumir alimentos e bebidas na área de trabalho, pois restos de comida e migalhas deixadas ali atraem roedores e insetos que atacam os documentos; além do risco de derramar líquidos, sujar documentos ou danificar equipamentos.

É proibido fumar nas áreas de trabalho e de guarda de documentos. Além da questão da segurança, os resíduos químicos existentes na fumaça causam danos a todos os suportes.

A área de guarda de documentos deve ser mantida com índices de 20ºC de temperatura e 50% de umidade relativa do ar. Altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos, pois esses fatores aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias). Atenção especial deve ser dedicada aos filmes, fotografias, negativos e microfilmes, que são facilmente atacados por fungos. Temperaturas elevadas são prejudiciais aos documentos em suporte eletrônico e equipamentos de informática. Os ambientes muito secos, por sua vez, determinam a perda da umidade dos materiais. No caso do papel, ele torna-se quebradiço e frágil.

As estantes, mapotecas e armários devem ser de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem. É contra-indicado o uso de mobiliário de madeira, que pode ser atacado por cupins e outros insetos que causam danos ao papel. Recomendam-se móveis adequados ao tipo e tamanho dos documentos de forma a evitar que os documentos sejam danificados.

A entrada de luz solar deve ser controlada com filtros UV nas janelas, ou com cortinas e persianas. O mobiliário deve ser posicionado de forma que não receba luz direta. As radiações luminosas são fatores de deterioração dos documentos, causando alterações físico-químicas na estrutura do papel, das tintas, das fotografias e do couro da capa dos livros. As luzes solar e artificiais emitem diversos tipos de radiações, sendo uma das mais prejudiciais as radiações ultravioleta. A emissão desse tipo de radiação, existente principalmente nas lâmpadas fluorescentes, pode ser controlada com filtros especiais.

6.3.2 Como devem ser manuseados os documentos em suporte ‘papel’?

As mãos devem ser lavadas no início e ao final do trabalho. Freqüentemente, os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo.

Ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa.

Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.

Ao retirar um livro da estante é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernação.

Não dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele é dobrado resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.

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Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente. Além das perfurações produzidas, os grampos de metal enferrujam rapidamente.

Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.

Limitar o uso de furadores nos documentos correntes.

Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderência rapidamente, resultando em uma mancha escura de difícil remoção.

O uso de cópias reprográficas de documentos é contra-indicado porque:

� as máquinas reprográficas, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel como à tinta do documento original;

� o manuseio inadequado na operação das máquinas copiadoras pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos. No caso de encadernados, pode danificar a costura e a lombada.

Obs.: É importante lembrar que as fotocópias não substituem o original ou a 2a via de um documento.

6.3.3 Qual o melhor acondicionamento para os documentos?

Quanto ao acondicionamento de documentos, deve-se estar atento à qualidade dos materiais utilizados. A maioria dos papéis e papelões disponíveis no mercado são ácidos e apresentam elementos prejudiciais como a lignina e o enxofre. A acidez, considerada um dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo, tem a característica de migrar por meio do contato, ou seja, uma embalagem confeccionada com material de má qualidade fatalmente ocasionará danos aos documentos nela acondicionados.

Deve-se analisar as melhores opções de embalagens e pode-se adotar diversos modelos de caixas, envelopes, fôlderes, pastas etc. Para definir a melhor forma de acondicionamento, é necessário considerar o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda.

Uma boa solução de acondicionamento são as pacotilhas, que devem ser feitas com papel de boa qualidade e amarradas com cadarço de algodão.

Jamais utilizar barbantes ou elásticos, pois eles cortam e danificam a embalagem e os documentos ali acondicionados.

Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.

Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo.

Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.

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6.3.4 Como conservar fotografias?

Os negativos e fotos devem ser guardados em local seco e ventilado.

O mobiliário deve ser de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação, para evitar ferrugem.

As embalagens para as fotografias e negativos devem ser confeccionadas em papel neutro.

Plásticos inertes podem ser utilizados tomando-se os devidos cuidados para evitar problemas com a umidade.

Nunca colocar os dedos sobre a imagem fotográfica. A gordura natural existente nas mãos resulta em “impressões digitais” de cor marrom, impossíveis de serem removidas após alguns anos. Para manusear fotos, recomenda-se usar luvas de algodão.

Não fazer anotações à caneta na fotografia. Utilizar um lápis macio e escrever no verso da foto.

Não utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a foto. Para fixar fotografias recomenda-se usar cantoneiras.

Não utilizar clipes ou grampos de metal. Esses materiais enferrujam rapidamente e danificam a imagem fotográfica.

6.3.5 Como conservar documentos eletrônicos?

Atualmente, a maioria dos documentos é produzida em computadores. A informação pode ser copiada em papel através de impressoras e/ou armazenada num suporte eletrônico, por exemplo, em disquetes. Os suportes eletrônicos são frágeis e possuem um tempo de vida curto. É preciso cuidar para que não percam as informações.

Obs.: Os equipamentos eletrônicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o risco, em curto prazo, de não se ter acesso às informações guardadas em um determinado suporte. A rapidez das mudanças tecnológicas exigem a migração contínua das informações, sendo necessário prever e planejar essas mudanças em longo prazo.

Recomenda-se produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que necessitam ser guardados.

Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejados, secos e sem elevadas variações de temperatura.

Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnéticos (motores elétricos, aparelhos de som e imagem, computadores e impressoras etc.).

Os disquetes não podem ser guardados em mobiliários de metal. Recomenda-se o uso de móveis de madeira, acondicionado-os em posição vertical em embalagens, preferencialmente, de acrílico.

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Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio eletromagnético.

Para os documentos impressos em computadores, as recomendações são as mesmas dos demais documentos em suporte papel. Em termos de conservação da informação, as impressões obtidas nos atuais equipamentos são frágeis e pouco duráveis. É preciso estar atento para a qualidade das impressoras utilizadas. As impressoras a laser produzem cópias um pouco mais duráveis do que as de jato de tinta e matriciais.

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