PROCEDIMENTO DE TRABALHO PARA COMUNICAÇÃO INTERNA

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1. DEFINIÇÃO E OBJETIVO

Definir a metodologia para a difusão e comunicação interna da organização.

2. REFERENCIAL NORMATIVO

Não aplicável

3. DESCRIÇÃO

Relativamente aos públicos a que se destina a informação/comunicação interna à organização é

classificada em 2 tipos:

Tipo 1 - Informação/comunicação aos alunos

Tipo 2 - Informação/comunicação aos docentes e não docentes

No Tipo 1 estão definidas as seguintes ações/meios associados:

Acções Meios associados

Divulgação web, redes sociais Sítio web, redes sociais

Edição das Revistas do IPCB Revista em papel e formato eletrónico, sítio web

Edição do Polinfor Formato eletrónico, mailings, sítio web

Divulgação de cursos Folhetos, cartazes, mailing, publicidade nos media, presença em feiras, sítio web, redes sociais,

Divulgação de outras formações (pós-graduações, especializações, …)

Folhetos, cartazes, mailing, publicidade nos media, presença em feiras, sítio web, redes sociais,

Divulgação de iniciativas pedagógicas e científicas Cartazes, folhetos, notas de imprensa, sítio web, mailings, redes sociais,

Acolher novos estudantes Kit do aluno, inquéritos

Despachos, pareceres, atas e requerimentos Ofícios, Mail, WSGQ, SIGA

Regulamentos SA, AS, sítio web e WSGQ

No Tipo 2 estão definidas as seguintes ações/meios associados:

Acções Meios associados

Divulgação web, redes sociais Sítio web, redes sociais

Edição das Revistas do IPCB Revista em papel e formato eletrónico, sítio web

Edição do Polinfor Formato eletrónico, mailings, sítio web

Divulgação de iniciativas pedagógicas e científicas, de divulgação, formação, …

Cartazes, folhetos, notas de imprensa, sítio web, mailings, redes sociais

Documentos estratégicos (QUAR, Plano de Desenvolvimento, Planos de Actividades, Relatórios e Contas, …)

Mail, sítio web, intranet

Documentos SGQ (Manual de Gestão, Procedimentos de Gestão, Formulários, Despachos, Procedimentos de Trabalho, Regulamentos, Instruções de Trabalho, Modelos

Mail, intranet e WSGQ

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Despachos, pareceres, relatórios, propostas, atas e

regulamentos

Mail, sítio web, intranet e WSGQ

Requerimentos SIGA

Concursos Mail, sítio web, intranet, plataforma eletrónica de compras

Documentos de origem externa (legislação, ofícios, despachos e pareceres)

Mail, sítio web, intranet

4. CONTROLO

a) A Informação/Comunicação do Tipo 1 é realizada/controlada pelo Secretariado (SP), pelo Serviço

Académico e Saídas Profissionais (SA) e pelo Serviço de Apoio Social (AS) de acordo com os

respetivos PT, IT e Modelos aplicáveis.

b) A Informação/Comunicação do Tipo 2 é realizada/controlada pelo Secretariado (SP),pelos

Serviços de Recursos Humanos (RH), e Serviços Financeiros e Patrimoniais de acordo com os

respetivos PT, IT e modelos aplicáveis.

5. RESPONSABILIDADES TIPO 1

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Divulgação web, redes sociais

Edição de revistas do IPCB

Edição do Polinfor

Divulgação de cursos

Divulgar iniciativas pedagógicas, científicas, de divulgação, formação, …

Acolher novos estudantes

Despachos, pareceres, atas e requerimentos

Regulamentos

(Responsável Colabora)

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TIPO 2

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Divulgação web, redes sociais

Edição das Revistas do IPCB

Edição do Polinfor

Divulgar iniciativas pedagógicas e científicas

Documentos estratégicos (QUAR, Plano de Desenvolvimento, Planos de Atividades, Relatórios e Contas

Documentos SGQ (Manual de Gestão, Procedimentos de Gestão, Formulários, Despachos, Procedimentos de Trabalho, Regulamentos, Instruções de Trabalho, Modelos

Despachos, Pareceres, Relatórios, Propostas, Atas, Regulamentos

Requerimentos SIGA

Documentos de origem externa

(Responsável Colabora)

6.MODELOS ASSOCIADOS NÃO TEM 7. REGISTOS

IDENTIFICAÇÃO SUPORTE E LOCAL DE ARQUIVO RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO TEMPO MÍNIMO DE ARQUIVO

Tipo 1 Papel e/ou Digital Serviços Académicos e de Saídas

Profissionais, Expediente e Apoio Social CONSERVAÇÃO PERMANENTE

Tipo 2 Papel e/ou Digital Expediente e de Recursos Humanos, Secretariado CONSERVAÇÃO PERMANENTE

VERSÃO DATA ALTERAÇÕES

1 13-10-10 Versão inicial

2 07-11-2013 1, 3, 4, 7

ELABORADO APROVADO

Vice-Presidente Presidente