procedimento de elaboracao de documentos

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Leadership & Management

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  1. 1. PG.GEGR.GDG.001 Data Emisso: 12/03/07 Reviso: 08 Data Reviso: 01/10/08 PROCEDIMENTO GERENCIAL PG Pgina 1 de 37 TTULO: ESTRUTURA PARA ELABORAO DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO Estabelecer polticas e critrios para a estrutura de elaborao de documentos do Sistema de Gesto. 2. CAMPO DE APLICAO Este procedimento gerencial se aplica empresa Energtica Santa Helena Ltda., e seus parceiros: Agrcola Carand Ltda. e Colorado Agropecuria Ltda. 3. DEFINIES Documentos Externos: So as normas regulamentadoras, Portarias, Leis, Documentos fornecidos pelos clientes e contratos aplicados ao Sistema de Gesto. Documentos do Sistema de Gesto: Manual de Gesto, Manual de Treinamento, Manual de Sistema, Procedimentos Gerenciais, Padres Tcnicos de Processos, Padres Tcnicos de Manuteno, Instrues de Trabalho, Especificaes de Produtos, Especificaes de Materiais, Especificaes de Equipamentos, Especificaes de Servios, Papel dos Agentes, Planos de Qualidade, Fluxogramas, Planilhas de Trabalho, Definio do Negcio, Caractersticas do Produto, Lio de um Ponto e Registros de Gesto. Manual de Gesto (MG): Documento que descreve a Poltica de Gesto e estabelece as diretrizes para o Sistema de Gesto. Manual de Sistema (MS): Documento que fornece informaes detalhadas para conhecimento e utilizao eficaz dos sistemas informatizados das empresas Manual de Treinamento (MT): Documento que serve de apoio ao treinamento dos colaboradores nas diversas reas de atuao, de forma a agilizar o aprendizado. Procedimento Gerencial (PG): Documentos que descrevem as regras que devem ser obedecidas para o desenvolvimento de uma rotina. Sua abrangncia geral e suas orientaes de carter inegocivel. Padres Tcnicos de Processos (PP): Estabelecem a seqncia dos trabalhos para a execuo de produtos, definindo as etapas e o modo de controle do Processo. o documento bsico para o planejamento do controle do processo. Este padro mostra todo o processo de fabricao de um produto ou execuo de um servio, as caractersticas da qualidade, os parmetros de controle (ou itens de controle dos operadores) e o 5 w 1H para cada parmetro de controle. O objetivo do PTP traduzir aos operadores as necessidades dos clientes atravs dos itens de controle que devem ser observados. A verificao do sistema feita em cada processo pelo acompanhamento dos valores das caractersticas da qualidade, pelos dados de inspees e pelas reclamaes dos clientes (no desejvel). As aes corretivas so conduzidas, visando um produto perfeito atravs de correes nas especificaes ou aes especficas para correo dos desvios. Matriz de Processos e Responsabilidades (MP): Documento que descreve o desdobramento dos processos em sub-processos, definindo os responsveis. Matriz de Capacitao (MC): Documento desenvolvido para estabelecer o Plano de Capacitao a fim de maximizar os resultados da equipe por meio de aumento de competncia e satisfao das pessoas na empresa Padro Tcnico de Manuteno (PM): Documentos que descrevem um conjunto de tarefas especficas relacionados a um processo de manuteno. Padro de Manuteno Corretiva (PC):Documento que descreve um conjunto de tarefas para a correo/reparo de um problema especfico de um equipamento. Instruo de Trabalho (IT): Documentos que detalham o modo de execuo de uma determinada tarefa.
  2. 2. PG.GEGR.GDG.001 Data Emisso: 12/03/07 Reviso: 08 Data Reviso: 01/10/08 PROCEDIMENTO GERENCIAL PG Pgina 2 de 37 TTULO: ESTRUTURA PARA ELABORAO DE DOCUMENTOS Especificaes de Materiais (EM): Documentos que estabelecem as caractersticas do Material, propriedades fsico-qumica, padres de acabamento, dimenses e as variaes permitidas. Especificaes de Produtos (EP): Documentos que estabelecem as caractersticas do Produto, propriedades fsico-qumica, padres de acabamento, dimenses e as variaes permitidas, normas tcnicas aplicveis (aplicvel p/ produtos qumicos/ insumos agrcolas). Especificaes de Equipamentos (EQ): Documentos que estabelecem as caractersticas necessrias para a aquisio do Equipamento, conforme aplicvel, exemplos: propriedades operacionais, as variaes permitidas, dimenses, normas tcnicas construtivas e de ensaios de performance, cronograma de fabricao, diligenciamento e critrios de aprovao. Especificao de Servios (ES): Documentos que definem a denominao e o detalhamento de servios a serem executados por terceiros internamente (realizados na prpria empresa) ou fora desta (no fornecedor). Definindo o escopo, responsabilidade dos materiais, equipamentos, ferramentas e instrumentos, cronograma, a inspeo e ensaios para avaliao e aprovao, acompanhamento e o atendimento as normas/legislao de segurana e meio ambiente. Aplicveis para servios de Manuteno, Transportes, Construo, Montagem, Levantamentos, Topografia, Preparo do Solo, Aplicaes de Insumos/Herbicidas, Consultorias. Planos de Qualidade (PQ): Documentos que especificam os requisitos para o produto, processo ou contrato. Planilhas de Trabalho (PT): Documentos do Sistema de Gesto utilizados para apoio na execuo de trabalhos de cadastros, planejamento de execuo das Tarefas/ de Treinamento / de Projetos, Tabelas de Orientao, Padres de situaes c/Fotografias digitalizadas, etc.. Definio do Negcio (DN): Documentos que descrevem um conjunto de meios destinado a produzir determinado fim. Caracterstica do Produto (CP): Documentos que definem as caractersticas dos produtos e o estabelecimento de seus itens de controle. Fluxogramas (FX): Ferramentas de representao grfica do trabalho realizado na organizao, possuindo vrios tipos e grau de complexidade, de acordo com o objetivo a que se destinam, podendo ser Macro Fluxograma, ou Fluxograma de seqncias de tarefas. Papel dos Agentes (PA): Documentos que descrevem as Atividades/Responsabilidades de um, ou de um grupo de colaboradores no desenvolvimento de uma rotina de trabalho. Registros de Gesto (RG): Documentos onde so registradas de forma sistemtica as informaes, reunies de trabalho e resultados das atividades, que comprovam se os Procedimentos Gerenciais, Padres de Processo e Operacionais, que afetam a qualidade esto sendo cumpridos. Lio de um Ponto (LP): Utilizada para capacitao de pessoas atravs da apresentao de apenas um tema por vez em curto perodo de tempo. Expe de forma clara um procedimento, instruo ou conceito tcnico, a ser seguido pelo operador. Sistema de Gesto: Estrutura organizacional com responsabilidades, procedimentos, processos e recursos para implementao da Garantia Adequada da Gesto. Formulrio Padro: So os formulrios dos documentos do Sistema de Gesto onde registrado o contedo propriamente dito.
  3. 3. PG.GEGR.GDG.001 Data Emisso: 12/03/07 Reviso: 08 Data Reviso: 01/10/08 PROCEDIMENTO GERENCIAL PG Pgina 3 de 37 TTULO: ESTRUTURA PARA ELABORAO DE DOCUMENTOS 4. DESCRIO DAS ATIVIDADES 4.1. ESTRUTURA DOS DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTO Os documentos do Sistema de Gesto esto estruturados conforme descrito a seguir 4.2. CONTEDO DOS DOCUMENTOS A) Os documentos do Sistema de Gesto devero conter: Identificao: Tipo, ttulo e cdigo do documento: Emisso: Data da emisso inicial, Reviso: Nmero e data da reviso atual Pgina: Nmero da pgina do documento Elaborao e Aprovao: Nome dos responsveis pela elaborao e aprovao do documento, e a data de sua aprovao. 4.2.1. MANUAL DE GESTO (MG) A) APLICATIVO PARA ELABORAO: Microsoft Word B) FORMULRIO PADRO: Indica o nmero da cpia do Manual e o responsvel pela sua guarda. C) NDICE: Contm a descrio do n. da seo, o assunto, o n. e a data da reviso atual de cada seo. D) SEO 1: Apresenta a Poltica/Objetivos de Gesto. E) SEO 2: Informaes sobre as Empresas: - Apresenta na Seo 2 o histrico da Empresa; F) SEO 3: Informaes sobre Termos e Requisitos aplicveis: - Apresenta na Seo 3.1 o objetivo do Manual; - Apresentam na Seo 3.2 o escopo e campo de aplicao; - Na Seo 3.3, definies; - Na Seo 3.4, abreviaturas. G) SEO 4: Apresenta o Sistema de Gesto H) SEO 5: Apresenta o Sistema de Responsabilidade da Direo I) SEO 6: Apresenta o Sistema de Gesto de Recursos J) SEO 7: Apresenta o Sistema de Realizao do Produto K) SEO 8: Apresenta o Sistema de Medio e Anlise de Melhorias. L) SEO 9: Apresenta o Sistema especfico da Gesto Ambiental. M) SEO 10: Apresenta o Sistema especfico da Segurana do Trabalho N) ANEXOS: Apresenta todos os anexos do Manual de Gesto
  4. 4. PG.GEGR.GDG.001 Data Emisso: 12/03/07 Reviso: 08 Data Reviso: 01/10/08 PROCEDIMENTO GERENCIAL PG Pgina 4 de 37 TTULO: ESTRUTURA PARA ELABORAO DE DOCUMENTOS 4.2.2. MANUAL DE SISTENA (MS) A) APLICATIVO PARA ELABORAO: Microsoft Word CABEALHO: Contm o tipo do documento, o ttulo, o cdigo, a data de emisso, o nmero e a data da reviso atual e a paginao do documento; ELABORAO E APROVAO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsveis pela elaborao e aprovao do documento e a data da sua aprovao. 4.2.3. MANUAL DE TREINAMENTO (MT) A) APLICATIVO PARA ELABORAO: Microsoft Word B) CABEALHO: Contm o tipo do documento, o ttulo, o cdigo, a data de emisso, o nmero e a data da reviso atual e a paginao do documento; C) ELABORAO E APROVAO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsveis pela elaborao e aprovao do documento e a data da sua aprovao. 4.2.4. FLUXOGRAMAS (FX) A) CABEALHO: Contm o tipo do documento, o ttulo, o cdigo, a data de emisso, o nmero e a data da reviso atual e a paginao do documento; B) ELABORAO E APROVAO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsveis pela elaborao e aprovao do documento e a data da sua aprovao; C) DESCRIO DO MACROFLUXOGRAMA OU FLUXOGRAMA: para demonstrar o fluxo das atividades, utilizando o aplicativo Visio, deve ser usada a simbologia a seguir: Incio e Fim: Etapa que envolve uma ao: Deciso: Conexo: Documento: Nota: Poder ser utilizada no padro da Etapa (tarefa), a funo que tem a responsabilidade da mesma. A conexo aplicada para a continuidade da descrio entre as diversas colunas ou entre as tarefas que se interconecta com outras. Ver exemplo no anexo 8.1. 4.2.5. PROCEDIMENTO GERE