procedimento de elaboracao de documentos

PG.GEGR.GDG.001 Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 08 Data Revisão: 01/10/08

PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG Página 1 de 37

TÍTULO: ESTRUTURA PARA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO Estabelecer políticas e critérios para a estrutura de elaboração de documentos do Sistema de Gestão.

2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento gerencial se aplica à empresa Energética Santa Helena Ltda., e seus parceiros: Agrícola Carandá Ltda. e Colorado Agropecuária Ltda.

3. DEFINIÇÕES

Documentos Externos: São as normas regulamentadoras, Portarias, Leis, Documentos fornecidos pelos clientes e contratos aplicados ao Sistema de Gestão.

Documentos do Sistema de Gestão: Manual de Gestão, Manual de Treinamento, Manual de Sistema, Procedimentos Gerenciais, Padrões Técnicos de Processos, Padrões Técnicos de Manutenção, Instruções de Trabalho, Especificações de Produtos, Especificações de Materiais, Especificações de Equipamentos, Especificações de Serviços, Papel dos Agentes, Planos de Qualidade, Fluxogramas, Planilhas de Trabalho, Definição do Negócio, Características do Produto, Lição de um Ponto e Registros de Gestão.

Manual de Gestão (MG): Documento que descreve a Política de Gestão e estabelece as diretrizes para o Sistema de Gestão.

Manual de Sistema (MS): Documento que fornece informações detalhadas para conhecimento e utilização eficaz dos sistemas informatizados das empresas

Manual de Treinamento (MT): Documento que serve de apoio ao treinamento dos colaboradores nas diversas áreas de atuação, de forma a agilizar o aprendizado.

Procedimento Gerencial (PG): Documentos que descrevem as regras que devem ser obedecidas para o desenvolvimento de uma rotina. Sua abrangência é geral e suas orientações de caráter inegociável.

Padrões Técnicos de Processos (PP): Estabelecem a seqüência dos trabalhos para a execução de produtos, definindo as etapas e o modo de controle do Processo. É o documento básico para o planejamento do controle do processo. Este padrão mostra todo o processo de fabricação de um produto ou execução de um serviço, as características da qualidade, os parâmetros de controle (ou itens de controle dos operadores) e o 5 w 1H para cada parâmetro de controle. O objetivo do PTP é traduzir aos operadores as necessidades dos clientes através dos itens de controle que devem ser observados. A verificação do sistema é feita em cada processo pelo acompanhamento dos valores das características da qualidade, pelos dados de inspeções e pelas reclamações dos clientes (não desejável). As ações corretivas são conduzidas, visando um produto perfeito através de correções nas especificações ou ações específicas para correção dos desvios.

Matriz de Processos e Responsabilidades (MP): Documento que descreve o desdobramento dos processos em sub-processos, definindo os responsáveis.

Matriz de Capacitação (MC): Documento desenvolvido para estabelecer o Plano de Capacitação a fim de maximizar os resultados da equipe por meio de aumento de competência e satisfação das pessoas na empresa

Padrão Técnico de Manutenção (PM): Documentos que descrevem um conjunto de tarefas específicas relacionados a um processo de manutenção.

Padrão de Manutenção Corretiva (PC):Documento que descreve um conjunto de tarefas para a correção/reparo de um problema específico de um equipamento.

Instrução de Trabalho (IT): Documentos que detalham o modo de execução de uma determinada tarefa.




Especificações de Materiais (EM): Documentos que estabelecem as características do Material, propriedades físico-química, padrões de acabamento, dimensões e as variações permitidas.

Especificações de Produtos (EP): Documentos que estabelecem as características do Produto, propriedades físico-química, padrões de acabamento, dimensões e as variações permitidas, normas técnicas aplicáveis (aplicável p/ produtos químicos/ insumos agrícolas).

Especificações de Equipamentos (EQ): Documentos que estabelecem as características necessárias para a aquisição do Equipamento, conforme aplicável, exemplos: propriedades operacionais, as variações permitidas, dimensões, normas técnicas construtivas e de ensaios de performance, cronograma de fabricação, diligenciamento e critérios de aprovação.

Especificação de Serviços (ES): Documentos que definem a denominação e o detalhamento de serviços a serem executados por terceiros internamente (realizados na própria empresa) ou fora desta (no fornecedor). Definindo o escopo, responsabilidade dos materiais, equipamentos, ferramentas e instrumentos, cronograma, a inspeção e ensaios para avaliação e aprovação, acompanhamento e o atendimento as normas/legislação de segurança e meio ambiente. Aplicáveis para serviços de Manutenção, Transportes, Construção, Montagem, Levantamentos, Topografia, Preparo do Solo, Aplicações de Insumos/Herbicidas, Consultorias.

Planos de Qualidade (PQ): Documentos que especificam os requisitos para o produto, processo ou contrato.

Planilhas de Trabalho (PT): Documentos do Sistema de Gestão utilizados para apoio na execução de trabalhos de cadastros, planejamento de execução das Tarefas/ de Treinamento / de Projetos, Tabelas de Orientação, Padrões de situações c/Fotografias digitalizadas, etc..

Definição do Negócio (DN): Documentos que descrevem um conjunto de meios destinado a produzir determinado fim.

Característica do Produto (CP): Documentos que definem as características dos produtos e o estabelecimento de seus itens de controle.

Fluxogramas (FX): Ferramentas de representação gráfica do trabalho realizado na organização, possuindo vários tipos e grau de complexidade, de acordo com o objetivo a que se destinam, podendo ser Macro Fluxograma, ou Fluxograma de seqüências de tarefas.

Papel dos Agentes (PA): Documentos que descrevem as Atividades/Responsabilidades de um, ou de um grupo de colaboradores no desenvolvimento de uma rotina de trabalho.

Registros de Gestão (RG): Documentos onde são registradas de forma sistemática as informações, reuniões de trabalho e resultados das atividades, que comprovam se os Procedimentos Gerenciais, Padrões de Processo e Operacionais, que afetam a qualidade estão sendo cumpridos.

Lição de um Ponto (LP): Utilizada para capacitação de pessoas através da apresentação de apenas um tema por vez em curto período de tempo. Expõe de forma clara um procedimento, instrução ou conceito técnico, a ser seguido pelo operador.

Sistema de Gestão: Estrutura organizacional com responsabilidades, procedimentos, processos e recursos para implementação da Garantia Adequada da Gestão.

Formulário Padrão: São os formulários dos documentos do Sistema de Gestão onde é registrado o conteúdo propriamente dito.




4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 4.1. ESTRUTURA DOS DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO

Os documentos do Sistema de Gestão estão estruturados conforme descrito a seguir

4.2. CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS A) Os documentos do Sistema de Gestão deverão conter:

• Identificação: Tipo, título e código do documento: • Emissão: Data da emissão inicial, • Revisão: Número e data da revisão atual • Página: Número da página do documento • Elaboração e Aprovação: Nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do

documento, e a data de sua aprovação.

4.2.1. MANUAL DE GESTÃO (MG) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Word B) FORMULÁRIO PADRÃO: Indica o número da cópia do Manual e o responsável

pela sua guarda. C) ÍNDICE: Contém a descrição do nº. da seção, o assunto, o nº. e a data da revisão

atual de cada seção. D) SEÇÃO 1: Apresenta a Política/Objetivos de Gestão. E) SEÇÃO 2: Informações sobre as Empresas:

- Apresenta na Seção 2 o histórico da Empresa; F) SEÇÃO 3: Informações sobre Termos e Requisitos aplicáveis:

- Apresenta na Seção 3.1 o objetivo do Manual; - Apresentam na Seção 3.2 o escopo e campo de aplicação; - Na Seção 3.3, definições; - Na Seção 3.4, abreviaturas.

G) SEÇÃO 4: Apresenta o Sistema de Gestão H) SEÇÃO 5: Apresenta o Sistema de Responsabilidade da Direção I) SEÇÃO 6: Apresenta o Sistema de Gestão de Recursos J) SEÇÃO 7: Apresenta o Sistema de Realização do Produto K) SEÇÃO 8: Apresenta o Sistema de Medição e Análise de Melhorias. L) SEÇÃO 9: Apresenta o Sistema específico da Gestão Ambiental. M) SEÇÃO 10: Apresenta o Sistema específico da Segurança do Trabalho N) ANEXOS: Apresenta todos os anexos do Manual de Gestão




4.2.2. MANUAL DE SISTENA (MS)

A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Word • CABEÇALHO: Contém o tipo do documento, o título, o código, a data de emissão, o

número e a data da revisão atual e a paginação do documento; • ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento,

contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.3. MANUAL DE TREINAMENTO (MT) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Word B) CABEÇALHO: Contém o tipo do documento, o título, o código, a data de emissão, o número e a data da revisão atual e a paginação do documento; C) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.4. FLUXOGRAMAS (FX) A) CABEÇALHO: Contém o tipo do documento, o título, o código, a data de emissão, o número e a data da revisão atual e a paginação do documento; B) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação; C) DESCRIÇÃO DO MACROFLUXOGRAMA OU FLUXOGRAMA: para demonstrar o fluxo das atividades, utilizando o aplicativo Visio, deve ser usada a simbologia a seguir:

− Início e Fim:

− Etapa que envolve uma ação:

− Decisão:

− Conexão:

− Documento: Nota: Poderá ser utilizada no padrão da Etapa (tarefa), a função que tem a responsabilidade da mesma. A conexão é aplicada para a continuidade da descrição entre as diversas colunas ou entre as tarefas que se interconecta com outras. Ver exemplo no anexo 8.1.

4.2.5. PROCEDIMENTO GERENCIAL (PG) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Word B) CABEÇALHO: Contém o tipo do documento, o título, o código, a data de emissão,

o número e a data da revisão atual e a paginação do documento; C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito, estando

estruturadas conforme descrito a seguir, e conforme anexo 8.2 • Objetivo: Indica a finalidade do documento; • Campo de Aplicação: Indica o universo ao qual o documento se aplica; • Definições: Apresenta a definição dos termos ou siglas usados no documento que

podem causar dúvidas quanto a sua interpretação ou que não sejam do conhecimento dos usuários do documento;

• Descrição das atividades: Descreve a seqüência lógica da execução das atividades e as ações necessárias à sua realização, podendo ser utilizado fluxograma para facilitar o entendimento, junto c/a descrição.

• Responsabilidade: Indica o responsável pela implementação do documento e das atividades descritas no mesmo.

• Referências: Relação de outros documentos do Sistema de Gestão citados no




Procedimento e que são necessários à sua aplicação; • Registros de Gestão aplicáveis: Relação dos Registros de Gestão aplicáveis às

atividades descritas no documento; • Anexos: Relação de tabelas, planilhas, desenhos e modelo dos Registros de

Gestão que complementam o conteúdo do procedimento. Nota: Todos os capítulos do formulário, acima citados, devem ser obrigatoriamente preenchidos, utilizando-se a expressão “NÃO SE APLICA” no capitulo em que não haja o que ser descrito.

D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.6. PADRÃO TÉCNICO DE PROCESSO (PP) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código do PP, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento. O Título do PP vem logo abaixo.

C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturadas conforme anexo 8.3 e elaborado conforme fluxo abaixo:

RESPONSA-BILIDA

Coloque a etapa (tarefa) do fluxograma SUPERVISÃO

CARACTERÍSTICA: O que Resultado você espera desta tarefa? Tudo que pode ser medido como resultado da tarefa; Quantidade, prazo, vazão, pressão, custo, perdas, confiabilidade, etc.

ESPECIFICAÇÃO: Qual o número que quantifica a característica

SUPERVISÃO

PADRÃO: Tem algum documento operacional (IT, PT, etc.), ou outros documentos que estabeleçam critérios (fotos, manuais, tabelas, etc.)? Coloque o código deste. TIPO: Esta variável e C (controlada) se você tem uma ação sobre os desvios, ou M (monitorada) quando não há ação imediata. DESCRIÇÃO: Quais as variáveis influenciam na característica? O que pode ser controlado ou monitorado para que a característica seja alcançada? Colocar todas as variáveis do processo, mesmo as que não se tem controle, mas que influenciam no resultado,

TOLERÂNCIA: Qual a tolerância para cada variável?

OPERAÇÃO

RESPONSÁVEL: Quem é o responsável pela verificação desta variável? Será sempre quem executa a tarefa. FREQUÊNCIA: Qual a freqüência de verificação desta variável? MEIO CONTROLE: Qual a forma ou instrumento de medição desta variável? Termômetro, visual, tato, manômetro, etc.

REGISTRO: Onde o resultado desta variável é registrado? Citar o

nome ou o código do documento.

OPERAÇÃO

AÇÃO IMEDIATA: Se a variável sair do número descrito na variável, o que o responsável deve fazer imediatamente? É de responsabilidade de quem executa a tarefa

OPERAÇÃO

TRATAMENTO: Qual o critério para se abrir um relatório de anomalia? Se o desvio ocorrer 1, 2 ou mais vezes?

SUPERVISÃO

INÍCIO

FLUXO

DESVIO

CARACTE-RÍSTICA DA QUALIDADE

VARIÁVEIS

MÉTODO DE VERIFICAÇÃO

FIM





4.2.7. MATRIZ DE PROCESSOS E RESPONSABILIDADES (MP) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código do MP, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento. O Título atribuído ao MP é descrito logo abaixo. C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturadas conforme anexo 8.4 e descrição abaixo: • Descrição dos níveis dos processos • Indicação dos responsáveis pelos processos D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.8. MATRIZ DE CAPACITAÇÃO (MC) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel. B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto esquerdo superior do Formulário Padrão, indicando: o código do MC, a data de emissão, o Nº. da Revisão e a data da revisão. O Setor, o nome do Responsável e o Visto de Aprovação ficam expostos logo abaixo. C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturado conforme descrição abaixo (anexo 8.5): • Critério de Avaliação; classificado da seguinte forma:

- Capacitado para treinar (monitoria/Liderança) – Classif. A - Qualificado para a atividade (qualificado/certificado) – Classif. B - Treinado para a atividade (conhecimento desejável) – Classif. C - Necessita treinamento – Classif. D - Não aplicável – Classif. E

• Habilidades Básicas do Cargo (Formação Escolar) • Habilidades Técnicas (Competência) • Requisitos Operacionais – Código dos Documentos do SG • Habilidades Pessoais (Atitudes/Comportamento) D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.9. PADRÃO TÉCNICO DE MANUTENÇÃO (PM) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código do PM, a data de emissão, o Nº. e data da Revisão e a paginação do documento. O Título atribuído ao PM é descrito logo abaixo. C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturadas conforme anexo 8.6 e descrição a seguir:

• Nº. / Descrição do item ● Método utilizado para verificação ● Registro • Nº. / O que verificar ● Instrumento de Medição • Critério de avaliação ● Ferramentas ● Ação corretiva em caso de desvio





4.2.10. PADRÃO DE MANUTENÇÃO CORRETIVA (PC): A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código do PC, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento. O Título atribuído ao PC é descrito logo abaixo indicando o equipamento e o problema. C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturadas conforme anexo 8.7 e descrição a seguir: • Nº. / Etapa do Trabalho • Executante da etapa • Instrução e Seqüência • Ferramenta / Instrumento • Material (is) • Cuidados • Ação corretiva em caso de desvio D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.11. INSTRUÇÃO DE TRABALHO (IT) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Word B) CABEÇALHO: Contém o tipo do documento, a tarefa, o código, a data de emissão, o número e a data da revisão atual e a paginação do documento; C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturadas conforme o anexo 8.8 e descrição a seguir: • Nome do Processo, • Função do Executante (requisito mínimo), • Resultado Esperado na Tarefa, • Material necessário para desenvolver as atividades, • Equipamento de Segurança, quando for requerido, • Cuidados necessários para preservação ou evitar ocorrência de acidentes • Descrição das atividades seqüenciais para a execução da Tarefa, • Ações / instruções para serem efetuadas quando ocorrência de anomalias, ou não conformidade em material, produto ou em processo. • Anexos / caso existam, devem ser apresentados como parte integrante do documento, podendo ser: tabelas, planilhas, desenhos e/ou modelo dos Registros de Gestão que complementam o conteúdo do procedimento.

Nota: Todos os capítulos do formulário, acima citados, devem ser obrigatoriamente preenchidos, utilizando-se a expressão “NÃO HÁ” no capitulo em que não haja o que ser descrito.


4.2.12. ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL (EM) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código do EM, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento.




C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo do documento: • Objetivo; • Descrição do Escopo; • Normas Técnicas ou Premissas do Material; • Inspeção, Ensaios, Testes e Diligenciamento a serem realizados pelo contratado

e/ou com acompanhamento do contratante; • Critérios de Aprovação; • Embalagem, Proteções e Identificações; • Entregas/Transporte; • Restrições; • Materiais Siderúrgicos; D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação. (Ver anexo 8.9)

4.2.13. ESPECIFICAÇÃO DE PRODUTO (EP) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código do EP, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento, (Ver anexo 8.10). C) FORMULÁRIO PADRÃO: Campo onde é registrado o conteúdo da especificação: • Objetivo; • Descrição do Escopo; • Normas Técnicas ou Premissas do Produto; • Inspeção, Ensaios, Testes e Diligenciamento a serem realizados pelo contratado

e/ou com acompanhamento do contratante; • Critérios de Aprovação; • Embalagem, Proteções e Identificações; • Entregas/Transporte; • Restrições; D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.14. ESPECIFICAÇÃO DE EQUIPAMENTOS (EQ) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código do EQ, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento, (Ver anexo 8.11). C) FORMULÁRIO PADRÃO: Campo onde é registrado o conteúdo da especificação: • Objetivo; • Descrição do Escopo; • Normas Técnicas ou Premissas do Projeto do Equipamento; • Inspeção, Ensaios, Testes e Diligenciamento a serem realizados pelo contratado

e/ou com acompanhamento do contratante; • Critérios de Aprovação; • Embalagem, Proteções e Identificações; • Entregas/Transporte; • Restrições;





4.2.15. ESPECIFICAÇÃO DE SERVIÇO (ES) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Word B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código da ES, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento. C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturados conforme descrito abaixo:

Modelo 01: SERVIÇOS CONTRATADOS PARA SEREM REALIZADOS NAS DEPENDÊNCIAS DA CONTRATANTE (ver anexo 8.12)

• Objetivo; • Escopo; • Informações necessárias para o planejamento interno; • Recursos necessários; • Informações relacionadas ao deslocamento (transporte) da base do contratante, do

alojamento até a Usina, alimentação e hospedagem da Equipe; • Habilidades técnicas requeridas dos profissionais; • Normas técnicas e procedimentos aplicados na execução dos serviços; • Inspeção, ensaios, testes e diligenciamento realizados pelo contratado com a

participação da contratante; • Parâmetros de Qualidade e Critérios de aprovação dos serviços; • Cuidados aplicáveis para o atendimento aos Requisitos Legais de segurança do

trabalho e ambiental; • Penalidades aplicáveis pelo não atendimento aos requisitos dos critérios de qualidade

e prazo de execução; • Restrições • Regras gerais; • Regras de Organização e Limpeza.

Modelo 02: SERVIÇOS CONTRATADOS A SEREM REALIZADOS FORA DAS DEPENDÊNCIAS DA CONTRATANTE (ver anexo 8.13)

• Objetivo; • Escopo; • Informações necessárias para o planejamento interno; • Recursos necessários; • Habilidades técnicas requeridas dos profissionais; • Normas técnicas e procedimentos aplicados na execução dos serviços; • Inspeção, ensaios, testes e diligenciamento realizados pelo contratado com a

participação da contratante; • Parâmetros de Qualidade e Critérios de aprovação dos serviços; • Entrega / Transporte dos Equipamentos; • Penalidades aplicáveis pelo não atendimento aos requisitos dos critérios de qualidade

e prazo de execução;

Modelo 03: SERVIÇOS DE CONSULTORIA (ver anexo 8.14) • Introdução; • Objetivos e Metas do Projeto; • Mapa de Trabalho; • Descrição do Projeto e o que deve ser entregue em cada etapa do Projeto; • Critérios de Aprovação em cada etapa do Projeto; • Cronograma detalhado do Projeto; • Organograma da Equipe Técnica do Projeto; • Equipe Técnica da Contratada e da Contratante; • Requisitos para a realização do Projeto; • Infra-Estrutura necessária p/a instalação da equipe; • Transporte, Hospedagem e Alimentação.





4.2.16. PLANILHAS DE TRABALHO (PT) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Não há, tendo a liberdade de utilizar o mais adequado às necessidades do documento; B) IDENTIFICAÇÃO: Não há um local específico para a identificação do documento, devendo, no entanto, ser obedecida à estrutura de codificação descrita no item 4.3.1. C) FORMULÁRIO PADRÃO: Não há. Podem ser elaborados nas mais diversas formas, como tabelas orientativas, fotos indicativas de padrões visuais, Orientações esquematizada de operação de máquina, Planos de Lubrificação, Rota de Lubrificação, Rota/programa de Amostra nos processos. D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.17. DEFINIÇÃO DO NEGÓCIO (DN) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código da DN, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento. O Título da DN é descrito logo abaixo C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturadas conforme descrito abaixo, e conforme anexo 8.15:

FORNECEDORES – INSUMOS – NEGÓCIOS – PRODUTOS – CLIENTES. D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.18. CARACTERÍSTICA DO PRODUTO (CP) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido na descrição no canto direito superior do Formulário Padrão, indicando: o código do CP, a data de emissão, o Nº. da Revisão, a data da revisão e a paginação do documento. O Título, o Produto e o Cliente, são descritos logo abaixo. C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturadas conforme o anexo 8.16 e descrito abaixo:

• Características do Produto (Descrição Situação Atual e Desejo do Cliente) • Nome do Item de Controle • Como Expressar o I.C. em Números (fórmula) • Prioridade (A, B, C) • Freqüência Medição I.C. • Gestão à Vista (Local e Responsável) • Meta (Valor e % do Atendimento do Desejo do Cliente)

Os indicadores de medição para cada item acima são: • Qualidade Intrínseca • Entrega • Custo • Segurança





4.2.19. PAPEL DOS AGENTES (PA) A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Word B) CABEÇALHO: Contém o tipo do documento, o título, o código, a data de emissão, o número e a data da revisão atual e a paginação do documento; C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do documento, estando estruturadas conforme o anexo 8.17 e descrição a seguir:

• Atividades / Responsabilidades D) ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO: Fica estabelecido na parte inferior do documento, contendo, o nome dos responsáveis pela elaboração e aprovação do documento e a data da sua aprovação.

4.2.20. GESTÃO A VISTA A) APLICATIVO PARA ELABORAÇÃO: Microsoft Excel B) IDENTIFICAÇÃO: Fica estabelecido que no centro superior fique exposto o nome do

item de controle, logo abaixo alinhado à esquerda sua meta e abaixo desta em caixas de texto distintas coloca-se o nome do responsável, data, área e setor C) FORMULÁRIO PADRÃO: Onde é registrado o conteúdo propriamente dito do

documento, estando estruturadas conforme o anexo 8.22 e descrição a seguir: • Item de controle: Deve indicar a característica numérica sobre a qual é necessário

exercer controle (gerenciamento) e a unidade de medida do indicador – Fonte: Arial – tamanho 18.

• Meta: Deve conter um objetivo, ou seja, o que se deseja alcançar, o valor atual e o valor desejável e o prazo para atingimento. Ex.: Reduzir o desvio na qualidade do álcool de 7,9% para 5,0% até dezembro de 2008: objetivo – valor – prazo – Fonte: Arial – tamanho 14.

• Responsável: Colaborador responsável pelo resultado alcançado – Fonte: Arial – tamanho 12.

• Data: Data de atualização do gráfico – Fonte: Arial – tamanho 12. • Área: Deve ser indicada a gerência responsável pela meta. Ex. Industrial/ Agrícola/

etc. – Fonte: Arial – tamanho 12. • Setor: Deve ser indicado o setor responsável pela meta. Ex. Extração/ Fabricação/

Produção/ Colheita/ etc. – Fonte: Arial – tamanho 12.

: indica se o resultado é quanto maior melhor

: Indica se o resultado é quanto menor melhor. • Gráfico: O gráfico deve ser em barras e deve indicar os seguintes dados relacionados

à meta: linha meta, barras com histórico, realizado mensal, meta até o mês e realizado até o mês.

- Linha meta: Linha que mostra o valor a ser atingido mês a mês, além do acumulado. - Histórico: indica os resultados médios dos últimos 02 anos, deve ser usado como referência as barras em azul; - Barras mensais: indica o valor atingido pela meta nos meses – se vermelha, a meta não foi atingida, se verde, meta atingida; - Meta até o mês: Indica a média das metas mensais até a data de atualização; - Realizado até o mês: Indica a média acumulada obtida até a data de atualização;

- Abaixo da legenda, deve ter a tabela de dados com os dados já contidos no gráfico.




4.3. CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 4.3.1. ESTRUTURA DA CODIFICAÇÃO

A codificação dos documentos é composta de quatro grupos, a saber:

AA . BBCC . DDD . 000 ------ --------- -------- -------

4. Numeração Seqüencial. 3. Identificação do Processo que o documento se refere.

2. Identificação da Área e Unidade de aplicação do documento 1. Sigla de Identificação do Tipo de Documento

1. Siglas de identificação do tipo de documento, conforme anexo 8.18 e demonstrado abaixo:

MG – Manual de Gestão; MS – Manual de Sistema MT – Manual de Treinamento NR – Norma Regulamentadora NT – Norma Técnica LM – Lei Municipal LE – Lei Estadual LF – Lei Federal PG – Procedimento Gerencial; PA – Papel dos Agentes PP – Padrão Técnico de Processo; MP - Matriz de Processos e Responsabilidades MC – Matriz de Capacitação PM – Padrão Técnico de Manutenção PC – Padrão de Manutenção Corretiva IT – Instrução de Trabalho; EM – Especificação de Material; EP – Especificação de Produto; EQ – Especificação de Equipamento; ES – Especificação de Serviços; PQ – Plano de Qualidade FX – Fluxograma PT – Planilha de Trabalho DN – Definição do Negócio CP – Característica do Produto RT – Registro de Tratamento de Anomalias LP – Lição de um Ponto RG - Registros

2. Identificação da área e unidade de aplicação do documento, conforme anexo 8.19 e exemplos demonstrados abaixo:

FNGR - Financeiro/Geral COCG – Comercial/Campo Grande INSH – Indústria/Santa Helena AGSH – Agrícola/Santa Helena

3. Identificação do processo que documento se refere, composto de três letras, conforme anexos, 8.20 (Matriz dos Processos) e 8.21 (Matriz dos Processos da Manutenção Industrial) e exemplos demonstrados a seguir:

Indústria EXC – Extração de Caldo FAL – Fabricação de Álcool




Agrícola PRD – Produção Agrícola CCT – Colheita

Financeiro CTB – Contabilidade PTR – Planejamento Tributário

Manutenção Industrial MEL – Manutenção Elétrica MGV – Geração e Distribuição de Vapor

Obs. Para que saibamos que o documento refere-se à Manutenção Industrial, utilizamos a letra “M” no início da codificação de cada processo.

4. Numeração seqüencial por item normativo e documento do Sistema de Gestão

Nota: Além dos exemplos e anexos aqui demonstrados, as matrizes de siglas descritas nos itens 1, 2 e 3 se encontram disponíveis para consulta no FTP, na pasta denominada Modelos de Documentos dentro de Siglas.

4.3.2. REVISÕES Os documentos da gestão devem ser atualizados sistematicamente, visando uma permanente melhoria nos resultados dos trabalhos. Na primeira emissão de qualquer documento, o campo Revisão deve ser preenchido com o número “00” (zero). As revisões subseqüentes devem seguir a uma ordem numérica seqüencial a partir de “01” (um).

4.4. FORMATAÇÃO DOS DOCUMENTOS A formatação dos documentos deve seguir as seguintes orientações: Os documentos do Sistema de Gestão devem ser gerados utilizando-se o aplicativo definido para cada tipo de documento. O tipo de letra a ser utilizado para todos os documentos é o Arial, sendo que:

a. Os títulos devem ser grafados em letras maiúsculas, negrito e tamanho da fonte 12. b. Para a codificação dos documentos, utilizar letras maiúsculas em negrito tamanho 10. c. Nos textos utilizar letras, tamanho 11 para os documentos elaborados no Word e 10

para os elaborados no Excel e Visio. (utilizar negrito apenas em palavras que mereçam destaque dentro do texto)

d. Para identificação do elaborador e aprovador do documento utilizar letras com o tamanho da fonte 10

Todos os documentos do Sistema de Gestão deverão ser elaborados em conformidade com os formulários padrões estabelecidos pelo Setor de Controle de Documentos

4.5. CONTROLE DE DOCUMENTOS O controle de documentos é realizado conforme descrito no PG.GEGR.CDO.001 - CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS

4.6. CONTROLE DOS REGISTROS DE GESTÃO O método de controle bem como a codificação dos Registros de Gestão está descrito no PG.GEGR.CDO.002 – CONTROLE DE REGISTROS DE GESTÃO.

5. RESPONSABILIDADE A responsabilidade pela estrutura da documentação do Sistema de Gestão é do representante da Direção. É de responsabilidade do facilitador de cada gerência, verificar se os documentos do Sistema de Gestão, elaborados em sua área, estão em conformidade com os padrões estabelecidos.

Matriz de Responsabilidade e Autoridade para Execução dos Documentos:




6. REFERÊNCIAS

PG - CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS PG - CONTROLE DE REGISTROS DE GESTÃO

7. REGISTROS DE GESTÃO APLICÁVEIS

Todos os registros aplicáveis estão definidos nos respectivos documentos do Sistema de Gestão.




8. ANEXOS 8.1. Formulário Padrão dos Fluxogramas (FX) 8.2. Formulário Padrão dos Procedimentos Gerenciais (PG) 8.3. Formulário Padrão dos Padrões Técnicos de Processos (PP) 8.4. Formulário Padrão da Matriz de Processos e Responsabilidades (MP) 8.5. Formulário Padrão da Matriz de Capacitação (MC) 8.6. Formulário Padrão dos Padrões Técnicos de Manutenção (PM) 8.7. Formulário Padrão dos Padrões de Manutenção Corretiva (PC) 8.8. Formulário Padrão das Instruções de Trabalho (IT) 8.9. Formulário Padrão das Especificações de Materiais (EM) 8.10. Formulário Padrão das Especificações de Produtos (EP) 8.11. Formulário Padrão das Especificações de Equipamentos (EQ) 8.12. Formulário Padrão das Especificações de Serviços (ES) – Para serviços realizados nas dependências da contratante. 8.13. Formulário Padrão das Especificações de Serviços (ES) – Para serviços realizados fora das dependências da contratante (no Fornecedor). 8.14. Formulário Padrão das Especificações de Serviços (ES) – Para Consultorias 8.15. Formulário Padrão das Definições de Negócio (DN) 8.16. Formulário Padrão das Características do Produto (CP) 8.17. Formulário Padrão do Papel dos Agentes (PA) 8.18. Matriz de Siglas de Identificação do Tipo de Documento. 8.19. Matriz de Siglas de Identificação da Área e Unidade de Aplicação do Documento. 8.20. Matriz de Identificação dos Processos. 8.21. Matriz de Identificação dos Processos da Manutenção Industrial SH 8.22. Gráfico de gestão a Vista




Anexo 8.1 – Modelo de Formulário Padrão de Fluxogramas (FX):

Supervisor – carregamento e transporte

Encarregado de Apoio Administrativo de Colheita Operador de MáquinasEncarregado de turno

Recebe o Plano de Trabalho e orientações do

Serviço

Recebe a equipe e Equipamentos

Identifica ou Recebe

solicitação de Manutenção das

Estradas e Carreadores

Prepara a Máquina

Executar os Serviços Analisar a

situação da Estrada ou Carreador

Recebe e analisa os Boletins e AnomaliasAcompanhamento

dos resultados da atividades dos

Serviços

Elaborar planilha de controle do

processo

FIM

Elaborar o Plano de Trabalho

(escolha, dimensionamento do equipamento,

prazo

Solicitar os Equipamentos da Motomecanização

Solicitar a abertura das OS’s

Recebe equipe e equipamentos

Informa das OS’s e elaboração do

Boletim de Apontamentos

Orientar a equipe dos Serviços a

serem executados

Acompanhar a execução dos

Serviços,

Preenche o Boletim dos

Serviços

Ok

Avaliar e Aprovar os Serviços executados,

Solicita as correções dos

Problemas

Recolhe e aprova os Boletins

Encaminha os Boletins e

Registros de Anomalias

informando a finalização dos

Serviços

Contata o Encarregado e

confirma / esclarece o desvio

Registra o Relatório de

Anomalia

Ok

Encaminha os Boletins e Solicita o fechamento da

OS

S

FX.Data Emissão: 28/03/08Revisão: 00Data Revisão: Página: 1 de 1

TÍTULO: Manutenção de Estradas e CarreadoresElaborado por: Giomar/Marcos Giovane Aprovado por: Fabiano Augusto de Paula Data aprov.

FLUXOGRAMA

N

N

S




Anexo 8.2 – Modelo de Formulário Padrão do Procedimento Gerencial (PG):

PG. Data Emissão Revisão: Data Revisão:

PROCEDIMENTO GERENCIAL – PG Página:

TÍTULO:

1. OBJETIVO 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 3. DEFINIÇÕES 4. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS E ATIVIDADES (CONFORME APLICÁVEL):

Definir a seqüência do desenvolvimento das atividades de acordo com o fluxograma do processo.

Obs. Poderá ser também utilizado a combinação do fluxograma com a descrição das atividades como no exemplo abaixo:

FLUXOGRAMA DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

4.1.2

Cabe aos Gerentes/Supervisores de Produção /de Materiais /de Administração /de Manutenção/de Controle de Processo/ de Gestão, juntamente com os envolvidos com a não conformidade investigar as prováveis causas de sua origem. Nesta investigação deve-se levar em conta a influência de mão de obra, máquinas, materiais, métodos de trabalho, medidas do processo, meio ambiente e outros fatores. Fontes de informações oriundas do processo, operações de trabalho, registros do Sistema de Gestão Integrado relatórios diversos poderão ser utilizados e, se necessário, anexados ao RG 8.5.2-01. Definidas as causas fundamentais estas devem ser registradas (campo 3)

INVESTIGAÇÃO DAS CAUSAS

1

5. RESPONSABILIDADES 6. REFERÊNCIAS 7. REGISTROS DE GESTÃO APLICÁVEIS 8. ANEXOS Elaborado por:

Aprovado por:

Data Aprov:




Anexo 8.3 – Modelo de Formulário Padrão do Padrão Técnico de Processo (PP):

PP.Data Emissão: Revisão:Data Revisão:Página:

FLUXO

Etapa Característica Especificação Padrão Tipo Descrição Tolerância Resp Freqüência Meio Controle Registro Ação Imediata Tratamento

Data aprov.

PADRAO TÉCNICO DE PROCESSO

TITULO:

Elaborado por :

CARACTERÍSTICA DE QUALIDADE VARIÁVEIS MÉTODO DE VERIFICAÇÃO DESVIOS

Aprovado por:

Anexo 8.4 – Modelo de Formulário Padrão da Matriz de Processos e Responsabilidades (MP)

1Desc. Descricao Cod. Descricao Cod./CC Descricao Cod. SH

Gestor N3/N4

Preparado por :

3 4

Niveis

2

Data aprov.Aprovado por:

TITULO:

MATRIZ DE PROCESSOS E RESPONSABILIDADES

MP.Data Emissão:Revisão:Data Revisão:Página: 1 de 1




Anexo 8.5 – Modelo de Formulário Padrão da Matriz da Capacitação (MC)




Anexo 8.6 – Modelo de Formulário Padrão do Padrão Técnico de Manutenção (PM)

Anexo 8.7 – Modelo de Formulário Padrão do Padrão de Manutenção Corretiva (PC)




Anexo 8.8 – Modelo de Formulário Padrão da Instrução de Trabalho (IT)

IT. Data Emissão: Revisão: Data Revisão:

INSTRUÇÃO DE TRABALHO - IT Página:

TAREFA:

PROCESSO: EXECUTOR: RESULTADO ESPERADO: MATERIAIS E CONDIÇÕES NECESSÁRIAS: EQUIPAMENTOS DE SEGURANÇA (QUANDO NECESSÁRIO): ATIVIDADES: AÇÕES EM CASO DE NÃO-CONFORMIDADE / ANOMALIAS: CUIDADOS: ANEXOS Elaborado por:

Aprovado por:

Data Aprov.




Anexo 8.9 – Modelo de Formulário Padrão Especificação de Materiais (EM)

EM. Data Emissão: Revisão: 00 Data Revisão:

ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS – EM (aplicação direta)

Página 1 de 1

TÍTULO:

1. OBJETIVO Os objetivos da especificação do material incluem os critérios mensuráveis do sucesso da aquisição do produto. Podem possuir uma ampla variedade de objetivos técnicos, de negócios, custo, cronograma e qualidade.

2. DESCRIÇÃO DO ESCOPO Descreve as características do material. Essas características terão normalmente menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes nas fases posteriores, conforme as características do produto forem progressivamente elaboradas. Embora a forma e o conteúdo das características variem, a descrição do escopo deve sempre fornecer detalhes suficientes para dar suporte ao planejamento.

3. NORMAS TÉCNICAS OU PREMISSAS DO MATERIAL Descrever os requisitos tecnológicos de fabricação, normas técnicas aplicáveis ou detalhar as necessidades construtivas e parâmetros de dimensionamento, tolerâncias, (por exemplo: sobre material ou exata), certificado de analises e testes aplicáveis.

4. INSPEÇÃO, ENSAIOS, TESTES E DILIGENCIAMENTOS REALIZADOS PELO CONTRATADO COM A PARTICIPACAO DA CONTRATANTE

5. CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO Define o processo e os critérios para aceitar os materiais. 6. EMBALAGEM, PROTEÇÕES E IDENTIFICAÇÕES

Definir a necessidade de proteger o material p/evitar algum dano no mesmo durante o manuseio e transporte, se necessário embalagem especial, bem como a identificação do lote do material (corrida, certificado, fabricante, etc..)

7. ENTREGAS / TRANSPORTE

Deverá ser indicado o prazo de entrega necessário para a Empresa. Também deverão ser informado do fornecimento de documentação específica como certificados e relatórios.

8. RESTRIÇÕES Lista e descreve as restrições específicas dos materiais. Por exemplo, são incluídos custos e/ou datas impostas (marcos do cronograma) divulgadas pela Energética Santa Helena quando aplicáveis

Obs. MATERIAIS SIDERÚRGICOS

Para os materiais siderúrgicos poderá ser utilizada planilha simplificada, contendo a especificação do material, norma técnica aplicável, testes ou ensaios necessários, certificados de material e dos testes se aplicável, dimensões (espessura, comprimento, largura, bitola, diâmetros- interno/externo) quantidades (em peças e/ou peso), aplicação e prazo de entrega.

Obs. VÁLVULAS – TIPOS GAVETA, GLOBO, ESFÉRICAS E BOROBOLETAS

Utilizar a Especificação de Equipamentos.

Elaborado por: Célia Ferrari

Aprovado por: Marcos Abreu

Data Aprov: 01/09/08




Anexo 8.10 – Modelo de Formulário Padrão Especificação de Produtos (EP)

EP. Data Emissão: Revisão: 00 Data Revisão:

ESPECIFICAÇÃO DE PRODUTOS – EP Página 1 de 1

TÍTULO:

1. OBJETIVO Os objetivos da especificação do produto incluem os critérios mensuráveis do sucesso da aquisição do produto. Podem possuir uma ampla variedade de objetivos técnicos, de negócios, custo, cronograma e qualidade.

2. DESCRIÇÃO DO ESCOPO Descreve as características do produto. Essas características terão normalmente menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes nas fases posteriores, conforme as características do produto forem progressivamente elaboradas. Embora a forma e o conteúdo das características variem, a descrição do escopo deve sempre fornecer detalhes suficientes para dar suporte ao planejamento.

3. NORMAS TÉCNICAS OU PREMISSAS DO PROJETO DO EQUIPAMENTO Descrever os requisitos tecnológicos de projetos / fabricação de normas técnicas aplicáveis ou detalhar as necessidades construtivas e parâmetros de dimensionamento.


Definir quando aplicável as inspeções, ensaios e testes, com acompanhamento do requisitante ou por entidade externa contratada. Poderá também informar da aceitação de certificados de qualidade, definindo as características e testes requeridos conforme norma técnica, ou outra específica determinada pelo usuário

5. CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO Define o processo e os critérios para aceitar os produtos/equipamentos terminados.

6. EMBALAGEM, PROTEÇÕES E IDENTIFICAÇÕES

Definir a necessidade de proteções e embalagem necessárias para a preservação dos produtos, não somente para o transporte, mas também para as condições de armazenamento. Estabelecer as identificações necessárias, inclusive para garantir o tempo de validade para uso. Verificar a necessidade de Identificação do lote (fabricante, certificado, corrida, data de validade, etc.)

7. ENTREGAS / TRANSPORTE

As entregas qualquer do produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificáveis identificados, e que devem ser produzidos e fornecidos, como resultados auxiliares, como documentação e relatórios. Dependendo da declaração as entregas podem ser descritas de forma sumarizada ou detalhada.

8. RESTRIÇÕES Lista e descreve as restrições específicas do produto. Por exemplo, são incluídos custos e/ou datas impostas (marcos do cronograma) divulgadas pela Santa Helena quando aplicáveis.







Anexo 8.11 – Modelo de Formulário Padrão Especificação de Equipamentos (EQ)

EQ. Data Emissão: Revisão: 00 Data Revisão:

ESPECIFICAÇÃO DE EQUIPAMENTOS – EQ Página 1 de 1

TÍTULO:

1. OBJETIVO Os objetivos da especificação do Equipamento incluem os critérios mensuráveis do sucesso da aquisição do Equipamento. Podem possuir uma ampla variedade de objetivos técnicos, de negócios, custo, cronograma e qualidade.

2. DESCRIÇÃO DO ESCOPO Descreve as características do Equipamento. Essas características terão normalmente menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes nas fases posteriores, conforme as características do produto forem progressivamente elaboradas. Embora a forma e o conteúdo das características variem, a descrição do escopo deve sempre fornecer detalhes suficientes para dar suporte ao planejamento.

3. NORMAS TÉCNICAS OU PREMISSAS DO PROJETO DO EQUIPAMENTO Descrever os requisitos tecnológicos de projetos / fabricação de normas técnicas aplicáveis ou detalhar as necessidades construtivas e parâmetros de dimensionamento.


Definir quando aplicável às inspeções, ensaios e testes, com acompanhamento do requisitante ou por entidade externa contratada. Poderá também informar da aceitação de certificados de qualidade, definindo as características e testes requeridos conforme norma técnica, ou outra específica determinada pelo usuário.

5. CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO Define o processo e os critérios para aceitar os equipamentos terminados, de acordo com as verificações das características e desempenho obtido.

6. EMBALAGENS, PROTEÇÕES E IDENTIFICAÇÕES Informar a necessidade de proteções e embalagens para a preservação do equipamento no carregamento, transporte e entrega do mesmo, e também no armazenamento quando aplicável. Indicar também as identificações necessárias, especialmente quando o equipamento é fornecido desmontado, e entregue em partes, componentes soltos ou subconjuntos. Também da necessidade de indicar o nome do fabricante, modelo, No. Série, etc..

7. ENTREGAS / TRANSPORTE As entregas qualquer do produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificáveis identificados, e que devem ser produzidos e fornecidos, como resultados auxiliares, como documentação e relatórios. Dependendo da declaração as entregas podem ser descritas de forma sumarizada ou detalhada.

8. RESTRIÇÕES Lista e descreve as restrições específicas do equipamento. Por exemplo, são incluídos custos e/ou datas impostas (marcos do cronograma) divulgadas pela Energética Santa Helena quando aplicáveis.







Anexo 8.12 – Modelo de Formulário Padrão Especificação de Serviços (ES) – Para serviços realizados nas dependências da contratante

ES. Data Emissão: 12/03/07 Revisão: 07 Data Revisão: 04/06/08

ESPECIFICAÇÃO DE SERVIÇOS – ES Página 1 de 1

TÍTULO: FORMULÁRIO PADRAO ESPECIFICAÇÃO SERVIÇOS CONTRATADOS - 01

MODELO 01: SERVIÇOS CONTRATADOS REALIZADOS NAS DEPENDENCIAS DA CONTRATANTE Este documento deve contemplar todas as informações necessárias para o bom entendimento do que se deseja contratar e indicar todos os recursos disponíveis e necessários, tais como: desenhos, mapas, croqui, etc. que facilitem a compreensão. Devem ser determinadas as normas técnicas aplicáveis, o tempo de execução dos serviços, qualificação necessária e os parâmetros de qualidade que serão avaliados, bem como os critérios de aprovação. Contemplar também que o fornecedor deverá indicar na proposta o responsável para gerenciar os trabalhos. É recomendável que o solicitante consulte as áreas de RH, Jurídico, Segurança do Trabalho e Meio Ambiente para identificação de requisitos legais ou cuidados aplicáveis e também o “Gestor do Contrato”. Esta especificação deverá ser aprovada pela Gerência da área. 1. OBJETIVO:

Informar qual o resultado desejado para o serviço contratado, como a qualidade, prazo necessário, custo esperado e segurança aplicada.

2. ESCOPO: Detalhar na ES os itens que o contratado devera fornecer;

- Estrutura de Pessoal para Gerenciamento e Execução da Obra (OBS) - Estrutura da Organização dos Serviços (WBS) - Relação de Serviços Detalhados

Fornecer todos os recursos necessários para o bom entendimento do que se deseja contratar;

- Desenhos, mapas, coquis e/ou fluxogramas

3. INFORMAÇÕES NECESSARIAS PARA O PLANEJAMENTO INTERNO: Informar que os itens seguintes devem ser apresentados pelo contratado e negociados com o contratante:

- Cronograma previsto - Planejamento de Mão de Obra

4. RECURSOS NECESSÁRIOS: Detalhar os itens para a execução dos serviços que o contratado e contratante deverão fornecer;

- Materiais - Equipamentos - Ferramentas - Instrumentos

Definir a quantidade, especificação e parâmetros/critérios de qualidade dos recursos se necessário;

5. INFORMAÇÕES RELATIVAS AO DESLOCAMENTO DA BASE E DO ALOJAMENTO ATÉ A USINA, ALIMENTAÇÃO E HOSPEDAGEM DA EQUIPE. Informar às regras que devem ser estabelecida para os cuidados com as equipes de trabalho, a fim de evitar mau entendimento da disponibilidade de transporte e refeições.




6. HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS DOS PROFISSIONAIS Definir o perfil dos profissionais das equipes, da preparação e qualificação necessárias.

7. NORMAS TÉCNICAS E PROCEDIMENTOS APLICADOS NA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS Definir normas e procedimentos (internos e/ou externos) que desejamos que sejam atendidos. Obs.: Caso não tenhamos disponíveis, solicitar ao contratado o fornecimento dos mesmos;

8. INSPEÇÃO, ENSAIOS, TESTES E DILIGENCIAMENTOS REALIZADOS PELO CONTRATADO COM A PARTICIPACAO DA CONTRATANTE. O contratado devera fornecer um plano de inspeções, ensaios e etapas de diligenciamento a serem realizados, os quais devem ser aprovados pelo contratante;

9. PARÂMETROS DE QUALIDADE E CRITÉRIOS DE APROVAÇÃO DOS SERVIÇOS Definir as medições que deverão ser efetuadas desde o início até o término dos serviços, inclusive as análises, ensaios e testes aplicáveis.

10. CUIDADOS APLICÁVEIS, REQUISITOS LEGAIS, DE SEGURANÇA DO TRABALHO E AMBIENTAL Solicitar apoio das áreas de Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e Recursos Humanos para indicar quais são os requisitos legais ou internos aplicáveis nos trabalhos a serem desenvolvidos.

11. PENALIZAÇÕES APLICÁVEIS PELO NÃO ATENDIMENTO AOS CRITÉRIOS DE QUALIDADE E ENTREGA DOS SERVIÇOS

12. REGRAS GERAIS: As regras gerais para as contratadas estão no documento PG.SUGR.GSU.002 Contratação e Gerenciamento de Serviços, que deve estar em poder do empreiteiro/ ou fornecedor antes das negociações e ser devidamente lido e entendido.

13. REGRAS DE ORGANIZAÇÃO E LIMPEZA







Anexo 8.13 – Modelo de Formulário Padrão Especificação de Serviços (ES) – Para serviços realizados fora das dependências da contratante

ES. Data Emissão: Revisão: 00 Data Revisão:


TÍTULO:

MODELO 02: SERVICOS CONTRATADOS REALIZADOS FORA DAS DEPENDÊNCIAS DA CONTRATANTE

1. OBJETIVO: Informar qual o resultado desejado para o serviço contratado, como a qualidade, prazo necessário, custo esperado e segurança aplicada.

2. ESCOPO: Informar a relação dos Serviços Detalhados; Fornecer todos os recursos necessários para o bom entendimento do que se deseja contratar; - Desenhos, Especificações, mapas, coquis e/ou fluxogramas.

3. INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA O PLANEJAMENTO INTERNO Informar que o Cronograma Previsto deverá ser apresentado pelo contratado e negociado com o contratante:

4. RECURSOS NECESSÁRIOS:

5. HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS PARA OS PROFISSIONAIS

6. NORMAS TÉCNICAS E PROCEDIMENTOS APLICADOS NA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

Definir normas e procedimentos (internos e/ou externos) que desejamos que sejam atendidos; Obs.: Caso não tenhamos disponíveis, solicitar ao contratado o fornecimento dos mesmos para aprovação.

7. INSPEÇÃO, ENSAIOS, TESTES E DILIGENCIAMENTOS REALIZADOS PELO CONTRATADO COM A PARTICIPACAO DA CONTRATANTE.

O contratado devera fornecer um plano de inspeções, ensaios e etapas de diligenciamento a serem realizados, os quais devem ser aprovados pelo contratante;

8. PARÂMETROS DE QUALIDADE E CRITERIOS DE APROVAÇÃO DOS SERVIÇOS

9. ENTREGA E TRANSPORTE DOS EQUIPAMENTOS TRABALHADOS

10. RESTRIÇÕES: Lista e descreve as restrições específicas do Serviço. Por exemplo, são incluídos custos e/ou datas impostas (marcos do cronograma) divulgadas pela Energética Santa Helena quando aplicáveis.

11. PENALIZAÇÕES APLICÁVEIS PELO NÃO ATENDIMENTO AOS CRITÉRIOS DE QUALIDADE E DE PRAZO DE ENTREGA







Anexo 8.14 – Modelo de Formulário Padrão Especificação de Serviços (ES) – Para serviços Consultorias

ES. Data Emissão: 25/08/08 Revisão: 00 Data Revisão:


TÍTULO: FORMULÁRIO PADRAO PROPOSTA TÉCNICA PROJETOS CONSULTORIAS

1. INTRODUÇÃO Devera ser apresentado o Resumo da Proposta

2. OBJETIVOS E METAS DO PROJETO

3. MAPA DE TRABALHO O objetivo deste mapa (cronograma macro) e permitir uma melhor visualização do projeto e de como ele ira se desenvolver. Devera ser fornecido pela contratada conforme o exemplo abaixo:

4. DESCRIÇÃO DO PROJETO E O QUE DEVE SER ENTREGUE EM CADA ETAPA As etapas do projeto devem ser detalhadas em suas atividades e os resultados esperados de cada uma descrita;

5. CRITÉRIOS DE APROVAÇÃO DE CADA ETAPA

6. CRONOGRAMA DETALHADO DO PROJETO Deverá ser elaborado em conjunto com a contratante e entregue pela contratada após o início dos trabalhos;

7. ORGANOGRAMA DA EQUIPE TÉCNICA DE TRABALHO

8. EQUIPE TÉCNICA: - da Consultoria - do Contratante

9. REQUISITOS PARA REALIZAÇÀO DO PROJETO

10. INFRA-ESTRUTURA MÍNIMA PARA A INSTALAÇÃO DA EQUIPE

11. TRANSPORTE, HOSPEGAGEM E ALIMENTAÇÃO







Anexo 8.15. – Modelo de Formulário Padrão da Definição de Negócio (DN)

PESSOAS

EQUIPAMENTO

Preparado por: Aprovado por: Data Aprov.

CLIENTES

Revisão:Data Revisão:Página: 1

TÍTULO:

DEFINIÇÃO DE NEGÓCIO

DN.Data Emissão:

MISSÃO

FORNECEDORES NEGÓCIOINSUMOS PRODUTOS

NEGÓCIO




Anexo 8.16 – Modelo de Formulário Padrão da Característica do Produto (CP)

Dim. Desc. Situação Atual Local Respons. Valor ( %)

Aprovado por:

METAFREQ. MEDIÇÃO

I.C.

ENTR

EGA

QU

ALI

DA

DE

INTR

ÍNSE

CA

CU

STO

CLIENTE:

SEG

UR

AN

ÇA

PRIOR. (A,B,C)

GESTÃO a VISTACOMO EXPRESSAR O I.C. EM NÚMEROS ( Fórmula )

NOME DO ÍTEM DE CONTROLE

Preparado por :

CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO - ITENS DE CONTROLE

CP.Data Emissão: Revisão:Data Revisão: Página: 1 de 1

Data aprov.

PRODUTO:TITULO:

Desc. Desejo do Cliente

CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO




Anexo 8.17. Modelo de Formulário Padrão do Papel dos Agentes

PA. Data Emissão: Revisão: 00 Data Revisão:

PAPEL DOS AGENTES – PA Página 1 de 1

TÍTULO:

1. ATIVIDADES/RESPONSABILIDADES

Elaborado por:

Aprovado por:

Data Aprov.




Anexo 8.18. Matriz de Siglas de Identificação do Tipo de Documento.




Anexo 8.19. Matriz de Siglas de Identificação da Área e Unidade de Aplicação do Documento.




8.20 – Matriz de Siglas de Identificação dos Processos (parte 1)




8.20 – Matriz de Siglas de Identificação dos Processos (parte 2)




Anexo 8.21. Matriz de Identificação dos Processos da Manutenção Industrial e Agrícola SH




Anexo 8.22. Gráfico de Gestão a Vista

Elaborado por: Célia Ferrari Aprovado por: Marcos Abreu Data Aprov. 01/10/08

procedimento de elaboracao de documentos

Leadership & Management