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Procedimento: 0003/2013_v2

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Procedimento Correios – Cartão de Postagem

Cartão de Postagem

Cada gerente ou vendedor responsável (VR) receberá um cartão de postagem para utilização de

envio de documentos para a retaguarda e transferência de produtos entre lojas. Segue modelo abaixo:

O cartão constará de uma numeração especifica (conforme figurada acima grifada em vermelho)

que deverá ser utilizada para as solicitações de coleta e uso na agência dos correios.

Este cartão é de responsabilidade do gerente ou VR e a sua utilização deverá ser de forma

consciente a fim de evitar desperdícios financeiros para a empresa.



Coleta:

As coletas deverão ser agendadas previamente para serem realizadas todas as QUARTAS-FEIRAS,

quando necessário.

Para solicitações de coletas poderão ser realizadas através do site

http://www.correios.com.br/disqueColeta/pedido/default.cfm ou pela Central de Atendimento dos

Correios - CAC.

Central de Atendimento dos Correios – CAC – funciona de segunda à sexta das 8 às 20 horas e

sábados, domingos e feriados das 8 às 18 horas, por meio dos seguintes números:

* 3003-0100 - Destinado a capitais, regiões metropolitanas e cidades - sedes de DDD. A tarifa tem custo

de ligação local. Por meio deste número é possível contratar serviços como telegrama fonado e disque

coleta, buscar Ceps e obter informações sobre produtos e serviços dos Correios.

* 0800 -725 7282 - Vale para todas as demais localidades brasileiras que não têm tecnologia para serem

atendidas pelo 3003. Os serviços prestados por este número são os mesmos do 3003 0100, a diferença é

a área de abrangência de cada um.

* 0800 725 0100 - Exclusivo para registrar sugestões, elogios e reclamações. O número é o mesmo para

ligações de todo o Brasil.

Coleta Normal

I - coleta realizada das 14h às 18h em dias úteis, de segunda a sexta-feira.

II - pedidos de coleta registrados para após as 16 horas serão agendados para o próximo dia útil

seguinte.

Coleta Especial


II - horário limite de solicitação de coleta é até às 18 horas.

III – o objeto será coletado até às 20h e seguirá no próximo dia útil seguinte.

Coleta de SEDEX Hoje


II - horário limite de solicitação de coleta é até às 11 horas.



• Envio de documentação para Retaguarda:

As encomendas deverão ser enviadas em um único volume separadas por departamentos, por

exemplo, documentos destinados ao setor financeiro, RH, empresa DOC’s, etc. deverão em envelopes

separados, porém em um único volume que deverá ser destinado a SGH MATRIZ.

O modelo de envio deverá ser sempre SEDEX normal, em caso de urgência SEDEX 10 previamente

acordado com o Supervisor de Vendas.

Em caso de urgência do envio fora do prazo (QUARTA-FEIRA) o gerente deverá ir até uma agência

(própria, agências franqueadas não aceitam o cartão de postagem) e postar pessoalmente.

• Envio de documentação clientes e outros:

Para envio de documentação para clientes e outros o gerente/VR deverá solicitar aprovação do

seu supervisor de vendas. O supervisor deverá avaliar se é necessário e qual o modelo de envio (SEDEX

NOMAL OU SEDEX 10)

• Envio de produto entre lojas:

Separar os produtos pré-selecionados;

Emitir uma nota para cada caixa e informar os Correios como transportadora;

A caixa deverá ser muito bem lacrada e assinada, o intuito é inibir a violação.

Declarar o valor da NF no seguro;

Todas as transferências entre loja deverão ser enviadas via SEDEX.

Após postagem enviar para a loja destino o número do localizador de objeto. Exemplo abaixo:

Em caso de urgência do envio fora do prazo (QUARTA-FEIRA) o gerente deverá ir até uma agência

(própria, agencias franqueadas não aceitam o cartão de postagem) e postar pessoalmente.

NOTA: Se identificado o uso para fins não autorizados, ou seja, particulares o colaborador será

penalizado conforme sanções disciplinares.



SIGEP WEB – GERENCIANDOR DE POSTAGENS DOS CORREIOS:

Esta ferramenta visa facilitar a impressão de etiquetas e o controle do número dos objetos para

consultas futuras.

A sua utilização deverá ser feita através do ícone correios que já está disponível

no desktop (área de trabalho) no servidor das máquinas de cada loja.

Segue abaixo o passo a passo de como a ferramenta deverá ser utilizada:

Conforme figura acima esta é a tela inicial do programa e ela pode ser acessada de duas formas:

1 - Através dos cabeçalhos conforme figura abaixo:

2 – Através dos ícones de acesso rápido, conforme figura abaixo:

O primeiro passo antes de utilizar o programa é certificar que o cartão de postagem está

validado no sistema.

Para fazer esta verificação basta seguir os passos conforme descritos abaixo:

01 – Acesse a opção “Cadastro” e em seguida clique na opção “Atualizar Cartão de Postagem”,

conforme descrito abaixo:



Após ter clicado nesta opção aparecerá uma tela que solicitará o número do contrato e cartão,

coforme abaixo:

O número do contrato é padrão para todas as lojas: 9912328817 e encotra-se disponível no

verso do cartão.



O número do cartão encontra-se na frente do cartão de postagem, conforme ilustrado abaixo:

Após ter seguido os passos acima clique no botão atualizar:



Pronto o cartão está atualizado e pronto para ser utilizado.

CADASTRO DE DESTINATÁRIOS E REMENTE:

Antes que a etiqueta seja gerada é preciso fazer o cadastro de destinatários

Cadastro Destinatários:

01 - Acessando a opção “Cadastro” e em seguida “Destinatários” será possível cadastrar

destinatários para envio de correspondências, que ficarão armazenados no banco de dados e poderão

ser alterados e ou excluídos a qualquer momento que seja necessário.

02 - Logo após aparecerá a tela de cadastro de destinatários conforme abaixo:

Clique na opção incluir para que seja incluído as informações do destinatário:



03 -Preencha todos os campos a partir da faixa amarela e após ter digitado todas as informações

clique na opção “incluir” na guia “Endereço” para que seja informado o endereço completo do

destinatário.

04 - Digite o CEP e clique no botão pesquisar para que o sistema traga as informações do

endereço do destinatário. Certifique que todas as informações do endereço estejam completas e com o

número correto e clique na opção salvar.



Segue ilustração abaixo:

05 - Após ter clicado no campo Salvar novamente aparecera uma tela informando que o

destinatário foi salvo com sucesso.

Cadastro Remetente:

Para cadastro de remetente basta seguir os passos conforme já descritos acima.

GERAR ETIQUETA DE POSTAGEM:

Após ter feito a solicitação da coleta pelo site dos correios conforme descrito no item “Coleta”

no procedimento acima e de posse do número da coleta de sete dígitos, siga os passos conforme abaixo

para gerar a etiqueta e número do objeto de rastreamento:

01 – Clique no sexto ícone chamado PLP, conforme ilustrado abaixo.



Caso seja solicitado a senha basta seguir conforme informado abaixo:

Usuário: 13257648

Senha: 7aylk5

02 – Clique na opção “incluir” para escolher o remetente, destinatário e o serviço que será prestado:



3 – Após certificar que as informações como NOME da loja e ENDEREÇO, NÚMERO DO

CONTRATO e CARTÃO DE POSTAGEM estão corretas na “Guia Remetente”, escolha o serviço que será

prestado e de acordo na opção “Selecionar Serviço”.

4 - Após ter escolhido o serviço vá para a guia “Destinatário” e na clique no botão “drop down” –

flexa para baixo conforme ilustrado abaixo.



5 - No campo “Número do Pedido” informe o Número da Coleta de sete dígitos que foi feita através do

site dos correios e quando necessário informe também o numero da Nota Fiscal que estiver atrelado ao

envio do documento/ objeto, bem como escolha o Tipo de Postagem (Envelope, Pacote ou Caixa, Rolo

ou Cilintro):

6 - Certifique que o envio do documento deverá ter algum serviço adicional, como AR (Aviso de

Recebimento) ou VD (Valor Declarado) do produto a ser enviado nesta Guia.



7 – Informe a Quantidade de Objetos e após todas as informações preenchidas e confirmadas clique na

opção “Salvar Objeto (F5)” ou clique na tecla de função F5 e para finalizar clique em “Salvar PLP”.

04 – Imprimindo Rótulos (Lista de Postagem) e Etiquetas

Antes que seja efetua a impressão dos rótulos, que nada mais é do que um documento de

entrega das correspondências ao carteiro, poderá ser feito ainda uma visualização das informações para

que nada esteja errado, pois uma vez fechada uma PLP (etiqueta de postagem) a mesma não poderá ser

mais modificada.

01 - Após ter conferido as informações no campo “Visualizar PLP”, selecione o número da PLP e

clique na opção “Fechar PLP”.



ATENÇÃO NESTA PARTE!!!

02 - Clique na opção Sim após tudo estar correto.

03 - Clique na opção Sim para gerar a lista de postagem e etiqueta que deverá ser colocada no

documento a ser enviado.

Selecione a PLP

Visualize se as

informações da PLP

estão corretas Feche a PLP para que seja

gerada a etiqueta.



04 - A lista que será gerada abaixo deverá ser impressa em duas vias e assinadas, pois uma ficará

com o carteiro e outra na loja para qualquer consulta ou reclamação que seja necessária ser feita ao

correios:

05 - A etiqueta abaixo deverá ser impressa apenas em uma única via e ser colada no envelope,

caixa ou documento que será enviado à retaguarda.

05 – Rastreando Objeto

Para rastrear algum objeto basta seguir os passos conforme descrito abaixo:

01 – Clique no ícone: Rastreando de Objeto:



02 – Clique na opção “Pesquisar Objetos”. Escolha como a pesquisa será feita: Por nome do

Destinatário, Número do Objeto, Número do Pedido ou Data de Emissão, sendo esta última a mais

recomendada e fácil de fazer a localização:

05 – Processo de Importação de Destinatários:

Para fazer a importação de vários destinatários, basta seguir o procedimento conforme abaixo:

Dê preferência a este tipo de

pesquisa por ser mais fácil e

rápido. Escolha o período e

todos os objetos serão

visualizados.



Clique em Processos e depois em Importar Destinatários:

Abrirá um janela para escolher o local aonde está salvo o arquivo a ser importado, neste caso o arquivo

com o nome Destinatários_SGH.txt.

Após feita importação o processo pode utilizar a geração de etiquetas conforme procedimentos já

vistos acima.

Termo de Conhecimento do Procedimento de Uso do Cartão de Postagem (Correios)

Eu ____________________________________________________, portador do RG ___________________,



colaborador da loja _____________________, declaro que li e estou de acordo com o Procedimento Correios –

Cartão de Postagem.

0003/2012 da Sunglass Hut.

Estou ciente que o não cumprimento do procedimento estou sujeito a Sanções Disciplinares.

Local ____________________________ Data __/___/____

__________________________________

Assinatura do Colaborador

__________________________________

Assinatura do Gerente da Loja

Este documento deverá ser preenchido e assinado por todos os colaboradores, enviar aos cuidados de Ezequiel

Costa – Matriz.

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