printspy ferramentas de gestão gestão dos recursos de impressão
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PrintSpy
Ferramentas de Gestão
Gestão dos Recursos de
Impressão
PrintSpy
O Contexto
O ambiente de impressão é um dos muitos recursos disponíveis nas empresas.
O recurso de impressão possui custo de manutenção altamente variável, de acordo com o uso.
A maioria dos funcionários administrativos possui acesso indiscriminado a este recurso.
A crescente circulação de informações digitais permite o acesso aos mais diversos tipos de mídia e documentos pelos funcionários.
Boa parte dos funcionários não possui qualquer preocupação com os recursos da empresa.
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Como assumir o controle?
Políticas para gerenciamento do recursoEducar
Intimidar o abuso e o desperdício
ControlarAplicar restrições de uso
ResponsabilizarApropriar o gasto a quem é de direito
PreservarPromover a consciência ambiental
RacionalizarPlanejar o investimento
PrintSpy
Educar – Como?
Colher informações sobre o usoPublicar dadosPromover workshops ou reuniões sobre o temaTratar casos críticos seletivamentePunir reincidências
PrintSpy
Educar - Como?
Colher informações sobre o uso
Este é um dos diversos relatórios do Print Spy, que podem ser obtidos de maneira interativa e on-line.
Diversas informações estão disponíveis, inclusive quem imprimiu, o que foi impresso e o custo associado.
O PrintSpy coleta também informações de cópias realizadas em multi-funcionais* (*em modelos compatíveis)
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Educar – Como?
Publicar Informações
Através de um navegador Web é possível consultar informações sobre o uso dos recursos de impressão, podendo exportar para PDF ou dados brutos (CSV).
É possível ocultar relatórios detalhados e informações de custo, bem como especificar o acesso por centro de custo, fornecendo informação apenas a quem tem responsabilidade sobre ela.
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Educar – Como?
Divulgar Informações É possível configurar o encaminhamento automático de relatórios por e-mail para usuários, facilitando a divulgação das informações.
Ao definir um agendamento é possível também especificar um filtro, de sorte a direcionar a informação sendo enviada.
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Controlar – Como?
Colher dados
Avaliar necessidade
Definir orçamento
Estabelecer quotas
Restringir a impressão colorida
Exigir o uso de duplex
PrintSpy
Controlar – Como?
Estabelecer quotas para usuários, grupos e centros de custo
Uma políticas de quotas permite definir um orçamento máximo para usuários ou grupos
O Notificador do Print Spy permite ao usuário acompanhar da sua estação de trabalho o saldo atual e páginas remanescentes.
Caso a impressão não possa prosseguir o usuário pode ser notificado no ato, na sua própria estação de trabalho e/ou por e-mail.
O PrintSpy pode também alertar por e-mail usuários e gerentes quando o saldo estiver abaixo de um percentual da quota.
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Controlar – Como?
Restringir impressão colorida
Exigir uso de duplexMuitas vezes uma impressora é usada para impressão tanto colorida quanto P&B. O PrintSpy permite bloquear a impressão colorida de usuários.
O uso de duplex é uma iniciativa de redução do uso de papel com importante impacto ambiental e também no custo geral de suprimentos.
PrintSpy
Controlar - como
Aplicar políticas em um ambiente integrado e fácil de usar
O ambiente de administração é similar às ferramentas do próprio Windows Server®
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Responsabilizar – Como?
Distribuir a impressão em centros de custo
Solicitar o centro de custo no ato da impressão
Autenticar o usuário no ato da impressão
Liberar a impressão quando o usuário está próximo
PrintSpy
Responsabilizar – Como?
Distribuir a impressão em centros de custo Relatórios exibem o total de impressão de cada centro de custo, permitindo......cobrar gerentes de
departamento, gerar competição pelo menor custo e atribuir o custo a quem é de direito.
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Responsabilizar – Como?
Solicitar o centro de custo no ato da impressãoO centro de custo pode ser solicitado ao usuário através de um popup na estação de trabalho, no ato da impressão.
Deste modo é possível atribuir a impressão dinamicamente a um cliente ou projeto.
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Responsabilizar – Como?
Autenticar o usuário no ato da impressão Para certificar-se que a pessoa imprimindo no computador é o usuário atualmente conectado, pode-se solicitar a senha no ato da impressão.
O PrintSpy também permite solicitar um usuário e senha para situações de uso comartilhado do computador.
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Responsabilizar – Como?
Liberar a impressão quando o usuário está próximo
Quando a ilha de impressão fica distante dos usuários é comum ocorrerem impressões que nunca são coletadas.
Com o Release Station é possível manter as impressões suspensas no servidor até a liberação num terminal próximo às impressoras.
Esta função também permite proteger impressões com conteúdo sensitivo.
O Release Station pode ser utilizado ainda em modo “operador” onde uma central de cópias imprime e distribui documentos para todos os usuários.
*Este componente é licenciado à parte.*Este componente é licenciado à parte.
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Preservar – Como?
Promover a consciência ambiental
O meio ambiente precisa ser protegido. Esta é uma responsabilidade de todos.
O gráfico ambiental permite observar o impacto de reduções por uso de duplex em árvores preservadas e créditos de carbono.
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Racionalizar o uso - Como?
Colher dados
Avaliar o TCO do recurso
Conhecer a demanda
Planejar o investimento
PrintSpy
Racionalizar o uso – Como?
Avaliar o TCO do recurso
Cadastrando os eventos de troca dos consumíveis......é possível obter a sua
durabilidade e o custo por página de cada impressora
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Racionalizar o uso – Como?
Conhecer a demandaGráficos de volume diário, semanal e mensal permitem identificar variações periódicas na demanda
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Racionalizar o uso – Como?
Planejar o investimentoRelatórios por centro de custo permitem identificar quais departamentos demandam maior investimento...
...e a existência de recursos de impressão compartilhados
*Dados irreais, apenas para efeito demonstrativo*Dados irreais, apenas para efeito demonstrativo
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PrintSpy – Comparativo entre as edições
Funcionalidade Corp Pro Lite
Extração de informações
Gráficos de volume de impressão x x x
Relatórios por usuário, computador, impressora e data x x x
Relatórios por uso de consumíveis x x
Relatórios por grupos de usuários e centros de custo x
Relatório ambiental x
Relatórios via web x
Envio automático de relatórios por e-mail x
Cadastro de consumíveis x x
Extração de relatórios por linha de comando x
Integração com o Active Directory x x x
Sincronização de centro de custo com o Active Directory x
Suporte a múltiplos domínios x
Contabilização de cópias (Em modelos de impressora selecionados) x
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PrintSpy – Comparativo entre as edições
Funcionalidade Corp Pro Lite
Restrições
Bloquear impressão colorida x x
Bloquear impressão que não utiliza duplex x x
Quotas por usuário x x
Quotas por grupo e centro de custo x
Solicitar centro de custo ao usuário no ato da impressão x
Solicitar autenticação para permitir impressão x
Aguardar liberação da impressão pelo usuário (Licenciado à parte) x