CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOSCOMIT DE BOAS PRTICAS E NORMAS GRUPO DE TRABALHO SOBRE ACESSO

Princpios de Acesso aos Arquivos

verso preliminar 26 maio 2011

SUMRIO

PREFCIO ................................................................................................................................... 3 INTRODUO ................. 7 PRINCPIOS DE ACESSO AOS ARQUIVOS ..................... 11 ORIENTAES TCNICAS .............. 18

A Desenvolver uma poltica de acesso B Acordar as restries de acesso na ocasio da transferncia C Controlar o acesso fsico aos documentos sob restrio D Permitir equipe acesso aos documentos sob restrio para realizao do trabalho arquivstico E Descrever documentos sob restrio F Responder a pedidos de acesso a documentos sob restrio G Tomar decises sobre acesso H Implementar restries de acesso I Rever restries de acesso J Liberar material anteriormente restrito

Apndice A. Exemplo de poltica de acesso para uma instituio arquivstica Apndice B. Exemplo de fluxograma de deciso: etapas preliminares para determinao do acesso Apndice C. Exemplo de planilha de reviso de acesso Apndice D. Exemplo de acordo de no divulgao Apndice E. Exemplo de folha de substituio (aviso de restrio): item singular Apndice F. Exemplo de folha de substituio (aviso de restrio): itens mltiplos Apndice G. Exemplo de folha de substituio (aviso de restrio): definies

GLOSSRIO ........................................................... 44

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PREFCIO1

Acesso a disponibilidade de documentos para consulta como resultado tanto de autorizao legal quanto da existncia de instrumentos de pesquisa. Desde 1994, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) publicou quatro normas de descrio arquivstica: ISAD(G) em 1994, ISAAR(CPF) em 1996, ISDF em 2008 e ISDIAH em 2008. Essas normas abrangem instrumentos de pesquisa, um dos dois elementos-chave de acesso aos arquivos; elas transformaram a prtica da descrio. Esta declarao de princpios centra-se no outro elemento do acesso: a autoridade legal para consultar arquivos.

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) h muito tem se preocupado com a questo do acesso aos arquivos. Na esteira das mudanas polticas na Europa, no incio da dcada de 1990, arquivistas europeus desenvolveram o Esboo de uma norma europeia para poltica de acesso aos arquivos, que foi adotado como a posio do CIA na Assembleia Geral Ordinria em Edimburgo, em 1997. O Esboo, porm, concentra-se quase inteiramente no acesso a arquivos oficiais de governo, com uma nica declarao sobre acesso aos documentos no governamentais: Recomenda-se que sejam feitos esforos para que o acesso aos arquivos privados seja, sempre que possvel, realizado em consonncia com a mesma norma dos arquivos oficiais.

Dois outros documentos do CIA sublinham a importncia do acesso como um elemento da prtica arquivstica: o Cdigo de tica, de 1996, e a Declarao universal sobre os arquivos, de 2010. O Cdigo de tica declara nos princpios 6 e 7:Princpio 6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao maior nmero possvel de usurios, oferecendo seus servios a todos com imparcialidade. Princpio 7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilbrio, no quadro da legislao em vigor, entre o direito ao conhecimento e o respeito vida privada.

A Declarao Universal sobre os Arquivos observa

o carter fundamental dos arquivos no apoio conduo eficiente, responsvel e transparente de negcios, proteo dos direitos dos cidados, fundamentao da memria individual e coletiva, compreenso do passado, documentao do presente e orientao das aes futuras,1

Traduzido para o portugus por Silvia Ninita de Moura Estevo e Vitor Manoel Marques da Fonseca e revisto por Alba Gisele Gouget, do Arquivo Nacional (Brasil). 3

identifica como um dos papis fundamentais dos arquivistas tornar esses documentos disponveis para uso, e garante que os arquivistas trabalharo juntos para que os arquivos sejam acessveis a todos, respeitando a legislao pertinente e os direitos dos indivduos, produtores, proprietrios e usurios. Na primavera de 2010, o Comit de Boas Prticas e Normas solicitou a um pequeno grupo de arquivistas que discutisse a possibilidade de desenvolver uma norma de boas prticas para o acesso pblico a todos os arquivos, governamentais e no governamentais. Os integrantes do Grupo de Trabalho representavam uma variedade de tradies de arquivos: Trudy Huskamp Peterson, Estados Unidos, Seo das Associaes Profissionais (Section of Professional Associations), assumiu como presidente do grupo, que teve como membros Sarah Choy, Hong Kong, Conselho Legislativo de Arquivos (Legislative Council Archives), Ramo Regional do Leste Asitico (East Asian Regional Branch); Victoras Domarkas, diretor do Arquivo Nacional da Litunia, Ramo Regional Europeu (European Regional Branch EURBICA); Chido Houbraken, Holanda, consultor em gesto de documentos, EURBICA; Silvia Ninita de Moura Estevo, Arquivo Nacional do Brasil, Associao Latino-Americana de Arquivos; Helene Servant, Servio Interministerial dos Arquivos da Frana, EURBICA; Maggie Shapley, Arquivo da Universidade Nacional da Autrlia, Seo de Arquivos Universitrios e Instituies de Pesquisa (Australian National University, Section on University Archives and Research Institutions SUV).2

Aps uma reunio inicial em Paris, em maio de 2010, os membros do grupo esboaram dois documentos principais: uma declarao de Princpios de acesso aos arquivos e um relatrio tcnico referente implementao dos Princpios. O Grupo de Trabalho, em seguida, convidou os presidentes dos rgos do CIA, no representados no Grupo, e cujo trabalho frequentemente enseja reflexes sobre acesso, a nomear um membro para ler o projeto, coment-lo e participar de uma reunio de consulta sobre os Princpios de Paris, em fevereiro de 2011. O Grupo Consultivo incluiu Didier Bondue, como representante da Seo de Arquivos de Empresas e de Trabalhadores, Fatoumatta Cisse, do Ramo Regional da frica Ocidental; Kim Eberhard, da Seo de Arquivos de Igrejas e de Congregaes Religiosas;2

Observe-se, por favor, que os membros atuaram no Grupo de Trabalho por suas capacidades individuais. A declarao da prtica profissional no necessariamente reflete a poltica oficial ou as vises dos organismos governamentais, instituies ou organizaes das quais esses membros so empregados ou associados. 4

Soufi Fouad, do Ramo Regional rabe; Deborah Jenkins, da Seo de Arquivos Locais, Municipais e Territoriais; Lohman Jan, da Seo de Organizaes Internacionais; Murambiwa Ivan, do Ramo Regional da frica Oriental e Austral; Schefbeck Gunther, da Seo de Arquivos de Parlamentos e de Partidos Polticos, e David Sutton, da Seo de Arquivos Literrios e Artsticos. O Grupo Consultivo concordou que o CIA deveria adotar um conjunto de princpios de acesso e fez vrias sugestes ao texto dos dois principais documentos.

O Grupo de Trabalho reformulou os dois documentos, fez com que circulassem pelo Grupo Consultivo, e novamente os editou. Os Princpios de acesso aos arquivos revistos, juntamente com um plano e um cronograma para o debate geral sobre eles, foi considerado pelo Conselho Executivo do CIA na sua reunio de maro de 2010. O Conselho aprovou o plano e o cronograma para a consulta, porque o acesso uma das grandes preocupaes dos grupos de usurios, compartilhando a verso preliminar com os grupos de usurios e organizaes associadas e pedindo seus comentrios. A Direo tambm fez comentrios aos Princpios, que foram revistos tendo em conta as opinies expressas.

So dez os Princpios de acesso aos arquivos, com um comentrio explicando cada um deles; os Princpios e os comentrios, tomados juntos, constituem a declarao da prtica profissional, o que segue o formato do Cdigo de tica do CIA. Os Princpios so acompanhados pelas Orientaes tcnicas e um breve Glossrio.

O cronograma e o plano para consulta so os seguintes: 2011 junho Verso preliminar, traduzida e enviada aos membros do CIA e partes interessadas, abrindo-se o perodo para comentrios 2011 setembro Segunda Conferncia Mundial de Associaes de Arquivos, oficina sobre os Princpios 2011 outubro 2012 fevereiro CITRA, frum aberto sobre a verso preliminar Encerramento do perodo de comentrios, revises completadas, envio ao Conselho Executivo do CIA 2012 abril 2012 agosto Conselho Executivo do CIA aprova a verso preliminar Assembleia geral aprova os Princpios

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Tanto os membros do Grupo Consultivo quanto os do Grupo de Trabalho esperam firmemente que as sees e ramos do CIA discutam a verso preliminar dos Princpios durante suas reunies de agora at fevereiro de 2012. Agradecemos qualquer sugesto de grupos de usurios e de outros grupos que possam ser convidados a comentar. Por favor, envie as sugestes para ica@ica.org.

Os arquivistas que trabalharam nos Princpios se depararam com o desafio de abranger a diversidade de prticas mundiais em um nico documento, mas todos ns acreditamos que essa iniciativa importante para o CIA. Reconhecemos que a maioria dos governos e muitas instituies tm uma rica histria de gesto do acesso. Para eles, essa declarao da prtica profissional um suplemento aos processos j existentes, permitindo aos arquivistas avaliar suas prticas institucionais em face de uma base externa e fortalec-las sempre que necessrio. Naquelas instituies onde as prticas de acesso tm sido fracas ou contestadas, a declarao da prtica profissional fornece uma diretriz para rever e revisar processos. Os membros do Grupo de Trabalho e do Grupo Consultivo mais amplo esperam um debate intenso e vigoroso sobre a verso preliminar, que ser bem-vindo. A participao ativa far do documento final uma slida declarao de prtica respeitada por todos os arquivistas. Por favor, junte-se discusso.

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INTRODUO

O objetivo fundamental dos arquivos o uso. O servio de acesso conecta arquivos ao pblico; determina a informao que os usurios possuem sobre a instituio e seu acervo; influencia o pblico quanto confiana nos custodiadores das instituies arquivsticas e no servio que prestam. Arquivistas apoiam uma cultura de abertura, mas impem restries conforme exigido pela legislao e outras autoridades, pela tica, ou por exigncia dos doadores. Quando as restries so inevitveis, devem ser claras e limitadas em abrangncia e durao. Arquivistas encorajam as partes responsveis a formular claramente mandatos e regras consistentes para acesso aos documentos, mas, na ausncia de orientaes inequvocas, os arquivistas determinam o acesso apropriado, considerando a tica profissional, a equidade e justia, os requisitos legais e as tradies sociais e culturais. Os arquivistas tm a responsabilidade de impedir o acesso no autorizado aos documentos e, ao mesmo tempo, de proporcionar a utilizao mais ampla possvel de arquivos por meio do monitoramento das restries e pela imediata remoo daquelas que no se justificam mais. Os arquivistas aderem aos Princpios de acesso aos arquivos formulando e implementando as polticas de acesso.

Finalidade dos Princpios de acesso aos arquivos

Os Princpios de acesso aos arquivos fornecem aos arquivistas uma base de referncia externa para avaliao das prticas de acesso e apoio na adoo de novas regras de acesso ou modificao das j existentes.

Abrangncia dos Princpios de acesso aos arquivos

Os Princpios de acesso aos arquivos abrangem os direitos de acesso pelo pblico, e a responsabilidade dos arquivistas em propiciar o acesso aos arquivos e s informaes sobre eles.

Os Princpios reconhecem que a administrao do acesso pode tambm envolver restrio de acesso baseada em informaes contidas nos arquivos.

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Os Princpios reconhecem, ainda, que, em alguns pases, vrias leis codificam regras de acesso inconsistentes entre si. Isto verdade tanto para leis que abrangem os arquivos sob custdia do governo, quanto para leis referentes a arquivos em organizaes privadas, no governamentais. Arquivistas encorajam ativamente governos, parlamentos e tribunais a harmonizar a legislao de acesso.

Os Princpios aplicam-se tanto aos arquivos governamentais quanto aos no governamentais. Podem ocorrer diferenas entre arquivos pblicos e privados na implementao dos Princpios.

Os Princpios assumem que os arquivistas so comprometidos, de modo proativo, com a transferncia de documentos de valor permanente para a custdia arquivstica, quando o acesso mais prontamente franqueado ao pblico que sob a custdia do rgo de origem.

Os Princpios no cobrem as operaes gerais do servio de referncia e as normas de servio de entrega, nem tampouco as restries para acesso a documentos originais com o propsito de preservao.

Cada princpio acompanhado de um comentrio; os princpios e comentrios tomados juntos constituem os Princpios de acesso aos arquivos.

Um relatrio tcnico acompanha os Princpios. O relatrio no constitui parte dos Princpios, embora fornea uma metodologia que pode ser usada para implement-los e oferea exemplos de formulrios que podem ser adaptados para uso em variados procedimentos de acesso.

Responsabilidades pela implementao dos Princpios de acesso aos arquivos

As responsabilidades fundamentais pela implementao dos Princpios so compartilhadas por administradores, arquivistas, doadores e o pessoal das instituies que transferem seus documentos custdia arquivstica.

*Numa instituio arquivstica, ou em sua instncia superior, uma pessoa deve ter a responsabilidade de liderar e responder pelo programa de acesso. Esse funcionrio deve ter autoridade suficiente para garantir tanto a tabela de liberao quanto a8

proteo segura da informao. Executivos da instncia superior so responsveis pelo apoio aos programas de acesso da instituio arquivstica, fornecendo financiamento adequado para isso e garantindo que seus funcionrios tenham treinamento profissional e o apoio necessrio ao desempenho competente de suas funes, no melhor interesse dos usurios, arquivos, produtores e doadores dos documentos. *Os arquivistas so responsveis por todos os aspectos do controle do acesso, incluindo planejamento, implementao e manuteno dos sistemas de controle de acesso. Todos os membros da equipe devem entender os princpios bsicos de acesso, a necessidade de manipulao segura de informaes restritas, e a responsabilidade de no divulgar informaes a menos que tenham sido tornadas pblicas atravs de procedimentos aprovados. Arquivistas devem treinar novos membros da equipe na operao do regime de acesso, medida que suas atividades o exijam.

*Ao transferirem arquivos para custdia de uma instituio arquivstica, doadores e funcionrios reconhecem que os arquivos so preservados para acesso. Se uma determinada informao deve ser retirada do uso pblico por certo perodo de tempo, eles so responsveis por divulgar claramente que informao essa, as razes e o perodo de restrio. Funcionrios e doadores negociam com os arquivistas em um esprito de cooperao e confiana.

O apoio ao programa de acesso vem de advogados, profissionais de segurana e informtica, e especialistas em desclassificao. Advogados devem compreender os princpios bsicos de gesto de documentos e apoiar a instituio arquivstica no equilbrio entre as necessidades institucionais e dos usurios dentro do quadro legal aplicvel. Administradores de sistemas computacionais so responsveis por assegurar que toda a documentao tcnica seja clara e disponvel aos arquivistas e usurios quando solicitado, e que o material sob restrio esteja em segurana e protegido do acesso no autorizado. O pessoal de segurana responsvel por garantir e monitorar o acesso s reas de armazenamento de documentos, com vigilncia especial para aquelas onde so mantidos os documentos restritos. Especialistas externos em desclassificao devem promover periodicamente reviso da classificao. Eles so responsveis por conhecer polticas de desclassificao relativas informao j de domnio pblico e por julgamentos consistentes que liberem toda a informao possvel.

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Nota: Tanto nos Princpios quanto nas Orientaes tcnicas, a palavra arquivo refere-se ao acervo arquivstico de uma instituio, e no prpria instituio.

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PRINCPIOS DE ACESSO AOS ARQUIVOS

1 O pblico tem o direito de acesso aos arquivos de rgos pblicos. Entidades pblicas e privadas devem abrir seus arquivos o mais amplamente possvel

O acesso aos arquivos do governo essencial para uma sociedade informada. Democracia, responsabilizao, boa governana e engajamento cvico requerem a garantia legal de que as pessoas tero acesso aos arquivos de entidades pblicas estabelecidas por governos nacionais, territrios autnomos, governos locais, instituies intergovernamentais e quaisquer organizao e pessoa, legal ou natural, no desempenho de funes pblicas e operando com fundos pblicos. Todos os arquivos de rgos pblicos so abertos ao pblico, a menos que se enquadrem numa exceo legal.

Instituies que mantm arquivos privados no tm obrigao legal de abri-los a usurios externos, a no ser que alguma legislao especfica lhes imponha essa responsabilidade. Entretanto, muitos arquivos privados guardam documentos institucionais e papis pessoais que tm significativo valor para a histria social, econmica, religiosa, comunitria e pessoal, bem como para a produo de conhecimento e apoio ao desenvolvimento. Arquivistas que trabalham em instituies privadas encorajam suas organizaes a propiciar acesso pblico aos seus arquivos, especialmente se o acervo ajudar a proteger direitos ou beneficiar interesses pblicos. A presso dos arquivistas para abertura dos arquivos ajuda a manter a transparncia e credibilidade institucional, melhora a compreenso pblica da prpria histria da instituio e suas contribuies para a sociedade, e ajuda a prpria entidade a efetivar a responsabilidade social em partilhar a informao para o bem pblico, fortalecendo a sua imagem.

2 Instituies custodiadoras de arquivos tornam pblica a existncia dos arquivos, inclusive a de documentos fechados, e divulgam as restries que afetam o acesso aos arquivos

Os usurios devem ser capazes de identificar a instituio arquivstica que detm o material de seu interesse. Os arquivistas fornecem gratuitamente informao sobre sua instituio e os arquivos que conservam. Eles informam ao pblico as regras gerais para uso do acervo de

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acordo com as determinaes legais, polticas e os regulamentos da instituio. Asseguram que as descries do conjunto de seus arquivos so atuais, precisas e obedecem s normas internacionais de descrio. Os arquivistas partilham verses preliminares de descries de arquivo com os usurios, se as verses finais ainda no estiverem disponveis.

Instituies que facultam acesso ao pblico a qualquer parte de seus arquivos divulgam a poltica de acesso. Os arquivistas comeam com a presuno de abertura; eles asseguram que quaisquer restries de acesso estejam claramente escritas, de modo que o pblico possa compreend-las e imprimir consistncia sua aplicao.

Os usurios tm o direito de saber se existe uma srie especfica, dossi, item ou parte de um item mesmo que seu uso esteja vedado. Os arquivistas revelam a existncia de documentos fechados por meio de descrio acurada e insero de folhas de substituio ou marcaes eletrnicas. Arquivistas fornecem o mximo de informao sobre o material sob restrio, ainda que a descrio no divulgue a informao que motiva a restrio. Os usurios tm o direito de saber a razo da restrio, a data em que o item foi revisto para acesso, a autoridade revisora, todos os documentos referentes s decises de desclassificao e, se aplicvel, a data na qual a restrio expirar.

3 Instituies custodiadoras de arquivos adotam uma abordagem proativa para acesso

Os arquivistas tm a responsabilidade profissional de promover o acesso aos arquivos. Os arquivistas usam vrios meios para tornar os arquivos conhecidos, inclusive a internet, publicaes na web, documentos impressos, programas pblicos, meios comerciais e outras atividades de alcance. Eles devem estar continuamente atentos a mudanas nas tecnologias de comunicao e usam aquelas que esto disponveis para promover o conhecimento dos arquivos. Os arquivistas cooperam com outros arquivos na preparao de registros de localizao, guias, portais de arquivos e meios para assistir aos usurios na localizao de documentos. Eles fornecem, de modo proativo, acesso s partes de seu acervo que sejam de amplo interesse do pblico, por meio de publicaes impressas, comunicados no site institucional, ou cooperao com projetos externos de publicao. Os arquivistas consideram as necessidades dos usurios ao determinar como os documentos devem ser publicados.

4 Instituies custodiadoras asseguram que restries de acesso sejam claras e de12

durao determinada, baseadas em legislao pertinente, reconhecem o direito de privacidade de acordo com as normas culturais e o respeito aos direitos dos proprietrios de documentos privados

Os arquivistas proporcionam o acesso mais amplo possvel aos arquivos, mas reconhecem e aceitam a necessidade de algumas restries. As restries so impostas por legislao ou por poltica institucional, da instituio arquivstica ou sua instncia superior, ou por um doador. Em ltima instncia, restries contrariam o propsito social de preservao arquivstica para responsabilizao ou patrimnio, e por isso os arquivistas procuram limitar o escopo das restries informao que verdadeiramente precise de reteno temporria.

Restries gerais aplicam-se a qualquer acervo arquivstico; conforme a natureza da instituio, elas abrangem a proteo da privacidade, segurana ou informaes investigativas ou legais, segredos comerciais e segurana nacional. O escopo e a durao de restries gerais devem ser claros e pblicos.

Restries especficas aplicam-se somente a conjuntos determinados de documentos institucionais e pessoais e com uma durao limitada. Uma declarao clara da restrio especfica deve ser includa na descrio arquivstica pblica dos documentos designados.

O acesso a documentos privados doados limitado pelas condies estabelecidas no instrumento de transferncia, como uma escritura ou termo de doao, um testamento ou uma troca de cartas. Os arquivistas negociam e aceitam restries do doador sobre o acesso que sejam claras, de durao limitada e que possam ser administradas em termos equitativos.

5 Arquivos so disponibilizados em termos iguais de acesso

Os arquivistas fornecem aos usurios acesso justo, equitativo e oportuno aos arquivos. Diferentes categorias de pessoas usam arquivos e as regras de acesso podem ser distintas para categorias de usurios (por exemplo, o pblico em geral, adotados buscando informao sobre os pais biolgicos, pesquisadores mdicos buscando informao estatstica de registros hospitalares, vtimas de violaes de direitos humanos), mas as regras devem ser aplicadas igualmente para todas as pessoas dentro de cada categoria, sem discriminao. Se um item

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classificado revisto e o acesso passa a ser garantido a um integrante do pblico em geral, o item estar disponvel para todo o pblico sob os mesmos termos e condies.

Determinaes de acesso so feitas o mais rapidamente possvel, aps o recebimento da solicitao. Documentos de rgos pblicos que tenham sido desclassificados antes de transferidos instituio arquivstica, exceto aqueles tornados pblicos por meios ilegais ou no autorizados, permanecem acessveis depois de serem transferidos, independentemente de seu contedo, forma ou idade/data de produo. Se somente parte da informao de um item tiver sido publicada ou estiver prontamente disponvel ao pblico, o acesso informao liberada permanece aberto aps a transferncia; informao no liberada est sujeita poltica e aos procedimentos normais de acesso. Arquivistas desencorajam com veemncia e se opem s tentativas de governos de adotar dispositivos legais ou regulamentares que fechem a informao previamente tornada pblica, seja pela reclassificao ou pela

ordem/determinao de destruio dos documentos.

Instituies privadas custodiadoras de acervo fornecem acesso igual aos usurios; entretanto, termos de doao, necessidades institucionais de segurana e restries relacionadas podem exigir que os arquivistas faam distines entre pesquisadores. Os critrios usados por instituies privadas para determinar acesso seletivo so explicitados em sua poltica pblica de acesso, e arquivistas incentivam suas instituies a reduzir ao mximo essas excees.

6 Instituies custodiadoras de arquivos garantem a preservao e o acesso a documentos que proporcionam a evidncia necessria afirmao de direitos humanos e prova de sua violao, mesmo se esses documentos estiverem fechados ao pblico em geral

O Updated set of principles for the protection and promotion of human rights through action to combat impunity [Conjunto atualizado dos princpios para proteo e promoo dos direitos humanos atravs da ao de combate impunidade] (2005), do Alto Comissariado de Direitos Humanos das Naes Unidas, afirma que as vtimas de abusos de direitos humanos e suas famlias tm o direito de conhecer a verdade sobre as violaes. Os Princpios enfatizam o papel vital que o acesso aos arquivos exerce no conhecimento da verdade, na identificao de pessoas responsveis por violaes de direitos humanos, na solicitao de indenizao e na14

defesa contra acusaes de violao de direitos humanos. Os Princpios afirmam que toda pessoa tem o direito de saber se seu nome (dele ou dela) aparece nos arquivos do Estado e, em caso afirmativo, de contestar a validade da informao, submetendo instituio arquivstica uma declarao que os arquivistas apresentaro sempre que o dossi contendo o nome for requisitado para pesquisa.

Muitas instituies arquivsticas obtm e mantm a evidncia necessria proteo dos direitos humanos e contestao da violao dos direitos humanos. Pessoas que buscam arquivos com fins de direitos humanos tm acesso aos documentos pertinentes, mesmo se eles estiverem fechados ao pblico em geral. O direito de acesso com fins de direitos humanos aplica-se tanto a arquivos pblicos quanto a arquivos privados.

7 Usurios tm o direito de apelar de uma negao de acesso

Quando um pedido de acesso aos arquivos negado, as razes para a negao devem ser claramente declaradas por escrito e transmitidas ao solicitante to logo quanto possvel. Usurios que tiverem o acesso negado so informados do seu direito de recorrer da recusa ao acesso e dos procedimentos e prazos, se houver, para assim faz-lo.

Para os arquivos pblicos, podem existir vrias instncias de recurso, como uma primeira reviso interna e um segundo recurso a uma autoridade independente e imparcial estabelecida por lei. Para os arquivos no pblicos, o processo de recurso pode ser interno, mas deveria seguir a mesma abordagem geral, com mais de um nvel de apelao. Arquivistas que participam da recusa inicial devem fornecer autoridade revisora informao relevante para o caso, mas no participam da deciso no recurso.

8 Instituies custodiadoras de arquivos garantem que as restries operacionais no impeam o acesso aos arquivos

O direito igual de acesso aos documentos de arquivo no se refere somente a tratamento igual, mas inclui tambm o direito igual de beneficiar-se dos arquivos.

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Instituies arquivsticas governamentais no cobram de usurios nacionais ou estrangeiros taxa para acesso a arquivos. As instituies arquivsticas privadas que cobram taxas de admisso deveriam considerar a capacidade do solicitante para pag-las, e a taxa cobrada no deveria ser um impedimento para uso dos arquivos.

Usurios que vivem distante da instituio custodiadora de arquivos podem obter cpias em formatos variados, em vez de visit-la pessoalmente. As instituies podem cobrar taxas razoveis por servios regulares de reproduo por demanda.

A liberao parcial de documentos uma forma de prover acesso quando um dossi inteiro ou um item no pode ser liberado. Se um item arquivstico contiver informao sensvel em algumas poucas frases ou em um nmero limitado de pginas, esta informao dever ser removida e o restante do item liberado para acesso pblico. De uma maneira geral, arquivistas no se recusam a reeditar os documentos em funo do trabalho exigido para fazer a edio; entretanto, se a edio tornar o item ou dossi enganoso ou ininteligvel, os arquivistas em vez de reedit-lo devem mant-lo fechado.

Arquivistas no do acesso privilegiado a grupos ou indivduos preferenciais. Entretanto, se o usurio for incapaz ou analfabeto, poder receber assistncia especial, sobretudo se a pesquisa for relacionada questo de direitos humanos.

9 Arquivistas tm acesso a todos os arquivos fechados e neles realizam o trabalho arquivstico necessrio

Arquivistas tm acesso a todos os arquivos fechados, a fim de analis-los, preserv-los, organiz-los e descrev-los para que a sua existncia e as razes da restrio sejam conhecidas. Este trabalho ajuda a evitar que os arquivos sejam destrudos ou esquecidos proposital ou inadvertidamente e contribui para assegurar a sua integridade. A preservao e a descrio de arquivos fechados promovem a confiana pblica na instituio arquivstica e na profisso, pois permitem que os arquivistas ajudem o pblico a rastrear a existncia e a natureza geral dos documentos fechados e saber quando e como eles estaro disponveis para acesso. Se os arquivos fechados tm classificaes por segurana nacional ou outras restries

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que exijam autorizaes especiais, os arquivistas devem cumprir os procedimentos de autorizao necessrios para realizao do acesso.

10 Arquivistas participam do processo de tomada de deciso sobre acesso

Os arquivistas ajudam suas instituies a estabelecer polticas e procedimentos de acesso e a rever arquivos para uma possvel liberao, de acordo com as diretrizes de acesso existentes. Os arquivistas trabalham com advogados e outros parceiros na deciso sobre a estrutura bsica e a interpretao de restries, as quais, em seguida, implementam. Os arquivistas conhecem os arquivos, as restries de acesso, as necessidades e exigncias das partes interessadas e as informaes que j so de domnio pblico sobre o assunto a que se referem os documentos; eles utilizam esse conhecimento ao tomar decises sobre acesso. Os arquivistas ajudam a instituio a tomar decises fundamentadas e consistentes e a alcanar resultados razoveis.

Arquivistas devem monitorar as restries de acesso, revendo documentos e eliminando restries que no sejam mais aplicveis. Arquivos fechados so liberados quando o interesse pblico na informao presente nos documentos superar os danos que sua liberao pode causar.

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ORIENTAES TCNICAS

A

Desenvolver uma poltica de acesso

1 Uma poltica escrita/formal de acesso estabelece a base sobre a qual as decises relativas ao acesso so tomadas. A poltica de acesso reporta-se a quaisquer leis, decretos e decises judiciais, regulamentos e acordos de doao que se apliquem aos arquivos. Ela tambm pode se referir aos Princpios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de Arquivos.

a Leis incluem uma lei especfica a respeito dos arquivos, liberdade de informao, privacidade, proteo de dados e de informaes pessoais; legislao que inclui o acesso geral ou disposies de sigilo; e leis aplicveis aos documentos do setor privado, como a legislao sobre empresas, instituies educacionais e cartrios.

b Decretos e decises judiciais incluem decretos executivos, como aqueles relativos ao segredo no Poder Executivo, e sentenas e decises judiciais com amplo impacto em documentos, como decises de jris ou juzes de instruo interpretando a norma para acesso aos documentos.

c Regulamentos incluem aqueles internos da instituio arquivstica, bem como decises de um conselho ou corpo diretivo, os estatutos de universidades e de organizaes religiosas e polticas de empresa.

d Contratos de doao incluem toda a documentao que autoriza legalmente transaes entre a instituio arquivstica e a entidade externa ou o indivduo doador de documentos. Esto includos escrituras e cartas de doao, testamentos e contratos de depsito.

2 A poltica de acesso para uma instituio arquivstica governamental baseia-se em lei, decretos, regulamentos e contratos de doao. A poltica de acesso para uma instituio arquivstica que parte subordinada de uma entidade no governamental, como um arquivo dentro de uma corporao ou uma instituio religiosa, inclui qualquer lei aplicvel, mas apoia-se nos regulamentos internos e, se a instituio arquivstica aceitar doaes, nos contratos de doao. A poltica de acesso para uma instituio arquivstica que existe18

independentemente de uma instncia superior ou cujo objetivo principal seja a obteno de doaes baseia-se em regulamentos e contratos de doao.

3 Uma poltica de acesso descreve as restries gerais e especficas que se aplicam aos documentos. Restries gerais aplicam-se a tipos especficos de informao ou a classes designadas de material onde quer que sejam encontrados nos arquivos. Restries especficas so discriminadas pela entidade transferidora e aplicam-se somente aos documentos de um produtor ou de um doador em particular. A poltica de acesso inclui uma referncia genrica a restries especficas, para alertar os usurios que essas restries existem, uma vez que a incluso de todas as restries tornaria a poltica de acesso complicada e confusa, o que normalmente no recomendado.

4 Declaraes de restrio geral definem as categorias de restrio e indicam quaisquer excees. As restries so identificadas por nmero e ttulo descritivo breve e fornecem detalhes suficientes sobre as circunstncias em que so aplicadas, para garantir que os usurios entendam a natureza do material restrito. Exemplos de restries comuns so documentos que contenham informaes cuja divulgao constituiria uma violao claramente injustificada da privacidade de uma pessoa viva; documentos restritos por lei, decreto ou deciso judicial; e materiais que contenham informaes confidenciais sobre negcios e finanas.

5 Excees s restries gerais so apresentadas na poltica de acesso, como quando as pessoas podem ter acesso aos registros especiais sobre si mesmas ou aos documentos que tenham produzido.

6 A poltica de acesso pode tambm abranger os processos administrativos, tais como a forma de solicitar o acesso e como recorrer de uma deciso de acesso. Normas de prestao de servios, como o prazo para uma resposta a um pedido, podem ser especificadas.

7 A poltica de acesso aprovada em um alto nvel hierrquico dentro da instituio arquivstica ou por sua instncia superior. Por exemplo, em instituies arquivsticas no governamentais, uma diretoria, um conselho diretivo ou uma autoridade religiosa superior podem autorizar uma poltica de acesso.

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8 Um exemplo de poltica de acesso est no Apndice A.

B

Acordar as restries de acesso na ocasio da transferncia

9 As restries de acesso devem ser discutidas e acordadas entre a instituio arquivstica e a organizao ou pessoa transferidora antes ou no momento em que os documentos so transferidos. A poltica geral de acesso da instituio arquivstica ser a base dessas discusses. Quaisquer restries especficas so listadas no documento de transferncia.

10 Em instituies arquivsticas governamentais, o termo de transferncia pode simplesmente confirmar que os documentos esto sujeitos legislao arquivstica ou a outra legislao pertinente, pode afirmar que os documentos estaro restritos por um perodo de tempo definido e ento sero analisados para possvel liberao, ou pode indicar que os documentos estaro restritos por um perodo de tempo definido e sero automaticamente liberados ao seu trmino. O documento de transferncia estabelece se os documentos esto sob restries de segurana nacional, se contm informaes que invadiriam a privacidade de uma pessoa, ou se esto sujeitos a disposies legais especficas ou a decises judiciais.

11 Em instituies arquivsticas no governamentais cujo objetivo principal preservar os documentos da instncia superior, o termo de transferncia pode simplesmente confirmar que os documentos esto sujeitos poltica de acesso da instituio arquivstica.

12 Antes de aceitar doaes de documentos privados de um indivduo ou documentos de uma organizao, o arquivista e o doador discutem a poltica de acesso da instituio arquivstica, a natureza dos documentos na doao proposta e como a poltica de acesso se aplicaria a eles. O doador pode solicitar que itens ou categorias especficas de material sejam retidos por um perodo de anos ou at que determinado evento ocorra, como a morte de um indivduo nominado. O doador pode pedir para ser consultado antes de os documentos sob restrio serem abertos, seja para indivduos especficos ou para uso geral; tais condies devem ser desencorajadas, mas, se necessrio, deveriam ser vlidas apenas por um perodo limitado de tempo ou at a ocorrncia de um evento especfico. As condies de acesso acordadas para a doao so formalizadas no instrumento de doao.

C

Controlar o acesso fsico a documentos sob restrio20

13 O acesso fsico s reas de armazenamento dos documentos controlado para evitar entrada no autorizada e limitar a oportunidade de acesso a informao restrita por aqueles no autorizados a faz-lo.

14 Alocar documentos restritos em uma rea separada ir reduzir a probabilidade de seu uso inadvertido em servio de referncia. Pode ser uma sala separada ou uma rea separada dentro de um depsito comum; neste ltimo caso, a rea pode ser cercada ou receber estantes deslizantes trancadas para prevenir o acesso no autorizado.

15 Material classificado como de segurana nacional pode exigir medidas e protocolos adicionais de segurana, como a presena de dois membros da equipe quando um cofre de segurana aberto, ou a assinatura de um registro para confirmar data e hora especficas de entrada de cada pessoa com um propsito particular.

16 O acesso informao relativa localizao do material dentro do depsito restrito aos membros da equipe que precisam buscar os documentos para fins oficiais. Essa restrio pode incluir o registro da localizao, indicando o local na estante de determinados documentos; um registro eletrnico de localizao deve ser protegido por uma senha, que ser regularmente alterada e conhecida apenas por aqueles que precisam da informao.

D

Permitir equipe o acesso aos documentos sob restrio para realizao do

trabalho arquivstico

17 Se os membros da equipe precisam trabalhar com documentos considerados como de segurana nacional ou outros especialmente protegidos, devem cumprir os procedimentos exigidos para lidar com esse tipo de documento.

18 Somente os membros da equipe cujas funes exijam acesso a informaes restritas tm acesso a ela (o princpio da necessidade de saber). Isso reduz a possibilidade de liberao no autorizada de informaes restritas. O controle do acesso baseado na funo pode ser posto em prtica mediante anlise dos processos de trabalho envolvidos na identificao e

21

implementao de restries de acesso, e do trabalho de organizao para limitar o nmero de funcionrios necessrios ao gerenciamento de documentos restritos.

19 Membros da equipe no divulgam informaes restritas a que tenham acesso em virtude de seu trabalho. Membros da equipe podem ser obrigados a assinar um contrato de no divulgao, ou pode ser includa numa clusula do contrato de trabalho assinada pelo membro da equipe uma meno no divulgao. Membros da equipe nas instituies arquivsticas governamentais podem ser abrangidos por legislao mais geral ou regulamentaes para funcionrios do governo (por exemplo, uma Lei de Segredos Oficiais, que inclui sanes graves, como demisso, se a informao restrita for liberada).

E

Descrever documentos sob restrio

20 As condies de acesso aplicadas aos documentos so includas nos instrumentos de pesquisa, usando o elemento 4.1 da Norma geral internacional de descrio arquivstica ISAD(G),3 Condies de acesso, que prev:

a

a natureza da restrio que se aplica, inclusive se a restrio baseada somente na data do material ou do seu contedo (sem revelar a informao restrita);

b c

a extenso do perodo de classificao e a data em que ser aberto, quando for o caso; a autoridade para a restrio, se legislao, regulamento ou contrato legal com o doador.

21 Informaes gerais sobre as condies de acesso podem ser dadas nos nveis de fundo, seo ou srie, como sujeito regra dos 30 anos ou dossis relacionados com os resultados dos alunos esto sujeitos restrio geral 2. Informaes especficas no dossi ou no nvel de item indicam se o material est disponvel ao acesso, no todo ou em parte, ou totalmente fechado. Itens totalmente restritos so descritos nos instrumentos de pesquisa, para que os usurios possam solicitar a reviso da deciso de restrio.3

N. trad.: No Brasil, dispe-se tanto da traduo da ISAD(G), quanto da Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade), que possui o mesmo elemento de descrio. Cf. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G): Norma geral internacional de descrio arquivstica: segunda edio, adotada pelo Comit de Normas de Descrio. Estocolmo, Sucia, 19-22 de setembro de 1999, verso final aprovada pelo CIA. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001, 119 p.; e BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Nobrade: Norma Brasileira de Descrio Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006, 124 p. 22

22 O instrumento de pesquisa disponvel para o pblico em geral no revela informaes restritas. Por exemplo, se a identidade de uma pessoa o elemento restrito, o nome dela no ttulo original do dossi dever ser substitudo por palavras que indiquem que o nome restrito e foi removido, por exemplo, Denncias de atividade criminal por [nome restrito]. Se cada palavra no ttulo restrita, ento os outros elementos de informao sobre o dossi (nmero de srie, datas-limite etc.) devero ainda aparecer no instrumento de pesquisa com o ttulo substitudo por uma frase, como Ttulo sob restrio.

F

Responder a pedidos de acesso a documentos sob restrio

23 Quando um pedido de acesso recebido, o arquivista verifica se o material est disponvel para uso pblico. Se os documentos no esto disponveis, o arquivista verifica se o solicitante est includo em uma exceo restrio, conforme declarado na poltica de acesso. Em algumas jurisdies, uma pessoa pode pedir acesso especial a documentos sobre si mesma e ter acesso a informaes restritas para o pblico em geral. Isto verdadeiro, especialmente, para pessoas que satisfaam os testes para acesso estabelecidos no Updated set of principles for the protection and promotion of human rights through action to combat impunity [Conjunto atualizado dos princpios para proteo e promoo dos direitos humanos atravs da ao de combate impunidade], do Alto Comissariado da ONU para os Direitos Humanos. Consulte o Apndice B para um exemplo de fluxograma de deciso sobre os passos preliminares na determinao do acesso.

24 Todos os usurios dos arquivos devem mostrar algum tipo de identificao e fornecer informaes como nome, endereo e meios de contato. Para certos tipos de material, pode ser necessrio divulgar a finalidade da pesquisa. Pessoas que solicitam acesso a informaes restritas com base em uma iseno devem ser convidadas a apresentar credenciais suficientes para determinar se ela se qualifica para a exceo. Pessoas que procuram ter acesso a documentos classificados por segurana nacional devem obter uma autorizao de acesso da agncia de classificao. As informaes pessoais obtidas no processo de verificao de credenciais so tratadas em conformidade com a legislao de privacidade ou com os regulamentos internos, o que pode exigir que as informaes sejam utilizadas apenas com a finalidade para a qual foram requeridas, a menos que o usurio seja avisado sobre possveis usos futuros, como processos judiciais ou fins estatsticos.23

25 Em algumas jurisdies, os funcionrios pblicos mantm o direito de ter acesso aos documentos que produziram ou receberam no exerccio de sua funo pblica. Pode ser necessrio consultar a legislao vigente ou os regulamentos, ou recorrer ao parecer da organizao empregadora anterior, para determinar se permitido ao solicitante ver os documentos.

26 Se o instrumento de transferncia exigir que a instituio arquivstica consulte o produtor ou o doador antes que o acesso seja concedido, ela deve manter um registro indicando a data em que a solicitao foi feita, o nome do usurio e os resultados da solicitao.

27 A instituio arquivstica mantm um registro das requisies de acesso a material sob restrio, incluindo a identidade do usurio, quaisquer revises realizadas e os resultados dessas revises. Essa informao fica disponvel apenas para a equipe, e armazenada em uma parte segura do banco de dados da instituio arquivstica ou em dossis em papel. O perodo em que essa informao fica retida pode ser determinado por legislao de proteo de dados.

G

Tomar decises sobre acesso

28 Quando itens que no tenham sido previamente colocados disposio do pblico so solicitados, eles devem ser avaliados para determinar se so aplicveis quaisquer restries de acesso.

29 Os princpios de gesto de riscos podem ser aplicados no processo de inspeo: a provenincia do material, o assunto do dossi, e a idade e formato dos documentos podem indicar onde provvel encontrar a informao restrita e se necessrio exame detalhado dos documentos. Por exemplo, alistamentos militares do sculo XIX de soldados falecidos no exigiro inspeo, mas processos recentes de investigao, sim; fotografias das florestas no exigiro inspeo, mas fotografias atuais de instalaes militares, sim; amostras de correspondncia de rotina e publicaes so revistas rapidamente para confirmar se no h informao restrita includa. Material no tratado exigir anlise mais detida que os arquivos tratados.

24

30 Arquivistas comeam a reviso dos documentos classificados pela reviso de todas as restries aplicadas, incluindo leis, regulamentaes e decretos, restries especficas e instrues dos doadores. Se os itens sob reviso esto em formato regular, como um formulrio, ou relatrios preparados numa ordem padro, ou em dossis estruturados, o revisor identifica os lugares em que as informaes potencialmente confidenciais costumam ocorrer e concentra-se na reviso das informaes que se encontram nesses lugares. Os arquivistas verificam os arquivos de forma rpida, lendo mais detalhadamente apenas quando o material que precisaria estar restrito for localizado.

31 Quando a informao que talvez precise ser restrita encontrada, o arquivista determina se as condies existentes eliminam a necessidade de restrio; por exemplo, a informao j est legalmente em domnio pblico (a existncia de transcries de processos judiciais ou recortes de jornais e revistas no dossi pode indicar isso) ou a pessoa falecida (um obiturio em um dossi pessoal ou o pagamento de uma penso a dependentes podem indicar isso).

32. Se for possvel, outro membro da equipe faz uma segunda reviso. O segundo revisor olha todos os itens propostos para restrio, checa aqueles recomendados para liberao e toma a deciso final para liberar ou reter. A segunda reviso pode no ser necessria se houver um precedente bem estabelecido para o acesso ao tipo de informao nos documentos. Se no ocorrer uma segunda reviso, o supervisor do primeiro revisor ou outro funcionrio designado confirma a reteno ou a liberao. Veja um exemplo da planilha de reviso no Apndice C.

33 prefervel que outros funcionrios que no aqueles dos servios de referncia tomem as decises de acesso. Isso reduz as chances de funcionrios inadvertidamente revelarem informaes restritas a pesquisadores. Isso nem sempre possvel em pequenas instituies arquivsticas.

H

Implementar restries de acesso

34 Quando a informao que precisa ser restrita identificada, os arquivistas garantem que a restrio seja limitada ao mnimo de informaes necessrio para proteger a questo. Diferentes tcnicas fsicas so utilizadas para restringir a informao em papel, em meio eletrnico e em documentos audiovisuais. O integrante da equipe que completou a reviso pode fazer a retirada ou a edio, ou as decises podem ser passadas para outro membro da25

equipe que as implementar. As alternativas restrio fsica incluem exigir que os usurios assinem um acordo de no divulgao ou submetam uma verso preliminar para aprovao antes da publicao, mas essas alternativas produzem um risco substancialmente maior de ocorrer divulgao no autorizada de informaes, sobretudo se os pesquisadores tiverem permisso para possuir cpias de documentos restritos. Consulte o Apndice D para um exemplo de acordo de no divulgao.

35 A primeira deciso se refere restrio do item no todo ou em parte. Para documentos em papel, se o item deve ser retido em sua totalidade, ou se a poltica da instituio arquivstica de reter o item inteiro caso haja grande quantidade de informao a ser restrita, de tal modo que o item editado se tornaria enganoso ou ininteligvel, o arquivista prepara uma folha de retirada, coloca-a no lugar do dossi em que o item original se encontrava e o retira. Se muitos documentos em um nico dossi forem restritos, uma nica folha de retirada pode ser inserida no incio do dossi, listando todos os itens retirados. Ao preencher a folha de retirada, o arquivista deve ter o cuidado de no revelar a informao restrita ao registrar o ttulo, o autor e o destinatrio da correspondncia. Exemplos de folhas de retirada podem ser encontrados nos Apndices E e F, e uma definio dos termos usados nas folhas de retirada no Apndice G. Encobrir ou envelopar itens restritos (i.e, colocar itens restritos em envelopes, mas deixando-os junto ao dossi) no recomendvel, porque os envelopes adicionam volume ao dossi, o processo de encobrimento ou anexao pode danificar o item, e os envelopes podem ficar soltos ou ser removidos por usurios, expondo assim o item.

36 Quando parte de um item em papel pode ser disponibilizada, o arquivista faz uma cpia do documento original (cpia 1), remove as informaes restritas da cpia, e faz uma cpia (cpia 2) da cpia editada (cpia 1). Toda edio feita em uma cpia, nunca no original. Os arquivistas garantem que a cpia editada mostre claramente onde, porqu e com que autoridade a informao foi removida.

37 Alguns mtodos comumente usados para editar itens em papel so:

a

suprimir informaes restritas a partir da cpia (o efeito piano roll), anotar a pgina com a razo para as restries, e copiar (fotocpia ou digitalizao) a pgina. til, quando da cpia, colocar por trs da pgina suprimida um papel

26

distintamente marcado ou colorido, de forma que as lacunas sejam fceis de ver na cpia do usurio. As partes retiradas so destrudas por meios seguros;

b

escurecer informaes restritas com uma tinta espessa, anotar a pgina e copiar a pgina (escurecer a cpia por si s pode no tornar suficientemente ilegveis as informaes restritas, fazendo com que seja necessria uma segunda cpia);

c

para blocos de texto, colocar um pedao de papel sobre o bloco restrito, anotar e copiar;

d

digitalizar a pgina, editar eletronicamente a informao (ver pargrafo 40), anotar a pgina e copi-la para um site de acesso pblico ou imprimi-la.

38 Se houver possibilidade, outro membro da equipe verificar a folha de retirada e a cpia editada para certificar-se de que todas as informaes restritas foram removidas.

39 Os itens originais removidos do dossi so mantidos em um dossi paralelo, etiquetado com os ttulos do fundo, sries e dossis originais, e armazenado separadamente. O dossi paralelo tanto reduz a possibilidade de os itens originais, contendo informaes restritas, serem liberados para um usurio, como tambm facilita a reintegrao eventual dos itens.

40 Editar documentos eletrnicos requer bom conhecimento tcnico das propriedades do software, para garantir que a excluso no possa ser revertida e as informaes editadas recuperadas do arquivo eletrnico fornecido ao usurio. Informaes excludas de um item eletrnico devem ser substitudas por uma marca que ocupe o mesmo espao do texto original, para permitir ao usurio perceber a extenso da excluso. Se o software disponvel na instituio arquivstica no permite a excluso segura e a reposio do espao, o arquivista deve escolher um meio alternativo de edio, como a impresso do item em papel, usando uma tcnica de edio em papel, e digitalizando o item editado.

41 Um registro de deciso de acesso mantido em um dossi de controle de acesso, seja em papel ou em uma rea no pblica do sistema informatizado da instituio arquivstica. O dossi de controle organizado pelo fundo ou srie. O dossi de controle contm os documentos de trabalho sobre o processo de tomada de deciso, uma cpia duplicada da(s)27

folha(s) de retirada e a primeira cpia editada a partir da qual a cpia de uso foi feita. Se a deciso de acesso for difcil ou tiver sido estabelecida anteriormente, til fazer cpias do item original, das cpias editadas e da folha retirada e coloc-las em um dossi precedente para fins de treinamento. O dossi de controle de acesso e o dossi precedente esto disponveis para os membros da equipe apenas caso seja necessrio entender a questo.

42 A deciso de acesso documentada no instrumento de pesquisa acessvel ao pblico como uma confirmao positiva do status de acesso do material. Por exemplo, a entrada para o fundo pode sugerir que muitos itens so restritos, mas se determinado que um deles seja aberto, a descrio do item deve confirmar isso.

43. O usurio que solicitou acesso s informaes informado por escrito do resultado da reviso e fornecida a informao sobre os procedimentos de recurso.

I

Rever restries de acesso

44 Decises de acesso so revistas tanto a pedido de um usurio em potencial quanto por iniciativa da instituio arquivstica.

45 Os usurios tm o direito de solicitar a reviso de uma deciso de restringir informaes. O procedimento de recurso regido pela legislao ou regulamentos; os regulamentos podem fornecer um calendrio para iniciar recursos e para as respostas pela instituio arquivstica ou sua instncia superior. Os regulamentos podem tambm proibir outra reviso por um perodo, aps ter sido tomada a deciso final sobre os recursos, como, por exemplo, nenhuma reviso por dois anos em seguida deciso final de reteno.

46 Algum que no a pessoa que fez a reviso inicial, que pode ser uma pessoa dentro da instituio arquivstica ou um membro da equipe da instituio superior, trata do recurso de reviso. A deciso sobre o recurso pode ser final ou, no caso de documentos do governo, deve ser cabvel recurso a um tribunal independente.

47 Ao solicitar a reviso de uma deciso de acesso, o usurio informado, por escrito, do resultado da apelao. Caso outro recurso seja possvel, o usurio informado das etapas e calendrios para isso.28

48 Arquivistas revisam periodicamente os documentos restritos para determinar se alguns itens podem ser liberados. Se a restrio for baseada na idade do material, uma reviso anual liberar qualquer material compreendido no perodo do acesso aberto. Se o material for restrito por privacidade ou por outros motivos, com um calendrio indeterminado, a instituio arquivstica realizar uma reviso peridica interna para confirmar ou levantar a restrio. Arquivistas tambm reveem os itens restritos aps eventos especficos; por exemplo, a morte de uma pessoa que seja objeto das informaes restritas.

J

Liberar material anteriormente restrito

49 Quando informaes restritas podem ser divulgadas, o processo de restrio de acesso revertido: a b recolocam-se os itens no dossi original; se papel, removem-se as folhas de retirada (ou cadeia dos itens liberados, se uma nica folha de retirada tiver sido usada para vrios itens) e cpias editadas e coloca-se no dossi de controle de acesso; c d registra-se a nova deciso de acesso em instrumentos de pesquisa de acesso pblico; se a informao sobre o item estiver restrita no instrumento de pesquisa, restaura-se a informao.

50 O resultado da reviso registrado no dossi de controle da instituio arquivstica: o motivo pela qual a informao restrita foi liberada, sob qual razo, e a data em que foi divulgada. A legislao de proteo de dados pode proibir a incluso da identidade do usurio cujo pedido levou liberao das informaes. O dossi de controle deve manter a evidncia de que os documentos eram restritos no passado, e ser conservado permanentemente.

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Apndice AExemplo de poltica de acesso para uma instituio arquivstica

Introduo

O Arquivo ***** est empenhado em tornar todo material de pesquisa disponvel aos usurios em igualdade de condies de acesso. de responsabilidade do Arquivo ***** equilibrar a necessidade de acesso do pesquisador com as necessidades de confidencialidade sobre pessoas e instituies cujas atividades esto refletidas nos documentos.

Consequentemente, o uso de alguns documentos no Arquivo *****, em especial aqueles de data recente, est sujeito a restries.

O Arquivo ***** gerencia dois tipos de restrio. Restries gerais aplicam-se a tipos especficos de informao ou a classes designadas de documentos, onde quer que possam ser encontrados no acervo. Restries especficas so discriminadas pelo rgo transferidor ou pelo doador e se aplicam a um conjunto especfico de documentos, s vezes por um perodo determinado de tempo.

Princpios

mbito. Todos os documentos do/da *****, em qualquer formato, que tenham sido avaliados como permanentes em razo das informaes que contm, podem ser liberados para acesso pblico, a menos que incluam informaes que se enquadrem em uma das categorias de restrio geral no pargrafo 2 desta poltica ou que sejam regidos por uma restrio especfica.

Restries gerais. Documentos contendo as informaes a seguir so restritos, at que o intervalo cronolgico seja longo o suficiente para, a juzo do diretor do Arquivo ***** ou outra autoridade competente, os interesses favorveis ao acesso superarem aqueles a favor da confidencialidade. Estas restries gerais so estabelecidas de acordo com _____________ (razo, como um estatuto ou uma ao de um conselho administrativo), de __________ (data). [Nota: Se no existir uma nica razo, uma srie de razes especficas pode ser adicionada a cada uma das restries, como parte c. Estas restries no se aplicam aos

30

funcionrios regulares do Arquivo ***** no desempenho do trabalho normal de arquivo com tais documentos.

Restrio geral 1. Documentos que contenham informaes cuja divulgao constituiria uma violao claramente injustificada da privacidade de uma pessoa viva. a Definio. Documentos que contenham informaes sobre uma pessoa viva que revelem detalhes de natureza altamente pessoal, os quais, se liberados, constituiriam uma clara e injustificada violao da privacidade, incluindo, mas no apenas, informaes sobre a sade fsica ou mental do indivduo, assistncia mdica ou psiquitrica, tratamento, assim como informaes pessoais que no se saiba terem sido tornadas pblicas anteriormente. b Restries. Tais documentos somente podem ser abertos: i Para o indivduo nomeado ou seu mandatrio/representante autorizado, desde que no estejam sujeitos a quaisquer outras restries gerais ou especficas; ii iii Se o indivduo ou seu representante legal concordar com a sua liberao; Para os diretores e funcionrios do rgo de origem ou seu sucessor na funo que tenham necessidade da informao para desempenho de suas atribuies oficiais; iv Para o doador do material ou aquele designado pelo doador, de acordo com as disposies da escritura/termo de doao; v Para pesquisadores com finalidade de pesquisa estatstica ou quantitativa no campo da medicina ou psiquiatria, que tenham fornecido ao Arquivo ***** garantia por escrito de que a informao ser utilizada exclusivamente para os fins declarados e que nenhuma informao de identificao pessoal ser divulgada em seus trabalhos.

Restrio geral 2. Documentos restritos por lei, decreto ou ordem judicial. a Definio. Documentos que contenham informaes cujo acesso restrito por lei, decreto ou ordem judicial. b Restries. Essas informaes somente podem ser divulgadas: i De acordo com as disposies de tal lei, decreto ou ordem judicial.

31

Restrio geral 3. Documentos contendo informaes empregatcias confidenciais ou informaes pessoais. a Definio. Documentos contendo informaes relativas nomeao, ocupao, avaliao de desempenho, ao disciplinar e assuntos similares de pessoal. b Restries. Essas informaes somente podem ser abertas: i ii iii Se forem uma declarao de servio resumida; Se no identificarem indivduos em particular; Se o indivduo ou seu representante legal concordar com a sua liberao; iv Se o indivduo falecido ou o intervalo cronolgico for longo o suficiente para que se possa consider-lo morto; v Para os diretores e funcionrios do rgo de origem ou seu sucessor na funo que tenham necessidade das informaes para o desempenho de suas atribuies oficiais; vi Para o doador do material ou pessoa por ele designada, nos termos do disposto na escritura/termo de doao.

Restrio geral 4. Documentos relacionados a investigaes. a Definio. Documentos que contenham informaes relacionadas ou compiladas durante a investigao de indivduos ou organizaes. b Restries. Tais informaes somente podem ser abertas: i Se sua liberao no interferir no prosseguimento do litgio ou procedimentos similares e ii iii iv Se fontes e informaes confidenciais no forem reveladas e Se tcnicas investigativas confidenciais no forem descritas e Se sua liberao no colocar em risco a segurana das pessoas, incluindo a dos agentes da lei; v Para os diretores e funcionrios do rgo de origem ou seu sucessor na funo que tenham necessidade das informaes para o desempenho de suas atribuies oficiais; vi Para o doador dos documentos ou aquele por ele designado, nos termos do disposto na escritura/termo de doao.

32

Restrio geral 5. Documentos que contenham informaes empresariais e financeiras confidenciais. a Definio. Documentos contendo transaes secretas ou informaes comerciais e financeiras obtidas de fonte privada mediante entendimento expresso ou implcito de confidencialidade, ou informaes preparadas ou obtidas pelo governo para a regulao e superviso de instituies financeiras. b Restries. Tais informaes somente podem ser abertas: i Se consistirem em totais ou sumrios estatsticos e no divulgarem a fonte da informao ou identificarem partes individuais; ii Se a parte com quem o relacionamento confidencial foi estabelecido concordar com a sua liberao; iii Para os diretores e funcionrios do rgo de origem ou o seu sucessor na funo que tenham necessidade de informaes para o desempenho de suas atribuies oficiais; iv Para o doador dos documentos ou pessoa por ele designada, nos termos do disposto na escritura/termo de doao; vi Se o intervalo cronolgico for suficiente para que a liberao das informaes no resulte em prejuzo substancial para a concorrncia entre as partes identificadas nos documentos.

Restrio geral 6. Documentos contendo informaes relacionadas a decises confidenciais. a Definio. Documentos contendo informaes fornecidas em confiana no perodo anterior a uma deciso, incluindo, mas no se limitando, a conselho de advogados, mdicos, contadores pblicos e assessores. b Restries. Tais informaes somente podem ser abertas: i Se a deciso foi tornada pblica e a natureza das determinaes que conduziram deciso final conhecida; ii Se o intervalo cronolgico for tal que a liberao das informaes no impediria a atual tomada de deciso; iii Se o interesse pblico na divulgao prevalecer sobre a necessidade constante de confidencialidade.

33

Liberao anterior. Documentos que contenham informaes includas numa das categorias anteriores e que, oficialmente, se tornaram pblicos antes de sua transferncia para o Arquivo *****, independentemente de sua data de produo, continuaro a ser pblicos.

Liberao parcial. Quando apenas algumas partes de um documento estiverem sujeitas restrio, essas partes sero editadas e o restante do documento, se possvel, ficar disponvel.

Administrao do acesso

Solicitao de pesquisa. Qualquer pessoa pode requerer uma consulta aos documentos no Arquivo *****. O requerente no obrigado a declarar as razes do pedido, a fim de ter acesso aos documentos. Se o pedido apresentado pela pessoa no suficientemente preciso para permitir a identificao dos documentos procurados, o Arquivo **** notificar o requerente para esclarecer o pedido, bem como o auxiliar a faz-lo, por exemplo, fornecendo instrumentos de pesquisa.

Resposta inicial solicitao. Os pedidos de acesso so respondidos em 15 dias teis a partir da data de seu recebimento.

Igualdade de acesso. Documentos que tenham se tornado disponveis para uma pessoa do pblico em geral sero disponibilizados a todo o pblico nos mesmos termos e condies.

Acesso por ex-funcionrios. Um ex-funcionrio de uma entidade cujos documentos so mantidos no Arquivo ***** pode ter acesso aos documentos a que deu origem, revisou, assinou ou recebeu enquanto nela serviu como funcionrio.

Duplicao e taxas. Documentos divulgados podem ser reproduzidos para os solicitantes, desde que a situao do direito autoral permita a cpia. Os custos de produo e envio das cpias podero ser cobrados ao requerente.

Recursos. Se o acesso for negado ou se o Arquivo *** no responder no prazo de 15 dias teis, a contar do recebimento do pedido, o requerente pode interpor recurso junto a/ao *****, rgo de recurso. A Comisso de Recursos integrada por *** ou seus representantes. O

34

diretor do Arquivo *** serve como secretrio da Comisso. A deciso da Comisso de Recursos final.

35

Apndice BExemplo de fluxograma de deciso: etapas preliminares na determinao do acesso

1

Os documentos solicitados esto sob a custdia da instituio arquivstica? Se sim, v

para a pergunta 3. Se no, ento:

2

A instituio arquivstica sabe qual instituio ou pessoa tem ou poderia ter os documentos? Se sim, transferir o pedido. Se no, escrever ao solicitante informando que o paradeiro desconhecido.

3

Os documentos solicitados j so pblicos? Se sim, informar o requerente que os documentos esto disponveis. Se no, ento:

4

Os documentos so restritos por um determinado perodo de tempo que ainda no decorreu? Se sim, negar o pedido. Se no, ento:

5

Os documentos solicitados foram revistos para divulgao nos ltimos dois anos e o acesso foi negado? Se sim, negar o pedido. Se no, ento:

6

So esses documentos, primeira vista, restritos por disposio especfica de lei, regulamento ou escritura/termo de doao? Se sim, negar o pedido e fornecer informaes ao usurio sobre recursos. Se no, ento:

7

Comear a reviso.

36

Apndice CExemplo de folha de reviso de acesso

Nmero do processo: Fundo, seo: Srie: Dossi(s):

Primeiro revisor Examinei os documentos solicitados e Recomendo que todos sejam divulgados. Identifiquei e marquei os documentos classificados como segurana nacional que devem ser encaminhados para reviso de desclassificao. Recomendo que alguns documentos sejam excludos da divulgao pblica e os marquei. Recomendo que todos sejam excludos de divulgao pblica.

Nome:

Data:

Segundo revisor Examinei os documentos solicitados e Recomendo que todos sejam divulgados. Identifiquei e marquei os documentos classificados como segurana nacional que devem ser encaminhados para reviso de desclassificao. Recomendo que alguns documentos sejam excludos da divulgao pblica e os marquei Recomendo que todos sejam excludos de divulgao pblica. Discordo de algumas recomendaes do primeiro revisor (explicar)

Nome:

Data:

37

Apndice DExemplo de termo de no divulgao

Eu, [nome], entendo que me foi concedido acesso especial a informaes que no esto disponveis publicamente. Essas informaes esto contidas nos documentos a seguir (doravante documentos):

[descrio arquivstica dos documentos]

Esta concesso de acesso especial est sujeita condio de que as informaes obtidas por meio da pesquisa no sero divulgadas de maneira alguma, copiadas, exploradas, publicadas ou utilizadas de qualquer outra forma sem a autorizao expressa do diretor da(o) [nome da instituio arquivstica]. Se eu solicitar uma reproduo fotogrfica ou qualquer outro tipo de reproduo, mesmo que feita por mim ou pela(o) [nome da instituio arquivstica], concordo que a reproduo ser usada exclusivamente para a minha convenincia, que ser devolvida ou destruda aps a concluso do meu trabalho; que no ser copiada, e no ser transferida ou depositada junto a qualquer outra pessoa ou instituio sem a prvia autorizao do diretor da(o) [nome da instituio arquivstica].

Concordo em solicitar por escrito ao diretor permisso para divulgar ou publicar qualquer informao, trecho ou documento inteiro que faa parte dos documentos abrangidos por este termo. Esta permisso deve ser solicitada com antecedncia suficiente utilizao proposta, para permitir ao diretor apreciar o pedido. Concordo em aceitar a deciso do diretor.

Entendo ainda que, se o(a) [nome da instituio arquivstica] no detiver os direitos de autor sobre quaisquer dos documentos, serei responsvel pela obteno da permisso do proprietrio dos direitos autorais antes da publicao ou divulgao.

Considerando que me est sendo concedida permisso para examinar os documentos listados nos termos estabelecidos acima, concordo em indenizar e isentar o(a) [nome da instituio arquivstica], seus diretores, funcionrios e agentes de e contra todas as reclamaes feitas por qualquer pessoa que afirme ser proprietria dos direitos autorais sobre quaisquer documentos

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ou ter sido prejudicada pela divulgao no autorizada de informaes encontradas nos documentos.

Assinatura____________________ Nome por extenso (letras de forma) _________________

Data_________________________

Endereo______________________

Instituio, organizao ou afiliao______________ Endereo______________________

Cargo/funo__________________________________________

Referncias (nomes e endereos de duas pessoas que conhecem o meu trabalho):

Nome

1____________

Cargo/funo_______________

Endereo_______________

Nome 2____________ Cargo/funo___________ Endereo_______________

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Apndice EExemplo de folha de retirada (aviso de restrio): item nico

Na reviso deste dossi, o item abaixo identificado foi retirado de acordo com a restrio indicada a seguir. Fundo, seo: Srie: Ttulo do dossi: Forma: Data: Para: De: Assunto: Razo para a restrio (1) proteo da privacidade de indivduos vivos (2) informao restrita por lei, decreto ou ordem judicial (3) informao pessoal ou empregatcia confidencial (4) informao relativa a investigaes (5) informao empresarial ou financeira confidencial (6) tomada de deciso confidencial (7) informao relativa segurana nacional

Razo para a restrio na escritura/termo de doao ________ [nmero da restrio]

_____________________________________________________________________ (1) Remoo por:

Data:

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Apndice FExemplo de folha de retirada (aviso de restrio): vrios itens em um dossi

Fundo, seo: Srie: DossiTipo de Documento Data Ttulo ou correspondente Assunto N. de pginas Classificao Restrio n. (se aplicvel) Rubrica Data

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Apndice GExemplo de folha de retirada (aviso de restrio) Definies

Tipo de documento: carta, memorando, radiograma, telegrama, relatrio, e-mail.

Para: Pessoa para quem o documento endereado. Pode ser uma pessoa, uma organizao ou arquive-se. Caso o nome da pessoa no seja suficientemente curto para ser registrado completo, utilize iniciais para o prenome e nome do meio, e registre o sobrenome completo: T.H. Peterson.

De: Pessoa que fez o documento. Se um documento rascunhado por uma pessoa mas autorizado por outra, use o nome da pessoa que autoriza a mensagem.

Data: Use algarismos no formato normalizado ISO ano-ms-dia: 1981-04-14.

Ttulo e assunto: O ttulo dado ao documento pelo produtor e seu assunto. Para documentos formais enviados com nmero de controle, insira neste campo o nmero de controle do produtor e o ttulo do documento. Se o prprio assunto revelar o motivo da restrio (por exemplo, Denncias de atividades criminosas de Peterson, deixe em branco.

O nmero de pginas com informaes. Se ambos os lados de uma nica folha tm informao, o nmero 2.

Classificao: indicao segurana nacional como grau de sigilo.

Restrio n.: Esta deve ser a razo geral para a restrio, identificada por determinao de lei, regulamentao, restrio geral ou termo de doao, por exemplo, Freedom of Information Act 16 / c [Lei de Liberdade de Informao 16 /c] ou Escritura/termo de doao 4 (b).

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GLOSSRIO

Todas as definies foram extradas do International Council on Archives Handbooks Series, volume 7, Dictionary of Archival Terminology, 2nd edition, Munich: K.G. Saur, 1988, exceto aquelas com outra indicao expressa.

Acesso. Disponibilidade para consulta de documentos/arquivos, como resultado tanto de autorizao legal quanto da existncia de instrumentos de pesquisa.

Acesso restrito. Limitao de acesso a arquivos, a documentos especficos ou a informao de um determinado tipo imposta por regulamentaes gerais ou especficas que definem data de acesso ou excluses gerais ao acesso.

Classificao de segurana. Restrio ao acesso e uso de documentos/arquivos ou informao neles existentes imposta por um governo no interesse da segurana nacional. Os documentos/arquivos ou informao concernentes so referidos como documentos classificados ou informao classificada.

Confidencialidade. Qualidade ou propriedade de privacidade ou sigilo que, associada a certas informaes e/ou a documentos, torna restrito o acesso.

Desclassificao. Remoo de todas as restries por classificao de segurana em informao ou documentos.

Depsito. Entrega de documentos para a custdia de arquivos sem transferncia ou ttulo legal.

Doao. Acrscimo ao acervo realizado sem despesas monetrias e que se torna propriedade unicamente do recebedor, efetuada, em geral, por escritura ou instrumento de doao.

Doador. Origem de uma doao.

Dossi/processo. Unidade organizada de documentos agrupados, quer para uso corrente por seu produtor, quer no decurso da organizao arquivstica, porque se referem a um mesmo44

assunto, atividade ou transao. Um dossi/processo geralmente a unidade bsica de uma srie. [Fonte: CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G): Norma geral internacional de descrio arquivstica, 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.]

Edio. Processo de ocultar ou remover informao sensvel de um documento antes de liber-lo para uso pblico. [ARMA International, Glossary of Records and Information Management Terms, 3. ed.]

Escritura. Documento selado, feito em muitos pases diante de um notrio pblico, o qual, quando realizado, d efeito a alguma disposio legal ou a acordo entre partes.

Fundo. Conjunto de documentos, independente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivduo, famlia ou entidade coletiva no decurso de suas atividades e funes. [Fonte: CONSELHO INTERNACIONALDE

ARQUIVOS.

ISAD(G): Norma geral internacional de descrio arquivstica, 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.]

Inspeo. Exame de documentos/arquivos para determinar a presena de documentos ou informao sujeita a acesso restrito.

Instrumento de pesquisa. Termo mais amplo que abrange qualquer descrio ou meio de referncia elaborado ou recebido por um servio de arquivo, com vistas ao controle administrativo ou intelectual do acervo arquivstico. [Fonte: CONSELHO INTERNACIONALDE

ARQUIVOS. ISAD(G): Norma geral internacional de descrio arquivstica, 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.]

Item documental. A menor unidade arquivstica intelectualmente indivisvel, por exemplo, uma carta, memorando, relatrio, fotografia, registro sonoro. [Fonte: CONSELHO INTERNACIONALDE

ARQUIVOS. ISAD(G): Norma geral internacional de descrio

arquivstica, 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.]

Liberdade de informao. Conceito de um direito legal de acesso informao contida em documentos correntes, intermedirios ou permanentes, distinto do direito legal de acesso a documentos.45

Privacidade. Direito de ser preservado de uma liberao no autorizada de informao contida em documentos/arquivos relacionados a questes pessoais e privadas.

Proteo de dados. Proteo legal dos direitos de indivduos em relao coleta, armazenamento e processamento automtico de dados pessoais em forma legvel por mquina e a liberao desses dados.

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