preparação e submissão de propostas preparaÇÃo e submissÃo de propostas

Preparação e submissão de propostas

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PREPARAÇÃO E SUBMISSÃO DE PROPOSTAS



3 FASES

Preparação e Submissão

Negociações

Trabalho no Projecto



DECISÕES ESTRATÉGICAS

Papel: Coordenador ou Parceiro

Redigir a proposta individualmente ou

com a colaboração dos parceiros



STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN

Koordination oder Partner

Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

RISCOS ASSOCIADOS À PARTICIPAÇÃO COMO PARCEIRO

• O orçamento disponibilizado será suficiente para desenvolver as tarefas previstas?

• As despesas relativas às viagens serão cobertas?

• Está prevista tradução simultânea e terá sido contemplada no orçamento definido para o projecto?

• Tenho acesso a informação actualizada sobre o progresso do projecto?

• A minha opinião conta no momento de tomar decisões no âmbito do projecto?

• Tenho todos os direitos sobre todos os resultados / produtos de exploração?

• O Coordenador encaminha o pagamento para os outros parceiros tardiamente

• A comunicação entre o coordenador e os parceiros é insuficiente

• O coordenador é inexperiente



OPORTUNIDADES INICIAIS

• O texto da proposta adequa-se perfeitamente os meus ideais

• O co-financiamento é fixo

• Parceiros experientes / coordenador no consórcio

• Os recursos existem (conhecimentos de inglês, Excel, Layout, Comunicação, etc.)

• Iniciar a preparação da proposta com a maior brevidade possível



CRIAR O CONSÓRCIO

Aspectos Geográficos: • Equilíbrio das áreas geográficas (tal não excluí 2 parceiros oriundos do mesmo país!)

Conteúdo / Know Hoz:• Qual será o Know How necessário? (Gestão, Comunicação, Layout)• Quais os conteúdos necessários? (dependendo do texto da proposta) • Conjugação de parceiros experientes com parceiros estreantes

Aspectos Políticos: • Parceiros de países que são novos estados membros devem ser incluídos• Os 5 maiores países Europeus devem estar entre os parceiros (IT, UK, DE, ES, FR)• Decisores / actores-chave devem ser incluídos



CONSIDERAÇÕES RELACIONADAS COM O ORÇAMENTO

Componentes dispendiosas do orçamento:• Traduções• Viagens, Reuniões

Os esforços levados a cabo na gestão do projecto não devem exceder 7 – 9 % do orçamento total.

Questionar a UE sobre o orçamento total previsto para o projecto



STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN

Koordination oder Partner

Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

RISCOS

• Um parceiro não consegue obter o co-financiamento

• Instituições de renome (pessoas) integram o consórcio, mas alguns estreantes vão participar no projecto.

• Mudanças políticas no decurso do projecto reduzem os apoios.

• Atrasos prolongados

• Desacordo entre parceiros e coordenador relativos aos conteúdos

• Os parceiros são incapazes de concretizar as suas tarefas

• O consórcio conta com contribuições exteriores

• Instituições inflexíveis



CRITÉRIOS PARA O SUCESSO: STEER - CHECKLIST• Respondemos a todas as condicionantes formais / administrativas?• Respondemos aos requisitos do programa? • Qualidade das actividades descritas • Análise custo-benefício• Clareza dos conteúdos / metodologias / abordagem / mensagem• Dimensão Europeia• Os agentes interessados estão envolvidos?• Os parceiros dos novos estados membros estão envolvidos? • Temos em consideração as políticas europeias?• Parcerias• Os limites financeiros máximos não serão excedidos• Implementação prática SIM – Investigação NÃO!• Tamanho do consórcio (6 – 9 parceiros)• Consórcio: mistura de parceiros equilibrada



Texto do Programa • Instruções vitais e requisitos

Programa de trabalhos • Orientações para cada área e acções chave específicas

• Preparativos da implementação

• Critérios de avaliação

• Horário indicativo da implementação dos WP

CONTEÚDOS DO PROGRAMA & PROGRAMA DE TRABALHOS

SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues modified



PRIMEIRAS QUESTÕES A RESPONDER

• Investigar o estado da arte. O que é que já foi feito?

•O que é que exactamente me proponho a fazer?

•O que será diferente quando o projecto acabar? (Quando acabar, como sabemos que se atingiram os objectivos?)

EXPLICAR ESTES PASSOS DE FORMA CLARA NA PROPOSTA !

SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues



DEFINIR WORK PACKAGES•Cada work package deve produzir deliverables claramente definidos (ser ambicioso mas não exagerar!)

•Delegar responsabilidades nos parceiros – os coordenadores não devem tentar liderar todos os work packages

• A UE vê valor acrescentado quando os parceiros trabalham em conjunto em tarefas comuns. Não definir um work package por país

•Os textos dos work packages devem dizer claramente o que é que os parceiros fazem!

•Work packages separados para a gestão, incluindo reuniões regulares dos parceiros e relatórios

•Agendar os deliverables juntamente com os relatórios de progresso, intermédios e finais. Um projecto tem tipicamente a duração de 24 a 36 meses




ALGUMAS SUGESTÕES E EXPERIENCIAS


•Escrever propostas demora mais tempo do que se pensa!

•Tornar a proposta de fácil leitura – os avaliadores têm de a ler em pouco menos de 2h

•Seguir as orientações dos formulários

•Mostrar claramente o papel dos parceiros

•Mostrar como se mede a performance do consórcio durante o projecto (indicadores de performance)

•Agendar apropriadamente o trabalho – não agendar os work packages todos para

a mesma altura



DISSEMINAÇÃO / COMUNICAÇÃO


• Definir públicos alvo e estabelecer diálogos com eles desde o início (não no final)

• Página Web (separada, claramente identificada, de acesso fácil) para transferência

de informação, e tomar medidas para garantir que ela é visitada (até 2 anos após a

conclusão do projecto)

• Desenvolver mensagens simples e comunicar directamente com cada público alvo

• Chegar a novos mercados e actores nos seus próprios locais / eventos – locais, nacionais ou UE.

• Pensar em: work package comum de disseminação com 7000-15000€, para trabalho pretendido pela CE



PRIMEIRAS QUESTÕES A RESPONDER

• Investigar o estado da arte. O que é que já foi feito?

•O que é que exactamente me proponho a fazer?

•O que será diferente quando o projecto acabar? (Quando acabar, como sabemos que se atingiram os objectivos?)

EXPLICAR ESTES PASSOS DE FORMA CLARA NA PROPOSTA !




AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (1)Fase Passos

Decisão: Coordenador/Parceiros3.

Montar um consórcio4.

Conceito vago / ideias2.

Abertura do Programa1.- Ler e compreender o texto do Programa- Dar uma vista de olhos nos doc para propostas- Recolher informação

- Pequena discrição da ideia (1página)

- Discussões e decisões internas

- Considerar montar um consórcio- Primeiro contacto- Submeter uma descrição curta (1 página)- Submeter declarações de confidencialidade e imparcialidade



AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (2)

Verificação da qualidade 18.

Considerações orçamento9.

Escrever a proposta 17.

Montar um consórcio 26.-Procurar e contactar parceiros desaparecidosver fase 4

- Detalhes sobre o conteúdo (Objectivos, públicos alvo, programa de

trabalhos, resultados esperados, indicadores de performance, etc.)

- Externamente ou via parceiros

- Cálculo vago: estamos dentro dos limites?

Formulários + informação5.-Submeter formulários administrativos a todos osparceiros – Quem assina as declarações

Fase Passos



A AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (3)

Escrever a proposta 210. - Valores acrescentados, contribuições para políticas, gestão, consórcio, sumários, etc

Verificação da qualidade 211.

Finalizar a proposta14.

Submeter a proposta15.

Orçamento detalhado13.

Ferramenta electrónica de submissão de propostas

12. - Descarregar a ferramenta- Familiarizar com a ferramenta

- Cálculos finais

- Layout e verificação de conteúdos e orçamento

-Submissão electrónica ou duplicação e submissão por correio

Fase Passos

- Externamente ou via parceiros

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