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Manual do Fornecedor Suprimentos VS

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Manual do

Fornecedor Suprimentos VS

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Manual do Fornecedor – Suprimentos

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SUMÁRIO

MENSAGEM DE SUPRIMENTOS ..................................................................................................... 3

PERFIL | QUEM SOMOS? ................................................................................................................. 4

1.1. IDENTIDADE VOTORANTIM .......................................................................................................... 6

1.2. VISÃO .......................................................................................................................................... 6

1.3. ASPIRAÇÃO ................................................................................................................................. 7

1.4. VALORES ..................................................................................................................................... 7

1.5. CRENÇAS DE GESTÃO ................................................................................................................ 7

1.6. CÓDIGO DE CONDUTA ................................................................................................................ 8

1.7. PRINCÍPIOS DE SUSTENTABILIDADE ........................................................................................... 9

2. ORIENTAÇÕES GERAIS ......................................................................................................... 11

2.1. OBJETIVO DO MANUAL .............................................................................................................. 11

2.2. CADASTRO DE FORNECEDORES ............................................................................................... 11

2.3. COTAÇÕES E SOLICITAÇÕES DE PROPOSTA ............................................................................ 12

2.4. ASSINATURA DO CONTRATO ..................................................................................................... 13

2.5. PRESTAÇÃO DE SERVIÇO NAS INSTALAÇÕES DA VS ............................................................... 13

2.6. INFORMAÇÕES SOBRE PAGAMENTO ......................................................................................... 15

2.7. ENTREGA DO MATERIAL OU SERVIÇO ...................................................................................... 15

2.8. FATURAMENTO .......................................................................................................................... 15

2.8.1. Dados Cadastrais da VS para faturamento .............................................................. 16

2.8.2. Entrega de Notas Fiscais ............................................................................................. 16

2.8.3. Importação (Somente Serviço de Despachante Aduaneiro) ................................... 17

2.9. MONITORAMENTO DE FORNECEDORES .................................................................................... 18

3. ANEXOS .................................................................................................................................... 19

3.1. MANUAL NF-E ........................................................................................................................... 20

3.2. CARTA SA 8000 ....................................................................................................................... 24

3.3. PRINCÍPIOS DE SAÚDE E SEGURANÇA ..................................................................................... 25

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Manual do Fornecedor – Suprimentos

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Mensagem de Suprimentos

Prezado Fornecedor, Este manual foi elaborado com o objetivo de orientá-lo sobre os procedimentos gerais de seleção, contratação e avaliação de fornecedores da Votorantim Siderurgia. Com este material pretendemos facilitar seu contato com a VS, esclarecer suas dúvidas e garantir uma comunicação mais fluida, visando um relacionamento cada vez melhor com nossos fornecedores e prestadores de serviços. Atenciosamente,

Egídio José Barbosa de Oliveira

Gerente Geral de Suprimentos

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Perfil | Quem somos?

Com operações em três países, capacidade de produção de 2,7 milhões de

toneladas de aço por ano e mais de 5 mil funcionários, a Votorantim

Siderurgia(VS) é um importante player do mercado siderúrgico brasileiro,

responsável pela produção e comercialização de aços longos para os

segmentos de construção civil e construção mecânica.

No Brasil, a VS possui três usinas siderúrgicas em operação, localizadas em

Barra Mansa (RJ), Resende (RJ) e Três Lagoas (MS). Esta última é uma joint

venture entre a VS e o empresário Alexandre Grendene. Para garantir o

escoamento de seus produtos, a empresa também conta com filiais e

escritórios de vendas estrategicamente localizados por todo Brasil, além de

manter florestas de eucalipto para a produção de carvão vegetal que

contribuem com a ecoeficiência no processo de produção. Como parte da

verticalização de seu negócio, a empresa conta com um alto forno no município

de Curvelo (MG) para produção de ferro-gusa, matéria prima para suas

operações nas Unidades do Sul Fluminense. No exterior, possui o controle

acionário da única siderúrgica integrada da Colômbia, a PazdelRío, e da

segunda maior produtora de aços longos da Argentina, a AcerBrag.

A diversificação do mix de produtos, a força da marca Votoraço e a qualidade

em seus processos de atendimentos aos

clientes, são alguns dos diferenciais da VS,

que possui lugar de destaque no mercado

brasileiro. Entre os produtos fabricados estão

os vergalhões para concreto armado, arames,

cantoneiras, perfis, telas, treliças e fio-

máquina de aço carbono destinado à

trefilação e laminação a frio.

Seguir um modelo de desenvolvimento sustentável, que respeite as pessoas e

o meio ambiente, é um dos compromissos da Votorantim Siderurgia, que busca

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Manual do Fornecedor – Suprimentos

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o pioneirismo na adoção de novas tecnologias alinhadas ao conceito de

sustentabilidade.

Os produtos para construção civil fabricados nas Unidades do Sul Fluminense

são certificados pela ABNT (Associação Brasileira de Normas e Técnicas) e

atendem a todas às exigências do INMETRO para sua comercialização. Seus

processos são certificados pelas normas ISO 9001 (Gestão da Qualidade) e

ISO 14001 (Gestão Ambiental). Em 2011, recebeu a certificação de seus

produtos no Selo Ecológico, pelo Instituto Falcão Bauer e em 2012, o Rótulo

Ambiental da ABNT (ambas, certificações voluntárias concedidas a

produtos/serviços que apresentam menor impacto ambiental em relação a

outros produtos similares disponíveis no mercado).

Grupo Votorantim

A Votorantim Siderurgia S.A. (VS) é uma das empresas do Grupo Votorantim.

Grupo 100% brasileiro, com atuação em mais de 20 países, o Grupo

Votorantim concentra operações em setores de base da economia que

demandam capital intensivo e alta escala de produção, como cimento,

mineração e metalurgia (alumínio, zinco e níquel), siderurgia, celulose, suco

concentrado de laranja e autogeração de energia. No mercado financeiro, atua

por intermédio da Votorantim Finanças, e, em Novos Negócios, atuamos com

um fundo de Venture Capital e Privaty Equity.

Um dos principais pilares de seu crescimento é o compromisso com a

sustentabilidade, traduzido na busca de criação de valor nas dimensões

econômica, social e ambiental.

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1.1. Identidade Votorantim

O jeito de ser da Votorantim está expresso em sua Visão, Valores, Crenças de

Gestão, no Código de Conduta e nos Princípios de Sustentabilidade. O

conjunto de diretrizes norteia os negócios, objetivos e desafios da organização.

1.2. Visão

Assegurar crescimento e perenidade como um grupo familiar de grande porte,

respeitado e reconhecido na comunidade em que atua, com foco na criação de

valor econômico, ambiental e social, por meio de:

- Valores éticos que orientam uma conduta empresarial responsável.

- Negócios altamente competitivos.

- Busca de soluções criativas e inovadoras para seu portfólio.

Votorantim Siderurgia S.A.

Marcas: Votoraço e Obra Fácil (Brasil), AcerBrag(Argentina) e Acerías

PazDelRio (Colômbia).

Nº de empregados: 5.752 (em 31/12/2012).

Unidades de produção:

• Brasil: 02 usinas siderúrgicas; 01 unidade de laminação; 01 unidade de

produção de gusa; 01 unidade florestal; 07 centrais de corte e dobra (6

próprias e 1 terceirizada); 05 unidades de reciclagem de metálicos (3

próprias e 2 terceirizadas); 2 centros de distribuição.

• Colômbia: 01 usina siderúrgica; 01 unidade de mineração de calcário; 03

minas de minério de ferro; 06 centrais de corte e dobra terceirizadas; 2

centros de distribuição.

• Argentina: 01 usina siderúrgica; 03 centrais de corte e dobra

terceirizadas.

Capacidade de produção:

• Brasil: 1.740 mil toneladas/ano.

• Argentina: 430 mil toneladas/ano.

• Colômbia: 450 mil toneladas/ano.

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- Pessoas motivadas para o alto desempenho.

1.3. Aspiração

Crescer no longo prazo com desenvolvimento sustentável.

Atingir padrões de classe mundial na operação e na gestão, comparáveis aos

das melhores empresas globais.

1.4. Valores

Os valores permeiam todas as ações,

decisões e relacionamentos da Votorantim

com seus públicos e formam a sigla SEREU:

1.5. Crenças de Gestão

Estamos aqui com o propósito de construir, juntos, a empresa dos nossos

sonhos. Queremos ser protagonistas e fazer parte desta história,

transformando esses sonhos em realidade. Somos movidos pelo prazer da

conquista e da realização por meio do trabalho. Não desistimos do que

acreditamos e temos a convicção de que podemos tornar a Votorantim cada

vez melhor. E é isso que nos move e nos fazer agir, para evoluir sempre.

E nossas atitudes refletem nossos valores e nossas crenças que traduzem

nossas verdades:

SOLIDEZ – Buscar crescimento sustentável com geração de valor.

ÉTICA – Atuar de forma responsável

e transparente

RESPEITO – Respeito às pessoas e disposição para aprender.

EMPREENDEDORISMO – Crescer com coragem para fazer, inovar e

investir.

UNIÃO – O todo é mais forte.

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Essa é a Votorantim em que acreditamos e que estamos construindo.

Crenças Votorantim.

A gente acredita. A gente faz.

1.6. Código de Conduta

Inspirado nos Valores e orientado pela Visão do Grupo, o Código de Conduta

Votorantim expressa o compromisso com a ética no relacionamento com

clientes, funcionários, acionistas, fornecedores, Poder Público, mídia,

Cultivo de Talentos – Acreditamos e confiamos nas pessoas, e por isso

investimos tempo e recursos cultivando nossos talentos.

Meritocracia – Acreditamos que as pessoas são únicas e por isso

merecem ser valorizadas de forma justa e de acordo com suas entregas.

Excelência – Acreditamos que

podemos fazer sempre mais e melhor,

superando os desafios com disciplina,

humildade e simplicidade.

Pragmatismo – Acreditamos ser

essencial dedicarmos esforços ao que

é relevante, com objetividade e sem

perder a visão do todo e do futuro.

Diálogo aberto – Acreditamos que um ambiente de confiança propicia

diálogo aberto e espaço para falar e ser ouvido, onde a diversidade de

opiniões constrói melhores soluções.

Aliança – Acreditamos que nosso sucesso é fruto da construção conjunta,

fortalecido por relações e alianças genuínas onde todos ganham.

Senso de Dono – Acreditamos naqueles que assumem responsabilidades,

que trabalham com paixão e lideram pelo exemplo, comemorando as

conquistas e transformando erros em aprendizados.

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comunidade e sociedade em geral. É uma ferramenta de uso diário que orienta

ações e decisões, garantindo unicidade a todas as empresas do Grupo, seja

qual for a região, cultura ou mercado.

O Código tem aplicação obrigatória entre os

funcionários do Grupo e deve servir de

referência para os parceiros da empresa.

A Votorantim espera que seu Código não

seja a penas fonte de informação, mas que

inspire relações íntegras, imparciais,

transparentes e de respeito às pessoas, à

diversidade e ao meio ambiente.

Para conhecer, analisar e resolver qualquer

questão referente ao Código de Conduta, a

Votorantim mantém uma Ouvidoria, canal

que pode ser acessado por público interno e

externo. Imparcial e transparente, a

Ouvidoria garante a confidencialidade das

informações, preservando a identidade das pessoas envolvidas e colabora para

promover um ambiente melhor para todos.

1.7. Princípios de Sustentabilidade

Para a Votorantim, ser sustentável é garantir a continuidade e o crescimento

dos negócios em longo prazo, antecipando motivações das partes interessadas

e incorporando-as aos seus objetivos. Isso significa:

Ser reconhecida pela sociedade como uma empresa social e

ambientalmente responsável.

Leia o Código de Conduta na íntegra, compreenda e utilize este

documento como referência no contato diário com a Votorantim.

Disponível nos seguintes idiomas:

Português

Espanhol

Inglês

Mandarim

http://www.votorantim.com.br/pt-br/ouvidoria/codigoConduta/Paginas/codigoConduta.aspx

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Ter sustentabilidade como estratégia, orientando governança, gestão,

educação, decisões e investimentos – criando valor.

Evoluir consistentemente os resultados econômicos, sociais e

ambientais, buscando eficiência e confiabilidade nas operações, de

acordo com padrões de classe mundial.

Ser reconhecida como uma empresa que atrai, desenvolve e retém

talentos para a geração de valor e construção de uma sociedade justa e

inclusiva.

Ter compromisso com o bem-estar, a saúde e a segurança de

funcionários, clientes e parceiros.

Contribuir para o desenvolvimento das

comunidades em que atua.

Incentivar a cooperação e a participação

de todos os funcionários e partes

interessadas na construção de parcerias e

trabalho conjunto – visando à geração de

valor mútuo.

Visando estender nossos princípios de sustentabilidade a nossos fornecedores,

a Votorantim Siderurgia desenvolveu a Carta SA 8000. Assim, torna-se

fundamental que os nossos fornecedores tomem parte deste processo e

estejam comprometidos com os requisitos listadas na Carta SA8000 constante

nos anexos deste manual.

Para conhecer mais sobre o assunto, faça o download da Carta de

Princípios em Sustentabilidade:

http://www.votorantim.com.br/SiteCollectionDocuments/sustentabilidadeCartaPrincipios.pdf

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2. Orientações Gerais

2.1. Objetivo do Manual

O objetivo deste Manual é ser um guia de orientação aos atuais e aos

potenciais fornecedores e prestadores de serviços da Votorantim Siderurgia,

estabelecendo critérios claros sobre os requisitos necessários para a

contratação de materiais/serviços fornecidos, bem como apresentar critérios de

avaliação e monitoramento.

Buscamos desenvolver fornecedores que tenham a capacidade e a intenção de

serem parceiros de longo prazo na busca pela excelência e que estejam

comprometidos com os princípios de melhoria contínua da qualidade e do meio

ambiente.

2.2. Cadastro de Fornecedores

O Grupo Votorantim e suas Unidades de Negócio buscam alianças estreitas e

duradouras, baseadas em comprometimento mútuo, para agregar valor e

sustentabilidade aos negócios.

Em contrapartida, o Grupo exige que os fornecedores cumpram a legislação de

seus países e atuem de forma ética, responsável e segura – assim como a

Votorantim. Os fornecedores e prestadores de serviços do Grupo deverão

conhecer os Valores da empresa e ter atuação compatível com os princípios do

Código de Conduta.

Conheça abaixo a documentação necessária que será solicitada pelo

comprador da VS para o pré-cadastro por tipo de fornecedor/prestador de

serviços:

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Documentos Necessários para o cadastro

Matérias-Primas

Fornecedores de Materiais, Reparo e Operação

Fornecedores de Capex (Equipamentos)

Prestadores de Serviços

Estatuto ou Contrato Social

X X X X

Cartão CNPJ X X X X

Alvará de Funcionamento X X X X

Certidões Negativas de Débitos (Federais,

Estaduais e Municipais) X X X X

Certificados ISO (desejável)

X X X X

Declaração de Responsabilidade Social (Carta SA8000) assinada

X X X X

Comprovante Bancário X X X X

Licença de Operação X

CTF IBAMA X

Documentos Específicos conforme escopo de

fornecimento X X

2.3. Cotações e Solicitações de Proposta

As cotações devem ser respondidas dentro do prazo solicitado. Propostas enviadas após o prazo podem ser desconsideradas, independente da sua atratividade financeira.

As condições apresentadas nas propostas e aceitas entre as partes deverão ser integralmente cumpridas e eventuais alterações precisam ser comunicadas imediatamente.

A qualidade das informações constantes nas cotações será avaliada durante o processo de contratação do fornecedor/prestador de serviço. Propostas incompletas, sem informação do prazo de pagamento, prazo de entrega, incoterms, impostos inclusos e outras informações relevantes podem ser desconsideradas pela VS.

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2.4. Assinatura do Contrato

Quando for aplicável a emissão de um contrato, apenas os procuradores legais das empresas poderão assinar o contrato/aditivo e seus anexos. O contrato será assinado em 3 vias e todas as páginas do contrato/aditivo e todos os seus anexos devem ser rubricados. É importante que os campos abaixo das assinaturas, inclusive das testemunhas, sejam preenchidos de forma legível, com todas as informações;

O campo testemunha deverá ser assinado por um representante (não é necessário ser um representante legal) da Contratada. Apenas um campo de Testemunha deve ser assinado, pois o outro será assinado pelo Gestor do Contrato da VS;

É necessário que, juntamente com os documentos assinados, seja enviada uma cópia simples da procuração dando poderes aos representantes que assinaram o contrato/aditivo.

IMPORTANTE: Quando tratar-se de contratos que envolvam imóveis será necessário reconhecer firma da assinatura das partes e das testemunhas.

2.5. Prestação de Serviço nas Instalações da VS

A Votorantim Siderurgia busca a excelência em SSMA (Saúde, Segurança e Meio Ambiente), por isso, é esperado que nossos Fornecedores estejam comprometidos e assegurem práticas, procedimentos e desempenho alinhados aos valores e princípios de SSMA da VS (disponíveis nos anexos deste Manual) durante a execução de suas atividades em nossas instalações. Portanto, é mandatório o uso de equipamento de Proteção Individual Básicos.

• As análises de RISCOS e IMPACTOS em SSMA devem ser realizadas em todas as atividades (rotineiras ou não), processos, produtos, serviços e instalações. Haverá uma classificação de riscos de acordo com a atividade e serão solicitados documentos de esclarecimentos e informações adicionais, conforme tal classificação;

• As análises de riscos devem considerar as consequências de caráter ambiental, econômico e social das atividades, processos, produtos, serviços e instalações contemplando os interesses de todas as partes envolvidas;

• As pessoas devem estar capacitadas para seguir disciplinadamente os padrões e procedimentos;

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• As auditorias periódicas relacionadas à Saúde e Segurança serão realizadas, avaliando os procedimentos e documentações necessárias;

• As atividades classificadas como críticas para saúde, segurança e meio ambiente devem ter definidas práticas de trabalhos limpas, seguras e saudáveis. Exemplos:

• Trabalho em altura, trabalho em espaços confinados, trabalho em altas temperaturas, trabalhos de solda e corte a quente, escavações e fundações, bloqueio de energias perigosas, purgas e Drenagens, trabalhos em sistemas energizados, trabalho com movimentação de cargas elevadas e içamentos, trabalho com movimentação de terra, abertura de equipamentos com materiais perigosos, trabalhos com materiais químicos ou radioativos, intervenção em sistemas instrumentados de segurança.

• Os Fornecedores de serviços devem receber um treinamento de integração em SSMA antes de iniciar suas atividades nas instalações da VS (ambientação);

• O acesso de terceiros nas dependências da VS é feito pela área de Controle de Acesso, que é responsável pela confecção de crachás de acesso às unidades da VS. Vale ressaltar que para iniciar suas atividades nas instalações da VS, o fornecedor deverá apresentar um checklist de liberação de acesso devidamente assinado pelas áreas envolvidas da VS, comprovando que o fornecedor apresentou a documentação exigida para ingressar nas dependências da empresa, bem como realizou os treinamentos de integração e segurança mandatórios para o início de suas atividades.

• A solicitação de crachás para os funcionários da Contratada deverá ser realizada pelo Gestor de Contrato da VS à área de Controle de Acesso, que informará a validade do crachá e tipo de prestação de serviços de terceiros a ser realizada: terceiros fixos, móveis ou temporários.

• As empresas prestadoras de serviços devem manter o contínuo monitoramento dos requisitos legais e voluntários, conduzindo de forma a garantir o conhecimento antecipado e a manter os padrões e procedimentos adequados.

• Por fim, vale mencionar que no início das atividades do fornecedor nas instalações VS será entregue o Manual das Contratadas, que estabelece de maneira detalhada, as exigências mínimas de SSMA para prestadores de serviço, que vierem a exercer atividades nas instalações VS e/ou nas áreas educacionais e promocionais. Este Manual é parte integrante do contrato de prestação de serviço e deverá ser atendido integralmente nos itens que forem pertinentes à execução das atividades.

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2.6. Informações sobre Pagamento

Para obter informações sobre pagamentos, favor entrar em contato com nossa Central de Atendimento:

2.7. Entrega do Material ou Serviço

O fornecedor deve entregar o material conforme especificado no pedido e somente poderá fornecer material ou serviço com o documento formal da VS (Pedido de Compras);

Para segurança de ambas as partes, todos os serviços prestados nas instalações da VS possuirão um contrato ou um termo de Condições Gerais de Prestação de Serviços (CGPS).

2.8. Faturamento

A Votorantim Siderurgia implantou a automação dos processos de recebimento de mercadorias. Esta medida atende às disposições legais do Ajuste SINIEF 07/2005, que obriga os emitentes e destinatários credenciados para operar com NF-e, mantendo-a em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária as Notas Fiscais Eletrônicas.

Central de Atendimento VS [email protected]

Tel. 55 41 3388 5006 (novo) Votorantim Industrial - Curitiba Rod Curitiba/Rio Branco, 1303

82130-570 | Curitiba PR

Os pagamentos são realizados, preferencialmente, via depósito bancário. Por este motivo, será solicitado um comprovante bancário ao fornecedor no momento do seu cadastro junto à Votorantim Siderurgia.

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2.8.1. Dados Cadastrais da VS para faturamento

2.8.2. Entrega de Notas Fiscais

Envio das Notas Fiscais

Importante: Para garantir a leitura automática, a NF-e deverá ser enviada

para o e-mail [email protected] com as seguintes considerações:

- O e-mail deverá conter anexo o arquivo eletrônico com a extensão XML (arquivo normal da NF-e);

- Não serão considerados “XML” inseridos no corpo do e-mail (como texto do e-mail);

- Quaisquer textos que estiverem no corpo do e-mail serão desconsiderados;

- O número do documento de compra e seus respectivos itens informados pela Votorantim Siderurgia são essenciais neste processo de automação e deverão constar no arquivo “XML” em campos específicos, também denominados tags. Este procedimento garantirá o processamento em menor tempo possível da DANFE evitando atrasos de pagamento.

- Os “XML” deverão ser enviados antes da chegada da mercadoria, para que as tratativas de recebimento sejam verificadas, reduzindo o tempo de recebimento e melhor programação de recursos;

- Os e-mails recebidos fora desta condição serão excluídos sem prévia análise. Se houver diferenças entre o Documento de Compra e o Faturamento, pedimos que entre em contato com o comprador. Os dados estão no documento de compra.

As notas fiscais eletrônicas (NF-e) devem ser enviadas para o endereço eletrônico: [email protected].

O prazo de entrega de NF de Serviços é até o dia 25 de cada mês, salvo exceções previamente negociadas e formalizadas por escrito.

As notas fiscais de materiais deverão ser enviadas dentro do mês corrente, observando as regras fiscais de cada estado** e deverão ser entregues junto com as mercadorias nos Almoxarifados de cada unidade da VS;

Os dados cadastrais da VS para faturamento podem ser encontrados no pedido de compra, que será emitido assim que for confirmada a contratação

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Cancelamento de Notas Fiscais

2.8.3. Importação (Somente Serviço de Despachante

Aduaneiro)

Fornecimento de Serviços de Assessoria Aduaneira:

A partir do recebimento do Pedido de Compra através do departamento de suprimentos (PO NOVA), analisar a classificação fiscal do material mencionada no SAP e ver se é condizente com o material que está sendo

IMPORTANTE: É mandatório para emissão das Notas Fiscais informar as seguintes informações: nº do PC (Pedido de Compras) e, no caso de serviços, incluir também o nº da FR (Folha de Registro de Serviço). ). No caso de insumos e materiais, incluir sempre que possível o código do produto (VS SAP).

ATENÇÃO: Cancelamentos de notas fiscais somente poderão ser realizados em até 24 horas após a emissão da nota, desde que a mercadoria ainda não tenha saído do estoque. Os cancelamentos devem ser informados imediatamente para: [email protected] (Resende) ou [email protected], (Barra Mansa). Copiar sempre o e-mail da área Fiscal: [email protected].

**OBS: A Votorantim Siderurgia S/A, empresa estabelecida na Avenida Homero Leite, 1051 Saudade – RJ, inscrita no CNPJ sob numero 60.892.403/0018-62, inscrição estadual 80.515.685, vem através desta, informar que no faturamento de materiais cujos pedidos estejam com a aplicação INDUSTRIALIZAÇÃO, deverão ter a seguinte desoneração tributária e observação nas Notas Fiscais:

DIFERIMENTO DO ICMS CONFORME DECRETO 37.263/2005.

Este diferimento será nas aquisições internas no Estado do Rio de janeiro. No campo de observação da Nota fiscal deverá ser impresso o texto abaixo: “ICMS DIFERIDO CONFORME DECRETO 37.263/2005 – RJ.

Qualquer dúvida favor contatar o nosso Departamento Fiscal ([email protected]) ou pelo telefone (24) 3325-9692.

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comprado, verificar a necessidade, ou não, de emitir Licença de Importação (LI), conferir a descrição da mercadoria de modo a adequá-la à legislação vigente para registro correto da Declaração de Importação (DI), contatar o Fornecedor e acertar detalhes para o embarque de acordo com o INCOTERMS negociado no pedido de compra, análise e aprovação da documentação de embarque;

Registro da DI de acordo com a legislação vigente e alinhamento com todas as áreas envolvidas da VS (Fiscal / Controladoria / Comex) a fim de evitar multas, atrasos e custos extras para o processo, solicitando inclusive a emissão da DANFE (nota fiscal eletrônica de entrada de material);

Alimentação do sistema PWCE (módulo de importação dentro do SAP) contemplando todas as etapas do processo: inclusão do pedido até o lançamento final de despesas dos processos, que antes da aprovação são previamente analisados pela VS;

Executar serviços e controle de processos administrativos de: admissão temporária; exportação temporária e atos declaratórios, entre outras possibilidades administrativas oferecidas na legislação de COMEX brasileira.

2.9. Monitoramento de Fornecedores

A VS realiza periodicamente o monitoramento e avaliação de seus fornecedores. Para isso, serão solicitados aos fornecedores, sempre que necessário, documentos essenciais para atender critérios das auditorias do tipo ISO, selos ambientais e procedimentos internos voltados para segurança, saúde e meio ambiente, e também documentos relacionados ao cumprimento da Legislação Trabalhista, Previdenciária e Tributária/Fiscal.

Além disso, os fornecedores prestadores de serviços passarão por avaliação periódica durante a execução dos serviços e terão suas ocorrências negativas registradas para fins de execução de plano de ação corretivo.

IMPORTANTE: Após o encerramento do processo, o Despachante deverá preparar a prestação de contas (faturamento), onde deverá constar:

Nota Fiscal de Serviços (com identificação da DI, PO, etc.) e Nota de Débito (ND) com as despesas a serem reembolsadas;

Documentos originais da importação;

Recibos originais das despesas pagas.

Digitalização de documentos e e-mails inerentes ao processo.

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3.

IMPORTANTE: Mensalmente os fornecedores prestadores de serviços, deverão obrigatoriamente enviar as documentações conforme relação abaixo para a Gestão de Terceiros, até o dia 25 do mês subsequente ao da prestação de serviços, por meio eletrônico através do e-mail [email protected], ou impressa para GAF/Gestão de Terceiros – Na Unidade de Barra Mansa - RJ.

Documentação: Guias de Recolhimentos com as devidas autenticações mecânicas ou eletrônicas, que comprovam os recolhimentos do FGTS e INSS (junto com o protocolo de conectividade – SEFIP/GFIP e RE), Folha de Pagamento, Relação Atualizada de empregados atuando dentro da Unidade, CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) e Certidões Negativas de Débitos (CND´s): Federal, Estadual, Municipal e de FGTS e INSS, de acordo com as suas respectivas vigências.

No caso de descumprimento no envio das documentações, a VS poderá recorrer aos dispositivos estabelecidos em cláusulas contratuais, para retenção do pagamento até a regularização.

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Anexos

3.1. Manual NF-e

O que é a Nota Fiscal Eletrônica / NF-e?

Fonte:http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=E4+tmY+ODf4=#7WGrvhClFyY

Por que devo enviar o arquivo XML para o Quadrem?

Como devo enviar o arquivo XML?

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

O Quadrem foi a empresa contratada pelo seu cliente para realizar o recebimento eletrônico das NF-e’s emitidas no processo de sua negociação. O emissor é responsável por enviar o arquivo XML para o Quadrem que por sua vez encaminha para seus destinatários.

Existem duas maneiras possíveis: 1) Via e-mail (gratuito) O arquivo .XML da NF-e deverá ser anexado em um

e-mail encaminhado para: [email protected] Orientações de envio: •O arquivo .XML deverá ser enviado após o faturamento, para que no momento do recebimento físico, a nota já esteja integrada. •Enviar apenas o próprio arquivo .XML em anexo. •Não é permitido o envio do arquivo anexado dentro outro e-mail. •Não é permitido o envio de arquivos compactados Ex.: ZIP, RAR, 7zip •O título e o corpo do e-mail são irrelevantes para integração.

2) Via integração (contratado via Quadrem):

Benefícios: •Agilizar o processo de faturamento e recebimento físico. •Atender alto volume de transações. •Anular a possibilidade de erros de envio da NF-e.

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Manual do Fornecedor – Suprimentos

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Regras para nomenclatura do arquivo XML:

Estrutura do arquivo:

Abaixo exemplos de XML:

• O nome do arquivo não pode conter espaços

• Tamanho máximo do nome do arquivo é de 64 caracteres

• É permitido apenas letras, números, hífen “ - " e underline “ _ “

• Caracteres especiais não são permitidos. Ex.: “º . ; *

• Somente é permitido o ponto da extensão .XML

• A estrutura do arquivo XML deve estar de acordo com o padrão SEFAZ inclusive com o protocolo de validação. • Não são aceitos arquivos XML de NF-e em lote! • Enviar o número do pedido/item do ERP do destinatário nas TAGs abaixo: TAG: xPed - Número do Pedido de Compra

TAG: nItemPed - Item do Pedido de Compra. • O arquivo não pode conter o namespace quebrado Ex.: xmlns:xsi= http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance&quot

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Manual do Fornecedor – Suprimentos

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Processo de contingência Para os casos quando a SEFAZ estiver indisponível:

Processo de correção da NF-e

Processo de cancelamento (definitivo)

• Emitir a NF-e em contingência.

• E obrigatoriamente, após o retorno da SEFAZ, enviar o arquivo oficial.

• Informar o destinatário sobre o cancelamento. • Reenviar o arquivo .XML. • Emitir a carta de correção.

• Informar o destinatário sobre o cancelamento.

• Não é necessário enviar o XML, pois a NF-e foi cancelada.

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Manual do Fornecedor – Suprimentos

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O não envio do arquivo XML

Dúvidas? Entre em contato com o nosso suporte através do e-mail

[email protected]

• Haverá um primeiro contato com o emissor solicitando o arquivo XML.

• Caso não ocorra o envio, o fornecedor poderá sofrer penalidades.

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3.2. Carta SA 8000

Avaliação do Fornecedor - Norma SA 8000 ( Responsabilidade Social)

1) Dados da Empresa Nome da Empresa: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Produtos/Serviços fornecidos: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

2) Requisitos - SA 8000 A Votorantim Siderurgia possui algumas de suas unidades industriais qualificadas pela Norma SA 8000 – Responsabilidade Social – e desta forma estende aos fornecedores os requisitos estipulados por ela. Assim, torna-se necessário que os nossos fornecedores tomem parte deste processo e estejam comprometidos com os requisitos abaixo: Não utilizar trabalho infantil; Não utilizar trabalho forçado; Proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável para os seus trabalhadores; Respeitar o direito dos trabalhadores de formar e se associar aos sindicatos, bem como

negociar coletivamente assegurando que não haja represálias; Não se envolver ou apoiar a discriminação por raça, classe social, nacionalidade, religião,

deficiência física ou mental, sexo, opção sexual, associação a sindicatos ou filiação política;

Não se envolver ou apoiar a utilização de punição corporal, mental ou coerção física e abuso verbal;

Respeitar à jornada de trabalho conforme disposto na Legislação Trabalhista; Assegurar padrões mínimos de remuneração devendo sempre ser suficientes para

atender às necessidades básicas dos trabalhadores; Implementar ações para tratar qualquer não conformidade relacionada aos requisitos da

Norma.

3) Comprometimento Favor informar a concordância ou não aos requisitos da SA 8000

( ) concordo ( ) não concordo

Data: ____/____/____

___________________________________________ Responsável pela Empresa: XXXXXXXXXXX CPF: XXX.XXX.XXX Cargo: XXXXXXXXXXX

Obs.: Caso a empresa seja Certificada na Norma SA 8000, favor enviar o certificado.

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Manual do Fornecedor – Suprimentos

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3.3. Princípios de Saúde e Segurança

A Votorantim Siderurgia acredita e adota os princípios de Saúde e Segurança

abaixo mencionados e espera que seus fornecedores também adotem os

mesmos princípios.

I. Princípio da Responsabilidade de Linha

A prevenção de acidentes não é responsabilidade de um setor específico da

empresa. Ao contrário, todos os setores, cada área, cada líder, cada operador

é responsável pela guarda e parcela da segurança do trabalho.

II. Princípio da Responsabilidade Individual

Cada um de nós é o principal responsável por sua segurança, não podendo

delegar à outras pessoas essa responsabilidade. Na prática, isso significa

também que não podemos aceitar a execução de uma atividade em condição

insegura, sob a alegação de somos obrigados a isso.

III. Princípio da Disciplina Operacional

Padrões de trabalho e comportamentos devem ser rigorosamente cumpridos,

não permitindo improvisos ou desvios a fim de obter ganho de tempo ou outra

facilidade.

IV. Princípio da Atividade 100% Segura

Só é permitida a realização de atividades 100% seguras. Nada é mais

importante que a saúde e segurança das pessoas. Nada justifica uma prática

insegura.

V. Princípio do Senso de Dono

Cada um é responsável por manter em ordem e segurança seu local de

trabalho, seu equipamento ou sua ferramenta.

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Manual do Fornecedor – Suprimentos

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EXPEDIENTE

Publicação: 1ª Edição

Data: Maio/2013

Coordenação:

Rita de Cássia Mascarenhas de Aquino

Revisão:

Daniella da Silva Lopes

Formatação:

Natália Cristina de Moraes Coelho

Fotos:

Banco de Imagens Votorantim

Áreas de conhecimento: Controladoria,

Controles Internos, Controle de Acesso,

Jurídico, Planejamento Fiscal, Saúde e

Segurança do Trabalho, Sustentabilidade e

Suprimentos.

Equipe de Elaboração

(Votorantim Siderurgia):

Alex José da Fonseca

Antonio Carlos Polato

Benedito Lourenço Júnior

Carla Nomura Picchioni

Christiane Vila Nova Camargo

Daniela Mary Terra Ferreira Pinto

Douglas Muniz de Souza

Fabio Luiz de Sousa

Fernando Oliveira da Silva

Filip Lacerda Tonon e Rocha

Gustavo Luiz de Castro Jardim

José Adair Gomes

Juliana Condez Passerani

Kelen Cristina Soares

Marcony Brum de Oliveira

Ricardo Maia Lopes

Rosimar dos Santos Fernandes

Selmo José Queiroz

Tatiana Coelho