pr sgq subfin 02 controle de registros

Procedimento: PR-SGQ-SUBFIN-02

Controle de Registros

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Data: 10/02/2015

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Controle de alterações

Revisão Data Descrição

0 15/07/2010 - Emissão inicial

1 01/03/2013 Lista de

Distribuição Revisão para adequação à nova estrutura da Subsecretária de Finanças.

2 05/04/2013 Item 3 –

Referências

Inclusão na legislação: Decreto nº 44.143, de 02 de abril de 2013.

3 17/10/2013 Item 3 –

Referências

Inclusão do Decreto nº 44.428 de 11 de Outubro de 2013.

4 10/02/2015

Lista de Distribuição

Revisão para adequação à nova estrutura da Subsecretária de Finanças.

Item 3 - Referência

Inclusão na legislação: Decreto nº 45.053, de 26 de novembro de 2014.

Lista de Distribuição

Função

Subsecretário de Finanças - SUBFIN

Representante da Direção - RD

Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Movimentação Financeira - SUCOMF

Superintendente da Superintendência de Controle e Acompanhamento da Dívida Pública Estadual – SUCADP

Superintendente da Superintendência de Captação de Recursos - SUCAR

Superintendente de Superintendência de Finanças - SUFIN

Superintendente do Tesouro Estadual - SUTES

Coordenador da Coordenação de Acompanhamento e Controle dos Pagamentos de Concessionárias de Serviços Públicos – CACPC

Coordenador da Coordenação de Análise de Investimentos e Gastos – COAIG

Coordenador da Coordenação de Assessoramento Técnico Jurídico - COAJUR

Coordenador da Coordenação de Convênios – COCON

Coordenador da Coordenação de Encargos Gerais do Estado e Operações Especiais – CEGOE

Coordenador da Coordenação de Gestão da Dívida – COGED

Coordenador da Coordenação de Gestão de Obrigações – CGO

Coordenador da Coordenação de Operações de Crédito – COPEC

Coordenador da Coordenação de Planejamento Financeiro – COPLAF

Coordenador da Coordenação de Precatórios – COPRE

Coordenador da Coordenação de Análise de Parcerias Públicas Privadas – COAP

Coordenador da Coordenação de Captação de Recursos – COCAR

Coordenador da Coordenação de Conciliação de Receita - CCR

Coordenador da Coordenação de Controle de Pagamentos – CCP

Coordenador da Coordenação de Controle e Conciliação Bancária – COCCB

Coordenador da Coordenação de Controle e Execução do Pagamento da Dívida Pública da Administração Direta – CEPAD

Coordenador da Coordenação de Execução Financeira – CEFIN

Coordenador da Coordenação de Controle e Análise das Receitas Estaduais Diretamente Arrecadas - CONARD



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Elaborado/Revisado por: Giovana dos Santos Itaborai, em 10/02/2015 _________________________________ Roberto Gomides de Barros Filho, em 10/02/2015 _________________________________ Aprovado por: Leandro das Neves Corrêa, em 10/02/2015 __________________________________



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1. Objetivo Este procedimento tem a finalidade de determinar parâmetros para controle dos registros da qualidade, visando prover evidências da conformidade com os requisitos e da operação eficaz do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da SUBFIN. 2. Escopo Cabe a todos os envolvidos na SUBFIN a responsabilidade de fazer cumprir o estabelecido neste procedimento. 3. Referências NBR ISO 9000:2005 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e vocabulário NBR ISO 9001:2008 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos MQ-SGQ-SUBFIN – Manual do Sistema de Gestão da Qualidade da SUBFIN Legislação: Decreto Estadual Decreto nº 44.143, de 02 de abril de 2013 Decreto nº 45.053, de 26 de novembro de 2014. Decreto Decreto nº 44.428 de 11 de Outubro de 2013. 4. Definições e Siglas Organização – grupo de instalações e pessoas com um conjunto de responsabilidades, autoridades e relações. Exemplo: Companhia, Corporação, Firma, Empresa, Instituições, Organização Beneficente, Comerciante, Associação ou parte ou combinação destes. Nota 1: O conjunto é geralmente ordenado. Nota 2: uma organização pode ser pública ou privada. Registro – Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidência de atividades realizadas SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade: Sistema de gestão para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade. SUBFIN – Subsecretaria de Finanças 5. Procedimento 5.1 Aplicabilidade 5.1.1 Este procedimento é aplicável aos registros exigidos pela NBR ISO 9001 e aqueles decididos pela SUBFIN como necessários. 5.1.2 Os registros exigidos pela NBR ISO 9001 e aplicáveis ao escopo deste SGQ estão apresentados na tabela 1 abaixo.

Item Descrição

5.6.1 Registros das análises críticas pela Alta Direção



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6.2.2.e Registros apropriados de educação, treinamento, habilidade e experiência

7.1.d Registros necessários para fornecer evidência de que os macroprocessos de realização e o produto resultante atendem aos requisitos

7.2.2 Registros dos resultados da análise crítica dos requisitos relacionados ao produto e das ações resultantes dessa análise

7.4.1 Registros dos resultados das avaliações de fornecedores e de quaisquer ações necessárias, oriundas da avaliação

7.5.3 Registros de identificação única do produto se for requerida rastreabilidade

7.5.4 Registros da informação ao cliente se alguma propriedade do cliente for perdida, danificada ou inadequada para uso

8.2.2 Registros de resultados de auditorias internas e ações de acompanhamento

8.2.4 Registros que indiquem pessoas autorizadas a liberar produto

8.3 Registros sobre a natureza das não-conformidades e quaisquer ações subsequentes executadas, incluindo concessões obtidas

8.5.2 Registros dos resultados de ações corretivas executadas

8.5.3 Registros dos resultados de ações preventivas executadas

Tabela 1 – Registros obrigatórios e aplicáveis ao SGQ da SUBFIN 5.2 Elaboração, uso e revisão 5.2.1 Sempre que um registro for necessário para um procedimento ou instrução de trabalho, este deverá constar no próprio documento. 5.2.2 No procedimento ou instrução de trabalho há uma tabela definindo os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição para cada registro (ver 5.3). 5.2.3 Quando um registro não fizer parte de um procedimento ou instrução de trabalho, este será controlado através da Tabela Única de Controle de Registros (Anexo 1). 5.2.4 Deve constar no formulário do registro a sua revisão. Se o formulário do registro for parte de um procedimento ou instrução de trabalho, sua revisão poderá ser controlada como a de qualquer página do documento da qualidade ou através da Lista Mestra de Formulários de Registros (Anexo 2). Se ele for avulso, sua revisão também deverá ser controlada através da Lista Mestra de Formulários de Registros (Anexo 2). 5.3 Controle dos registros 5.3.1 Os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição dos registros são contemplados e explicados na Tabela 2 a seguir.

Controle Explicação

Identificação Nome e código do registro / formulário de registro

Armazenamento Pessoa responsável pela manutenção e salvaguarda do registro; Local de guarda do registro durante seu tempo de armazenamento (área organizacional, sala, armário, Sistema, Computador, Servidor, etc); Forma de armazenar: digital ou físico (Pasta AZ, CD, DVD, disco rígido, pasta suspensa etc).

Proteção Indica o controle de acesso (livre, restrito ou confidencial), além da proteção necessária para impedir uma possível perda ou deterioração do



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registro (cuidados físicos com o registro). Controle de Acesso: Livre: qualquer pessoa pode ver e acessar o registro; Restrito: Apenas funções definidas podem acessar o registro; Confidencial ou irrestrito: só pode ser acessado com autorização do Responsável, caso a caso, com rastreabilidade de quem acessou. Cuidados: Cuidados normais: se o registro estiver em meio eletrônico, fazer backup. Se estiver em meio físico, proteger contra roedores, insetos e inundações. Cuidados especiais: Condições climáticas, microfilmagem, proteção contra magnetismo, guardar em caixa forte, cópia em cofre, etc.

Recuperação Define como recuperar o registro. Indexação (XX,YY, por data, ordem alfabética, diretório etc).

Retenção Histórico de retenção do registro, podendo ser o tempo mínimo de retenção. Ver se existe alguma legislação específica sobre o tipo de registro ou atividade da organização.

Disposição Disposição dada ao registro após a retenção, por exemplo: destruir ou eliminar, reciclar, lixo sem nenhum cuidado especial, enviar para arquivo inativo, deletar arquivo etc.

Tabela 2 – Instruções para definição dos controles de registros



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6. Registros Este procedimento é suportado por registros que atendem aos requisitos da Tabela 3 abaixo:

Identificação

Armazenamento

Proteção

Recuperação

Retenção Disposição

Nome / Código (quando aplicável)

Responsável

Local Tipo

Acesso

Cuidado

Indexação Digital Físico

Tabela Única de Controle de

Registros

Digital e Físico:

Gestor da Qualidade

Digital:

*

Físico: Armário da Qualidade

X

X

Digital:

Restrito aos Servidores

com acesso à pasta SGQ

Físico:

Restrito ao Gestor da Qualidade

Digital e Físico: Normal

Digital e Físico:

Por data

Digital e Físico:

Mínimo até sua revisão

Digital:

Deletar da Pasta

Pública

Físico: Descartar

Lista Mestra de Formulários de

Registros

Digital e Físico:

Gestor da Qualidade

Digital:

*

Físico: Armário da Qualidade

X

X

Digital:

Restrito aos Servidores

com acesso à pasta SGQ

Físico:

Restrito ao Gestor da Qualidade

Digital e Físico: Normal

Digital e Físico:

Por data

Digital e Físico:

Mínimo até sua revisão

Digital:

Deletar da Pasta

Pública

Físico: Descartar

Tabela 3 – Controle de registros *F:\00 SUBFIN\Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)\Monitoramento do SGQ\Registros\Registros do PR SGQ SUBFIN 02 - Controle de Registros

Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser:



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- Manuseados com cuidado para evitar danos, deterioração ou perda - Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informações



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7. Anexos Anexo 1: Tabela Única de Controle de Registros Anexo 2: Lista Mestra de Formulários de Registros



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Anexo 1: Tabela Única de Controle de Registros

Tabela Única de Controle de Registros do

SGQ da SUBFIN (data)

Identificação

Armazenamento

Proteção

Recuperação

Retenção Disposição

Nome / Código (quando aplicável)

Responsável

Local Tipo

Acesso

Cuidado

Indexação Digital Físico

Obs.: Todos os registros da qualidade devem ser: - Manuseados com cuidado para evitar danos, deterioração ou perda - Arquivados e mantidos de forma adequada a fim de garantir a integridade de suas informações



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Anexo 2: Lista Mestra de Formulários de Registros

Lista Mestra de Formulários de Registros do SGQ da SUBFIN (data)

N. do Documento

Título do Documento Revisão Data de

Elaboração/ Revisão

pr sgq subfin 02 controle de registros

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