pr-sgq-01 - controle de documentos

PROCEDIMENTO DE GESTÃO ÁREA: QUALIDADE

PR-SGQ-01 Rev.: 02 Pág 1/6

[ X ] Cópia Controlada [ ] Cópia Não Controlada [ ] Em Revisão [ ] Documento Obsoleto

Elaborado por : Cláudia Baron RD Data: 10.04.2009

Aprovado por: Alípio S. Cezimbra Diretor Data: 04.05.2009

Número da Revisão

Data Histórico da Revisão

01 02.04.2009 Emissão do Original 02 10.04.2009 Alteração do item 3.10

NOME DO PROCEDIMENTO: Controle de Documentos e Registros da Qualidade

RESPONSÁVEL: A elaboração e análise crítica dos Procedimentos de Gestão, Instruções de Trabalho e da demais documentação do SGQ são feitas com a participação das pessoas envolvidas na execução da mesma, com a orientação do RD. A responsabilidade pela obediência e execução dos Procedimentos e das Instruções de Trabalho é dos colaboradores do setor envolvido. A elaboração e análise crítica do Manual da Qualidade e Procedimentos de Gestão são feitas pelo RD, sua aprovação e re-aprovação feita pela Diretoria da BBC. A responsabilidade pela aprovação e re-aprovação das Instruções de Trabalho é do Gestor da área operacional. Os responsáveis pelo tratamento dos registros da qualidade são os responsáveis identificados no próprio Procedimento de Gestão e Instrução de Trabalho aplicável. O Consultor de TI deve realizar o backup e manter atualizado o antivírus de forma a assegurar a preservação da documentação e registros da BBC.

INFRA-ESTRUTURA

• Micro computador

• Impressora

ATIVIDADE

1. Objetivo: Estabelecer e manter regras para a elaboração, análise crítica, aprovação, re-aprovação, distribuição, implementação e revisão do Manual da Qualidade, Procedimentos de Gestão, Instruções de Trabalho, Registros da Qualidade, e demais documentos do Sistema de Gestão da BBC, inclusive documentos de origem externa que se relacionam aos requisitos da Norma ISO 9001, garantindo assim a atualização dos métodos descritos e a disponibilidade de cada documento. Identificar as Listas Mestras utilizadas para a localização de documentos e registros do Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC. 2. Definições • Documentos da Qualidade = São os documentos que integram o Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC registrando e definindo as atividades desempenhadas na implementação e na manutenção da qualidade. • Manual da Qualidade – MQ = Documento que define o escopo do Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC descrevendo a estrutura organizacional da empresa, bem como a seqüência e interação dos processos, definindo a provisão de recursos para sua implantação. • Procedimentos de Gestão – PR = Procedimentos que descrevem as rotinas relacionadas aos requisitos de gestão da Organização e portanto relacionadas a Análise Crítica pela Direção,






Auditorias, Controle de Documentos e Registros, Tratamento de Não conformidades, Ações Corretivas e Preventivas. • Instruções de Trabalho - IT = Documentos destinados a descrever as atividades previstas para o cumprimento dos elementos da Norma ISO 9001. Estes documentos descrevem o que é feito e qual o registro deve ser utilizado para a execução da atividade. • Registros da Qualidade = Documentos utilizados com a finalidade de manter evidência objetiva e de acompanhamento da qualidade dos serviços executados na organização. 3. Metodologia 3.1 Manual da Qualidade

a) A estrutura do Manual da Qualidade é a mesma da Norma ISO 9001. b) O cabeçalho, presente em todas as páginas, possui o logotipo da Empresa BBC a indicação “Manual da Qualidade”, código MQ, número da revisão atual, número da página atual e total de páginas. c) O rodapé, presente na primeira página, leva o nome/função de quem elaborou e aprovou, datas de elaboração e aprovação, e a situação do controle do manual, ou seja, cópia controlada, cópia não controlada, em revisão, e documento obsoleto. d) O Manual da Qualidade é distribuído de acordo com a Lista Mestra de Documentos da Qualidade. e) O Manual da Qualidade tem sua revisão feita por inteiro. A primeira página recebe a indicação da revisão atual. 3.2 Procedimentos de Gestão e Instruções de Trabalho a) Os Procedimentos de Gestão e Instruções de Trabalho possuem as seguintes seções: • Nome do Procedimento/Instrução de Trabalho: texto descrevendo a finalidade do Procedimento de Gestão ou da Instrução de Trabalho; • Responsável: texto descrevendo quem é o responsável pela execução, controle e aplicação do Procedimento de Gestão ou da Instrução de Trabalho; • Infra-Estrutura: sistemas de instalações, equipamentos e serviços necessários para a operação de uma organização; • Atividade: método empregado para descrever a forma de análise, execução e aplicação das tarefas necessárias para atender aos requisitos do cliente; • Resultados Esperados: texto descrevendo o que se espera na execução das atividades; • Possíveis Ajustes: texto descrevendo as ações para corrigir ou eliminar as atividades não conformes; • Tratamento de Registro da Qualidade; os Registros da Qualidade identificados pelos procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC são identificados na própria Instrução de Trabalho, procedimento de gestão através da Tabela de Tratamento de Registros da Qualidade. b) Para os Registros da Qualidade, não existe uma estrutura pré-definida, pois os mesmos precisam adequar-se à necessidade da atividade a que são pertinentes. Os Registros da Qualidade são protegidos por pastas, caixas, arquivos, gavetas, armários, sistema informatizado, a fim de prevenir sua deterioração ou perda. A responsabilidade pelo tratamento do registro da Qualidade é o mesmo responsável identificado pelo Procedimento de Gestão ou Instrução de Trabalho que trata do registro da qualidade. A Tabela de Tratamento dos Registros da Qualidade está dividida nos seguintes campos:






� Identificação – Nome do registro da qualidade; � Armazenamento – Local onde serão arquivados os registros da qualidade; Caso o registro seja armazenado em meio eletrônico, e é recomendável que seu endereço eletrônico (caminho/hyperlink) esteja descrito neste campo; � Proteção – Forma como serão protegidos os registros (pastas , caixas , sitema informaatizado , etc.); � Recuperação – Ordem em que os registros da qualidade são guardados para que se tenha melhor recuperação (Ex: cronológica, seqüencial numérico, etc.); � Tempo de Retenção – Tempo em que permanecerão arquivados os registros da qualidade; � Disposição – Concluído o tempo de retenção, os registros poderão ser descartados, ou eliminados por picotamento, simples descarte (lixo comum) ou incineração, depende de seu conteúdo e necessidade de confidencialidade, a critério do usuário conforme definido na tabela.

Segue abaixo o exemplo orientativo:

TRATAMENTO DOS REGISTROS DA QUALIDADE

Identificação (Nome do formulário)

Armazenamento/ Proteção

(Local na Empresa)

Recuperação (Ordem de

armazenamento)

Tempo de retenção

Disposição

3.3 Estrutura dos Procedimentos de Gestão ( PR ) e das Instruções de Trabalho ( IT ) a) O cabeçalho, presente em todas as páginas, possui o logotipo da Empresa BBC, código IT ou PR.: AAA XX (onde IT significa Instrução de Trabalho e PR significa Procedimento de Gestão, AAA iniciais do setor aplicável e XX é o número seqüencial da Instrução de Trabalho), título Instrução de Trabalho, a área aplicável, número da revisão atual, número da página atual e total de páginas. b) O rodapé, presente na primeira página, leva o nome e função de quem elaborou e aprovou, datas de elaboração e aprovação, e a situação do controle da Instrução de Trabalho, ou seja, cópia controlada, cópia não controlada, em revisão e documento obsoleto. c) Os Procedimentos de Gestão e as Instruções de Trabalho são distribuídos pelo RD de acordo com a Lista Mestra de Documentos da Qualidade. d) A primeira revisão de cada documento receberá o dígito “01” 3.4 Controle de Desenhos Não Aplicável às necessidades da BBC. 3.5 Documentos Externos São todos os documentos controlados pelos clientes, leis, práticas referenciais que indicam as características dos serviços a serem executados. O acervo legal aplicável ao escopo de atividade da BBC é disponibilizado através de consulta ao sistema TECWIN, e sites oficiais dos órgãos intervenientes no Comércio Exterior. Cabe a contratada prover a atualização de todo o banco de dados relacionados ao TECWIN. Recomenda-se que os colaboradores ao procederem uma reprodução paralela de qualquer documentação para uso corrente em suas atividades, sempre assegurem-se que estão utilizando






uma versão vigente da documentação, quer seja uma documentação do cliente, ou mesmo legislação aplicável a atividade relacionada. 3.6 Implementação dos Procedimentos de Gestão e das Instruções de Trabalho Os Procedimento de Gestão e as Instruções de Trabalho são implementados sempre que disponibilizados nos setores envolvidos, cumprindo as etapas descritas de elaboração, análise crítica, aprovação, implementação, revisão e re-aprovação. 3.7 Revisão e Reaprovação do Procedimento de Gestão e das Instruções de Trabalho a) Os Procedimento de Gestão e as Instruções de Trabalho são revisados a fim de atualizar seus conteúdos, conforme os resultados das auditorias da qualidade e de desempenho dos processos, ações corretivas/preventivas, ou as necessidades de aprimoramento de métodos ou rotinas utilizadas visando melhoria contínua. b) Cada área envolvida observar a aplicabilidade dos documentos, relacionando os itens a serem modificados, apresentando-os ao responsável pela área. c) Quando há necessidade da revisão do Procedimento de Gestão ou da Instrução de Trabalho identificada pelo usuário, o mesmo pode solicitar uma cópia ao RD. O RD ao encaminhar cópias do documento para revisões, identifica as cópias com a identificação “Em Revisão”. Estas cópias têm validade somente para análise e alteração de seus conteúdos, não necessitando de controle. d) A natureza ou conteúdo da revisão é identificado na primeira página do Procedimento de Gestão ou Instrução de Trabalho no campo histórico da revisão. e) A reaprovação dos PR e IT , deverão ocorrer a cada 2 anos 3.8 Controle de Documentos a) Todos os documentos pertencentes ao Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC são controlados e distribuídos pelo RD, conforme – Lista Mestra de Documentos. Após a emissão de nova revisão do documento, e conseqüente distribuição, o RD arquiva, em meio eletrônico, o original do documento obsoleto imediatamente anterior à revisão atualizada, separadamente, com a identificação “Documento Obsoleto”. As cópias dos documentos da qualidade que forem distribuídas e controladas, sendo sujeitas a controle e revisões são identificadas como CÓPIA CONTROLADA. As cópias dos documentos da qualidade que forem distribuídas para uso em treinamento, marketing e outros, recebem a identificação “CÓPIA NÃO-CONTROLADA” não sendo sujeitos a controle e revisão, exceto por solicitação das empresas. 3.9 Lista Mestra de Documentos da Qualidade A Lista Mestra de Documentos da Qualidade controla a distribuição de todos os documentos pertencentes ao Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa BBC que influenciam diretamente nas atividades inerentes ao Sistema de Gestão da Qualidade da Empresa. a) Emissão O RD emite a Lista Mestra de Documentos da Qualidade, atualizando-a quando da necessidade de conferência. b) Atualização das Informações






A atualização das informações da Lista Mestra de Documentos da Qualidade é feita após a emissão de um novo documento/nova revisão e/ou aquisição/recebimento de documentos. c) Estrutura A Lista Mestra de Documentos da Qualidade está dividida nos seguintes campos: • Data de Emissão – data de emissão da LMD; • Código – código do documento (quando aplicável); • Nome – nome do documento; • Revisão Documento – nº da revisão, emissão ou data do documento (quando aplicável); • Distribuição – setores que possuem o documento. • Emitido por – nome de quem emitiu; • Aprovado por – nome e função de quem aprovou; • Observação – qualquer observação necessária sobre a distribuição do documento.

d) Distribuição O controle da distribuição de cópias da Lista Mestra de Documentos da Qualidade é feito através da própria Lista Mestra. 3.10 Controle de Backup´s O Consultor de TI deve efetuar sistemática de backup do sistema do Servidor em HD externo. Os Sistemas tem a sua salva-guarda assegurada através de backup diário transferido por FTP, mantendo-se as informações em disco do servidor de e-mail fora das instalações da empresa. Cabe ao consultor a parametrização da atualização automática do anti-vírus, sendo desnecessária qualquer ação adicional, a não ser verificação de sua correta realização. O RD deve solicitar semestralmente a recuperação de dados, como uma simulação de plano contingência, de forma a se constatar a eficácia na recuperação de dados do sistema. 4. Anexos Anexo I – Lista Mestra de Documentos da Qualidade BBC Anexo II – Simulados de Contingência

RESULTADOS ESPERADOS

• Controlar a elaboração, análise crítica, aprovação, implementação, revisão e re-aprovação de

todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da BBC.






POSSÍVEIS AJUSTES

• Caso algum documento do Sistema de Gestão da Qualidade da BBC não esteja controlado o mesmo deve seguir as atividades definidas neste Procedimento de Gestão.

TRATAMENTO DOS REGISTROS DA QUALIDADE

Identificação (Nome do formulário)

Armazenamento/ Proteção

(Local na Empresa)

Recuperação (Ordem de

armazenamento)

Tempo de retenção

Disposição

Lista Mestra de Documentos da Qualidade

Meio Eletrônico /Meio físico

Senhas / Pastas Documento único

Permanente, até que seja revisado

Deletar / Picotar

Simulados de Contingência Meio físico Pastas Documento único 2 anos Picotar

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