ppllaannoo ddee nneeggóócciiooss - saprod.com.br · gerenciamento eletrônico de documentos –...

UUnniivveerrssiiddaaddee ddee BBrraassíílliiaa

CCeennttrroo ddee AAppooiioo aaoo DDeesseennvvoollvviimmeennttoo TTeeccnnoollóóggiiccoo

IInnttrroodduuççããoo aa AAttiivviiddaaddee EEmmpprreessaarriiaall -- 11//22001144

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PPllaannoo ddee NNeeggóócciiooss

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BBrraassíílliiaa

JJuunnhhoo 22001144

2

SSUUMMÁÁRRIIOO

3

SUMÁRIO

1. Sumário Executivo ......................................................................................................... 7

2. Conceito de Negócio ................................................................................................... 12

2.1. Identificação de Oportunidades ............................................................................... 12

2.2. Histórico da Empresa .............................................................................................. 14

2.3. Ramo de Negócio .................................................................................................... 15

2.4. Produtos e Serviços as Serem oferecidos ............................................................... 15

2.4.1. Outro Produtos e Serviços .................................................................................... 19

2.5. Principais Diferenciais Competitivos ........................................................................ 20

3. Equipe de Empreendedores ........................................................................................ 22

3.1. Funções .................................................................................................................... 22

3.2. Níveis de responsabilidade ....................................................................................... 22

3.3. Quantidade de empregados ..................................................................................... 23

3.4. Perfil e experiência ................................................................................................... 23

4. Empresa ...................................................................................................................... 25

4.1. Missão ..................................................................................................................... 27

4.2. Visão ........................................................................................................................ 27

4.3. Valores .................................................................................................................... 27

4.4. Recursos humanos ................................................................................................... 27

4.5. Fornecedores e parcerias estratégicas..................................................................... 27

4.6. Infraestrutura e localização ....................................................................................... 29

4.7. Marcas e patentes como recurso estratégico ........................................................... 30

4.8. Forma jurídica ........................................................................................................... 31

5. Análise Estratégica ...................................................................................................... 33

4

5.1. Matriz SWOT ............................................................................................................ 34

5.2. Fatores críticos de sucesso ...................................................................................... 35

6. Plano de Marketing ...................................................................................................... 36

5.1. Identificação da Empresa ......................................................................................... 37

6.1.1. Nome ..................................................................................................................... 38

6.1.2. Slogan ................................................................................................................... 38

6.1.3. Componentes ........................................................................................................ 38

6.2. Objetivo do Plano ..................................................................................................... 39

6.2.1. Viabilidade do Negócio .......................................................................................... 40

6.3. Perfil dos Clientes ..................................................................................................... 43

6.4. Analise do Ambiente de Marketing ........................................................................... 45

6.4.1. Ambiente de Marketing Externo ............................................................................ 46

6.4.2. Ambiente de Marketing Interno .............................................................................. 46

6.5. Posicionamento ........................................................................................................ 49

6.6. Estratégias de Mercado ............................................................................................ 51

6.6.1. Produto .................................................................................................................. 52

6.6.1.1. Consultoria, implantação e organização de documentos através de banco de

dados GED - Gestão Eletrônica de Documentos ............................................................ 52

6.6.1.2. Digitalização de documentos .............................................................................. 54

6.6.1.4. Microfilmagem de documentos ........................................................................... 55

6.6.1.5. Implantação de arquivo de segurança ................................................................ 55

6.6.2 Comunicação .......................................................................................................... 56

6.6.3 Distribuição ............................................................................................................. 57

6.6.4 Preço ...................................................................................................................... 57

6.7. Informações Complementares .................................................................................. 60

5

6.7.1. Ações de Responsabilidade Social e Ambiental ................................................... 61

7. Plano Financeiro .......................................................................................................... 62

7.1. Fluxo de Caixa .......................................................................................................... 64

7.2. Custos fixos .............................................................................................................. 66

7.3. Custos variáveis ....................................................................................................... 70

7.4. Custos Fixos e Variáveis .......................................................................................... 73

7.5. Projeção de Preço e Venda ..................................................................................... 79

Bibliografia ....................................................................................................................... 86

6

11.. SSuummáárriioo EExxeeccuuttiivvoo

7

1. Resumo Executivo

Vivemos atualmente na chamada Sociedade da Informação em que ela, a

informação, flui a velocidades e em quantidades há apenas poucos anos inimagináveis,

assumindo valores sociais e econômicos fundamentais. E esse novo paradigma se

reflete nas empresas quanto à produção de sua informação técnica documentária que

deve ser organizada de forma a facilitar os serviços e processos de criação e execução

de projetos. Mas o cotidiano de muitas empresas está longe de chegar a uma

organização documentária eficiente devido ao seu grande volume de informações. O

que vemos são cenas problemáticas em que funcionários, devido a desorganização dos

documentos que aumentaram em grande volume , não conseguem encontra-los ou de

funcionários que estão realizando um projeto e não conseguem identificar na empresa

se outro funcionário produziu um estudo semelhante com informações que possam ser

úteis e ainda existe o problema de tramitação documentária onde a informação entre

setores, devido uma má estruturação do ambiente, pode demorar causando problemas

de comunicação

Algumas estatísticas corroboram com esse cenário. De acordo com Profits

Consuting, utilizando dados da empresa Gartner Group, mostra que executivos gastam

em média 20 a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando documentos. Nesse

sentido, a Doutora em Ciência da Informação pela Universidade de Brasília Lilliam Maria

de Araujo de Rezende Álvares, utilizando dados da mesma empresa informa que são

400 horas por ano, em média, gastas por um colaborador procurando documentos em

papel e que 25% de documentos corporativos em papel são perdidos e nunca mais são

localizados. Em média 90% do tempo de vida útil de um documento é gasto em filas de

tramitação.

Analisando esse cenário atual apresentamos a ORGANIZE – Consultoria

de Gestão Documental Eletrônica, uma pequena empresa formada por 05 (cinco)

pessoas, cada uma responsável por um setor da empresa que são setor administrativo,

financeiro, comercial, técnico e marketing que possuirá escritório no Setor Comercial Sul

de Brasília – DF e que será especializada nos serviços de consultoria e implementação

8

de documentos técnicos em engenharia por meio de ferramentas tecnológicas em

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED para serem consultados por

arquitetos, engenheiros, empreiteiros e demais profissionais envolvidos nas diversas

etapas da engenharia civil, elétrica, ambiental dentre outras que requerem métodos

eficazes para trabalhar um grande número de documentos técnicos.

A Organize terá como produto principal de seu portfólio a implantação

de GED, juntamente com um conjunto de tecnologias que permitirá uma adequada

gestão dos mais diversos tipos de documentos produzidos por uma empresa de

engenharia trazendo muitos benefícios a empresa como, por exemplo, agilidade na

busca, acompanhamento de estatus do documento e distribuição com controle de

atividades, padronização de documentos e procedimentos, redução de extravios

documentais e uso de versões desatualizadas com controle de acesso com

rastreabilidade de ações, dentre outros benefícios que serão explicados nesse plano

de negócio.

Como produtos secundários a ORGANIZE atuará nas seguintes áreas:

Digitalização de documentos: onde serão convertidos do meio físico para o

digital dinamizando o acesso e a disseminação da informação entre

funcionários e colaboradores.

Microfilmagem: armazenamento e preservação de informações através da

captação de imagens por processo fotográfico com amparo legal na Lei n°

5.433, de 8 de maio de 1968. Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996 que

permite a eliminação do documento em papel.

Arquivos de Segurança: consultoria quanto a infraestrutura necessária para

guarda de mídias especiais como CDs, DVDs, fitas, microfilmes, cartuchos

magnéticos, fotografias e etc, com estudo de instalação de sistema de

segurança com monitoramento e controle de temperatura e umidade.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm

9

A ORGANIZE possui como meta inicial e principal a especialização e a

aplicação de GED em empresas de engenharia por ser uma demanda diferenciada com

estruturas complexas cuja organização depende de profissionais qualificados no

assunto. Outro fator que direciona o serviço de GED para empresas de engenharia são

os dados do documento do IBGE intitulado Pesquisa Anual da Indústria da

Construção – 2011 (mais atual) cujos dados mostram que em 2011 eram cerca de 92,7

mil, registrando aumentos de 17,0% em relação a 2010 e de 75,4% no confronto com

2007. Esse aumento teve impacto nas receitas do setor, segundo o mesmo documento

em 2011, as obras e serviços executados pelas empresas da construção mantiveram a

liderança na estrutura de receitas do País, com 92,7%, e totalizaram cerca de R$ 267,7

bilhões. O objetivo da ORGANIZE é demonstrar para os futuros clientes desse segmento

que é possível, através dos serviços que serão prestados na organização documental,

trazer benefícios que podem ajuda-los ainda mais a crescer nesse setor pelos serviços

prestados.

Entretanto, como visão de futuro, a empresa pretende atuar em outros

segmentos, oferecendo, implantando e organizando documentos de outros

segmentos empresários como os jurídicos por exemplo. Nesse sentido a empresa

pretende participar de licitações governamentais e assim expandir seus serviços e

sua marca sempre com sinônimo de qualidade na prestação de serviços de GED.

Fazendo uma analise estratégica da empresa delimitamos forças e

oportunidades que podem corroborar para o sucesso da ORGANIZE, bem como

fraquezas e ameaças que são um perigo para o nosso negocio. Para isso utilizamos

a matriz SWOT onde citamos alguns pontos de ameaça como, por exemplo,

impostos para abertura de empresa, burocracia, concorrência e a questão da cultura

organizacional, pois Muitas pessoas talvez não estejam dispostas a trabalhar com

uma ferramenta nova, mesmo sabendo que o retorno será benéfico para a empresa

e para seu próprio trabalho, desestimulando a implantação de um sistema

tecnológico. Como forças e oportunidades destacamos o crescimento do setor de

engenharia, mercado de GED pouco explorado nessa área dentre outros pontos que

analisaremos de forma mais detalhada posteriormente.

10

Aponta-se que esse negocio é viável considerando-se o custo inicial de

abertura de R$ 40.000,00 com retorno previsto em 12 meses, trazendo uma

lucratividade estimada de 16% ao mês. Razão pela qual considera-se a empresa

viável e propõe esse plano de negocio para abertura da empresa estudada.

11

22.. CCoonncceeiittoo ddoo nneeggóócciioo

12

2. Conceito do negócio

A ORGANIZE – Consultoria de Gestão Documental Eletrônica é uma

pequena empresa especializada em consultoria e implementação de documentos

técnicos em engenharia por meio de ferramentas tecnológicas de Gerenciamento

Eletrônico de Documentos – GED.

2.1. Identificação de Oportunidades

O cotidiano de muitas empresas em relação à informação documentária se

traduz em cenas problemáticas, como por exemplo, de funcionários que não conseguem

encontrar um documento porque houve um aumento muito grande do volume de

informação ou que estão realizando um projeto, mas não conseguem identificar na

empresa se outro funcionário produziu um estudo semelhante com informações que

possam ser úteis. Ainda verifica-se o problema do tempo de trâmite de informações

entre os setores que, em um ambiente não estruturado, pode demorar, causando

problemas graves na comunicação. Assim, organizar e gerenciar os documentos e as

atividades tornou-se uma questão essencial no mercado atual.

Atualmente, a informação flui a velocidade e quantidade há poucos anos

inimagináveis. Essa nova realidade se reflete nas empresas e sua competitividade no

mercado depende de quão preparadas estão para organizar e dominar a informação

produzida ou adquirida, auxiliando de forma rápida a tomada de decisões. Dessa forma,

o mercado torna-se bastante seletivo, dando prioridade àqueles que gerenciam de forma

ágil as informações que possuem. Em especial, empresas de engenharia, por possuírem

um grande volume de documentos de diversos tipos, são afetadas por essa

caracterização do mercado e necessitam de auxílio constante para organização do seu

fluxo de informações.

Analisando o dia-a-dia das empresas e esse novo paradigma que as

tecnologias da informação e comunicação nos apresentam, originou-se a ideia de

negócio de criar uma empresa que possa organizar e gerenciar toda a documentação

13

técnica produzida por uma empresa de engenharia, como desenhos, projetos, relatórios,

manuais, especificações e normas, o que facilitaria a gestão e o fluxo documental,

aumentando a rastreabilidade da informação, reduzindo a burocracia e reduzindo falhas.

A ORGANIZE escolheu as empresas de engenharia como meta inicial e

principal para especialização e a aplicação de GED por ser uma demanda diferenciada

com estruturas complexas cuja organização depende de profissionais qualificados no

assunto. Outro fator que direciona o serviço de GED para empresas de engenharia são

os dados do documento do IBGE intitulado Pesquisa Anual da Indústria da

Construção – 2011 (mais atual) cujos dados mostram que em 2011 eram cerca de 92,7

mil, registrando aumentos de 17,0% em relação a 2010 e de 75,4% no confronto com

2007 conforme gráfico abaixo:

Esse aumento teve impacto nas receitas do setor, segundo o mesmo

documento em 2011, as obras e serviços executados pelas empresas da construção

mantiveram a liderança na estrutura de receitas do País, com 92,7%, e totalizaram cerca

de R$ 267,7 bilhões conforme gráfico abaixo.

14

O objetivo da ORGANIZE é demonstrar para os futuros clientes desse

segmento que é possível, através dos serviços que serão prestados na organização

documental, trazer benefícios que podem ajuda-los ainda mais a crescer nesse setor

pelos serviços prestados.

Como podemos perceber estamos colocando dados apenas da construção

civil. Devemos lembrar que ainda existem as outras empresas de engenharia como por

exemplo elétrica, ambiental, redes, telecomunicações dentre outras e que serão o alvo

da empresa.

2.2. Histórico da Empresa

A empresa ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica

nasce da iniciativa empreendedora de 05 estudantes da Universidade de Brasília dos

cursos de Biblioteconomia, Computação, Engenharia Elétrica, Estatística e Gestão de

Políticas Públicas.

15

2.3. Ramo de Negócio

A ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica possui

como meta fornecer aos seus clientes os mais altos padrões em qualidade de prestação

de serviços de consultoria e implantação na gestão documental eletrônica de

documentos técnicos relacionados à área de engenharia e com isso fazer com que eles

possam gerenciar a informação estratégica em suas respectivas empresas alcançando o

mais alto padrão de qualidade, eficiência e inovação de serviços e processos.

Além de prestar consultoria às empresas, a ORGANIZE também visa

atender centros de documentação, institutos, escolas e faculdades que possuem e

produzem documentos técnicos na área de engenharia.

2.4. Produtos e Serviços as Serem oferecidos

A ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica fará a

organização de documentos técnicos de engenharia utilizando uma base de dados

GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos para serem consultados pelos

profissionais envolvidos no processo, como por exemplo, arquitetos, engenheiros,

técnicos e demais profissionais envolvidos nas diversas áreas de um projeto de

engenharia. A ORGANIZE realizará a consultoria e identificará qual software de

GED mais adequado para o cliente, fazendo toda a implantação e o

acompanhamento da solução.

A ideia é mostrar para os clientes que eles obterão vários benefícios

por utilizarem um software GED como, por exemplo, diminuição no tempo médio

para consultas, produção e tramitação de documentos e elaboração de relatórios

gerenciais e de qualidade e também como essa economia tempo pode refletir na

parte financeira. Podemos demonstrar isso apresentando relatórios dos nossos

parceiros que atuam na área de GED.

16

Nesse sentido obtemos da empresa Profits Consulting, que atua na

área de software para GED e possivelmente futura parceira, os dados de uso do

software SAPROD em uma de seus cliente. Os dados são os seguintes:

Dados da Empresa:

Mercado: Projetos de Engenharia

Cidade: Rio de Janeiro

Profissionais área técnica: 214

Média de Consulta a Documentos por Mês: 23540 (05 consultas por dia por

profissional)

Média de Documentos Produzidos por Mês: 450

Média de Guias de Remessa de Documento por Mês: 75

Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por Mês: 60

Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por Mês: 40

Consulta a Documentos:

Média de Consulta a Documentos por mês: 23540

Redução de Tempo por Consulta: 5 segundos*

Redução de Tempo por Mês: 32,7 horas

Economia Estimada por Mês: R$ 1,5 mil

17

Workflow de Produção dos Documentos:

Média de Documentos Produzidos por mês: 450

Redução de Tempo por Transferência de Atividade: 60 segundos*

Quantidade Média de Transferências na Produção de Documento: 8

Redução de Tempo por Documento: 8 minutos



Guia de Remessa de Documento:

Média de Guias de Remessa de Documento por mês: 75

Redução de Tempo para Elaboração Guia de Remessa de Documento: 15 minutos



18

Relatórios Gerenciais:

Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por mês: 60

Redução de Tempo para Elaboração de Relatório Gerencial: 2 horas*

Redução de Tempo por Mês: 120 horas


19

Relatórios de Qualidade:

Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por mês: 40

Redução de Tempo para Elaboração de Relatório de Qualidade: 3,5 horas

Redução de Tempo por Mês: 140 horas


Esses são apenas alguns fatores iniciais de economicidade analisados no

referido cliente, porém à medida que formos avançando nesse processo poderemos

apontar outros mais.

2.4.1. Outros Produtos

Outro campo de atuação da empresa é quanto à digitalização de

documentos. Ainda existem muitas instituições e empresas de engenharia que possuem

arquivos físicos com desenhos em papel e que com o passar do tempo acabam por se

deteriorar. Assim, realiza-se a digitalização e, caso seja necessário, a restauração

desses documentos e sua inserção no GED para consulta dos demais setores da

contratante.

20

Além do serviço e digitalização de documentos, a ORGANIZE

disponibilizará serviços de microfilmagem e implantação de arquivo de segurança,

oferecendo consultoria quanto a infraestrutura necessária para guardar documentos

e mídias especiais como CDs, DVDs, fitas, microfilmes, cartuchos magnéticos,

fotografias e etc, com estudo de instalação de sistema de segurança com

monitoramento e controle de temperatura e umidade.

2.5. Principais Diferenciais Competitivos

A ORGANIZE consultoria em gestão documental visa despertar e suprir as

necessidades dos clientes quanto à organização e gerenciamento da informação

produzida ou adquirida na empresa. A consultoria, implantação e acompanhamento das

soluções fornecidas trará benefícios organizacionais e econômicos aos clientes por meio

de uma proposta inovadora, personalizada e que foge a obviedade. Por esse motivo, a

agilidade na análise e resposta, o atendimento, a facilidade em conhecer o cliente por

entender seu negócio e sua história e o potencial para oferecer a solução adequada

tornam-se o diferencial da ORGANIZE em relação a outras empresas, sempre atuando

de forma ética, com credibilidade, criatividade e comprometimento aliados a motivação

para melhor atender os clientes.

21

33.. EEqquuiippee ddee EEmmpprreeeennddeeddoorreess

22

3. Equipe de Empreendedores

A equipe de trabalho da ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental

Eletrônica é formada pelos seguintes profissionais:

Marcos Antonio de Sousa Melo

Mariana Esteves

Nicole Albuquerque Dino

Pablo Henrique

Rafael Lima de Morais

3.1. Funções

A ORGANIZE possui as seguintes áreas:

Administrativa

Financeira

Comercial

Técnica

Marketing

3.2. Níveis de responsabilidade

Por ser uma empresa pequena e composta por apenas 05 pessoas, a

ORGANIZE coloca como primazia institucional a participação de todos os colaboradores

em todas as áreas da empresa, uma vez que trabalhamos como equipe. Porém,

baseado nas qualificações de cada colaborador os responsáveis por cada área são:

Administrativa: Mariana Esteves

Financeira: Rafael Morais

Comercial: Nicole Albuquerque Dino

23

Técnica: Marcos Antonio de Sousa Melo

Marketing: Pablo Henrique

3.3. Quantidade de empregados

O quadro de funcionários da ORGANIZE possui o total de 05

colaboradores.

3.4. Perfil e experiência

Segue abaixo uma descrição da experiência dos colaboradores que

formam a equipe de trabalho da ORGANIZE:


Possui o Segundo Grau do Curso Técnico em Eletrônica pelo Colégio

do Gama – DF, especialização em Eletrônica pela Escola Técnica de Brasília – ETB

e Auxiliar de Biblioteca pela Associação de Bibliotecários do Distrito Federal - ABDF.

Está cursando o nono semestre de Biblioteconomia na Universidade de Brasília.

Como experiência profissional, trabalhou durante 10 anos (2001 a 2010) na empresa

Ericsson do Brasil, atuando na Instalação, programação e manutenção de Centrais

Ericsson MD110 de médio e grande porte e de diversos softwares da Ericsson

relativos à central telefônica e Call Center. Desde 2011 é servidor público,

trabalhando na divisão de Telecomunicações do Ministério do Meio Ambiente como

Fiscal de Contrato e presta serviços de consultoria para o Centro de Documentação

e Informação Ambiental (CID Ambiental) do Ministério.

Mariana Esteves

Cursa graduação em engenharia elétrica pela Universidade de Brasília

e possui experiências em gestão devido a participação em eventos de engenharia

elétrica, empresa júnior e centro acadêmico de engenharia elétrica. Atualmente,

24

trabalha como estagiária no Grupo Orion trabalhando diretamente com projetos de

eficiência especialmente voltados para eficiência energética e automação predial.


Está cursando o oitavo semestre do curso Gestão de Políticas Públicas

na Universidade de Brasília e o primeiro semestre do curso de Direito no Centro

Universitário de Brasília – UniCeub. Concluiu em janeiro de 2014 curso de Business

English na University of La Verne situada da cidade de La Verne, CA – Estados

Unidos. Atuou por 6 meses como estagiária na Gerência de Licitações de Contratos

da Agência Nacional de Transportes Aquaviários e atualmente é estagiária da

Unidade de Políticas Públicas do Sebrae Nacional. No Sebrae trabalha com o

aprimoramento do ambiente legal para o desenvolvimento de pequenos negócios no

País.

Pablo Henrique

Cursando 3º semestre do curso Computação na Universidade de

Brasília. Como experiência profissional, trabalhou um ano como menor aprendiz na

empresa Ideal Fatura voltada para área da saúde e oferta de cursos. Além de ter

feito vários cursos na área de informática na Instituição Cedaspy e DF Digital.


Cursa o 5 semestre de Estatística na Universidade de Brasília. Tem

experiência com analise e manipulação de dados devido a participação no Programa

Institucional de Bolsas de Iniciação Cientifica (PIBIC) ligado ao Núcleo de Estudos

Urbanos e Regionais – NEUR.

É importante lembrar que todos os colaboradores farão cursos específicos

na área de GED que juntamente com a formação acadêmica que possuem se tornarão

25

uma ferramenta importante e agregarão valores intelectuais na devida execução dos

trabalhos da empresa, tornando-se uma equipe capacitada para os vindouros projetos.

26

44.. EEmmpprreessaa

27

4.1. Missão

Proporcionar soluções inovadoras e de excelência que aumentem a

competitividade e promovam o desenvolvimento tecnológico para empresas e

instituições de engenharia por meio da Gestão Eletrônica de Documentos.

4.2. Visão

Ser referência nacional em projetos relacionados à organização de

documentos técnicos de engenharia.

4.3. Valores

Ética, credibilidade, comprometimento, integridade, qualidade e motivação.

4.4. Recursos humanos

A empresa daria inicio aos trabalhos atuando apenas com os 05 sócios,

porém, à medida que a carga de trabalho for aumentando e o capital investido comece a

retornar ao caixa da empresa poderemos contratar mais funcionários para auxiliar na

execução das atividades.

4.5. Fornecedores e parcerias estratégicas

A ORGANIZE não atuará no desenvolvimento de softwares para GED.

Dessa forma, parcerias com empresas consolidadas na área de programas de gestão

documental são fundamentais para que seja possível implantar soluções de GED. Tais

empresas possuem produtos com módulos que executam vários processos como por

exemplo:

28

Mobilidade: os usuários poderiam acessar os documentos de qualquer

computador, tablet e smartphone com internet.

Controle automático de versões: garantia da última versão do documento.

Impede a edição simultânea dos documentos.

Pesquisa avançada de documentos: pesquisa de documentos pelo seu

conteúdo e criação de pesquisas com qualquer atributo.

Workflow de atividades: fluxo de atividades. Notifica responsáveis e controla

prazo.

Controle do avanço físico: cálculo automático do avanço físico dos documentos.

Relacionamento automático de documentos: relacionamento automático de

documentos com envio de alerta caso haja alteração de documentos

relacionados.

Documento a partir de templates: criação de documentos a partir de templates

cadastrados no projeto.

Comentários e anexos: cadastramento de comentários e anexos relacionados

aos documentos.

Controle de prazo: atribuição de datas aos documentos para acompanhamento

de prazos.

Checklist de verificação: checklist técnico e qualitativo dos documentos com

ranking dos erros por profissional.

Controle emissão, markup e as built: controle das emissões dos documentos e

dos comentários dos clientes.

29

Acesso controlado e rastreável: permissão definida para cada usuário.

Rastreabilidade das ações realizadas.

Envio automático de notificações: exemplos de notificações: inclusão ou

revisão de documentos, controle de prazo.

Relatórios e indicadores: um conjunto de relatórios e indicadores permite a

gestão online do desempenho dos projetos.

A ideia é mostrar ao cliente que o uso de um software de GED trará os

seguintes benefícios:

Acesso online às informações dos documentos como, revisão, status,

responsável, duração e etc.

Colaboração online de profissionais geograficamente dispersos

Evita o uso indevido de documentos obsoletos

Evita a edição simultânea de documentos

Aumenta a qualidade dos documentos produzidos.

Aumenta a segurança do acesso aos documentos com o uso de permissões

controladas, log de ações e etc.

4.6. Infraestrutura e localização

Para o inicio das atividades da Organize serão necessários uma sala

comercial com os seguintes mobiliários:

05 mesas estações de trabalho.

05 gaveteiros.

05 cadeiras fixas.

03 armários altos

01 mesa de reunião.

30

01 cadeira para mesa de reunião.

05 computadores.

02 scanners para digitalização de documentos.

02 impressoras coloridas.

02 plotters.

Acesso à internet.

A melhor localização seria alugar um escritório comercial no Setor

Comercial Sul no centro de Brasília, pois os escritórios administrativos das indústrias e

empresas que poderiam ser nossos clientes ficam nessa área da cidade.

4.7. Marcas e patentes como recurso estratégico

As marcas e patentes possuem o poder de trazer uma vantagem

competitiva considerável no mercado, pois uma empresa pode incorporar novas

invenções e tecnologias aos seus produtos ou serviços oferecidos aos clientes. Uma vez

patenteado uma marca impede-se que outras pessoas ou empresas façam a mesma

coisa e com isso estabelecendo e dando forma a um mercado.

Em relação a ORGANIZE, no começo de suas atividades, haverá parceria

com empresas especializadas no desenvolvimento de softwares na área de

gerenciamento eletrônico de documentos. Sendo assim, não poderíamos patentear um

software tendo em vista que atuaremos em parceria com outras em empresas, mas no

futuro quando a empresa tiver uma maior expertise poderá desenvolver um programa

com a marca registrada da empresa. No entanto, a empresa, usando o programa

escolhido, prestará um atendimento diferenciado pautado no atendimento ao cliente e

suas necessidades e com isso fazendo com que a marca ou o nome ORGANIZE possa

ser reconhecido no mercado.

31

4.8. Forma jurídica

Depois de analisar as mais diversas formas jurídicas para enquadrar a

ORGANIZE optamos pela Sociedade Limitada. Neste tipo de pessoa jurídica exige-se a

pluralidade de sócios, ou seja, não menos que dois integralização de capital social, sem

definir de valor mínimo ou máximo, responsabilidade do sócio limitada as quotas do

capital.

A sociedade empresária limitada pode por se enquadrar como

microempresa ou empresa de pequeno porte, se atendida as exigências contidas em lei.

Neste caso a ORGANIZE, a princípio, atuará como microempresa, pois estimamos uma

receita bruta será inferior a R$120.000,00 (cento e vinte mil reais) no primeiro ano. Com

isso, uma vez atuando como microempresa, a ORAGANIZE seria atendida pelo regime

tributário do SIMPLES (Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições

das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte), que é um regime tributário

diferenciado, simplificado e favorecido, aplicável às pessoas jurídicas consideradas

como microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), nos termos definidos

na Lei n o 9.317, de 1996, e alterações posteriores, estabelecido em cumprimento ao que

determina o disposto no art. 179 da Constituição Federal de 1988. Constitui-se em uma

forma simplificada e unificada de recolhimento de tributos, por meio da aplicação de

percentuais favorecidos e progressivos, incidentes sobre uma única base de cálculo, a

receita bruta.

32

55.. AAnnáálliissee EEssttrraattééggiiccaa

33

5. Análise Estratégica

Para se obter o sucesso da empresa, é de suma importância realizar uma

análise estratégica da situação de mercado na qual a ORGANIZE está inserida. Assim,

essa análise tem por objetivo desenvolver e manter uma adequação razoável entre os

objetivos e recursos da empresa e as mudanças e oportunidades do mercado,

orientando seus negócios e mostrando a direção a ser percorrida para atingir seus

objetivos.

A análise inicial para se obter um planejamento estratégico de sucesso,

utilizando a metodologia modelo BSC - Balanced Scorecard, é a análise SWOT, sigla

em inglês para Forças (Strenghts), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades

(Opportunities) e Ameaças (Threats).

Análise de SWOT consiste em fazer um estudo do cenário externo e da

realidade interna da empresa. Uma matriz SWOT é um quadro que contém as Forças,

Fraquezas, Oportunidades e Ameaças que foram levantadas e o cruzamentos dos

dados pode ser visto da seguinte maneira:

Ameaça x Pontos Fracos = ELIMINAR;

Oportunidades x Pontos Fracos = MELHORAR;

Pontos Fortes x Oportunidades = CAPITALIZAR;

Pontos Fortes x Ameaças = MONITORAR;

Assim, as forças são pontos internos à empresa e que estão sob sua

influência e devem ser sempre investidos e melhorados. Analogamente, as fraquezas

também são pontos internos, porém não auxiliam no desenvolvimento institucional da

empresa, devendo ser, portanto, eliminados.

Já as oportunidades são fatores externos que influenciam positivamente a

organização, porém fogem do seu controle. Assim, estes devem ser cultivados e

aproveitados ao máximo pela empresa. Analogamente, ameaças são fatores externos

que pesam negativamente para a instituição e devem ser evitados.

34

5.1. Matriz SWOT

Sintetizando os pontos fracos, fortes, oportunidades e ameaças, tem-se a Matriz SWOT:

Forças Fraquezas

Membros qualificados e empenhados

na empresa

Processos da empresa ainda não são

estruturados

Possuir sede próxima aos clientes Pouca experiência dos membros

nessa área de atuação

Existência de um espírito motivacional

na empresa;

Trabalhar em uma área pouco

explorada no mercado

Equipe com características

diversificadas;

Capacitação dos membros em

técnicas de gestão

Oportunidades Ameaças

Crescimento econômico da área de

engenharia

Impostos e taxa muito altas para

abertura de uma empresa

Copa do Mundo Pouco conhecimento do mercado

sobre os serviços apresentados pela

empresa

Mercado pouco explorado na área de

atuação da empresa

Concorrência de empresas mais

consolidadas no setor

Parceria com empresas

desenvolvedoras de softwares de

GED

Burocracia para abertura de empresas

Possibilidade de realizar serviços de

GED à distância

35

5.2. Fatores críticos de sucesso

A partir da análise SWOT apresentada, pode-se apontar como fator crítico

para o sucesso a realização de um bom planejamento financeiro, para que a empresa

consiga manter-se no começo mesmo com as altas taxas para abertura de empresa e

com o pouco fluxo de clientes.

Outro fator que se faz necessário é a boa abordagem no mercado sobre os

serviços a serem vendidos e, para isso, torna-se fundamental a parceria com empresas

de desenvolvimento de softwares para GED e capacitação dos membros nessa área.

Em suma, a pouca exploração do mercado na área de GED de

engenharia traz boas expectativas para a criação da ORGANIZE, porém a divulgação

dos serviços e a conscientização do público-alvo da necessidade de contratar uma

empresa de GED é de grande importância para que o mercado consiga absorver a nova

empresa.

36

66.. PPllaannoo ddee MMaarrkkeettiinngg

27

37

6.1. Identificação da

38

6.1.1. Nome

ORGANIZE Consultoria em Gestão Documental Eletrônica

6.1.2. Slogan “A informação Correta e Precisa em Tecnologia Documental” 6.1.3. Componentes


Matricula: 10/0035841

Curso de graduação: Biblioteconomia.

Mariana Neves Esteves


Curso de graduação: Engenharia Elétrica



Curso de Pós-graduação: Gestão em Políticas Públicas

Pablo Henrique


Curso de graduação: Ciência da Computação



Curso de graduação: Estatística

39

66..22.. OObbjjeettiivvoo ddoo PPllaannoo

40

6.2.1. Viabilidade do Negócio

Os sistemas de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em sua

maioria, tem a finalidade de facilitar, agilizar processos dentro de uma organização. Ele

agiliza muitos processos dentro de uma empresa, tanto industrial, comercial ou de

prestação de serviço. Aliado a ele, temos uma série de tecnologias que auxiliam em

funções para determinadas áreas administrativas. Por exemplo, um escritório de

engenharia ou arquitetura com muitos anos de mercado voltado para o desenvolvimento

de projetos na construção civil, possuem em seus arquivos dezenas, centenas, senão

milhares de projetos, plantas e desenhos. Considerando que necessitem fazer

alterações em um projeto que foi feito há muitos anos atrás, alterando vários itens para

uma reforma ou para apresentar a outro cliente, porém o projeto está em papel ou em

arquivo de imagem no banco de dados do GED. Através do GED os profissionais podem

recuperar esse projeto de forma rápida, em poucos segundos ou minutos e fazer a

alterações necessárias e ao mesmo tempo mantendo um controle de edição para futuras

consultas.

Outro ponto de viabilidade do negocio de GED seria uma questão de

sustentabilidade. A cada década que passa o consumo por materiais cresce de forma,

que às vezes nem a estatística consegue prever. A mídia foca em três itens que hoje,

são essenciais para nossa vida urbana: petróleo, minerais e papel. Focando em um

destes itens, o papel, mesmo que podendo ser reutilizado através da reciclagem,

devemos analisar o seu uso. O uso indiscriminado provoca níveis altíssimos de

desmatamento da atualidade.

Tendo em vista a redução do uso do papel, da redução do corte de

árvores, matéria-prima para o papel e também pensando no fator da agilidade das

informações gerenciais de uma empresa, surge o gerenciamento eletrônico de

documentos.

Consideramos esse negocio viável pelos benefícios que o nossos clientes

terão com a implantação do sistema na empresa como:

41

Agilidade e precisão na localização de documentos, contribuindo para um eficaz

atendimento ao cliente.

Controle do processo.

Gerenciamento automatizado de processos organizacionais.

Aumento da produtividade.

Possibilita a implementação do trabalho virtual, reduzindo custos com papel ou

cópias, pois estes documentos encontram-se na forma digital e em rede.

Otimização do espaço físico.

Possibilita a integração com outros sistemas e tecnologias.

Mais um ponto que para nós torna o negocio viável e rentável seria a forma

de prestação do serviço a nossos futuros clientes que seria realizado com excelência.

Um serviço prestado com excelência gera como consequência o aumento na

lucratividade operacional da empresa, ou seja, a mesma passa a obter mais lucro.

42

66..33.. PPeerrffiill ddooss cclliieenntteess

43

6.3. Perfil dos clientes

Levando em consideração que arquitetos, engenheiros, empreiteiros e

demais profissionais envolvidos nas diversas etapas da construção civil requerem

métodos eficazes para trabalhar um grande número de documentos, a empresa de

gestão documental fará a organização dos documentos em uma base de dados

formando um GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos para serem consultados

pelos profissionais envolvidos no processo. Portanto a ORGANIZE tem como público

alvo empresas e profissionais da área de engenharia que necessitam prover

atendimentos, serviços e informações, a seus clientes, de maneira ágil e prática,

facilitar o gerenciamento, o armazenamento, a localização e a recuperação de

documentos.

O segmento econômico da Arquitetura e Engenharia destaca-se dentro do

setor de Serviços do PAS – Pesquisa Anual de Serviços, pela importância de sua receita

operacional líquida e pelo número de pessoas que emprega. Os Serviços de

Engenharia e Arquitetura são responsáveis por crescentes superávits, devido a sua

capacidade de gerar receitas - conforme dados apresentados na parte Conceito do

Negocio. Dentro do segmento existem diversas subdivisões empresarias de atuação.

Inicialmente o segmento é dividido em cinco grandes grupos, são eles:

Serviços de Engenharia.

Serviços de Arquitetura.

Serviços Auxiliares de Engenharia.

Serviços de Planejamento Urbano e Paisagismo.

Outros Serviços e/ou Atividades.

Cada um destes grupos possui ramificações ou subdivisões, dentre elas as

três principais que se destacam devido ao tamanho de sua receita, são:

Elaboração e acompanhamento de projetos industriais, inclusive

projeto de mineração, extração de petróleo e gás natural

44

Elaboração e acompanhamento de projetos de água, gás, energia

elétrica, telecomunicações e gestão de resíduos; serviços de

engenharia relativos a obras de engenharia civil.

Elaboração e acompanhamento de projetos na área de transportes

45

66..44.. AAnnáálliissee ddoo AAmmbbiieennttee ddee

MMaarrkkeettiinngg 6.4.1. Ambiente de Marketing Externo

46

Como obstáculos externos, pode-se elencar a cultura organizacional.

Muitas pessoas talvez não estejam dispostas a trabalhar com uma ferramenta nova,

mesmo sabendo que o retorno será benéfico para a empresa e para seu próprio

trabalho, desestimulando a implantação de um sistema tecnológico. Assim, é

necessário conscientizar os empresários por meio de argumentos sólidos que a

implantação de GED pode gerar o aumento da produtividade e a otimização de

tempo e de recursos.

A concorrência é outro ponto a ser levantado. Apesar de não haver

tantas empresas trabalhando nessa área de GED para engenharias as que existem

possuem um grande know how na execução desse tipo de serviço e uma vasta

gama de clientes no setor público e privado.

6.4.2. Ambiente de Marketing Interno

Em relação aos fatores internos, os custos iniciais são grandes devido

aquisição de produtos, compra ou aluguel de espaço. Dessa forma, pode-se

destacar a obtenção de financiamento para iniciar as atividades.

Encontrar empresas que possuem softwares de gerencia eletrônica de

documentos para trabalhar em parceria com a ORGANIZE também é uma variável

de natureza interna. Será necessário um levantamento de dados de empresas do

setor para negociação e parceria na obtenção de software e cursos na área a fim de

estabelecer um contrato benéfico para ambos.

É importante para que o negócio tenha sucesso que os profissionais da

ORGANIZE estejam qualificados tecnicamente e acompanhe a evolução tecnológica

na área para prestar um serviço de qualidade aos clientes. Para isso serão

organizados cursos nas áreas de documentação técnica em engenharia,

digitalização, implantação de GED, segurança de arquivos e demais produtos ou

serviços ofertados pela empresa. A ORGANIZE irá atuar como uma empresa

arrojada, porém trabalhará sempre com ética para não prejudicar os clientes.

48

66..55.. PPoossiicciioonnaammeennttoo

6.5. Posicionamento

49

Os clientes da ORGANIZE serão as empresas, centros de documentação,

institutos, escolas, faculdades e órgão públicos que possuem e produzem documentos

técnicos na área de engenharia.

Nossos futuros clientes, principalmente as empresas, tendem a produzir

muitos documentos e com certeza necessitam que os mesmos sejam gerenciados de

uma forma que se gaste o menor tempo possível para encontrar, consultar, modificar e

apresenta-los. Uma vez demonstrado isso para o cliente com certeza ele prezará pela

excelência do seu negócio e estará disposto a seguir nossas orientações para implantar

o sistema e com isso ganharemos visão e um melhor posicionamento no mercado de

GED.

Dentro do mercado de Gestão documental Eletrônica iremos atuar na

prestação dos seguintes serviços:

Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

Organização dos documentos em base de dados GED para serem consultados

pelos profissionais envolvidos no processo.

Digitalização de documentos.

Microfilmagem.

Implantação de arquivo de segurança, oferecendo toda a infraestrutura

necessária para guardar documentos e mídias especiais dotada de sistema

de segurança, monitoramento de acesso e controle de temperatura e

umidade.

A execução desses serviços pela ORGANIZE se dará de forma gradativa a

medida que nosso colaboradores forem fazendo os cursos de cada área de atuação da

empresa. Segue abaixo as etapas propostas pela empresa:

50

Etapa 01: cursos específicos sobre os principais tipos de documentos técnicos

usados em engenharia.

Etapa 02: cursos gerais de gestão eletrônica de documentos – GED.

Etapa 03: cursos específicos de softwares de GED nas empresas que trabalharão

em parceria com a ORGANIZE.

Etapa 04: cursos de digitalização de documentos.

Etapa 05: cursos de restauração de documentos.

Etapa 06: cursos de microfilmagem.

Etapa 07: curso de implantação de arquivos.

Etapa 08: curso de segurança de arquivos.

Devemos lembrar que o foco da organize é a implantação de GED, mas

para isso os colaboradores terão que saber os demais trabalhos que envolvem ou

poderão envolver a implantação de um sistema.

Analisando o novo paradigma do crescente volume de informação vemos

nesse negócio uma grande oportunidade de retorno financeiro, pois levaremos um

produto, que devidamente apresentado, surtira efeitos benéficos aos nossos clientes.

51

66..66.. EEssttrraattééggiiaass ddee MMeerrccaaddoo

6.6.1. Produto

52

Segue abaixo uma descrição dos produtos que serão comercializados pela

ORGANIZE:

6.6.1.1. Consultoria, implantação e organização de documentos através de banco

de dados GED - Gestão Eletrônica de Documentos.

Utilizaremos softwares que serão capazes de executar as seguintes

funcionalidades básicas:

Mobilidade: os usuários poderiam acessar os documentos de qualquer

computador, tablet e smartphone com internet.

Controle automático de versões: garantia da última versão do documento.

Impede a edição simultânea dos documentos.

Pesquisa avançada de documentos: pesquisa de documentos pelo seu

conteúdo e criação de pesquisas com qualquer atributo.

Workflow de atividades: fluxo de atividades. Notifica responsáveis e controla

prazo.

Controle do avanço físico: cálculo automático do avanço físico dos documentos.

Relacionamento automático de documentos: relacionamento automático de

documentos com envio de alerta caso haja alteração de documentos

relacionados.

Documento a partir de templates: criação de documentos a partir de templates

cadastrados no projeto.

Comentários e anexos: cadastramento de comentários e anexos relacionados

aos documentos.

53

Controle de prazo: atribuição de datas aos documentos para acompanhamento

de prazos.

Checklist de verificação: checklist técnico e qualitativo dos documentos com

ranking dos erros por profissional.

Controle emissão, markup e as built: controle das emissões dos documentos e

dos comentários dos clientes.

Acesso controlado e rastreável: permissão definida para cada usuário.

Rastreabilidade das ações realizadas.

Envio automático de notificações: exemplos de notificações: inclusão ou

revisão de documentos, controle de prazo.

Relatórios e indicadores: um conjunto de relatórios e indicadores permite a

gestão online do desempenho dos projetos.

A implantação do sistema de GED com as características mencionadas

acima serão executadas dentro de 04 fases:

Análise funcional: identificação do tipo de informação que é produzida

pelo cliente e como acontece o fluxo atual destas nos setores como um todo;

Análise do sistema de informação atual: reconhecimento do atual

sistema informatizado do cliente, caso possua, identificando seus pontos fortes e os

principais problemas;

Especificação e customização do sistema de informação:

determinação das políticas de gestão documental que melhor traduzem as

necessidades do cliente quanto a criação, armazenamento, organização,

recuperação e avaliação da informação e definindo os processos para gestão;

54

Implementação da solução: identificação da melhor solução

tecnológica de hardware e software para implementação dos processos. A princípio,

a empresa não desenvolveria uma software para implantação, mas faria parcerias

com empresas que atuam no mercado criando e desenvolvendo programas para

este tipo de gerenciamento informacional, dessa forma, após o estudo das

necessidades, seria verificado qual o programa mais adequado para atender o

cliente.

Devemos deixar claro que após a implantação de um GED em determinado

cliente procederemos com a fase de implementação. Nesta fase é feita, de acordo com o

contrato de garantia, o acompanhamento, a manutenção e o auxílio aos usuários do

sistema por meio de apresentações e cursos de familiarização com a nova ferramenta.

Em seguida, procede-se com análises estatísticas para medir o desempenho do sistema

e verificar o índice de satisfação dos usuários, o que proporciona uma ideia de

aprimoramento ou eventuais mudanças na ferramenta de gestão documental. Esta etapa

seria executada de forma rotineira atualizando documentos e arquivos. O contratante

não precisaria despender recursos humanos para a organização de seus documentos,

pois a ORGANIZE poderia fazer isso remotamente, bem como a digitalização e

conversão dos arquivos em que houver necessidade, tudo isso de forma periódica.

6.6.1.2. Digitalização de documentos

Com o serviço de digitalização iremos promover a garantia da integridade

do documento físico, geração de menos cópias e maior disseminação da informação.

No processo de conversão de documentos o acervo será escaneado e os

arquivos, agora transformados em imagem, serão inseridos no GED por onde passarão

por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na

localização das informações através das ferramentas de buscas do próprio banco de

dados.

55

Com a implantação deste serviço a redução nos custos será continua,

começando pela redução na demanda de cópias desnecessárias, preservação do

arquivo original, devido ao mínimo acesso ao documento físico, otimização do espaço

físico para armazenagem de acervo e auditoria de acesso às informações.

6.6.1.4. Microfilmagem de documentos

A microfilmagem de documentos é um procedimento utilizado para a

preservação da informação e da imagem. Incide na captura da imagem através de

processo fotográfico. O processo ainda permite a conversão do microfilme em

imagem digitalizada, proporcionando segurança e agilidade nas pesquisas. A

microfilmagem é a única mídia que possui legislação, sendo juridicamente amparada

pela Lei Nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996, sendo considerada a única

tecnologia reconhecida como cópia fiel do documento original.

6.6.1.5. Implantação de arquivo de segurança.

O objetivo da ORGANIZE com esse serviço é oferecer aos clientes que

buscam atender as melhores praticas de segurança da informação consultoria quanto a

infraestrutura necessária para guarda de mídias especiais (CDs, DVDs, fitas e

microfilmes, magnéticos, fotografias, entre outros), dotada de um sofisticado sistema de

segurança, monitoramento de acesso e controle de temperatura e umidade. A ideia é

oferecer ao cliente, depois de uma consultoria sobre um sistema completo de segurança

com a ser adotado com as seguintes características:

Controle de umidade e da temperatura do ambiente, 24 por dia;

Sala protegida contra incêndio, com porta tipo cofre corta-fogo;

Blindagem eletromagnética que garante o perfeito funcionamento das mídias;

Controle de acesso à sala do Arquivo de Segurança por meio de leitura

Biométrica;

56

Monitoramento 24 horas com circuito interno de TV;

Facilidade de acesso às mídias via web, onde é possível solicitar serviços e obter

diversos relatórios online, com controle de movimentação.

No início dos trabalhos com esse produto, ofereceremos apenas a

consultoria, mas será apenas uma questão de tempo até oferecermos os materiais

através de parceria com fornecedores.

6.6.2 Comunicação

O objetivo da ORGANIZE nesse sentido é simples: comunicar de forma

eficiente e abrangente a proposta de valor da empresa identificada pela marca e por

seus produtos e serviços.

Para conseguir esse objetivo vamos criar um site com todas as

informações da empresa como por exemplo:

Quem somos.

Serviços prestados.

Produtos.

Clientes.

Cases.

Parceiros.

Contato

Ainda poderão ser acrescentados outros tópicos de acordo com a

expansão ou necessidades da empresa. Porém, apenas o site não bastará para tornar

nossa marca conhecida. Precisamos usar as redes sociais para um alcance maior de

pessoas.

57

Além das modalidades de comunicação citadas, faremos uso de folhetos,

folders, cartazes para serem distribuídos nas instituições alvo da ORGANIZE. Outra

ação que julgamos importante é visitar as instituições e empresas que serão alvo dos

nossos serviços apresentando nosso portfólio.

6.6.3 Distribuição

A ORGANIZE usará dois tipos de canais de distribuição: canal direto e

canal alternativo. A distribuição da ORGANIZE seria através de canal direto, pois

venderíamos diretamente para nossos clientes. Porém, faríamos uso dos parceiros para

aquisição do software e atualizações de versões e nesse caso estaríamos usando um

canal alternativo.

6.6.4 Preço

A princípio a ORGANIZE adotará preços para ganhar mercado. Os preços

dos produtos e serviços serão definidos abaixo dos concorrentes ou dos produtos que

dominam o mercado com a intenção de ganhar participação de mercado ou entrar em

um novo mercado com alguma inovação e chamar a atenção dos consumidores para a

oferta.

Em um contato inicial com empresas do setor nos foi informado que para

compor o preço final de um projeto são vários fatores a serem analisados, como por

exemplo: o porte da empresa, tipos e qualidade dos documentos e principalmente a

quantidade de documentos para implementação de GED.

Temos assim a seguinte tabela de serviços:

Serviço Preço Observação

58

Digitalização R$ 0,40 Por folha

Indexação R$ 0,80

Por campo de indexação. Para uma indexação

eficaz são utilizados no mínimo 05 campos por

documento.

Microfilmagem R$ 0,50 Por documento

Projeto R$ 875,00

Por dia. Esse valor pode aumentar quando a

empresa não possui um software próprio de

GED e precisa adquirir um em parceria com

outras empresas.

Treinamento R$ 280,00 Por hora

Para nossa inserção no mercado adotaríamos os seguintes preços:

59



Indexação R$ 0,65



documento. Totalizando R$ 2,60


Projeto R$ 650,00




outras empresas. Tem-se como padrão

terminar os projetos em no mínimo 08 e no

máximo 15 dias (08 horas por dia), porém

dependerá da quantidade de documentos do

cliente.

Treinamento R$ 200,00

Por hora. O padrão que iremos adotar seria no

mínimo 16 e no máximo 44, porém dependerá

da escolha e necessidades do cliente.

A formação de nossos preços a principio terá que ser mais barato que as

empresas concorrentes, porém com uma qualidade de serviço maior. Usando as

técnicas descritas no plano de marketing podemos ganhar um bom número de clientes e

com isso alcançar o ponto de equilíbrio mais rapidamente e investir cada vez mais em

tecnologia e aprendizado.

60

66..77.. IInnffoorrmmaaççõõeess CCoommpplleemmeennttaarreess

6.7.1. Ações de Responsabilidade Social e Ambiental

61

A ORGANIZE possui como um de seus pilares a responsabilidade social e

ambiental. Por ser uma empresa de Gestão Eletrônica de Documentos, ela encorajará

seus cliente a não mais produzirem documentos físicos após a digitalização de seus

documentos antigos, criando meios para que esses documentos digitais possam ser

armazenados e organizados de forma segura.

Além disso, todos os documentos da nossa empresa estarão em meio

digital, não faremos uso de papel para as nossas operações cotidianas, salvo casos em

que seja estritamente necessário. Sempre que necessitemos utilizar uma folha de papel

plantaremos 100 arvores, com o intuito de compensar o impacto negativo causado no

meio ambiente.

62

77.. PPllaannoo FFiinnaanncceeiirroo

63

77..11.. FFlluuxxoo ddee CCaaiixxaa

64

7.1. Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que controla a movimentação financeira

da empresa e tem como objetivo controlar e projetar as entradas e saídas de recursos

financeiros, ou seja, administrar e controlar os recebimentos e pagamentos da empresa.

Com esse controle o empreendedor tem condições de identificar ociosidade ou

desperdícios de recursos que poderiam ser aplicados em novos investimentos na

empresa ou mesmo em aplicações financeiras. Com isso temos a estruturação do fluxo

de caixa que é o recebimento e o pagamento. Essa estruturação também é denominada

estrutura de caixa. Trata-se de um recurso importante e fundamental para os

empreendedores saberem com precisão qual a situação financeira da empresa e com

base nos resultados decidir qual caminho seguir.

O Fluxo de Caixa tem como objetivo a administração e controle dos

recebimentos e pagamentos da empresa. Com esse controle o empreendedor tem

condições de identificar ociosidade ou desperdícios de recursos que poderiam ser

aplicados em novos investimentos na empresa ou mesmo em aplicações financeiras. Da

mesma forma permite verificar a necessidade de pagamentos para os quais a empresa

deverá estar em condições financeiras favoráveis para quando surgir o momento.

Para facilitar a projeção de lucro ou receita de uma empresa o primeiro

passo é estabelecer o preço de venda dos produtos e serviços. Porém, existe uma

dificuldade muito grande em relação à como fazer essa formação de preços de produtos

ou serviços relacionados com os controles de custos fixos e variáveis encontrando assim

um ponto de equilíbrio entre custo e receitas.

Para chegar a esse objetivo temos, antes de tudo, que calcular os custos

de forma individual. No caso da ORGANIZE temos os seguintes dados dos custos fixos

e variáveis aproximadas:

65

77..22.. CCuussttooss FFiixxooss

66

7.2. Custos fixos

Manutenção preventiva e corretiva de equipamentos de segurança: R$ 200,00

mensais

Manutenção preventiva e corretiva de equipamentos de informática: R$ 1.500,00.

Aluguel do escritório: R$ 1.500,00 mensais

Condomínio: R$ 300,00 mensais

Impostos: dependerá do faturamento da empresa.

Luz: R$ 150,00 mensais

Pacote Telefone e Internet: R$ 350,00 mensais

Cursos de aperfeiçoamento: R$ 2.000,00 mensais.

Combustível: R$ 500,00 mensais (a principio usaríamos um veiculo particular).

Colocando os dados dos custos fixos acima em tabelas para os 04

trimestres temos os seguintes dados:

67

Primeiro trimestre

Empresa ORGANIZE

Mês Janeiro Fevereiro Março

Custos Fixos R$ 7.300,00 R$ 7.300,00 R$ 7.300,00

Aluguel - Escritório R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00

Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00

Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00

Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

Cursos de Aperfeiçoamento R$ 2.000,00 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00

Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00

Manutenção Preventiva e corretiva Equipamentos de Segurança

R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

Manutenção Preventiva e Corretiva Equipamentos de Informática

R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

Salário de Empregados R$ 2.500,00 R$ 2.500,00 R$ 2.500,00

Telefone e Internet R$ 350,00 R$ 350,00 R$ 350,00

Segundo Trimestre

Empresa ORGANIZE

Mês Abril Maio Junho

Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00


Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00

Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00

Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00


Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00


R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00


R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00



Terceiro Trimestre

68

Empresa ORGANIZE

Mês Julho Agosto Setembro

Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00


Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00

Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00

Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00


Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00


R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00


R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00



Quarto Trimestre

Empresa ORGANIZE

Mês Outubro Novembro Dezembro

Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00


Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00

Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00

Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00


Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00


R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00


R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00



69

77..33.. CCuussttooss vvaarriiáávveeiiss

7.3. Custos variáveis

70

Nos custos variáveis temos:

Aquisição dos programas através das empresas parceiras da organize para

instalação nos clientes: R$. Em verificação.

Horas extras dos empregados: R$. Ocorrerá variação de acordo com o trabalho

operacional.

Comissões decorrentes das vendas dos produtos: R$. Ocorrerá de acordo com as

vendas dos produtos.

Nos custos variáveis ainda temos o que vamos pagar com a aquisição do

mobiliário, equipamentos de informática e scanners caso esse pagamento seja

executado a prazo. Colocamos isso como custo variável, pois logo após o pagamento do

material, pagaríamos apenas a manutenção preventiva e corretiva, neste caso, dos

equipamentos de informática e scanners.

A previsão seria a seguinte:

Mobiliário (mesas, gaveteiros, cadeiras e armários): R$ 5.000,00. Previsão a

prazo: R$ 1.000,00 mensais.

Equipamentos de Informática (computadores, multifuncionais e scanners de alta

precisão): R$ 15.000,00.

Previsão a prazo: R$ 1.500,00 mensais.

Equipamentos de Segurança (kit de alarme): R$ 1.000,00

Previsão a prazo: R$ 200,00 mensais.

Colocando os dados dos custos variáveis acima, dentre outros, em tabelas

para os 04 trimestres temos os seguintes dados:

Primeiro Trimestre

71

Empresa ORGANIZE


Custos Variáveis R$ 3.300,00 R$ 3.300,00 R$ 3.300,00

Aquisição de Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00

Aquisição de Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00

Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00

Comissão de Vendas R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

Financiamento Bancário Total: R$ 40.000,00 R$ 600,00 R$ 600,00 R$ 600,00

Hora Extra de Empregados R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

Pagamento de Fornecedores R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

Segundo Trimestre

Empresa ORGANIZE





Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 0,00





Terceiro Trimestre

72

Empresa ORGANIZE



Aquisição Equipamentos de Informática - Total: R$ 15.000,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00 R$ 1.500,00

Aquisição Equipamentos de Segurança - Total: R$ 1.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00





Quarto trimestre

Empresa ORGANIZE










Sendo assim, os custos iniciais fixos e variáveis seriam os seguintes para

os 04 trimestres:

73

77..44.. CCuussttooss FFiixxooss ee VVaarriiáávveeiiss

Primeiro Trimestre

74

Empresa


Custos Fixos R$ 7.300,00 R$ 7.300,00 R$ 7.300,00


Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00

Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00

Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00


Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00


R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00


R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00



Empresa ORGANIZE





Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00






Total de Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00

Segundo Trimestre

75

Empresa ORGANIZE


Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00


Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00

Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00

Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00


Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00


R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00


R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00



Empresa ORGANIZE





Aquisição de Mobiliário Total: R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 0,00







Terceiro Trimestre

76

Empresa ORGANIZE


Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00


Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00

Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00

Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00


Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00


R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00


R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00



Empresa ORGANIZE












Quarto Trimestre

77

Empresa ORGANIZE


Custos Fixos R$ 8.500,00 R$ 8.500,00 R$ 8.500,00


Combustível R$ 500,00 R$ 500,00 R$ 500,00

Condomínio R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00

Impostos R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00


Luz R$ 150,00 R$ 150,00 R$ 150,00


R$ 200,00 R$ 200,00 R$ 200,00


R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00



Empresa ORGANIZE











Total de Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 Devemos levar em consideração que estes custos, tanto fixos quanto

variáveis podem sofrer variação com o tempo.

78

77..55.. PPrroojjeeççããoo ddee PPrreeççoo

ee VVeennddaa

7.5. Projeção de Preço e Venda

79

A ORGANIZE tem em seu escopo trabalhar com os seguintes produtos:

serviços de implantação de GED, digitalização de documentos, microfilmagem e

implantação de arquivo de segurança e para formação do preço desses serviços

pesquisamos outras empresas para saber o quanto estão cobrando para cada um

desses serviços incluindo os processos de cada um.

Em um contato inicial com empresas do setor nos foi informado que para

compor o preço final de um projeto são vários fatores a serem analisados, como por

exemplo: o porte da empresa, tipos e qualidade dos documentos e principalmente a

quantidade de documentos para implementação de GED.

Temos assim a seguinte tabela de serviços:



Indexação R$ 0,80



documento.


Projeto R$ 875,00




outras empresas.

Treinamento R$ 280,00 Por hora

80

Para nossa inserção no mercado adotaríamos os seguintes preços:



Indexação R$ 0,65



documento. Totalizando R$ 2,60


Projeto R$ 650,00




outras empresas. Tem-se como padrão

terminar os projetos em no mínimo 08 e no

máximo 15 dias (08 horas por dia), porém

dependerá da quantidade de documentos do

cliente.

Treinamento R$ 200,00

Por hora. O padrão que iremos adotar seria no

mínimo 16 e no máximo 44, porém dependerá

da escolha e necessidades do cliente.

A formação de nossos preços a principio terá que ser mais barato que as

empresas concorrentes, porém com uma qualidade de serviço maior. Usando as

técnicas descritas no plano de marketing podemos ganhar um bom número de clientes e

com isso alcançar o ponto de equilíbrio mais rapidamente e investir cada vez mais em

tecnologia e aprendizado.

Levando em consideração os gastos contabilizados nas tabelas de custos

fixos e variáveis e os preços que deverão ser cobrados para cada projeto, conseguimos

fazer um levantamento de quanto devemos conseguir em receitas para pagar honrar

todas as dividas da empresa. Vamos apresentar abaixo o perfil de um cliente que

devemos atender para pagarmos as dividas e sobrar dinheiro em caixa e com base nele

81

teremos uma noção do montante de clientes que devemos ter por mês. Levaremos em

consideração o principal serviço da ORGANIZE que é a implantação de programa GED

e o s preços que serão praticado por ela.

Cliente A

Características:

100 Documentos

10.000 Folhas

Produto Implantação de GED

Serviço:

Digitalização

Preço: R$ 0,25 por folha

10.000 Folhas x R$ 0,25 =

Total: R$ 2.500,00

Indexação

Preço: R$ 0,65 por Campo de Indexação. São utilizados 05 campos.

R$ 0,65 x 5 = R$ 3.25 por Documento.

100 x R$ 3.25 =

Total: R$ 3.250,00

Projeto

R$ 650 por dia (cada dia 08 horas)

R$ 650 x 8 dias =

Total: R$ 5.200,00

Treinamento

82

R$ 200,00 por Hora

R$ 200,00 x 16 =

Total: R$ 3.200,00

Colocando esses dados resumidamente em uma tabela temos o seguinte:

Cliente A Produto GED Preço

Digitalização R$ 2.500,00

Indexação R$ 3.250,00

Projeto R$ 5.200,00

Treinamento R$ 3.200,00

Total R$ 14.150,00

Pelos dados apresentados, para que a ORGANIZE consiga pagar todas as

dividas e obter lucro deve possuir em sua pasta clientes que juntos possam somar pelo

menos R$ 14.150,00 ou mais por mês.

Lançando essa receita nas tabelas trimestrais temos os seguintes dados:

Primeiro Trimestre


Total Custos Fixos e Variáveis R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00

Entradas R$ 14.150,00 R$ 14.150,00 R$ 14.150,00

Saídas R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00

Total R$ 3.550,00 R$ 3.550,00 R$ 3.550,00

Segundo Trimestre

83



Entradas R$ 14.150,00 R$ 14.150,00 R$ 14.150,00

Saídas R$ 11.800,00 R$ 11.800,00 R$ 10.600,00

Total R$ 2.350,00 R$ 2.350,00 R$ 3.550,00

Terceiro Trimestre



Entradas R$ 14.150,00 R$ 14.150,00 R$ 14.150,00

Saídas R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00

Total R$ 3.550,00 R$ 3.550,00 R$ 3.550,00

Quarto Trimestre



Entradas R$ 14.150,00 R$ 14.150,00 R$ 14.150,00

Saídas R$ 10.600,00 R$ 10.600,00 R$ 10.600,00

Total R$ 3.550,00 R$ 3.550,00 R$ 3.550,00

Assim, pode-se observar que, considerando desde o primeiro mês possuir

clientes que, ao todo, paguem R$ 14.150,00 e o total de custo como R$10.600,00, já no

84

primeiro mês será obtido lucro, retornando o investimento inicial. Assim, o tempo de pay

back é praticamente instantâneo.

A lucratividade também pode ser calculada a partir do valor dos lucros e

das vendas. Assim, para o primeiro mês de funcionamento da empresa teremos uma

lucratividade de 16,6%, índice que tende a aumentar no decorrer do tempo. Como o

retorno ao investimento inicial já é suprido no primeiro mês, indicadores de viabilidade

como taxa interna de retorno e valor presente líquido não se fazem necessários.

Devemos lembrar que estes são os resultados de apenas um produto da

ORGANIZE, implantação de GED. A empresa ainda terá os serviços de microfilmagem e

digitalização (pode ser um serviço separado de GED) e consultoria para implantação de

arquivos de segurança e com isso a empresa pode ter uma receita ainda maior e com

isso investir em modernização e aperfeiçoamento de serviços.

A projeção de vendas que temos para o futuro é participar de licitações

públicas do governo na prestação de serviço de gerenciamento eletrônico de

documentos – GED para digitalização do acervo com fornecimento de software,

armazenamento, indexação, consulta e exportação dos documentos, de hardware

(scanner e servidor) e de mão de obra necessária para a execução dos serviços.

Quanto aos pagamentos e obrigações da nossa empresa, para que a

empresa possa honra-los se faz necessário o uso de uma ótima política de cobrança

que seja ágil e eficiente permitindo colocar recursos financeiros mais rapidamente à

disposição da empresa, pois teremos que negociar vendas a prazo. Para isso a empresa

deve também ser ágil e eficiente na consultoria e implantação do projeto.

85

BBIIBBLLIIOOGGRRAAFFIIAA

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86

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91

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