POWER CONSULTANCY

Project Office e Nível de Maturidade

PJ14 - Recife

Apresentação da Empresa

• A Empresa POWER CONSULTANCY atua no mercado desde1990 no ramo de Consultoria em GerenciamentoProfissional de Portfólios, mais especificamente emImplantação de PMO.

• Com sua larga experiência no mercado, a POWERCONSULTANCY se destaca com uma equipemultidisciplinar, trabalhando de forma integrada e adotandoas melhores práticas de Gestão de Projetos.

• Atua no âmbito estratégico, tático e operacional, de formaa atingir elevada aderência da concepção estratégica àoperação.

Equipe do Projeto

SAULO COUTO

DAÍRLLA LOPES

WAENDER BARROS

MARCELO AMORIM

FREDERICO DANTAS

LISARB FOR ALLImplantação de PMO em LISARB

Objetivo

• Estabelecer um PMO em Lisarb com umportfolio de projetos que atenda aoplanejamento estratégico definido, atingindoas metas estabelecidas para o crescimento daeconomia, desenvolvimento sustentável dopais e melhoria da qualidade de vida dapopulação.

Projetos identificados

+ SAÚDE

ESPORTES PARA TODOS

COMBUSTIVEL LIMPO

IMPUNIDADE ZERO

LISARB DIGITAL

ENERGIA EOLICA

ENERGIA DAS MARES

100% SANEAMENTO

+ CULTURA

EDUCAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO

ENERGIA SOLAR

ESTAÇÕES PARA TRATAMENTO DE ÁGUA

TRANSPARÊNCIA DAS CONTAS PÚBLICAS

SERVIÇO DE APOIO À INDUSTRIA

LOGÍSTICA PARA O FUTURO

ECONIMIA SUSTENTÁVEL

JUSTIÇA ÁGIL

SEGURANÇA PARA TODOS

SERVIÇO DE APOIO À AGRICULTURA

CHUVA É VIDA

SAÚDE PARA A 3ª IDADE

VOTO ABERTO

Categorização dos Projetos

P1

P2

P3

SAÚDE

Saúde para 3ª idade

+ saúde

100% saneamento

P4

P5

P6

P7

POLITICA

Voto aberto

Transparência das contas publicas

Impunidade zero

Justiça ágil

P8

P9

P10

P11

QUALIDADE DE VIDA

Segurança para todos

Educação para o desenvolvimento

Esporte para todos

+ cultura

P12

P13

P14

TECNOLOGIA

Serviço de apoio a agricultura

Serviço de apoio a industria

Lisarb digital

P15

P16

P17

P18

P19

P20

P21

P22

SUSTENTABILIDADE

Chuva é vida

Energia solar

Economia sustentável

Energia eólica

Energia das mares

Logistica para o futuro

Estação de tratamento de água

Combustivel limpo

De acordo com o planejamento estratégico de Lisarb foi realizada a categorização dos projetos

Avaliação

N M N M N M N M N M N M N M N M N M N M

DIFICULDADE 4 5 20 5 20 5 20 10 40 5 20 0 0 5 20 10 40 0 0 5 20

TEMPO 5 5 25 0 0 5 25 10 50 0 0 5 25 5 25 5 25 0 0 5 25

CUSTO 2 5 10 5 10 10 20 10 20 0 0 0 0 5 10 0 0 0 0 0 0

BENEFICIO 5 10 50 10 50 10 50 10 50 10 50 10 50 5 25 10 50 10 50 10 50

ACEITAÇÃO 5 10 50 5 25 10 50 10 50 10 50 10 50 5 25 10 50 10 50 10 50

LUCRATIVIDADE 3 5 15 5 15 0 0 0 0 10 30 5 15 10 30 10 30 5 15 5 15

TOTAL 160

P19

170 120 165 210 150 140 135 195 115

SUSTENTABILIDADE

P1 P2 P5 P6 P10 P11 P12 P13 P15

TECNOLOGIA

CRITÉRIO PESO

SAÚDE POLITICA QUALIDADE DE VIDA

Os critérios estabelecidos foram:1. Dificuldade: quão complexo é a sua realização. 0-difícil/5-médio/10-fácil2. Tempo: quanto tempo é necessário para a realização. 0-maior que 2 anos/ 5-entre 1 e 2 anos/ 10 – menor que 1 ano.3. Custo: valor para implementação do projeto. 0-mais de $1 bilhão/ 5-entre $400M e $1 bilhão/ 10 – menor que $400M4. Benefício: quantas pessoas serão beneficiadas. 0 – menos de 100 mil/ 5 – entre 100mil e 1M / 10 – mais de 1M.5. Aceitação: visão da população sobre o projeto. 0 – menos de 30% de aceitação/5 – entre 30 e 70%/ 10-mais de 70%.6. Lucratividade: retorno sobre o investimento aos cofres públicos. 0 – não trará retorno / 5 – retorno de até 50% doInvestimento / 10 – retorno de mais de 50% do investimentoOs pesos foram estabelecidos de acordo a relevância de cada critério para os stakeholders.OBS.: Foi realizada uma pré-seleção dos dois principais projetos de cada categoria de acordo com a visão dos stakeholders.

Seleção & PriorizaçãoDe acordo com as notas obtidas na avaliação os projetos selecionados foram listados abaixo seguindo a ordem de priorização da maior para a menor nota.

1. P6 – Transparência das contas públicas;2. P13 – Serviço de apoio à indústria;3. P1 – + saúde;4. P5 – Justiça ágil;5. P19 – Economia sustentável;6. P10 – educação para o desenvolvimento;7. P11 – Segurança para todos;8. P12 – Lisarb digital;9. P2 – 100% saneamento;10. P15 – Combustível limpo

OBJETIVOS DO

PLANEJAMENTO

ESTRATÉGICO

ALIANÇA LISARB JUSTO

POLITICA CIDADÃ

EDUCAÇÃO /

CONHECIMENTO

ECONOMIA SUSTENTÁVEL

PROTEÇÃO SOCIAL

CULTURA / DIVERSIDADE

QUALIDADE DE VIDA /

SEGURANÇA

POLITICA EXTERNA

COMBATE A CORRUPÇÃO

SAÚ

DE

PO

LÍT

ICA

QU

ALID

AD

E D

E V

IDA

TEC

NO

LO

GIA

SU

STEN

TAB

ILIDA

DE

CATEGORIAS

P1

P2

P6

P5

P10

P11

P12

P13

P15

P19

Balanceamento do portfólio

Custo menor que $ 400 M

Custo entre $400M e $1 Bilhão

Custo maior que $ 1 Bilhão

OBS.: O Tamanho da bolha corresponde a sua prioridade.

Balanceamento do portfólio

De acordo com o gráfico de bolhas obtido, podemosconsiderar que houve um bom balanceamento dos projetosde acordo com os objetivos do planejamento estratégico. Poistivemos projetos distribuídos por todos os objetivos e apriorização também ficou bem distribuída entre as categorias.

Nível de maturidade

De acordo com o resultado obtido pelo questionárioaplicado, 69 pontos, Lisarb encontra-se no nível 2 dematuridade em gerenciamento de projetos. Isto indica queLisarb tem formalizada uma metodologia para gerenciamentode projetos, no entanto não tem uma cultura para tal, ouseja, o gerenciamento de projetos não possui disciplina. Se faznecessária portanto uma massificação desta cultura emgerenciamento de projetos, através de treinamentos quevisem o aperfeiçoamento técnico no gerenciamento deprojetos, como também a conscientização dos seusbenefícios.

Benefícios da implantação de um PMO em Lisarb

- Melhor previsibilidade de sucesso dos projetos;- Melhor tomada de decisão por parte dos governantes em

quais projetos investir;- Escolha do portfólio apropriado para atingimento dos

objetivos estratégicos traçados;- Melhorar o gerenciamento das expectativas dos

população;- Analise de riscos adequada para os projetos;- Dar visibilidade do andamentos dos projetos, sendo assim

uma importante ferramenta de marketing para o governo;

Níveis hierárquicos dos PMOs em Lisarb

1. PMO nível 3: é o PMO estratégico que visa o governocomo um todo. É formado pelo presidente e por todos osministros do governo de Lisarb.

2. PMO nível 2: é o PMO que visa os processos e aotimização dos recursos em diferentes projetos. Éformado por todos os governadores dos estados deLisarb.

3. PMO nível 1: é o PMO que visa os projetos e/ouprogramas individuais. É formado pelos prefeitos e seussecretários.

Níveis hierárquicos dos PMOs em Lisarb

PRESIDÊNCIA

MINISTÉRIOS

GOVERNO ESTADUAL

MINISTÉRIOS MINISTÉRIOSPMO 2

MINISTÉRIOS

PMO 3 PORTFÓLIO

GOVERNO ESTADUAL

GOVERNO ESTADUAL

PMO 1

ESTADOS

Função adotada

De acordo com a análise da equipe em cima da pesquisa dematuridade em GP atual de Lisarb, a função escolhida para aimplantação de um PMO em Lisarb seria a de métodos eprocedimentos. É verificado que não há em Lisarb umametodologia sólida em gerenciamento de projetos, nem ~´efeita a avaliação do uso e da performance da metodologiaexistente. A função escolhida tem como característica sanareste tipo de deficiência.

Modelo adotado

Seguindo o raciocínio adotado na escolha da função a seradotada no PMO a ser estabelecido em Lisarb, a equipeescolheu o modelo de torre de controle, pois este modelotem como característica o estabelecimento de padrões paragerência de projetos, suporte de como seguir estespadrões, reforçar os padrões definidos e promover a melhoriacontínua nos mesmos. Desta forma estaríamos criando umametodologia consistente de GP em Lisarb.

Métricas de sucesso adotadas

1. Número de falhas de projetos antes e depois do PMO:desta forma poderíamos medir o ganho real obtido com aimplementação do PMO;

2. Índice de cumprimento do custo: para medir quanto foideixado de ser desperdiçado dos cofre públicos devido ariscos mal analisados com a implementação do PMO;

3. Quantidade de projetos concluídos por ano: para medir aeficiência na conclusão dos projetos após aimplementação do PMO;

4. Pesquisa de satisfação da população com os projetosrealizados pelo governo: uma forma direta de saber se osobjetivos estratégicos estão sendo alcançados.

Fatores críticos de sucesso

1. Ter o envolvimento do presidente: um sponsorinteressado e atuante é uma das maiores garantias desucesso de um PMO;

2. Disseminar resultados e lições aprendidas: um dos pontoschaves do sucesso em projetos é a comunicação. Deixartodos cientes dos resultados obtidos, sejam positivos ounegativos, é primordial para atingir a melhoria contínua,

3. Estabelecer objetivos e metas alinhados com a estratégiado negócio e factíveis de serem alcançados: para obtersucesso com uma equipe, é necessária a motivação e oempenho desta equipe com os projetos estabelecidos.Para isso é preciso que a equipe saiba que aquilo queestão trabalhando é importante e é possível de serrealizado.

Etapas de implementaçãoReunião com Stakeholdres

DeterminarSponsor

Estratégia da comunicação

Determinar

funções da

equipe

Elaboração de modelos e

padrões

Identificar projetos

Definição:- Estratégia

- Metas- Objetivos- Metodologia

Definição do Portifolio

Definirrecursos

necessários

Planejarorçamento

Determinarfluxo de

trabalho

Relatório de indicadores

Gerenciamento estratégico do

Portifólio

Gerenciamento dos recursos

Implementação de ferramentas

Desenvolvimento:- Processos- Metricas detalhadas

Planejamento de mudanças

Desenvolver Piloto

PDCA

Partida

Etapas de implementação

1. Reunião com os stakeholders: reunião necessária paratraçar os objetivos do planejamento estratégico.

2. Determinar sponsor: quem será o sponsor do projeto? Opróprio presidente, ou alguém designado de suaconfiança?

3.1. Determinar as funções da equipe: nesta fase a equipe deprojeto é formada e o gerente de projetos escolhido.3.2. Estratégia da comunicação: nesta fase é determinadocomo será feita a comunicação durante todo o projeto.4. Definição da estratégia, objetivos, metas e metodologia:esta é a fase que irá determinar o alvo a ser atingido e comoele será atingido.5.1. Elaboração de modelos e padrões: esta fase determinarácomo deverá ser realizado o gerenciamento dos projetos.

Etapas de implementação

5.2. Identificar projetos: nesta fase os projetos necessáriospara a implementação do PMO serão identificados.6. Após identificar os projetos necessários para atingir osobjetivos do planejamento estratégico, construímos oportfólio necessário para tal.7.1. Definir recursos necessários: realizar levantamento doquê utilizará mão de obra própria e o quê utilizará mão deobra terceirizada.7.2. Planejar orçamento: de acordo com recursosnecessários, estimar o recurso necessário para realização doprojeto.7.3. Determinar o fluxo de trabalho: nesta fase é determinadaa maneira que o projeto deve ser seguido durante toda assuas etapas.

Etapas de implementação

8. Relatório de indicadores: nesta etapa são observados osindicadores estabelecidos para o bom desempenho doprojeto.9. Gerenciamento do portfólio: Nesta etapa há ogerenciamento do portfólio sendo verificada a necessidadede alterações nos projetos nele contidos.10. Gerenciamento dos recursos: é analisado se os recursosdisponíveis são suficientes para conclusão do projeto deacordo com o prazo, custo e qualidade requeridos.11. Implementação de ferramentas: utilizar as ferramentasnecessárias para que os projetos se desenvolvam.12. Desenvolvimento de métricas e processos detalhados:Nesta etapa os processos e métricas necessários para osprojetos são criados e implantados.

Etapas de implementação

13. Planejamento de mudanças: nesta etapa as mudançasnecessárias no planejamento inicial são levantadas paraminimizar os possíveis impactos gerados pelos riscos nãocontrolados.14. Desenvolver piloto: Nesta etapa o PMO esta estabelecido

e um projeto piloto já pode ser realizado para verificaçãoda metodologia estabelecida.

15. PDCA: de acordo com as lições aprendidas com o projetopiloto, melhorias são realizadas para o aprimoramento doPMO.

16. Partida: o PMO já estabelecido e testado pode enfim darinicio.

FIM