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The Pomodoro Technique Revisão 1 Slide 1 The Pomodoro Technique Agence TechDay 19/01/2010

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Apresentação sobre a técnica Pomodoro na Agence em 19/01/2010

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Page 1: Pomodoro Technique

The Pomodoro Technique

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The Pomodoro TechniqueAgence TechDay19/01/2010

Page 2: Pomodoro Technique

The Pomodoro Technique

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Introdução

• Para muitas pessoas, o tempo é o inimigo!

• Ansiedade do “tic tac”, especialmente quando existe uma deadline conduz à ineficiência;

• A técnica Pomodoro foi criada pelo italiano Francesco Cirrillo para melhorar seu processo de estudo na universidade;

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The Pomodoro Technique

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Tempo

A Técnica Pomodoro foi criada para usar o tempo como um aliado à produtividade e

ajudar-nos a melhorar continuamente nosso

método de trabalho ou estudo

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The Pomodoro Technique

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Objetivos

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The Pomodoro Technique

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Objetivos

• O alvo da técnica é prover um processo/ferramenta simples para melhorar a produtividade (individual e do time), que está hábil a fazer o seguinte:• Aliviar a ansiedade relacionada ao tempo passando;

• Aumentar o foco e concentração cortando interrupções;

• Melhorar a consistência das decisões;

• Elevar motivação e mantê-la constante;

• Apoiar a determinação em alcançar seus objetivos;

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Objetivos

• Refinar o processo de estimativa, quantitativa e qualitativamente;

• Melhorar seu processo de trabalho ou estudo;

• Reforçar sua dedicação em situações complicadas;

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Objetivos

• Em linhas gerais podemos resumir em 5 grandes objetivos:

1. Descobrir quanto esforço uma atividade precisa

2. Cortar interrupções

3. Estimar o esforço das atividades

4. Tornar Pomodoro mais eficiente

5. Definir uma tabela de tempo

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The Pomodoro Technique

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Método

O quê? Quando? Por que?

Planejar Início do dia Decidir as atividades do diaAcompanhar Durante o dia Coletar dados sobre esforço e

outras métricas de interesseRegistrar No fim do dia Compilar e arquivar observações

diáriasProcessar No fim do dia Transformar dados em informaçãoVisualizar No fim do dia Apresentar as informações de

forma a facilitar o entendimento e caminhos para melhoria

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The Pomodoro Technique

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Materiais

• Um “Pomodoro” (relógio de cozinha)

• Folha de TODOs

• Folha de Inventário de Atividades

• Planilha de Registros

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Meu Primeiro Pomodoro

• Marque 25 minutos no seu “Pomodoro” (relógio)

• Um Pomodoro não pode ser interrompido, serão 25 minutos de “puro trabalho”!

• Um Pomodoro não pode ser dividido;

• Se um Pomodoro for interrompido, ele será considerado INVÁLIDO (void);

• Quando o Pomodoro ACABAR (rings) dê uma pausa de 3-5 minutos e marque um X na sua folha de TODOs;

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Controle-se!

• Não é permitido trabalhar por mais 1 minuto!

• Calma!! Somente uma parte da sua atividade foi terminada;

• Tire a pausa para desconectar do seu trabalho, faça algo bom pra sua saúde: levante-se e ande um pouco, tome uma água, planeje seu fim de semana, conte uma ou duas piadas!

• Não use sua pausa para atividades que requerem qualquer esforço mental.

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Após 4 Pomodoros

• Tire uma pausa maior, de 15 a 30 minutos;

• Esta é uma boa oportunidade para:• Dar uma geral na sua mesa;

• Tomar um café;

• Checar seu e-mail pessoal/twitter/RSS/celular;

• Praticar Ginástica Laboral;

• Não faça nada complexo! Dê um tempo para sua mente absorver o que você aprendeu.

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Completando uma atividade

• Continue trabalhando até que a tarefa seja finalizada, então risque-a de sua folha de TODOs;

• Se você terminar a tarefa antes do Pomodoro, você pode:• Aproveitar a oportunidade para otimizar seu

trabalho fazendo pequenas melhorias;

• Se você terminou nos 5 primeiros minutos, interrompa o Pomodoro e comece outro.

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Registrando durante o dia

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Cortando interrupções

• 25 minutos parece um tempo razoável para resistir à distrações por vários tipos de interrupções;

• A experiência mostra que usando a técnica Pomodoro, interrupções são um problema real;

• Existem dois tipos de interrupções:• Interna: nós interrompemos nós mesmos

• Externa: nós somos interrompidos por outros

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Interrupções Internas

• Geralmente está associado a baixa concentração;

• Toda vez que você sentir uma potencial interrupção, coloque um apóstrofe (‘) na sua folha de TODOs e escolha uma das opções abaixo:• Escreva uma nova atividade na área de Não

planejadas & Urgente se você acha que deve ser tratado logo;

• Escreva no seu inventário de atividades, marcando com um N (não planejado).

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The Pomodoro Technique

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Interrupções Externas

• A diferença para as internas é a necessidade de interagir com pessoas;

• Toda vez que alguém tentar interromper seu pomodoro, marque com um hífen (-) na sua folha de TODOs e escolha uma opção abaixo:• Escreva uma nova atividade na área de Não

planejadas & Urgente se você acha que deve ser tratado logo;

• Escreva no seu inventário de atividades, marcando com um N (não planejado).

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Estratégia: informar, negociar e chamar

• Informe efetivamente;

• Negocie rapidamente um re-agendamento;

• Chame de volta como você combinou;

• O feedback é o ponto primordial para que as pessoas respeitem o valor do seu tempo

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The Pomodoro Technique

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Registrando Interrupções

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Inventário de Atividades

• Reúne todas as atividades que precisam ser feitas;

• No início do dia, estime quantos Pomodoros cada atividade deve precisar;

• Revise a estimativa anterior caso seja necessário;

• Se você estimou mais de 5-7 Pomodoros, significa que a atividade em questão é muito complexa e deve ser dividida;

• Se você estimou menos de 1, tente juntar com outras atividades até completar 1 Pomodoro.

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Inventário de Atividades

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Pomodoros por dia

• Você estimou o quantidade de Pomodoros por atividade;

• Escolha as atividades a serem realizadas no dia e escreva na sua lista de TODOs indicando com quadrados o número de Pomodoros;

• Caso você perceba que precisa de mais tempo, adicione círculos com sua nova estimativa;

• Caso você precise fazer uma terceira estimativa, re-avalie o objetivo da atividade.

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The Pomodoro Technique

Revisão 1Slide 23

Registrando durante o dia

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The Pomodoro Technique

Revisão 1Slide 24

Registrando no fim do dia

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Otimizando

• Use os 3-5 primeiros minutos para re-avaliar o que você aprendeu desde o início da atividade;

• Use os 3-5 últimos minutos para revisar se você realmente terminou;

• Use o set de 4 Pomodoros para criar uma rotina de planejamento (no primeiro do dia) e de revisão (no último do dia

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Resultados

• Você deve se tornar mestre na técnica de 7 a 12 dias de uso constante;

• A prática constante de estimativas trará melhoras consideráveis em sua percepção do tempo;

• A melhora das estimativas reduzirá o número de atividades que não foram incluídas no planejamento;

• As interrupções dependem de você e não o contrário;

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Indicadores

• Pomodoros/semana

• Pomodoros/pessoa

• Interrupções Internas e Externas

• Pomodoros Cancelados

• Desvio das Estimativas

• Pomodoros por Tipo (programação, estudo, organização pessoal)

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Rules

• A Pomodoro Consists of 25 minutes Plus a Five-Minutes Break;

• After Every Four Pomodoros Comes a 15-30 Minutes Break;

• The Pomodoro is Indivisible. There are no half or quarter Pomodoros;

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Rules

• If a Pomodoro Begins, It Has to Ring:• If a Pomodoro is interrupted definitively – i.e. the

interruption isn’t handled – it’s considered void, never begun, and it can’t recorded with an X.

• If an activity completed once a Pomodoro has already begun, continue reviewing the same activity until the Pomodoro rings.

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Rules

• Protect the Pomodoro. Inform effectively, negotiate quickly to reschedule the interruption, call back the person who interrupted you as agreed.

• If It Lasts More Than 5-7 Pomodoros, Break It Down. Complex activities should be divided into several activities.

• It It Lasts Than One Pomodoro, Add It Up. Simple tasks can be combined.

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Rules

• Results Are Archieved Pomodoro after Pomodoro.

• The Next Pomodoro Will Go Better

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Discussão

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Referências

• The Pomodoro Technique Official Site

• Pomodoro Technique in 5 minutes

• Promodoro Technique Presentation

• Pomodoro In Real Life

• Ferramentas: Focus Booster (Air), PomoDo (Air), Pomodoro (MacOS), Pomodori (MacOS), Tomatoday (Silverlight), Pomotime (Windows)