pomodoro technique
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Apresentação sobre a técnica Pomodoro na Agence em 19/01/2010TRANSCRIPT
The Pomodoro Technique
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The Pomodoro TechniqueAgence TechDay19/01/2010
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Introdução
• Para muitas pessoas, o tempo é o inimigo!
• Ansiedade do “tic tac”, especialmente quando existe uma deadline conduz à ineficiência;
• A técnica Pomodoro foi criada pelo italiano Francesco Cirrillo para melhorar seu processo de estudo na universidade;
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Tempo
A Técnica Pomodoro foi criada para usar o tempo como um aliado à produtividade e
ajudar-nos a melhorar continuamente nosso
método de trabalho ou estudo
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Objetivos
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Objetivos
• O alvo da técnica é prover um processo/ferramenta simples para melhorar a produtividade (individual e do time), que está hábil a fazer o seguinte:• Aliviar a ansiedade relacionada ao tempo passando;
• Aumentar o foco e concentração cortando interrupções;
• Melhorar a consistência das decisões;
• Elevar motivação e mantê-la constante;
• Apoiar a determinação em alcançar seus objetivos;
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Objetivos
• Refinar o processo de estimativa, quantitativa e qualitativamente;
• Melhorar seu processo de trabalho ou estudo;
• Reforçar sua dedicação em situações complicadas;
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Objetivos
• Em linhas gerais podemos resumir em 5 grandes objetivos:
1. Descobrir quanto esforço uma atividade precisa
2. Cortar interrupções
3. Estimar o esforço das atividades
4. Tornar Pomodoro mais eficiente
5. Definir uma tabela de tempo
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Método
O quê? Quando? Por que?
Planejar Início do dia Decidir as atividades do diaAcompanhar Durante o dia Coletar dados sobre esforço e
outras métricas de interesseRegistrar No fim do dia Compilar e arquivar observações
diáriasProcessar No fim do dia Transformar dados em informaçãoVisualizar No fim do dia Apresentar as informações de
forma a facilitar o entendimento e caminhos para melhoria
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Materiais
• Um “Pomodoro” (relógio de cozinha)
• Folha de TODOs
• Folha de Inventário de Atividades
• Planilha de Registros
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Meu Primeiro Pomodoro
• Marque 25 minutos no seu “Pomodoro” (relógio)
• Um Pomodoro não pode ser interrompido, serão 25 minutos de “puro trabalho”!
• Um Pomodoro não pode ser dividido;
• Se um Pomodoro for interrompido, ele será considerado INVÁLIDO (void);
• Quando o Pomodoro ACABAR (rings) dê uma pausa de 3-5 minutos e marque um X na sua folha de TODOs;
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Controle-se!
• Não é permitido trabalhar por mais 1 minuto!
• Calma!! Somente uma parte da sua atividade foi terminada;
• Tire a pausa para desconectar do seu trabalho, faça algo bom pra sua saúde: levante-se e ande um pouco, tome uma água, planeje seu fim de semana, conte uma ou duas piadas!
• Não use sua pausa para atividades que requerem qualquer esforço mental.
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Após 4 Pomodoros
• Tire uma pausa maior, de 15 a 30 minutos;
• Esta é uma boa oportunidade para:• Dar uma geral na sua mesa;
• Tomar um café;
• Checar seu e-mail pessoal/twitter/RSS/celular;
• Praticar Ginástica Laboral;
• Não faça nada complexo! Dê um tempo para sua mente absorver o que você aprendeu.
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Completando uma atividade
• Continue trabalhando até que a tarefa seja finalizada, então risque-a de sua folha de TODOs;
• Se você terminar a tarefa antes do Pomodoro, você pode:• Aproveitar a oportunidade para otimizar seu
trabalho fazendo pequenas melhorias;
• Se você terminou nos 5 primeiros minutos, interrompa o Pomodoro e comece outro.
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Registrando durante o dia
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Cortando interrupções
• 25 minutos parece um tempo razoável para resistir à distrações por vários tipos de interrupções;
• A experiência mostra que usando a técnica Pomodoro, interrupções são um problema real;
• Existem dois tipos de interrupções:• Interna: nós interrompemos nós mesmos
• Externa: nós somos interrompidos por outros
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Interrupções Internas
• Geralmente está associado a baixa concentração;
• Toda vez que você sentir uma potencial interrupção, coloque um apóstrofe (‘) na sua folha de TODOs e escolha uma das opções abaixo:• Escreva uma nova atividade na área de Não
planejadas & Urgente se você acha que deve ser tratado logo;
• Escreva no seu inventário de atividades, marcando com um N (não planejado).
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Interrupções Externas
• A diferença para as internas é a necessidade de interagir com pessoas;
• Toda vez que alguém tentar interromper seu pomodoro, marque com um hífen (-) na sua folha de TODOs e escolha uma opção abaixo:• Escreva uma nova atividade na área de Não
planejadas & Urgente se você acha que deve ser tratado logo;
• Escreva no seu inventário de atividades, marcando com um N (não planejado).
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Estratégia: informar, negociar e chamar
• Informe efetivamente;
• Negocie rapidamente um re-agendamento;
• Chame de volta como você combinou;
• O feedback é o ponto primordial para que as pessoas respeitem o valor do seu tempo
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Registrando Interrupções
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Inventário de Atividades
• Reúne todas as atividades que precisam ser feitas;
• No início do dia, estime quantos Pomodoros cada atividade deve precisar;
• Revise a estimativa anterior caso seja necessário;
• Se você estimou mais de 5-7 Pomodoros, significa que a atividade em questão é muito complexa e deve ser dividida;
• Se você estimou menos de 1, tente juntar com outras atividades até completar 1 Pomodoro.
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Inventário de Atividades
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Pomodoros por dia
• Você estimou o quantidade de Pomodoros por atividade;
• Escolha as atividades a serem realizadas no dia e escreva na sua lista de TODOs indicando com quadrados o número de Pomodoros;
• Caso você perceba que precisa de mais tempo, adicione círculos com sua nova estimativa;
• Caso você precise fazer uma terceira estimativa, re-avalie o objetivo da atividade.
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Registrando durante o dia
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Registrando no fim do dia
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Otimizando
• Use os 3-5 primeiros minutos para re-avaliar o que você aprendeu desde o início da atividade;
• Use os 3-5 últimos minutos para revisar se você realmente terminou;
• Use o set de 4 Pomodoros para criar uma rotina de planejamento (no primeiro do dia) e de revisão (no último do dia
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Resultados
• Você deve se tornar mestre na técnica de 7 a 12 dias de uso constante;
• A prática constante de estimativas trará melhoras consideráveis em sua percepção do tempo;
• A melhora das estimativas reduzirá o número de atividades que não foram incluídas no planejamento;
• As interrupções dependem de você e não o contrário;
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Indicadores
• Pomodoros/semana
• Pomodoros/pessoa
• Interrupções Internas e Externas
• Pomodoros Cancelados
• Desvio das Estimativas
• Pomodoros por Tipo (programação, estudo, organização pessoal)
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Rules
• A Pomodoro Consists of 25 minutes Plus a Five-Minutes Break;
• After Every Four Pomodoros Comes a 15-30 Minutes Break;
• The Pomodoro is Indivisible. There are no half or quarter Pomodoros;
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Rules
• If a Pomodoro Begins, It Has to Ring:• If a Pomodoro is interrupted definitively – i.e. the
interruption isn’t handled – it’s considered void, never begun, and it can’t recorded with an X.
• If an activity completed once a Pomodoro has already begun, continue reviewing the same activity until the Pomodoro rings.
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Rules
• Protect the Pomodoro. Inform effectively, negotiate quickly to reschedule the interruption, call back the person who interrupted you as agreed.
• If It Lasts More Than 5-7 Pomodoros, Break It Down. Complex activities should be divided into several activities.
• It It Lasts Than One Pomodoro, Add It Up. Simple tasks can be combined.
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Rules
• Results Are Archieved Pomodoro after Pomodoro.
• The Next Pomodoro Will Go Better
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Discussão
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Referências
• The Pomodoro Technique Official Site
• Pomodoro Technique in 5 minutes
• Promodoro Technique Presentation
• Pomodoro In Real Life
• Ferramentas: Focus Booster (Air), PomoDo (Air), Pomodoro (MacOS), Pomodori (MacOS), Tomatoday (Silverlight), Pomotime (Windows)